DOCUMENT MANAGEMENT VERSUS ENTERPRISE SEARCH Wie zal er winnen?

Transcriptie

1 Marc van Someren Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug te vinden? De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Maar wat als u het draagvlak en de succeskans van het DMS kunt verhogen met Enterprise Search? Uw organisatie heeft net een nieuw Document Management Systeem aangeschaft. U staat dan ook op het punt om tot een implementatie over te gaan. En u hebt berekend dat de doorlooptijd voor de implementatie ongeveer 3 maanden kost. Dit is dan ook prima te overzien. Het is echter de migratie van documenten die voor een onvoorziene uitdaging zorgt. In de praktijk blijkt namelijk dat migratie vaak een zeer tijdrovende bezigheid is. Doorlooptijden van de totale implementatie nemen hierdoor drastisch toe en het draagvlak bij de gebruikers neemt af. Wat nu? Bovendien is de filosofie dat een Document Management-oplossing zorg draagt voor het beschikbaar stellen van Enterprise knowhow slechts gedeeltelijk waar. Wat te doen met de kennis en documenten die de organisatie de afgelopen 5 jaar heeft ondergebracht in Windows Verkenner, Outlook, Lotus Notes, SharePoint, SAP, BAAN, Oracle, FileNet, Documentum, WebSphere Portal, enz. Het verplaatsen van deze informatie naar een document management systeem is dan echter slechts in theorie mogelijk. Verder geldt dat kennisintensieve bedrijven moeilijk in staat zijn medewerkers te dwingen informatie op een gestructureerde wijze op te slaan, omdat een Document Management Systeem oplossing niet laagdrempelig genoeg zou zijn. Vaak is dan ook een combinatie nodig van document management en Enterprise Search om te komen tot de gewenste oplossing. In deze whitepaper gaan we nader in op vraagstukken m.b.t. zoekfunctionaliteit: Nog even over Document Management... Search & Document Management Wat te doen met de historie? And the winner is? Nog even over Document Management... Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om elektronische documenten terug te vinden. De eerste gedachte gaat vaak uit naar een Document Management Systeem. Vraag is echter of dit wel altijd de juiste oplossing is? -1-

2 De invoering van een Document Management Systeem heeft namelijk heel wat voeten in de aarde. Gebruikers moeten namelijk meerdere metadata invoeren, denken in documenttypen en zien vaak niet direct de toegevoegde waarde in de het gebruik. Toch zijn er een aantal goede redenen te bedenken waarom een organisatie kiest voor de invoering van een document management systeem. Hieronder een aantal voorbeelden: Verbeterd versiebeheer waardoor kwaliteit wordt gewaarborgd Het automatiseren van procesmatige documentstromen Digitaal archiveren en hiermee documenten centraal beschikbaar stellen Het sneller kunnen terugvinden van documenten door een goede zoekfunctie Zonder te kort te willen doen aan andere aspecten bij de invoering van een Document Management Systeem, is het snel kunnen terugvinden van documenten een must have. Vooral als het gaat om het hergebruiken van al aanwezige documenten om zodoende de organisatie productiever te maken door niet iedere keer het wiel opnieuw te hoeven uitvinden. In welke situatie u de zoekfunctionaliteit van een Document Management Systeem kunt gebruiken wordt hieronder kort toegelicht. Search & Document Management Bij de meeste Document Management Systemen heeft men een aantal mogelijkheden op documenten terug te zoeken: Zoeken op basis van de metadata Hiërarchisch Zoeken op basis van de inhoud van een document (full-text) Zoeken op basis van de metadata De invoering van een document management systeem zorgt, door het extra toekennen van metadata of tags (factuurnummer, ordernummer, klantnaam, etc.), dat documenten makkelijker zijn terug te vinden. Bij het zoeken naar bijvoorbeeld een specifiek factuurnummer krijgt u direct toegang tot dat specifieke document, mits u daarvoor de rechten heeft. Zoekt u op bijvoorbeeld een klantnaam, dan krijgt u een overzicht van alle documenten die behoren tot die bepaalde klant. Wanneer u alleen zou werken met een titel dan zal de kans op een veelvoud aan zoekresultaten er hoog zijn. Het toekennen van metadata is daarom erg belangrijk voor het reduceren van het aantal zoekresultaten. Bovendien kunnen metadata de trigger zijn voor het starten van een workflow of input naar een backend systeem. Denkt u bijvoorbeeld aan het matching proces met een financieel of ERP systeem. -2-

3 Hiërarchisch zoeken Diverse Document Management systemen hebben een gebruikersinterface waarbij u met een hiërarchische mappenstructuur door de boomstructuur kan bladeren. Veel mensen zijn deze manier van werken gewend door de Windows Verkenner te gebruiken. Als u weet in welke map het document staat die u zoekt, dan is dit een goede manier om documenten te vinden. Veelal zeer gewenst bij projectgerichte organisaties. Zoeken op basis van de inhoud Mocht u echter full-text aan het zoeken zijn, dan bestaat de resultatenlijst vaak alleen maar uit een lijst van titels van documenten waarin het gezochte keyword voor komt (zie figuur 1). Bovendien is de kans groot dat u teveel hits terugkrijgt. Dit kan zeer tijdrovend zijn, omdat u dan vermoedelijk meerdere documenten moeten openen alvorens terug te krijgen wat u zoekt. De gewenste zoekfunctionaliteit in een Document Management Systeem hangt naar onze beleving sterk af van het soort document. De drie zoekmogelijkheden vullen elkaar dan ook goed aan. Weet u niet meer in welke map een document staat, dan kan u op basis van een document kenmerk, zoals een factuurnummer, een document gaan zoeken. Als u ook niet meer weet wat het factuurnummer is, dan kunt u full-text gaan zoeken om het document te vinden. Juist in dit laatste geval loopt men vaak tegen problemen op. Bij het full-text zoeken naar een document krijgt u meerdere resultaten aan documenten te zien. Dit aantal kan variëren van vijf tot honderden documenten. Om uit een resultaat van vijf documenten het juiste document te vinden is, qua tijdsbesteding, nog wel te doen. Wellicht kunt u op basis van de titel al het juiste document eruit halen (zie figuur 1: Resultatenlijst van een zoekopdracht binnen een DMS). Figuur 1: Resultatenlijst van een zoekopdracht binnen een DMS -3-

4 Maar bij een resultaat met honderden documenten wordt het toch wat lastiger. Kunt u dan op basis van de titel het juiste document eruit halen? Snel even het document bekijken is er niet bij. Elk document waarvan u denkt dat dit het document is zult u moeten openen. Dit kan zeer tijdrovend zijn. Een samenvatting in de resultatenlijst kan al veel tijdwinst opleveren. Daarnaast is het kunnen filteren op bijvoorbeeld het formaat van het document een extra mogelijkheid. Als u weet dat het document in het MS Word is gecreëerd, dan kunt u bijv. de PowerPoint presentaties en Adobe Acrobat documenten eruit filteren. Maar wat te doen met de historie? Zoals eerder besproken biedt een volwassen Document Management System goede zoekfunctionaliteiten. Er kan, afhankelijk van de soort vraag, worden bepaald hoe de zoekmogelijkheden worden ingezet. De migratie van documenten is voor veel organisaties een vanzelfsprekend onderdeel binnen een implementatieproject voor een Document Management Systeem. Het beschikbaar stellen van historische gegevens is feitelijk een must. Ook dwingt een migratie af dat gebruikers niet om het Document Management Systeem heen kunnen. (Mits de oude situatie wordt uitgefaseerd.) In de praktijk blijkt echter dat een migratie (zie figuur 2: Migratie) de nodige problemen met zich meebrengt. Veelal komt een migratie niet volledig van de grond o.a. door lange doorlooptijden. Bovendien wordt er nogal wat gevraagd van een gebruiker. Echter, u kunt door een goede inventarisatie wellicht wel een betere kwaliteit waarborgen en wint u aan draagvlak. Voordelen: -1 DMS -Centralisatie Nadelen: -Migratietool nodig -Lange doorlooptijd -Overgangsperiode Figuur 2: Migratie Het beschikbaar maken van historische data kan echter ook op een andere manier geschieden. Door gebruikers een alternatief te bieden in de vorm van additionele zoekfunctionaliteit zou de gebruiker wel eens de grote winnaar kunnen zijn. Enterprise Search is hier het sleutelwoord. -4-

5 Een zoekmechanisme over al uw historische documenten en uw nieuw te implementeren Document Management Systeem. (zie figuur 3: Zoeken in oud en nieuw DMS) Mocht men toch een document willen hergebruiken dan kan de gebruiker het document opzoeken met een zoekfunctie en vervolgens alsnog opslaan in het nieuwe Document Management Systeem voor verdere bewerking. Hiermee versnelt u de invoering van een Document Management Systeem. Bovendien kunt u de classificatie doen als het er echt toe doet: namelijk nadat een zoekactie heeft plaatsgevonden. Verder zijn doorlooptijden kort en is er vaak geen of beperkte gebruikerstraining nodig. Voordelen: -Geen migratiekosten -Korte doorlooptijd -Uitgebreidezoekresultaten -Additionelebronnen eenvoudig toe te voegen -Snellere invoering DMS Nadelen: -Support op oud DMS -Additioneelbeheer Figuur 3: Zoeken in nieuw en oud DMS Nog een stapje verder met zoeken Komt u er als organisatie achter dat u eigenlijk de beschikking wilt hebben over de Enterprise knowhow, dan kunt u nog een stapje verder gaan. Het is een beetje in de gedachte van de Enterprise portal. U ontsluit in dit geval geen applicaties via één user interface maar uitsluitend content uit meerdere applicaties (zie figuur 4: Grotere bereikbaarheid met Enterprise Search). Hiermee verschaft u zich met één druk op de knop inzicht over de Enterprise knowhow. Enterprise search is the practice of identifying and enabling specific content across the enterprise to be indexed, searched, and displayed to authorized users. Deze manier van zoeken biedt de volgende voordelen voor uw organisatie: Direct toegang tot de "collectieve intelligentie" van uw organisatie Uw organisatie kan gebruik maken van externe bronnen Uw organisatie is 5 tot 10% productiever Uw organisatie is sneller in staat beslissingen te nemen Het werkplezier van uw medewerkers neemt direct toe -5-

6 And the winner is... Om maar gelijk met de deur in huis te vallen. De meest krachtige zoekmachine is Enterprise Search, geen twijfel over mogelijk. De kracht van een zoekmachine wordt echter ook bepaald door het toepassen van aantal randvoorwaarden zoals classificatie. Garbage in resulteert uiteindelijk altijd in garbage out. Voor zoeken in het Document Management Systeem geldt min of meer hetzelfde. U kunt pas goed zoeken en vinden als u medewerkers de discipline hebben om voor ieder document te bepalen om welk documenttype het gaat en u op voorhand bepaalt welke metadata toe te voegen. Verschil is echter wel dat de configuratiemogelijkheden van een Enterprise Search oplossing veel verder gaan dan een standaard zoekfunctie in een Document Management Systeem. Hiermee wordt een foute classificatie van een medewerker niet gelijk meedogenloos afgestraft. Toevoegen van verkeerde metadata kan namelijk tot gevolg hebben dat een document niet meer te vinden is. En hiermee kan een Document Management Systeem weleens een vroege dood sterven. Met Enterprise Search kunt u het draagvlak van het Document Management Systeem verhogen en de succeskans verhogen. Deze zoekmachine gaat namelijk net een stapje verder o.a. door relaties te leggen tussen bepaalde documenten. Bovendien kan een samenvatting worden getoond van het document waardoor u beter inzicht krijgt in de context. Figuur 4: Grotere bereikbaarheid met Enterprise Search Nu de migratie. Als u meer zekerheid wilt hebben over het slagen van een Document Management Systeem project, kies er dan voor om bij een migratie gebruik te maken van een Enterprise Search oplossing. Zeker in het begin zal de weerstand bij de gebruikers hierdoor tot het minimum worden teruggebracht. Gebruikers kunnen gevoelsmatig nog steeds beschikken over de historische data en u kunt er ondertussen voor zorgen dat nieuwe documenten nog -6-

7 beter vindbaar zijn in het Document Management Systeem. Daarnaast zou u met de Document Management Systeem & Enterprise Search combinatie de verwachting van u gebruikers kunnen overtreffen. Door niet alleen het historische Document Management Systeem te ontsluiten, maar daarnaast ook nog uw file server en bijvoorbeeld het intranet. Ook zou u ervoor kunnen kiezen om binnen het intranet de Enterprise Search tool beschikbaar te stellen om vanuit daar zoekacties over het Document Management Systeem uit te voeren. U wilde namelijk toch altijd al dat het intranet beter bezocht zou worden?! Er is echter geen gouden regel. U kunt echter uw informatiewerkers beter dan wij. En ook u weet dat één muisklik teveel fataal kan zijn voor de invoering van een Document Management Systeem. Als we er dan gemakshalve even vanuit gaan dat uw gebruikers niet menselijks vreemd is... kijkt u dan eens naar de combinatie van een Document Management Systeem & Enterprise Search. U zult versteld verstaan! Dit artikel is geschreven door Marc van Someren van Silverside. Voor meer relevante artikelen kunt u kijken bij de rubriek Enterprise Search Heeft u vragen / opmerkingen of suggesties? Wilt u vrijblijvend advies? Neem dan contact op met de redactie van Kennisportal.com: T E REDACTIE@KENNISPORTAL.COM -7-