PostNL Group Policy. inzake Integriteit. 17 mei 2017 PostNL N.V. Directeur Audit & Security. PostNL Group Policy inzake Integriteit.

Transcriptie

1 17 mei 2017 PostNL N.V. Raad van Bestuur Auteur Directeur Audit & Security Titel Versie 2.0

2 De definities, communicatie en uitvoering van dit Groepsbeleid zijn te vinden op de website inzake Groepsbeleid op PostNL Connect. Dit document is een vertaling van de Engelstalige versie. Wanneer de tekst van deze vertaling en de Engelstalige versie niet geheel met elkaar overeenstemmen, zal de betekenis van de tekst zoals opgenomen in de Engelstalige versie voorgaan. De reikwijdte van dit Groepsbeleid is als volgt: Van toepassing op Integriteit Alle PostNL groepsmaatschappijen binnen de reikwijdte Bedrijven met de merknaam PostNL - Grote/middelgrote PostNL groepsmaatschappijen - In Nederland gevestigde PostNL groepsmaatschappijen - Titel Pagina 2 van 55

3 1 Doelstelling PostNL wil op een eerlijke wijze zakendoen en wordt dan ook geleid conform de bedrijfswaarden en Business Principles van PostNL. Dit vereist een ethische en transparante bedrijfsvoering. Onder integriteit wordt binnen PostNL verstaan de naleving van de PostNL Business Principles. De doelstelling van dit beleid is het omschrijven van het mandaat en de verantwoordelijkheden met betrekking tot integriteit. Er dient sprake te zijn van een adequaat integriteitskader, welke onder meer het volgende omvat: 1. het vaststellen en onderhouden van de PostNL Business Principles; 2. een Integriteitsoffice dat belast is met het vaststellen en uitvoeren van de integriteitsaanpak en het bijbehorende programma (waaronder toezicht op de naleving van de PostNL Business Principles); 3. een Integriteitscommissie die belast is met het bewaken van de integriteitsaanpak en het bijbehorende programma; 4. het registreren, rapporteren en behandelen van integriteitsgerelateerde incidenten en onderwerpen. Dit beleid is ingevoerd per 21 december 2015 en herzien op 17 mei Beleidsbepalingen en verantwoordelijkheden 2.1 Beleidseigenaar De directeur Audit & Security is verantwoordelijk voor de uitvoering en implementatie van dit groepsbeleid. Dit eigenaarschap omvat tevens de PostNL Business Principles, de PostNL Groepsprocedure inzake fraudepreventie en de PostNL Groepsprocedure inzake klokkenluiden. 2.2 Andere, verwante soorten groepsbeleid of -regelingen Document Eigenaar Groepsbeleid inzake belangenverstrengeling Groepsbeleid inzake geschenken en zakelijke gastvrijheid/vermaak Groepsbeleid inzake privacy Lid Executive Committee verantw. voor ICT Groepsbeleid inzake het voorkomen van misbruik Pagina 3 van 55

4 van handel met voorwetenschap Groepsbeleid inzake pre-employment screening Groepsbeleid inzake disciplinaire maatregelen Groepsbeleid inzake het melden van incidenten Directeur Group Legal Directeur Audit & Security 2.3 Integriteitsoffice Het Integriteitsoffice is verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van het PostNLintegriteitsprogramma. Het PostNL-integriteitsprogramma richt zich op de volgende pijlers: governance, opleiding & voorlichting, en reactie & handhaving. Het Integriteitsoffice is belast met het registreren, rapporteren en behandelen van integriteitsgerelateerde incidenten en onderwerpen. Het Integriteitsoffice biedt ondersteuning aan de Integriteitscommissie en rapporteert aan de directeur Audit & Security. 2.4 Integriteitscommissie De PostNL Integriteitscommissie wordt benoemd door de Raad van Bestuur en heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: het adviseren en ondersteunen van de Raad van Bestuur bij het ontwikkelen, uitvoeren en bewaken van groepsbeleid en procedures gericht op het versterken van integriteit en ethisch handelen en het voorkomen van fraude, zoals omschreven in de doelstelling van dit beleid; het toezien op onderzoeken naar aanleiding van meldingen van mogelijke schendingen van de PostNL Business Principles, de PostNL Groepsprocedure inzake klokkenluiden en de PostNL Groepsprocedure inzake fraudepreventie. De directeur Audit & Security is verantwoordelijk voor het coördineren van deze onderzoeken. De directeur Audit & Security zal andere afdelingen of externe adviseurs bij het onderzoek betrekken, indien van toepassing; het adviseren en het doen van aanbevelingen aan het lijnmanagement, de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en/of de auditcommissie met betrekking tot aan integriteit gerelateerde zaken; het verzamelen en analyseren van informatie inzake onderzoek van (mogelijk) ernstige schendingen van de PostNL Business Principles en algemene tendensen met betrekking tot de aard, achtergrond en het aantal incidenten, en het regelmatig verslag doen aan de Raad van Bestuur en ieder half jaar aan de Raad van Commissarissen met betrekking tot deze zaken. 2.5 PostNL management Management van de PostNL-groepsmaatschappij dient zich te houden aan dit beleid en dient de directeur Audit & Security op zo kort mogelijke termijn te betrekken bij alle van toepassing zijnde integriteitsgerelateerde zaken. Pagina 4 van 55

5 Management van de PostNL groepsmaatschappij dient ervoor zorg te dragen dat alle medewerkers binnen hun verantwoordelijkheidsgebied zich in kennis blijven stellen van de in dit groepsbeleid vastgelegde doelstellingen en vereisten. Management van de PostNL groepsmaatschappij dient ervoor zorg te dragen dat al hun relaties, intermediairs en leveranciers geïnformeerd blijven, zodat zij zich kunnen houden aan de PostNL Business Principles en het groepsbeleid. Management van de PostNL groepsmaatschappij dient het goede voorbeeld te geven, te stimuleren en erop toe te zien dat al haar medewerkers, relaties, intermediairs en leveranciers zich houden aan de PostNL Business Principles en het groepsbeleid. 2.6 Integriteitsambassadeurs Management van de PostNL groepsmaatschappij dient een integriteitsambassadeur aan te stellen. Deze ambassadeur dient als aanspreekpunt voor het specifieke organisatieonderdeel en/of de PostNL groepsmaatschappij en het Integriteitsoffice voor vragen en ondersteuning met betrekking tot het intregriteitsprogramma. 2.7 PostNLmedewerkers Personen die werkzaam zijn voor of namens PostNL dienen zich op de hoogte te stellen van de PostNL Business Principles en hieraan verwante documenten en dienovereenkomstig te handelen. PostNL moedigt alle medewerkers aan ieder geval van vermoeden van een misstand onmiddellijk te melden. PostNL zal deze meldingen onmiddellijk en strikt vertrouwelijk onderzoeken en zal geen strafmaatregelen of andere actie ondernemen tegen medewerkers die een melding doen, of een andere medewerker daarbij helpen. Elke medewerker die een misstand meldt, waarvan hij/zij redelijkerwijs vermoedt of kan vermoeden dat het een juiste melding is, geniet bescherming ten aanzien van die melding. Pagina 5 van 55