Microsoft Excel. It s all about Excel - VBA

Transcriptie

1 X Microsoft Excel Stap in de wereld van Visual Basic for Applications (VBA) binnen het Microsoft Office programma Excel. Leer hoe deze programmeertaal precies in elkaar zit en hoe u deze in de dagelijkse praktijk kunt toepassen. Op deze manier kunnen tijdrovende klussen worden verkort en verkleint u tevens de kans op fouten die gemaakt kunnen worden bij data invoer of data analyse. VBA - Visual Basic for Applications Toepassing van VBA binnen Microsoft Excel VBA is een programmeertaal die binnen ieder onderdeel van het Microsoft Office pakket kan worden gebruikt. De taal is afgeleid van het meer bekende Visual Basic (VB) en kent daarmee veel overeenkomsten. VBA is een relatief eenvoudige programmeertaal met een duidelijke opbouw. Wat kunt u doen met VBA? Binnen ieder onderdeel van Microsoft Office heeft VBA zijn eigen mogelijkheden. Kort samengevat geldt; wat met de standaard opties binnen een programma niet mogelijk is, kan met VBA worden gerealiseerd. Creëren van custom functies Creëren van data entry formulieren met geavanceerde gegevensvalidatie Automatiseren van terugkerende analyses en rapportages Grondig analyseren van data Elimineren van repeterende handelingen Slimme netwerk koppelingen maken om snel informatie te kunnen openen

2 Wat zijn de voordelen? Wanneer VBA wordt toegepast als oplossing brengt dat minstens 1 van de 3 onderstaande voordelen met zich mee; Tijdsbesparing Vermindering van foutgevoeligheid Creëren van mogelijkheden die voorheen buiten bereik lagen vanwege het bewerkelijke karakter Vaak is het zo dat de medewerkers die dag in dag uit dezelfde taken uitvoeren best weten hoe het een en ander eenvoudiger, sneller of slimmer zou kunnen. Daarbij kennen ze ook de uitzonderingen en randvoorwaarden. Om deze ideeën om te zetten naar realiteit zijn de juiste middelen nodig en daar zit het probleem. Omdat het vaak om sub optimalisaties gaat of zaken die betrekking hebben op slechts enkele medewerkers is het meestal te duur en omslachtig om deze ideeën te verwerken in de bestaande hoofdapplicaties (CRM -, ERP -, IM systeem etc.). Kennis van VBA biedt in deze gevallen uitkomst omdat de gebruiker dan zelf in the driver seat zit en zijn eigen oplossing kan creëren. Voor oplossingen in VBA is geen extra software nodig omdat het al geïntegreerd is binnen het Microsoft Office pakket. Een ander groot voordeel is het feit dat VBA een scripting taal is. Dit houdt in dat de programmacode toegankelijk en leesbaar blijft. Daarmee is een oplossing in VBA extreem open en flexibel en kan deze tijdens het ontwikkel proces gaandeweg worden aangepast en uitgebreid door de gebruiker zelf! Dit is ook nodig omdat dergelijke oplossingen vaak vanuit de praktijk ontstaan en in eerste instantie het hoofdprobleem zullen aanpakken. Eenmaal in gebruik zullen er nieuwe ideeën en uitbreidingen ontstaan die eenvoudig kunnen worden toegevoegd. Wanneer een dergelijke oplossing meteen in een robuustere en/of definitievere vorm wordt gerealiseerd (zoals in de vorm van een standalone applicatie of integratie binnen bestaande systemen) is het achteraf veel moeilijker om aanpassingen of uitbreidingen door te voeren. Wat kunt u niet doen met VBA? Dit is een lastige vraag. De mogelijkheden zijn namelijk bijna eindeloos. Middels formulieren en VBA functies kunnen bijna alle ideeën worden verwezenlijkt. Zelfs voor zaken waarvoor het oorspronkelijke programma nooit bedoeld was. De vraag is wel, wat is verstandig om te doen met VBA en wat niet? Er zijn namelijk toch een paar valkuilen. Wanneer er systemen worden gebouwd in Excel die gaan lijken op complete database systemen moet de afweging worden gemaakt of Excel in de basis wel het juiste programma is. Wanneer er systemen worden opgezet waarmee talloze gebruikers gelijktijdig moeten werken moet wederom dezelfde vraag worden gesteld. Een andere valkuil is eigenlijk gelijk aan het grootste voordeel, de gebruiker creëert zijn eigen

3 oplossing in VBA en is daarmee de enige kennis houder van de oplossing. Een juist VBA-project proces loopt als volgt: 1. een gebruiker creëert een eigen oplossing en verkent daarmee de mogelijkheden. 2. Na een bepaalde periode moet worden afgewogen of de oplossing door alleen de ontwikkelaar wordt gebruikt of door meerdere mensen. 3. Er moet worden afgewogen in hoeverre de bedrijfsprocessen afhankelijk zijn (geworden) van de oplossing. 4. Op basis van de antwoorden op voorgaande vragen moeten bepaalde acties genomen worden. Of de kennis wordt uitgebreid over meerdere mensen in combinatie met voldoende documentatie óf de oplossing wordt omgezet in een robuustere uitvoering door uitbesteding aan een interne IT-afdeling of extern bedrijf. Wie kan leren programmeren met VBA? Leren werken met VBA vereist enig niveau en is zeker niet voor iedereen binnen bereik. Ook is een gedegen basiskennis van Microsoft Excel noodzakelijk. Wanneer u op het niveau zit dat u binnen Microsoft Excel kunt werken met macro s en vaak een vraagbaak bent voor andere gebruikers, dan kunt u ervan uitgaan dat deze training voor u geschikt is. Iedereen kent Microsoft Excel wel en wanneer u de meeste mensen vraagt: kun je goed werken met Excel? zal het antwoord over het algemeen zijn ja, ik kan er prima mee overweg. Maar wie kent nu echt de ins en outs van Excel? Programmeren en meer Tijdens de training zult u niet alleen de beginselen van het programmeren leren maar ook op welke manier een oplossing in VBA vormgegeven moet worden. Waar moet u aan denken? Wie gaat de oplossing gebruiken? Welke opties moeten binnen de oplossing te gebruiken zijn? Hoe zorgt u ervoor dat de oplossing te gebruiken is door de mensen die u voor ogen heeft? Dit zijn allemaal vragen waar in de training ook aandacht aan besteed wordt. Na de training Zoals eerder gezegd is de praktijkervaring het belangrijkste. Om ervoor te zorgen dat u ook na het afronden van de training uzelf verder kunt ontwikkelen krijgt u de meest belangrijke informatie mee naar huis in de vorm van: QuickCharts: Dit zijn beknopte overzichten per onderwerp zodat u ten alle tijden kunt teruggrijpen op deze basis. Codebase: Dit is een Excel file die door Office-DTC is ontwikkeld en bevat honderden stukjes voorbeeld VBA code die u kunt bekijken en vrij kunt implementeren in uw toekomstige VBA oplossingen. Iedere oplossing heeft specifieke elementen nodig die u misschien nog niet eerder hebt gebruikt of misschien nog niet kent. De Codebase dient dus niet alleen als naslagwerk, maar ook als voorbeeld voor nieuwe projecten.

4 Thema's van het trainingsprogramma: 1. Algemene introductie In dit onderdeel wordt uitgelegd wat de mogelijkheden zijn van programmeren binnen Excel alsmede wat meer algemene zaken zoals het trainingsconcept, indeling van het programma en het doorlopen van macro s. 2. VBA introductie Dit onderdeel behandelt de onderdelen van een VBA project en de VBA Editor Interface. 3. Trainingstools Het instellen van de werkomgeving. Het bekend worden met de verschillende hulpmiddelen die nodig zijn tijdens de training en tijdens het gebruik van de VBA Editor. 4. Microsoft Excel Object Model De werking en opbouw van het Microsoft Excel Object Model. Dit model vormt de basis van alle eigenschappen, gebeurtenissen en methoden van alle Microsoft Excel Objecten. 5. Navigeren door de werkmap Bij normaal gebruik van Excel is het goed kunnen navigeren binnen een werkmap essentieel. Het ophalen van gegevens uit bepaalde werkbladen en het maken van selecties zijn in principe basishandelingen. Deze handelingen moet u echter ook beheersen in de vorm van VBA code. 6. Simpele variabelen Binnen VBA zijn er, net zoals in andere programmeertalen, verschillende manieren om gegevens te bewaren. Een variabele kan gebruikt worden om waarden van een bepaald type (tijdelijk) op te slaan. 7. Beslissingsstructuren Met beslissingsstructuren kunt u een specifieke instructie uitvoeren afhankelijk van een voorwaarde. Voorbeelden van een beslissingsstructuur zijn: If...Then...Else en Select Case 8. Loops Lussen (of loops) zijn een van de meest bruikbare technieken binnen het programmeren. U kunt hiermee door allerlei gegevens en/of objecten heen lopen aan de hand van bepaalde voorwaarden. Het toepassen van loops voorkomt herhalende stukken code. 9. Complexe variabelen Naast de reguliere variabelen zoals besproken in Simpele variabelen bestaat er ook een groep complexe variabelen. Hieronder verstaan we variabelen die meer dan 1 waarde bevatten. Voorbeelden van complexe variabelen zijn Arrays, Collections en Dictionaries. 10. Userforms & Controls Userforms (formulieren) zijn een handige manier om met de gebruiker te communiceren en deze gegevens in te laten voeren. 11. VBA functies Uitleg over de verschillende VBA functies die u kunt toepassen. 12. Error handling Tijdens het uitvoeren van programmacode kunnen er fouten optreden. Tijdens het schrijven van de programmacode kunt u rekening houden met het afhandelen van bepaalde fouten voor het geval deze optreden. 13. Locaties van procedures Locaties van de procedures binnen een VBA project kunnen de werking hiervan beïnvloeden. Het is daarom belangrijk om hier rekening mee te houden bij het ontwerpen en samenstellen van uw procedures. Hierboven staan verschillende thema s die behandeld zullen worden. De inhoud van de training beperkt zich niet tot bovenstaande thema s. De meeste content zal beschikbaar zijn in de vorm van praktijkvoorbeelden (Cases).

5 Onze modulaire trainingsopbouw Wanneer u ervoor kiest om bij Office-DTC te leren werken met VBA in Excel zult u merken dat we veel nadruk leggen op de praktijk. Het is namelijk zo dat alleen door het zelf te doen u echt iets leert. Vanuit de kennisdatabase van Office-DTC worden uit honderden artikelen, taken en cases selecties gemaakt die uiteindelijk de training vormen. Wilt u graag meer weten over dit unieke trainingsconcept? Kijk dan bij de informatie hieronder. Naast het leren van een bepaalde basis zullen we ook op individueel niveau ingaan op uw specifieke interesses. Dit doen we door gebruik te maken van onze modulaire trainingsopbouw. Op die manier is iedere training uniek samengesteld op basis van de interesses en wensen van de deelnemer. trainingsconcept Trainingsmogelijkheden en kosten: Max. aantal personen Tijdsbesteding Kosten 1 in overleg op aanvraag 8 3 dagen excl. BTW In-company training 8 in overleg op aanvraag Beschikbare versies: Microsoft Excel Voor informatie over trainingen kunt u contact met ons opnemen info@office-dtc.com www Office-DTC.com