Klokkenluidersregeling Woonstichting St. Joseph

Transcriptie

1 Klokkenluidersregeling Woonstichting St. Joseph Aanleiding Vanaf 1 juli 2016 geldt de wet Huis voor klokkenluiders. Deze wet regelt de mogelijkheden en bescherming van werknemers die een misstand willen melden. Belangrijkste wijzigingen per De klokkenluiderswet geldt voor werknemers en werkgevers. Een werkgever is volgens de wet niet alleen iemand die mensen in loondienst heeft. Iedereen die arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten is werkgever. Een werknemer is iemand die nu arbeid verricht of in het verleden heeft verricht, bijvoorbeeld vóór het pensioen of in een vorige baan. Met of zonder arbeidscontract. Dus ook zzp ers, vrijwilligers, flexwerkers en stagiairs. Bescherming: de werkgever mag de werknemer niet benadelen omdat hij een melding gedaan heeft Advies: een werknemer heeft recht op advies. Alle organisaties waar 50 of meer mensen werken, moeten een klokkenluidersregeling hebben. Woonstichting St. Joseph heeft in 2017 minder dan 50 mensen in dienst, maar kiest ervoor om de klokkenluidersregeling in stand te houden. Wij werken aan een bedrijfscultuur waarbinnen misstanden worden voorkomen en treffen maatregelen die de kans op incidenten verkleinen en risico s verminderen. Desondanks willen wij dat onze mensen duidelijkheid hebben over de mogelijkheden en de bescherming als ze een misstand willen melden. Daarom is de regeling per aangepast aan de nieuwe wettelijke regels. Woonstichting St. Joseph 1/7 Versie 2:

2 Klokkenluidersregeling Woonstichting St. Joseph Inleiding Deze regeling biedt iedere medewerker de mogelijkheid om zijn vermoeden van een misstand of onregelmatigheid te melden aan de directeur-bestuurder, de voorzitter van de RvC of de vertrouwenspersoon. Door het benoemen van een externe vertrouwenspersoon wordt de mogelijkheid geboden om een melding rechtstreeks te doen buiten de organisatie. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders krijgen evenals de wijze waarop een melding moet worden gedaan en de opvolging die daaraan wordt gegeven. Zoveel mogelijk dienen voornemens tot meldingen of vermoedens van misstanden eerst met de direct leidinggevende dan wel personeelszaken te worden besproken alvorens deze meldingsregeling wordt gevolgd. Hoofdstuk 1. Definities Artikel 1. In deze regeling wordt verstaan onder: - werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht voor Woonstichting St. Joseph; - werkgever: Woonstichting St. Joseph, welke krachtens een arbeidsovereenkomst arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten; - directeur-bestuurder: degene die door de Raad van Commissarissen als zodanig is benoemd; - vertrouwenspersoon: degene die door de directeur-bestuurder van Woonstichting St. Joseph is aangewezen als zodanig voor de stichting te fungeren; - adviseur: een persoon die uit hoofde van zijn functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand, bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon, een adviseur in dienst van de werkgever, een adviseur van de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders, een advocaat, jurist van een vakbond of de bedrijfsarts; - melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling; - voorzitter van de RvC: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Woonstichting St. Joseph; - een vermoeden van misstand: het vermoeden van een werknemer, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover: 1e. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en 2 e. het maatschappelijk belang in het geding is bij: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; Woonstichting St. Joseph 2/7 Versie 2:

3 c. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid; d. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen; e. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu; f. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten; g. een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift; h. een (dreigende) verspilling van overheidsgeld; i. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van autoriteiten of personen die belast zijn met de invoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen, of wettelijke opsporingsambtenaren; j. het op enigerlei wijze direct of indirect schaden van de goede naam van de woonstichting of k. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder a t/m j genoemde feiten. - vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de organisatie en zodanig ernstig is dat deze buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende overstijgt; - Huis voor de Klokkenluiders: werknemer kan bij het Huis voor klokkenluiders advies krijgen als hij een misstand vermoedt die werkgerelateerd is. Het advies is gratis, onafhankelijk en vertrouwelijk. Hoofdstuk 2. Advies Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer 1. Een werknemer kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. 2. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. 3. In overeenstemming met lid 1 kan de werknemer ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning over het vermoeden van een misstand. Hoofdstuk 3. Interne melding aan de directeur-bestuurder en/of vertrouwenspersoon Artikel De werknemer meldt een vermoeden van een misstand intern bij directeur-bestuurder of indien hij de melding aan de directeur-bestuurder niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan directeurbestuurder. 2. Indien de directeur-bestuurder een melding heeft ontvangen van een werknemer zal hij deze, in overleg met de melder, schriftelijk vastleggen, met de datum waarop de melding ontvangen is, en deze doorsturen aan de vertrouwenspersoon. Woonstichting St. Joseph 3/7 Versie 2:

4 3. De werknemer vermeldt bij de melding tenminste zijn naam, de afdeling waar hij werkzaam is en de wijze waarop de vertrouwenspersoon met hem contact kan opnemen. 4. De werknemer ontvangt van de vertrouwenspersoon een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de melding, waarin ten minste de naam van de werknemer, een korte omschrijving van de vermoede misstand en de datum waarop de melding is ontvangen door de vertrouwenspersoon, is opgenomen. 5. Bij ontvangst van de melding zal de vertrouwenspersoon de melding beoordelen en indien hij de melding gegrond acht onverwijld een onderzoek starten. Indien hij de melding ongegrond verklaart zal hij dit besluit en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd mededelen aan de werknemer. De vertrouwenspersoon zal deze mededeling schriftelijk bevestigen aan de werknemer. 6. De vertrouwenspersoon stelt de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De vertrouwenspersoon kan ook anderen horen. De vertrouwenspersoon draagt zorg voor een schriftelijk vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. 7. De werknemer verstrekt aan de vertrouwenspersoon alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te verrichten. 8. De vertrouwenspersoon kan, indien daartoe aanleiding bestaat, na overleg met de werknemer, de directeur-bestuurder in kennis stellen van de melding. Bij de kennisgeving zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overige informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer, voor zover mogelijk, gewaarborgd is. Artikel Binnen een periode van drie weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door de vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen drie weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door de vertrouwenspersoon hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Artikel 5. De vertrouwenspersoon rapporteert binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar aan de directeur-bestuurder over zijn werkzaamheden in het betreffende kalenderjaar. Hij stelt hem in kennis van de meldingen, de besluiten dienaangaande en de resultaten van een eventueel onderzoek naar de gemelde vermoede misstanden. Hoofdstuk 4. Interne melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen Artikel De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de RvC als bedoeld in artikel 1 indien het vermoeden van een misstand de directeur-bestuurder van Woonstichting St. Joseph betreft. Indien hij de melding aan de voorzitter van de RvC niet wenselijk acht, kan melding bij de vertrouwenspersoon plaatsvinden. Woonstichting St. Joseph 4/7 Versie 2:

5 2. De werknemer vermeldt bij de melding aan de voorzitter van de RvC ten minste zijn naam, de afdeling waar hij werkzaam is en de wijze waarop de voorzitter van de RvC met hem contact kan opnemen. 3. De werknemer ontvangt van de voorzitter van de RvC een schriftelijke bevestiging van ontvangst van de melding, waarin ten minste de naam van de werknemer, een korte omschrijving van de gemelde vermoede misstand en de datum waarop de melding is ontvangen door de voorzitter van de RvC, zijn opgenomen. 4. Bij ontvangst van de melding zal de voorzitter van de RvC de melding in overleg met de overige leden van de RvC beoordelen en indien hij de melding na dat overleg gegrond acht onverwijld een onderzoek starten. Indien hij de melding na dat overleg ongegrond verklaart, zal hij dit besluit en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd mededelen aan de werknemer. Hij zal deze mededeling schriftelijk bevestigen aan de werknemer. 5. De werknemer verstrekt aan de voorzitter van de RvC alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te verrichten. Artikel Binnen een periode van drie weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door de voorzitter van de RvC schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen drie weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door de voorzitter van de RvC hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien. Hoofdstuk 5. Externe melding Artikel Na het doen van een interne melding van een vermoeden van een misstand, kan de melder een externe melding doen indien: a. de melder het niet eens is met het standpunt van de werkgever en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd; b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn van artikel 3 lid 1 of 2 2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van : a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een redelijk vermoeden dat de hoogste verantwoordelijke binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is; c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding; d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; f. een plicht tot directe externe melding. Woonstichting St. Joseph 5/7 Versie 2:

6 3. De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan: a. Het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties (MIW) van de Autoriteit Woningcorporaties. Bij het MIW kan de melder terecht als hij vermoedt dat er sprake is van fraude met het vermogen van een woningcorporatie. De melder kan bij het meldpunt tevens terecht als hij vermoedt dat er sprake is van zelfverrijking door medewerkers, management, bestuurders of de Raad van Commissarissen. Het Meldpunt neemt ook anonieme meldingen in behandeling. b. een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten; c. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift; d. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders. Hoofdstuk 6. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder Artikel Een ieder die uit hoofde van deze regeling informatie verkrijgt over de melding van een vermoeden van een misstand, zal daarover geheimhouding betrachten tegen derden, tenzij hij op basis van deze regeling of bij of krachtens de wet bevoegd is of verplicht is die informatie aan een derde te verschaffen. 2. De vertrouwenspersoon, de directeur-bestuurder, alsmede de voorzitter van de RvC zal nooit de naam van de werknemer openbaren, tenzij de wet hen hiertoe verplicht. 3. Als op enig moment de vertrouwenspersoon, de directeur-bestuurder of de voorzitter van de RvC op grond van de wet verplicht wordt de naam van de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld te openbaren, zal de vertrouwenspersoon, de directeur-bestuurder of de voorzitter van de RvC de werknemer onmiddellijk hiervan op de hoogte stellen. Deze kennisgeving zal geschieden voor openbaring van de naam van de betreffende werknemer, tenzij de vertrouwenspersoon, de directeur-bestuurder of de voorzitter van de RvC rechtsgeldige redenen heeft om dat niet te doen. 4. Werkgever draagt er zorg voor de dat informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. 5. Indien het vermoeden van een misstand of onregelmatigheid is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuur d aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder. Hoofdstuk 7. Rechtsbescherming Artikel De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw en op de juiste manier een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. Woonstichting St. Joseph 6/7 Versie 2:

7 2. Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel als bedoeld in lid 2, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid. 3. De werkgever draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega s van de melder zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw meden van een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Hieronder wordt in ieder geval verstaan: a. het pesten, negeren of uitsluiten van de melder; b. het maken van ongefundeerde of buitenproportionele verwijten ten aanzien van het functioneren van de melder; c. het intimideren van de melder door te dreigen met bepaalde maatregelen of gedragingen als hij zijn melding doorzet. 4. Werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen. Artikel Werkgever zal de adviseur die in dienst is van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder. 2. Werkgever zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken. 3. Werkgever zal een werknemer die wordt gehoord tijdens het onderzoek niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. 4. op benadeling van de in lid 1 t/m 3 bedoelde personen is artikel 8 lid 2 t/m 5 van toepassing. Hoofdstuk 8. Inwerkingtreding en benoeming vertrouwenspersoon Artikel 12. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari Totdat anders wordt besloten is, vanaf de inwerkingtreding van deze regeling, een bedrijfmaatschappelijk werker van ArboNed Eindhoven als vertrouwenspersoon benoemd. Woonstichting St. Joseph 7/7 Versie 2: