Seneca B.V. Elektronicaweg XG Delft Nederland T +31(0) F +31(0) E info@smartsite.nl I

Transcriptie

1 Seneca B.V. Elektronicaweg XG Delft Nederland T +31(0) F +31(0) E info@smartsite.nl I Whitepaper Content in cascade De plaats van het content management systeem Smartsite ixperion in een informatiearchitectuur met documentgebaseerde informatiecreatie en publicatie naar meerdere doelgroepen en kanalen Seneca B.V. All rights reserved

2 Content in cascade Het cascademodel, grafisch herkenbaar in de Trevifontein in Rome, is ook van toepassing op het ontstaan en de verspreiding van informatie in diverse typen organisaties. Onderstaand voorbeeld wil duidelijk maken wat het cascademodel inhoudt. Als voorbeeld organisatie wordt een Nederlandse gemeente gekozen. Het geschetste proces is een aanmerkelijke vereenvoudiging van de werkelijkheid. In het proces van beleidsvorming zijn interne of externe prikkels of doelstellingen aanleiding tot het schrijven van een concept beleidsnota. Deze wordt in een commissie besproken en vastgesteld. Op enig moment wordt de nota voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders en aan de gemeenteraad. Als deze instemt wordt de nota tot een formeel beleidsdocument, dat kan worden gepubliceerd als besluit, beschikking, vergunning et cetera. Daarnaast zal een dergelijk besluit leiden tot formele mededelingen, meldingen en persberichten. Ook werkinstructies en vraag/antwoordcombinaties voor het klantcontactcentrum moeten worden gemaakt. Figuur 1. De Trevifontein in Rome Van besloten naar publiek De context waarin de informatie ontstaat, is in eerste instantie besloten: beleidsmedewerkers en interne commissies zorgen voor de totstandkoming van de concept beleidsnota. De griffie zorgt ervoor dat dit document door de besluitvormingsketen van college en raad wordt geleid; er is nu sprake van beperkte circulatie (en van amendementen). Na het raadsbesluit wordt de nota gepubliceerd en zowel interne als externe afgeleide documenten worden gecreëerd. PRIKKEL TOELICHTING BESLUIT CONCEPT NOTA VOORSTEL WERK- INSTRUCTIE PUBLICATIE Figuur 2. Vereenvoudigde visie op informatie- ANTWOORD VAC PERBERICHT ontwikkeling in de keten 2 of Seneca B.V. All rights reserved

3 Brondocument en afgeleide documenten Aanvankelijk is de informatie in een document gevat, dat meestal wordt beheerd middels een documentmanagementsysteem. Dit document wordt aan geautoriseerde medewerkers aangeboden via het DMS of een workgroup tool, zoals Microsoft Sharepoint Portal Server. Ook alle reacties en mutaties worden verwerkt in het betreffende document (Collaboration). Versiebeheer en workflow (statusbeheer van documenten; goedkeuringsprocessen) van het DMS spelen in dit proces een grote rol. Vanaf het moment dat documenten worden gedistribueerd en gepubliceerd naar (besloten) doelgroepen binnen en buiten de eigen organisatie zal het primaire vehikel internet zijn. Een besloten website met raadsinformatie (RIS, raadsinformatiesysteem) biedt raadsleden toegang tot deze mogelijk (nog) vertrouwelijke informatie. Na de besluitvorming worden de documenten via een openbare website voor bestuurlijke informatie (BIS, bestuurlijke informatiesysteem) gepubliceerd. Op de publieke website van de gemeente wordt een persbericht gepbliceerd, dat verwijst naar het volledige document in het BIS. Datzelfde bericht wordt vanzelfsprekend (en eventueel met meer details) gepubli ceerd in het bedrijfsbrede intranet. Medewerkers van het KCC ontwikkelen op basis van het besluit een aantal vraag/antwoordcombinaties en voegen deze toe aan het klantcontactsysteem (KCS). Deze systemen (RIS, BIS, KCS, publieke website, intranet) worden aangedreven door een contentmanagementsysteem (CMS). Binnen een CMS kan specifieke content gecreëerd en beheerd worden (denk aan persberichten, vraag/antwoordcombinaties, profielpagina s van leden van het college en van de raad, actuele informatie voor burgers of medewerkers, et cetera). INTERN BESLOTEN PUBLIEK DMS RIS BIS KCS Figuur 3. Verschillende publicatiezones INTRANET INTERNETSITE De verschillende omgevingen kunnen worden geplaatst in een drietal publicatiezones: intern, besloten, publiek. Dit zijn als het ware de drie plateaus van de Trevifontein. De informatie ontstaat op het eerste plateau en stroomt vervolgens over naar het tweede en derde plateau. 3 of Seneca B.V. All rights reserved

4 INTERN BESLOTEN PUBLIEK DMS CONTENT MANAGEMENT SYSTEEM CREËREN VAN SPECIFIEKE INFORMATIE VOOR INTRANET, PUBLICEREN VAN RIS, KCS CONTENT MANAGEMENT SYSTEEM CREËREN VAN SPECIFIEKE INFORMATIE VOOR INTERNET EN PUBLICEREN VAN BESTUURLIJKE INFORMATIE Figuur 4. Systemen in de informatiezones Koppelstandaarden en -methoden Voor de koppeling tussen documentmanagement- en contentmanagementsystemen is de open CMIS-standaard momenteel nog in ontwikkeling. Seneca heeft de intentie uitgesproken deze standaard in Smartsite te gaan ondersteunen. Seneca richt koppelingen tussen DMS en het Smartsite CMS veelal in op basis van Webservices; het DMS biedt dan te publiceren informatie via Webservices aan. Smartsite leest deze documenten in. Een webredacteur kan eventueel nog bepaalde publicatiekenmerken, die in het DMS niet bekend zijn, toevoegen. Het document wordt door de Smartsite Search oplossing geïndexeerd en wordt daarnaast mogelijk via dynamische navigatiestructuren ontsloten. Koppelingen zijn op dergelijke wijze gerealiseerd met Hummingbird, Decos, Verseon en andere documentmanagementsystemen. Op dezelfde wijze kan de koppeling tussen collaboration tools, zoals Sharepoint, en Smartsite worden ingericht. INTERN BESLOTEN PUBLIEK HUMMINGBIRD DECOS, VERSEON SHAREPOINT SMARTSITE ixperion CMS INTERNE PUBLICATIE ENGINE VOOR RIS, INTRANET EN KCS SMARTSITE ixperion EXTERNE PUBLICATIE ENGINE VOOR BIS EN INTERNET Figuur 5. Smartsite in de informatiezones Johan Blok Delft, 24 augustus of Seneca B.V. All rights reserved

5 Het auteursrecht voor de - in de figuren gebruikte - afbeeldingen ligt bij de rechtmatige eigenaar. Smartsite ixperion is een product van Seneca B.V. in Delft. Smartsite ixperion is het schaalbare, robuuste en uiterst dynamische content management systeem dat al vele jaren bekend staat vanwege de open architectuur en de ondersteuning van open standaarden. Smartsite ixperion is gebouwd op basis van de modernste technieken en is vanzelfsprekend volledig XML-driven. Smartsite ixperion vertegenwoordigt meer dan tien jaar ervaring die Seneca in de Benelux heeft opgebouwd rond content management bij middelgrote en grote organisaties in onder meer de profit sector, bij overheden, in de woon- en zorgsectoren, bij opleidingsinstituten en bij leden- en belangenorganisaties. Voor meer informatie: Seneca B.V. Elektronicaweg XG Delft Nederland T +31(0) F +31(0) E info@smartsite.nl I , Seneca B.V.