Heeft uw corporatie alle relevante en up to date gegevens beschikbaar waar en wanneer medewerkers dat willen?

Transcriptie

1 Whitepaper SharePoint Heeft uw corporatie alle relevante en up to date gegevens beschikbaar waar en wanneer medewerkers dat willen? HC&H Consultants B.V. De Veldoven GR Hendrik Ido Ambacht T F info@hcenh.nl

2 Copyright 2013, HC&H Consultants Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van HC&H Consultants. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 2

3 Heeft uw corporatie alle relevante en up to date gegevens beschikbaar waar en wanneer medewerkers dat willen? Hoe wordt binnen uw organisatie informatie gedeeld? Hoe staat het met digitale samenwerking? Is SharePoint een oplossing voor uw organisatie? De hedendaagse ontwikkelingen op het gebied van organisatie en technologie maken dat er binnen corporaties op andere manieren (samen)gewerkt wordt. Digitaal samenwerken en mobiel werken met gebruik van o.a. tablets zijn hier voorbeelden van die leiden tot een enorme groei aan gegevens. Deze ontwikkelingen maken dat het ontsluiten van informatie voor en door medewerkers in een nieuw daglicht komen te staan. Gegevens betreffende bezit (verhuur en onderhoud), klanten en financiën worden in bedrijfsinformatiesystemen vastgelegd waarbij het beheer veelal georganiseerd is, al dan niet afgedwongen door het bedrijfsinformatiesysteem. Voor het overgrote deel van gegevens binnen de organisatie is het beheer echter slechter geregeld: documenten, s, kennis en afbeeldingen worden vaak verspreid opgeslagen in verschillende systemen zoals bestand servers, programma s, document management systemen of zelfs in de hoofden van medewerkers. Het beheer is beperkt georganiseerd, waardoor het terugvinden van informatie een lastig en tijdrovend karwei wordt. Wellicht spelen in uw organisatie ook de volgende vragen: Wat is de meest actuele versie? Wat is de status van het document? Welke afspraken zijn nu gemaakt? Is uw mailbox ook uw persoonlijk archief? Diverse leveranciers leveren oplossingen die kunnen helpen orde te brengen in de chaos aan gegevens. Denk hierbij aan IBM, OpenText, Oracle, etc. Binnen de corporatiebranche zien we echter dat leveranciers zich steeds meer richten op Microsoft platformen als Navision en AX. Hierbij wordt steeds meer SharePoint gebruikt als verlenging van de ERP oplossingen. Maar ook aanbieders van document en content managementsystemen voor woningcorporaties maken veelal gebruik van SharePoint voor hun producten. Gezien deze ontwikkeling willen SharePoint in deze whitepaper graag voorstellen als toekomstbestendige oplossing voor informatiebeheer in de bewegende corporatiebranche, waarbij niet moet worden gesteld dat dit de enige mogelijke oplossingsrichting is. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 3

4 SharePoint als totaaloplossing SharePoint biedt zeer diverse mogelijkheden, van kleinschalige inzet op een enkel onderdeel tot organisatiebreed informatiesysteem. Het kan bijvoorbeeld dienen als een losstaand document management systeem of intranet, maar ook als een centraal webportaal waarmee de medewerker alle informatie kan opzoeken. Hiermee wordt informatie die beheerd wordt in SharePoint (veelal ongestructureerde informatie zoals documenten) gecombineerd met informatie uit andere bronnen (veelal gestructureerde informatie uit ERP toepassingen). Deze ontsluiting van verschillende informatiebronnen vereist helderheid in de onderlinge samenhang en de bijbehorende context. Hierbij hoort ook de relatie met het proces; het moet immers de processen optimaal ondersteunen. Om SharePoint beter te kunnen begrijpen, heeft HC&H SharePoint opgedeeld in een aantal functionele thema s. Deze functionele thema s kunnen in zijn geheel worden opgepakt, maar ze kunnen ook los van elkaar geïmplementeerd worden. Informeren Kennis delen Samenwerken Papieronafhankelijk werken Personalisatie Processen Binnen deze functionele thema s zijn een aantal functionaliteiten die ingezet kunnen worden. Voordat je SharePoint inzet, kun je hiermee bepalen aan welke thema s er behoefte is en welke functionaliteiten daarmee gewenst zijn. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 4

5 Wat is SharePoint? SharePoint kan het beste gezien worden als een technisch platform van Microsoft dat beschikt over een aantal standaard functionaliteiten die als standaard oplossing geïmplementeerd kunnen worden. Waar de inzet van SharePoint voorheen beperkt bleef tot intranet functionaliteiten, wordt het tegenwoordig steeds breder ingezet voor allerlei toepassingen; van een volwaardig DMS (document management systeem) tot een samenwerkings, kennis of rapportagesysteem. Inmiddels staat de nieuwste versie, SharePoint 2013, klaar om begin 2013 gelanceerd te worden. Op basis van SharePoint zijn door verschillende leveranciers al oplossingen ontwikkeld zoals: CMS voor intranet en internet, document management systemen, projectportals, samenwerkingsportals, digitaal vergaderen met gebruik van tablets, kennissysteem, etc. Aanbevelingen bij de inzet van SharePoint In het verleden zijn diverse SharePoint pilots gestart met de verwachting dat dit dé oplossing zou zijn. Out of the box biedt het bepaalde functionaliteiten die immers direct gebruikt kunnen worden. Resultaat van dergelijke pilots is helaas vaak dat SharePoint het ontsluiten van informatie alleen nog maar complexer heeft gemaakt, waarbij SharePoint vaak als de schuldige gezien wordt. Op basis van onze ervaringen met SharePoint komen wij tot de volgende aanbevelingen: 1 Bepaal vooraf de scope Door de diversiteit aan mogelijkheden en de laagdrempeligheid om SharePoint te installeren en daarmee te implementeren, is een valkuil om SharePoint dan ook vanuit die technologische insteek te implementeren. Belangrijk is om eerst helder te krijgen welke behoeften c.q. knelpunten er daadwerkelijk binnen de organisatie zijn en daarna pas te kijken of (en hoe) SharePoint hierin een oplossing kan bieden. Hiermee wordt eerst helder wat de nut en noodzaak is voor de implementatie van SharePoint en kan ook de scope voor de korte en langere termijn worden bepaald. 2 Zorg voor fasering Zowel een voordeel als nadeel is dat SharePoint een flexibele technische oplossing is; ontwikkelen van maatwerk kan snel plaatsvinden met alle gevaren van dien. Ander aandachtspunt is dat bepaalde functionele thema s, zoals digitaal samenwerken en digitalisering van processen, een grote impact op de organisatie hebben; zowel op de bestaande werkwijzen als op de cultuur. Ook om deze reden is het advies om de inzet van SharePoint gefaseerd aan te pakken. We zien vaak dat eerst gestart wordt met de functionele thema s Informeren en Kennis delen. Zodra de organisatie gewend is aan het gebruik van SharePoint, kan overgegaan worden tot bijvoorbeeld het digitaal samenwerken. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 5

6 3 Maak het procesgericht Traditioneel worden (intranet) omgevingen ingericht op basis van een afdelingsstructuur waarbij ook de bijbehorende autorisaties worden ingericht. Processen, projecten en teams overstijgen echter vaak afdelingen. Aangezien SharePoint een samenwerkingsplatform is, is het belangrijk om de inrichting vanuit die gedachte in te steken. Naast alleen een afdelingsgerichte insteek onstaan ook proces, project en teampagina s waarop informatie over en van het betreffende proces en project gedeeld wordt. Naast een procesgerichte site structuur, is ook de inrichting van taxonomie (metadata) een must. Denk hierbij aan trefwoorden die proces en onderwerp gerelateerd zijn en niet afdelingsgerelateerd. Een proces gaat immers vaak over afdelingen heen. Daarnaast wordt ook vaak gezocht naar informatie die in andere processen, projecten of afdelingen gecreëerd wordt. Vooral dit vormt vaak een knelpunt. Door een procesgerichte insteek, wordt de samenwerking tussen afdelingen verbeterd; informatie moet immers gedeeld worden. Daarnaast is een procesgerichte inrichting ook toekomstvaster dan een afdelingsgerichte inrichting. Fusies en reorganisaties komen namelijk nog regelmatig voor. 4 Maak het aantrekkelijk Standaard komt SharePoint over als een oplossing dat erg veel teksten en hyperlinks presenteert op de verschillende pagina s. Hierdoor kan dit vaak saai en onoverzichtelijk aanvoelen en niet direct uitnodigen om te gebruiken. Belangrijk is om een SharePoint als intranet aantrekkelijk te maken. Dit moet gerealiseerd worden door bepaalde content meer visueel te presenteren; het gebruik maken van bijvoorbeeld afbeeldingen of video s zorgt al voor wat meer aantrekkelijkheid. Maar let op: less is more. Bij het Nieuwe Werken wordt de scheidslijn tussen zakelijk en privé steeds kleiner. Hierop zou SharePoint ingericht kunnen worden. Voeg bijvoorbeeld functionaliteiten toe die leuk zijn en niet per definitie direct met het werk te maken hebben, bijvoorbeeld een prikbord waarop iedereen niet zakelijk meldingen kan plaatsen of een relatie met social media sites zoals Facebook en Twitter. Denk hierbij ook aan de toekomst; de generatie medewerkers die gaat komen, maakt ook anders gebruik van internet dan de huidige generaties en stelt dus ook andere eisen. 5 Maak het persoonlijk Traditioneel wordt intranet vaak centraal beheerd, informatie door een beperkt aantal medewerkers geplaatst en de site structuur vooraf bepaald. Naast het centraal bepalen van welke informatie getoond wordt op een site, is een andere mogelijkheid om de eindgebruiker zelf te laten kiezen welke informatie deze getoond wil hebben. Voorbeelden zijn het zelf laten instellen van welke nieuwsberichten de medewerker getoond wil hebben, welke documentlijsten op zijn startpagina getoond moeten worden, zelf laten instellen welke RSS feeds (nieuws van externe sites) gepresenteerd worden, zelf laten toevoegen van informatie (op team sites en op persoonlijke sites) en het zelf laten indelen van schermen. Juist door de mogelijkheid te bieden om SharePoint te personaliseren, wordt het draagvlak vergroot. De medewerker weet vaak zelf het beste welke informatie hij nodig heeft. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 6

7 6 Organiseer het beheer SharePoint blijft een technologische oplossing. Meest lastige bij SharePoint implementaties is het beheer goed te organiseren. Zonder goed beheer ontstaat er vaak een informatie chaos en gaat SharePoint vaak hetzelfde werken als de oude bestand server. Vooraf moet helder zijn welke informatie op SharePoint geplaatst wordt en/of ontsloten kan worden, wie die informatie beheert en wie bewaakt dat deze informatie actueel is en blijft. Hiervoor is het nodig dat er een structuur gedefinieerd wordt met kaders hoe SharePoint gebruikt dient te worden. Gebruikers moeten hierover geïnformeerd en getraind worden; daarnaast moet ook bewaakt worden dat de afspraken nageleefd worden. Belangrijk om te weten: kennis delen kan en moet tijd kosten! De aanpak van HC&H Een goed begin is het halve werk Deze slogan karakteriseert onze aanpak bij de inzet van SharePoint bij woningcorporaties. HC&H beschikt over de kennis en ervaring van en over de inzet van SharePoint. Daarnaast heeft HC&H kennis van de processen en in gebruik zijnde informatiesystemen bij woningcorporaties. Juist door vanuit deze invalshoek SharePoint te benaderen, kunnen wij u helpen bij en adviseren over de inzet van SharePoint als oplossing (en niet als product) voor uw corporatie. Wij benaderen SharePoint vanuit de business om zo eerst het nut en de noodzaak te bepalen en deze te spiegelen aan de kansen en mogelijkheden die SharePoint met zich meebrengt. Uit ervaring blijkt dat SharePoint vaak als oplossing gezien wordt voor het ontbreken van informatie, maar het knelpunt zat vaak in gedrag, onbekendheid of doordat bestaande systemen niet optimaal benut werden. Net zoals voor elk ander informatiesysteem geldt ook voor SharePoint: garbage in = garbage out. Bij een implementatie van SharePoint dient er dus voldoende oog te zijn voor niettechnische aspecten. Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 7

8 In onze aanpak bekijken we SharePoint vanuit een aantal invalshoeken. Top down: Wat wil de organisatie bereiken met de inzet van SharePoint? Hierbij zoeken we ook aansluiting met ondernemingsstrategie en I&A beleid. Welke doelstellingen, uitgangspunten, kaders en aandachtspunten zijn er bij een inzet van SharePoint? En welke consequenties heeft de inzet van SharePoint op de organisatie en de wijze van informatiebeheer? Bottom up: Inventarisatie van huidige knelpunten, behoeften en wensen met betrekking tot informatievoorziening en functionaliteiten. Ook de relatie met andere systemen en de bijbehorende informatie en applicatiearchitectuur. Outside in: wat zijn de technologische ontwikkelingen en mogelijkheden van SharePoint maar ook van leveranciers van andere informatiesystemen die reeds in uw organisatie aanwezig zijn? Om te komen tot gemeenschappelijk beeld over SharePoint met bijbehorende doelstellingen, uitgangspunten en kaders organiseren we één of meerdere workshops waarin de onderwerpen binnen de verschillende invalshoeken aan bod komen. Aangezien SharePoint een samenwerkingsplatform is dat alle medewerkers en vakgebieden kan raken, kunnen de wensen vanuit de organisatie zeer divers zijn. Om huidige knelpunten, behoeften, wensen en kansen te bepalen, zijn er verschillende mogelijkheden: een korte inventarisatie tijdens workshops; een webenquête wordt uitgezet waarin medewerkers specifieker gevraagd wordt naar bepaalde knelpunten en wensen; een aantal interviews (per vakgebied). Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 8

9 Op het moment dat vastgesteld is dat SharePoint een toegevoegde waarde heeft voor uw organisatie, wordt met u een roadmap met de vervolgstappen over de inzet van SharePoint opgesteld. HC&H kan u ook begeleiden bij: het ontwerpen van een SharePoint informatiearchitectuur; de selectie van op SharePoint gebaseerde oplossingen; de implementatie van SharePoint binnen uw organisatie; opstellen van een contentbeheer en governanceplan; het inrichten van de beheerorganisatie (technisch en functioneel); beveiligingsadvies rondom SharePoint omgevingen. Heeft u vragen, wilt u meer informatie of wilt u gebruik maken van onze inzet, neem dan contact op met ons via telefoon op of per e mail via info@hcenh.nl. Over HC&H Consultants HC&H is een landelijk werkend adviesbureau voor woningcorporaties. Samen met onze klanten werken wij aan oplossingen voor hun vraagstukken. Van strategisch advies, applicatieselecties en implementaties, procesoptimalisatie, fusies, klantgerichter werken tot het selecteren van tijdelijk en vast personeel. Iedere HC&H er op zijn eigen vakgebied. Maar altijd pragmatisch en met oog voor uw doelstellingen. Voor veel corporaties zijn wij een bekend gezicht. Als consultant, projectleider, trainer, coach, interimmer of functioneel beheerder. Mensen met ideeën! Onder ons motto samen denken & samen doen! staan wij met veel bevlogenheid voor u klaar. Waar kunnen wij u bij helpen? Copyright 2013, HC&H Consultants Pagina 9