DE ETHISCHE GEDRAGSCODE.

Transcriptie

1 DE ETHISCHE GEDRAGSCODE

2 02 INHOUD Regal Visie 2020 Boodschap van Mark Waarom wij een ethische gedragscode hanteren Naleving van wettelijke voorschriften; conflicten tussen de wet en de gedragscode Onze verantwoordelijkheden Melding Geen represailles Overtredingen Gedrevenheid Procedures voor een eerlijke behandeling bij tewerkstelling Veilige werkomgeving Werkomgeving zonder verdovende middelen Werkomgeving zonder geweld Milieu, gezondheid, veiligheid en duurzaamheid Relaties met leveranciers Privacy van persoonsgegevens Integriteit Bescherming van onze bedrijfsmiddelen Bedrijfsinformatie Administratie en documentatie van het bedrijf Beheer van documenten en administratie Intellectuele eigendomsrechten Aandelenhandel met voorkennis en beurstips Communicatie met de media en openbare bekendmakingen Sociale media Prestaties Veiligheid en kwaliteit van producten Eerlijke concurrentie Zaken doen met overheden Programma voor corruptiebestrijding Politieke bijdragen en activiteiten Internationale handelsbeperkingen Voorkoming van witwassen en corruptie Meldpunt Integriteit Belangenconflicten vermijden 20 Geschenken en uitnodigingen aanbieden en ontvangen 21 Geschenken 22 Amusement 22 Maaltijden 23 Geschenken, amusement en maaltijden voor de overheid 23

3 03 Regal Visie 2020 In ons streven naar voortdurende verbetering moeten wij regelmatig evalueren wat we goed doen en wat we beter kunnen doen. Wij nemen er ongeveer elke vijf jaar de tijd voor om onze strategische richting te vernieuwen en onze gemeenschappelijke doelstellingen beter gelijk te schakelen. Regal Visie 2020 wordt de drijvende kracht voor het werk dat we elke dag doen en jarenlang zullen blijven doen. Deze gedragscode is vóór de vernieuwing van Visie 2020 opgesteld, dus u zult subtiele verschillen opmerken in de zakelijke doelstellingen en waarden waarnaar steeds wordt verwezen. ONZE INITIATIEVEN Onze zes initiatieven zijn zorgvuldig overwogen en gekozen op basis van wat we hebben bereikt en waarop wij ons moeten richten om de doelen te bereiken van onze drie stakeholders: klanten, medewerkers en beleggers. Klantenservice, Vereenvoudiging, Innovatie en Duurzaamheid zijn initiatieven die wij blijven herzien, want er staat ons nog meer werk te wachten. Er zijn twee nieuwe initiatieven: Voortreffelijke prestaties en Nieuwe kansen nastreven. ZAKELIJKE DOELSTELLING Onze nieuwe zakelijke doelstelling: "Wij zetten kracht om in beweging zodat de wereld efficiënter draait" weerspiegelt onze wens om een verschil te maken in de wereld, zowel met de producten die we maken als de manier waarop we ze maken. WAT U VAN ONS KUNT VERWACHTEN Wij hadden het vroeger over onze drie kernwaarden: Integriteit, Gedrevenheid en Prestatie. Dit zijn nog steeds kernwaarden bij Regal, maar nu beschouwen wij deze waarden als deel van onze cultuur. Wij geloven dat de cultuur van Regal het beste blijkt uit wat onze medewerkers, klanten en beleggers van ons verwachten: Integriteit, Inclusie, Betrokkenheid, Verantwoordelijkheid, Transparantie en Prestatie. Hierbij waarderen wij integriteit boven alles. Dit is het belangrijkste deel van onze cultuur bij Regal. Wij zullen nooit liegen, bedriegen of stelen. Er wordt van ons verwacht dat wij altijd op de juiste wijze zullen handelen.

4 04 Boodschap van Mark Iemand vertelde me eens dat de beste manier om de cultuur van een bedrijf te leren kennen is om naar het gedrag van de medewerkers te kijken wanneer hun managers of leidinggevenden niet in de buurt zijn. Een recente enquête onder de medewerkers van Regal toonde aan dat de grote meerderheid van onze medewerkers integriteit als het belangrijkste onderdeel van onze cultuur beschouwt. In onze ethische gedragscode wordt benadrukt dat onze cultuur het hart vormt van al onze handelingen, waar we ook zaken doen. Hoewel ons bedrijf kan veranderen met nieuwe producten, overnames, locaties en mensen, blijven onze cultuur en deze gedragscode altijd ons richtsnoer voor juist gedrag. Door de gedragscode goed te begrijpen en te volgen, helpen we ons succes op lange termijn garanderen. Net zoals het bedrijf groeit en verandert om tegemoet te komen aan nieuwe ontwikkelingen, moet ook onze gedragscode groeien en veranderen. Vanwege veranderingen en de groei van ons bedrijf hebben wij onze gedragscode aangepast. De nieuwe gedragscode is gemakkelijker te begrijpen, behandelt meer onderwerpen en omvat scenario's over situaties waarmee u te maken kunt krijgen, met een beschrijving van wat u te doen staat. We moeten ons gezond verstand gebruiken, en altijd advies vragen als we niet precies weten wat de juiste handelwijze is. Door vragen te stellen en mogelijk wangedrag te melden, helpt u ons van ons bedrijf een uitstekende werkgever te maken, zowel nu als in de toekomst. Als u in goed vertrouwen mogelijk wangedrag meldt, dan verzeker ik u persoonlijk dat wij u zullen beschermen tegen represailles. Er is moed voor nodig om iets te melden, en wij steunen mensen die het goede proberen te doen. Onze gedragscode geldt voor iedereen bij Regal. Deze normen gelden dus ook voor bestuursleden, managers, directieleden en leidinggevenden. We mogen allemaal trots zijn op de goede naam en de zakelijke successen van Regal. Hartelijk bedankt voor uw bijdrage! Chairman and Chief Executive Officer

5 05 WIJ ZETTEN KRACHT OM IN BEWEGING ZODAT DE WERELD EFFICIËNTER DRAAIT De kern van al onze handelingen vormt onze cultuur: INTEGRITEIT Wij waarderen integriteit boven alles. Wij zijn eerlijk en betrouwbaar. INCLUSIE Wij geloven in een inclusieve en diverse werkomgeving wereldwijd. Onze teams dragen hun eigen unieke vaardigheden, gezichtspunten en ervaringen bij om innovatieve oplossingen voor onze klanten te ontwikkelen. BETROKKENHEID Onze mensen gaan dynamisch en betrokken te werk en zijn in staat om onze doelen te bereiken. Wij werken samen als een team om Regal succesvol te maken. VERANTWOORDELIJKHEID Het is onze verantwoordelijkheid om de medewerkers veilig en ons milieu schoon te houden. Wij worden gemotiveerd door het feit dat de producten die wij maken een betere toekomst creëren door de vraag naar energie te verminderen. Plaatselijk wordt door ons de actieve rol van onze medewerkers in de gemeenschappen waar wij werken en wonen, aangemoedigd en geprezen. TRANSPARANTIE Wij hebben een unieke cultuur die steunt op de kernideeën van transparantie, openheid en het delen van beste praktijken. Ons leiderschapsteam is toegankelijk en staat open voor alle ideeën. PRESTATIES Al onze klanten, medewerkers en aandeelhouders hebben de keus. Onze prestaties bepalen of zij ons kiezen. Wij stellen ambitieuze doelen en leveren resultaten.

6 06 Onze gedragscode en onze verantwoordelijkheden WAAROM WIJ EEN ETHISCHE GEDRAGSCODE HANTEREN In het huidige ondernemingsklimaat doen zich regelmatig juridische en ethische kwesties voor. Wij hebben een gedragscode die ons helpt om bij al onze dagelijkse zakelijke beslissingen en handelingen onze kernwaarden toe te passen. Hoewel deze gedragscode niet kan voorzien in alle mogelijke problemen of alle situaties waarin niet geheel duidelijk is wat de juiste keus zal zijn, omvat hij voorbeelden en richtlijnen voor situaties waarmee u te maken zou kunnen krijgen. Door zakelijke beslissingen en gedraging beïnvloedt iedereen bij Regal zowel onze goede naam als onze cultuur. De gedragscode is geen contract, maar naleving van de gedragscode is wel degelijk een voorwaarde voor tewerkstelling. Door de gedragscode na te leven, geven we blijk van een goed oordelingsvermogen en laten we zien dat we onze waarden in de praktijk brengen. Onze gedragscode geldt bij al onze vestigingen en op elk niveau binnen het bedrijf, dus zowel voor directieleden, functionarissen en medewerkers als voor leveranciers, aannemers, agenten, verkopers en de bedrijfspartners die ons soms zullen vertegenwoordigen. NALEVING VAN WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN; CONFLICTEN TUSSEN DE WET EN DE GEDRAGSCODE De medewerkers en vertegenwoordigers van Regal moeten alle geldende wettelijke voorschriften in acht nemen. Niemand bij Regal is bevoegd om iemand anders opdracht te geven tot wetsovertredingen of handelingen te verlangen die tot overtreding van de wet zouden leiden. Naleving houdt niet alleen in dat we de wet naleven, maar ook dat we op ethische wijze zaken doen, zodat men ons ziet als een bedrijf dat integriteit en uitmuntendheid hoog in het vaandel heeft staan. Geen enkele medewerker mag er ooit van uitgaan dat de belangen van Regal onethisch of onwettig gedrag noodzakelijk maken. Wij mogen wetsovertredingen, onnauwkeurige boekhouding of fraude door anderen nooit faciliteren, ongeacht de plaatselijke gewoonten of druk van anderen. In zeldzame gevallen kan een plaatselijke wet tegenstrijdig zijn met een bepaalde handeling of beleidsregel die in deze gedragscode wordt voorgeschreven. In zulke gevallen moet u de wet naleven. Als een plaatselijk gebruik of het beleid van een ander bedrijf tegenstrijdig is met onze gedragscode, moeten wij onze gedragscode naleven. Als u denkt dat er een conflict bestaat of misschien niet zeker weet wat u moet doen of vragen hebt, kunt u zich wenden tot de afdeling Juridische zaken.

7 07 Onze gedragscode en onze verantwoordelijkheden vervolg ONZE VERANTWOORDELIJKHEDEN Wij gaan verder dan wat de wet voorschrijft, hanteren de strengste ethische gedragsnormen en vermijden elke indruk van ongepast, onwettig of onethisch gedrag. De onderstaande verplichtingen gelden voor ons allemaal: Deze gedragscode lezen, begrijpen en toepassen; De beginselen van deze gedragscode toepassen, de beleidsregels van Regal bestuderen en onze wettelijke verplichtingen kennen; Oprecht en eerlijk zijn; ons gezond verstand en goede oordelingsvermogen gebruiken; Onze manager, de Ethics & Compliance Office, de afdeling Juridische zaken of andere bronnen bij het bedrijf raadplegen als er problemen of vragen zijn over onze beleidsregels en de ethische gedragswijze. We moeten alle beschikbare bronnen gebruiken als we niet zeker weten wat ons te doen staat; Wangedrag en mogelijke overtredingen van onze beleidsregels, de wet of onze gedragscode onmiddellijk melden; Medewerking verlenen bij onderzoek naar kwesties in verband met ethisch gedrag of naleving; en Regelmatig bevestigen dat wij deze gedragscode en de verplichting om deze na te leven hebben begrepen. Daarnaast hebben onze managers, teamleiders en leidinggevenden speciale verplichtingen omdat zij anderen voorgaan en het goede voorbeeld moeten geven aan de medewerkers aan wie ze leiding geven. Als u leidinggevende, teamleader of manager bent, moet u: De tijd nemen om anderen een uitleg te geven over onderdelen van de gedragscode die direct op hun werkzaamheden van toepassing zijn; Een omgeving creëren waarin iedereen zich vrij kan uiten, vragen kan stellen en melding kan doen zonder bang te zijn voor represailles; Oplettend zijn als het gaat om het detecteren en voorkomen van handelingen die een overtreding van deze gedragscode zouden kunnen vormen; Direct handelen om te verzekeren dat alle meldingen van mogelijke overtredingen in ons systeem worden opgenomen, op de juiste wijze worden onderzocht en opgelost als iemand bij u aanklopt met een kwestie of niet zeker weet wat hem of haar te doen staat; Altijd zoeken naar een gelegenheid om ethische kwesties en lastige situaties te bespreken met anderen om een open en eerlijke dialoog te bevorderen; en In geval van anonieme meldingen niet proberen uit te vinden wie de melding heeft gedaan, en te bedenken dat meldingen geen aantasting vormen van uw autoriteit.

8 08 Melding Als u zich ergens zorgen over maakt of wangedrag vermoedt, is het meestal het beste om dit te melden aan uw direct leidinggevende, teamleider of manager omdat die de beste positie heeft om het probleem op te kunnen lossen. Als u liever geen melding doet bij uw plaatselijke team of management, dan zijn er nog diverse andere mogelijkheden om problemen te rapporteren. Om hulp te vragen bij kwesties die verband houden met ethisch gedrag of naleving of om vermoede, geplande of daadwerkelijke overtredingen van deze gedragscode of beleidsregels van het bedrijf te melden, kunt u zich wenden tot: uw directe leidinggevende of manager; het niveau boven uw leidinggevende, teamleader of manager; de juiste functiemanager of expert (bijvoorbeeld Human Resources of Finance); de afdeling Juridische zaken; de Ethics & Compliance Office; het meldpunt Integriteit (telefoon of webportal); of de Audit Committee van onze Raad van Bestuur, door een brief te sturen naar het hoofdkantoor in de VS: 200 State St, Beloit WI VS. ANONIMITEIT Behalve wanneer dit uitdrukkelijk volgens de wet verboden is, zoals in bepaalde landen in de Europese Unie, kunnen we problemen in verband met naleving anoniem melden en ook anoniem om advies vragen. Het systeem van het meldpunt Integriteit is opgezet overeenkomstig de regionale eisen. Als u een kwestie anoniem meldt, is het belangrijk dat u voldoende informatie geeft zodat wij de zaak grondig kunnen onderzoeken. GEHEIMHOUDING Als u de melding niet anoniem doet, zullen uw identiteit en de door u verstrekte informatie alleen bekend worden gemaakt als dat nodig is om het probleem op te lossen. ETHICS & COMPLIANCE OFFICE: TELEFOON: (direct) (gratis in VS) (Beloit) FAX: integrity@regalbeloit.com POST: Ethics and Compliance Office Regal Beloit Corporation 200 State St Beloit WI VS MELDPUNT INTEGRITEIT: Uw melding wordt direct door een onafhankelijke service-aanbieder genoteerd. Bel het nummer in uw land dat is vermeld op de achterkant van deze brochure met de gedragscode, of kijk online. U vindt de nummers op corporate-ir.net/media_files/irol/11/116222/ pdf/integrityalertlinenumbers.pdf. Het gesprek wordt door een onafhankelijke derde in uw eigen taal beantwoord, en u kunt ook vragen om een tolk die u kan helpen bij het melden van problemen of het vragen om advies. WEBPORTAL MELDPUNT INTEGRITEIT: Deze externe website wordt door een externe serviceaanbieder gehost en bevat een formulier dat u kunt invullen en verzenden in uw eigen taal. ONDERZOEKSPROCEDURE Regal onderzoekt elke gemelde kwestie. Het onderzoek wordt afgesloten met conclusies, en als dat nodig is, worden aanbevelingen gedaan voor corrigerende maatregelen. Als dat mogelijk is, zullen wij u feedback geven, maar we verstrekken geen informatie over eventuele individuele disciplinaire maatregelen.

9 09 Geen represailles Er is moed voor nodig om van je te laten horen. Als wij vragen stellen of een melding doen moeten we ons volledig veilig voelen. Wij ondernemen geen acties als u ter goede trouw een probleem hebt gemeld of hebt bijgedragen aan een onderzoek of rapport. Ter goede trouw een melding doen betekent dat u volledig overtuigd bent en geen valse melding doet, uitsluitend om anderen te schaden. De bescherming tegen represailles geldt ook voor medewerkers die zijn betrokken bij onderzoek naar wangedrag. Tegen personen die wraak nemen tegen anderen kunnen maatregelen worden genomen, en zij kunnen zelfs worden ontslagen. Overtredingen Als u deze gedragscode en onze beleidsregels niet opvolgt, kunnen disciplinaire maatregelen worden opgelegd, en dit kan ook leiden tot ontslag. In sommige gevallen kunnen ook boetes en gevangenisstraf worden opgelegd. Als wij bijvoorbeeld de regels overtreden of anderen opdracht geven om een overtreding te begaan, dan schenden wij de gedragscode en zou een disciplinaire maatregel kunnen worden opgelegd. Ook als we zwijgen als we weten of vermoeden dat er iets mis is, kunnen sancties volgen vanwege het niet naleven van de gedragscode.

10 10 INTEGRITEIT Integriteit vormt de hoeksteen van ons bedrijf. Onze goede naam als een eerlijk, oprecht en respectvol bedrijf is cruciaal voor ons succes. Dit succes is alleen mogelijk als wij allemaal Integriteit tot onze topprioriteit maken. Ongeacht waar en wanneer we werken, we moeten altijd integer handelen. Integer werken betekent dat we altijd het juiste doen, ook als er niemand meekijkt. Wij werken Integer als we ons er nooit gemakkelijk van af proberen te maken, maar altijd handelen overeenkomstig onze gedragscode. Integriteit houdt in dat we eerlijk zijn naar onze klanten, leveranciers, investeerders en naar elkaar. In de volgende paragrafen worden richtlijnen beschreven voor Integer werken en voor het verzekeren van succes op lange termijn.

11 11

12 12 Bescherming van onze bedrijfsmiddelen Wij beschermen onze materiële en immateriële bedrijfsmiddelen. Onze bedrijfsmiddelen mogen alleen ten bate van het bedrijf worden gebruikt. Privégebruik is af en toe toegestaan zolang geen grote hoeveelheid middelen wordt verbruikt en dit de uitvoering van ons werk niet belemmert. Onze middelen omvatten materiële zaken zoals gebouwen, apparatuur, computers, kantoorbenodigdheden, productiematerialen en andere fysieke eigendommen. Onze middelen omvatten ook immateriële zaken zoals technologie, intellectuele eigendom, vertrouwelijke informatie, software, bedrijfsstrategieën en -schema's, financiële gegevens, marketing- en verkoopplannen enz. Alle informatiesystemen en informatiemiddelen van het bedrijf, zoals mobiele telefoons, pc's, enz., zijn eigendom van het bedrijf. Wees bij gebruik van bedrijfssystemen voorzichtig om te verzekeren dat alle communicatie professioneel en gepast is. Deze systemen moeten worden gebruikt volgens ons Beleid elektronische communicatie. Onze communicatiemiddelen mogen niet worden beschouwd als privé- of persoonlijke middelen, en privacy kan niet worden gegarandeerd, tenzij de plaatselijke privacywetgeving anders voorschrijft. SITUATIE Verkoopmanager Sara werkt op een druk kantoor. Ze loopt naar de printer om een paar rapporten te pakken en ziet dat een van haar collega's, Jessica, een paar honderd pagina's uit de printer haalt. Sarah zegt tegen Jessica: "Goh, wat heb jij het druk. Wat heb je daar precies?" Jessica legt uit dat ze lid is van een toneelgroep, en dat dit 500 aankondigingen zijn van hun nieuwe toneelstuk. Is dit OK? OPLOSSING Nee, dit is niet aanvaardbaar. Incidenteel privégebruik van de computer, printer en andere apparatuur is toegestaan, maar dit moet beperkt worden gehouden en mag het bedrijf niet teveel kosten, en er mag geen misbruik van worden gemaakt. Als Jessica een printer van het bedrijf gebruikt voor 500 pamfletten voor een toneelstuk dan overschrijdt zij de grenzen voor redelijk persoonlijk gebruik en handelt zij onverantwoord met onze bedrijfsmiddelen.

13 13 Bedrijfsinformatie Bedrijfsinformatie is een zeer waardevol bedrijfsmiddel. Dit omvat alle informatie en in alle vormen die niet algemeen openbaar beschikbaar is. Dit omvat ook de informatie die wij ontwikkelen, kopen of onder licentie verlenen, en informatie die wij van anderen (zoals klanten en leveranciers) hebben ontvangen. Wij moeten informatie die aan ons is toevertrouwd door het bedrijf, onze klanten en onze verkopers altijd geheimhouden, tenzij toestemming voor bekendmaking is verkregen of dit wettelijk vereist is. Wij mogen vertrouwelijke informatie alleen gebruiken en delen waar dat strikt noodzakelijk is om ons werk te doen. Wij moeten: Informatie veilig bewaren en geheimhouden en niet onnodig delen; En mogen informatie niet delen met andere personen buiten het bedrijf, tenzij hiervoor een legitieme reden is en via een geschikte geheimhoudings- of vergelijkbare overeenkomst geheimhouding is toegezegd; En mogen bedrijfsinformatie uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze informatie bestemd is, en nooit voor persoonlijke doeleinden; En mogen documenten met bedrijfsinformatie op verantwoorde wijze kopiëren, en documenten alleen van het werk meenemen als dat absoluut noodzakelijk is; en Bedrijfsinformatie op gepaste wijze afvoeren. Alle bedrijfsstukken (documenten, s en andere materialen) die bedrijfsinformatie bevatten, zijn eigendom van het bedrijf. Het bedrijf behoudt zich het recht voor om deze stukken op elk gewenst moment te controleren of in te zien zonder nadere kennisgeving, als hiervoor een zakelijke reden is en dit wettelijk is toegestaan. Soms is het nodig om bedrijfsinformatie om legitieme zakelijke reden te verstrekken aan personen buiten Regal. Voordat wij informatie bekendmaken of ontvangen, moeten we een overeenkomst sluiten waarin wordt beschreven hoe de betrokken partijen de informatie kunnen gebruiken en moeten beschermen. Regal heeft standaardformulieren voor geheimhoudingsovereenkomsten die door beide partijen moeten worden gebruikt en ondertekend voordat een medewerker niet-openbare informatie van Regal bekendmaakt. Wij mogen bij ons werk voor Regal geen gebruik maken van vertrouwelijke informatie die medewerkers bij vroegere werkgevers hebben verkregen. Zowel huidige medewerkers als medewerkers die weggaan bij Regal mogen geen vertrouwelijke informatie verstrekken. Medewerkers moeten redelijke voorzorgsmaatregelen treffen om te voorkomen dat ze bedrijfsinformatie openbaar maken op publieke plaatsen. SITUATIE Inkoopmanager Wim werkt al een tijdje met een leverancier aan een offerte voor magneetdraad. Ze hebben al heel wat s verzonden over prijzen en specificaties voor een nieuw contract. Wim ontvangt een in zijn postvak die geadresseerd is aan een van de concurrenten van Regal, met een adres dat veel op zijn eigen adres lijkt. Hij begint te lezen en begrijpt al gauw dat deze vertrouwelijke informatie van de concurrent bevat. Wat moet hij doen? OPLOSSING Wim moet stoppen met het lezen van de en contact opnemen met de afdeling Juridische zaken. We mogen geen informatie van een concurrent gebruiken die per ongeluk aan ons is toegestuurd.

14 14 Administratie en documentatie van het bedrijf Al onze administratie en stukken, inclusief financiële documenten en formulieren en informatie over medewerkers, moeten tijdig, juist en volledig zijn. Wij moeten op de juiste wijze transacties ondertekenen en accorderen, overeenkomstig ons Autorisatiebeleid. Wij mogen om geen enkele reden opzettelijk een onjuiste of misleidende administratie opstellen. Wij houden een accurate administratie en accurate documentatie bij door het volgende te verzekeren: Voor alle transacties is de juiste autorisatie verkregen, en deze worden volledig en correct geregistreerd volgens de juiste normen en beleidsregels voor administratie; Onze bedrijfsmiddelen worden op gepaste wijze beschermd; De verslaglegging over financiën en management is betrouwbaar, objectief en juist, en vormt een weerspiegeling van daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten. Elke businessunit en functie moet zorgen dat er voorzieningen zijn die verzekeren dat relevante informatie tijdig aan de toepasselijke niveaus bij Regal wordt doorgegeven. SITUATIE Melissa is een nieuwe accountant op het kantoor en begint langzamerhand vertrouwd te raken met de administratie. Bij het nalezen van een aantal documenten en transacties vallen haar dingen op die volgens haar niet juist zijn. Ze ziet kosten die niet op de juiste manier gefinancierd zijn en niet goed op de balans staan, dubbele boeking van bepaalde verkooptransacties die leidt tot voorraadproblemen, en uitgaven die in een geheime boekhouding worden bijgehouden. Wat moet Melissa doen? OPLOSSING Registratie van valse of onjuiste informatie en het verbergen van zaken om belasting te ontduiken of om wat voor reden dan ook vormt een overtreding van de strenge normen die we hanteren voor een accurate boekhouding en een transparante verslaglegging. U mag kosten of onkosten nooit kunstmatig verhogen om bepaalde activiteiten te verbergen. Dat kan een zeer ernstige vorm van fraude zijn, en er moeten stappen worden ondernomen om te verzekeren dat onze administratie accuraat en volledig is. Melissa moet een melding doen via het meldpunt Integriteit en de Finance Manager boven haar of iemand bij Internal Audit laten weten wat ze heeft ontdekt.

15 15 Administratie en documentatie van het bedrijf vervolg Of de stukken nu klokkaarten, onkostenrekeningen, algemene boekhouding of documentatie over inkoop en productie betreffen: iedereen heeft de persoonlijke plicht te zorgen dat zulke documenten compleet en juist zijn. We doen dit onder andere door middel van: Implementatie van regelingen en procedures die de juistheid en betrouwbaarheid van de administratie van het bedrijf verbeteren; Juiste en tijdige registratie van financiële en zakelijke informatie, transacties en kengetallen; Regelmatige doorlichting van systemen en procedures op zwakke plekken; implementeren en suggereren van verbeteringen waar nodig; Kennis van de interne procedures en bevoegdheden die gelden voor ons werk; Het verlenen van medewerking aan audits en onderzoeken; Melden van kwesties in verband met de registratie van financiële en zakelijke informatie aan uw manager, de Company Controller, Internal Audit, het meldpunt Integriteit, de Ethics & Compliance Office of de Audit Committee van de raad van bestuur. SITUATIE Sjors is manager van een magazijn. Bij het nalezen van een paar wekelijkse verslagen over omzetcijfers en magazijnvoorraad ziet hij dat een bestelling van motoren als betaald en verzonden is aangemerkt, hoewel hij weet dat die motoren nog bij Regal staan. Hij spreekt de verkoopmanager aan die de order heeft verwerkt, en die hem uitlegt: "Ik weet zeker dat de klant die order volgende week gaat plaatsen, maar ik moet mijn streefcijfers halen voor het kwartaal en dat lukt me met die verkoop. Ik twijfel er niet aan dat we die order gaan binnenhalen, dus wat maakt het uit als ik hem een beetje eerder verwerk om vooruit te komen?" OPLOSSING Dit strookt niet met onze gedragscode en niet met de strenge normen die wij hanteren voor een nauwgezette boekhouding. Sjors moet de verkoopmanager laten weten dat dit niet aanvaardbaar is, en zijn eigen manager op de hoogte stellen. Het kan best zijn dat de klant deze order zal plaatsen, maar we moeten altijd wachten totdat dit daadwerkelijk is gebeurd voordat we hem afsluiten.

16 16 Beheer van documenten en administratie Wij moeten onze bedrijfsadministratie goed georganiseerd bewaren. Met een correcte bewaring van informatie voldoen wij aan de wettelijke voorschriften, kunnen we al ons werk bijhouden en kunnen we het bedrijf effectiever managen. Om te verduidelijken welke stukken moeten worden bewaard en voor hoelang, hebben wij het Beleid bewaring administratie opgesteld, met daarbij een Schema. Wij moeten vertrouwd zijn met het beleid, de procedures en bijbehorende documenten en moeten deze raadplegen voor het beheren van de administratie. De term "administratie" verwijst meestal naar alle bewijzen van activiteiten en documenten, in elk formaat, zowel gedrukt, elektronisch of andere media, die zijn gemaakt of samengesteld door het bedrijf en onze medewerkers. Wijziging of niet-geautoriseerde vernietiging van documenten vormt een overtreding van het bedrijfsbeleid en is in vele gevallen ook onwettig. In geval van daadwerkelijke of mogelijke rechtsvervolging of andere juridische maatregelen of onderzoeken van overheidswege, verstrekt de afdeling Juridische zaken van het bedrijf speciale instructies voor het bewaren van administraties. Meestal houdt dit in dat de administratie langer dan gebruikelijk bewaard moet worden.

17 17 Intellectuele eigendomsrechten Innovatie en de ontwikkeling van nieuwe producten zijn uitermate belangrijk voor ons succes op lange termijn. Van ons wordt verwacht dat wij een bijdrage leveren aan onderzoek en de ontwikkeling van nieuwe technologieën en producten, als dit voor onze functie van toepassing is. Onze intellectuele eigendom omvat alle innovaties die wij creëren. Deze kan zaken omvatten als octrooien, handelsmerken, auteursrecht, handelsgeheimen en andere bedrijfseigen informatie zoals uitvindingen en ideeën. Onze intellectuele eigendom is een van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van Regal. Wij moeten onze intellectuele eigendomsrechten behouden en beschermen. Om onze intellectuele eigendom te beschermen moeten wij: Verzekeren dat de juiste geheimhoudingsovereenkomsten worden gesloten; Nieuwe producten, diensten, processen en software van het bedrijf regelmatig doorlichten om mogelijke uitvindingen en handelsgeheimen te identificeren; Producten, productdocumentatie en reclamemateriaal voorzien van mededelingen die betrekking hebben op intellectuele eigendom; Vermoedelijke overtredingen van onze intellectuele eigendomsrechten onmiddellijk melden; en Overleggen met de afdeling Juridische zaken en verzekeren dat er een overeenkomst voor technologieontwikkeling is gesloten voordat uitvindingen en ideeën met personen buiten het bedrijf worden ontwikkeld. Net zoals wij van anderen verwachten dat ze onze intellectuele eigendom respecteren, respecteren ook wij de eigendom van anderen. Wij mogen nooit bewust inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van anderen. Medewerkers moeten de juiste stappen ondernemen om tijdig onderzoek te doen naar strijdige octrooien of handelsmerken. Medewerkers mogen geen gebruik maken van software, muziek, foto's of andere afbeeldingen enz. waarvoor Regal geen autorisatie of licentie heeft. Nieuwe uitvindingen en ideeën kunnen verregaande gevolgen hebben voor ons bedrijf en onze branche, dus moeten we zulke informatie op de juiste wijze documenteren en beschermen. Wij hebben een aantal instrumenten gecreëerd die ons helpen met intellectuele eigendom bij het creëren van nieuwe innovaties. U kunt ze gebruiken als u werkt met bestaande intellectuele eigendom of deze creëert: Patent Docket Form; Patent Search Requests; Idea Capture Tool; Patent Awards Program.

18 18 Aandelenhandel met voorkennis en beurstips Het is verboden om aandelen van het bedrijf te kopen of te verkopen, dan wel anderen hiertoe aan te zetten, op basis van voorkennis. Voorkennis is informatie die niet openbaar beschikbaar is en van invloed zou kunnen zijn op de koers van onze aandelen of op besluiten van investeerders om aandelen te kopen, te verkopen of te behouden. Bij voorkennis kan het gaan om informatie over financiële resultaten, prognoses van inkomsten, nieuwe producten of diensten, overnames of andere belangrijke zakelijke ontwikkelingen. Het is ook verboden om aan iemand anders aan te raden om onze aandelen te kopen of te verkopen (dit wordt "tippen" genoemd) op basis van voorkennis. Wij hebben een Beleid ter voorkoming van aandelenhandel met voorkennis ingevoerd dat voor iedereen geldt. Het is niet alleen een bedrijfsbeleid, het is ook de wet. De straffen voor aandelenhandel met voorkennis zijn aanzienlijk en kunnen ook strafrechtelijke vervolging omvatten. Vanwege de taken van onze directieleden, functionarissen en bepaalde medewerkers gelden voor hen aanvullende bedrijfsvoorschriften in verband met het verhandelen van aandelen, die in een afzonderlijk beleid worden uiteengezet. De betreffende directieleden, functionarissen en medewerkers moeten voldoen aan de bepalingen in het Certificaat voor directieleden, functionarissen en belangrijke operationele en financiële medewerkers. SITUATIE Er is net een grote order van een klant binnengekomen en Sandra op de afdeling Expeditie praat hierover met haar manager. Haar manager zegt: "Het is nog niet bekendgemaakt, maar een goeie vriendin van mij werkt voor het bedrijf dat net die order heeft geplaatst. Ze vertelde me dat er net een belangrijke ontwikkeling is geweest die voor hen verreikende gevolgen zal hebben. Als ik geld had, zou ik zoveel mogelijk van hun aandelen kopen." Het gaat niet om de aanschaf van de aandelen Regal, dus vindt Sandra dat ze best wel een paar aandelen van die klant mag kopen. Heeft ze gelijk? OPLOSSING Nee. Handelen op basis van verkregen voorkennis, ook al gaat het niet om Regal, vormt een inbreuk op onze gedragscode en zou ook een wettelijke overtreding kunnen zijn. Overtredingen kunnen leiden tot aanzienlijke financiële boetes en zelfs tot gevangenisstraf.

19 19 Communicatie met de media en openbare bekendmakingen Regal communiceert met de media en het publiek om informatie te delen over onze activiteiten. We moeten tijdig communiceren op een wijze die waarheidsgetrouw is, met respect voor al onze zakenpartners. We moeten voorzichtig zijn als we financiële gegevens bespreken met mogelijke investeerders, toezichthouders of de media, omdat deze mededelingen een directe impact kunnen hebben op investeringen in het bedrijf. Alleen bepaalde, speciaal daartoe aangestelde personen mogen financiële gegevens publiceren, omdat er strenge regels gelden voor de wijze en het tijdstip waarop zulke informatie openbaar gemaakt mag worden. De media, zoals kranten, televisie en websites, willen weten waar Regal aan werkt. Mensen uit de media kunnen op veel verschillende manieren contact met ons opnemen, bijvoorbeeld door ons te bellen, te vragen om een gesprek, te sms'en, via , via sociale media of via bijeenkomsten van handelsverenigingen. Hoe men ook contact met ons opneemt: het antwoord moet altijd hetzelfde zijn. Als de media contact met u opnemen maar u geen voorafgaande toestemming hebt om met hen te spreken of uit naam van het bedrijf uitspraken te doen, stel dan de VP of Investor Relations, de Chief Financial Officer, de General Counsel of de VP of Marketing and Communications die mediaverzoeken behandelt op de hoogte. Alleen deze speciale woordvoerders mogen de media en investeerders uit naam van ons bedrijf te woord staan. SOCIALE MEDIA Dankzij de toenemende populariteit van sociale mediasites zoals Facebook, Twitter en vele andere vergelijkbare sites kunnen wij op nieuwe en opwindende manieren communiceren. Maar hoewel sociale media fantastisch zijn, gelden voor het gebruik ervan speciale verplichtingen. Ook bij het gebruik van sociale media moeten wij onze waarden Integriteit, Gedrevenheid en Prestatie en onze gedragscode in gedachten houden. We mogen bijvoorbeeld geen handelsgeheimen of voorkennis via sociale media bekendmaken. Alleen speciaal daarvoor aangestelde personen mogen uit naam van Regal informatie via sociale media publiceren.

20 20 Belangenconflicten vermijden Medewerkers moeten eerlijk omgaan met elkaar, onze klanten, leveranciers, bedrijfspartners en het bedrijf. Er ontstaat een belangenconflict als iemand een persoonlijke, financiële of andersoortige relatie onderhoudt die zijn of haar verplichting om eerlijk om te gaan met anderen zou kunnen bemoeilijken, of als iemand zijn of haar positie bij Regal misbruikt voor persoonlijk winstbejag ten koste van het bedrijf. Geen enkel besluit en geen enkele handeling, op het werk of daarbuiten, mag strijdig zijn met uw verplichtingen tegenover Regal. Ongepast gebruik van bedrijfsmiddelen of de invloed van uw functie bij het bedrijf is verboden. We moeten elke indruk van belangenconflicten vermijden omdat dit negatieve gevolgen kan hebben. Vraag uzelf altijd af welke indruk uw besluiten of handelingen zullen geven aan anderen binnen en buiten het bedrijf. Alle daadwerkelijke of mogelijke conflicten moeten meteen schriftelijk worden bekendgemaakt aan uw manager en de Ethics & Compliance Office voor beoordeling, inclusief situaties waarin niet duidelijk is of er een daadwerkelijk of mogelijk een conflict bestaat. Daadwerkelijke of mogelijke conflicten kunnen onder andere het volgende omvatten: Financieel of aandelenbelang in een ander bedrijf dat een leverancier, klant of concurrent is; Het aanbieden of aanvaarden van geschenken of zaken van waarde van of aan anderen die zaken doen, of zaken wensen te doen, met Regal (tenzij deze passen binnen onze beleidsregels voor geschenken, amusement en maaltijden); Als een gezinslid of familielid voor een leverancier of klant werkt, of zelf een leverancier of klant is; Persoonlijk gebruik van middelen of apparatuur van Regal anders dan in beperkte mate en voor incidenteel privégebruik; Een liefdesrelatie met een andere medewerker, een leidinggevende of een ondergeschikte; Externe zakelijke activiteiten of andere belangen die uw aandacht bij uw werk voor Regal ernstig afleiden; Aanvaarden van een functie als directeur of als functionaris bij een bedrijf of organisatie (inclusief non-profit) zonder goedkeuring van de manager en de Ethics & Compliance Office. SITUATIE De kinderen van Patrick gaan binnenkort studeren en hij probeert wat extra's te verdienen om die studiekosten te betalen. Hij werkt als lasser en doet het in die functie uitstekend bij Regal. Hij overweegt een bijbaan bij een bedrijf dat onderdelen aan Regal levert. Er is een vacature voor hem en hij kan er in het weekend werken, nadat hij de hele week bij Regal heeft gewerkt. Mag hij een baan aanvaarden bij deze leverancier van Regal? OPLOSSING Misschien wel. Er zijn vele factoren die in deze situatie spelen. Afhankelijk van de omstandigheden zou er misschien een belangenconflict kunnen ontstaan. Patrick moet deze situatie bespreken met zijn leidinggevende en HR of de Ethics & Compliance Office voordat hij de baan aanvaardt, om te bepalen of er misschien een belangenconflict bestaat.

21 21 Geschenken en uitnodigingen aanbieden en ontvangen Wij verkopen en adverteren onze producten en diensten op basis van kwaliteit, efficiëntie, betrouwbaarheid en consistentie. Wij vertrouwen op deze kenmerken om klanten te winnen en te behouden, en hebben daarom geen onethische of illegale praktijken nodig om onze doelstellingen te realiseren. Het doel van geschenken, amusement en maaltijden bij ons werk is het creëren van goodwill en goede werkrelaties. We mogen nooit iets van waarde aanbieden, toezeggen of aanvaarden om zo ongepast financiële of andere voordelen te behalen. Zaken van waarde kunnen materieel zijn, zoals kaarten voor een voetbalwedstrijd of maaltijden, of immaterieel, zoals een baan voor vrienden of familieleden of zelfs het delen van informatie. Het doel van onze gedragscode is niet om ons te weerhouden van de normale en gangbare zakelijke omgangsvormen. Onze gedragscode geeft duidelijk aan wat gepast is, en beschrijft situaties waarin we om advies moeten vragen voordat we handelen. Onze activiteiten mogen zelfs niet de indruk wekken dat er ongepaste zaken worden uitgewisseld om zakelijk voordeel te behalen. Dit geldt ook voor anderen die uit naam van Regal handelen, zoals vertegenwoordigers, agenten, leveranciers en bedrijfspartners. We mogen nooit iemand anders vragen om iets te doen waarvan we weten dat dit een overtreding van onze gedragscode of de wet vormt. In principe moeten alle geschenken, amusement en maaltijden weinig frequent, marktconform en niet buitensporig zijn, en duidelijk verband houden met een zakelijk doel. De volgende richtlijnen gelden voor de meeste situaties waarbij privépersonen en niet de overheid betrokken zijn. Voor overheidsmedewerkers gelden speciale regels. Het aanbieden of geven van geschenken, amusement of maaltijden aan overheidsmedewerkers zou volgens de wet- en regelgeving geheel verboden kunnen zijn. Het is niet altijd duidelijk wat is toegestaan en wat verboden is als het gaat om geschenken en representatie, zoals amusement en maaltijden; soms is verder onderzoek vereist. Aarzel dus vooral niet om advies in te winnen als u niet zeker bent van uw zaak.

22 22 Geschenken Het doel van geschenken is om de goodwill te verkrijgen van anderen met wie we samenwerken en om een bedrijf of zijn merk te promoten. Geschenken moeten een marktconforme nominale waarde hebben, en wettelijk toegestaan zijn (en passen binnen het bedrijfsbeleid van de ontvanger). Daarnaast mogen ze niet op verzoek van de ontvanger worden gegeven, moeten ze gepast zijn, en verband houden met een gepast zakelijk doel, en mogen ze niet op regelmatige basis worden aangeboden. In de Verenigde Staten mogen wij bijvoorbeeld geen geschenken aanbieden of aanvaarden met een marktwaarde van $100 of meer zonder goedkeuring vooraf. Het aanbieden of ontvangen van reclameartikelen met een nominale waarde (meestal minder dan $25) is meestal wel toegestaan. In andere gebieden en bedrijfstakken zal de aanvaardbare waarde soms lager zijn. Let op de markt waar u zaken doet en controleer wat de plaatselijke voorschriften zijn. Het schenken van contanten of het equivalent hiervan (bijvoorbeeld cadeaubonnen, coupons) is nooit gepast. Gepaste schenkingen aan een goed doel die zijn goedgekeurd door functionarissen van het bedrijf zijn toegestaan als ze niet worden gedaan in ruil voor het beïnvloeden van een zakelijke transactie of om een ongepast voordeel te behalen. SITUATIE Brigit werkt als ingenieur voor Regal en bezoekt de stand van een leverancier tijdens een jaarlijkse beurs voor elektronica, energie en auto's in de Verenigde Staten. Ze bestudeert de aangeboden nieuwe producten en neemt een paar folders mee. De vertegenwoordiger van de leverancier biedt haar ook een koffiemok, een kalender en een paar pennen aan. Brigit weet dat Regal strenge normen hanteert voor het aanvaarden van geschenken. Mag ze deze artikelen aannemen? OPLOSSING Ja, dat mag best. Het aanvaarden van de reclameartikelen (niet het equivalent van contanten) is gebruikelijk in de bedrijfstak, zolang het niet op regelmatige basis geschiedt. En ook het aanbieden van reclameartikelen van nominale waarde is meestal een gepaste manier om een merk in een bedrijf te promoten. Amusement Het aanvaarden van amusement van klanten en bedrijfspartners, en het aanbieden hiervan aan klanten en bedrijfspartners kan een goede wijze zijn om zakelijke doelstellingen te realiseren en een goede werkrelatie te ontwikkelen. We moeten wel zeker weten dat alle evenementen waaraan we deelnemen gepast en redelijk zijn, en niet buitensporig. Net zoals bij geschenken moeten we ook voor amusement de indruk vermijden dat dit een methode is om bepaalde resultaten te bereiken, of een vorm van omkoping is om zaken te doen met Regal. Soms is het niet gemakkelijk om te bepalen wat wel en wat niet aanvaardbaar is. Aanvaardbare vormen van amusement zijn: Van redelijke waarde; Niet excessief; Weinig frequent; Legaal; Volgens de gedragscode van de ontvanger toegestaan; Beschikbaar en toegankelijk voor mannen en vrouwen. Een activiteit wordt meestal alleen als amusement beschouwd als er een medewerker van Regal én een medewerker van een ander bedrijf aanwezig zijn. Bijvoorbeeld: golfen met een potentiële klant tijdens een golftrip is amusement, maar het ontvangen of verstrekken van een geschenkbon voor een rondje golf is een geschenk. En als het een activiteit betreft die we liever niet met een echtgeno(o)t(e) of ouders zouden bijwonen vanwege de aard ervan, is dit waarschijnlijk ook niet gepast. Bij het aanbieden van amusement (of andere zakelijke relatiegeschenken) is het onze plicht om te vragen of het bedrijf waarvoor de ontvanger werkt een beleid hanteert dat grenzen stelt aan het amusement (of geschenk) dat de ontvanger mag aanvaarden voordat wij het aanbieden.

23 23 Maaltijden Wij mogen binnen redelijke grenzen maaltijden en drankjes gebruiken met onze klanten en zakenpartners als normaal onderdeel van onze zakelijke activiteiten. Het samen gebruiken van een maaltijd met iemand met wie we zaken doen kan een goede manier zijn om een zakenrelatie op te bouwen of te verbeteren en een zakengesprek te voeren. De maaltijden die we met anderen delen, moeten: Redelijk zijn en plaatsvinden in het kader van een zakengesprek (lichte versnaperingen, zoals thee, koffie, fruit, gebak zijn goede opties); Passend zijn binnen het land en de markt waarin ze worden aangeboden, en passen binnen de zakelijke beleidsregels van de ontvanger; En mogen niet frequent plaatsvinden; en Niet buitensporig zijn. In al deze situaties geschenken, maaltijden, amusement is het moeilijk om voor begrippen als nominaal en buitensporig een bepaald bedrag te noemen, omdat de kosten van zulke relatiegeschenken wereldwijd verschillen. Vraag van te voren advies als u niet zeker weet of iets is toegestaan of misschien ongepast of onwettig is. Stuur om vertrouwelijk advies te vragen een naar integrity@regalbeloit.com. SITUATIE Er is net een belangrijk project afgesloten en projectmanager Daan wil het team van de klant en het team van Regal voor een chique etentje uitnodigen. Hij heeft een tafel besproken in het beste restaurant in de stad. Tijdens het etentje worden naast een grote hoeveelheid gerechten, drankjes en nagerechten ook dure flessen wijn en champagne besteld. De rekening loopt op tot een paar honderd euro per persoon. Daan betaalt het geheel met de creditcard van het bedrijf. Mag dat? OPLOSSING Nee, dat mag niet. Daan heeft een maaltijd verstrekt die door iedere redelijke persoon als luxe en buitensporig beschouwd zou worden. Wij mogen redelijke maaltijden en vormen van amusement aan onze klanten en bedrijfspartners aanbieden om de zakelijke relaties te bevorderen en goodwill te verkrijgen, maar Daan is te ver gegaan. Hij had de bedrijfsmiddelen verstandiger moeten gebruiken. En zelfs als Daan zelf voor het etentje had betaald (met zijn eigen geld) zou het nog ongepast zijn. Voor geschenken, amusement en maaltijden gelden altijd dezelfde regels, ongeacht wie er uiteindelijk voor betaalt. Geschenken, amusement en maaltijden voor de overheid Wereldwijd gelden zeer strenge regels voor het verstrekken van geschenken, amusement en maaltijden aan overheidsfunctionarissen. Zaken die in een commerciële omgeving wettig en gebruikelijk zijn, kunnen illegaal zijn als ze worden aangeboden aan een publieke figuur, een ambtenaar of een ander soort "overheidsfunctionaris". Overal waar wij werken voldoen we strikt aan de daar geldende wet. Tenzij dit van tevoren is goedgekeurd door de Ethics & Compliance Office, is het verboden om zaken van waarde (zelfs versnaperingen of reclameartikelen met een geringe waarde) te geven aan ambtenaren, overheidsvertegenwoordigers of functionarissen, of hun familieleden.

24 24 GEDREVENHEID Wij staan voor een sterke arbeidsethiek, waarbij gedreven teams een cultuur van gelijke kansen en respect voor iedereen bevorderen. Gedreven teams hebben een groepsidentiteit en zetten zich voor elkaar in: ze vieren onze successen en delen de uitdagingen. Er zijn veel dingen die een gedreven arbeidsklimaat bevorderen, zoals de mogelijkheid om te dromen en onze doelstellingen te realiseren. Andere kenmerken van een gedreven werkomgeving omvatten wederzijds respect, gelijke kansen voor iedereen, en aanvaarding van anderen. We zijn van elkaar afhankelijk om productief te zijn en onze klanten de grootst mogelijke waarde te leveren. Een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en veilig voelt is fundamenteel voor onze werkwijze.

25 25

26 26 Procedures voor een eerlijke behandeling bij tewerkstelling Wij waarderen en respecteren de diversiteit binnen ons bedrijf. Wij werken dagelijks aan het creëren van een sfeer waarin iedereen weet dat hij of zij als persoon wordt gewaardeerd, en iedereen met respect wordt behandeld. Bij al onze vestigingen, waar ook ter wereld, bieden wij iedereen gelijke arbeidskansen. Wij werven en bevorderen gekwalificeerde personen, zonder enige vorm van discriminatie. Het begunstigen of nadelig behandelen van personen op basis van ras, huidskleur, geloof, geslacht, seksuele identiteit, seksuele voorkeur, huwelijkse status, leeftijd, nationale herkomst, handicaps of status als oudgediende of veteraan is ten strengste verboden. Dit geldt voor alle aspecten van de tewerkstelling van een persoon, inclusief werving, aannemen, training en ontwikkeling, beloning, overplaatsing, promotie, sancties of ontslag. Wij leven de geldende arbeidswetgeving na op alle plaatsen waar wij zaken doen, inclusief voorschriften die verband houden met het recht op vrijheid van vereniging, privacy, lidmaatschap van vakbonden, immigratie, eerlijke arbeidsomstandigheden, arbeidsdiscriminatie en intimidatie. Wij behandelen iedereen met respect, en dus eerlijk, professioneel en oprecht. Wij streven naar een werkomgeving die vrij is van lichamelijke, psychologische, verbale en niet-verbale intimidatie, inclusief seksuele intimidatie. Wij zullen alle klachten over intimidatie en discriminatie direct en onpartijdig onderzoeken. Intimidatie is gedrag op basis van iemands ras, geslacht, seksuele identiteit, huidskleur, geloofsovertuiging, nationale herkomst, seksuele geaardheid, huwelijkse status, status als oudgediende of veteraan, handicap of andere kenmerken die een intimiderende, vijandige of kwetsende werkomgeving creëert of die de arbeidsprestaties van een medewerker op onredelijke wijze stoort. Alle vormen van intimidatie door wie dan ook (inclusief klanten, bezoekers en leveranciers) zijn ten strengste verboden. Voor meer informatie over dit onderwerp en hoe wij een bijdrage kunnen leveren aan de waarde Gedrevenheid wordt u verwezen naar ons Beleid Respect en waardigheid. SITUATIE Het bedrijf is op zoek naar een nieuwe machinist en een paar goed gekwalificeerde mensen hebben op de vacature gereageerd. Jaap is begin twintig en komt binnen voor een vacaturegesprek. De meeste leden van het team vinden dat hij een prettige houding, de vereiste vaardigheden en een goede arbeidsethiek bezit. Maar één van de leden van het team zegt: "Jaap is gewoon te jong om te weten hoe je de dingen goed moet doen. We moeten geen jonge vent aannemen die vast fouten gaat maken omdat hij gebrek aan ervaring heeft. Laten we iemand aannemen die ouder is en precies weet hoe het moet." Is dit OK? OPLOSSING Nee. Dit stemt niet overeen met onze gedragscode, onze waarden en onze principes van diversiteit en gelijke kansen. Hoewel we natuurlijk rekening houden met factoren, zoals arbeidservaring, houding en de vaardigheden die nodig zijn om het werk te doen, discrimineren we niet op basis van leeftijd of andere factoren. Jaap wordt gediscrimineerd op basis van zijn leeftijd en dit is fout en wordt bij Regal niet toegestaan. Voor vacatures moet de beste kandidaat worden aangenomen, zonder discriminatie.

27 27 Veilige werkomgeving WERKOMGEVING ZONDER VERDOVENDE MIDDELEN Wij doen ons best te werken met een heldere geest in een gezond lichaam, ongehinderd door verdovende middelen of alcohol. Wij staan het gebruik van verdovende middelen en alcohol, die het veilig en succesvol uitvoeren van onze activiteiten kunnen belemmeren, niet toe. Overeenkomstig de plaatselijke beleidsregels ontmoedigen wij ook het gebruik van tabaksproducten bij vestigingen van het bedrijf of in bedrijfsauto's. Het bezitten of gebruiken van alcohol of illegale verdovende middelen tijdens bedrijfsuren (inclusief lunches en pauzes) is niet toegestaan. Bezit, gebruik, aankoop, overdracht of verkoop van verdovende middelen zonder bewijs van medische autorisatie leidt direct tot disciplinaire maatregelen. Voor het gebruik van alcohol tijdens speciale evenementen (bijvoorbeeld een feestje) kan na goedkeuring door een bedrijfsfunctionaris een uitzondering worden gemaakt. SITUATIE Sjaak heeft buitenshuis gegeten. Terug op het werk ruikt zijn manager naar drank. De manager van Sjaak doet raar en praat verward. Sjaak spreekt zijn manager hier op aan, maar die verzekert hem dat alles in orde is en dat hij wel vaker een paar pilsjes drinkt voordat hij weer aan de slag gaat, om zich een beetje te ontspannen. Wat moet Sjaak doen? OPLOSSING Sjaak moet iets doen om te voorkomen dat zijn manager zichzelf of anderen letsel toebrengt. Zijn manager creëert een onveilige werkomgeving omdat hij aangeschoten op het werk verschijnt. Sjaak moet iemand anders van het management of HR waarschuwen zodat er meteen wat aan gedaan kan worden.

28 28 Veilige werkomgeving vervolg WERKOMGEVING ZONDER GEWELD In onze werkomgeving is er geen ruimte voor geweld, intimidatie en bedreigingen. Bij geweld kan het gaan om lichamelijk letsel, zoals duwen en trekken, en om niet-lichamelijk contact, zoals schreeuwen en bedreigingen. Mensen die geweld gebruiken (inclusief leveranciers, bezoekers en klanten) overtreden onze waarden en onze gedragscode en dit gedrag past niet bij de manier waarop wij zaken doen. Het bezit van wapens op het terrein van Regal is verboden, dus ook in eigen auto's (tenzij dit uitdrukkelijk volgens de plaatselijke wet is toegestaan). Wapens omvatten vuurwapens, messen, explosieven en vergelijkbare artikelen die letsel kunnen berokkenen.

29 29 Veilige werkomgeving vervolg MILIEU, GEZONDHEID, VEILIGHEID EN DUURZAAMHEID Wij zorgen voor een werkomgeving die veilig en gezond is. Wij houden de vorderingen op vestigingen bij via onze Compliance Citizenship Review (CCR). Wij streven ernaar te voldoen aan alle toepasselijke milieuvoorschriften en werken op een wijze die onze impact op het milieu tot een minimum beperkt. Dit geldt voor al onze activiteiten: niet alleen voor afvalbeheer en emissie, maar voor alles wat we doen. Dit houdt ook in dat wij onze bedrijfsmiddelen zo efficiënt mogelijk gebruiken, dat we recyclen en dat al onze vestigingen volgens de wet en onze beleidsregels worden geëxploiteerd. Veiligheid moet altijd een topprioriteit zijn. Volg in geval van brand of andere noodsituaties altijd de juiste procedures. Wij horen te weten hoe onze gereedschappen en uitrusting veilig en op de juiste manier worden gebruikt. Geen enkele deadline of verkoopkans is het waard om mensen en onze veiligheid in gevaar te brengen. Meld het als u iets ziet dat gevaarlijk zou kunnen zijn. Iedereen is bevoegd het werk te onderbreken om een veiligheidsprobleem op te lossen. Zorg dat u de beleidsregels voor Sociale verantwoordelijkheid en Milieu en duurzaamheid kent, en volg ze. SITUATIE Het einde van de dag is in zicht en er moet een order worden afgehandeld om de deadline van de klant te halen. Nathalie staat aan de draaibank en heeft de hele dag al hard gewerkt om de deadline te halen. Ze ziet dat een van haar collega's met behulp van ijzerdraad en plakband iets in elkaar heeft geflanst om een beschermpaneel op een kolomboormachine uit de weg te houden. Ze vraagt haar collega wat er aan de hand is en die zegt: "ik ken deze machine hartstikke goed en dat beschermpaneel vertraagt alles. Die order moet afgewerkt worden en op deze manier kan ik sneller werken." Wat moet Nathalie doen? OPLOSSING De collega van Nathalie moet het beschermpaneel terugplaatsen voordat hij weer aan de slag gaat. Niets (en dus ook een deadline of een winstdoel niet) is zo belangrijk dat de veiligheid van personen in gevaar gebracht mag worden. Soms is de druk om een doel te halen heel erg groot, maar het opofferen van de veiligheid en vergroten van de kans op ongelukken is nooit de juiste manier om de dingen gedaan te krijgen. Als haar collega het beschermpaneel niet terugplaatst, moet Nathalie haar manager of iemand anders bij EHSS meteen waarschuwen en stoppen met werken totdat de veiligheidskwestie is opgelost.

30 30 Relaties met leveranciers Onze leveranciers vormen een cruciaal aspect van onze bedrijfsactiviteiten en wij vertrouwen erop dat zij ons producten en diensten van goede kwaliteit leveren. Wij werken samen met leveranciers op basis van de waarde en kwaliteit van hun producten en hun bereidheid op de juiste manier zaken te doen. Om succesvol te zijn moeten wij samenwerken met leveranciers die onze waarden van Gedrevenheid en ethisch verantwoord zakendoen delen. Onze verwachtingen in verband met de kwaliteit en ethische handelswijze van leveranciers wordt nader beschreven in onze Handleiding kwaliteitsborging leveranciers en andere documenten op onze website. Wij werken samen met leveranciers die de mensenrechten respecteren. Al onze leveranciers moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving waarin hun medewerkers met respect worden behandeld. Daarnaast vereisen wij van onze leveranciers dat zij zich houden aan ons Beleid conflictmineralen en alle wetten over chemische en schadelijke stoffen. Soms zullen leveranciers moeten aantonen dat zij aan onze eisen voldoen. Leveranciers kunnen dat bewijzen door ons documenten te verstrekken, zoals certificaten, beleidsregels en handleidingen; of via bezoeken, inspecties en controle van de locatie. Om zaken te doen met Regal moet een leverancier strenge ethische normen naleven en een toeleveringsketen hebben die goed beveiligd is. Wij kunnen van leveranciers verbeteringen eisen, of de samenwerking opzeggen met leveranciers die niet werken volgens onze eisen. Onze relaties met leveranciers zijn gebaseerd op vertrouwen. Wij verstrekken (en ontvangen van) onze leveranciers vertrouwelijke en gevoelige informatie en verlangen van leveranciers dat zij onze informatie net zo goed beschermen als wij die van hen.

31 31 Privacy van persoonsgegevens Wij moeten respect tonen voor personen en hun persoonsgegevens. Wij zetten ons in om een werkomgeving te creëren waarin gevoelige persoonsgegevens beschermd worden. Voor ons werk verzamelen en bewaren wij persoonsgegevens, zoals namen, contactgegevens en ID-nummers van medewerkers, leveranciers en klanten. Mensen die persoonlijke gegevens aan ons verstrekken moeten dat kunnen doen in de zekerheid dat wij deze gegevens verantwoord, voor legitieme doeleinden en volgens alle geldende privacywetgeving zullen bewaren en gebruiken. Onze medewerkers en vertegenwoordigers mogen persoonsgegevens alleen voor het beoogde doel gebruiken, en uitsluitend verstrekken aan personen die hierover moeten beschikken. Veel landen hebben wetten voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Deze wetten schrijven voor hoe moet worden omgegaan met door klanten verstrekte informatie en persoonsgegevens van medewerkers en vertegenwoordigers van Regal. Wij verzamelen, gebruiken en publiceren persoonsgegevens op de juiste beveiligde manier volgens de wettelijke voorschriften in de landen waar wij zaken doen. Er moeten gepaste voorzieningen zijn om te verzekeren dat gegevens op de juiste wijze worden beschermd, bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens worden verzonden. Stel uw leidinggevende, teamleider, Human Resources, het meldpunt Integriteit of de afdeling Juridische zaken op de hoogte als u ziet of vermoedt dat persoonsgegevens op ongepaste wijze gepubliceerd of misbruikt worden. SITUATIE Tobias werkt bij Human Resources van Regal in Wisconsin, en is bezig met een project samen met andere Regalmedewerkers in Europa, China en Mexico. Hij staat op het punt met vakantie te gaan en heeft tijdens zijn afwezigheid bepaalde gegevens nodig. Hij heeft een bestand met de benodigde namen, adressen, ID-nummers en bankrekeninggegevens van de Regalmedewerkers die betrokken zijn bij het project. Hij stuurt het bestand naar zijn eigen account (en niet de account van de zaak) zodat hij over deze gegevens kan beschikken. Mag dit? OPLOSSING Nee, zo hoort het niet. Als wij informatie versturen naar adressen buiten het netwerk van Regal, vergroot dat het risico op diefstal door derden. Dat is met name riskant als de gedeelde gegevens private persoonsgegevens omvatten. Tobias moet zijn manager en de afdeling ICT van zijn plannen op de hoogte stellen, zodat de juiste stappen kunnen worden ondernomen om de toekomstige veiligheid van de gegevens zo goed mogelijk te verzekeren.

32 32 PRESTATIES Onze stakeholders vertrouwen erop dat we plannen uitvoeren, toezeggingen nakomen en voortdurende verbetering nastreven. Onze focus op Operationele Uitmuntendheid verzekert dat de doelstellingen van het bedrijf overeenstemmen met die van onze teams, en dit resulteert in uitstekende prestaties. De manier waarop wij onze producten vervaardigen kan net zo belangrijk zijn als de producten zelf. Onze stakeholders, investeerders, klanten en gemeenschap rekenen erop dat wij op ethische en verantwoorde wijze aan onze verplichtingen voldoen. Wij werken altijd aan innovatie en bedenken nieuwe en interessante manieren om tegemoet te komen aan de eisen die een snel veranderende wereld aan ons stelt. Regal bestaat uit veeleisende en ethische mensen, en dit komt tot uitdrukking in onze Prestaties. Per slot van rekening is de wijze waarop wij presteren bepalend voor hoe men zich ons herinnert.

33 33

34 34 Veiligheid en kwaliteit van producten Ons zakelijk doel: "Wij zetten kracht om in beweging zodat de wereld efficiënter draait." Hiervoor leveren we een prestatie van wereldklasse aan onze klanten, via innovatie, kwaliteit, levering, ontvankelijkheid en kosten. Onze producten moeten van de hoogst mogelijke kwaliteit en veilig in het gebruik zijn om aan hun doel te voldoen. Wij hebben allemaal de plicht de middelen van Regal te gebruiken om de betrouwbaarheid en veiligheid van onze producten te verbeteren. Wij weten wat het verschil is tussen efficiënt werken en slordig werken om dingen gedaan te krijgen. Wij hanteren strenge normen voor kwaliteitsbeheersing en productie om te verzekeren dat al onze producten voldoen aan wet- en regelgeving en de eisen van de klant. Het op ethische en veilige wijze vervaardigen van de best mogelijke producten verzekert ons succes op lange termijn. Raadpleeg onze intranet-startpagina Kwaliteit voor informatie over het creëren van kwaliteitsproducten. Wij maken producten die goed werken en veilig zijn als ze op de juiste manier worden gebruikt. Wij hanteren vele standaarden en testmethoden om te verzekeren dat de producten die wij verkopen voldoen aan alle normen voor productveiligheid. Als wij stuiten op veiligheidsproblemen met onze producten, dan moeten we die problemen onderzoeken en oplossen. Bij het uitvinden van een nieuw product moeten wij onze Procedure voor ontwikkeling van nieuwe producten volgen. Deze procedure is zo gestructureerd dat wordt verzekerd dat onze producten worden ontworpen en vervaardigd volgens de juiste kwaliteitsnormen en regels voor gezondheid en veiligheid, of deze overtreffen. Zie de intranetpagina Technologie om te bepalen met wie u contact moet opnemen in geval van problemen met de veiligheid of kwaliteit van producten.

35 35 Eerlijke concurrentie Wij beogen klanten te winnen met de kwaliteit en totale waarde van onze producten en diensten. Wij willen geen klanten winnen door op oneerlijke wijze hindernissen voor onze concurrenten op te werpen. Het is uitermate belangrijk dat we ook zelfs maar de indruk van ongepast gedrag vermijden bij het concurreren in de markt. Concurrentiewetgeving (in sommige landen ook wel antitrust-wetgeving genoemd) dient om eerlijke concurrentie te bevorderen en leveranciers en klanten te beschermen tegen praktijken die de concurrentie beperken. Overtreding van deze wetten kan schadeclaims en boetes voor het bedrijf opleveren, en hoge boetes en gevangenisstraf voor de betrokkenen. Deze wetten zijn ingewikkeld, kunnen wereldwijd van toepassing zijn en kunnen afhankelijk van de omstandigheden verschillen. Wij voldoen aan alle vigerende concurrentiewetgeving. Het is belangrijk om de afdeling Juridische zaken te raadplegen voordat met concurrenten gesprekken worden gevoerd of overeenkomsten worden gesloten, voor het aanstellen of afstoten van bedrijfspartners (inclusief distributeurs) en voordat wijzigingen worden aangebracht in methoden voor prijsbepaling. Wij sluiten geen overeenkomsten en treffen geen regelingen (formeel of informeel) met concurrenten, klanten, leveranciers of anderen met het oogmerk om concurrentie opzettelijk te beperken of verminderen. Wij stellen zelfstandig de prijzen en leveringsvoorwaarden voor onze producten en diensten vast. Wij doen niet aan prijsbinding en sluiten geen prijsovereenkomsten schriftelijk of mondeling, formeel of informeel met concurrenten. Omdat er geen prijsbinding is, moeten wij onze prijzen zelfstandig vaststellen. Prijsovereenkomsten met concurrenten zijn streng verboden. Dit verbod geldt onder andere voor overeenkomsten voor prijsverlaging, prijsverhoging, minimum- en maximumprijzen en het hanteren van een formule voor het berekenen van prijzen. Wij treffen met concurrenten geen overeenkomsten over rayons, productlijnen of klanten. Zulke overeenkomsten zijn streng verboden.

36 36 Eerlijke concurrentie vervolg Communicatie met concurrenten mag slechts onder bepaalde omstandigheden plaatsvinden en uitsluitend na voorafgaande toestemming. Gesprekken met vertegenwoordigers van een concurrent (tenzij op handelsbeurzen of bijeenkomsten van professionele verenigingen) mogen alleen plaatsvinden na raadpleging van de afdeling Juridische zaken. Hoewel u soms ontmoetingen zult hebben met leveranciers of klanten die ook onze concurrent zijn, moet u melding doen van situaties waarin u praat met een leverancier of klant die ook een concurrent is en waarbij het gesprek buiten het bestek van de relatie als leverancier of klant valt. Als een concurrent een concurrentiebeperking probeert aan te kaarten, moet u de communicatie onmiddellijk onderbreken en de concurrent vertellen dat ons beleid zulke gesprekken verbiedt. Als zulke zaken ter sprake komen tijdens een vergadering of in een andere omgeving en het gesprek niet onmiddellijk wordt gestaakt, moet u de bijeenkomst verlaten. Meld de situatie vervolgens meteen aan de afdeling Juridische zaken. Deelname aan of lidmaatschap van handels- en professionele organisaties gaat dikwijls gepaard met communicatie tussen concurrenten. Als u deelneemt aan een bijeenkomst van een handels- of professionele organisatie moet u ons beleid voor concurrentiewetgeving zorgvuldig naleven en gesprekken over concurrentie vermijden. Het verzamelen van informatie over onze concurrenten en concurrerende producten en diensten is een normaal en gebruikelijk aspect van onze werkzaamheden. Maar voor het verzamelen van zulke informatie gebruiken wij nooit ongepaste methoden zoals diefstal of bedrog. SITUATIE Op een grote handelsbeurs in Hongkong verkoopt Frank aandrijvingen met variabele frequentie, en ontmoet hij klanten, bedrijfspartners en experts in onze bedrijfstak. Frank wordt aangesproken door een verkoopmanager van een van de concurrenten van Regal. Het gesprek gaat eerst over de beurs en over het weer. Maar dan zegt de verkoopmanager: "Volgens mij verspillen we tijd en geld, daar in Brazilië. Als Regal zo graag in Brazilië de grootste wil zijn vind ik dat best, zolang ze maar uit India wegblijven. Op die manier verdienen we allebei meer, denk je ook niet?" En hij loopt weg. Wat moet Frank doen? OPLOSSING Frank moet de afdeling Juridische zaken op de hoogte stellen van dit gesprek. Hoewel het een terloopse opmerking lijkt, moeten we hier een aantekening van maken om Regal te beschermen. De verkoopmanager van de concurrent gaf een voorzet voor een concurrentiebeperkende activiteit die onze klanten zou schaden en slecht is voor het succes op lange termijn van Regal.

37 37 Zaken doen met overheden Wij doen zaken met particuliere en met overheidsbedrijven, gemeenten, provincies, de landelijke overheid en organisaties die eigendom van de overheid zijn (soms ook wel "staatseigendom" genoemd). Wij werken regelmatig samen met toezichthoudende instanties en ambtenaren in verband met de zaken die wij doen met niet-overheidsbedrijven. Bij het sluiten van overeenkomsten met de overheid gelden vaak unieke en speciale regels voor facturering, prijsstelling, rapportage, productspecificaties en de wijze waarop aan voorschriften moet worden voldaan. Wij moeten de geldende overheidsvoorschriften zorgvuldig bestuderen en begrepen hebben (met name in het geval van de Amerikaanse overheid) voordat wij offertes indienen of contracten accepteren. Wij mogen alleen een overeenkomst sluiten als we aan alle voorwaarden kunnen voldoen. Offertes voor de verkoop van goederen en diensten aan een overheidsinstantie, onderdeel van de strijdkrachten, ministeries, of organisaties die ook zelfs maar gedeeltelijk eigendom zijn van een overheid (inclusief verkoop aan een private klant of contractor voor latere verkoop aan een overheidsinstantie) vereisen voorafgaande beoordeling en goedkeuring van de afdeling Juridische zaken. Alle communicatie met overheidsfunctionarissen moet waarheidsgetrouw, juist en volledig zijn. Het is ons streven de overheidsregels voor eerlijke concurrentie te respecteren. Wij accepteren beperkingen die gelden voor overheidsmedewerkers, zoals beperkingen in verband met geschenken en het aanbieden van banen aan voormalige ambtenaren. Activiteiten waarbij overheidsfunctionarissen betrokken zijn en veranderingen in wet- en regelgeving die gevolgen hebben voor het bedrijf (zoals lobbyen) vereisen voorafgaande goedkeuring door de afdeling Juridische zaken. Zulke activiteiten kunnen voorafgaande registratie of rapportage volgens wetgeving op het gebied van lobbyen en andere zaken vereisen.

38 38 Programma voor corruptiebestrijding Geen enkele winst op korte termijn is aantasting van ons succes en onze goede naam op lange termijn waard. Wij zijn tegen corruptie en omkoping in welke vorm dan ook, tolereren ze niet binnen ons bedrijf en ook niet van onze bedrijfspartners. Wetgeving ter voorkoming van corruptie bestaat overal ter wereld. Deze wetten, inclusief wetten zoals de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de Britse Bribery Act verbieden bedrijven om zaken van waarde te geven om zo een besluit of handeling te verkrijgen, behouden of beïnvloeden. Wij doen niet aan omkoping of corrupte activiteiten om een ongepast zakelijk voordeel te bereiken of te behouden. Omkoping kan alles van waarde omvatten (inclusief diensten en andere immateriële zaken) met het oogmerk een zakelijk besluit op ongepaste wijze te beïnvloeden. Wij staan niet toe dat anderen uit onze naam steekpenningen aanbieden. Wij moeten de activiteiten van onze bedrijfspartners en agenten zorgvuldig in de gaten houden, omdat handelingen van personen uit naam van Regal directe gevolgen voor Regal kunnen hebben. Sommige wetten maken als het gaat om wangedrag geen onderscheid tussen Regal-medewerkers en bedrijfspartners die uit onze naam handelen. Soms zal een overheidsfunctionaris verzoeken om een kleine betaling in contanten om zo een routinematige handeling (bijvoorbeeld het activeren van een telefoonlijn of het verlenen van een vergunning) te faciliteren, versnellen of voltooien. Wij betalen zulk "smeergeld" nooit. Onder zeer beperkte en extreme omstandigheden zal hierop soms een uitzondering gemaakt kunnen worden. Als wij te maken krijgen met een levensbedreigende situatie of het risico van ernstige schade aan onszelf of onze eigendommen, kan betaling noodzakelijk zijn. Neem in dit soort situaties altijd zo snel mogelijk contact op met de afdeling Juridische zaken. Een andere problematische kwestie in verband met omkoping en corruptie betreft geschenken en amusement voor overheidsfunctionarissen, en het zorgvuldig registreren van transacties. Zie voor aanvullende definities, procedures en informatie over beleid de documenten van ons Anticorruptieprogramma online en het onderdeel Geschenken en uitnodigingen aanbieden en ontvangen in onze gedragscode. Als u het gevoel hebt dat iets niet juist is, doe het dan niet. Praat in geval van onduidelijkheid met uw manager of iemand van de afdeling Juridische zaken voordat u handelt. Zorg dat u weet wat uw verplichtingen als Regal-medewerker zijn volgens het Anticorruptieprogramma. SITUATIE Wij openen een nieuw kantoor in Zuid-Amerika, en Eugène moet de vereiste vergunningen en goedkeuringen bij de plaatselijke overheid zien te verkrijgen. Hij werkt met een overheidsfunctionaris die toeziet op nutsvoorzieningen en zegt: "Ik ben blij dat jullie hier een kantoor openen, maar je moet wel weten hoe je de dingen hier gedaan krijgt. Ik wil deze vergunningen best voor je aanvragen, maar een klein geschenk als waardering voor mijn tijd en inspanning zou wel op prijs gesteld worden. Krijg ik dat niet, dan zou het wel even kunnen duren voordat je die vergunningen krijgt, als het überhaupt al lukt." Eugène wil het nieuwe kantoor graag zo snel mogelijk openen, maar maakt zich zorgen over ongepaste geschenken. Is dit een vorm van omkoping? OPLOSSING Ja, dit is een vorm van omkoping en Eugène mag dit niet betalen. Hoewel deze overheidsfunctionaris het een "geschenk" noemt, is het gewoon een vorm van smeergeld. Eugène moet zijn manager en de afdeling Juridische zaken laten weten wat er is gebeurd. Wij betalen geen smeergeld, punt uit. We vinden wel een andere, legale methode om die vergunning te krijgen. Eugène wordt door iedereen bij Regal gesteund om zijn werk op de juiste manier te doen.

39 39 Politieke bijdragen en activiteiten Wij voldoen aan alle nationale en plaatselijke wetten over deelname aan de politiek, inclusief beperkingen voor bijdragen aan politieke partijen, organisaties en individuele kandidaten. De personen die uit naam van het bedrijf contacten onderhouden met politieke partijen, organisaties, kandidaten of overheidsfunctionarissen moeten voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving. Wij moedigen onze directieleden, functionarissen en medewerkers aan om goed geïnformeerd te stemmen en bij het politieke proces betrokken te zijn. Deelname aan het politieke proces is een persoonlijk, vrijwillig en individueel besluit. Bijdragen aan politieke activiteiten kunnen in sommige gevallen echter een dekmantel vormen voor omkoping van regeringsfunctionarissen. Wij moeten voorkomen dat de indruk van omkoping wordt gewekt als we betrokken zijn bij politieke activiteiten. Personen die ervoor kiezen om aan het politieke proces deel te nemen en tijd en middelen beschikbaar stellen, mogen dit niet uit naam van Regal doen. Wij mogen de tijd, middelen en voorzieningen van het bedrijf niet gebruiken voor politieke activiteiten of inzamelingsacties zonder voorafgaande toestemming. Deze beperkingen gelden voor politieke activiteiten en betalingen in alle landen, tenzij de wet in het betreffende land zulke activiteiten toestaat. Maar zelfs als het wettelijk is toegestaan, moeten de bedrijfsleider in kwestie en de afdeling Juridische zaken vooraf toestemming verlenen voor politieke activiteiten of betalingen die plaatsvinden uit naam van het bedrijf. SITUATIE Mark is officemanager bij Regal en werkt sinds kort mee aan een campagne van een gemeenteraadslid dat herkozen wil worden. Hij moet een paar telefoontjes plegen en een paar folders voor de campagne ontwerpen, maar heeft daar eigenlijk geen tijd voor. Om tijd te sparen gebruikt hij een paar uur tijdens zijn ploegendienst bij Regal om te bellen, en gebruikt hij de computer van het bedrijf om de folders te ontwerpen. Is dit oké? OPLOSSING Nee, dit is helemaal niet oké. De systemen, middelen, apparatuur, tijd en financiële middelen van Regal mogen zonder voorafgaande toestemming niet voor persoonlijke of politieke doeleinden worden gebruikt.

40 40 Internationale handelsbeperkingen Als vooraanstaande international met bedrijfsactiviteiten over de gehele wereld moeten we goed bekend zijn met wetgeving over internationale handel, en deze naleven. Alle landen hebben specifieke wettelijke voorschriften voor het transport van goederen over de landsgrenzen. Bij uitvoer verlaten producten, diensten of informatie het land. Bij invoer komen producten, diensten of informatie het land binnen. Afhankelijk van het soort transactie kunnen wij verantwoordelijk zijn voor invoer, uitvoer of beide. Medewerkers die betrokken zijn bij uitvoer- of invoeractiviteiten moeten: De juiste vergunningen verkrijgen; Vaststellen of de personen die de door het bedrijf uitgevoerde producten ontvangen, hiervoor in aanmerking komen; De vereiste documentatie opstellen en overleggen, die tijdig, waarheidsgetrouw, juist en volledig is; en Documentatie bewaren volgens de geldende voorschriften. Bij internationale handel kan het gaan om fysieke producten, zoals motoren, aggregaten en componenten, of om informatie zoals software en technische kennis. De wet in vele landen verbiedt of stelt beperkingen aan de uitvoer van bepaalde artikelen, technologie, software, informatie en andere zaken. Uitvoer kan plaatsvinden via verzending, het over de grens meenemen van artikelen, elektronische verzending ( , internettoegang, telefoon) of persoonlijke gesprekken. De Amerikaanse wet verbiedt bedrijven om zaken te doen met, of goederen en diensten uit te voeren naar, de staatsburgers, bedrijven en vertegenwoordigers van bepaalde landen. Dit verbod geldt ook voor personen en bedrijven op diverse speciale zwarte lijsten. De wet verbiedt Amerikaanse bedrijven daarnaast om deel te nemen aan bepaalde boycotten van andere landen en vereist van Amerikaanse bedrijven dat deze melding doen van verzoeken om aan een boycot deel te nemen. Wij moeten voldoende over onze klanten weten om er zeker van te zijn dat het gaat om betrouwbare rechtspersonen aan wie wij legaal kunnen verkopen en uitvoeren. Het is belangrijk dat wij onze klanten kennen als we zowel in het binnen- als in het buitenland zaken doen. Onze klanten moeten duidelijk antwoord kunnen geven op vragen over bedrijfsactiviteiten, eigenaren, locaties en het eindgebruik van onze producten voordat we uitvoerprocedures starten. Wij moeten zeker weten dat onze klanten niet betrokken zijn bij terrorisme of de productie van illegale wapens, en niet op zwarte lijsten staan vanwege gevaarlijke of illegale activiteiten. Als wereldwijd vooraanstaand bedrijf moeten wij verzekeren dat de producten die wij vervaardigen niet in de verkeerde handen belanden. Dat doen wij door onze toeleveringsketen en onze klanten te kennen. Als u niet zeker weet wat u te doen staat bij internationale activiteiten, richt u dan tot het Global Trade Compliance Team (trade.compliance@regalbeloit.com) voor hulp, en raadpleeg onze In- en uitvoerhandleidingen. Al onze organisaties en bedrijven hebben, ongeacht de locatie, de plicht te verzekeren dat deze regels, onze beleidsregels en procedures worden nagevolgd.

41 41 Voorkoming van witwassen en corruptie Bij witwassen proberen personen of organisaties winst uit misdadige activiteiten, zoals terrorisme, de verkoop van verdovende middelen, omkoping en fraude, te verbergen of legaal te maken. Zij proberen bijvoorbeeld om op ongepaste wijze verkregen winst te verbergen door deze te gebruiken voor het aanschaffen van producten zoals die van Regal. Wij leven alle wetten ter bestrijding van witwassen over de gehele wereld na. Door witwassen onmogelijk te maken, bestrijden we ernstige misdadige activiteiten. Het is essentieel dat we de vereiste stappen ondernemen om klantenrelaties waardoor we bij witwassen betrokken zouden kunnen raken, te detecteren en vermijden. Wij doen alleen zaken met klanten die zich bezighouden met legale zakelijke activiteiten met geld uit legale bronnen. Voordat wij gaan werken met een vertegenwoordiger, distributeur, externe agent of andere bedrijfspartner die Regal zou kunnen vertegenwoordigen, moeten wij degelijk achtergrondonderzoek verrichten en de Procedure voor het (opnieuw) inhuren van bedrijfspartners volgen. In geval van bepaalde handelsactiviteiten zouden wij kunnen vermoeden dat Regal wordt misbruikt voor het witwassen van geld of deelname aan andere illegale activiteiten. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om: Pogingen of verzoeken van bestaande of potentiële klanten om te betalen met contant geld, postwissels of reischeques; Pogingen of verzoeken van bestaande potentiële klanten om via een derde partij te betalen; Verzoeken van een toeleverancier van het bedrijf om derden te betalen; Orders of aankopen van een klant die geen verband houden met de gebruikelijke bedrijfsactiviteiten; Transacties op locaties die doorgaans in verband worden gebracht met terrorisme, handel in verdovende middelen of het witwassen van geld; Pogingen om bedrijven zo te structureren dat niet wordt voldaan aan de voorschriften voor administratie en rapportage, zoals meerdere transacties in contanten met een bedrag dat lager is dan de bedragen die een melding aan de overheid vereisen, of een dubbele boekhouding waarin sommige gegevens opzettelijk niet worden opgetekend; Transacties die zonder grondslag daarvoor complex zijn; Een klant of vertegenwoordiger van de klant die valse informatie verstrekt of liever geen volledige informatie ter identificatie van de klant verstrekt; en Commissies, bonussen, succestoelagen en andere betalingsregelingen die hoger dan gebruikelijk zijn. SITUATIE Een nieuwe klant heeft net een order geannuleerd. Accountmanager Janneke bij Regal zorgt voor het terugstorten van het bedrag. De klant heeft verzocht om betaling van dit bedrag in de vorm van een cheque op naam van de CEO van het bedrijf (Jan Smit), en niet op naam van het bedrijf (Firma ABC) dat de order oorspronkelijk heeft betaald. Janneke vindt dit nogal raar. Wat moet ze doen? OPLOSSING Janneke heeft gelijk als ze vermoedt dat er iets mis is. Dit kan een van de vele manieren zijn waarop corrupte bedrijven en personen geld witwassen. Ze moet haar manager en de afdeling Juridische zaken op de hoogte stellen voordat ze het bedrag terugbetaalt.

42 42