Handleiding PM-Record versie Factuur-afspraken

Transcriptie

1 Introductie... 1 Overzicht afspraken... 1 Afspraakdetails... 2 Nieuwe afspraak genereren... 3 Afspraakfacturen laten vervallen... 6 Bedragen wijzigen van afspraakfacturen... 8 Tekst wijzigen van afspraakfacturen... 8 Werkcodes verwijderen... 8 Afspraken: analyse... 8 Afspraken: uren ontkoppelen (vanaf versie 08.01)... 9 Afspraken inkorten (vanaf versie 08.01) Afspraken: verlengen (vanaf versie 08.01) Afspraken: afsluitfactuur Afsluitfacturen factureren Afspraken kopiëren Afspraken factureren Introductie Niet alleen een totale afspraak is gerelateerd aan een specifieke periode, maar ook elke afzonderlijke afspraakfactuur. Hieraan wordt door de applicatie strikt de hand gehouden. Het grote voordeel hiervan is, dat u bij elke factuur kunt zien welke uren zijn gemaakt en wat de verhouding is tussen het bedrag dat u daadwerkelijk factureert en wat de eigenlijke waarde van uw uren volgens de geldende tariefcode was. Wilt u facturen laten vervallen, dan weet PM- Record vervolgens exact welke gewerkte uren weer terug moeten worden gezet naar normale uren (die vervolgens weer in de selectiefacturen moeten worden opgenomen). Ook in uw overzichten krijgt u zo een nauwkeurig beeld van de status van uw afspraken. Overzicht afspraken Noot: Er is veel werk verricht om ook oude afspraken, dus afspraken die met oudere versies van PM-Record (vóór versie 07.02) zijn aangemaakt, functioneel te laten. Voor deze oude 1

2 afspraken kunt u echter niet beschikken over alle mogelijkheden. In veel van de schermen krijgt u hiervan een melding. Naarmate de tijd voortschrijdt en uw oude afspraken geleidelijk aan verdwijnen, zult u hier uiteraard steeds minder last van hebben. U gaat naar Facturering Vaste facturen Afspraken. In het overzichtsscherm kunt u alle afspraken zien die u heeft gemaakt. Er zijn 4 filtermogelijkheden: op zoekcode van klant, op jaar, op afspraaknummer en op prijs(afspraak). Het jaar -filter toont niet alleen de afzonderlijke jaren, maar ook de vastgelegde overlappende jaarperiodes (bijv: 2006 t/m 2008). Het onderscheid tussen oude en nieuwe afspraken is in dit scherm al meteen te zien; de oude afspraken tonen de duur op een afwijkende manier en de begin- en eindweek zonder jaarnotatie. Afspraakdetails Klik op de knop Openen en u krijgt alle details van de betreffende afspraak te zien. Linksboven wordt een totaaloverzicht getoond, rechtsboven ziet u het afspraaknummer en de gekoppelde werkcodes. Het overzicht laat alle afzonderlijk te genereren facturen met hun status zien. Per factuur wordt exact de gekoppelde periode in jaar en weken getoond. U kunt zien welke facturen daadwerkelijk zijn gefactureerd, het totaalbedrag van de gefactureerde periodes, wat er nog gefactureerd moet worden en welke periodes eventueel zijn vervallen. Heel oude afspraken (vóór 2007) worden op een afwijkende manier getoond: onderaan in het scherm ziet u een melding, dat deze afspraak met een oudere versie van PM-Record is 2

3 gemaakt. U kunt weliswaar aan de omschrijving zien welke periodes de diverse facturen omvatten, maar er is geen registratie van weken; er worden sterretjes getoond. Hetzelfde geldt voor de factuurnummers; deze zijn met de oude methodiek niet te herleiden, omdat technisch gezien - de connectie tussen afspraakfactuur en daadwerkelijke factuur ontbreekt. Oude afspraken zijn bovendien niet te kopiëren; u ziet dat de betreffende knop inactief is. Nieuwe afspraak genereren Ga naar het scherm Facturering Vaste facturen Afspraken. Klik in de menubalk op Opties Nieuwe afspraak. Het volgende scherm verschijnt: Kies een relatie en eventueel de daaraan gekoppelde contactpersoon aan wie de factuur wordt gericht. Vervolgens kiest u de afspraakperiode en de factuurtermijn (per week, maand, 4 weken, kwartaal of jaar). Als u nu op de knop Resultaat klikt, wordt meteen aangegeven hoeveel weken de afspraak beslaat en hoeveel facturen dit oplevert. Bent u niet tevreden, pas dan de gegevens aan en controleer opnieuw. De omschrijving per factuur wordt automatisch gegenereerd en kan niet worden aangepast. Dit heeft voornamelijk te maken met de comptabiliteit van uw oude afspraken, omdat deze teksten werden gebruikt als referentiekader in de programmacode. In de toekomst, als uw oude afspraken geleidelijk aan zijn verdwenen, kan deze comptabiliteit worden weglaten en wordt u meer vrijheid gegund. Indien u een extra omschrijving wilt toevoegen (deze wordt vermeld in uw uiteindelijke factuur), dan kunt u deze toevoegen middels de daarvoor bestemde knop. Let op: de applicatie zal hierbij bepaalde tekstinvoer negeren, omdat deze voor zou kunnen komen in de standaardomschrijving. Gebruik daarom niet de termen week, maand, 4 weken, kwartaal, jaar, X of Y. 3

4 Vul de verdere gegevens in (BTW-code is verplicht!) en klik op Volgende. In het vervolgscherm kunt u de gewenste werkcodes koppelen, alsmede de daarmee verbonden bedragen. U kunt ook àlle werkcodes selecteren, maar u dient dan minimaal 1 ervan te voorzien van een bedrag (de rest krijgt standaard de waarde 0,00 ). U kunt tevens werkcodes en bijbehorende bedragen koppelen op basis van een door uzelf gedefinieerde werkcode-cluster. Het genereren van deze clusters doet u via het menu Beheer Werkcodegroepen. Op deze wijze kunt u uw afspraken in categorieën indelen en met één muisklik alle daarbij behorende werkcodes én bedragen (vanaf versie 08.01) toevoegen. Onderin dient u aan te geven of elke factuur die aan de afspraak is verbonden hetzelfde factuurbedrag krijgt, of dat u het bedrag wilt laten berekenen aan de hand van het aantal weken dat aan de factuur is gekoppeld (immers: als u bijvoorbeeld per maand factureert, hoeft de beginweek van uw afspraak niet automatisch samen te vallen met de eerste dag van de eerste maand). Als u twijfelt, kunt u de knop Vorige aanklikken en de periodes controleren of aanpassen. Eventueel kunt u in de volgende stap de bedragen en/of weekperiodes nog aanpassen. Klik weer op Volgende. 4

5 Omdat de afspraak nu echt wordt vastgelegd, controleert de applicatie of er al eerdere afspraken voor deze klant, werkcodes en periodes bestaan. Als dat zo is krijgt u bovenstaande melding. Als u niet zeker van uw zaak bent, breekt u de procedure dan af en controleer eerst de verwijzing naar de andere afspraak. Pas eventueel de periodes aan. Als u doorgaat, dient u nog eenmaal te bevestigen. Denk eraan, dat u ná deze bevestiging niet meer kunt annuleren; de afspraak wordt definitief in de database vastgelegd. U krijgt een overzicht van de gegenereerde afspraakfacturen. Het totaalbedrag is verdeeld en elke factuur is gekoppeld aan een aantal weken. U kunt dit in dit scherm nog aanpassen; als u op een van de factuurregels klikt, ziet u onderin het scherm, dat u bedrag en weekperiode kunt aanpassen. Met de knop Periode-fact(uur) bevestigen legt u uw wijzigingen vast. Zorg er wel voor, dat het eindresultaat van uw wijzigingen geen overlappende of ontbrekende weken omvat, en dat de som van de afzonderlijke bedragen overeenkomt met het vastgelegde totaalbedrag. De applicatie controleert dit overigens als u de uiteindelijke afspraak confirmeert. 5

6 U kunt dan de volgende meldingen krijgen:...of......of... Afspraakfacturen laten vervallen U gaat naar Facturering Vaste facturen Afspraken. Zoek de juiste afspraak op en klik op Openen. Rechts onderin het scherm vindt u de knop Status van regels wijzigen. Indien u nog ongefactureerde afspraakfacturen in uw lijst hebt staan, zal deze knop toegang geven tot een popup-schermpje: hier kunt u afspraakfacturen laten vervallen (of evt. later weer reactiveren). Als u de factuur laat vervallen, zal de applicatie zoeken naar gekoppelde urenregistraties voor de betreffende weken. Indien deze worden gevonden, zal de connectie met de afspraak worden verbroken. U krijgt hiervan een melding: 6

7 De geregistreerde uren zullen dus niet verdwijnen, maar zullen later, als u de betreffende week gaat blokkeren, worden meegenomen in uw selectiefacturen. Kijkt u wel uit: indien u een afspraakfactuur laat vervallen nàdat u de gekoppelde week hebt geblokkeerd, zal de betreffende urenregistratie niet meer automatisch worden meegenomen in uw factuurvoorstellen! Ga in dat geval naar het scherm Facturering Selectiefacturen Factureren en klik op de knop Controleer op slapende urenregels. In het daaropvolgende scherm kunt u eventuele achtergebleven ( slapende ) urenregels alsnog beschikbaar maken voor verwerking in uw selectiefacturen. Indien binnen een bepaalde afspraak nog niet is gefactureerd en u laat àlle afspraakfacturen vervallen, dan zal de applicatie dit herkennen. U krijgt dan de volgende vraag: Indien u bevestigt, wordt de gehele afspraak-registratie uit uw database verwijderd. Hou er wel rekening mee, dat u dit niet meer ongedaan kunt maken; een eenmaal verwijderde afspraak is definitief weg! Noot: voor het laten vervallen van de totale afspraak: zie ook de paragraaf Afspraken inkorten. In een bestaande afspraak kunt u als vervallen aangemerkte afspraakfacturen altijd weer reactiveren. Ook dan zal de applicatie controleren of op basis van klant, weeknummer en werkcode een koppeling is te maken. Als dat zo is, krijgt u een melding. In het tabblad Aan afspraak gekoppelde urenregels ziet u de lijst met gekoppelde urenregistraties. Ook hier kunt u een controle uitvoeren of alle uitgevoerde werkzaamheden voor de betreffende klant en werkcode ook inderdaad aan de afspraak zijn gekoppeld. Gebruik daarvoor de controleknop. 7

8 Bedragen wijzigen van afspraakfacturen U gaat naar Facturering Vaste facturen Afspraken. Zoek de juiste afspraak op en klik op Openen. Rechts onderin het scherm vindt u de knop Status van regels wijzigen. Indien u nog ongefactureerde afspraakfacturen in uw lijst hebt staan, zal deze knop toegang geven tot een popup-schermpje: behalve afspraakfacturen laten vervallen (of evt. later weer reactiveren) kunt u hier ook het factuurbedrag van een afzonderlijke afspraakfactuur wijzigen. Als u bevestigt, zal de applicatie het verschil automatisch verdelen over die werkcodes, waarbij u een bedrag heeft vermeld (werkcodes met een 0 -bedrag worden dus genegeerd) en het totaalbedrag van de afspraak aanpassen. Tekst wijzigen van afspraakfacturen U gaat naar Facturering Vaste facturen Afspraken. Zoek de juiste afspraak op en klik op Openen. Rechts onderin het scherm vindt u de knop Status van regels wijzigen. Indien u nog ongefactureerde afspraakfacturen in uw lijst hebt staan, zal deze knop toegang geven tot een popup-schermpje: zoek de juiste factuurregel op en klik op de knop Wijzig tekst. Het wijzigen van de tekst betreft alleen de evt. door u ingevoerde aanvullende tekst ; de eerste zin ( Conform afspraak... etc) wordt altijd gehandhaafd. Vermijd het gebruik van de termen x, y, week, maand, kwartaal, 4 weken en jaar in de aanvullende tekst; deze worden niet geaccepteerd (dit heeft te maken met de comptabliteit van oude afspraken, dwz afspraken die zijn gemaakt met PM-Record-versies die ouder zijn dan versie 07.02). Werkcodes verwijderen Indien aan de afspraak gekoppelde werkcodes geen bedrag is verbonden, én ze zijn nog niet gebruikt (dwz: er zijn geen werkzaamheden op die werkcode verricht), dan kunt u deze achteraf alsnog van de afspraak loskoppelen. Gebruik daarvoor de betreffende knop. Afspraken: analyse De afspraakfacturen die u heeft aangemaakt, zijn elk gekoppeld aan een door u vastgestelde weekreeks. De uren, die in die weken voor dezelfde klant en met dezelfde werkcode(s) zijn verricht, worden door de applicatie automatisch aan die afspraakfacturen gekoppeld. Zo kunt u 8

9 Factuur-afsprake n altijd exact zien welke uren voor welke factuur zijn gemaakt. Middels de knop Afronding en analyse kunt u de status van uw afspraak tot in detail controleren. U krijgt een overzicht van alle gekoppelde uren aan deze afspraak, inclusief het totaal ervan en de corresponderende totaalwaarde adhv de gekozen tariefcodes, alsmede het verschil tussen het totaal van de gefactureerde afspraakfacturen en de waarde van de gewerkte uren. De getoonde uren zijn door de applicatie reeds doorzocht en u kunt onderaan de lijst een filter toepassen op basis van voorkomende factuurnummers en/of verslagjaar. Aan de linkerzijde ziet u dan onmiddellijk de herberekening. Zo kunt u per factuur en verslagjaar controleren hoeveel uur u besteed hebt en wat de waarde van die uren is ten opzichte van uw termijnfactuur. Afspraken: uren ontkoppelen (vanaf versie 08.01) Soms heeft u uren aan de afspraak gekoppeld, waarvan later blijkt, dat u deze toch liever apart factureert. Met ingang van versie kunt u deze urenregels loskoppelen van de afspraak. U gebruikt daarvoor de desbetreffende knop rechts onder de urenlijst. De applicatie zorgt er vervolgens voor, dat u de ontkoppelde uren zult terugvinden bij de selectiefacturen (mits de week is geblokkeerd). Houdt u er rekening mee, dat als de betreffende week nog niet is geblokkeerd en u of uw medewerkers gaan de betreffende urenregel bijwerken, de applicatie zal vragen of u de koppeling wilt herstellen. 9

10 Waarschuwing: de ontkoppelingsoptie geeft u veel vrijheid om met uw uren te spelen, maar zorgt u er wel voor, dat u het overzicht houdt. Afspraken inkorten (vanaf versie 08.01) Mogelijk bent u in het geheel niet meer tevreden over een bestaande afspraak, is de afspraak met een klant voortijdig beëindigd, of u wilt de afspraak geheel herzien. Via de knop Afspraak inkorten kunt u alle nog niet gefactureerde afspraken ná de laatst gefactureerde afspraakfactuur in één keer verwijderen. De totale afspraakperiode wordt dan automatisch verkort tot de laatste week van de laatst gefactureerde afspraakfactuur. Ook de eventueel al ingevoerde urenregels na die week worden dan losgekoppeld van de afspraak. Indien u een afspraak wilt inkorten waarvoor nog geen enkele afspraakfactuur daadwerkelijk is gefactureerd, zal de applicatie de gehele afspraak verwijderen (u wordt gevraagd om dit te bevestigen)! Noot: U kunt geen afspraken inkorten waarvan alle afspraakfacturen reeds zijn gefactureerd of waarvoor een afsluitfactuur is gegenereerd! Let op: indien u afspraken inkort en u vermoedt, dat er urenregels zijn losgekoppeld uit een reeds geblokkeerde week, zorg er dan altijd voor, dat u controleert op Slapende urenregels in het venster Factureren Selectiefacturen Factureren! Afspraken: verlengen (vanaf versie 08.01) Vanaf versie kunt u elke afspraak telkens met één factuurperiode tegelijk verlengen. De applicatie zorgt er dan voor, dat de juiste begin- en eindweken worden vastgelegd, de bedragen worden aangepast en dat alle overige gegevens worden bijgewerkt. U mag onbeperkt blijven verlengen, mits er géén afsluitfactuur is gegenereerd (de afspraak is dan immers afgerond zie volgende paragraaf). Houdt u er wel rekening mee, dat een verlenging dezelfde factuurperiode aanhoudt als de voorgaande afspraakfacturen; als u bijvoorbeeld een factuurperiode van 4 weken hebt geinitieerd, kunt u nu niet ineens overgaan op een factuurperiode per kwartaal. In dat geval kunt u beter een nieuwe afspraak vastleggen. Noot: bij een factuurperiode per maand zal de applicatie vragen of u het eens bent met de voorgestelde opvolgende periode van 4 weken. Aangezien u niet elke maand van 4 weken kunt uitgaan (u zou dan immers langzaam uit de maand gaan lopen ), kunt u ervoor kiezen om voor bepaalde maanden voor 5 weken te kiezen. De applicatie vraagt daarom, of u het eindweeknummer misschien met 1 wilt ophogen. U bepaalt zelf over welke maanden u dat wilt. Tip: de mogelijkheden tot inkorting cq verlenging van afspraken bieden u veel meer beheervrijheden dan voorheen. Als u niet zeker weet hoe lang een afspraak kan gaan duren (bijv. bij nieuwe klanten), maak dan een nieuwe afspraak die maar 1 of 2 periodes voortduurt; naderhand kunt u altijd nog zelf bepalen of u de afspraak verlengt of niet. Afspraken: afsluitfactuur Uiteindelijk wilt u de afspraak waarschijnlijk definitief afronden (dit is echter niet verplicht) middels een afsluitfactuur (plus of min). U kunt dit eenmalig doen. Voer het gewenste plus- of minbedrag in onder Factuurbedrag, typ een tekst voor uw factuurregel en bevestig met de knop Maak afsluitfactuur. De applicatie maakt vervolgens de factuur aan. 10

11 Wanneer de procedure klaar is ziet u, dat de invoer van urenregels alsmede de mogelijkheid tot het aanmaken van een factuur is afgeblokt; uw afspraak is thans afgerond en u kunt geen wijzigingen meer aanbrengen. Als u tenslotte in het detail-scherm van de afspraak terugkeert vindt u de extra factuur in de lijst en zijn alle totalen aangepast: In bovenstaand voorbeeld kunt u afleiden, dat de oorspronkelijke afspraak gold van week t/m week en dat deze 1 factuur telde ter waarde van ,00 euro. De afsluitfactuur telt 500 euro en omsluit de weken 1 t/m 27 van Afsluitfacturen factureren Indien u de afsluitfactuur daadwerkelijk wilt factureren gaat u naar Facturering Vaste facturen Factureren. Selecteer de naam van de betreffende klant, het betreffende jaar en als termijnoptie: Alles. Uw openstaande afsluitfactuur wordt getoond. Factureer door de knop Definitief maken aan te klikken. Afspraken kopiëren U kunt gemaakte afspraken ook kopiëren, zodat u niet telkens alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Er is één restrictie: de betreffende nieuwe afspraakfacturen worden ook als de totale afspraak jaaroverschrijdend is 1 jaar doorgeschoven. U kunt dus geen afspraken voor hetzelfde jaar kopiëren. Het kopiëren doet u in het detailscherm van de betreffende afspraak: u gaat naar Facturering Vaste facturen Afspraken, u zoekt de gewenste afspraak en u kiest voor Bekijken. Linksboven in het scherm vindt u de Kopieer deze afspraak -knop. Indien deze knop inactief is, betekent dat, dat uw afspraak gemaakt is met een voorgaande versie van PM-Record; deze kan niet worden gekopieerd. De kopieerprocedure controleert of er over overlappende periodes in de nieuwe afspraakperiodes reeds afspraken bestaan. Als dat zo is krijgt u een melding. Tevens wordt gecontroleerd of de betreffende klant nog wel actief is binnen uw systeem. Is alles in orde, dan komt u in het volgende scherm: 11

12 De afspraak (en de bijbehorende afspraakfacturen) zijn exact overgenomen, alleen zijn alle jaartallen met factor 1 opgehoogd. In dit scherm krijgt u de mogelijkheid om eventueel de weken per factuur en de bijbehorende bedragen aan te passen. Als u op een factuurregel klikt, kunt de wijzigingen onderaan intypen en bevestigen (let op: als u niet op de knop Bevestigen klikt wordt er niets aangepast!). Indien u inderdaad wijzigingen aanbrengt krijgt u de volgende melding: Als u bevestigt, wordt het totaalbedrag van de afspraak, de bedragen per factuur en de eventueel gewijzigde koppelweken per factuur aangepast. Als u niet bevestigt, dient u de factuurbedragen zodanig aan te passen, dat het totaal weer gelijk is aan het oorspronkelijke bedrag. Afspraken factureren U gaat naar Facturering Vaste facturen Factureren. Selecteer de gewenste afspraakfacturen. Tip: indien u niet zeker bent welke facturen nog openstaan, kies dan een jaar en vink de optie alles aan. U krijgt dan àlle ongefactureerde afspraakfacturen van dat jaar te zien. Verfijn daarna uw selectie totdat u de gewenste facturen in uw scherm heeft staan. 12

13 Factuur-afsprake n Alle facturen die worden getoond, krijgen standaard de status te factureren ; u herkent dit aan de vinkjes. Indien u een getoonde afspraakfactuur niet wilt factureren, zet dan het betreffende vinkje uit; deze wordt dan niet meegenomen in de facturatieprocedure. U kunt uw regels eerst naar een overzicht laten overzetten ( Regels afdrukken ), of eerst in concept laten zien. Wilt u echt factureren, dan drukt u op de knop Definitief maken. Tijdens de facturatie-procedure wordt nogmaals gecontroleerd of er ongekoppelde urenregistraties zijn te vinden in de betreffende week/weken voor de te factureren klant en de betreffende werkcode(s). U krijgt daarvan een melding en u dient te bevestigen of u de urenregels al dan niet wilt meenemen. Uw keuze is echter definitief. Zorg er dus voor, dat u zelf eerst hebt gecontroleerd of de juiste registraties zijn gekoppeld (doe dit in het afsprakenscherm) en dat u zeker weet of u de koppeling al dan niet accepteert! Belangrijk: om een juiste en consequente registratie van alle weken te krijgen, wordt voor élke week een registratie gemaakt in de tabel factuurvoorstellen. Geregistreerde en reeds gekoppelde weken worden met afspraaknummer en factuurnummer bewaard. Voor weken waar geen werkelijke urenregistratie heeft plaatsgevonden (er is niet gewerkt voor deze afspraak in deze week), wordt een zogenaamde 0-urenregistratie aangemaakt. U kunt deze later terugvinden in de factuuroverzichten ( Factureren Overzichten ); wanneer u de categorie Facturen kiest en selecteert op het afspraaknummer, ziet u rechts de gekoppelde weken. 13