Shanks Group plc. Whistleblowingbeleid (Klokkenluiderbeleid) Inhoud. 1. Onze waarden. 2. Normen en punten van zorg

Transcriptie

1 Shanks Group plc Whistleblowingbeleid (Klokkenluiderbeleid) Inhoud 1. Onze waarden 2. Normen en punten van zorg 3. Zorgen uiten 4. Het onderzoeken van geuite zorgen Bijlage 1. SpeakUp contactgegevens 1. Onze waarden De visie van Shanks is om het meest gerespecteerde recyclingbedrijf te zijn. Om gestalte te geven aan deze visie hebben we een aantal waarden opgesteld, die de basis vormen voor ons gedrag en onze besluitvorming. We verwachten dat alle personeelsleden deze waarden volgen, ongeacht hun positie binnen het bedrijf. Wanpraktijken, fraude, omkoping, gebrek aan respect voor gelijke rechten, overtredingen van gezondheids- en veiligheidsnormen, gebrek aan milieurespect, schendingen van goede zakelijke omgangsvormen en dergelijke zijn niet aanvaardbaar voor Shanks. 2. Normen en punten van zorg Shanks heeft specifieke processen en systemen om te waarborgen dat onze ethische gedragsnormen worden nageleefd. Het is de verantwoordelijkheid van het management dat hierop wordt toegezien. Echter, geen enkel systeem of beleid is waterdicht en het kan daarom gebeuren dat personeelsleden soms bezorgd zijn dat onze hoge normen en waarden niet worden nageleefd. Deze zorgen kunnen betrekking hebben op: Overtreden of falen van interne controles die gericht zijn op het voorkomen van fraude, diefstal, omkoping of andere financiële of zakelijke wanpraktijken of een gebrek aan ethiek en integriteit Datum: maart 2016 CRR004POL. Issue No. 1 Pagina 1 van 5

2 Onveilige omstandigheden of werkpraktijken, overtreding van de gezondheids- en veiligheidsnormen van het bedrijf of van de wettelijke richtlijnen op dit gebied Geen respect voor milieunormen, vergunningsvoorwaarden en overtreding van milieuwetgevingen en de richtlijnen Schending van het arbeidsrecht, geen respect op de werkvloer, discriminatie, het niet naleven van mensenrechten en van de Shanks interne normen op het gebied van human resources Alle vormen van wanpraktijken en dergelijke, die een overtreding betekenen van wettelijke voorschriften, ethisch gedrag, integriteit en de Shanks normen en waarden Eventuele zorgen kunnen betrekking hebben op interne Shanks-personeelsleden, externe partijen zoals klanten, leveranciers en toezichthouders, of relaties tussen interne Shanks-personeelsleden en externe partijen. Deze zorgen mogen geuit worden door interne Shanks-personeelsleden of externe partijen. Shanks zal alle onthulde feiten op dezelfde manier benaderen en behandelen, ongeacht wie de melder ( klokkenluider ) is. 3. Zorgen uiten Indien een werknemer voorgenoemde zorgen heeft, moet hij/zij hier uiting aan kunnen geven op een wijze waarbij hij/zij zich prettig voelt. Shanks gelooft in open en eerlijke communicatie en beseft dat één enkele vorm van communicatie niet geschikt is voor alle gevallen. De hieronder genoemde meldingsopties zijn niet exclusief en werknemers moeten zich door hun geweten laten leiden welke ze gebruiken: De eigen manager. Echter, er is begrip voor dat een werknemer zich hier niet prettig bij voelt, of dat ze het idee kunnen hebben dat de manager betrokken is bij de wanpraktijk Andere Shanks-medewerkers van buiten hun eigen management en in wie ze vertrouwen hebben, zoals bijvoorbeeld hun HR-adviseur, QHSE-adviseur of een lid van het hoger managementteam of gelijkwaardig Indien een werknemer zich niet prettig voelt om binnen de eigen divisie een bepaalde misstand aan te kaarten, dan mag hij contact opnemen met een hoger geplaatste binnen de Shanks Group, zoals de Group Company Secretary of HR Director Indien een werknemer zich niet prettig voelt om binnen welke afdeling van Shanks dan ook iets aan te kaarten, dan mag hij gebruikmaken van de vertrouwelijke SpeakUp-telefoonlijn van de Group, die hieronder genoemd wordt. Werknemers mogen ook contact opnemen met externe organisaties zoals vakbonden of toezichthouders indien ze van mening zijn dat de mogelijke overtreding ernstig genoeg is. De Shanks Group heeft een speciale vertrouwelijke telefoondienst, SpeakUp, voor het melden van wanpraktijken. SpeakUp is een onafhankelijke service die 24 uur per dag, 7 zeven dagen per week beschikbaar is. Het wordt beheerd door een extern bureau dat niet gelieerd is aan Shanks. De contactgegevens van SpeakUp zijn te vinden in bijlage 1. Alle meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld. De naam of andere gegevens van de klokkenluider en alle omstandigheden hieromtrent die de identiteit van de klokkenluider kunnen onthullen, worden niet bekend gemaakt aan de persoon of personen die mogelijk betrokken zijn bij de vermeende wanpraktijken. 4. Het onderzoeken van geuite zorgen Alle geuite zorgen en vergelijkbare zaken, worden nauwkeurig onderzocht. Een senior Shanks manager/director wordt aangewezen om het onderzoek te leiden en ervoor te zorgen dat het onderzoek grondig wordt uitgevoerd en dat de waarden en normen van Shanks hierbij in acht worden genomen. Het aantal leden van het onderzoeksteam wordt tot een minimum beperkt om ervoor te zorgen dat het onderzoek zo efficiënt mogelijk kan worden uitgevoerd en om het vertrouwelijke karakter intact te houden. Datum: maart 2016 CRR004POL. Issue No. 1 Pagina 2 van 5

3 Het onderzoeksteam zal alles in het werk stellen om de identiteit en belangen van de klokkenluider te beschermen. Het onderzoek wordt prompt en efficiënt uitgevoerd, al naar gelang de complexiteit en aard van de naar voren gebrachte kwestie. De uitkomsten van het onderzoek worden gerapporteerd aan het geschikte managementniveau binnen Shanks, inclusief indien gewenst de Group Audit Committee, divisie-directies en Group Board of Directors. Relevante onderzoeksresultaten worden eveneens binnen een passende tijdslimiet bekend gemaakt aan de melder. Afhankelijk van de onderzoeksresultaten, zullen sommige vermoedens en/of verdachtmakingen een onschuldige verklaring hebben. Het is niet de bedoeling van Shanks om betrokken te raken in een heksenjacht of dat klokkenluiden gebruikt wordt om persoonlijke redenen. Shanks beschouwt dit als een misbruik dat lijnrecht tegenover onze waarden en normen staat. Indien de vermoedens en verdachtmakingen gegrond blijken te zijn, zal Shanks snel en passend actie ondernemen om een einde te maken aan welke wanpraktijk dan ook en stappen ondernemen tegen de betrokkenen. Shanks verwacht dat alle personeelsleden zich houden aan de normen en waarden van ons bedrijf en zich met integriteit en op een ethische en legale wijze gedragen. Ons systeem en beleid is erop gericht dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. Maar we zijn ons ervan bewust dat geen enkel systeem perfect is en dat er een behoefte bestaat voor alle medewerkers om vrijuit en vertrouwelijk te communiceren als ze het vermoeden hebben dat de normen en waarden van Shanks overtreden worden. Iedere melding hiervan wordt daarom objectief en vertrouwelijk behandeld. Toby Woolrych, Group Finance Director Datum: maart 2016 CRR004POL. Issue No. 1 Pagina 3 van 5

4 Bijlage 1 SpeakUp contactgegevens per land Shanks Belgium Shanks Canada Datum: maart 2016 CRR004POL. Issue No. 1 Pagina 4 van 5

5 Shanks Netherlands Shanks UK Datum: maart 2016 CRR004POL. Issue No. 1 Pagina 5 van 5