Isala klinieken verheffen website tot communicatiemedium met Office SharePoint Server 2007

Transcriptie

1 Isala klinieken verheffen website tot communicatiemedium met Office SharePoint Server 2007 Vanuit een duidelijke visie op zorg verbeteren de Isala klinieken de serviceverlening en de communicatie met patiënten en medewerkers door het ontwikkelen van een innovatieve en gemakkelijk te onderhouden website. Inleiding De Isala klinieken, met twee ziekenhuislocaties in Zwolle, werkten met een verouderde website en een achterhaald documentenbeheersysteem. Vanuit de insteek communicatieverbetering is in een half jaar tijd een krachtige website ontwikkeld en wordt een intranet/extranet met geavanceerd documentenbeheersysteem uitgerold. Als basis is Microsoft Office SharePoint Server 2007 toegepast en daarmee is dit project een van de eerste grote implementaties van dit portalpakket in de zorg. Dorien Breukelman werkt sinds augustus 2006 bij de Isala klinieken als senior communicatieadviseur en is binnen de afdeling Concerncommunicatie verantwoordelijk voor de website. Uit haar verhaal blijkt hoe tevreden men bij de Isala klinieken is over de resultaten tot nu toe. Het bedrijf Vernoemd naar de rivier de IJssel zijn de Isala klinieken met medewerkers het grootste nietacademische ziekenhuis van Nederland: een topklinisch ziekenhuis met meerdere locaties. Topklinisch staat in dit verband voor hooggespecialiseerde zorg. Tevens bieden Isala klinieken opleidingen, innovatie en ouderenzorg voor de regio. De Isala klinieken stellen in hun activiteiten altijd de mens centraal. Dit uitgangspunt is duidelijk ook gehanteerd bij de ontwikkeling van de website. Dorien Breukelman: Onze afdeling ICT is verantwoordelijk voor de technische kant, maar mijn afdeling en ik kijken vooral naar wat de patiënt wil. Of breder nog: de website moet passen bij wat onze doelgroep wil, dus niet alleen onze patiënten, maar ook de professionals en de bezoekers.

2 De situatie Organisatorisch liepen de Isala klinieken helemaal vast met de website zoals men die voorheen had. Informatie werd nog via HTML codes ingevoerd, er waren geen mogelijkheden om delen af te schermen of gedeelten van de website apart te beheren. De hosting werd gedaan door de afdeling ICT en wensen met betrekking tot informatie of mutaties op de site moesten altijd door medewerkers van deze afdeling worden uitgevoerd. De uitwisseling van informatie tussen medewerkers verliep via . Koppeling van informatie was niet mogelijk waardoor geregeld verouderde informatie (te) lang op een plek bleef staan. De oude site zat niet logisch in elkaar, er was teveel gedacht vanuit het ziekenhuis en niet vanuit de patiënt, geeft Dorien Breukelman als verklaring. Beheer en onderhoud waren moeilijk, de actualisatie liep altijd achter de feiten aan en als snel intern communicatiemedium was de site ongeschikt. De uitdaging Kort samengevat lag de uitdaging in het ontwikkelen van een site die uitstraalt wat de Isala klinieken als organisatie willen uitstralen. Voorop stond dat de nieuwe website vooral een communicatief medium moest zijn voor alle partijen, dat een aantal werkprocessen zou vereenvoudigen. Dorien Breukelman: Er zijn meerdere bureaus geweest die meegedacht hebben over hoe we dat konden realiseren en daar is uiteindelijk Tam Tam uit geselecteerd. Tam Tam staat bekend als een bureau dat ervaring heeft met het bouwen van functioneel sterke sites in een complexe omgeving. Niet alleen kon Tam Tam ons helpen bij het bouwen van de site, zij adviseerden ons ook over het aanschaffen van een nieuw Content Management Systeem en zij hebben meegeholpen met het opzetten van een goed documentenbeheersysteem in de SharePoint-omgeving. Arjan Nataraj van Tam Tam: Wat opviel aan Isala als organisatie is dat men goed voorbereid was en zeer professioneel te werk ging. Zowel voor de website als voor het document kwaliteitssysteem had Isala een goed ingespeeld team klaarstaan dat precies wist hoe het eindresultaat eruit moest zien. Hierdoor kon Tam Tam snel de nodige voortgang boeken. De oplossing

3 De beste mogelijkheden voor de situatie bij Isala klinieken bood het nieuwe Microsoft Office SharePoint Server Arjan Nataraj: Dit pakket verkeerde bij de aanvang van het project in augustus 2006 nog in een bèta fase, waardoor een zekere flexibiliteit van alle partijen wenselijk was. Maar juist door te kiezen voor dit ultramoderne platform, heeft Isala nu een goede stap gezet. Op 15 augustus 2006 vonden de eerste gesprekken plaats met Tam Tam. In de tweede helft van september is begonnen met het bouwen van de site. Hoewel er aanvankelijk met een beta versie is gewerkt, was de website toch al op 8 februari 2007 klaar. De snelle realisatie is volgens Dorien Breukelman mede te danken aan het kunnen nemen van de juiste beslissingen op de juiste momenten en aan de goede samenwerking met Tam Tam. De verdere afbouw van de onderliggende intranetsite en het documentenbeheersysteem zal naar verwachting over zes maanden afgerond zijn. Intussen wordt ook de Nederlandse languagepack geïmplementeerd, zodat de taal geen belemmerende factor meer zal zijn en de bediening nog vriendelijker wordt. De voordelen Doordat het nieuwe systeem is gebaseerd op Microsoft Office SharePoint Server 2007 beschikken de Isala klinieken automatisch over een geavanceerd documentenbeheer, waarmee gebruikers (die daartoe geautoriseerd zijn) zelf gegevens op de site kunnen aanpassen. De afdeling Human Recources (HR) deed als eerste ervaringen op met de nieuwe omgeving: HRmedewerkers kunnen zelf vacatures op de website plaatsen en aanpassen. Als over een aantal maanden de intranetsite volledig klaar is, zullen alle afdelingen van het ziekenhuis hun eigen gedeelte van de site beheren en documenten kunnen delen met collega s in de SharePoint-intranetomgeving. Een ander voordeel van de keuze voor Microsoft Office SharePoint Server 2007 is, dat de gebruikers van het internet of het intranet met één en dezelfde interface te maken hebben. Internet en intranet gaan als het ware naadloos in elkaar over. Bovendien leveren de flexibiliteit en schaalbaarheid van het platform voor nu en in de toekomst ruim voldoende mogelijkheden voor het groeiende documentenbeheer. Goed gekozen Er is in het beginstadium wel gekeken naar software van andere fabrikanten, maar al vrij snel is de beslissing genomen om met Office SharePoint Server 2007 aan de slag te gaan. Zo heeft het

4 verwachte gebruiksgemak meegespeeld bij de keuze voor de Microsoft-software en die verwachting is ook waargemaakt. De mensen van de HR-afdeling wisten bijvoorbeeld binnen drie kwartier hoe ze zelf vacatures konden plaatsen. Een andere afweging om te kiezen voor SharePoint was het eenvoudige onderhoud van de informatie op de site. Dorien Breukelman is daar laaiend enthousiast over, niet alleen vanuit haar functie als communicatieadviseur, maar ook als gebruiker. Als voorbeeld haalt ze aan dat op de site foto s en functieomschrijvingen zijn geplaatst van alle artsen die ieder hun eigen specialismen hebben. Deze artsen werken evenwel ook samen in multidisciplinaire poliklinieken. Het systeem biedt enorm veel mogelijkheden om al die informatie op verschillende plekjes op de site te koppelen en te gebruiken, terwijl eventuele wijzigingen altijd maar op één plek ingevoerd hoeven te worden. De kosten Inzicht in de kosten kan Isala niet geven, ook een Return of Investment (terugverdientijd) is niet aan te geven. Omdat de oude situatie niet gecontinueerd kon worden moest er sowieso iets anders komen. Belangrijke doelstellingen, waarmee de investering indirect terugverdiend wordt, zijn onder meer het vereenvoudigen van de werkprocessen en die doelstellingen zijn nu al bereikt. Dat zal bovendien een gunstige invloed hebben op de arbeidssatisfactie en het serviceniveau. De nu al positieve reacties bewijzen dit. De toekomst Uitgaande van 50 à 60 afdelingen met op elk twee geautoriseerde gebruikers kunnen er op termijn ongeveer 150 mensen actief met SharePoint werken. Gebruikers zijn er natuurlijk nog veel meer, enkele duizenden. De verwachting is dat op elke afdeling een intranetvoorziening beschikbaar zal komen. Vanuit huis kunnen medewerkers niet inloggen op het systeem; deze voorziening heeft voor de Isala klinieken geen hoge prioriteit. Wel zijn er plannen om de site informatief uit te breiden met een extranet, waardoor de professionals van de Isala Klinieken, maar ook huisartsen, de GGD en ziekenhuizen in de omgeving toegang kunnen krijgen tot een afgeschermde omgeving, waar zij gezamenlijk documenten en informatie kunnen uitwisselen. Daarnaast zijn er plannen om afspraken online te kunnen maken. Eisen

5 Website met vooraf besproken merkuitstraling Uitgebreid en logisch ingedeeld documentenbeheer Aandacht voor de verschillende doelgroepen Schaalbaarheid, toegankelijkheid Mogelijkheid tot maatwerk Groot gebruiksgemak Betere service binnen de organisatie Voordelen Naadloze koppeling intranet/internet Centraal en uniek updaten van informatie Gebruiksgemak en eenvoudig beheer Vlotte acceptatie door gebruikers Snel communiceren Producten Microsoft Office SharePoint Server Links Isala Klinieken - Tam Tam -