De afsluiting van de boekhouding

Transcriptie

1 VOOR KMO S EN ZELFSTANDIGEN De afsluiting van de boekhouding ACCOUNTANTS T BELASTINGCONSULENTEN JURIDISCH ADVISEURS MILIEUADVISEURS

2 DE AFSLUITING VAN DE BOEKHOUDING Voor heel wat ondernemingen betekent het einde van het kalenderjaar meteen ook het einde van het boekjaar. Tijd om de voorbije periode af te sluiten en te evalueren. Een objectieve evaluatie is slechts mogelijk als men zich kan baseren op correcte gegevens, in concreto cijfermateriaal. Correct heeft hier een dubbele betekenis: volledig en getrouw. Dit cijfermateriaal wordt aangereikt door de boekhouding. Gedurende de voorbije periode werden hier immers alle verrichtingen geregistreerd. Deze registratie is telkenmale gestoeld op verantwoordingsstukken; de garanties voor een volledig en getrouw beeld. Wanneer men echter de laatste aankoop-, verkoop- of financiële verrichting van de voorbije periode boekt, is dit boekjaar hiermee nog niet afgesloten. Er dienen nog heel wat stappen gezet vooraleer de boekhouding resulteert in een balans- en een resultatenrekening die een volledig en getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de onderneming. VOLLEDIG EN GETROUW BEELD De registratie in de boekhouding geschiedt op basis van stukken. Zolang deze verantwoordingsstukken niet voorhanden zijn, wordt er niets geboekt. Er ontstaat derhalve een tijdsverschil tussen het ogenblik waarop een kost of een opbrengst zich voordoet en het tijdstip waarop deze wordt geregistreerd. Zo kan het dat kosten of opbrengsten die in se betrekking hebben op een eerdere of een latere periode, tijdens de voorbije periode werden geboekt. Omgekeerd zullen kosten of opbrengsten waarvoor nog geen verantwoordingsstuk werd ontvangen, nog niet in de cijfers terug te vinden zijn, hoewel ze wel betrekking hebben op de voorbije periode. Stel: de onderneming heeft in de voorbije periode beroep gedaan op de diensten van een advocaat. Deze heeft einde jaar zijn honorariumnota ten belope van EUR nog niet overgemaakt. In de boekhouding zal men derhalve geen honorariumkost terugvinden. Wil men tot een exact beeld komen van de kosten in het voorbije jaar, dan zal men deze kosten dienen op te nemen, daar ze betrekking hebben op deze periode. Daarnaast is het opstellen van de jaarrekening het ultieme ogenblik om de boekhouding op eventuele onvolkomenheden te controleren. De jaarrekening moet immers een getrouw beeld geven van het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de onderneming. Getrouw, dit wil zeggen ontdaan van alle fouten. Een jaarafsluiting brengt dus heel wat voorbereiding en werk met zich mee. INVENTARISVERRICHTINGEN Het woord inventaris doet spontaan denken aan voorraad. Het geheel van grondstoffen, hulpstoffen en handelsgoederen die in de onderneming aanwezig zijn. Als er in het kader van de afsluiting van de jaarrekening gesproken wordt over inventarisverrichtingen, dan dekt dit begrip een ruimere omschrijving. Voor verschillende balansposten wordt de realiteit getoetst aan de boekhouding. Deze toetsing is cruciaal. Ze laat toe de boekhouding volledig in overeenstemming te brengen met de economische werkelijkheid en de kosten en opbrengsten onder te brengen in die periode waartoe ze behoren. Nog te ontvangen facturen Gedurende het boekjaar worden goederen en diensten aangekocht. Het kan dat goederen reeds geleverd zijn, doch dat er nog geen factuur werd ontvangen. Daar bij het afsluiten van de jaarrekening een inventaris dient opgemaakt te worden van alle voorraden die op dat ogenblik aanwezig zijn, zullen ze voorkomen in de inventarisopname. Omdat er nog geen factuur werd ontvangen, zullen ze niet terug te vinden zijn in de kosten. Men moet dus nagegaan welke facturen (bedragen) men nog mag verwachten voor kosten die gemaakt zijn in de voorbije periode. Het nominatieve lijstje is meteen dienstig als verantwoording van de post nog te ontvangen facturen. Het kostenbedrag dient in de jaarrekening opgenomen te worden, wil men een volledig en getrouw beeld van de totaliteit van de kosten realiseren. Nog te maken facturen Dit is het tegenovergestelde van nog te ontvangen facturen. Hier moet de onderneming de reeds geleverde diensten of goederen nog aan de klant factureren. Het spreekt voor zich dat de optimale situatie deze is waarbij onmiddellijk na de levering wordt gefactureerd. Omwille van commerciële of organisatorische redenen, is dit niet altijd mogelijk. De geleverde goederen of diensten betekenden een omzet in de voorbije periode. Daar er nog geen factuur werd gemaakt, zal deze omzet nog niet terug te vinden zijn in het boekhoudkundig resultaat. Daarom dient men na te gaan welke facturen (en voor welke bedragen) na de afsluiting van de jaarrekening nog zullen worden opgemaakt en betrekking hebben op de voorbije periode. Dit lijstje dient ter verantwoording van de balanspost nog te maken facturen. De omzet van deze facturen moet, om te resulteren in een volledig en getrouw beeld van de opbrengsten, in de jaarrekening opgenomen worden. Voorraden Een onderneming is een continu gebeuren. Op het einde van het boekjaar wordt een stand van zaken opgemaakt. Goederen en diensten worden ge- en verkocht over de afsluiting van de jaarrekening heen. Dit houdt in dat einde boekjaar er nog goederen aanwezig zijn. Deze werden gekocht in het voorbije boekjaar. De kosten van de aankoop werden in de voorbije periode ten laste genomen. Deze zullen pas in het volgende boekjaar worden verkocht. In het huidig boekjaar zijn er dus kosten waar geen opbrengsten tegenover staan. 10/2003

3 Daartegenover staat dat er inkomsten gegenereerd worden waar geen kosten tegenover staan. Dit is in tegenstrijd met het algemene principe van periodiciteit. De boekhouding moet dus rekening houden met de voorraadmutatie. Dit is de toe- of afname van de voorraad tenoverstaan van de beginvoorraad. Is de voorraad gestegen, dan zijn er kosten ten onrechte ten laste genomen. Is de voorraad gedaald, dan heeft men uit de voorraad geput en zijn deze kosten nog niet terug te vinden in de boekhouding. Correcties dringen zich op. Om de grootte van de voorraad einde periode (eindvoorraad) te kennen moet men: een fysische opname doen van alle in de onderneming aanwezige grondstoffen, hulpstoffen en/of handelsgoederen; deze aanwezige grondstoffen, hulpstoffen en/of handelsgoederen waarderen. Dit wil zeggen ze een financiële waarde geven; eventueel een waardevermindering toepassen op goederen die, rekeninghoudend met de marktsituatie, een devaluatie hebben ondergaan (bv. nog in stock zijnde kleren van de vorige zomermode). De vraag stelt zich hoe men een goed kan waarderen. Daarvoor kunnen verschillende methodes worden gebruikt. De meest gehanteerde zijn LIFO, FIFO en het voortschrijdend gemiddelde. Uit het cijfervoorbeeld blijkt duidelijk dat, alhoewel het gaat om dezelfde producten en alhoewel het aantal nog in stock zijnde eenheden steeds gelijk blijft, de waarde van de voorraad kan verschillen volgens de toegepaste waarderingsmethode. Bij LIFO (last in, first out) doet men de verstrekking aan de prijs van de laatst ingekochte eenheden. Datum Verrichting Aantal Prijs/Eenheid Waarde 10 EUR 12 EUR 14 EUR Totaal Waarde Voorraad 01/01 Beginvoorraad /02 Aankoop /02 Verkoop /05 Verkoop /08 Aankoop /12 Verkoop /12 Eindvoorraad FIFO (First in, first out) daarentegen verstrekt aan de prijs van de eerst ingekochte eenheden. Datum Verrichting Aantal Prijs/Eenheid Waarde 10 EUR 12 EUR 14 EUR Totaal Waarde Voorraad 01/01 Beginvoorraad /02 Aankoop /02 Verkoop /05 Verkoop /08 Aankoop /12 Verkoop /12 Eindvoorraad Bij het voortschrijdend gemiddelde wordt bij elke aankoop een nieuwe gemiddelde eenheidsprijs berekend. Tegen deze bekomen gemiddelde eenheidsprijs zal de volgende verstrekking gebeuren. Datum Verrichting Aantal Prijs/Eenheid Waarde Totaal Eenheidsprijs Waarde Voorraad 01/01 Beginvoorraad /02 Aankoop , /02 Verkoop -5 10,67 53, ,67 106,67 15/05 Verkoop -3 10,67 32, ,67 74,66 03/08 Aankoop ,2 158,6 15/12 Verkoop -6 12,2 73,2 7 12,2 85,4 31/12 Eindvoorraad ,2 85,4

4 Debiteuren en crediteuren Er dient een detail opgemaakt van alle nog openstaande klanten en leveranciers. De som van dit detail moet kloppen met het bedrag op de respectievelijke balansposten. Daarenboven dienen alle openstaande debiteuren individueel onderzocht te worden. De vraag die zich hierbij stelt is: Hoe groot is de kans dat deze klant het volledige openstaande bedrag zal betalen?. Indien die kans miniem of nihil is, dan moet dit zeker in de jaarrekening opgenomen worden. Men kan van de gelegenheid gebruikmaken om orde op zaken te stellen: debiteuren tot betaling aanmanen. crediteuren aanspreken voor de nog niet ontvangen creditnota s, misschien kreeg je in de voorbije periode een attest van de curator. Dit alles heeft repercussies op de jaarrekening. KOSTEN EN OPBRENGSTEN OVER VERSCHILLENDE PERIODES Alhoewel er maar één bedrag betaald of ontvangen wordt, kan dit betrekking hebben op de huidige en toekomstige periode. Kosten/opbrengsten die zich uitstrekken naar de komende periode mogen nu niet opgenomen worden. Verschillende mogelijkheden kunnen zich voordoen: er werden in de voorbije periode kosten gedragen die ook betrekking hebben op de toekomstige periode. De onderneming heeft bijvoorbeeld een huurcontract dat loopt van 1 juli tot 30 juni. Het jaarlijks huurgeld moet bij het begin van het huurjaar betaald. Het volledige huurgeld werd bij de betaling in de boekhouding geregistreerd. Doch de onderneming heeft hierdoor nog een huurrecht tot 30 juni. De helft van de huurkosten dient uit de kosten van de voorbije periode gehaald. ook opbrengsten kunnen op voorhand ontvangen zijn. Indien de onderneming in bovenstaand voorbeeld geen huurder maar verhuurder is, zal zij het huurgeld bij het begin van de huurperiode ontvangen. De ontvangsten die slaan op het komende jaar mogen niet in de opbrengsten van de huidige periode worden opgenomen. omgekeerd, alhoewel al een dienst is verstrekt, werd nog niet betaald. Dit deel van de kosten moet toch op de huidige periode geïmputeerd. Dit doet zich bijvoorbeeld voor indien het jaarlijks huurgeld bij het einde van de periode dient betaald. Bij het afsluiten van de jaarrekening werd nog niets in kosten (huurder) of opbrengsten (verhuurder) opgenomen, alhoewel de huurperiode al 6 maand loopt. opbrengsten die verworven zijn, alhoewel ze nog niet werden betaald en geregistreerd. Bijvoorbeeld: Jaarlijkse intresten van een kasbon met 1 maart als coupondatum zullen maar in de komende periode worden uitbetaald. Toch zijn op 31 december, bij de afsluiting van de jaarrekening reeds tien twaalfden van dit intrestbedrag verworven. Men dient dus na te gaan welke contracten of engagementen al lopen over de afsluitingdatum en welk deel hiervan op de huidige periode slaat. CONTROLEHANDELINGEN Het moment van afsluiting van de jaarrekening is het ogenblik om alle verrichtingen, die in de loop van het boekjaar zijn geregistreerd, te controleren op fouten. De jaarrekening geeft een getrouw beeld van het vermogen, de financiële positie en het resultaat, dit mag niet vertekend zijn door eventuele fouten. Natuurlijk is het niet haalbaar en zinloos om alles bij wijze van controle nogmaals over te doen. De controle dient zo te gebeuren dat ze efficiënt (met zo weinig mogelijk inspanningen) en sluitend (in staat de fouten te detecteren) is. Controle BTW-boekingen Bij de afsluiting van de jaarrekening moeten volgende twee zaken overeenstemmen: de omzet vermeld in de BTW-aangiften en in de boekhouding; het nog verschuldigd of nog terug te vorderen BTW-bedrag einde boekjaar enerzijds en de vermelding hiervan in de boekhouding anderzijds. Controle personeelsuitgaven Voor elk personeelslid dient een individuele fiche aangemaakt die geglobaliseerd wordt in een samenvattende opgave. De RSZ-aangiften en aangiften bedrijfsvoorheffing moeten ook in overeenstemming te zijn met de boekhouding. Controle financiële verrichtingen Er moet nagegaan worden of het saldo van de verschillende financiële rekeningen (depositorekeningen, zichtrekeningen, ) overeenstemt met het saldo van de desbetreffende balansposten. Omdat alle financiële inkomsten bruto opgenomen worden in de boekhouding en men onder de kosten de roerende voorheffing terugvindt, kan men op eenvoudige wijze nagaan of alles correct is geregistreerd. Controle kredieten De financiële instelling bezorgt per lening een fiscaal attest,dat weergeeft hoeveel in de voorbije periode werd betaald aan termijnbedrag. Dit globale termijnbedrag is bovendien uitgesplitst in een bedrag kapitaalaflossing en een bedrag intrest. Deze bedragen moet men ook in de boekhouding terugvinden. Bij de afsluiting van de jaarrekening zal de boekhouding het bedrag aan kapitaal moeten kennen dat in de volgende periode zal dienen terugbetaald. Dit vindt men terug op de aflossingstabel. Normaliter ontvangt men die bij het aangaan van een krediet. Mocht men deze nog niet ontvangen hebben, dan kan deze het best alsnog worden opgevraagd. Hetzelfde geldt voor herfinancieringsleningen. De oude aflossingstabel is dan immers niet langer geldig. Indien een termijn niet samenvalt met de datum waarop men de jaarrekening afsluit, zal men tevens geconfronteerd worden met intrestkosten die over verschillende periodes lopen Een correcte afsluiting van de jaarrekening is derhalve mogelijk indien men over de aflossingstabel en het attest kan beschikken. Controle op de aankopen Aankopen wordt hier gedefinieerd in de ruime zin. Het betreft aankopen van grondstoffen, hulpstoffen, handelsgoederen en diverse goederen en diensten. De eerste categorie is erop gericht ofwel verwerkt te worden tot een verkoopbaar eindproduct (grondstoffen, hulpstoffen), ofwel zonder enige verwerking te worden door-

5 10/2003 ACCOUNTANCY verkocht (handelsgoederen). Ze hebben derhalve een directe band met de omzet van de onderneming. Zij zullen meebepalend zijn voor de brutowinstmarge. De categorie diverse goederen en diensten zijn noodzakelijke kosten voor de continuïteit van de onderneming, doch zij dragen niet onmiddellijk bij tot de omzet en hebben dus geen invloed op de brutowinstmarge. Er dient nauwlettend op toegezien dat de aankopen geregistreerd werden onder de juiste categorie. Zoniet zou er een onverklaarbare afwijking kunnen optreden in de bruto-winstmarge in vergelijking met vorige perioden. ANDERE HANDELINGEN Wachtrekeningen Wachtrekeningen worden gebruikt om bedragen te registreren die voorkomen op verantwoordingsstukken en die men niet onmiddellijk kan toewijzen. Stel, men treft op de bankrekening een bedrag aan met als enige vermelding cheque. Waarvoor het bedrag op de rekening is gestort, is niet onmiddellijk duidelijk bij registratie. In afwachting dat de medewerker, die de cheque op de rekening heeft gezet, deze informatie overmaakt, zal het bedrag geparkeerd worden op een wachtrekening. Wachtrekeningen horen niet thuis in een jaarrekening. Men zal dus alle bedragen die bij de afsluiting nog op een wachtrekening staan, moeten toewijzen. Gezien er reeds bij de registratie geen verklaring kon worden gegeven en er ondertussen nog tijd is overheen gegaan, kan dit een arbeidsintensieve klus worden. Ook de rekening diverse kosten dient grondig nagezien of er geen kosten opstaan die thuishoren op een meer specifieke rekening? Afschrijvingen Bij de afsluiting wordt nagegaan welke nieuwe investeringen er enerzijds gebeurd zijn in de voorbije periode en anderzijds welke investeringen verkocht zijn. Het is tevens nuttig om de rekeningen diverse goederen en diensten te overlopen om na te gaan of er geen investeringen onmiddellijk in kosten zijn genomen. De investeringen uit de lopende periode dienen voor het eerst afgeschreven. De levensduur, de residuwaarde, de aanschaffing- of vervaardigingswaarde en de afschrijvingsmethode dienen bepaald. Daarenboven dient nagegaan of er geen meer- of minderwaarde moet worden geboekt op bepaalde activa. Voorzieningen voor risico s en lasten Bepaalde kosten mag men in de huidige periode ten laste nemen, ook al zullen zij zich maar in de toekomst manifesteren (bv. Voorzieningen voor grote herstellings- en onderhoudswerken, pensioenen, ). Een voorziening mag men maar aanleggen als het risico quasi zeker is. Het risico moet berekenbaar zijn, zonder dat is vereist dat het werkelijk te betalen bedrag al ondubbelzinnig moet vaststaan. Het risico moet individualiseerbaar zijn. In de periode dat het risico zich voordoet, moet het een beroepskost betreffen. Voorzieningen worden aangelegd bij de afsluiting van de jaarrekening. Er dient dus nagegaan welke voorzieningen dienen aangelegd en voor welke bedragen. RESULTAATVERWERKING De resultaatverwerking zijn de boekingen die dienen te gebeuren om het resultaat te verwerken (overdragen, toevoegen aan de reserves, dividenden, ). Dit is het sluitstuk van de afsluiting. Dit kan maar gerealiseerd worden indien alle voorgaande verrichtingen en controles zijn uitgevoerd en geboekt. CONCLUSIE De afsluiting van de jaarrekening is een grote klus. De omvang van deze werkzaamheden zal recht evenredig zijn met de wijze waarop de afsluiting werd voorbereid. Indien men hierbij kan beschikken over alle nodige verificatiestukken, kan veel tijd worden gewonnen. Een goede voorbereiding begint reeds op de eerste dag van elk nieuw boekjaar. Indien men gedurende het boekjaar alle verrichtingen onmiddellijk op de correcte post heeft geregistreerd, geregeld controles uitgevoerd, zorgt dat men beschikt over de nodige verantwoordingsstukken, dan zal de afsluiting van de jaarrekening ook vlot verlopen. ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS VAN DE SBB-KANTOREN VLAAMS BRABANT SBB - Vuurkruisenlaan LEUVEN Tel.: 016/ leuven@sbb.be SBB - Staatsbaan BEKKEVOORT (DIEST) Tel.: 013/ diest@sbb.be SBB - Assesteenweg TERNAT Tel.: 02/ ternat@sbb.be SBB - Albert Biesmanslaan 18/ HOEILAART Tel.: 02/ hoeilaart@sbb.be ANTWERPEN SBB - Vaartstraat BRECHT Tel.: 03/ brecht@sbb.be SBB - Lintsesteenweg 27 bus LIER Tel.: 03/ lier@sbb.be SBB - Antwerpseweg GEEL Tel.: 014/ geel@sbb.be SBB - Mechelsesteenweg 109A ST. KAT. WAVER Tel.: 015/ st-katelijne-waver@sbb.be SBB - Desmedtstraat HOOGSTRATEN Tel.: 03/ hoogstraten@sbb.be SBB - Kempenlaan TURNHOUT Tel.: 014/ turnhout@sbb.be LIMBURG SBB - Peerderbaan BREE Tel.: 089/ bree@sbb.be SBB - Guffenslaan HASSELT Tel.: 011/ hasselt@sbb.be SBB - Tongersesteenweg ST.-TRUIDEN Tel.: 011/ st-truiden@sbb.be SBB - Achttiende Oogstwal TONGEREN Tel.: 012/ tongeren@sbb.be OOST-VLAANDEREN SBB - Moorselbaan AALST Tel.: 053/ aalst@sbb.be SBB - Oostveldstraat EEKLO Tel.: 09/ eeklo@sbb.be SBB - Poolse Winglaan GENT Tel.: 09/ gent@sbb.be SBB - Denen LOCHRISTI Tel.: 09/ lochristi@sbb.be SBB - Wortegemstraat OUDENAARDE Tel.: 055/ oudenaarde@sbb.be SBB - Hofstraat 60 - verd ST.-NIKLAAS Tel.: 03/ st-niklaas@sbb.be WEST-VLAANDEREN SBB - Witte Molenstraat 45 bus BRUGGE Tel.: 050/ brugge@sbb.be SBB - Schoolplein DIKSMUIDE Tel.: 051/ diksmuide@sbb.be SBB - Diksmuidseweg IEPER Tel.: 057/ ieper@sbb.be SBB - Hugo Verriestlaan KORTRIJK Tel.: 056/ kortrijk@sbb.be SBB - Diksmuidsesteenweg ROESELARE Tel.: 051/ roeselare@sbb.be SBB - Felix D Hoopstraat TIELT Tel.: 051/ tielt@sbb.be OOSTKANTONS SBB - Herbesthaler Strasse EUPEN Tel.: 087/ eupen@sbb.be SBB - Malmedyer Strasse ST. VITH Tel.: 080/ st-vith@sbb.be

6 SBB.DE KRACHT VAN TOTAALADVIES. Succesvol ondernemen vraagt heel wat vaardigheden. Naast vak- en mensenkennis, inzet en doorzettingsvermogen moet u ook voortdurend uw weg zien te vinden in de vele wettelijke verplichtingen, formaliteiten en nieuwe reglementeringen. Alleen zo kan u het maximum halen uit de mogelijkheden die zich aanbieden. Uw vertrouwen waard SBB staat klaar met een volledig aanbod op maat van zelfstandige ondernemers, vrije beroepen en bedrijfsleiders van KMO s. Uw SBB-consulent is hierbij uw vertrouwenspersoon die uw bedrijfsadministratie opvolgt en gericht advies geeft over alle facetten van accountancy, fiscaliteit en milieuwetgeving. Hiervoor staat hij voortdurend in contact met zijn collega s om sectorkennis en ervaring uit te wisselen.met meer dan ondernemers als klant, kennen de SBB-consulenten de ondernemingsrealiteit als geen ander. Maar uw SBB-consulent is ook uw toegangspoort naar nog meer antwoorden en oplossingen. Met kennis van zaken Hij kan steeds voor u een beroep doen op de centrale studie- en documentatiedienst. Daar wordt de bedrijfswetgeving in al zijn aspecten nauwgezet opgevolgd en worden onze medewerkers constant opgeleid. Ervaren juristen en andere gespecialiseerde medewerkers zoeken er antwoorden op uw vragen. Bouw op onze ervaring Voor opdrachten waar zeer gespecialiseerde kennis bij komt kijken, is er voor u de cel consulting. SBB-milieuadviseurs loodsen u doorheen de milieuwetgeving en begeleiden uw bouwdossiers. En bij belangrijke strategische beslissingen - herstructureringen, overnameconstructies of zware investeringen - staat een team van SBB-medewerkers met veel ervaring op het vlak van bedrijfsorganisatie voor u klaar. In alle duidelijkheid Samenwerken met SBB gebeurt in alle duidelijkheid. U maakt met uw SBB-consulent vooraf duidelijke afspraken rond takenpakket en kostprijs.hij biedt u zijn praktische ervaring en een sterke centrale ondersteuning. Zo bent u niet alleen zeker van een kwalitatieve basisdienstverlening maar kunt u ook in alle omstandigheden rekenen op echt vakkundig advies van uw SBB-consulent. Brugge Eeklo St.Niklaas Diksmuide Lochristi Tielt Gent Roeselare Aalst Ieper Kortrijk Oudenaarde Ternat Hoogstraten Brecht Turnhout Lier Geel Bree St.Kat.Waver Diest Leuven Hoeilaart Hasselt St. Truiden Tongeren Eupen SBB-KANTOREN IN BELGIË St.Vith Telefoon: 070/ Fax: 070/ info@sbb.be Website: ACCOUNTANTS BELASTINGCONSULENTEN JURIDISCH ADVISEURS MILIEUADVISEURS