b. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet Huis voor Klokkenluiders

Transcriptie

1 Regeling omgaan met het melden van het vermoeden van een misstand binnen Mars Nederland B.V., Royal Canin Nederland B.V. en Mars Food Europe C.V. (hierna: "Mars" of "werkgever"); gelet op het belang dat Mars hecht aan het voeren van een deugdelijk integriteitsbeleid en, als onderdeel daarvan, aan een goed klokkenluidersbeleid, gelet op het instemmende besluit van de Ondernemingsraad d.d ; BESLUIT Is vastgesteld de navolgende regeling; ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. Begripsbepalingen 1. In deze regeling wordt verstaan onder: a. vertrouwenspersoon: de onafhankelijk adviseur (ombudsman) binnen de organisatie van de werkgever zoals omschreven in alle communicatieuitingen van het desbetreffende programma b. afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 2, wet Huis voor Klokkenluiders c. afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 3a, lid 3, wet Huis voor Klokkenluiders d. externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand bij te doen e. General manager: in het kader van deze regeling is dit de General manager of plant director van Mars Nederland B.V., Mars Food Europe C.V., of Royal Canin Nederland B.V., afhankelijk van waar de medewerker werkzaam is f. P&O: de afdeling P&O van de entiteit waarbij medewerker werkzaam is g. Legal Nederland: de functionaris(sen) van de afdeling(en) Legal van de Mars groep die verantwoordelijk is/zijn voor de juridische zaken van Mars Nederland B.V., Royal Canin Nederland B.V. en Mars Food Europe C.V h. Compliance Team: het team wat voor de Mars groep verantwoordelijk is voor het monitoren, opvolgen en traceren van compliance gerelateerde zaken i. Chief Compliance Officer: de functionaris die binnen de Mars groep deze rol vervult j. leidinggevende: de line manager of direct leidinggevende k. melder: de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling Error! Unknown document property name.

2 l. melding: de melding van een vermoeden van een misstand op grond van deze regeling m. Segment VP P&O: de functionaris binnen de Mars groep die deze rol vervult n. vermoeden van een misstand: het vermoeden van een medewerker, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover: 1. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie 2. het maatschappelijk belang in het geding is bij: i. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit ii. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid iii. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen iv. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu v. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten vi. een (dreigende) schending van andere regels dan een wettelijk voorschrift vii. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i t/m vii hierboven genoemde feiten o. werkgever: Mars Nederland B.V., Mars Food Europe C.V. of Royal Canin Nederland B.V., welke krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid laten verrichten of hebben laten verrichten dan wel anders dan uit dienstbetrekking arbeid laten verrichten of hebben laten verrichten p. medewerker: de (oud) Associate die op basis van een arbeidsovereenkomst werkte voor de werkgever dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht bij de werkgever 2. Daar waar in deze regeling de hij-vorm wordt gebruikt, dient mede de zij-vorm te worden gelezen. INFORMATIE EN ADVIES Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de medewerker Page 2 of 7

3 1. Een medewerker kan de vertrouwenspersoon in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand. 2. De medewerker kan de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. 3. De vertrouwenspersoon is gehouden tot geheimhouding met betrekking tot hetgeen een medewerker op grond van dit artikel aan de vertrouwenspersoon in de hoedanigheid van vertrouwenspersoon toevertrouwt. INTERNE MELDING Artikel 3. Interne melding door een medewerker van de werkgever 1. Een medewerker met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van zijn werkgever kan daarvan melding doen bij zijn leidinggevende. 2. Indien de medewerker een redelijk vermoeden heeft dat zijn leidinggevende bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding ook of bij de General Manager doen. In dat geval dient in deze regeling voor "de leidinggevende" verder "de General Manager" te worden gelezen. Artikel 4. Melding door een medewerker van een andere organisatie Een medewerker van een andere organisatie die door zijn werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de werkgever, kan daarvan melding doen bij zijn leidinggevende binnen de organisatie van de werkgever. Indien de medewerker van een andere organisatie een redelijk vermoeden heeft dat de hiervoor genoemde leidinggevenden bij de vermoede misstand betrokken zijn, kan hij de melding ook bij de General Manager doen. In dat geval dient in deze regeling voor "de leidinggevende" verder "de General Manager" te worden gelezen. BESCHERMING TEGEN BENADELING Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling 1. De werkgever zal medewerkers die bij haar krachtens arbeidsovereenkomst in dienst zijn en andere personen die een beroep op een benadelingsverbod kunnen doen niet benadelen in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie conform deze regeling. 2. Indien de werkgever jegens de melder binnen afzienbare tijd na het doen van een melding, overgaat tot het nemen van een benadelende maatregel, motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand. 3. De werkgever draagt er zorg voor dat leidinggevenden en collega s van de medewerker respectievelijk persoon als bedoeld in lid 1 zich onthouden van iedere vorm van benadeling in verband met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand, die het professioneel of persoonlijk functioneren van de melder belemmert. Page 3 of 7

4 4. De werkgever spreekt medewerkers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen conform de binnen werkgever toepasselijke regelingen. 5. De melder heeft geen automatisch recht op vrijwaring van sancties (arbeidsrechtelijk, disciplinair of anderszins) indien de misstand (mede) betrekking heeft op zijn eigen handelen of nalaten. Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder 1. De vertrouwenspersoon bespreekt, samen met de melder, welke risico s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico s kunnen worden verminderd en wat de medewerker kan doen als hij van mening is dat sprake is van benadeling. De vertrouwenspersoon overhandigd door het bedrijf opgestelde instructies hiertoe aan de melder. De melding moet worden gedateerd. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 2. Indien de melder van mening is dat sprake is van benadeling, kan hij dat onverwijld bespreken met de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon en de melder bespreken ook welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De vertrouwenspersoon overhandigd door het bedrijf opgestelde instructies hiertoe aan de melder. De vertrouwenspersoon stuurt het verslag onverwijld door aan de General Manager. De melder ontvangt hiervan een afschrift. Artikel 7. Bescherming van andere betrokkenen tegen benadeling 1. De werkgever zal de vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken. 2. De werkgever zal de onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken. 3. De werkgever zal een medewerker die wordt gehoord door de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring. 4. De werkgever zal een medewerker niet benadelen in verband met het door hem aan de onderzoekers verstrekken van documenten die naar zijn redelijk oordeel van belang zijn voor het onderzoek. 5. Op benadeling van de in lid 1 t/m 4 bedoelde personen is artikel 5 lid 2 t/m 5 van overeenkomstige toepassing. INTERNE PROCEDURE Artikel 8. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder 1. De werkgever draagt er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die bij de behandeling van deze melding betrokken zijn. 2. Al diegenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. De werkgever is wel bevoegd informatie voortvloeiend uit de melding door te geven aan derden of openbaar te maken indien zij hiertoe een wettelijke plicht heeft (bijvoorbeeld ten opzichte van een toezichthoudende instantie) of indien een dringend Page 4 of 7

5 bedrijfsbelang hiertoe noodzaakt; de identiteit van de melder zal hiertoe zoveel mogelijk vertrouwelijk blijven. Artikel 9. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding 1. Indien de medewerker de melding van een vermoeden van een misstand mondeling bij zijn leidinggevende doet of een schriftelijke melding van een mondelinge toelichting voorziet, draagt deze leidinggevende, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melding moet worden gedateerd. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 2. De leidinggevende bij wie de melding is gedaan stuurt de melding onverwijld door aan P&O. Indien het vermoeden van een misstand in overeenstemming met artikel 3 lid 2 is gemeld bij de General Manager, stuurt de General Manager de melding onverwijld door naar P&O. 3. P&O stuurt de melder onverwijld een bevestiging dat de melding is ontvangen. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding. 4. P&O en Legal Nederland kunnen steeds besluiten om de ondersteuning van het Compliance Team bij de behandeling van een melding in te roepen of deze behandeling gezamenlijk met het Compliance Team te laten plaatsvinden. Indien de leidinggevende of de General Manager aan wie de melding gedaan is een redelijk vermoeden heeft dat P&O of Legal Nederland bij de vermoede misstand betrokken is/zijn, of P&O of Legal Nederland dit zelf constateren, worden de uitvoering van de taken en rollen van P&O en Legal Nederland zoals vastgelegd artikel overgenomen en alleen uitgevoerd door het Compliance Team. In dergelijke gevallen zal het daadwerkelijke onderzoek worden uitgevoerd door de Chief Compliance Officer of een door deze functionaris daartoe persoonlijk aangewezen persoon. Artikel 10. Behandeling van de interne melding door de werkgever 1. P&O, Legal Nederland en/of de Chief Compliance Officer stellen een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij: a. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of b. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. 2. Indien P&O, Legal Nederland en/of de Chief Compliance Officer besluiten geen onderzoek in te stellen, informeert P&O de melder daar binnen twee weken na de interne melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan P&O en Legal Nederland van oordeel zijn dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand. 3. P&O, Legal Nederland en/of de Chief Compliance Officer geven leiding aan het onderzoek. Zij kunnen daarvoor, indien zij dit opportuun achten (externe) onderzoekers, inschakelen. Het onderzoek wordt niet uitgevoerd door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand. Page 5 of 7

6 4. P&O informeert de melder onverwijld schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld. P&O stuurt de melder daarbij een afschrift van de onderzoeksopdracht, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 5. P&O informeert de personen op wie een melding betrekking heeft over de melding en over het op de hoogte brengen van een externe instantie. Tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 11. De uitvoering van het onderzoek 1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. 2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift. 3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever relevante documenten inzien. 4. Medewerkers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen. 5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. 6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Artikel 12. Standpunt van de werkgever 1. P&O informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het inhoudelijk standpunt van de werkgever met betrekking tot het gemelde vermoeden van een missstand. 2. Indien duidelijk wordt dat het standpunt niet binnen de gestelde termijn kan worden gegeven, informeert P&O de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Indien de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken bedraagt, wordt daarbij tevens aangegeven waarom een langere termijn noodzakelijk is. 3. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden in overeenkomstige zin geïnformeerd als de melder op grond van lid 1 t/m 2, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad. Artikel 13. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever P&O stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren. Artikel 14. Intern hoger beroep, nieuw onderzoek Indien de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of Page 6 of 7

7 dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, meldt de melder dit bij de General Manager of, indien de melding in eerste instantie al bij de General Manager gedaan was, bij de Segment VP P&O. De General Manager of Segment VP P&O zal zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek instellen door nieuwe onderzoekers. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek zijn artikel 10 t/m 13 van overeenkomstige toepassing. Indien de leiders van dit nieuwe onderzoek een redelijk vermoeden hebben dat de General Manager of Segment VP P&O bij de vermoede misstand betrokken is, schakelen zij een (externe) onafhankelijke en onpartijdige functionaris in die de rol en taken van de General Manager of Segment VP P&O op zich neemt. SLOTBEPALINGEN Artikel 15. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder 1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan P&O of, indien de melder een redelijk vermoeden heeft dat P&O bij de vermoede misstand betrokken is, de General Manager verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hem wordt omgegaan. 2. De artikelen 9 lid 4, 10 t/m 13 zijn van overeenkomstige toepassing. 3. De in artikel 7 lid 1 t/m 4 bedoelde personen kunnen ook een beroep doen op lid 1 en lid 2 van dit artikel, dat dan van overeenkomstige toepassing is. 4. De melder kan eventueel na afronding van het interne onderzoek over zijn melding van benadeling ook de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens hem heeft gedragen naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand. Artikel 16. Publicatie De hoogst leidinggevende draagt er zorg voor dat deze regeling wordt gepubliceerd op het intranet en openbaar wordt gemaakt op de website van de werkgever. Artikel 17. Inwerkingtreding regeling 1. Deze regeling treedt in werking op [datum]. 2. Deze regeling wordt aangehaald als: de klokkenluidersregeling. Page 7 of 7