Handleiding SmartDocuments

Transcriptie

1 ** Definitief Versienr.: 3 Nr.: HL.0006 Sectie Document en Proces Management Document creatie in het zaakgericht werken met MyCorsa 0 Servicedesk-corsa Kamer : 2.55 Mailen : servicedesk-corsa@houten.nl Bellen : Yammer : Intranet :

2 SmartDocuments (SD) is een slimme en eenvoudige oplossing voor het maken van huisstijl- en bedrijfssjablonen en het creëren van je documenten. Eindgebruikers genereren in een handomdraai , brieven, memo s, offertes, contracten, vergunningen e.a. Met SD kunt u het zaakgericht werken handen en voeten geven. In Houten maken we gebruik van diverse integratie-plugins. Bijvoorbeeld: het MyCorsa Document Managementsysteem (DMS), MyCorsa Enterprise Content Managementsysteem (ECM) en het MyCorsa Workflowmanagementsysteem (WFM). De voordelen van SmartDocuments: Sneller, accurater en consequenter documenten genereren. Het standaardiseren en automatiseren van onze (digitale) documentstromen verbetert de kwaliteit en uitstraling van uw externe communicatie. Integratie met Corsa/DMS Zaakgericht werken Digitale dienstverlening In de diverse hoofdstukken leer je hoe je via vraag en antwoord een document kan creëren met, hoe je namens anderen een brief kan opstellen, je persoonlijke instellingen kan veranderen, welke andere handleidingen van belang zijn. Pagina 2 van 12

3 Inhoud Aanleiding handleiding 2 1 Documenten creeëren met SmartDocuments Vraag en antwoord Adressering Gebruik van tekst invul vakken Gebruik van selectievakken Gebruik van datum invoer selectievakken Het opbouwen of archiveren van het Word document Het tussentijds opslaan van je werk in SD Namens anderen documenten opstellen Persoonlijke instellingen aanpassen Verwijzing naar andere handleidingen Pagina 3 van 12

4 1 Documenten creëren met SmartDocuments In deze gebruikershandleiding maken we, zoveel mogelijk, gebruik van het voorbeeld collegevoorstellen. SmartDocuments kun je op verschillende manieren opstarten: 1. Via een snelkoppeling op je bureaublad, bel de helpdesk op toestel 616 hoe je dat moet doen 2. Via een tabblad in Word, zie figuur 1 Figuur 1 Tab SD in Word 3. Vanuit de MyCorsa/Case via de behandel stap Het startscherm van SmartDocuments geeft de mogelijkheid om: 1. meerderde machtingen te hebben voor een gebruikersgroep (meestal een afdeling of sectie) 2. namens een andere collega een voorstel, brief e.d. opstellen, zie hoofdstuk 4 Namens anderen documenten opstellen 3. een sjabloongroep te kiezen 4. bij sjabloon kies je het document dat je daadwerkelijk gaat maken, zie figuur 2. Figuur 2 selecteer het document Pagina 4 van 12

5 2 Vraag en antwoord 2.1 Adressering In bijvoorbeeld het sjabloon Brief kun je eenvoudig de adressering in je brief plaatsen als dat nog niet gedaan is vanuit de Case. Handel als volgt: 1. Kies juiste adres type: a. Organisatie b. Privé Persoon c. Handmatig (alleen aanwezig als het niet een Corsa CASE sjabloon is!) 2. Vul de postcode + huisnummer in en klik op zoeken (figuur 3), er verschijnt een tussenscherm bij meerdere personen op één adres, zie figuur 4 3. Klik op Ok 4. Adressering wordt getoond ter controle (zie figuur 5 op blz. 6), klik op verder 5. Vul de vragen verder in Toelichting adres type: 1. Organisatie= spreekt voor zich 2. Contactpersonen= privé personen in dienst van een organisatie 3. Privé Personen: spreekt voor zich 4. Handmatig: we hebben nog geen GBA-V koppeling, voor personen en organisaties buiten Houten maak je gebruik van deze invoer methode Figuur 3 Postcode + huisnummer Figuur 4 Meerdere personen op een adres Pagina 5 van 12

6 Figuur 5 controleer het adres 2.2 Gebruik van tekst invul vakken Je maakt het document in SmartDocuments door bij de verschillende vragen je teksten in te vullen. Als je dit vervelend vindt kun je ook gewoon eerst het document aanmaken en het daarna in Word verder bewerken. Wel kunnen bepaalde velden verplicht zijn gemaakt omdat deze informatie op een specifieke wijze in het document moet worden getoond of omdat deze data gebruikt wordt om het document automatisch vast te leggen in MyCorsa. TIP!: oude teksten kun je alleen plakken met Ctrl-V Pagina 6 van 12

7 2.3 Gebruik van selectievakken Beweeg over het lampje een helptekst. voor Door de selectievakjes aan te vinken verschijnt een veld voor het invullen van de optionele rubrieken in het collegevoorstel. Wat je niet afvinkt wordt ook niet getoond in het uiteindelijke voorstel. Door op verder te klikken ga je naar de volgende pagina van het scherm in SmartDocuments. 2.4 Gebruik van datum invoer selectievakken Ook kunnen vragen worden gesteld waarbij een bepaalde actie wordt aangegeven en wordt voorzien van een datum. In dit geval de communicatie rondom het collegevoorstel. Door het selectievakje aan te vinken wordt het onderdeel actief en kun je door de kalender uit te klappen een datum selecteren. De gekozen categorie(en) en de gekozen datum(s) worden overgenomen in het document. Hier wordt aangegeven met welke afdeling(en) en medewerker(s)overleg is geweest door het selectievakje aan te vinken, ook dit wordt overgenomen in het uiteindelijke document. Pagina 7 van 12

8 2.5 Het opbouwen of archiveren van het Word document Figuur 6 Opbouwen van het document Selecteer de Portefeuillehouder(s) en klik vervolgens op: Opslaan: het SD sjabloon wordt via de Windows verkenner op een door jouw te bepalen plek opgeslagen, er wordt nog geen Word document gemaakt en/of Case gestart, zie hoofdstuk 3 Het tussentijds opslaan van je werk in SD < Terug: om nog laatste wijzigingen aan te brengen in een eerder scherm van SD Opbouwen: om een brief in Word aan te maken en/of een Case te starten Sluiten: SD wordt afgesloten, de ingevulde vragen gaan verloren Pagina 8 van 12

9 3 Het tussentijds opslaan van je werk in SD Bij grote sjablonen met veel vragen is het mogelijk om je werk tussentijds op te slaan bijvoorbeeld om later verder te werken aan de antwoorden. Er wordt dus nog geen Word document en/of Case opgestart, handel als volgt: 1. Klik op Opslaan 2. Kies een map en geef een bestandsnaam in klik op Opslaan 3. Start SmartDocuments op 4. Klik op Openen, en open het eerder opgeslagen SD document 5. Ga verder met het beantwoorden van de vragen Pagina 9 van 12

10 4 Namens anderen documenten opstellen Werkwijze: Je eigen naam is reeds ingevuld bij het veld auteur. Als je gemachtigd bent om namens anderen documenten op te stellen, kun je hier ook een andere auteursnaam kiezen. Als je voor meer dan één sjabloongroep geautoriseerd bent kun je in het veld 'Sjabloongroep' de gewenste sjabloongroep selecteren. Als de gekozen sjabloongroep meer dan één sjabloon bevat, dan kun je bij het veld 'Sjabloon', het gewenste sjabloon selecteren. Druk op [Opbouwen] als je de juiste Auteur en het juiste sjabloon hebt gekozen. Pagina 10 van 12

11 5 Persoonlijke instellingen aanpassen Om je persoonlijke instellingen binnen SmartDocuments te veranderen, handel als volgt: Klik op het icoontje van de Start EditUser in het tabblad SmartDocument van Word, twee tabbladen worden nu getoond Gebruiker en Variabelen : In de tabbladen kun je alle vet gedrukte namen van de velden aanpassen (in dit voorbeeld dus niet je Personeelscode), vervolgens klik je op OK zodat bijv. je ondertekening is aangepast met je juiste Functie, e.d. Pagina 11 van 12

12 6 Verwijzing naar andere handleidingen Handleiding bestuurlijke stukken Handleiding generieke Case Pagina 12 van 12