Extra impulsen geven aan het handelsonderwijs om het up-to-date te houden.

Transcriptie

1 1 Inleiding 1.1 Projectomschrijving Werken binnen een virtueel kantoor betekent dat leerlingen vanuit een computerklas of een speciaal ingerichte kantoorklas allerlei commerciële activiteiten kunnen organiseren, zowel op nationaal niveau als in een internationale context. Zij kunnen immers contact opnemen met een netwerk van virtuele oefenfirma's in binnen- en buitenland. Alle transacties zijn 'echt', enkel de goederenstroom is virtueel. Naast de commerciële administratie voeren de leerlingen allerlei secretariaatstaken uit. Zij werken met reële documenten en integreren de zakelijke communicatie (mondeling en schriftelijk), zowel in het Nederlands als in de moderne vreemde talen, in de oefenfirma. Het gebruik van de moderne communicatiemedia en het elektronisch verkeer van gegevens staan centraal. COFEP coördineert de verwerking van de transacties en geeft allerlei impulsen om het project te ondersteunen. 1.2 EUROPEN en COFEP EUROPEN groepeert 37 landen en ongeveer geregistreerde oefenfirma's. EUROPEN heeft in 1998 COFEP erkend als de enige nationale centrale voor oefenfirma's in België. Via COFEP hebben de oefenfirma's toegang tot een internationaal netwerk. COFEP streeft naar een samenwerking met het onderwijs omdat COFEP overtuigd is van de kwaliteiten van het concept oefenfirma. Binnen EUROPEN zijn de standpunten en acties van COFEP gebaseerd op de noodzaak om het concept van de oefenfirma toegankelijk te maken voor iedereen. COFEP is de centrale voor België. Het actieterrein van COFEP strekt zich uit over heel het land. Uiteraard wordt de samenwerking tussen alle Belgische oefenfirma's aangemoedigd. COFEP legt echter ook de nadruk op de samenwerking met buitenlandse oefenfirma's. 1.3 Doelstellingen Extra impulsen geven aan het handelsonderwijs om het up-to-date te houden. Het creëren van een leerkrachtige omgeving door: - Ruime vakkenintegratie: integratie van taalvakken (Nederlands, Frans en Engels) en specifieke, bedrijfsgerichte vakken (economie en informatica). - De aanvoer van transacties via de andere oefenfirma's van het netwerk biedt een waaier aan authentieke documenten oefenbedrijven verspreid over 50 landen. - Samenwerkend leren bevorderen. Samenwerken in een groep kan leerervaringen opleveren, die niet door zelfstudie of klassikale leeractiviteiten bereikt worden. Het kunnen toepassen van dergelijke vaardigheden is beroepsmatig en maatschappelijk relevant, vanwege vaardigheden die ontwikkeld worden. Onder andere: sociale vaardigheden als kunnen vergaderen en discussiëren, argumenteren en het bereiken van een consensus. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 1

2 - Het zelfstandig leervermogen van leerlingen bevorderen. Projectonderwijs stimuleren. Kern van het projectonderwijs is het leren toepassen van verworven kennis. Projectonderwijs stimuleert een toepassingsgerichte leerstijl. Doelen van het projectonderwijs zijn: leren samenwerken, leren communiceren met externe instanties, leren maken van een werkstuk, leren om een project efficiënt uit te voeren, leren om een probleem systematisch te benaderen en op te lossen Allerlei vaardigheden die de handelingsbekwaamheid van de leerlingen bepalen en kunnen vergroten. Praktijkgericht werken in een reële (virtuele) omgeving. De leerlingen maken kennis met allerlei documenten en transacties binnen een internationale context: - De oefenfirma ontvangt 'echte' documenten en formulieren afkomstig uit verschillende landen. Ook meer gespecialiseerde documenten zoals CMR's en certificaten van oorsprong komen voor. - Door het groot aantal oefenfirma's en de talrijke sectoren waarin ze actief zijn (kantoormeubelen, textiel, sport, doe-het-zelf, communicatie), wordt de leerling geconfronteerd met een ruim aanbod aan woordenschat. - De internationale contacten laten de leerlingen kennismaken met de exportwetgeving, de verschillende maten- en gewichtssystemen, de specifieke handelsgewoontes van de andere landen. Het efficiënt gebruiken van bestaande communicatietechnieken zoals telefoon, fax en . Via het concept van de oefenfirma biedt COFEP de mogelijkheid om de recente ontwikkelingen inzake communicatie en informatie op de voet te volgen. Met de aankoop van banksoftware wordt telebankieren een onderdeel van het aanbod van COFEP. Via de oefenfirma worden onder meer volgende attitudes en sociale vaardigheden gerealiseerd: - werken in team; - zelfredzaamheid; - initiatief nemen; - durf en doorzettingsvermogen ontwikkelen; - zich vlot aanpassen aan een nieuwe situatie; - aandacht hebben voor orde; - zelfstandig werken; - kwaliteitszorg; - De oefenfirma biedt de leerling de gelegenheid zijn kennis en vaardigheden te benutten (ook deze die hij buiten de school heeft verworven). De leerling mag/moet in een oefenfirma creatief zijn. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 2

3 1.4 Conclusie Als leerling van het specialisatiejaar KMO-administratie krijg je de kans om deel te nemen aan dit project. Het spreekt voor zich dat jullie hierin een cruciale rol spelen. Net zoals in elk bedrijf is een goede groepsgeest, inzet, doorzetting, van het grootste belang. Wie deelneemt aan GO7, dient zich dan ook te houden aan afspraken en moet tegen het einde van het schooljaar bewezen hebben dat hij over de vaardigheden en attitudes beschikt die noodzakelijk zijn voor een administratief bediende. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 3

4 2 Procedure aankoop GO7 ROUTESCHEMA AANKOOPORDER HANDELINGEN AFDELINGEN 1 Lijst beschikbare voorraad 1 2 Invullen voorblad aankoopdossier 2 3 Manuele samenstelling bestelling 3 4 Opmaken bestelbon 4 5 Invullen aankoopregister 5 6 Invullen leverancierskaarten 6 7 Verzenden bestelbon + begeleidende brief 7 8 Ontvangst orderbevestiging 8 9 Controleren orderbevestiging 9 10 Ontvangst vrachtbrief + leveringsnota Controle: bestelbon = leveringsnota Opmaken ontvangstnota Ontvangst aankoopfactuur Controle: bestelbon = leveringsnota = AF Lijst AF invullen + coderen aankoopfactuur Boeken aankoopfactuur Klasseren aankoopfactuur Betalen AF Printen bankafschrift Controleren bankafschrift Aanvullen lijst AF Boeken bankafschrift Afstempelen bankafschrift Klasseren bankafschrift Controle + definitief archiveren aankoopdossier 26 Opmerking: enkel de aankopen van handelsgoederen (bij Sporta) worden verwerkt met het boekhoudpakket. Voor aankopen van diensten en diverse goederen en voor investeringsgoederen wordt dezelfde procedure gevolgd, doch de verwerking gebeurt via MS-Word en/of MS-Excel. RECEPTIE AANKOOP VERKOOP VOORRAAD FACTURATIE BOEKHOUDING Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 4

5 2.1 Lijst beschikbare voorraad Op de afdeling aankoop wordt er voor gezorgd dat er van alle artikelen uit onze catalogus voldoende voorraad aanwezig is in functie van een vlotte uitgaande goederenstroom. Dit betekent dat deze stap enkel van toepassing is op de handelsgoederen uit onze catalogus. Om na te gaan hoeveel de "huidige voorraad" van onze artikelen is, kan in het boekhoudpakket een lijst opgevraagd worden. Deze lijst wordt door de voorraadafdeling elke werkdag bezorgd aan de aankoopafdeling. Is de huidige voorraad kleiner dan de minimumvoorraad, dan moet er besteld worden. Conclusie Gebruik makend van de voorraadlijsten kan door de aankoopafdeling beslist worden hoeveel er van elk artikel moet aangekocht worden. Uiteraard moet er ook rekening gehouden worden met eventuele commerciële acties van de leveranciers en de acties die GO7 voert ten opzichte van haar klanten. 2.2 Invullen voorblad aankoopdossier Per bestelling bij een leverancier wordt er een aankoopdossier aangelegd. Elk aankoopdossier wordt verzameld in een mapje waarvan de kleur verschilt volgens de aankoop: aankopen in het binnenland - handelsgoederen = blauw - diensten en diverse goederen = geel - investeringsgoederen = oranje aankopen in het buitenland - altijd rood Deze inkoopdossiers worden per leverancier verzameld en als ze volledig afgewerkt zijn gearchiveerd. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 5

6 In een aankoopdossier zitten alle belangrijke documenten die een aankooporder begeleiden, namelijk: - DOC10 = voorblad aankoopdossier, - lijst magazijnen en beschikbare voorraad (eventueel), - manuele samenstelling bestelling (dit wordt genoteerd op voorgaande lijst), - bestelbon, - orderbevestiging van leverancier, - vrachtbrief (deel 2), - leveringsnota leverancier, - ontvangstnota, - aankoopfactuur. Vul het voorblad van het aankoopdossier (= DOC 10) telkens aan indien mogelijk en voorzie elke gedane handeling van je persoonlijk nummer (= PNR). Elk aankoopdossier krijgt een volgnummer dat als volgt opgebouwd is: AAN05XXX (voor aankoop handelsgoederen) GD05XXX (voor aankoop goederen en diensten) INV05XXX (voor aankoop investeringsgoederen) waarbij 05 = boekjaar XXX = volgnummer Het volgnummer kan je bepalen aan de hand van het aankoopregister. Enkele voorbeelden: AAN05001, AAN05015, AAN Controleer steeds of alle documenten in het aankoopdossier in de juiste volgorde zitten. Dit is heel belangrijk! 2.3 Manuele samenstelling bestelling Aan de hand van de voorraadlijsten kan je nu een manuele samenstelling doen van de bestelling. Dit kan gebeuren door naast elke artikelcode op de lijst beschikbare voorraad de te bestellen hoeveelheid te noteren. Dit lijkt misschien wat overbodig maar het laat je toe om op een rustige en overzichtelijke manier het totstandkomen van een bestelling te volgen. Tevens kan je nagaan of je eventueel recht hebt op een korting. 2.4 Opmaken bestelbon Voor handelsgoederen gebeurt dit in het boekhoudpakket. Deze bestelbons worden overgemaakt aan onze toeleverancier Sporta. Voor de bestelling van investeringsgoederen en diverse goederen en diensten maak je gebruik van een standaardbrief die je voorziet van je handtekening. Elke bestelling wordt ook bewaard in de correspondentiemap submap aankopen handelsgoederen. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 6

7 2.5 Invullen aankoopregister Dit register (= DOC 11) wordt bijgehouden per maand en per soort (= handelsgoederen, diensten en div. goederen en investeringsgoederen). Op die manier kan je onder andere te weten komen voor welk bedrag aan goederen we in een bepaalde maand gekocht hebben. Bovendien kan je zo het ordernummer voor een aankoopdossier bepalen. Dit nummer moet je vermelden op alle correspondentie met de leverancier ( ons kenmerk ). 2.6 Invullen leverancierskaarten Deze leverancierskaart (= DOC 12) geeft: - een overzicht van alle geplaatste orders per leverancier, per datum gerangschikt; - een overzicht van de samenhang tussen de verschillende documenten per order; - de bedragen weer per order (hieruit kunnen maandelijkse bedragen afgeleid worden). 2.7 Verzenden bestelbon + begeleidende brief Eén exemplaar van de bestelbon wordt verstuurd (per brief of fax) naar de leverancier. Zorg steeds voor een kopie in je aankoopdossier. Indien je een bestelling plaatst via het internet, print je het bestelformulier af zodat je achteraf een bewijs hebt. Het aankoopdossier blijft op de aankoopafdeling liggen. De verzonden stukken (fax, brief of ) worden ingeschreven in de lijst van de uitgaande poststukken (= DOC 19). 2.8 Ontvangst orderbevestiging Via de receptie ontvangt de aankoopafdeling de orderbevestiging van de leverancier. De receptie noteert de orderbevestiging in het register van de inkomende post en geeft deze door aan de aankoopafdeling. 2.9 Controleren orderbevestiging Controleer goed of de bestelde goederen overeenkomen met de orderbevestiging van de leverancier. Voor handelsgoederen moet de orderbevestiging ingevoerd worden in het boekhoudpakket Ontvangst vrachtbrief + leveringsnota Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 7

8 De receptie registreert de ontvangst van deze documenten. De documenten worden doorgegeven aan de aankoopafdeling. Opmerking Soms (lees meestal) worden deze documenten niet opgestuurd door de leverancier of hebben ze een andere benaming Controle: bestelbon = leveringsbon Controleer of de bestelde goederen (= bestelbon) overeenkomen met de werkelijk geleverde goederen die vermeld zijn op de leveringsnota. Het aankoopdossier wordt doorgegeven aan de voorraadafdeling Opmaken ontvangstnota Voor handelsgoederen (= goederen uit onze catalogus) moeten de nodige aanpassingen gebeuren in het boekhoudpakket want door het aanvaarden van de leveringsnota wordt de voorraad in onze magazijnen verhoogd. Verkoopdossiers kunnen nu verder worden afgewerkt omdat je nu over de nodige goederen beschikt. Het aankoopdossier wordt tenslotte teruggegeven aan de aankoopafdeling Ontvangst aankoopfactuur De receptie noteert de facturen in het REGI en neemt één kopie. De 2 exemplaren worden doorgegeven aan de aankoopafdeling Controle: bestelbon = leveringsnota = AF De aankoopafdeling controleert volgende zaken: 1. bestelde goederen = geleverde goederen = de te betalen goederen; 2. beloofde kortingen, aangerekende vrachtkosten en afgesproken betalingsvoorwaarden zijn correct. Doe ook altijd een herberekening van de factuur. Als je fouten vaststelt, is het jouw verantwoordelijkheid om de leverancier hiervan op de hoogte te brengen en samen met hem een passende oplossing uit te werken (gecorrigeerde factuur, creditnota, ). Het aankoopdossier kan nu doorgegeven worden aan de boekhouding Coderen aankoopfactuur + invullen lijst AF Voorzie vooreerst de kopie van de aankoopfactuur van een volgnummer volgens de lijst van de aankoopfacturen (= DOC 14). Vul tevens de lijst zo ver mogelijk in. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 8

9 De boekhouding voert een extra controle uit op de AF (MVH, BTW, kortingen en totaal). Het coderen gebeurt aan de hand van een boekingsstempel die aangebracht wordt op de factuur en verschilt naargelang de aard van de aankoop die je doet. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 9

10 AF/handelsgoederen Boekingsmaand AA N Periode Dagboek Pers nr REK NR DEBET CREDIT Lev code LEV X BTW-rek X Kostenrek X Handelskorting X Aankoopkosten X Verpakking X TOTAAL X X AF/ vrachtkosten Periode Dagboek Pers nr REK NR DEBET CREDIT LEV X X X TOTAAL X X AF/ diverse goederen en diensten Periode Dagboek PNR REK NR DEBET CREDIT LEV X 61.. X X TOTAAL X X AF/ investeringsgoederen Periode Dagboek PNR REK NR DEBET CREDIT LEV X 2.. X X TOTAAL X X Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 10

11 Opmerking 1 Voor facturen uit het buitenland moet je de juiste BTW-code gebruiken (zie verder). Opmerking 2 Voor bepaalde diensten zoals elektriciteit, gas en telefoon bestaan er geen aankoopdossiers. Ook deze facturen moeten gecodeerd worden Boeken aankoopfactuur Na het coderen van de aankoopfactuur gebeurt de boeking in het aankoopdagboek van het boekhoudpakket. Een geboekte factuur wordt voorzien van de stempel 'Computer verwerkt'. Opmerking In een boekhoudpakket mag in vreemde munt ingebracht worden. Het is dus niet nodig om de omrekening te doen naar EUR. Bij het inbrengen van de aankoopfactuur in vreemde munt verschijnen de bedragen in vreemde munt maar na het centraliseren van de verrichtingen in het aankoopdagboek staan de bedragen in EUR. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 11

12 Boekingen aankopen 1. Aankopen handelsgoederen: AF/.. D Leveranciers (P+C) C factuurtotaal D Handelskortingen op C aankopen (-) (K-C) handelskorting D Aankopen hg (K+D) C bedrag van de goederen D Aankoopkosten (K+D) C aankoopkosten D Terug te sturen verpakking (A+D) C verpakking D Aftrekbare BTW (A+D) C BTW op MVH 2. Aankopen goederen en diverse diensten: AF/.. of AD/.. D Leveranciers (P+C) C D naam dienst (K+D) C factuurtotaal bedrag van de goederen/dienst ( Aftrekbare BTW) 3. Aankopen investeringsgoederen: AF/.. of AD/.. D Leveranciers (P+C) C factuurtotaal D 21../27. naam... (A+D) C bedrag activa ( Aftrekbare BTW) Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 12

13 Boekingen creditnota s op aankopen: retour handelsgoederen: CN/ Retours op D aankopen (K-C) C D Leveranciers (P-D) C bedrag goed. totaal van de creditnota BTW CN s op D Hand.kort op aank (K+D) C D aankopen (P+C) C korting op retour BTW op MVH Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 13

14 2.17 Klasseren aankoopfacturen De kopieën van de aankoopfacturen worden in een map op nummer geklasseerd. Het aankoopdossier wordt in het bakje te betalen AF gelegd Betalen AF Voor onze betalingen maken we gebruik van ZET. De werking van deze banksoftware wordt in een aparte handleiding uitgelegd. Betaalde aankoopfacturen worden van een stempel betaald per bank + datum. De aankoopdossiers worden nu in het bakje bankafschriften AF gelegd Printen bankafschrift Ook hier maken we gebruik van onze banksoftware Controleren bankafschrift De boekhouding gaat de bankafschriften controleren. Dit houdt in: 1. nagaan of de volgnummers van de bankafschriften op elkaar volgen; 2. nagaan of het beginsaldo van ieder afschrift overeenkomt met het eindsaldo van het vorige afschrift; 3. de gegroepeerde betalingen worden uitgesplitst over de verschillende AF 4. het nummer van het rekeninguittreksel vermelden op de lijst van de AF Aanvullen lijst AF Noteer op de lijst naast de juiste aankoopfactuur het nummer van het rekeningafschrift. Vul verder aan: -ofwel OK (aanvinken); -ofwel opmerking (bvb telefonisch contact met leverancier) Boeken van het bankafschrift De bankafschriften worden ingebracht in het financieel dagboek van het boekhoudpakket. Zorg er steeds voor dat je nadien afpunt bij de juiste leverancier en factuur. De betaalde AF verhuis je van 'geboekte, niet betaalde AF' naar het deel 'betaalde AF'. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 14

15 Boekingen 1. Betaling zonder financiële korting D Bankrek. (A-C) C D Leveranciers C CN/.. X betaling via de bank saldo:af-cn AF/.. D Uitgeschr. cheques C (2) inning cheque door lev. (1) uitschrijven cheque D Postrekening (A-C) C X betaling via postcheque D Kas (A-C) C X betaling in speciën 2. Betaling met financiële korting D 5... (A-C) C D Leveranciers C X CN/.. saldo AF-CN AF/.. D Ontv. Bet.kort. (O+C) C bedrag financiële korting Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 15

16 2.23 Afstempelen bankafschrift Bankafschriften die volledig boekhoudkundig verwerkt zijn, worden voorzien van de stempel 'computer verwerkt' Klasseren bankafschrift Bankafschriften worden geklasseerd volgens nummer. Naast elk bedrag moet een overeenkomstig documentnummer vermeld zijn dat refereert naar het betaalde of ontvangen bedrag Controle + definitief archiveren aankoopdossier Alle documenten worden door de aankoopafdeling nog eens gecontroleerd en in de juiste volgorde gestoken. Ze worden vervolgens aan elkaar geniet en definitief geklasseerd. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 16

17 3 Procedure verkoop GO7 ROUTESCHEMA VERKOOPORDER HANDELINGEN AFDELINGEN 1 Order ontvangen van een klant 1 2 Controleren van order 2 3 Aanbrengen orderstempel 3 4 Invullen verkoopdossier 4 5 Invullen verkoopregister 5 6 Invullen klantenkaart 6 7 Orderbevestiging opmaken 7 8 Verzenden orderbevestiging + begeleidende brief 8 9 Leveringsnota en uitgiftebon opmaken 9 10 Invullen CMR Controle: bestelbon = lev.nota = CMR = uitgiftebon Verzenden CMR en leveringsnota Controle stap 12 hernemen Manuele berekening factuur Opmaken verkoopfactuur Invullen factuurregister Controle: bestelbon = leveringsnota = VF Verzenden verkoopfactuur Invullen lijst VF Coderen verkoopfactuur Boeken verkoopfactuur Klasseren verkoopfactuur + verkoopdossier Printen + controleren bankafschrift Boeken bankafschrift Afstempelen bankafschrift Klasseren bankafschrift Klasseren CMR Controle + definitief archiveren verkoopdossier 28 RECEPTIE VERKOOP AANKOOP VOORRAAD FACTURATIE BOEKHOUDING Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 17

18 3.1 Order ontvangen van een klant Het binnengekomen order wordt door de receptie Opmerking 1. voorzien van een stempel "ingekomen + datum"; 2. ingeschreven in REGI; bij "referentie" wordt het ordernummer van de klant vermeld. Dit ordernummer wordt bepaald aan de hand van het verkoopregister. 3. nagegaan of het een nieuwe of bestaande klant is. 4. indien nieuwe klant worden de gegevens opgezocht in de database. Stappen 3 en 4 zijn heel belangrijk omdat het al gebeurd is dat een echt bedrijf een bestelling plaatst. 3.2 Controleren van order Controleer: Bereken: - naam en adres van de klant; - of het een Belgische of buitenlandse klant is; - artikelnummer, omschrijving, eenheidsprijs aan de hand van de catalogus. - per artikelnummer het totaal bedrag; - het totale orderbedrag. Controleer steeds of de klant recht heeft op een korting. Elke klant krijgt 2% korting voor contante betaling binnen de 8 dagen (zie verkoopsvoorwaarden). 3.3 Aanbrengen orderstempel Deze stempel ziet er als volgt uit: ORDERNR. KLANTNR. = het ordernummer dat GO7 aan het order toekent (bvb VER04001) = het klantnummer dat GO7 in de boekhouding toekent aan de klant (= eerste 8 letters van de naam) Rangschik de orders per ordernummer in een mapje: binnenlands order = groen buitenlands order = paars 3.4 Invullen verkoopdossier Per bestelling wordt er een verkoopdossier aangelegd. Deze verkoopdossiers worden verzameld per klant als ze volledig afgewerkt zijn. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 18

19 In een verkoopdossier zitten alle belangrijke documenten die een verkooporder begeleiden, namelijk: - DOC3 = voorblad verkoopdossier; - originele bestelbon van de klant; - orderbevestiging; - CMR (deel 1); - leveringsnota; - manuele factuurberekening; - kopie van de verkoopfactuur. Vul verkoopdossier (= DOC 3) telkens aan indien mogelijk en voorzie elke gedane handeling van je persoonlijk nummer (= PNR). Controleer steeds of alle documenten in de juiste volgorde zitten. 3.5 Invullen verkoopregister Dit register (= DOC 4) wordt bijgehouden per maand. Op die manier kan je onder andere nagaan voor welk bedrag aan goederen we in een bepaalde maand verkocht hebben. 3.6 Invullen klantenkaart Deze klantenkaart (= DOC 5) geeft: - een overzicht van alle geplaatste orders per klant, per datum gerangschikt; - een overzicht van de samenhang tussen de verschillende documenten per order; - de bedragen weer per order. Aan het einde van elke maand gebeurt een afsluiting. 3.7 Opmaken orderbevestiging De orderbevestiging wordt opgemaakt in het boekhoudpakket. 3.8 Verzenden orderbevestiging + begeleidende brief De orderbevestiging dient om de bestelling te bevestigen. Een kopie van dit document wordt, samen met een begeleidende standaardbrief, verstuurd naar de klant. Noteer de uitgaande stukken op doc. 19 Lijst uitgaande poststukken. Het dossier wordt nu doorgegeven aan de voorraadafdeling. 3.9 Opmaken leveringsnota en uitgiftebon Ook deze documenten worden opgemaakt in het boekhoudpakket. Indien alles kan geleverd worden, kan er binnen het boekhoudpakket een recuperatie gebeuren van de orderbevestiging. Wanneer er onvoldoende voorraad is, verschijnt er op het scherm voor dit order een document. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 19

20 Opmerking Gratis geleverde goederen moeten ook ingebracht worden in het boekhoudpakket omdat de voorraad moet verminderd worden. Let er dan wel op dat de prijs op nul gezet wordt Invullen CMR CMR = vrachtbrief = document dat de goederen tijdens het transport begeleidt. Dit document bestaat uit vier delen: - deel 1 = rode exemplaar = exemplaar voor de afzender; - deel 2 = blauwe exemplaar = exemplaar voor de geadresseerde; - deel 3 = groene exemplaar = exemplaar voor de vervoerder; - deel 4 = zwarte exemplaar = exemplaar voor de vervoerder. Op de CMR wordt een gekleurde klever aangebracht met de vermelding 'Gelieve het rode, groene en zwarte exemplaar terug te sturen na ondertekening'. Een kopie van de ingevulde CMR wordt aan het verkoopdossier toegevoegd Controle: bestelbon = leveringsnota = CMR = uitgiftebon Bestelde goederen = bevestiging bestelling = geleverde goederen = verzonden goederen of bestelbon = orderbevestiging = leveringsnota = CMR Verzenden CMR en leveringsnota De CMR wordt samen met de leveringsnota overgemaakt aan de transportfirma. Indien de klant de goederen aanvaardt, zal hij tekenen in vak 24. Ook hier vul je doc. 19 in. Tenslotte geef je het verkoopdossier door aan de facturatie Controle 12 hernemen Alvorens de factuur opgesteld wordt, is het aangewezen een tweede controle uit te voeren Manuele berekening factuur DOC7 geeft een schematische weergave van de volgorde voor de berekening van de factuur. In de catalogus van GO7 staat vermeld dat onze klanten 2 % korting voor contant krijgen indien ze binnen de 30 dagen betalen. Vergeet deze korting niet te berekenen. Waarom is dit zo belangrijk? Verklaring: - de BTW wordt zo op een verlaagde (en dus correcte) maatstaf van heffing (= MVH) berekend; Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 20

21 - wij weten niet of onze klant van deze korting gebruik zal maken; dit is alleen vast te stellen op basis van de datum van het rekeninguittreksel van de bank (COFEBA) Opmaken verkoopfactuur Na de manuele berekening van de factuur kan je een vergelijking maken met de factuur die het boekhoudpakket opgemaakt heeft Invullen factuurregister (= DOC 8) Dit register vul je in en elke maand controleer je het volgende: totaal goederen - totaal kortingen + totaal orderkosten + totaal vrachtkosten + totaal BTW = totaal factuurbedragen 3.17 Controle: bestelbon = leveringsnota = VF Bestelde goederen = geleverde goederen = te betalen goederen Verzenden verkoopfactuur Van de verkoopfactuur zijn er drie exemplaren: - het origineel wordt doorgestuurd naar de klant (vul doc. 19 in), - een kopie voor het verkoopdossier - en een kopie voor de boekhouding. Geef het verkoopdossier door aan de boekhoudafdeling Invullen lijst VF Vul de lijst van de VF (= DOC 6) zo ver mogelijk in. Het invullen gebeurt op basis van het ordernummer (VER05 ). Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 21

22 3.20 Coderen verkoopfactuur Het coderen gebeurt aan de hand van een boekingsstempel die aangebracht wordt op de factuur. VF/goederen Boekingsmaand VER Periode Dagboek Pers nr REK NR DEBET CREDIT Klantcode KLA X BTW-rek X Opbrengstenrek X Handelskorting X Verkoopkosten X Verpakking X TOTAAL X X Voor buitenlandse verkopen steeds de BTW-code aanpassen (zie verder) Boeken verkoopfactuur De factuurgegevens worden ingebracht in het verkoopdagboek van het boekhoudpakket. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 22

23 Boekingen verkopen 1. Boekingen verkopen met factuur: VF/.. D Verkopen hg (O+C) C bedrag goed. D Handelsdebiteuren (A+D)C factuurtotaal Handelskortingen op Doorgerekende D verkopen (-) (O-D) C D kosten (O+C) C handelskorting verkoopkosten D Versch. BTW (P+C) C BTW op MVH D Verpakking bij klanten (P+C) C bedrag verpakking Een geboekte VF wordt voorzien van een stempel 'computer verwerkt'. 2. Boekingen creditnota s op verkopen wegens retour handelsgoederen: CN/ Retours op D Handelsdeb. (A-C) C D verkopen (-) (O-D C totaal CN bedrag goederen BTW CN s 70002Handelskortingen op D verkopen (A+D) C D verkopen (O+C) C BTW op MVH korting op CN Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 23

24 3.22 Klasseren verkoopfacturen en verkoopdossiers De verkoopfacturen worden op nummer in een map bewaard. De verkoopdossiers worden in het bakje bankafschriften VF gelegd Printen en controleren bankafschrift De boekhouding gaat de bankafschriften controleren. Dit houdt in: 1. nagaan of de nummers van de bankafschriften op elkaar volgen; 2. nagaan of het beginsaldo van ieder afschrift overeenstemt met het eindsaldo van het vorige afschrift; 3. de lijst van de VF wordt aangevinkt en voorzien van het nummer van het bankafschrift; bij problemen wordt in de kolom van de opmerkingen de genomen acties kort genoteerd (bijvoorbeeld: telefonisch contact); 4. naast het bedrag op het bankafschrift noteer je het nummer van de VF die geïnd is Boeken bankafschrift De bankafschriften worden ingebracht in het financieel dagboek van het boekhoudpakket. Nadien moet je telkens afpunten bij de juiste klant en verkoopfactuur. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 24

25 Boekingen 1. Inning zonder financiële korting D Handelsdeb. (A-C) C D Bank (A+D) C VF/.. CN/.. saldo: VF-CN inning via de bank D Te innen cheques C (1) ontvangen cheque (2) inning cheque via bank D Elect. Inning C (1) electr. Inning (2) verwerking via bank inning via postcheque D Postrek (A+D) C D Kas (A+D) C inning in speciën 2. Inning met financiële korting D Handelsdeb. (A-C) C D 5... (A+D) C VF/.. CN/.. betaald bedrag Saldo VF-CN D Toegest. Bet.kort.(K+D) bedrag fin. korting C Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 25

26 3.25 Afstempelen bankafschrift Als het bankafschrift boekhoudkundig verwerkt is, zal het afgestempeld worden met 'computer verwerkt' Klasseren bankafschrift Bankafschriften worden geklasseerd volgens nummer. Naast elk bedrag moet een overeenkomstig documentnummer vermeld staan, dat refereert naar het betaalde of ontvangen bedrag. Geef het verkoopdossier nu door aan de voorraadafdeling Klasseren CMR Deel 1 van de CMR (rood) krijgt de voorraadafdeling op regelmatige basis terug van het transportbedrijf. Dit document klasseer je in het verkoopdossier. Je kan nu de kopie die nog in het dossier steekt eventueel vervangen door de afgetekende CMR. Deze afgetekende CMR dient als bewijs dat de klant de goederen aanvaard heeft. Het groene en zwarte exemplaar worden na ontvangst later geklasseerd in een map 'CMR's voor de transporteur' Controle + definitief archiveren verkoopdossier Alle documenten worden door de verkoopafdeling een laatste keer gecontroleerd en in de juiste volgorde gestoken. Ze worden vervolgens aan elkaar geniet en definitief geklasseerd. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 26

27 4 Sporta Sporta is een toeleveringsbedrijf van GO7 en bevoorraadt GO7 van sportartikelen. Het is de bedoeling dat voor Sporta alleen de documenten aangemaakt worden die aan GO7 moeten opgestuurd worden naar aanleiding van een aankoop. De boekhouding en de voorraadadministratie worden daarom niet opgevolgd. Wil Sporta kunnen leveren aan GO7 dan moet wel een voorraad handelsgoederen ingebracht worden. Volg daarvoor de werkwijze bijwerken van de basisbestanden artikelen van de voorraadafdeling. Met volgende zaken moet je rekening houden: - Sporta neemt dezelfde artikelcode als GO7 doch voorafgegaan door een L; - de aankoopprijzen exclusief BTW van GO7 = de verkoopprijzen exclusief BTW van Sporta; - de nummering van de verkoopdossiers wordt als volgt opgebouwd: SP Concreet betekent dit dat: 1. de bestelbon van GO7 wordt ontvangen door Sporta. Er wordt een stempel opgezet met 'ingekomen' en de datum. Daarna wordt een nummer aan het dossier gegeven (bijvoorbeeld: SP01001). Dit alles wordt ingeschreven in een lijst met alle ingekomen bestellingen. 2. De bestelling wordt bevestigd via een orderbevestiging uit het boekhoudpakket en een bijhorende brief. 3. De derde stap is het opmaken van de leveringsnota in het boekhoudpakket. We bekomen tevens een uitgiftebon en een factuur. 4. Als bewijs van betaling krijgen we van COFEBA een rekeningafschrift. Alles wordt dubbel afgedrukt (behalve de uitgiftebon): een exemplaar voor GO7 en een exemplaar voor Sporta. De documenten worden bij Sporta in een map bewaard. Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 27

28 5 Lijst van de documenten DOC 1 DOC 2 DOC 3 DOC 4 DOC 5 DOC 6 DOC 7 DOC 8 DOC 9 DOC 10 DOC 11 DOC 12 DOC 13 DOC 14 DOC 15 DOC 16 DOC 17 DOC 18 DOC 19 REGI = Register van de inkomende post REGU = Register van de uitgaande post Verkoopdossier Verkoopregister Klantenkaart Lijst verkoopfacturen Factuurberekening Factuurregister in EUR Register vrachtbrieven-verkoop Aankoopdossier Aankoopregister Leverancierskaart Register vrachtbrieven-aankoop Lijst aankoopfacturen Sporta Taken Excellent Register personeelsaankopen Betaalopdracht personeelsaankopen Lijst uitgaande poststukken Oefenfirma 3(3) KMO-administratie pag. 28