Handleiding RaadDigitaal PRO

Transcriptie

1 Handleiding RaadDigitaal PRO Omschrijving Handleiding RaadDigitaal PRO Beheerder Auteur SIMgroep Datum Versienummer 1.1

2 Beste SIMsite beheerder, Allereerst willen wij u melden dat wij er trots op zijn dat u gekozen heeft voor SIM als partner voor uw gemeentelijke front office. U bevindt zich in het goede gezelschap van vele collega-gemeenten. SIM is immers marktleider op het gebied van gemeentelijke front offices. Wij zijn zo vrij te denken dat wij deze positie verworven hebben op basis van ons omvangrijke en uitgebalanceerde productenpallet. De kwaliteit van onze webdiensten en van onze ondersteunende dienstverlening. Deze handleiding hoort daarbij. RaadDigitaal is een zeer gebruiksvriendelijke app voor de ipad om papierloos te vergaderen. De handleiding kan u helpen om nog meer vertrouwd te raken met het beheer van RaadDigitaal en zo optimaal te profiteren van de slimheid en efficiëntie van het systeem. Dat neemt natuurlijk niet weg dat u te allen tijde ook terecht kan bij onze supportafdeling. Te bereiken via het klantportaal ('MijnSIM') van SIMgroep of Pagina 2 van

3 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE INLEIDING PERSONEN AANMAKEN PERSONEN AANMAKEN Nieuw persoon GROEPEN AANMAKEN SIMBRI GROEPEN IN SIMBRI AGENDA AUTORISEREN VOOR RAADDIGITAAL PRO BESLOTEN VERGADERINGEN RAADDIGITAAL DOWNLOADEN APPSTORE RAADDIGITAAL VOOR HET EERST OPSTARTEN... Pagina 3 van

4 1. Inleiding RaadDigitaal is een speciale ipad app, waarmee de raadsinformatie van uw gemeente volledig automatisch wordt gepubliceerd op de ipad. RaadDigitaal biedt uw raadsleden, maar ook betrokken burgers, lokale pers en medewerkers, de mogelijkheid om de openbare raads- en beleidsinformatie op de ipad te raadplegen. Alle gemeenten die gebruik maken van SIMbri voor het publiceren van hun beleidsinformatie op de website, kunnen hun informatie kosteloos toevoegen. De app met de informatie is vervolgens eenvoudig te downloaden in de App Store van Apple. Voor gemeenten die de volgende stap willen zetten kan de PRO functionaliteit worden afgenomen. Met de juiste inrichting van RaadDigitaal PRO profiteren niet alleen de raadsleden maar ook medewerkers, pers en inwoners van de aanvullende functionaliteit van deze investering. Pagina 4 van

5 2. Personen aanmaken 2.1. Personen aanmaken In de personengids van SIMsite kunt u personen aanmaken. U vindt deze personengids in het beheer van SIMsite. In het hoofdmenu ziet u in de rechterkolom alle onderdelen van het beheer staan. Bovenaan vindt u het onderdeel personen. Afbeelding: Beheer personen Wanneer u op personen klikt, opent de personengids. Op de overzichtspagina ziet u alle personen die al eerder aangemaakt zijn Nieuw persoon Met de knop nieuw kunt u een nieuw persoon toevoegen. Er opent een pagina waarop u informatie over de desbetreffende persoon kunt invoeren. De pagina is verdeeld in twee blokken: persoonlijke gegevens en overig. Persoonlijke gegevens Het blok persoonlijke gegevens is verder onderverdeeld. Dit kunt u zien aan de tabs NAW, bereikbaarheid en afbeelding. Voor het toevoegen van personen die gaan werken met de PRO functionaliteit van RaadDigitaal, heeft u alleen de tabs NAW en bereikbaarheid nodig. NAW: Onder NAW kunt u de naam en adresgegevens van de persoon invoeren. Verplicht (en nodig voor de PRO functionaliteit) is alleen de voornaam en achternaam. Pagina 5 van

6 Afbeelding: Persoonlijke gegevens NAW Bereikbaarheid: Hier kunt u aangeven hoe de persoon te bereiken is. Verplicht (en nodig voor de PRO functionaliteit) is alleen het adres. Afbeelding: Persoonlijke gegevens bereikbaarheid Pagina 6 van

7 Overig Ook het blok persoonlijke gegevens is verder onderverdeeld. Dit kunt u zien aan de tabs autorisatie, persoonlijke info, werkgerelateerd en zoekinformatie. Voor het toevoegen van personen die gaan werken met de PRO functionaliteit, heeft u alleen de tab autorisatie nodig. Autorisatie: Onder autorisatie kunt u de persoon een aantal rechten toekennen. Daarnaast kunt u bepalen welke rol deze persoon krijgt toebedeeld. U kunt kiezen uit: o Geblokkeerd: De persoon staat alleen in de personengids om gepubliceerd te worden op de website. Hij/ zij kan niet inloggen in het CMS. o o Admin: De persoon heeft alle rechten in het CMS. Gebruiker: De persoon heeft bepaalde rechten in het systeem. Rechten die u instelt bij beheer autorisatie. Verder kunt u een gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. U kunt alle personen (ongeacht welke rol hij/ zij toegewezen heeft gekregen) een gebruikersnaam en wachtwoord toekennen. Tip! Raads- en collegeleden die gebruik mogen maken van de PRO-functionaliteit moet u de rol gebruiker geven. U geeft deze gebruikers een gebruikersnaam en wachtwoord indien zij daar nog niet over beschikken. Deze inloggegevens kunnen zij vervolgens gebruiken om in te kunnen loggen binnen RaadDigitaal PRO. Pagina 7 van

8 3. Groepen aanmaken In het beheer van SIMsite vindt u het onderdeel lijsten. Lijsten kunt u zien als de bibliotheek van het CMS. Hier kunt u informatie invoeren, die op meerdere plaatsen te publiceren is. Ook hier gaat het principe één keer beheren, meerdere keren publiceren, op. Afbeelding: Beheer lijsten 3.1. SIMbri groepen In dit lijstonderdeel kunt u verschillende groepen aanmaken die toegang krijgen tot de PRO functionaliteit van RaadDigitaal (of enkele onderdelen/ agenda s daarvan). U kunt de volgende gegevens invoeren: Publicatiedatum Vervaldatum Status Titel Selecteer een persoon en een functie: Hier kunt u personen en functies selecteren. Met het groene plusje voegt u de persoon in combinatie met de functie toe aan het bestuursorgaan. Pagina 8 van

9 Afbeelding: Lijst SIMbri groepen In SIMbri kunt u per agenda aangeven welke SIMbri-groepen toegang hebben tot deze vergadering in de PRO functionaliteit van RaadDigitaal. 4. In SIMbri In SIMbri blijft u op de wijze werken, zoals u voorheen ook met SIMbri werkte. Onderstaand vindt u de toegevoegde opties, die het mogelijk maken besloten agenda s of agendapunten zichtbaar te maken in RaadDigitaal PRO Agenda autoriseren voor RaadDigitaal PRO Helemaal onderaan een agenda in SIMbri treft u het blok RDP-koppeling. Het blok is verdeeld in twee tabs: groepen en personen. Groepen Onder de tab groepen kunt u de groepen selecteren die deze agenda als besloten vergadering in RaadDigitaal PRO mogen raadplegen. De groepen die u kunt kiezen in de selectielijst, heeft u aangemaakt/ kunt u aanmaken in lijsten > SIMbri groepen. Personen Afbeelding: RDP-koppeling groepen Pagina 9 van

10 Het is ook mogelijk om naast groepen personen, losse personen toe te voegen aan de agenda. Bijvoorbeeld wanneer de persoon geen onderdeel uitmaakt van een bestuursorgaan (burgemeester e.d.). Afbeelding: RDP-koppeling personen U voegt de losse personen toe onder de tab personen. In de selectielijst selecteert u een persoon en een functie. Daarna klikt u op het groene plusje en zal de persoon worden toegevoegd aan deze agenda Besloten vergaderingen Om de vergadering besloten te maken, dient deze gekoppeld te worden aan een gesloten medium. Dit zijn vaak een intranet of extranet. Koppelen aan internet zorgt ervoor dat de vergadering openbaar wordt. Pagina 10 van

11 5. RaadDigitaal downloaden 5.1. App store U gaat naar de App store om de app RaadDigitaal te downloaden. Daar voert u in het zoekveld RaadDigitaal in. Download de versie zonder het plusje achter de titel(de oude versie met het plusje zal binnenkort van de app store worden verwijderd) RaadDigitaal voor het eerst opstarten Wanneer u de app voor het eerst opstart, dient u eerst de gemeente te selecteren. In de selectielijst zoekt u uw gemeente op en klikt deze aan. Daarna kunt u starten met de app RaadDigitaal. Zie verder de gebruikershandleiding voor RaadDigitaal. Pagina van