Maatschappelijk verslag deel je leven

Transcriptie

1 Maatschappelijk verslag 2016 deel je leven

2 Zorggroep Sint Maarten: Vindt dat ieder mens waardevol is. Daarom heeft hij recht op zorg, liefde en aandacht. Wij zien een maatschappij voor ons waarin mensen bewust in het leven staan en dat leven samen delen. Wij richten ons bij onze zorgverlening niet op menselijke beperkingen, maar op wat mensen nog wél kunnen. Elke dag opnieuw gaan wij uit van de kracht van mensen, hun mogelijkheden en hun talenten. En van de kracht van delen. Deel je leven! De naam Zorggroep Sint Maarten is zorgvuldig gekozen. Het verhaal van Sint Maarten is bij veel mensen bekend en tevens voor velen een inspiratiebron. Martinus handelde uit medeleven. Als Romeins soldaat kon en mocht hij niet zijn hele mantel weggeven, maar wel een halve! Sint Maarten, ook bekend als Martinus van Tours, ontmoette als Romeins soldaat een door kou verkleumde bedelaar. Uit zorg voor hem kliefde hij zijn mantel in tweeën en gaf een helft aan de bedelaar. Hij deelde zijn bezit met de ander én hij nam deel aan het leven van de ander. Ons logo is een vrije expressie van de gedeelde mantel. deel je leven

3 Inhoudsopgave Voorwoord Uitgangspunten van de verslaglegging 7 Profiel van de organisatie 9 Algemene identificatiegegevens 9 Structuur van het concern 9 Kerngegevens Kerngegevens en nadere typering Cliënten, capaciteiten, productie, personeel en opbrengsten 12 Samenwerkingsrelaties 14 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggeschap 17 Normen van goed bestuur 17 Raad van bestuur 17 Raad van toezicht Toezichtvisie Het toezicht in Bedrijfsvoering Interne ontwikkelingen Externe ontwikkelingen Interne beheersing 25 Cliëntenraad 26 Beleid, inspanningen en prestaties 33 Meerjarenbeleid 33 Algemeen beleid verslagjaar 34 Kwaliteitsbeleid algemeen 35 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit van zorg Klachten 39 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Medewerkersbeleid Kwaliteit van het werk 44 Samenleving 45 Financieel beleid Financiële ontwikkelingen Kasstromen en financieringsbehoefte Financiële instrumenten Actuele ontwikkelingen Risico s en onzekerheden 49 Jaarrekening (deze is apart gedeponeerd en te raadplegen via Bijlage 1: Lijst met afkortingen 50 Maatschappelijk verslag

4 Voorwoord Beste lezer, 2016 was het jaar waarin de zorg- en dienstverlening aan onze cliënten geënt op deel je leven, nog meer dan voorheen, onze aandacht heeft gehad. Met de wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur 1 is medio 2016 na een gedegen onderzoek enerzijds duidelijk geworden dat de ingezette strategische koers deel je leven de juiste is. Voor allen die betrokken zijn bij de Zorggroep is dit een waardevolle uitkomst. Anderzijds is toen gebleken dat ons centrale beleid te weinig is (h)erkend als kaderstellend beleid. In combinatie met andere oorzaken bleek dat deel je leven op concern niveau niet aansloot bij lokale ontwikkelingen. Een oplossing om aansluiting te creëren en daarmee deel je leven, de diamant die Zorggroep Sint Maarten daadwerkelijk onderscheidt in zorg- en dienstverlening aan cliënten van andere zorgorganisaties, te laten schitteren is gevonden. De oplossing kent meerdere elementen. Ten eerste is eind 2016 onze organisatie verplat door de managementlagen divisiedirecteuren deel je leven: Bewoners, cliënten, huurders, familie en vrienden, onze medewerkers en vrijwilligers maken deel uit van onze gemeenschap. Wij delen en genieten van elkaars ervaring, persoonlijkheid, talent en kracht. Wij dragen bij aan elkaars welzijn en geluk en samen aan dat van anderen. en zorgmanagers weg te halen 2. Ten tweede en van groot belang is het feit dat najaar 2016 gestart is met Deel je leven 2.0 groepsconcept (hierna: Deel je leven 2.0). Wat betekent dit? Onze locaties en hun omgeving worden opgewaardeerd naar leefwerkgemeenschappen: That s where the magic happens. De leefwerkgemeenschappen versterken de dorpse impact, essentieel voor onze cliënten, bewoners, huurders, familie, vrienden, mantelzorgers en vrijwilligers! En ook voor externe belanghebbenden en regionale partners. In een leefwerkgemeenschap handelen en gedragen al onze medewerkers zich professioneel. Alles is gericht op het welzijn en welbevinden van cliënten, bewoners, huurders, familie en vrienden. Aan deze leefwerkgemeenschappen wordt invulling gegeven op basis van de volgende principes: Principe I: Principe II: Principe III: Principe IV: Iedereen is bijzonder. We maken waar wat mogelijk is. We hebben elkaar nodig om betekenisvol te zijn. Wie het weet mag het zeggen. 1 2 Zie paragraaf 3.2, 3.3 en 3.5 voor een toelichting op de wijzigingen in de samenstelling van de raad van bestuur. Zie ook paragraaf deel je leven

5 De wijze waarop wij ons organiseren maakt Deel je leven 2.0 mogelijk: We ontwikkelen vijf leefwerkgemeenschappen; Een leefwerkgemeenschap bestaat uit twee of meer locaties in een dorp of stadje en hun omgeving. Ze zijn gezaghebbend en gesitueerd voornamelijk in Noord Oost Nederland. Er zijn vier gestandaardiseerde processen van de best mogelijke kwaliteit: te weten 24- uurszorg, wonen, ambulante zorg en behandeling. Er zijn groepsservices die vanuit cruciale expertisegebieden de leefwerkgemeenschappen van heel nabij ondersteunen. In 2017 richten wij ons vooral op de bij Deel je leven 2.0 passende cultuurverandering die er voor zorgt dat je altijd ervaart dat je bij een gemeenschap van Zorggroep Sint Maarten bent. Dit in het teken van de klant is koning. Bij het schrijven van dit verslag ultimo maart 2017 is fase 2 van de concretisering, waarin de functie van teamleider komt te vervallen en teamcoaches benoemd gaan worden, in volle gang. Tot slot vindt in 2017 een herpositionering van de stafafdelingen plaats, eveneens om bij te dragen aan succesvolle leefwerkgemeenschappen. Vanzelfsprekend is Deel je leven 2.0 in samenspraak met raad van toezicht, centrale cliëntenraad en ondernemingsraad tot stand gekomen. Met de benoeming eind 2016 van een groot deel van het nieuwe management en een nieuwe raad van bestuur per 1 mei 2017 is de concretisering van de leefwerkgemeenschappen inmiddels goed van start gegaan. Onze externe relaties, waaronder gemeenten en zorgkantoren, zijn positief over de ingezette veranderingen. In het voorliggende maatschappelijk verslag leest u welke resultaten Zorggroep Sint Maarten nog meer in 2016 behaalde. Hierbij valt op dat Zorggroep Sint Maarten in 2016 financieel een aanzienlijk beter jaarresultaat ( positief) heeft behaald dan in 2015 ( positief). Invloed op het resultaat hadden in beide jaren met name de veranderingen in de waardering van de vaste activa in de geconsolideerde jaarrekening van Zorggroep Sint Maarten. Wij zullen de komende jaren onze zorg- en dienstverlening blijven ontwikkelen om ook in de toekomst betekenisvol voor cliënten te kunnen blijven. Deel je leven 2.0 geeft hierbij alle betrokkenen koers en betekenis. Deel je leven gaat voorbij goede zorg aan cliënten. Want ook gaat het om waardevolle ontmoetingen, professionele medewerkers, inzet van talenten en innovatie in en buiten onze leefwerkgemeenschappen. Bij deze uit ik mijn vertrouwen in de toekomst van Zorggroep Sint Maarten. Dank aan een ieder voor de aangereikte suggesties en steun de afgelopen periode, dr. G.P.F. (Guido) van den Boorn (voorzitter raad van bestuur a.i. 3 van 4 mei 2016 tot en met 30 april 2017). Raad van bestuur vanaf 1 mei 2017: Mevr. mr. Anneke Bouwmeester voorzitter Mevr. ir. Patricia Bangma lid Dhr. drs. Frits Nicolai RE RC lid 3 Zie paragraaf 3.3. Dit maatschappelijk verslag is vastgesteld op 20 april Maatschappelijk verslag

6 deel je leven

7 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Zorggroep Sint Maarten vindt het belangrijk transparant te zijn over de manier waarop zij al haar cliënten helpt. Daarnaast is het een wettelijke verplichting om jaarlijks verantwoording af te leggen over de manier waarop gelden uit de Wet langdurige zorg en Zorgverzekeringswet worden besteed. De jaarlijkse verantwoording bestaat uit drie onderdelen: Opstellen en aanleveren van een jaarrekening met een controleverklaring. Aanleveren van verantwoordingsgegevens door middel van het beantwoorden van vragen over onderwerpen op het gebied van bestuur, bedrijfsvoering, personeel, financiën en productie (DigiMV). Het aanleveren van bezoldiging- en ontslagvergoedingsgegevens van (top)functionarissen (WNT-gegevens). De verantwoording van Zorggroep Sint Maarten in dit maatschappelijk verslag vindt grond in de Zorgbrede Governancecode In deze code hebben de brancheorganisaties afgesproken dat hun leden jaarlijks aan alle rechthebbenden en belangstellenden verantwoording afleggen over het gevoerde beleid en de geleverde prestaties 4. Verantwoording vindt op concernniveau plaats. Ten behoeve van transparantie en hierna genoemde verantwoordingsverplichtingen worden her en der meer details verstrekt. Met de jaarverantwoording en dit maatschappelijk verslag voldoen wij onder andere aan de: Verplichting tot het leveren van een jaarrekening volgens de eisen in het Burgerlijk Wetboek (BW, boek 2, titel 9). Verplichting tot het opgeven van de beloning van de bestuurders (Wet normering topinkomens). Verplichting tot het verstrekken van gegevens aan het CBS over de geleverde WTZi-zorg (artikel 33 Wet op het Centraal bureau voor de statistiek). Verplichting tot het leveren van een verslag over hoe is omgegaan met medezeggenschap (artikel 8 Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector). De jaarrekening 2016 van Zorggroep Sint Maarten is geconsolideerd met de jaarrekening van zowel de gelieerde Stichting Woonvormen Sint Maarten als met de 100% dochter Behandelcentrum Sint Maarten B.V. Derhalve worden financiële gegevens in dit verslag geconsolideerd weergegeven. Onze jaarrekeningen zijn gepubliceerd op Onze maatschappelijk verslagen zijn vanaf 2016 gepubliceerd op In de databank van Zorginstituut Nederland zijn kwantitatieve, openbare gegevens gepubliceerd conform de Regelgeving Verslaglegging WTZi. Meerdere van deze gegevens zijn ook in onderhavig verslag opgenomen. Waarderingen van anderen over ons vindt u op 4 Met ingang van 1 januari 2017 is een nieuwe Governancecode zorg van kracht. (Deze code is geënt op zeven principes). In het kader van verantwoording en transparantie blijft ook op grond van deze code een jaarverslag nodig om belanghebbenden te informeren. Maatschappelijk verslag

8 deel je leven

9 Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Zorggroep Sint Maarten Adres Gravenallee 13 Postcode 7591 PE Plaats Denekamp Statutaire vestigingsplaats Oldenzaal Telefoonnummer / Identificatienummer Kamer van Koophandel adres info@zorggroepsintmaarten.nl Internetpagina Structuur van het concern Zorggroep Sint Maarten is een stichting met een raad van bestuur als statutair bestuur en een raad van toezicht als toezichthoudend orgaan. Van divisiestructuur naar leefwerkgemeenschappen Een groot deel van 2016 kende Zorggroep Sint Maarten een divisiestructuur. De divisies waren gedefinieerd aan de hand van geografische ligging of specifieke diensten en producten. De volgende divisies en locaties/ bedrijfsonderdelen werden onderscheiden: Divisie Losser-Oldenzaal: Oldenhove en Maartens-Stede, beide te Losser Tiekerhook te Overdinkel Molenkamp, Gereia en Zonnestraal te Oldenzaal Divisie Dinkelland-Acht: Franciscus in Ootmarsum Eeshof in Tubbergen Sint Jozef te Weerselo Gerardus Majella en Gravenstate, beide te Denekamp Antonius in Acht Divisie Friesland-Harmelen-Lochem-Zutphen: Mariënbosch in Heerenveen Sint Theresia te Joure Gaza te Harmelen Gudula te Lochem Polbeek te Zutphen Divisie Maartje: Medische dienst Diëtetiek Psychologen Thuiszorg Muziektherapie Kraamzorg Fysiotherapie Revalidatie Ergotherapie Maatschappelijk werk Logopedie Thuiszorg servicewinkels in Ootmarsum, Losser, Oldenzaal, Enschede, Hengelo en Weerselo Maatschappelijk verslag

10 De divisies zijn ondersteund door de stafafdelingen Personeel & Organisatie (P&O) 5, Finance & Control (F&C) 6, Digitale Innovatie & Ondersteuning (DIO) 7, Bestuurssecretariaat (BS) 8 en Vastgoed, Bouw & Beheer (VBB) Met referte aan het voorwoord van dit verslag is op 1 november 2016 in nauw overleg met raad van toezicht, centrale cliëntenraad en ondernemingsraad het proces gestart om te komen tot een structuur van waarde gedreven leefwerkgemeenschappen (voornamelijk in Noord Oost Nederland) met in de toekomst zelforganiserende professionals en teams. Op 1 december 2016 zijn de functies van divisiedirecteur en locatiemanager vervallen; in december 2016 zijn een aantal managers in de nieuwe structuur benoemd. De organisatie per 31 december 2016 / 1 januari 2017 in beeld: Stichting Zorggroep Sint Maarten Stichting Woonvormen Sint Maarten Raad van Toezicht Raad van Toezicht Raad van Bestuur Personele unie Raad van Bestuur Ondernemingsraad Centrale Cliëntenraad 24 uurs zorg Gereia Oldenzaal Molenkamp Oldenzaal Zonnestraal Oldenzaal Oldenhove Losser Maartens-Stede Losser Tiekerhook Overdinkel Gaza Harmelen Ambulante zorg Wonen Behandeling Groepsservices Gemeenschap Oldenzaal Eeshof Tubbergen Gerardus Majella Denekamp Franciscus Ootmarsum Gravenstate Denekamp Sint Jozef Weerselo Gemeenschap Losser Antonius Eindhoven Gudula Lochem Polbeek Zutphen Mariënbosch Heerenveen Sint Theresia Joure Gemeenschap Friesland Gemeenschap Dinkelland-Tubbergen Gemeenschap Gelderland Behandelcentrum Sint Maarten BV Personeel & Organisatie bestaat uit HRM advies, Servicecentrum HRM en Sint Maarten Academie met als leidinggevende het Hoofd P&O. Finance & Control bestaat uit Control, Finance Opbrengsten en Finance Kosten, Salarisadministratie en Cliëntadministratie met als leidinggevende de concerncontroller. De afdeling DIO is er voor alle digitalisering, ontwikkelingen en beheer van systemen met als leidinggevende Hoofd DIO. Het Bestuurssecretariaat bestaat uit Beleid & Kwaliteit, Communicatie & PR, secretariaat raad van bestuur met als leidinggevende de bestuurssecretaris. Vastgoed Bouw & Beheer is in de praktijk genaamd Vastgoed Wonen en Services. Deze stafdeling met als leidinggevende de manager Vastgoed faciliteert: 1. Bouw, beheer en onderhoud van locaties 2. Wonen/verhuurzaken 3. Diverse services zoals linnen, schoonmaak, inkoop, beveiliging De leidinggevenden van de stafafdelingen worden in dit verslag gezamenlijk genoemd: de stafhoofden 10 deel je leven

11 Medezeggenschapsstructuur De medezeggenschapsstructuur is gebaseerd op de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen, de Wet op de ondernemingsraden en de geldende CAO Verpleging Verzorging Thuiszorg (VVT). Cliëntenraden Iedere locatie en Maartje heeft een eigen cliëntenraad, die adviseert over de dagelijkse gang van zaken op de locatie. De cliëntenraad voert overleg met de zorgmanager en/of de divisiedirecteur. Ten behoeve van een meer adequate invulling van de medezeggenschap aangaande lokaal overstijgende aangelegenheden is een centrale cliëntenraad opgericht. Eind 2016 vertegenwoordigt de centrale cliëntenraad formeel alle locaties van Zorggroep Sint Maarten en Maartje. Mede door de transitie binnen Zorggroep Sint Maarten (Deel je leven 2.0) en betrokkenheid bij de zorgcontractering en ontwikkelplannen werd er in 2016 een groot beroep gedaan op de CCR om mee te denken en advies uit te brengen. Om dit proces zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk te laten verlopen werden mandaatgroepen door de CCR ingesteld 11. Ondernemingsraad De ondernemingsraad (OR) heeft een spannend en turbulent jaar achter de rug vanwege alle ontwikkelingen binnen Zorggroep Sint Maarten. De ondernemingsraad heeft in 2016 onderwerpen die van gemeenschappelijk en afzonderlijk belang zijn voor de divisies behandeld, maar ook die te maken hadden met de nieuwe koers van Zorggroep Sint Maarten. Op divisieniveau heeft de ondernemingsraad onderdeelcommissies ingesteld. In 2016 is de ondernemingsraad evenals in het voorgaande jaar 11 keer bijeen geweest voor een reguliere OR vergadering. Er heeft 6 keer een overlegvergadering plaatsgevonden. In verband met alle ontwikkelingen binnen Zorggroep Sint Maarten heeft de OR vanaf september wekelijks overleg gehad met de raad van bestuur. De adviescommissies kwamen bijeen indien de agenda dit noodzakelijk maakte. In het jaarverslag medezeggenschap 2016 van de ondernemingsraad worden de in 2016 behandelde onderwerpen beschreven. Dit verslag is te vinden op Gegeven Deel je leven 2.0 oriënteren zowel de centrale cliëntenraad als de ondernemingsraad zich sedert eind 2016 op een vorm van medezeggenschap die aansluit bij de leefwerkgemeenschappen. Naar verwachting zal in 2017 de medezeggenschapstructuur van beide raden worden herzien Kerngegevens Kerngegevens en nadere typering Zorggroep Sint Maarten heeft een toelating op grond van de WTZi voor zorg die wordt bekostigd uit de Wet langdurige zorg (Wlz) en de Zorgverzekeringswet (Zvw). Het gaat om persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding, behandeling en medisch specialistische zorg. Voornoemde zorg bieden wij onze cliënt in een beschermde woonomgeving. En ook bij de cliënt thuis, al dan niet in een appartement gehuurd van Zorggroep Sint Maarten of Woonvormen Sint Maarten. Via de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) ondersteunen gemeenten mensen die niet op eigen kracht of met behulp van hun sociale netwerk zelfredzaam zijn. Gemeenten beoordelen of iemand in aanmerking komt voor dagbesteding, een zogenaamde maatwerkvoorziening. Dagbesteding wordt verzorgd in dagvoorzieningen op de meeste van onze locaties. De Zorggroep biedt ook dagbesteding aan cliënten op locaties die niet tot de Zorggroep behoren, al dan niet in samenwerking met andere organisaties. Maartje, onderdeel van de Zorggroep, biedt thuiszorg, revalidatie, kraamzorg, eerstelijnsbehandelingen en poliklinische activiteiten op de vakgebieden ouderengeneeskunde, fysiotherapie, ergotherapie, psychologie, logopedie en diëtetiek. Vanuit Antonius in Acht werd geheel 2016 huishoudelijke hulp (Wmo) verleend. 11 Zie ook hoofdstuk 3.5 Cliëntenraad. Maatschappelijk verslag

12 2.3.2 Cliënten, capaciteiten, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens verpleging, verzorging en thuiszorg Cliënten Wlz per einde verslagjaar Aantal cliënten bij Zorggroep Sint Maarten op basis van een ZZP/zorgprofiel Aantal cliënten op basis van Volledig Pakket Thuis 2 0 Aantal cliënten van onze organisatie met een Modulair Pakket thuis Aantal cliënten dat zorg inkoopt bij de Zorggroep 0 0 o.b.v. persoonsgebonden budget Aantal cliënten eerstelijnsverblijf (tijdelijke subsidieregeling) Aantal cliënten extramurale behandeling (tijdelijke subsidieregeling) Aantal cliënten beschermd wonen 5 6 Cliënten Zvw per einde verslagjaar Aantal cliënten op basis van wijkverpleging Aantal cliënten op basis van geriatrische revalidatiezorg (verblijf op basis van DBC) Aantal cliënten op basis van Medische Specialistische Verpleging Thuis Intramurale capaciteit per einde verslagjaar Aantal beschikbare plaatsen geriatrische revalidatiezorg (verblijf op basis van DBC) Aantal beschikbare bedden/plaatsen Wlz-zorg met verblijf Productie Wlz gedurende het verslagjaar Aantal dagen zorg met verblijf Aantal dagen zorg op basis van Volledig Pakket Thuis Omzet zorg op basis van Modulair Pakket Thuis Omzet zorg op basis van persoonsgebonden budget (PGB) 0 0 Omzet zorg op basis van eerstelijnsverblijf (tijdelijke subsidieregeling) Omzet zorg op basis van extramurale behandeling (tijdelijke subsidieregeling) Productie Zvw gedurende het verslagjaar Aantal in verslagjaar geopende DBC s / DBC-zorgproducten geriatrische revalidatiezorg Aantal in verslagjaar gesloten DBC s / DBC-zorgproducten geriatrische revalidatiezorg Omzet zorg op basis van DBC s / DBC-zorgproducten geriatrische revalidatiezorg deel je leven

13 Medewerkers per einde verslagjaar Aantal Wlz-cliëntgebonden medewerkers in loondienst (a) Aantal Wlz-cliëntgebonden medewerkers in FTE (b) Aantal Zvw-cliëntgebonden medewerkers in loondienst (c) Aantal Zvw-cliëntgebonden medewerkers in FTE (d) Aantal niet-cliëntgebonden (overige) medewerkers in loondienst (e) Aantal niet-cliëntgebonden (overige) medewerkers in FTE (f) Totaal aantal medewerkers in loondienst (a+c+e) Totaal aantal medewerkers in FTE in loondienst (b+d+f) Bedrijfopbrengsten in verslagjaar (geconsolideerd) Totaal bedrijfsopbrengsten in Waarvan opbrengsten zorgprestaties en maatschappelijke ondersteuning in Waarvan overige bedrijfsopbrengsten in Kerngegevens kraamzorg Productie in verslagjaar Aantal inschrijvingen Aantal partusassistenties Aantal partusassistentie-uren Aantal intakes aan huis in verslagjaar Aantal telefonische intakes in verslagjaar Aantal kraamverzorgingen in verslagjaar Aantal kraamverzorgingsuren in verslagjaar (excl. partusassistentie uren) Medewerkers Aantal FTE medewerkers in loondienst per einde verslagjaar (excl. leerlingen) Aantal medewerkers in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE kraamverzorgenden in loondienst per einde verslagjaar (excl. leerlingen) Aantal kraamverzorgenden in loondienst per einde verslagjaar Aantal leerlingen Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) in opleiding in 0 3 verslagjaar Aantal stagiaires in opleiding in verslagjaar 8 6 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar in Maatschappelijk verslag

14 2.4 Samenwerkingsrelaties Zorggroep Sint Maarten beschouwt de lokale en regionale gemeenschap in zijn geheel als belanghebbende. Cliënten, hun naasten, potentiële cliënten 12 en vrijwilligers vormen de belangrijkste belanghebbenden van Zorggroep Sint Maarten. In het verlengde daarvan worden relaties onderhouden met de vertegenwoordigers van cliënten en cliëntenraden, de landelijke organisatie van cliëntenraden (LOC) en de patiënten- en consumentenplatforms. In 2016 zijn alle cliëntenraden lid van het LOC en winnen advies in bij deze organisatie. Medewerkers en vrijwilligers hebben belang bij een prettige werkomgeving, continuïteit van de organisatie en voldoende ontwikkelingsmogelijkheden. Vermeldenswaard is de bijdrage van het grote aantal vrijwilligers (eind 2016: en eind 2015: 1.875) aan de zorg- en dienstverlening binnen Zorggroep Sint Maarten. Dit groeiende aantal mensen dat zich vrijwillig inzet is een goede basis voor de verdere ontwikkeling van onze leefwerkgemeenschappen. Vrijwilligers dragen bij aan het welzijn van cliënten, mede omdat zij cliënten veel persoonlijke aandacht kunnen geven. In het kader van verantwoording en ontplooien van nieuwe initiatieven onderhoudt Zorggroep Sint Maarten contact met uitvoerende overheidsorganen zoals de Nederlandse Zorgautoriteit en Zorginstituut Nederland. Ook de contacten met zorgkantoren en zorgverzekeraars dienen hier genoemd te worden in verband met de jaarlijkse zorgcontractering. Gegeven de dynamiek en de verschillende belangen die permanent spelen, verlopen deze contacten goed. Met gemeenten vindt overleg en contractering plaats over maatwerkvoorzieningen (zijnde huishoudelijke hulp, dagbesteding, beschermd wonen, begeleiding en ondersteuning voor mantelzorgers), en mogelijkheden voor passende huisvesting van cliënten. Ook wordt samen met gemeenten en andere partners gekeken naar mogelijkheden om voorliggende (niet-maatwerk) voorzieningen in te richten, uit te breiden of te verbeteren. Zorggroep Sint Maarten werkt waar nodig en mogelijk lokaal en regionaal samen met vele andere organisaties aan het optimaliseren van het aanbod aan zorg- en dienstverlening. De wijze van samenwerking is vastgelegd in samenwerkingsovereenkomsten. Nauwe samenwerking vindt plaats met Stichting Woonvormen Sint Maarten, welke stichting huisvesting voor ouderen realiseert en exploiteert. De raad van bestuur van Stichting Woonvormen Sint Maarten en de raad van toezicht van Stichting Woonvormen Sint Maarten bestaan uit dezelfde personen als respectievelijk de raad van bestuur en de raad van toezicht van Stichting Zorggroep Sint Maarten (personele unie). Met diverse woningcorporaties wordt samengewerkt om te komen tot passende, levensloopbestendige huisvesting voor ouderen. Met hen en met andere zorgaanbieders/ketenpartners wordt samengewerkt om de zorgketen zo dicht mogelijk bij de cliënt gestalte te kunnen geven. Zorggroep Sint Maarten neemt deel aan meerdere ketens waaronder de dementieketen Twente, ketens CVA zorg en palliatieve zorg. Het gemeenschappelijke doel van samenwerking is om voor cliënten in een groter verzorgingsgebied betere dienstverlening te realiseren. In regio s waar geen verpleegcentrum van Zorggroep Sint Maarten gevestigd is, wordt samengewerkt met regionale verpleeg-behandelcentra teneinde aanvullende zorg en behandeling te kunnen realiseren. Met de verschillende ziekenhuizen bestaan goede relaties en wordt samengewerkt waar mogelijk o.a. op het gebied van doorstroom cliënten en revalidatie. 12 Onder cliënten verstaan wij ook huurders die bij ons (gaan) wonen. 14 deel je leven

15 In samenwerking met Stichting Leendert Vriel wordt in Hospice Holos in locatie Molenkamp gastvrijheid en zorg aan terminaal zieke mensen (vanaf 18 jaar) geboden. Ook in 2016 was Zorggroep Sint Maarten lid van IZO (InterZorg Ouderen), een platform waarin zorgaanbieders uit Twente zijn vertegenwoordigd. Maatschappelijk verslag

16 deel je leven

17 Bestuur, toezicht en bedrijfsvoering Normen voor goed bestuur Het Nederlandse begrip goed bestuur 13 maakt duidelijk dat bestuur, intern toezicht en de verantwoording daarvan op goede wijze moeten plaatsvinden. Bij goed bestuur kan onderscheid gemaakt worden tussen de wet- en regelgeving in de sector, en de manier waarop de Zorggroep die wet- en regelgeving concreet invult bij de besturing, beheersing, verantwoording en het interne toezicht. Voor de Zorggroep staat deel je leven centraal en dat nemen de raad van toezicht en de raad van bestuur daarom ook nadrukkelijk mee bij het vorm geven en uitvoeren van goed bestuur. Zorggroep Sint Maarten paste in 2016 de Zorgbrede Governancecode 2010 toe 14. Van één onderdeel wordt afgeweken. Het betreft de procedure op welke wijze de raad van toezicht een lid van de raad van toezicht kan schorsen of ontslaan. Conform de Zorgbrede Governancecode 2010 is deze procedure statutair vastgelegd. In afwijking op de Zorgbrede Governancecode 2010 zijn de gronden voor schorsing en ontslag niet statutair aangegeven, behalve verstrengeling van belangen. In aanvulling op de statuten over het eindigen van het lidmaatschap van de raad van toezicht zijn enkele gronden voor aftreden opgenomen in het reglement raad van toezicht. Alle governance (goed bestuur) documenten zijn geplaatst op governance. 3.2 Raad van bestuur Het aantal leden raad van bestuur wordt door de raad van toezicht vastgesteld. In 2016 was de structuur van de raad van bestuur: Eenhoofdig van 1 januari 2016 t/m 11 februari Tweehoofdig collegiaal van 12 februari 2016 t/m 3 mei Driehoofdig met voorzitter van 4 mei 2016 t/m 30 september Eenhoofdig van 1 oktober 2016 t/m 31 december Bovenstaande wisselingen in de structuur vonden plaats als gevolg van de non-actiefstelling van de eenhoofdige raad van bestuur op 11 februari Hiertoe is door de raad van toezicht besloten na interne signalen over het functioneren van betreffende bestuurder waarna de raad van toezicht een onderzoek heeft ingesteld. Uit dat onderzoek is gebleken dat het draagvlak voor de bestuurder in de organisatie is komen te ontvallen. Dit heeft de raad van toezicht tot het onvermijdelijke besluit gebracht dat het, in het belang van Zorggroep Sint Maarten, noodzakelijk was om de bestuurder per direct op non-actief te stellen. De raad van toezicht heeft aansluitend, per 12 februari 2016, een tijdelijk bestuur benoemd bestaande uit de heer drs. E.R.E. Notenboom MBA en de heer M.C. Droste RA RC. Dit tijdelijke bestuur heeft de opdracht om de aankomende periode zorg te dragen voor continuïteit naar tevredenheid vervuld. Per 4 mei 2016 is de heer dr. G.P.F. van den Boorn benoemd als voorzitter raad van bestuur a.i. Met deze benoeming bestond de tijdelijke raad van bestuur uit drie leden. Per 30 september 2016 zijn de tijdelijk bestuurders de heren Notenboom en Droste op eigen verzoek afgetreden Een veel gebruikte term voor goed bestuur is governance. Met ingang van 1 januari 2017 is een nieuwe Governancecode zorg van kracht. Maatschappelijk verslag

18 Aan de heer Van den Boorn is de opdracht gegeven een onderzoek te starten en te komen met een oplossing bestaande uit onder andere een voorstel voor een topstructuur voor de organisatie. Medio 2016 is uit dit gedegen onderzoek enerzijds duidelijk geworden dat de ingezette strategische koers deel je leven de juiste is. Anderzijds is toen gebleken dat het centrale beleid te weinig is (h)erkend als kaderstellend beleid. In combinatie met andere oorzaken bleek dat deel je leven op concern niveau niet aansloot bij lokale ontwikkelingen. Een oplossing om aansluiting te creëren en daarmee deel je leven, de diamant die Zorggroep Sint Maarten daadwerkelijk onderscheidt in zorg- en dienstverlening aan cliënten van andere zorgorganisaties, te laten schitteren is gevonden. De oplossing kent meerdere elementen en deze zijn vanaf oktober door de heer Van den Boorn opgepakt en gerealiseerd. Ten eerste heeft de raad van bestuur eind 2016 de organisatie verplat door de managementlagen divisiedirecteuren en zorgmanagers weg te halen 15. Ten tweede en van groot belang is het feit dat najaar 2016 gestart is met Deel je leven 2.0. Wat betekent dit? We waarderen onze locaties en hun omgeving op naar leefwerkgemeenschappen: That s where the magic happens. De leefwerkgemeenschappen versterken de dorpse impact, essentieel voor onze cliënten, bewoners, huurders, familie en vrienden! In 2017 richten wij ons vooral op de bij Deel je leven 2.0 passende cultuurverandering die er voor zorgt dat je altijd ervaart dat je bij een gemeenschap van Zorggroep Sint Maarten bent. Dit in het teken van de klant is koning. Bij het schrijven van dit verslag ultimo maart 2017 is fase 2 van de concretisering, waarin de functie van teamleider komt te vervallen en teamcoaches benoemd gaan worden, in volle gang. Tot slot vindt in 2017 een herpositionering van de stafafdelingen plaats, eveneens om bij te dragen aan succesvolle leefwerkgemeenschappen. De leefwerkgemeenschappen zullen worden gevoed met innovaties. In de zomer 2016 is reeds een innovatieagenda Deel je leven 2.0 van Zorggroep Sint Maarten vastgesteld door de raad van bestuur. Deze innovaties zijn activiteiten buiten de staande organisatie die direct of indirect bijdragen aan het versterken en verbeteren van het primaire proces. Deze innovaties kunnen op zowel technologisch als sociaal gebied betrekking hebben en passen altijd binnen Deel je leven 2.0. Het gaat onder meer om innovaties op het gebied van medezeggenschap en het meten van de kwaliteit van leven. Als besturingsmodel hanteert de raad van bestuur kernwaarde gedreven leefwerkgemeenschappen voornamelijk in Noord Oost Nederland met in de toekomst zelforganiserende professionals en teams. De besturingsfilosofie is Rijnlands en Lean gericht: Waarde creëren voor cliënt en omgeving. Principes en inzichten drijven het handelen van onze professionals. Zo min mogelijk managementlagen. Teams die zo zelfstandig mogelijk sturen, binnen de kaders en doelen van het hogere aggregatieniveau, die wij als Zorggroep stellen. Kaders en doelen komen in onderling overleg tot stand. Dus zowel op voorstel van de professionals als in antwoord op het verzoek daartoe van de centralere leiding. Én in integrale en interdisciplinaire samenwerking. Iemand binnen het team moet dat bewaken, Iedereen alles laten bewaken is verspilling. Een nadere toelichting op bovenstaande treft u aan in het voorwoord van dit maatschappelijk verslag en in paragraaf 3.3 hierna. 15 Zie ook paragraaf deel je leven

19 Andere wetenswaardigheden zijn de navolgende: In het reglement voor de raad van bestuur zijn onder meer de taken en bevoegdheden van de raad van bestuur beschreven. In het procuratiereglement is nader uitgewerkt wie onder welke voorwaarden (financiële) verplichtingen mag aangaan. De raad van bestuur heeft in 2016 schriftelijk taakverdelingen (opdrachten) afgesproken waarmee de raad van toezicht heeft ingestemd. Mocht tussen de leden van de raad van bestuur sprake zijn van een onoverbrugbaar meningsverschil, dan zijn de leden van de raad van bestuur gehouden dit meningsverschil ter advisering voor te leggen aan de raad van toezicht 16. In 2016 heeft zich een dergelijke situatie niet voorgedaan. De raad van bestuur legt verantwoording af aan de raad van toezicht door middel van financiële, kwantitatieve en inhoudelijke rapportages. Daarnaast wordt het strategisch beleid besproken. De bezoldiging van de raad van bestuur wordt jaarlijks getoetst in relatie tot de importantie van de werkzaamheden. Verantwoording van de bezoldiging vindt plaats conform wettelijke regelgeving en normen van goed bestuur. In de statuten van de Zorggroep is het volgende bepaald: De bestuurder die voorziet dat een tegenstrijdig belang met de stichting aanwezig is of kan ontstaan, stelt hiervan de raad van toezicht terstond op de hoogte. Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de raad van toezicht. Er heeft naar het oordeel van de raad van toezicht in 2016 geen belangenverstrengeling plaatsgevonden. De raad van bestuur heeft voor 2016 een begroting en een Kaderbrief opgesteld, zie hoofdstuk 1 en 4.2 van dit verslag. De stand van zaken met betrekking tot deze begroting en Kaderbrief kwam tijdens de vergaderingen van de raad van toezicht aan de orde middels periodieke rapportages. Samenstelling raad van bestuur Zorggroep Sint Maarten per 31 december 2016 Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties dr. G.P.F van den Boorn Voorzitter raad van bestuur a.i. Lid stichtingsbestuur Bruis Maastricht Raad van toezicht Toezichtvisie Het toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken in Zorggroep Sint Maarten is statutair opgedragen aan de raad van toezicht, bestaande uit tenminste vier en ten hoogste vijf natuurlijke personen; bij het staken van stemmen bij een even aantal leden heeft de voorzitter de beslissende stem. De raad van toezicht formuleert zijn toezichtvisie voor de jaren als volgt: De raad van bestuur van Zorggroep Sint Maarten is eindverantwoordelijk voor en belast met het besturen van de zorgorganisatie. De raad van toezicht heeft tot taak toezicht te houden op de besturing door de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken in de zorgorganisatie als maatschappelijke onderneming en staat de raad van bestuur met raad terzijde. De raad van toezicht vervult de werkgeversrol voor de raad van bestuur en zorgt onder meer door benoeming, evaluatie en ontslag dat Zorggroep Sint Maarten is voorzien van een capabel bestuur. Hierbij onderkent de raad van toezicht zowel de formele kant van zijn toezicht op besturing ( wij houden ons aan de regels ), de maatschappelijke opdracht van de Zorggroep, als ook de spanning die deze beide perspectieven kunnen geven. Voorts beoordeelt de raad van toezicht vanuit haar onafhankelijke positie de integraliteit en integriteit van de besluitvorming tegen de achtergrond van de relevante belangen van alle belanghebbenden. 16 Zie artikel 8 van de statuten. Maatschappelijk verslag

20 Onder besturing (als het object van toezicht) verstaat de raad van toezicht: De aansturing van bovenaf, het leidinggeven of richting geven aan interne processen (top-down proces). Ee wisselwerking en interacties tussen de verschillende organisatie- en managementlagen (bottom-up proces). De wisselwerking tussen de organisatie en verschillende stakeholders (horizontale processen). De raad van toezicht beoogt met haar functioneren bij te dragen aan het realiseren van de op zorg gerichte doelstellingen van de Zorggroep. En ook te voldoen aan reële maatschappelijke verwachtingen die aan de Zorggroep gesteld worden. Het maatschappelijk perspectief zoals mede geformuleerd in Deel je leven 2.0 speelt hierbij een hoofdrol. De doelgroepen van de Zorggroep betreffen veelal kwetsbare groepen in de samenleving. De raad van toezicht heeft oog voor de spanning tussen individuele behoeftes en de mogelijkheden die Zorggroep Sint Maarten heeft binnen de vigerende wet- en regelgeving. De raad van toezicht ziet erop toe dat, ook bij wijzigende omstandigheden, ouderen en anderen die zorg en hulp behoeven, goede zorg, liefde en aandacht ontvangen. En dat Zorggroep Sint Maarten elke dag opnieuw uitgaat van de kracht van mensen, hun mogelijkheden en talenten. De raad van toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het bestuursbeleid strookt met de vastgestelde en goedgekeurde beleidsplannen, beleidsuitgangspunten en doelen Het toezicht in 2016 Naast het reguliere toezicht is het toezicht in 2016 gericht geweest op de non-actiefstelling van de eenhoofdige raad van bestuur per 11 februari 2016 en het proces dat aansluitend in gang gezet moest worden om tot beëindiging te komen van de dienstbetrekking van de betreffende bestuurder. Tot de nonactiefstelling is besloten na interne signalen over het functioneren van de bestuurder waarna de raad van toezicht een onderzoek heeft ingesteld. Uit dat onderzoek is gebleken dat het draagvlak voor de bestuurder in de organisatie is komen te ontvallen. Dit heeft de raad tot het onvermijdelijke besluit gebracht dat het, in het belang van Zorggroep Sint Maarten, noodzakelijk was om de bestuurder per direct op non-actief te stellen. De raad van toezicht heeft zoals vastgelegd in contractuele bepalingen verder extern onderzoek laten verrichten naar de situatie en zich aansluitend gebogen over de invulling van de raad van bestuur. Met de benoeming van de heer dr. G.P.F. van den Boorn als voorzitter raad van bestuur a.i. per 4 mei 2016 ter aanvulling op het tijdelijk aangestelde bestuur bestaande uit de heer drs. E.R.E. Notenboom MBA en de heer M.C. Droste RA RC, kon vanaf oktober de inmiddels geanalyseerde verbetering van en uitvoering van de visie op deel je leven, genaamd Deel je leven 2.0, in gang gezet worden. Voornoemde gebeurtenissen hebben nagenoeg geheel 2016 een meer dan gemiddelde inspanning gevergd van de raad van toezicht als ook van de organisatie, de ondernemingsraad en de centrale cliëntenraad. Ultimo maart 2017 constateert de raad van toezicht dat met de benoeming van de nieuwe raad van bestuur per 1 mei 2017 een voor velen enerverende periode (nagenoeg) achter de rug is en dat de Zorggroep Deel je leven 2.0 met verve kan doorzetten. Deel je leven 2.0 is gericht op rechtstreekse, betekenisvolle (kwaliteit van) cliëntenzorg door middel van leefwerkgemeenschappen; een aanpak die de raad van toezicht van harte onderschrijft. In het verslagjaar hebben de leden van de raad van toezicht: Buiten de 6 reguliere en de 6 extra vergaderingen om meerdere malen contact met elkaar gehad en met de raad van bestuur diverse malen gesproken over de strategie Deel je leven 2.0, de besturing, de wijze van invulling van de topstructuur en de werving en selectie van de nieuwe raad van bestuur. In diverse bijeenkomsten gesproken met de raad van bestuur, divisiedirecteuren, stafhoofden en teamleiders over met name Deel je leven deel je leven

21 Vergaderd op diverse locaties van de Zorggroep als ook elders. Na voornoemde signalen heeft de raad van toezicht meerdere malen (in)formeel contact gehad met de ondernemingsraad over de non-actiefstelling van bestuurder de heer Kwadijk en het proces dat daarna in gang is gezet. Op 25 oktober 2016 heeft de voorzitter raad van toezicht een overlegvergadering van de ondernemingsraad met de voorzitter raad van bestuur a.i. bijgewoond als ook met de ondernemingsraad gesproken buiten aanwezigheid van de raad van bestuur a.i. In de CCR vergaderingen d.d. 24 februari 2016, 13 april 2016 en 22 juni 2016 hebben één of meer leden raad van toezicht een toelichting gegeven over de actuele situatie inzake wijzigingen in de topstructuur en Deel je leven 2.0. Het lid benoemd op bindende voordracht van de CCR was hierbij telkens aanwezig. Het lid raad van toezicht benoemd op bindende voordracht van de Centrale Cliëntenraad (CCR) heeft: Op 9 november 2016 de CCR ontmoetingsdag bijgewoond. In 2016 enkele keren telefonisch overleg gevoerd met de voorzitter van de CCR. In 2016 heeft de raad van toezicht zijn goedkeuring verleend aan voorgenomen besluiten van de raad van bestuur, onder meer ten aanzien van het besluit ter vaststelling van: De jaarrekening 2015 van Behandelcentrum Sint Maarten B.V. De jaarrekening 2015, maatschappelijk verslag 2015 en DigiMV van Stichting Zorggroep Sint Maarten Het strategisch beleid Deel je leven 2.0. De Kaderbrief Ook heeft de raad van toezicht in 2016: Goedgekeurd het voorgenomen besluit van de raad van bestuur om de statuten van Zorggroep Sint Maarten te wijzigen in die zin dat het aantal leden raad van bestuur door de raad van toezicht wordt vastgesteld (in plaats van dat de statuten het aantal vermeldt). Goedgekeurd het voorgenomen besluit van de raad van bestuur om de begroting 2017 van de Zorggroep voorlopig vast te stellen. Voornoemde begroting is voorjaar 2017 goedgekeurd en vastgesteld. EY benoemd als accountant belast met de opdracht voor de controle van de jaarrekening 2016 met de intentie de opdracht te continueren voor de kalenderjaren 2017 en De raad van bestuur geadviseerd op diverse onderwerpen als genoemd in het Informatieprotocol. Afzonderlijk en gezamenlijk deelgenomen aan diverse workshops en/of (meerdaagse) trainingen in het kader van permanente educatie en diverse informatiebronnen geraadpleegd. Jaarlijks evalueert de raad van toezicht het eigen functioneren (zelfevaluatie). Besproken worden de aanwezige kennis en vaardigheden voor het kunnen beoordelen van de relevante ontwikkelingen in de samenleving, de gezondheidszorg en de organisatie. Vooraf stelt de voorzitter van de raad van toezicht een agenda op met te evalueren punten. De zelfevaluatie vond plaats op 1 november 2016 in aanwezigheid van een extern deskundige. Enkele uitkomsten van deze evaluatie zijn op 21 november 2016 terug gekoppeld in een bijeenkomst met de raad van bestuur, divisiedirecteuren en stafhoofden. De auditcommissie functioneert onder verantwoordelijkheid van de raad van toezicht en richt zich daarbij op toezicht op het bestuur van de stichting, inclusief diens bestuurlijke verantwoordelijkheid voor rechtspersonen waarvan het resultaat in de jaarrekening wordt geconsolideerd en voor de rechtspersonen waarin de stichting 50% of meer bestuurlijke zeggenschap heeft, ten aanzien van onder meer: a. De werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de gedragscode voor bestuur en toezicht. Maatschappelijk verslag

22 b. De financiële informatieverschaffing (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de kwartaalrapportage over de exploitatie, prognoses, risicoanalyse, etc.). c. De naleving en opvolging van opmerkingen van in- en externe accountants. De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de externe accountant, wanneer deze onregelmatigheden constateert. De auditcommissie overlegt zo vaak als zij dit noodzakelijk acht, doch minimaal tweemaal per jaar, waarvan tenminste één maal met de externe accountant. De commissie bestaat uit twee leden van de raad van toezicht. Aan de vergaderingen nemen standaard ook deel de raad van bestuur en de concerncontroller. De auditcommissie heeft in 2016 tweemaal voltallig vergaderd; de externe accountant heeft aan beide vergaderingen deelgenomen. Tussen de vergaderingen in heeft meerdere malen overleg en mailwisseling plaats gevonden met de auditcommissie. De raad van toezicht deelt de visie van de raad van bestuur in 2016 op de risicobeheersing. De remuneratiecommissie functioneert onder verantwoordelijkheid van de raad van toezicht en heeft als taak om de raad van toezicht voorstellen te doen over het bezoldigingsbeleid van de raad van toezicht en het totale beloningspakket van individuele bestuurders. De honorering is gerelateerd aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van toezicht en dient aan te sluiten bij de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de WNT-regeling zorg 17. De remuneratiecommissie heeft in 2016 meerdere malen vergaderd en de raad van toezicht voorstellen gedaan over de bezoldiging van de leden raad van toezicht en raad van bestuur op basis van extern ingewonnen adviezen over de klassenindeling en de hoogte van de bezoldigingen. De voorstellen zijn overgenomen; de raad van toezicht heeft de bezoldigingen vastgesteld. De bezoldiging van de leden raad van toezicht valt in het verslagjaar binnen de zogenoemde WNT-norm en WNT-regeling zorg. De bezoldiging van ex-bestuurder de heer Kwadijk overschrijdt in 2016 de WNT norm doch dit is niet in strijd met de WNT-regeling zorg in verband met geldend overgangsrecht ten aanzien van de norm op basis van klassenindeling. Op moment van schrijven van dit maatschappelijk verslag loopt een procedure bij het CIBG. Onderwerp van deze procedures is beantwoording van vragen aangaande de WNT en het vonnis van het scheidsgerecht. De bezoldigingen 2016 van tijdelijk bestuurders de heren Droste en Notenboom voldoen aan de WNT-norm en WNT-regeling zorg. Dit geldt ook voor de bezoldiging van de voorzitter raad van bestuur a.i. de heer Van den Boorn. Zie paragraaf 5.18 onderdeel 17 van de jaarrekening De commissie Kwaliteit en Veiligheid van zorg en organisatie bestaat uit ten minste twee leden raad van toezicht. De raad van bestuur, de geneesheer directeur en de compliance officer 18 zijn eerste gesprekspartners van de leden van de commissie. De algemene taak van deze commissie is het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht op het specifieke werkterrein van de kwaliteit en veiligheid van de geleverde zorg in de organisatie. Er is in 2016 tweemaal vergaderd. De commissie heeft aangegeven iedere vergadering ten minste te willen beschouwen: De invoering van nieuwe en de werking van bestaande veiligheidssystemen. De vermindering van het aantal fouten met medicijnverstrekking. De vermindering van vrijheidsbeperkende maatregelen. Deze thema s zijn in 2016 geagendeerd en besproken. Daarnaast vindt de commissie het belangrijk stil te staan bij de betrokkenheid van cliënten bij veiligheid, zowel op cliëntniveau als op niveau van de lokale cliëntenraad als centrale cliëntenraad: Hoe speelt het onderwerp bij hen en wat doet de Zorggroep aan veiligheid op cliëntniveau? Zorggroep Sint Maarten valt met ingang van 2013 onder de WNT en met ingang van 2014 onder de WNT-regeling zorg. In 2017 worden waar nodig (governance) documenten in lijn gebracht met Deel je leven 2.0 zo ook reglement van de commissie Kwaliteit & Veiligheid gegeven het Governance-Risk-Compliance (GRC) beleid en aan te stellen GRC-officer. 22 deel je leven

23 Gegevens leden raad van toezicht Zorggroep Sint Maarten per 31 december 2016 Naam en functie in raad van toezicht Zorggroep Sint Maarten Mevrouw E. Karsten, voorzitter Mevrouw drs. M. Weekhout, plaatsvervangend voorzitter, benoemd op bindende voordracht CCR De heer drs. D.G.R. Engbers RA, secretaris Mevrouw drs. J.C.W. Mossou, lid Achtergrond (Semi)overheid/ bedrijfsleven (Semi)overheid Accountancy/ bedrijfsleven (Semi)overheid/ bedrijfsleven Aandachtsgebied Commissies Medewerkers & Organisatie, Ondernemingsraad Remuneratiecommissie (lid) Cliënten, zorg- en dienstverlening, HRM, organisatieontwikkeling, relevante kennis van en ervaring in de zorg Commissie Kwaliteit & Veiligheid (voorzitter) Remuneratiecommissie (voorzitter) Financiën Auditcommissie (voorzitter) Markt & Omgeving, gezondheid, bedrijfsvoering, relevante kennis van en ervaring in de zorg Auditcommissie (lid) Datum 1e en 2e benoeming/ Datum aftreden uiterlijk / (voornemen aftreden per 30 april 2017) / voornemen 2e benoeming / / / (voornemen aftreden per 30 april 2017) / / Aantal vergaderingen als lid bijgewoond in 2016 / totaal aantal reguliere (6) en extra (6) vergaderingen in /12 11/12 12/12 12/12 Voor iedere vergadering vond overleg plaats tussen de voorzitter raad van toezicht en de raad van bestuur. De raad van bestuur nam aan alle 12 vergaderingen deel. Aansluitend aan iedere vergadering heeft de raad van toezicht de vergadering geëvalueerd. De volgende wijzigingen in de samenstelling hebben plaatsgevonden: De heer dr. M. Almekinders is vanwege persoonlijke overwegingen per 31 oktober 2016 geen lid meer van de raad van toezicht. De heer Engbers, die tevens voorzitter van de auditcommissie is, beëindigt vanwege persoonlijke omstandigheden zijn werkzaamheden als lid eind april De opvolger van de heer Almekinders is eveneens de beoogde nieuwe voorzitter van de raad van toezicht om te zijner tijd mevrouw Karsten op te volgen als voorzitter. Mevrouw Karsten neemt conform het rooster van aftreden in 2017 afscheid. De opvolger van de heer Engbers wordt de voorzitter van de auditcommissie. Maatschappelijk verslag

24 Gegeven bovenstaande is de heer mr. M. Boumans MBA MPM per 6 februari 2017 tot lid raad van toezicht benoemd en beoogd voorzitter per 1 mei Mevrouw drs. R. Ritsema van Eck MSc is per 1 mei 2017 benoemd tot lid raad van toezicht en beoogd voorzitter van de auditcommissie. Beide nieuwe leden zijn op openbare wijze geworven. In 2017 zal een vijfde lid raad van toezicht worden geworven. In artikel 11, leden 5 en 8 van de statuten en artikel 5 lid 4 Reglement raad van toezicht is geborgd dat de leden raad van toezicht onafhankelijk zijn. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de dagelijkse en algemene leiding van de Zorggroep en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Hoofdfunctie, nevenfuncties en leeftijd leden raad van toezicht per 31 december 2016 Mevrouw E. Karsten, 62 jaar : Hoofdfunctie: Bestuurder/commissaris/toezichthouder Nevenfuncties: Lid tevens voorzitter rvt Stichting Zorggroep Sint Maarten te Oldenzaal Bestuurslid Vereniging Commissarissen en Toezichthouders Erasmus VCTE te Rotterdam Lid RvC Ctac N.V. te s Hertogenbosch Lid rvt tevens voorzitter a.i. Nederlandse Cystic Fibrosis Stichting te Baarn De heer drs. D.G.R. Engbers RA, 45 jaar : Hoofdfunctie: Financieel directeur bij Agar Holding B.V. Nevenfuncties: Lid en tevens secretaris rvt Stichting Zorggroep Sint Maarten te Oldenzaal Lid financiële commissie voetbalvereniging KVV Quick 20 te Oldenzaal Penningmeester van Stichting Scholtenhaer te Oldenzaal Mevrouw drs. W. Weekhout, 52 jaar : Hoofdfunctie: Rector Twents Carmel College Nevenfunctie: Lid tevens tevens plaatsvervangend voorzitter rvt Stichting Zorggroep Sint Maarten te Oldenzaal Mevrouw drs. J.C.W. Mossou, 50 jaar: Hoofdfunctie: Zelfstandig adviseur en interimmanager via Mossou Advies en Management Nevenfunctie: Lid rvt Stichting Zorggroep Sint Maarten te Oldenzaal 3.4 Bedrijfsvoering Zorggroep Sint Maarten werkt met een begrotingscyclus. Najaar 2016 is dit proces zodanig aangepast dat met ingang van de begroting 2017, de begrotingen en de onderliggende jaarplannen 19 van de raad van bestuur, de leefwerkgemeenschappen en de stafafdelingen worden samengevoegd tot een jaarlijkse concernbegroting. In geval van majeure investeringen en beleidsvoornemens die verder reiken dan het begrotingsjaar, worden de verwachte opbrengsten en de daarbij te veronderstellen financiële risico s in kaart gebracht en opgenomen in de besluitvorming. In 2016 is de stand van zaken met betrekking tot de exploitatie en de voortgang van de jaarplannen bijgehouden en besproken door de raad van bestuur met divisiedirecteuren en stafhoofden middels termijnrapportages, waarna indien nodig tussentijdse bijstellingen plaatsvonden Interne ontwikkelingen 2016 is het jaar waarin de organisatieontwikkeling is gestart met als doel Deel je leven 2.0 te realiseren, zie het voorwoord bij dit verslag. 19 De jaarlijkse Kaderbrief is de leidraad bij het opstellen van jaarplannen. 24 deel je leven

25 3.4.2 Externe ontwikkelingen De administratieve organisatie en bijbehorende maatregelen van interne controle rond de bedrijfsvoering, de interne beheersing, is gericht op het borgen van de juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid, inzichtelijkheid en toegankelijkheid van de administratie. Hierover worden aan de raad van bestuur en ook aan derden zoals gemeenten en zorgkantoren (productie)gegevens verstrekt. Verder wordt vanuit de interne beheersing getoetst of is voldaan aan de gestelde eisen met betrekking tot zorglevering, -registratie en verantwoording. Per 1 januari 2015 zijn de AWBZ-taken ondergebracht in nieuwe en bestaande wetten, namelijk de Wlz, Zvw en Wmo. Gemeenten zijn sedert 2015 verantwoordelijk voor ondersteuning thuis, zoals begeleiding en dagbesteding. En vanaf 2016 is het representatiemodel voor zorgverzekeraars niet meer van toepassing; er moeten contracten worden afgesloten door zorgaanbieders met iedere zorgverzekeraar afzonderlijk. Als gevolg van deze ontwikkelingen heeft Zorggroep Sint Maarten in 2016 met een veelvoud aan partners contracten moeten sluiten. Andere externe ontwikkelingen waar aandacht en uitvoering wordt gegeven door de Zorggroep betreffen bijvoorbeeld de Wet normering topinkomens, de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties en de meldplicht datalekken opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens Interne beheersing De externe accountant heeft eind 2016 een management letter uitgebracht. De accountant maakt melding van de organisatieontwikkeling van Zorggroep Sint Maarten waarbij de zorg wordt georganiseerd in leefwerkgemeenschappen. En dat dit heeft geleid tot het opstellen van een sociaal plan aangezien diverse functies boventallig zijn verklaard. Gesignaleerd wordt dat de Zorggroep zich er bewust van is dat de reorganisatie tijdelijk kan leiden tot een minder goede interne beheersing en informatieverstrekking (inrichting systemen sluiten niet optimaal aan op de nieuwe organisatie). Zodra mogelijk zal de management informatie daarop worden aangepast. Bezien vanuit de interne beheersing (AO/IC) dient ten tijde van de herinrichting van de organisatie extra aandacht uit te gaan naar: De inrichting van de administratieve organisatie, de capaciteit en de competenties van medewerkers die bij de nieuwe taken en verantwoordelijkheden past. Na te gaan op welke wijze de business control en een interne controle functie kan worden ingericht die ziet op het toetsen van de borging van de juistheid, betrouwbaarheid, inzichtelijkheid en toegankelijkheid van de administratie en de interne controle van de Zorggroep en van de Zorggroep aan het zorgkantoor c.q. de gemeenten te verstrekken (productie) gegevens. De positionering van de interne controle functie is hierbij van belang, zodat onafhankelijk gerapporteerd kan worden aan het toezichthoudend orgaan. In de nieuwe organisatiestructuur is de bestuurssecretaris voorzitter van het periodiek overleg met de (in 2017 aan te stellen) Governance-Risk-Compliance-officer (inclusief privacy), concerncontroller en eerste geneeskundige, waarbij het doel is te komen tot advies richting raad van bestuur met betrekking tot control zaken. Conform beleidscyclus vindt jaarlijks in januari-februari de risico- en directiebeoordeling 20 van het voorgaande jaar plaats. Voor het jaar 2016 is dit moment vervroegd naar november 2016, vanwege de transitie ingevolge Deel je leven 2.0 en het vervallen van de functies van vele voor deze beoordeling belangrijke functionarissen per 1 december Het structureel en systematisch uitvoeren van een risicobeoordeling en een directiebeoordeling is verplicht op basis van de ISO 9001 normen. Deze beoordelingen dragen bij aan een goed werkend kwaliteitssysteem en onze lerende organisatie. Maatschappelijk verslag

26 Conclusies directiebeoordeling 2016 In november 2016 heeft een sessie plaatsgevonden waarin proceseigenaren en inhoudsdeskundigen zich bogen over verschillende beleidsterreinen. Per beleidsterrein is eenzelfde set vragen beantwoord. Alle antwoorden zijn gebundeld waarna de deelnemers diverse kansen voor verbetering hebben geformuleerd op de beleidsterreinen 24-uurs zorg, ambulante zorg, wonen, facilitair, personeel, vastgoed en kwaliteit, veiligheid en zorginnovatie. De directiebeoordeling 2016, waarin deze kansen voor verbetering, is door de raad van bestuur op 18 januari 2017 vastgesteld. De opvolging van deze kansen is geadresseerd bij de proces- en gemeenschapsmanagers, zie navolgend onder Doorkijk Vastgestelde hoog risico s 2017 De in de zomer van 2016 vastgestelde hoog risico s voor 2017 zijn in november 2016 herbevestigd. Deze risico s blijven dus ongewijzigd onderdeel van de jaarplannen Doorkijk 2017 Het onderwerp kwaliteitsmanagementsysteem, waaronder de risico- en directiebeoordeling, is tot eind 2016 voornamelijk opgepakt door de stafafdelingen. Deel je leven 2.0 vereist een verschuiving van de verantwoordelijkheid ten aanzien van dit onderwerp naar de proces- en gemeenschapsmanagers. Hiertoe worden in het voorjaar van 2017 een aantal sessies gepland. Overigens hebben zich geen belangrijke wijzigingen in de bedrijfsvoering voorgedaan. 3.5 Cliëntenraad Artikel 2 lid 1 Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen luidt: De zorgaanbieder stelt voor elke door hem in stand gehouden instelling een cliëntenraad in, die binnen het kader van de doelstellingen van de instelling in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. Centrale cliëntenraad (CCR) De centrale cliëntenraad (CCR) vertegenwoordigde in 2016 alle locaties van Zorggroep Sint Maarten alsook de thuiszorg in Twente apart georganiseerd via Maartje. Zorggroep Sint Maarten (als lid van brancheorganisatie ActiZ) kan, evenals de cliëntenraden die zij heeft ingesteld, een beroep doen op de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Deze is bemiddelaar en scheidsrechter bij meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De centrale cliëntenraad heeft, conform en met inachtneming van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, veel zaken behandeld. De centrale cliëntenraad heeft geadviseerd over uiteenlopende onderwerpen. In het schema verderop staan de belangrijkste punten die aan de orde zijn geweest tijdens de CCR vergaderingen in Na beëindiging van de zittingstermijn en een verlenging van 1,5 jaar heeft de CCR in het verslagjaar onder dankzegging afscheid genomen van de voorzitter de heer G.M.M. Krabbe. Per 1 juli 2016 is de nieuwe externe en onafhankelijk voorzitter aangetreden, de heer A.R. Boot. Ondersteuning De CCR wordt vanaf februari 2016 ondersteund door een ambtelijk secretaris, mevrouw A. Huurnink. Zij is in dienst van Zorggroep Sint Maarten. Daarvoor werd de CCR beleidsmatig vanuit Zorggroep Sint Maarten ondersteund door daartoe aangewezen medewerkers van de afdeling Beleid & Kwaliteit met alle daarbij behorende secretariële ondersteuning. 26 deel je leven

27 Er bestaan afspraken over het jaarlijks evalueren van de gemaakte kosten en de ontvangen faciliteiten in natura door de (lokale) cliëntenraden en de Zorggroep. Tevens kunnen dan de afspraken voor het nieuwe jaar worden vastgelegd. De cliëntenraden geven de voorkeur aan deze werkwijze van ondersteuning boven die van een eigen budget. De CCR is tevreden over de ondersteuning die hij heeft gekregen. Overleg en overleggroepen CCR Vijf vergaderingen van de CCR hebben plaatsgevonden volgens de werkwijze: s ochtends interne vergadering CCR, s middags het eerste uur toelichtingen en daarna de overlegvergadering, waarbij in ieder geval de bestuurder van Zorggroep Sint Maarten aanwezig is. Op deze wijze vergadert de CCR zo efficiënt mogelijk. In juli 2016 heeft de CCR een extra interne vergadering gehouden met aansluitend een toelichtingsdeel. Deze stond bijna geheel in het teken van een toelichting door de bestuurder a.i. van Zorggroep Sint Maarten op het kerndocument Deel je leven 2.0. Zorggroep Sint Maarten richt hierbij een nieuwe structuur in die gebaseerd is op de strategische visie deel je leven met de daarbij behorende nieuwe cultuur, waarbij de bevoegdheden en verantwoordelijkheden lager in de organisatie liggen. In het verslagjaar is op 9 november een themadag door de CCR georganiseerd, waarbij alle leden van de CCR en van de lokale cliëntenraden waren uitgenodigd om ervaringen met het werk van en voor de cliëntenraden te delen. De jaarlijkse themadag kreeg hiermee een ander karakter en werd een ontmoetingsdag. Het programma voor deze dag werd door een voorbereidingsgroep in samenwerking met het LOC en Zorggroep Sint Maarten ingevuld. Op een interactieve manier ging men met elkaar in gesprek over bepaalde thema s om zo tips en tops naar boven te halen en met elkaar te delen. De deelnemers waren zeer tevreden over de inhoud van de dag en over de geboden faciliteiten. Besloten is om in 2017, mede in het kader van Deel je leven 2.0, een soortgelijke dag te organiseren voor leden van de centrale en lokale cliëntenraden. De CCR heeft een financiële commissie samengesteld. Per 31 december 2016 bestond de commissie uit de heren B. van Oortmarssen, B. van Zutphen en P. van der Vlis. Op gedegen en constructieve wijze heeft de CCR in 2016 overlegd met de raad van toezicht. Ook in de CCR vergaderingen heeft de raad van toezicht regelmatig een toelichting gegeven over de actuele situatie inzake de wijzigingen in de topstructuur ten gevolge van implementatie van Deel je leven 2.0. van Zorggroep Sint Maarten. Mevrouw M. Weekhout, lid van de raad van toezicht op bindende voordracht van de CCR, heeft daarnaast ook de ontmoetingsdag in november bijgewoond. Bij het proces van de aanstelling van de interim voorzitter raad van bestuur, de heer dr. G.P.F. van den Boorn, is de CCR nauw betrokken geweest middels een toelichting door de raad van toezicht en het adviesgesprek door de mandaatgroep met de beoogd interim voorzitter raad van bestuur. Zorggroep Sint Maarten hecht waarde aan het gesprek met de CCR en de CCR wil graag actief deelnemen aan de vele ontwikkelingen binnen de Zorggroep. In 2016 is de werkdruk voor de CCR onverminderd toegenomen. Mede door de transitie binnen Zorggroep Sint Maarten (Deel je leven 2.0) en betrokkenheid bij de zorgcontractering en ontwikkelplannen werd er een groot beroep gedaan op de CCR om mee te denken en advies uit te brengen. Om dit proces zo efficiënt en zorgvuldig mogelijk te laten verlopen werden mandaatgroepen door de CCR ingesteld. De CCR heeft de strategische visie in Deel je leven 2.0 onderstreept, maar daarbij duidelijk zijn zorgpunten gedeeld en besproken met de voorzitter raad van bestuur a.i. De uitgangspunten die door de CCR bij de vraagstukken worden gehanteerd zijn: Wat betekent dit voorstel voor de cliënt? en Welke invloed heeft dit voorstel op de kwaliteit van de zorg? Alle voor te leggen stukken worden volgens een format voorzien van specifieke informatie over deze punten. Maatschappelijk verslag

28 Sedert december 2016 wordt door twee (C)CR vertegenwoordigers deelgenomen aan de Stuurgroep Programma Deel je leven 2.0, zodat ook vanuit het cliëntperspectief op structurele wijze de ontwikkeling van Deel je leven 2.0 wordt gemonitord. Hieronder in schema de belangrijkste punten die aan de orde zijn geweest tijdens de vergaderingen in 2016: Datum Verzwaard positief advies afgegeven door de Centrale Cliëntenraad Herziening klachtenregeling Evaluatie schema kosten en faciliteiten in natura t.b.v. CCR Verzwaard advies aanwijzen klachtenfunctionaris Verzwaard advies klachtencommissie BOPZ Verzwaard advies nieuwe zorgovereenkomst en algemene voorwaarden per 2017 Datum Positief advies afgegeven door de Centrale Cliëntenraad (Eventueel met daarbij de inachtneming van zorgpunten die met elkaar besproken en ontwikkeld zijn.) Jaarrekening Adviesaanvraag extra middelen Waardigheid & Trots Adviesaanvraag benoeming voorzitter raad van bestuur a.i. de heer dr. G.P.F. van den Boorn Adviesaanvraag reanimatiebeleid Adviesaanvraag kerndocument Deel je leven Mandaatgroep vanuit CCR adviseert raad van bestuur over profiel Gemeenschapsmanagers en Procesmanagers 24-uurszorg, Wonen en Ambulante zorg en Behandeling Mandaatgroep vanuit CCR adviseert raad van bestuur over profiel teamcoaches gemeenschappen Mandaatgroep vanuit CCR adviseert raad van bestuur over profiel Eerste Geneeskundige Mandaatgroep vanuit CCR adviseert raad van bestuur over profiel nieuwe leden raad van bestuur Adviesgesprek beoogd gemeenschapsmanager Tubbergen-Dinkelland Adviesgesprek beoogd gemeenschapsmanager Losser Adviesgesprek beoogd gemeenschapsmanager Oldenzaal Adviesgesprek door CCR Mandaatgroep met beoogd Procesmanager Ambulante zorg Adviesgesprek door CCR mandaatgroep met beoogd Procesmanager 24 uurs zorg Voorlopig advies Begroting 2017 Datum Informeren door Zorggroep Sint Maarten Jaarverslag klachtencommissie Zorggroep Sint Maarten Informatie over aanpak reanimatiebeleid Informeren over informatiebeveiligingsbeleid Beleidscyclus concern begroting Leverancier maaltijden Hoe om te gaan met de Huiswinkels Afstemming zelfanalyse en ontwikkelplannen ten behoeve van de zorgcontractering deel je leven

29 Datum Op initiatief van de CCR Vaststellen format voor adviezen vanuit organisatie Werking cliëntenraad Polbeek Kwaliteit maaltijden, inventarisatie door lokale raden op basis van enquête Interne discussie rol financiële commissie en bespreking met concerncontroller Organisatie ontmoetingsdag voor CCR en cliëntenraden op 9 november Overdracht extern voorzitterschap CCR aan de heer A.R. Boot met ingang van 1 juli 2016 Datum (Verbeteren van) eigen werkwijze of meningsvorming Centrale Cliëntenraad Start ondersteuning CCR door ambtelijk secretaris, mevrouw Ans Huurnink Vaststellen jaarverslag CCR Standpuntuitwisseling leidend tot afspraken CCR en raad van bestuur over betrokkenheid CCR bij de aanpassing van de klachtenregeling in het kader van uitvoering van de Wet kwaliteit klachten geschillen zorg (Wkkgz) Peiling standpunt CCR inzake bijstelling reglementen/ overeenkomsten vooruitlopend op nieuwe WMCZ Bespreking rol van de (C)CR bij zorgcontractering Aanstellen CCR leden als contactpersoon Zorgkantoren Update handboek CCR Evaluatie schema kosten en faciliteiten in natura t.b.v. CCR Overleg over pilot scheiden van wonen en zorg met Zorggroep Sint Maarten In gebruik nemen van intranet Maarten Life door CCR leden Ontmoetingsdag georganiseerd door de CCR, Zorggroep Sint Maarten en LOC Evaluatie functioneren nieuwe CCR voorzitter, ambtelijk secretaris, contacten raad van toezicht en raad van bestuur Datum Presentaties/Toelichtingen Toelichting op de positie van de bestuurder van Zorggroep Sint Maarten door de leden raad van toezicht mevrouw Weekhout en de heer Engbers Presentatie vastgesteld Strategisch beleid Toelichting Zorgcontractering Voortgangsrapportage over stand van zaken ontwikkelplannen en Waardigheid & Trots Prijzenbeleid leverancier maaltijden en Huiswinkels Toelichting door mevrouw Weekhout (lid raad van toezicht op voordracht CCR) en de heer Engbers (lid raad van toezicht) op adviesaanvraag benoeming van extern voorzitter raad van bestuur a.i Toelichting op een mogelijke samenwerking Presentatie stand van zaken zorgcontractering 2016 en Presentatie extra middelen Waardigheid & Trots 2016 vanuit ministerie VWS Presentatie conceptadvies reanimatiebeleid Presentatie wijzigingen klachtenregeling n.a.v. Wet Kwaliteit Klachten Geschillen Zorg (Wkkgz) Toelichting jaarverslag Melding Incidenten Cliënten 2015 Maatschappelijk verslag

30 Datum Vervolg: Presentaties/Toelichtingen Toelichting op te verwachten proces en termijnen Jaarrekening Informeren omtrent besprekingen leverancier maaltijden Presentatie voorstel wijzigingen klachtenregeling n.a.v. Wkkgz en het gesprek met afgevaardigde CCR leden Toelichting door mevrouw Weekhout (lid raad van toezicht op voordracht CCR) op benoeming extern voorzitter raad van bestuur a.i. de heer Van den Boorn Toelichting zorgcontractering 2016 en Toelichting notitie vrijwilligersbeleid Demonstratie van de mogelijkheden voor een community voor de CCR op het intranet van Zorggroep Sint Maarten, Maarten Life Presentatie project uitbreiding Maarten Life, waarbij gecommuniceerd kan worden tussen cliënten, de zorg en de eerste contactpersoon van de cliënt onder meer over het Zorgleefplan in een (digitaal) veilige omgeving Contouren Kaderbrief en Jaarplannen Toelichting kerndocument Deel je leven Toelichting op herziening klachtenregeling n.a.v. de nieuwe Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), Toelichting Kaderbrief Toelichting op stand van zaken ontwikkelplannen: Nursing Home as a Community, Waardigheid & Trots, Zelforganisatie en Versterken eigen regie cliënt Presentatie stand van zaken zorgcontractering en ontwikkelplannen Deel je leven 2.0 ; Visualisatie van de leefwerkgemeenschap en toelichting op de concretisering en realisatie van de visie Voorstel Waardigheid & Trots voor 2017 en goedkeuring door CCR Terugkoppeling van lokale CR-en over de inzet extra middelen Waardigheid & Trots Toelichting op beleidsnotitie leverancier maaltijden Toelichting op Kaderbrief / Jaarplannen en hoge risico s voor Toelichting door de heer Van den Boorn (voorzitter raad van bestuur a.i.) aan mandaatgroep CCR inzake selectie en wervingsprocedure en rolprofielen gemeenschapsmanagers, procesmanagers 24 uurszorg, wonen, ambulante zorg, eerste geneeskundige en teamcoaches gemeenschappen Gedachtenwisseling door mandaatgroep CCR met de heer Van de Boorn (voorzitter raad van bestuur a.i.) over vormgeving adviesaanvragen inzake Deel je leven Presentatie stand van zaken zorgcontractering 2016 en Toelichting op adviesaanvraag aanwijzen klachtenfunctionaris Toelichting op adviesaanvraag Klachtencommissie BOPZ Toelichting op adviesaanvraag nieuwe zorgovereenkomst en algemene voorwaarden per Toelichting op mutaties raad van toezicht, werving en selectieprocedure Toelichting op reorganisatie deel en programmaorganisatie van Deel je leven Toelichting op voorlopige bevindingen n.a.v. het contractonderzoek en de besprekingen leverancier maaltijden 30 deel je leven

31 2017 zal voor de CCR wederom een intensief en inspirerend jaar worden. De verdere ontwikkeling en realisatie van Deel je leven 2.0, waarbij zelforganiserende teams en vijf gemeenschappen worden ontwikkeld, brengt ook een nieuwe structuur in de medezeggenschap bij Zorggroep Sint Maarten. Voor de CCR betekent dit een verdieping in de vorm van de cliëntmedezeggenschap binnen Deel je leven 2.0. Samen met de lokale raden en Zorggroep Sint Maarten zal een passende inrichting van de medezeggenschap moeten worden gevonden om zoveel mogelijk het cliëntbelang te kunnen dienen. Daarnaast zal de CCR betrokken blijven en druk doende zijn met de organisatie en uitvoering van de adviesaanvragen met betrekking tot tot de aanstelling van nieuwe leden raad van bestuur, managers en functionarissen binnen het organisatiemodel van Deel je leven 2.0. Om de werkzaamheden te doseren en de CCR leden niet te overbelasten zal de CCR in 2017 keuzes moeten maken. Een uitdaging op zich! Op 22 februari 2017 is het jaarverslag van en door de CCR vastgesteld. Cliëntenraden per locatie In 2016 kenden alle locaties als ook Maartje in Twente een cliëntenraad. Voor locaties buiten Twente maakten ook vertegenwoordigers namens de thuiszorg deel uit van de betreffende cliëntenraad. De cliëntenraden van de locaties bestaan uit cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en/of familieleden namens cliënten. Ook zijn in een aantal lokale cliëntenraden vrijwilligers actief. De lokale cliëntenraden vergaderen zelfstandig en volgens de overeenkomst tussen cliëntenraad en de Zorggroep minimaal 2 maal per jaar met de divisiedirecteur of de bevoegd vertegenwoordiger van de betreffende locatie omtrent uiteenlopende aangelegenheden. De invloed van de cliëntenraad tijdens het bespreken van het voorgenomen beleid (vaak nog in voorbereidende fase) wordt deels specifiek geregistreerd. Alle vergaderingen worden genotuleerd. Adviezen van de cliëntenraden hebben veelal tot aanpassingen in het beleid geleid of zijn na verduidelijking van de aanvankelijke bezwaren toch positief. Op lokaal niveau zijn diverse bouwprojecten gaande of worden voorbereidingen hiertoe getroffen. Binnen de betreffende cliëntenraden worden de bouwontwikkelingen besproken en waar nodig is advies gevraagd (al dan niet met betrekking tot tijdelijke huisvesting). Ondersteuning cliëntenraden De onkosten van de cliëntenraden worden vergoed; de leden kunnen gebruik maken van de faciliteiten van de locatie (secretariële ondersteuning, vergaderruimte, reproductie etc.). De cliëntenraden worden desgewenst ondersteund door een externe ondersteuner, meestal een vrijwilliger. Het is niet gemakkelijk om de bezetting van de cliëntenraden op peil te houden, het blijft steeds opnieuw zoeken naar mensen die zitting willen nemen. Het lidmaatschap van de LOC (Landelijke Organisatie Cliëntenraden) wordt vergoed, evenals deelname aan cursussen en dergelijke. Door verschillende cliëntenraden zijn LOC-bijeenkomsten bezocht. Commissie vertrouwenslieden Zorggroep Sint Maarten kent niet zelf een commissie van vertrouwenslieden, maar heeft zich aangesloten bij de landelijke commissie. Maatschappelijk verslag

32 deel je leven

33 4. Beleid, inspanningen en prestaties De beleidscyclus van Zorggroep Sint Maarten bestaat uit een meerjarenbeleidcyclus en een jaarplancyclus. Het meerjarenbeleid wordt tenminste jaarlijks geëvalueerd door de raad van bestuur naar aanleiding waarvan gerapporteerd wordt aan de raad van toezicht. De evaluatie is input voor de jaarplancyclus. De jaarplancyclus is een eenduidige cyclische werkwijze om zowel organisatiebreed als per bedrijfsondedeel te komen tot beleid, doelstellingen en actieplannen voor de korte termijn. Als hulpmiddel wordt in de beleidscyclus gebruik gemaakt van integraal management. Daaronder verstaat Zorggroep Sint Maarten de verantwoordelijkheid van iedere leidinggevende om met diens team zorg te dragen voor goede resultaten op de vijf prestatiegebieden 22 : 1. Cliënten, zorg- en dienstverlening 2. Markt & Omgeving 3. Medewerkers & Organisatie 4. Processen & Bedrijfsvoering 5. Financiën 4.1 Meerjarenbeleid Het meerjarenbeleid is in 2016 geformuleerd in Deel je leven 2.0. Dit beleid is gebaseerd op de missie van Zorggroep Sint Maarten en gaat uit van de verdere ontwikkeling naar een cliënt- en omgevingsgerichte organisatie door middel van leefwerkgemeenschappen. Zorggroep Sint Maarten waardeert de locaties en hun omgeving op naar leefwerkgemeenschappen: That s where the magic happens. Deze leefwerkgemeenschappen versterken de dorpse impact, essentieel voor onze cliënten, bewoners, huurders, familie en vrienden. Invulling aan deze leefwerkgemeenschappen vindt plaats op basis van de volgende principes: Principe I: Principe II: Principe III: Principe IV: Iedereen is bijzonder. We maken waar wat mogelijk is. We hebben elkaar nodig om betekenisvol te zijn. Wie het weet mag het zeggen. In een leefwerkgemeenschap handelen en gedragen al onze medewerkers zich professioneel. Alles is gericht op het welzijn en welbevinden van cliënten, bewoners, huurders, familie en vrienden. Missie Zorggroep Sint Maarten, een regionaal bekende en lokaal ingebedde organisatie, helpt met name ouderen om de kwaliteit van leven te behouden of te verbeteren. Dit doen we vanuit onze kernwaarden: zijn, ontplooiend, vitaal en dorps. Visie Zorggroep Sint Maarten vindt dat ieder mens waardevol is. Daarom heeft hij recht op zorg, liefde en aandacht. Wij zien een maatschappij voor ons waarin mensen bewust in het leven staan en dat leven samen delen. Wij richten ons voorbij de zorg op een betekenisvol leven, waarbij we uitgaan van wat mensen nog wel kunnen. Elke dag opnieuw gaan wij uit van de kracht van mensen, hun mogelijkheden en talenten. En van de kracht van delen. Deel je leven! Met onze leefwerkgemeenschappen onderscheiden wij ons van anderen en hebben een aantrekkingskracht die niet is te weerstaan. Het zijn gemeenschappen waar je niets liever dan bij wil horen. De visie op de organisatie ziet er dan als volgt uit: 22 Dit beleid wordt in 2017 aangepast aan Deel je leven 2.0. Maatschappelijk verslag

34 Waardecreatie Deel je leven Innovatie 5 Leefwerkgemeenschappen Gemeenten Zorgkantoren Actiz gps gps gps gps* gps gps gps Cliëntenraden Ondernemingsraden Buurtgenoten Verzekeraars gps Vrijwilligers Corporaties gps gps gps Mantelzorgers * De groepsservices (gps) maken onderdeel uit van de leefwerkgemeenschappen en bestaan uit: Personeelszaken Informatisering 24-uurs zorg Wonen Ambulante zorg Behandeling Communicatie Organisatieontwikkeling Fincanciën Juridische zaken Vastgoed Gevolg voor (prospect) cliënten, medewerkers, vrijwilligers, de omgeving en stakeholders: door ons leven te delen ontstaan allerlei waarden die ons verrijken, vooral in dorpse setting (wat bindt ons). We gaan zinvolle, betekenisvolle relaties aan met en voor de cliënt. 4.2 Algemeen beleid De doelstellingen in de jaarlijkse Kaderbrief komen tot stand in samenspraak met onze cliëntenraden, de ondernemingsraad en raad van toezicht. De met zorgkantoren, verzekeraars en gemeenten gemaakte afspraken worden daarbij in acht genomen. Op de voglende pagina de stand van zaken per 31 december 2016 betreffende de realisatie van de doelstellingen zoals verwoord in de Kaderbrief 2016, per prestatiegebied: Cliënten, zorg- & dienstverlening Doelstelling Mate van realisatie Wijze van naleving Meer cliënten en mantelzorgers helpen door anders te werken. Profileren en doen we wat we beloven, kansen zien, inspelen op klantenwensen en handelen en gedragen als was het van jezelf. Gerealiseerd. Vergelijken aantallen cliënten en vrijwilligers 2015 en Uit P&O cijfers blijkt dat er minder medewerkers in 2016 waren dan in In 2016 is gestart met de vorming, concretisering en invoering van Deel je leven 2.0. Uitgangspunt: klant is koning. 34 deel je leven

35 Markt & Omgeving Doelstelling Mate van realisatie Wijze van naleving Geloven in tevredenheid en gelukkig worden van (je inzetten voor) waardevolle ontmoetingen met ruimte voor jezelf zijn en talenten. Deels gerealiseerd. Metingen cliënttevredenheid (Zorgkaart Nederland en eigen meting) en medewerkertevredenheid resulteren in goede scores. De invoering van Deel je leven 2.0 is gestart, de herinrichting van de (structuur van de) organisatie is in 2016 gestart en wordt in 2017 voltooid. Medewerkers & Organisatie Doelstelling Mate van realisatie Wijze van naleving Invoeren van een cliënt- en omgevingsgericht organisatiemodel. Deels gerealiseerd. De visie Deel je leven 2.0 is geconcretiseerd en in 2016 is de invoering gestart. Hierbij zijn alle relevante gremia actief betrokken (waaronder de centrale cliëntenraad, ondernemingsraad en raad van toezicht). Processen & Bedrijfsvoering Doelstelling Mate van realisatie Wijze van naleving Ondernemen met deel je leven uitwerken in een praktische formule gebaseerd op de 8 deel je leven prestaties. Deels gerealiseerd. De visie Deel je leven 2.0 is geconcretiseerd en in 2016 is de invoering gestart. De 8 deel je leven prestaties als middel zijn losgelaten. Financiën Doelstelling Mate van realisatie Wijze van naleving Basis en huishoudboekje op orde. Gerealiseerd. Zie Jaarrekening Kwaliteitsbeleid algemeen ISO 9001:2008 certificering In 2015 is in samenspraak met de centrale cliëntenraad, locaties en bedrijfsonderdelen besloten om vanaf 2016 afscheid te nemen van de HKZ-certificering en over te stappen naar ISO 9001:2008. Reden hiervoor is dat ISO 9001:2008 beter aansluit bij het realiseren van deel je leven en het nieuwe meerjarenbeleid. Al sinds 2007 beschikt Zorggroep Sint Maarten over het volledige ISO 9001 HKZ-certificaat. Ten behoeve van deze certificering is een kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkeld en Zorggroepbreed in gebruik genomen. Interne informatie is digitaal ontsloten, zoals procesbeschrijvingen, beleidsnotities, protocollen en werkinstructies. De Plan-Do-Check-Act-cyclus wordt in de praktijk gebracht en getoetst onder andere aan de hand van een jaarlijkse directiebeoordeling, interne audits en een jaarlijkse externe controle. De hercertificatie van het systeem in 2016 door Tüv is positief verlopen met als resultaat de afgifte van het ISO 9001:2008 certificaat. Kritische prestatie-indicatoren zijn doorslaggevend voor het succes van de organisatie. Zij dienen daarom de voortdurende aandacht te hebben van de organisatie. Kritische prestatie-indicatoren vloeien voort uit de strategie die een onderneming heeft gekozen. Maatschappelijk verslag