Politieacademie stelt grote hoeveelheid kennis beschikbaar via Microsoft SharePoint Server

Transcriptie

1 Politieacademie stelt grote hoeveelheid kennis beschikbaar via Microsoft SharePoint Server Organisatie De Politieacademie verzorgt opleidingen en regelt onder andere de werving en selectie van politiefunctionarissen. In samenwerking met de politiekorpsen en het reguliere onderwijs biedt de academie geaccrediteerde opleidingen op MBO, HBO en wetenschappelijk niveau. De De Politieacademie verzorgt niet alleen onderwijs, de academie heeft tevens een kennisfunctie voor de gehele politieorganisatie. Om de grote hoeveelheid kennis snel en gemakkelijk toegankelijk te maken voor alle medewerkers, werd de tamelijk rigide kennisdatabase met Microsoft SharePoint Server omgebouwd tot een flexibele portalomgeving, het PolitieKennisNet. Resultaat: versnelde processen met betrekking tot het verzamelen, vastleggen en delen van politiekennis, interactieve mogelijkheden en betere koppelingen met andere systemen. Politieacademie is tevens het kenniscentrum voor de Nederlandse politieorganisatie. De academie biedt werk aan circa 1900 medewerkers en telt 12 opleidingslocaties. Het hoofdkantoor is gevestigd in Apeldoorn. SITUATIE Een professionele politieorganisatie stelt hoge eisen aan zowel opleidingen als aan kennisontwikkeling en kennisdeling. De Politieacademie had daartoe in 2001 een eigen kennisbankfunctie ontwikkeld. Hein van der Schoot, manager Kennisveredeling directie Onderzoek Kennis & Ontwikkeling: "We zijn continu bezig een verbinding te leggen tussen wetenschap/politiekunde en praktijk. Vragen die uit de praktijk voortkomen vormen vaak de inzet van onderzoek. In de loop der jaren is zo een kennisbank ontstaan met daarin zo'n kennispagina's. In feite een database vol praktische en politiekundige kennis met ervaring van politiemensen, juridische informatie, kennisgerelateerde applicaties en andere informatie. De waarde van de database is groot, temeer daar de politie de opgeslagen kennis gebruikt bij haar dagelijkse werkzaamheden." Michel Mussche, systeemontwikkelaar bij de afdeling Webmanagement van de directie Onderzoek, Kennis & Ontwikkeling: "Dit informatiesysteem was gebouwd op het Visual Basic platform met vele VB objects. Al met al is het systeem 6 à 7 jaar operationeel geweest als digitale kennisbank waarin politiekundige kennis toegankelijk werd gemaakt."

2 Eisen - professioneel kennisplatform voor opleidingsdoeleinden en samenwerking - verzamelen van alle aanwezige kennis in één kennisbank - kennis gemakkelijk toegankelijk maken De oude kennisbank voldeed echter niet meer. Hein van der Schoot: "Een sterk veranderende samenleving stelt steeds hogere eisen aan de kennisontwikkeling binnen de politieorganisatie. Het oude systeem schoot tekort op het gebied van kennismanagement en kennisdeling, terwijl er binnen de Politieacademie juist steeds meer behoefte ontstond aan een portalomgeving voor samenwerking en mogelijkheden om met reeds verworven én nieuwe kennis om te gaan." Voordelen - ontsluiting van portals leidt tot open informatiecultuur en betere kennisopbouw - samenwerkingsvormen gemakkelijk te realiseren, ook bovenregionaal - versnelde kennisontwikkeling en deling Kiezen voor SharePoint Server Van der Schoot: "De oude kennisbank was erg instrumenteel en onvoldoende gefocust op politiekundig handelen. De kennisobjecten werden bijna websites op zich omdat we onvoldoende konden koppelen met andere systemen en het internet. Het gevolg was dat relevante kennis uit andere omgevingen met knippen en plakken in de kennisbank werd overgenomen. Kortom, het oude door ons zelf ontwikkelde systeem voldeed niet meer, mede omdat het niet de mogelijkheid bood om gebruikers interactief een bijdrage te laten leveren aan de kennisbank of te reageren op bestaande content." Michel Musse: "Eind 2006 is onderzocht of in de markt een Content Management Systeem was dat ons kennismodel ondersteunt. Het bleek al snel dat een CMS te beperkt is voor hetgeen wij voor ogen hadden. De conclusie was dat voor een rijk platform gekozen moest worden dat niet alleen het kennismodel kan ondersteunen, maar de gehele keten van kenniscreatie. Er is gekeken naar de platformen van Oracle, IBM en Microsoft. De gedachte achter Microsoft Sharepoint Server 2007 paste perfect. Veel van de door ons verlangde functionaliteiten haal je standaard 'out of the box', terwijl je zelf gemakkelijk nog allerlei functionaliteiten kunt toevoegen." Een andere eis betrof de mogelijkheid om virtuele kantoren te creëren, waar politiemedewerkers met elkaar kunnen samenwerken. Deze behoefte bestond vooral bij bovenregionale groepen en binnen het onderwijs. Het was vooral op dit punt van samenwerking dat andere CMS-systemen in vergelijking met Microsoft SharePoint Server het onderspit moesten delven.

3 Product - Microsoft SharePoint Server 2007 Uitrol Begin 2007 is gestart met het programma om de PolitieKennisBank vorm te geven in Sharepoint. Hierbij is deskundigheid van Winvision ingehuurd omdat de academie nog onvoldoende kennis had over wat er onder de motorkap van SharePoint zat. Tegelijkertijd heeft Webmanagement de huisstijl en de 'virtuele kantoren' in de SharePoint omgeving ingericht. "Het initatief voor een virtueel kantoor komt vanuit de behoeften in het werkveld. Dat wordt niet van bovenaf opgelegd. In korte tijd zijn er al 280 virtuele kantoren ingericht, waar in teamverband kan worden samengewerkt. Ik ben ervan overtuigd dat deze gezamenlijke werkwijze tot 'kenniscreatie' leidt." Hein van der Schoot, Manager directie Onderzoek, Kennis & Ontwikkeling Om het kennismodel in SharePoint te ontwikkelen is veel onderzoek gedaan door de ontwikkelaars. Hierbij is gebruik gemaakt van de diverse communities op het internet. In het begin was er nog weinig te vinden maar gaande het traject is de collectieve kennis over SharePoint steeds meer geworden. In april 2009 is de nieuw ontwikkelde PolitieKennisBank aan de PolitieKennisNet portal toegevoegd. Sinds die tijd is deze ontwikkeling verder getuned en zijn ook beslissingen die in het begin zijn genomen opnieuw bekeken met de kennis die in anderhalf jaar is opgebouwd. Dit heeft opgeleverd dat de PolitieKennisBank nu qua structuur beter aansluit bij SharePoint, wat van belang is bij een eventuele update naar SharePoint Server Door in het ontwikkeltraject de eigen ontwikkelaars aan te vullen met externe deskundigheid van Winvision is Webmanagement nu in staat de verdere doorontwikkeling van PolitieKennisNet zelf uit te voeren. De vereiste kennis is nu binnen de organisatie aanwezig. Naast de ontwikkeling van de PolitieKennisBank en de inrichting van PolitieKennisNet is door de redactie van de afdeling Kennisveredeling in samenwerking met de Kennismakelaars en hun redactieteams een slag gemaakt om de oude content te herschrijven volgens de nieuwe criteria voor politiekundige kennis. Gezien het aantal van 1300 Kennisobjecten in de oude situatie, die soms opgedeeld en soms samengevoegd dienden te worden naar 1100 nieuwe Kennisinfotype, geen geringe klus. OPLOSSING Het nieuwe PolitieKennisNet (PKN) is een portal, welke met Microsoft SharePoint Server werd gebouwd. Alle informatie uit de bestaande kennisbank werd erin

4 Meer informatie - Microsoft - WinVision - Politieacademie opgenomen, plus een groot aantal andere functies en koppelingen naar andere databronnen. In het nieuwe PKN dat afgelopen zomer live ging wordt nu een veel uitgebreider pakket van diensten en producten aangeboden. Voordelen De doelgroep van het PKN bestaat uit ruim politiemensen; ook niet-geüniformeerde collega s en partners uit de veiligheidsketen, waaronder de FIOD, ECD, AIVD, de Koninklijke Marechaussee en het Openbaar Ministerie hebben toegang tot het PKN. De SharePoint omgeving van het PKN heeft een zodanige structuur dat alle geautoriseerde gebruikers - op alle niveaus - alle relevante kennis en informatie kunnen vinden. Niet alleen snel, maar ook volledig. De politiekundige kennis wordt namelijk gevalideerd zodat de gebruiker weet dat deze betrouwbaar, actueel en toepasbaar is. Van der Schoot: "De kracht zit in de modellering volgens infotypen (tabbladen) en de inrichting van de infotypen conform de I-map methode. Kort en krachtig. Daarbij wordt gebruik gemaakt van stap handeling- en als/dan-tabellen. Alle 1100 Kennisinfotypen hebben een gelijk model waarbij de ingang altijd het infotype 'werkinstructie' (handelen) is. De andere infotypen zijn: werkproces, beleid, wet en regelgeving, praktijkervaring, toelichting en onderwijs." "De 'virtuele kantoren' konden we vrij gemakkelijk met de standaard communityfunctionaliteiten van Microsoft SharePoint Server bouwen. Ze zijn vrijwel 'out of the box' geïmplementeerd." Michel Mussche, systeemontwikkelaar bij de afdeling Webmanagement van de Directie Onderzoek, Kennis & Ontwikkeling Wat betreft de eis van interactie legt Van der Schoot uit dat gebruikers reacties kunnen plaatsen bij de reeds opgeslagen kennis. "Om dat in goede banen te leiden hebben we een soort dynamische schil om de kennisbank heen gebouwd. Gebruikers moeten zich binnen die schil aan enkele gedragsregels houden, maar het zelfcorrigerend vermogen van het systeem is zó groot, dat er van informatievervuiling nauwelijks sprake is." Virtuele kantoren Ook nieuw in het PKN zijn de zogeheten communities. Dit zijn virtuele kantoren waarin men met elkaar kan samenwerken. Deze behoefte bestond vooral bij bovenregionale groepen en binnen het onderwijs. Michel Mussche: "Deze virtuele kantoren konden we vrij gemakkelijk met de standaard communityfunctionaliteiten van Microsoft SharePoint Server bouwen. Ze zijn vrijwel 'out of the box' geïmplementeerd." De Politieacademie heeft een aantal vaste formats waarmee gebruikers hun virtuele kantoor kunnen inrichten. Van der Schoot: "Afgezien van een korte introductie en enige

5 technische ondersteuning is het virtuele kantoor volledig van de groep. Deze bestaat uit een 'eigenaar', een moderator uit de samenwerkingsgroep en de uitgenodigde communitymembers. Inmiddels zijn er al zo'n 280 actieve communities: expertgroepen, beleidsgroepen, innovatieclubs, iedereen kan een virtueel kantoor vormen. Dat wordt niet van bovenaf opgelegd, het initiatief voor een virtueel kantoor komt echt vanuit de eigen behoeften in het werkveld. Ik ben ervan overtuigd dat deze gezamenlijke werkwijze tot 'kenniscreatie' leidt." Zoekt een politiefunctionaris relevante documenten over bijvoorbeeld 'het veilig stellen van sporen' dan kan hij die vinden in de geïntegreerde kennisbank. Bij het aangetroffen onderwerp worden tevens eventuele protocoldocumenten en hulpformulieren gepresenteerd, alsmede informatie uit andere bronnen. Bijvoorbeeld beeldmateriaal en boeken over het desbetreffende onderwerp uit de Mediatheek, die aan de SharePointomgeving gekoppeld is. De Mediatheek van de Politieacademie is het expertisecentrum voor informatiebemiddeling op het gebied van politiekunde en ondersteunt de onderwijs- en kennisfunctie van de Politieacademie. TOEKOMST Het accent van het PKN heeft vooral gelegen op het beter kunnen samenwerken en de interactie in het verzamelen, vastleggen en delen van politiekennis. De komende tijd zal de nieuwe portal ook op het gebied van Kennis en Onderwijs verder worden ontwikkeld. Zo loopt er al een project om de 27 regionale intranetsites met het PKN te integreren. Michel Musscher: "Omdat pagina's met een sterk regionaal karakter minder relevant zijn voor medewerkers uit andere regio's, gaan we personificatiemogelijkheden toevoegen. Met de MySite functionaliteit van Microsoft SharePoint Server is dat eenvoudig te doen." Voor de nabije toekomst zijn er nog wel meer wensen. Hein van der Schoot: "We willen online kunnen zien wie er binnen de samenwerkingsruimte met hetzelfde onderwerp bezig is. Ook willen we een koppeling tussen de virtuele kantoren en de kennisbank, zodat communities direct bijdragen kunnen leveren aan de kennisbank. Verder willen we het PKN ontsluiten voor mobiele apparatuur. Het Microsoft platform biedt daarvoor allerlei voorzieningen, zodat dergelijke functionaliteiten met relatief weinig moeite gerealiseerd kunnen worden." Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP