Inkoop sociaal domein gemeente Smallingerland op hoofdlijnen

Transcriptie

1 Notitie: Inkoop sociaal domein gemeente Smallingerland op hoofdlijnen Maart 2014 Vastgesteld door het college van B&W op 1 april 2014 Gemeente Smallingerland CBP Combined Business Power Vragen kunnen worden gestuurd naar: m.van.den.berg@smallingerland.nl 1

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Inleiding 4 Hoofdstuk 1: Uitgangspunten 5 Hoofdstuk 2: Aanbesteding en andere inkoopmethodieken 6 Hoofdstuk 3: Contractmodel Smallingerland 10 Hoofdstuk 4: Contractering kernpartners en uitvoerders 17 Hoofdstuk 5: Tijdlijn 20 2

3 Voorwoord Het college van B&W van de gemeente Smallingerland heeft deze notitie op 1 april 2014 vastgesteld. Hiermee geeft het college op praktische wijze de invulling aan de zorginkoop in het sociaal domein door te kiezen voor een flexibel model dat alle ruimte biedt voor de beoogde manier van werken in het sociaal domein zoals opgenomen in het Wmobeleidsplan en de kadernota Samen voor elkaar. Dit model is geen eindstation. Het is een transitie gericht op het in gang zetten van de transformatie. Er zijn nog veel onderdelen in het sociaal domein in beweging en dat zal de komende jaren ook nog wel zo blijven. Daarom is er ruimte voor doorontwikkeling, ook om samen met zorgaanbieders en andere partners te gaan sturen op de maatschappelijke effecten. Een succesvolle product- en samenwerkingsinnovatie vereist een andere omgevingsverhouding dan de traditionele opdrachtgever/opdrachtnemer verhouding. Geïnvesteerd moet worden in gezamenlijke visie op en zorg voor innovatie. Vertrouwen onderling en elkaar successen gunnen vergt tijd, maar levert de voedingsbodem voor vernieuwing. Om voldoende ruimte te hebben voor aanpassingen en doorontwikkeling wordt dan ook gekozen voor een korte looptijd, te weten twee jaar. Na twee jaar worden alle opties bekeken, zoals het starten met een ander model, de doorontwikkeling van dit model of de mogelijkheid van verlenging van het huidige model. De uitgangspunten zoals uitgewerkt in deze notitie maken dat er een integrale aanpak komt in Smallingerland waarmee gemeente en zorgaanbieders samen kunnen werken en er tegelijk veel aandacht is voor innovatie en vernieuwing. Hiervoor is een uniek contractmodel ontwikkeld waarin een aantal kernpartners worden geselecteerd die de gemeente gaan bijstaan op het gebied van administratie en innovatie. Naast de kernpartners worden lokale zorgaanbieders (uitvoerders) geselecteerd die de zorg en ondersteuning gaan leveren. De verbinding wordt uitdrukkelijk gelegd tussen volwassenenzorg en jeugdzorg, tussen bestaande Wmo-taken (hulp bij het huishouden) en nieuwe Wmo-taken (begeleiding). Zorgaanbieders kunnen ontschot/integraal werken waarbij het resultaat centraal staat. 3

4 Inleiding Gemeente Smallingerland staat de komende jaren voor een forse taakstelling, te weten het realiseren van een integrale aanpak voor het gehele sociale domein. In de kadernota Samen voor Elkaar staan de keuzes opgenomen die Smallingerland maakt voor de transformatie van het sociaal domein. Deze notitie gaat over de inkoop van de in 2015 te decentraliseren begeleiding (incl. kortdurend verblijf) en de Jeugdzorg. En om direct in te spelen op de integrale aanpak van het sociale domein wordt een werkwijze voorgesteld die het mogelijk maakt om ook de inkoop van Hulp bij het Huishouden te integreren in de voorgestelde werkwijze. Transitiearrangementen, verplichte continuering van de dienstverlening omtrent de zorg en de (deels) verplichte regionale samenwerking maken dat de inkoop binnen het domein jeugd grotendeels anders zal verlopen dan binnen de Wmo. Deze twee domeinen worden op elkaar afgestemd, tenzij wet- of regelgeving dit onmogelijk maakt. Hierdoor krijgen aanbieders die werkzaam zijn op het terrein van de decentralisaties zoveel mogelijk te maken met dezelfde standaarden, minimumeisen en criteria, zodat de ondersteuning en begeleiding naadloos door moet kunnen doorlopen van 18- naar 18+. In hoofdstuk 1 worden de uitgangspunten voor het kiezen van een inkoopmethodiek weergegeven. Hoofdstuk 2 gaat nader in op het aanbesteden en een aantal verschillende mogelijke inkoopmethodieken en hun kenmerken. In hoofdstuk 3 wordt een integrale werkwijze besproken. In hoofdstuk 4 wordt het contractmodel verder uitgewerkt. Afsluitend wordt in hoofdstuk 5 een tijdlijn voorgesteld voor het succesvol contracteren van kernpartners en uitvoerders. 4

5 Hoofdstuk 1: Uitgangspunten In verband met de keuze voor de meest geschikte inkoopvorm en methodiek worden verschillende uitgangspunten uit de kadernota Samen voor Elkaar en het Wmo beleidsplan hieronder geformuleerd. Daarnaast kiest deze gemeente ook voor de lokale werkgelegenheid en voor een gezonde bedrijfsvoering: 1. Keuzevrijheid inwoner en maatwerk Samen met de inwoner en zijn netwerk wordt de ondersteuningsbehoefte in kaart gebracht. De inwoner heeft ten aanzien van de daadwerkelijke invulling van de ondersteuning de keuze uit meerdere aanbieders. 2. Toegang en regie Er is een scheiding tussen zorgtoewijzing en de uitvoering van zorg. De regie over de toegang en het ondersteuningsplan ligt bij de gemeente (Wmo-loket, CJG en pilot gebiedsteam) en de gemeente contracteert aanbieders voor de uitvoering. 3. Lokale focus, werkgelegenheid en zorgcontinuïteit De inkoopmethodiek houdt rekening met de lokale werkgelegenheid. Partijen die worden gecontracteerd zijn goed bekend met de lokale sociale infrastructuur. De continuïteit van zorg is gegarandeerd. 4. Stimulering ontwikkeling richting algemeen aanbod, eigen netwerk en de sociale infrastructuur De inkoopmethodiek draagt bij aan het maken van afspraken over het doorontwikkelen van het aanbod richting algemeen aanbod, uitgaan van het eigen netwerk, versterking van de sociale infrastructuur en preventie. 5. Samen ontwikkelen sociaal domein met andere aanbieders De inkoopmethodiek leidt tot een integrale aanpak sociaal domein zowel nu als in de toekomst. Onder integraal wordt verstaan horizontaal (tussen aanbieders in een bepaalde sector) en verticaal (tussen verschillende sectoren in het sociaal domein). 6. Samenwerking tussen aanbieders De inkoopmethodiek draagt bij aan een (langdurige) samenwerking tussen zorgaanbieders. 7. Terugdringen administratieve lasten De inkoopmethodiek leidt tot een aanzienlijke reductie van administratieve lasten. 8. Stimulering vernieuwing en verbetering De kennis en ervaring van zorgaanbieders wordt optimaal benut en zorgaanbieders krijgen de ruimte om hun professionaliteit verder vorm te geven doordat zij voortdurend worden betrokken bij innovatie. 9. Tijdpad De gemeente is in staat om met de inkoopmethodiek zorgvuldig de procedure te doorlopen zodat de gemeente op tijd klaar is voor de nieuwe taken. Blijkens een AMvB moeten de gemeenten op 1 oktober 2014 klaar zijn met hun zorginkoop. 5

6 Hoofdstuk 2: Aanbesteding en andere inkoopmethodieken Voor opdrachten die diensten voor gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening betreffen, waar zowel de ondersteuning als de begeleiding onder vallen, wordt de procedure voor 2B-diensten toegepast. De procedure voor 2B-diensten houdt in dat een verlicht aanbestedingsregime wordt doorlopen. De ondersteuning inkopen door middel van subsidieverstrekking behoort dan ook niet tot de reële mogelijkheden. Er zijn vaak meerdere gegadigden die de activiteiten willen uitvoeren. Subsidie verstrekken terwijl er meerdere gegadigden waren zal leiden tot hoge schadeclaims. Er zijn verschillende inkoopmethodieken voor het contracteren van 2B-diensten. Belangrijk is dat inschrijvingen worden getoetst aan de vooraf opgestelde technische specificatie, normen en eisen en de gunning achteraf moet worden aangekondigd. In de aankondiging kan de aanbestedende dienst aangeven dat de gunning enkel ter kennisgeving van de Europese Commissie is en dus niet algemeen gepubliceerd dient te worden. Daarnaast dient de procedure aan de aanbestedingsbeginselen (gelijkheids-,transparantie- en proportionaliteitsbeginsel) te voldoen en dient een aanbestedende dienst rekening te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, waaronder het zorgvuldigheidsbeginsel. Indien de opdracht in de markt wordt geplaatst, waarbij de gemeente Smallingerland zich houdt aan het opstellen van objectieve vereisten, de gelijkheid van marktpartijen borgt en het proces transparant laat verlopen, zijn er in principe geen risico s aan de gunning van de opdracht verbonden. Om een keuze te maken uit de meest geschikte inkoopvormen die het beste aansluit bij de uitgangspunten van de gemeente Smallingerland voor het contracteren van aanbieders ondersteuning en begeleiding zijn in de volgende paragraaf een aantal mogelijke methodieken omschreven. Iedere inkoopmethodiek kan verder ingericht worden naar de behoefte van de gemeente en eventueel gemengd worden met een andere vorm of methodiek. Mogelijke inkoopmethodieken In deze paragraaf worden verscheidene inkoopmethodieken voor het contracteren van 2bdiensten benoemd en kort toegelicht. Bestuurlijk aanbesteden Een proces waarbij alle partijen die voldoen aan de gestelde eisen een prijs offreren en waarmee vervolgens een overeenkomst wordt aangegaan. De procedure bestaat uit verschillende onderhandelingsronden, waaronder plenaire bijeenkomsten met alle geïnteresseerden en stakeholders en verschillende besluitmomenten. Dit leidt tot één hoofdconvenant betreffende de samenwerking en individuele overeenkomsten waarin de individuele prestaties worden vastgelegd met alle partijen. 6

7 Beoordeling Een traject bestuurlijk aanbesteden neemt veel tijd in beslag (circa 12 maanden voor een zorgvuldige procedure) en leidt tot overeenkomsten met alle aanbieders die een overeenkomst met de gemeente Smallingerland wensen. Dit zal een aanzienlijke administratieve lastenverzwaring betekenen. De keuzevrijheid is groot en zal ook partijen aantrekken die binding hebben met de lokale sociale infrastructuur van Smallingerland. Gezien de grote hoeveelheid betrokken partijen zal breed gedragen innovatie en integraliteit lastig zijn. Maatschappelijk aanbesteden Maatschappelijk aanbesteden is het contracteren van aanbieders met de focus op maatschappelijke resultaten. Het gaat om het overdragen van publieke taken aan andere partijen. Belanghebbenden/betrokkenen moeten een bijdrage leveren aan de opdrachtbeschrijving en hebben een aandeel in het aanbod. Vereisten: Een helder geformuleerd maatschappelijk effect dat wordt neergelegd in de samenleving; dat in samenspraak met de samenleving en partijen wordt ingevuld; waarbij een coalitie van partijen ontstaat die gezamenlijk een aanbod neerleggen. Beoordeling Een traject maatschappelijk aanbesteden neemt meer tijd in beslag dan de gemeente Smallingerland momenteel beschikbaar heeft. Een dergelijk traject zal niet binnen 18 maanden kunnen worden afgerond. Daarbij borgt het niet de invulling van het gehele sociale domein, maar enkel onderdelen van het sociale domein. Per 'product' zullen afspraken moeten worden gemaakt. Bovendien zal ook de toegang tot de ondersteuning door de gemeente uit handen moeten worden gegeven om partijen voldoende handelingsvrijheid te geven om hun opdracht te laten slagen. Ook zal de keuzevrijheid relatief beperkt zijn omdat lang niet alle aanbieders mee zullen kunnen doen in deze samenwerking (samenwerken met te veel partijen zal niet haalbaar zijn, er zullen altijd partijen buiten de boot vallen). Prestatieinkoop (Best valueprocurement) De kern van deze methodiek is dat de opdrachtnemer de leiding neemt, terwijl de opdrachtgever faciliteert. Het is de opdrachtnemer die laat zien wat hij kan presteren en hoe hij zijn prestaties meet. Dus niet de prijs, maar de kwaliteit van prestaties van aanbieders staat centraal. Dit betekent niet dat de prijs uiteindelijk minder van belang is, maar het budget wordt wel bekendgemaakt. Prestatieinkoop is er juist op gericht om de hoogste waarde te creëren door de opdrachtnemer met de meeste kennis en ervaring te contracteren. Doordat de nadruk die ligt op proactief gedrag van de opdrachtnemer zijn nagenoeg alle risico s vooraf te identificeren en daarmee te beheersen. Door in de aanbesteding meer ruimte te geven aan kwaliteit én de kennis en kunde van marktpartijen te betrekken in selectie- en gunningproces, kan de opdrachtgever vrijwel altijd een beter en passender contract maken. Na voorlopige gunning aan één aanbieder vangt een pre-awardfase aan. In deze fase wordt de te sluiten overeenkomst verder besproken en op operationeel niveau 7

8 uitgekristalliseerd om te komen tot een overeenkomst waar beide partijen geheel achter staan. Beoordeling Deze inkoopmethodiek als geheel past niet bij de wens om zoveel mogelijk huidige aanbieders te contracteren. Bovendien is deze aanbesteding gericht op loslaten het contracteren van een aanbieder die het gehele contractmodel naar eigen inzicht invult, de gemeente heeft dan zelf geen regie meer op het terrein van het sociale domein. Wijkgericht contracteren In dit model wordt per wijk / stadsdeel / buurt budget overgeheveld naar een aanbieder. Deze aanbieder moet een redelijk grote aanbieder zijn of een consortium van aanbieders om een brede scope aan zorg te kunnen leveren en regelen. De aanbieder heeft vervolgens de vrijheid om binnen het budget alles te regelen. Het budget wordt bepaald naar aanleiding van de populatie binnen de wijk. In dit model worden aanbieders uitgesloten van een bepaald gebied, dit betekent ook dat zij weg zullen trekken uit dit gebied. Het is dan moeilijk om een andere marktordening te krijgen indien dat na verloop van tijd gewenst is. Beoordeling De professional krijgt alle ruimte, maar in Smallingerland botst dit model met de geformuleerde uitgangspunten van voldoende keuzevrijheid voor de klant en de scheiding tussen zorgtoewijzing en uitvoering van zorg. Zorgaanbieders worden geprikkeld om goedkope zorg te leveren die mogelijk ten koste gaat van de kwaliteit zodra het budget op is. Ook kunnen zorgaanbieders minder aantrekkelijke inwoners proberen af te wentelen op concurrenten. De aanbieder mag het contract naar eigen inzicht invullen. De gemeente Smallingerland heeft juist uitgesproken dat zij de regie wil hebben op de zorgtoewijzing en op de uitvoering van het ondersteuningsplan. Randvoorwaarde voor dit model is een heel goed zicht op de gewenste resultaten en de beschikbare budgetten, iets wat op dit moment nog niet mogelijk is. Openbare aanbesteding Klassieke wijze van aanbesteden via de openbare weg waarbij een nationale oproep wordt gedaan om deel te nemen aan de offertefase. Hierbij kunnen alle partijen die mee willen dingen dat ook doen. Een inschrijving moet voldoen aan alle gestelde minimumeisen en de gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen mogen op een aanbieder niet van toepassing zijn. De inschrijvingen worden vervolgens beoordeeld op laagste prijs of EMVI (economisch meest voordelige inschrijving). Beoordeling Deze inkoopmethodiek leidt tot een publieke landelijke oproep tot mededinging. Hierdoor kunnen ook aanbieders uit andere delen van Nederland in aanmerking komen voor contractering en is borging van de lokale werkgelegenheid niet mogelijk. De tekst van het wetsvoorstel Wmo 2015 verbiedt de gemeente om alleen te gunnen op het criterium van de laagste prijs. Met deze methodiek zou wel een snelle procedure kunnen worden doorlopen en ook kan deze gunstig uitpakken voor de administratieve lasten als er een beperkt aantal aanbieders wordt geselecteerd. 8

9 Een tegenpool van de openbare aanbesteding is de meervoudig onderhandse aanbesteding. Op basis van objectieve criteria wordt een beperkt aantal aanbieders (minimaal drie) uitgenodigd een inschrijving in te dienen, met dien verstande dat het uit te nodigen aantal in de regel niet meer bedraagt dan vijf. Het enkel uitnodigen van huidige aanbieders wordt niet aangemerkt als een objectief criterium. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de laagste prijs of met de economisch meest voordelige inschrijving. Conclusie Uit bovenstaande beschrijving blijkt dat er niet één inkoopmethodiek volledig voldoet aan de door de gemeente gestelde uitgangspunten. Daarom is gekozen om te komen tot een Smallingerlandse aanpak waarin de beste onderdelen van de hiervoor genoemde inkoopmethodieken worden gecombineerd tot één contractmodel. In de volgende hoofdstukken wordt deze integrale werkwijze uitgewerkt en wordt de vertaling naar de Smallingerlandse praktijk en de uitgangspunten van Samen voor Elkaar gemaakt. 9

10 Hoofdstuk 3: Contractmodel Smallingerland Er wordt een werkwijze voorgestaan waarbij zaken als keuzevrijheid van de inwoner, lokale focus, integratie, samenwerking, vernieuwing en innovatie kernbegrippen zijn. Een werkwijze waarbij de gemeente Smallingerland samen met de inwoner aan het roer staat, maar waarbij de gemeente procesmatig, administratief en op het gebied van contractbeheer wordt ondersteund door een integrale groep kernpartners. De kernpartners werken samen en ondersteunen de gemeente eveneens bij het ontwikkelen van nieuwe en innovatieve werkwijzen. Met kernpartners wordt een kernpartnersovereenkomst aangegaan met een looptijd van meerdere jaren zodat ook daadwerkelijk gezamenlijk gewerkt kan worden aan vernieuwing en innovatie. Deze kernpartners zullen onder voorzitterschap van de gemeente gezamenlijk werken aan de diverse uitdagingen in het sociale domein die de komende jaren op de gemeente afkomen. Denk hierbij aan organisatie van het vervoer, de financieel-administratieve ondersteuning van inwoners, integraal werken, gebiedsgericht werken, het ontwikkelen van algemene voorzieningen. In het kader van de integrale aanpak sociaal domein zijn er drie pijlers te formuleren die per januari 2015 een nieuw contract behoeven: 1. Begeleiding individueel (BGI) 2. Begeleiding groep (BGG) 3. Hulp bij het Huishouden (HH) Later kunnen ook nieuwe pijlers aan dit inkoopmodel worden toegevoegd, zoals bv. participatie of welzijn. De lokale welzijnsorganisatie (MOS) kan als kernpartner Welzijn actief meewerken aan innovatie op het gebied van preventie en algemene voorzieningen. Positie jeugd De inkoop van begeleiding jeugd voor de leeftijd 0-18 jaar wordt integraal meegenomen in de aanbesteding volgens dit model. Op deze manier kan de begeleiding van jeugdigen naadloos doorlopen nadat zij 18 jaar zijn geworden. Voor wat betreft de inkoop van alle overige jeugdzorg kunnen andere afspraken worden gemaakt, dit vloeit voort uit bovenlokale afspraken. Welke dat zijn, zal in afwachting van de resultaten van het Omvormingsplan, in april mei 2014 duidelijk zijn. Ook andere recente landelijke en regionale ontwikkelingen (o.a. rondom begroting Bureau Jeugdzorg, regionale inkooptafels Jeugd GGZ) maken dat het lastig is nu al een definitieve keuze te maken. Jeugd kan daarom in deze aanbestedingsronde nog niet voor kernpartners/uitvoerders kiezen en zal dit separaat zelf organiseren zodra duidelijk is wat er naast het Omvormingsplan nog aan zorg of ondersteuning geregeld moet worden. Kernpartners en uitvoerders Een kernpartner is zelf ook altijd uitvoerder van ondersteuning (zorgaanbieder). Een kernpartner mag niet slechts een administratiekantoor zijn, want een gedegen inhoudelijke kennis van de ondersteuning zelf en aansluiting op de lokale sociale infrastructuur is onontbeerlijk voor goede coördinatie én innovatie. 10

11 Naast de kernpartners (die ook uitvoerders A zijn) wordt de dienstverlening uitgevoerd door uitvoerders B en C. Uitvoerders B worden middels een aanbesteding gecontracteerd uit de groep aanbieders die op dit moment reeds inwoners uit de gemeente Smallingerland bedienen. Uitvoerders C zijn die aanbieders die niet gecontracteerd zijn als kernpartner of uitvoerder B maar die de mogelijkheid krijgen om tot het moment van het aflopen van de indicatie of het moment van herindicatie haar huidige cliënten te blijven bedienen. Op deze wijze valt niemand tussen wal en schip. Het aantal uitvoerders B is niet eindeloos en kan per pijler verschillen. Als richting wordt nu aangegeven om een aantal uitvoerders te selecteren dat 80% van de huidige zorgvraag in de betreffende pijler vertegenwoordigd. Hiermee wordt voorkomen dat er eindeloos veel uitvoerders moeten worden gecontracteerd terwijl er wel voldoende keuze is voor de inwoner. Uiteraard leveren de gecontracteerde aanbieders samen wel 100% van de zorg. Van een kernpartner of uitvoerder die niet voldoet aan de gemeentelijke voorwaarden kan altijd afscheid worden genomen, met inachtneming van een opzegtermijn. De gemeente zet zichzelf dus niet klem door te kiezen voor een aantal kernpartners voor onbepaalde tijd. Dit geeft ook een prikkel aan kernpartners om mee te (blijven) werken aan innovatie en ontwikkeling. Innovatie zal altijd in overleg gebeuren met de betrokken uitvoerders, een kernpartner kan hier geen eigen koers in varen. De kernpartner heeft geen invloed op de keuze van de inwoner voor een uitvoerder of de inhoud van de zorg van een andere uitvoerder. Deze scheiding is cruciaal om te voorkomen dat een kernpartner onnodig zorg naar zich toe trekt of juist andere partijen weg gaat drukken. Het is altijd de inwoner die kiest uit de gecontracteerde uitvoerders. Ook zal worden geborgd dat de kernpartners geen kennisvoorsprong krijgen op de andere uitvoerders door aanwezige kennis regelmatig te delen Uitvoerders worden aangemoedigd om domeinoverstijgend te werken, dus in meerdere 'pijlers' actief te zijn. Zo wordt versnippering tegengegaan en kunnen uitvoerders efficiënter gaan werken. Ook past dit uitstekend in het uitgangspunt van gebiedsgericht werken: alle uitvoerders zullen zich hier bij moeten aansluiten. Dit wordt ook expliciet in de voorwaarden opgenomen. In de verdere procedure van dit contractmodel zullen natuurlijk nog veel details geregeld moeten gaan worden. Zo kunnen voor elke pijler specifiek wensen en eisen worden opgenomen. Dit gebeurt in het bestek. En er kan bijvoorbeeld gewerkt worden met een catalogusmodel waarmee uitvoerders geprikkeld worden om een zo hoog mogelijke kwaliteit te leveren om in beeld te komen bij de inwoner. Conclusie Al met al is het een flexibel systeem dat naar verwachting de gemeente én de zorgaanbieders voldoende armslag zal bieden om de uitdagingen in het sociaal domein aan te kunnen. Door het flexibel in te richten is aanpassing altijd mogelijk en kunnen toekomstige ontwikkelingen worden verwerkt in dit samenwerkingsmodel. Op de volgende pagina is de voorgestelde werkwijze schematisch weergegeven: 11

12 12

13 De ondersteuning door de kernpartners is alleen gericht op het administratief proces. De gemeente Smallingerland blijft eindverantwoordelijk voor het gehele proces van de ondersteuning. Hierna wordt per stap de rol van de inwoner, gemeente, kernpartner en uitvoerder in het proces beschreven: Stap 1 Vraag Een inwoner komt met een ondersteuningsbehoefte bij de gemeente Smallingerland 1 of de gemeente signaleert zelf een ondersteuningsbehoefte bij een inwoner in de wijk. Stap 2 Onderzoek De gemeente Smallingerland stelt samen met de inwoner (en eventueel ondersteund door experts) vast wat deze vanuit zijn eigen kracht, het eigen netwerk, mantelzorg en algemene voorzieningen kan oplossen en wat zijn behoefte aanvullend is voor wat betreft een maatwerkvoorziening en welk resultaat hiermee beoogd wordt. Stap 3 Ondersteuningsplan De gemeente Smallingerland stelt in samenspraak met de inwoner het ondersteuningsplan op met de eventuele maatwerkvoorziening. De inwoner geeft aan van welke gecontracteerde aanbieder(s) hij de maatwerkvoorziening wenst te ontvangen. Stap 4 Communicatie De gemeente geeft vervolgens de ondersteuningsbehoefte die in stap 3 is vastgesteld met inbegrip van de door de inwoner gekozen uitvoerder door aan de kernpartner. Stap 5 Administratief proces De kernpartner controleert de indicatie aan door de gemeente te stellen voorwaarden op procesniveau, doet eventueel waar mogelijk en nodig suggesties ter verbetering en optimalisatie van processen en communiceert de ondersteuningsbehoefte aan de gekozen uitvoerder inclusief de persoonlijke gegevens van de inwoner en verwerkt dit administratief. Stap 6 Contact en uitvoering De uitvoerder neemt contact op met de inwoner en voert na afstemming met deze het in stap 3 vastgestelde ondersteuningsplan uit. 1 Het Wmo-loket, het CJG, de pilot gebiedsteam. 13

14 Stap 7 Regie Het Wmo-loket, CJG of pilot gebiedsteam overleggen met de uitvoerder over de inhoud van en eventuele aanpassingen in het ondersteuningsplan. De frequentie van dit overleg is natuurlijk altijd gerelateerd aan de complexiteit van de ondersteuningsbehoefte. Stap 8 Administratief proces De uitvoerder verantwoordt, communiceert, rapporteert en factureert aan de kernpartner. Stap 9 Verzamelfacturen De kernpartner volgt op procesniveau tezamen met de gemeente de uitvoering en de stand van zaken en stelt periodiek verzamelfacturen op uitvoerdersniveau op en verzendt deze aan de gemeente Smallingerland. Stap 10 Gemeente controle De gemeente Smallingerland controleert de uitvoering 2 en betaalt de verzamelfactuur aan de desbetreffende uitvoerder. 2 De materiële controle van de ondersteuning en de controle van de kwaliteit van uitvoering van het individuele ondersteuningsplan is een taak van de gemeente. De in het ondersteuningsplan vastgestelde regisseur heeft hier (samen met de inwoner) een centrale rol in. 14

15 Analyse contractmodel in relatie tot uitgangspunten Hieronder wordt het voorgestelde contractmodel beoordeeld in relatie tot de uitgangspunten die in hoofdstuk 1 zijn benoemd, waarbij per uitgangspunt aangegeven wordt in hoeverre het beschreven contractmodel daar bij aansluit of aan bij draagt. 1. Keuzevrijheid inwoner en maatwerk De inwoner wordt betrokken bij formulering van zijn ondersteuningsbehoefte en heeft ten aanzien van de daadwerkelijke invulling van de ondersteuning de keuze uit meerdere aanbieders. 2. Toegang en regie De gemeente houdt volledig de regie over de toegang tot de zorg en ondersteuning, de zorgaanbieder heeft geen invloed op de zorgtoewijzing of het ondersteuningsplan. 3. Lokale focus, werkgelegenheid en zorgcontinuïteit Het contractmodel houdt rekening met lokale werkgelegenheid. Alle uitvoerders worden gecontracteerd vanuit het huidige bestand van aanbieders die diensten verlenen in de gemeente Smallingerland. Het betreft hier zowel aanbieders van zorg in natura als PGB. Alle huidige aanbieders behouden in principe minimaal hun huidige cliënten in Deze zaken dragen bij aan continuering van de dienstverlening voor zowel inwoner als zorgaanbieder en tevens wordt de werkgelegenheid geborgd. 4. Stimulering ontwikkeling richting algemeen aanbod, eigen netwerk en de sociale infrastructuur Bij de contractering van de kernpartners worden resultaatsafspraken gemaakt over het doorontwikkelen van het aanbod richting algemeen aanbod, eigen netwerk, sociale infrastructuur en preventie. Daarbij is er sprake van een continue dialoog zowel tussen aanbieders onderling als tussen de aanbieders en de gemeente Smallingerland. Door het overgangsrecht dat van kracht zal zijn (bestaande indicaties lopen grotendeels door in 2015) zal het langer duren voordat bovenstaande ontwikkeling zijn vruchten afwerpt. 5. Samen ontwikkelen sociaal domein met andere aanbieders Het contractmodel leidt tot een integrale aanpak sociaal domein zowel nu als in de toekomst. Onder integraal wordt verstaan horizontaal pijlerbreed (kernpartner & uitvoerders) en verticaal tussen pijlers (alle kernpartners). Daarnaast kan een uitvoerder werkzaam zijn binnen meerdere pijlers tegelijk, zodat ook hier een inwoner integraal kan worden ondersteund. De integraliteit wordt verder geborgd door in het bestek eisen op te nemen zodat uitvoerders zich committeren aan het ondersteuningsplan en aan de regisseur (een gezin, een plan, een regisseur) die daarin wordt aangewezen. Tijdens de looptijd van de overeenkomsten kunnen nieuwe pijlers aan de bestaande structuur worden toegevoegd. 15

16 6. Samenwerking tussen aanbieders De looptijd van de overeenkomsten is een korte periode (twee jaar), maar er wordt wel gestart met een intensieve samenwerking tussen gemeente, uitvoerders en kernpartners. 7. Terugdringen administratieve lasten Het contractmodel leidt tot een aanzienlijke reductie van administratieve lasten voor de gemeente ten opzichte van modellen waarbij met elke zorgaanbieder een contract wordt aangegaan. Dit wordt gerealiseerd door de kernpartner verantwoordelijk te maken voor administratieve/financiële stromen van en naar de uitvoerders binnen een pijler. De kernpartners worden op deze manier geprikkeld om dit zo efficiënt mogelijk in te richten. 8. Stimulering vernieuwing en verbetering De kennis en ervaring van uitvoerders wordt optimaal benut en uitvoerders krijgen de ruimte om hun professionaliteit verder vorm te geven doordat zij voortdurend worden betrokken bij innovatie. Daarnaast wordt vernieuwing en verbetering gestimuleerd door de in beginsel langere contracttermijn en frequente kernpartnersoverleggen waarbij innovatie en ontwikkeling een vast agendapunt zijn. Ook zullen de uitvoerders allen de uitgangspunten van 'Samen voor elkaar' moeten onderschrijven waarin naast de transitie ook de transformatie van de ondersteuning centraal staat. 9. Tijdpad Met dit contractmodel is het goed mogelijk om de inkoopprocedure op tijd af te ronden. In hoofdstuk 5 is een tijdlijn aangegeven. 16

17 Hoofdstuk 4: Contractering kernpartners en uitvoerders Er wordt in het contractmodel een onderverdeling in drie verschillende typen aanbieders gemaakt: A: kernpartner (tevens uitvoerder) geselecteerd via een aanbesteding: Er wordt één kernpartner per pijler gecontracteerd. De kernpartner coördineert, administreert en factureert voor zijn pijler alle uitvoerders voor de gemeente Smallingerland. De gemeente ontvangt van de kernpartner enkel periodiek een verzamelfactuur per uitvoerder. Wanneer een inwoner zorg afneemt in meerdere pijlers dan is de kernpartner van de pijler waarvan de meeste zorg wordt afgenomen verantwoordelijk voor de facturering van alle overige pijlers van de betreffende inwoner. Kernpartners hebben periodiek overleg in een kernpartnersoverleg. De gemeente neemt deel aan (en is voorzitter van) deze periodieke kernpartnersoverleggen. Vaste agendapunten zijn vernieuwing/innovatie, facturering en feitelijke uitvoering/klachtafhandeling. Voor iedere kernpartner geldt dat deze voor zijn eigen pijler eveneens uitvoerder is. Dit sluit niet uit dat een kernpartner ook uitvoerder kan zijn voor een andere pijler. In verband met de samenwerking van kernpartners, tevens concurrenten, is het noodzakelijk dat er meer dan twee kernpartners (geldende regel) worden gecontracteerd. In de huidige opzet zijn vier kernpartners benoemd. B: uitvoerder geselecteerd via een aanbesteding: De uitvoerders geven invulling aan de ondersteuningsbehoefte van de inwoner nadat de kernpartner de ondersteuningsbehoefte heeft doorgezet. Uitvoerders kunnen voor meerdere pijlers worden geselecteerd. Per pijler worden een minimaal en maximaal aantal uitvoerders gecontracteerd. C: alle huidige uitvoerders die niet geselecteerd zijn via de aanbesteding. De laatste groep aanbieders betreffen de huidige aanbieders die niet als kernpartner(a) of uitvoerder (B) zijn gecontracteerd. Deze aanbieders blijven zorg leveren tot de huidige indicatie afloopt dan wel een herindicatie is uitgevoerd. Ze krijgen geen nieuwe langdurige overeenkomst, maar een overgangsovereenkomst voor het jaar Gedurende het jaar 2015 of bij aanvang van het jaar 2015 kan een aanbieder er voor kiezen zijn personeel over te dragen aan een gecontracteerde uitvoerder. De aanbesteding van het contractmodel Uit het gekozen contractmodel vloeien twee soorten overeenkomsten voort, namelijk de kernpartnersovereenkomst en de uitvoerdersovereenkomst. Via twee gescheiden trajecten komen deze twee overeenkomsten tot stand. Aanbesteding kernpartner Het beginsel van gelijke behandeling en transparantie verlangt dat opdrachten zo openbaar mogelijk voor mededinging worden opengesteld. Het meest passende model voor 17

18 het contracteren van de kernpartners is een semi-openbare aanbesteding. Hiermee wordt bedoeld dat er een openbare aanbesteding wordt uitgevoerd, maar er niet voor gekozen wordt om de opdracht op het nationale aanbestedingsplatform (TenderNed) aan te kondigen. De opdracht wordt enkel aangekondigd in lokale en regionale nieuwsbladen en de gemeentelijke website. Hiermee wordt de opdracht open gesteld voor concurrentie, maar wel bij partijen die affiniteit hebben met de regio en de relevante ontwikkelingen. Aanbieders die momenteel geen zorg leveren in de gemeente Smallingerland kunnen alsnog deelnemen aan deze aanbesteding en een overeenkomst gegund krijgen. Alle eisen en criteria worden vooraf bekend gemaakt alsmede de inhoud van de opdracht. Daarnaast worden elementen van prestatieinkoop meegenomen in dit traject. Aangezien de kernpartners cruciale spelers zijn in het contractmodel zal een interview een belangrijk onderdeel van de aanbestedingsprocedure zijn. Doordat de kernpartner ook uitvoerder in zijn pijler moet zijn, zal een deel van deze aanbesteding zich eveneens richten op uitvoeringseisen. Door het open karakter van deze procedure kunnen ook nieuwe en innovatieve aanbieders een contractpartner van de gemeente worden. Planning Een semi-openbare aanbesteding neemt in totaal gerekend vanaf aankondiging in lokale en regionale media circa acht weken in beslag. De partijen die geselecteerd zijn als kernpartner wordt daarna toegestaan een bijdrage te leveren aan de aanbesteding voor uitvoerders. Na contractering zal gelijk het eerste kernpartnersoverleg worden georganiseerd om de inrichting en uitvoering van de taken en onderlinge samenwerking te bespreken. Dit biedt kernpartners de mogelijkheid om beperkt invloed uit te oefenen op de praktische uitvoeringselementen van het contractmodel tussen de kernpartners en de uitvoerder, zoals communicatie en facturatie. Dit is belangrijk omdat zij het administratieve proces zo efficiënt mogelijk zullen willen uitvoeren ten behoeve van de gemeente. Aanbesteding uitvoerder De uitvoerders worden geselecteerd via een meervoudig onderhandse aanbesteding. Hierbij worden alle huidige aanbieders uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding. Het afwijken van de beperking tot het uitnodigen van maximaal vijf aanbieders geschiedt gemotiveerd, namelijk er is sprake van een raamovereenkomst waarbinnen de inwoner keuze uit verschillende uitvoerders wordt geboden en waarbij de afname van de diensten per uitvoerder vooraf niet bekend is en ingeschat kan worden. Deze procedure waarbij de concurrentie wordt beperkt tot de huidige aanbieders kan worden gevolgd, omdat de aanbesteding voor de kernpartner (tevens uitvoerder) openstaat voor alle concurrentie. Mede hierdoor wordt de stelling dat er sprake is van objectieve criteria op basis waarvan de uit te nodigen aanbieders worden geselecteerd niet ondermijnd. Hiermee geeft de gemeente Smallingerland de maximale kans voor de lokale werkgelegenheid omdat zij op deze manier gerechtigd is om alle huidige aanbieders uit te nodigen. Op basis van de eisen en criteria wordt het aantal contractpartners gereduceerd. Het minimum en maximum aantal aanbieders wordt voorafgaand aan de aanbesteding 18

19 vastgesteld. De richtlijn die hier gekozen wordt is het aantal aanbieders welke in de huidige situatie benodigd is voor het bedienen van circa 80% van de cliënten per pijler. Planning Een meervoudig onderhandse aanbesteding neemt tussen uitnodiging en contractering minimaal circa zes weken in beslag. Tussen het contracteren van de kernpartner en het uitnodigen van mogelijke uitvoerders voor de onderhandse aanbesteding zullen circa zes weken verstrijken. 19

20 Hoofdstuk 5: Tijdlijn In deze paragraaf wordt een tijdlijn weergegeven voor de te doorlopen trajecten om te komen tot contractering van de kernpartners (A) en de uitvoerders (B). De tijdlijn is uitgesplitst naar activiteiten. Per activiteit wordt aangegeven voor welk type aanbieder de activiteit van toepassing is en in welke weeknummers de activiteit uitgevoerd wordt. In de tijdlijn is rekening gehouden met de zomervakantie in Noord-Nederland van week 28 t/m 33.Voor de ingangsdatum overeenkomst geldt feitelijk dat ook de huidige aanbieders (C) voor een deel meegenomen moeten worden in dit proces. Immers moeten ook hier zaken afgestemd worden met de gemeente, maar ook met de kernpartners van de betreffende pijlers. De onderstaande tijdlijn is gebaseerd op het zo spoedig mogelijk starten van het traject voor contractering van kernpartners. Voor week 28 zijn de kernpartners gecontracteerd en is de uitvraag voor uitvoerders in detail uitgewerkt. Vanaf week 33 is voldoende tijd om vervolgens het traject voor het verwerven van uitvoerders succesvol te doorlopen. Activiteit Van toepassing voor type aanbieder Weeknummer: Voorbereiding A, B, C t/m week 13 Aankondiging & verzenden documenten A Week 14 Uiterste datum inleveren vragen gegadigden vragenronde 1 Uiterste datum verzenden antwoorden vragenronde 1 A Week 16 A Week 17 Uiterste datum indienen inschrijvingen A Week 19 Beoordelen offertes A Week 20 Verzenden uitnodigingen interviews A Week 20 Interviews A Week 21 Beoordelen interviews A Week 21 Verzenden gunningsbeslissing A Week 21 Bezwaartermijn 7 dagen (incl. voeren gesprekken) A Week 22 Definitieve gunning A Week 22 20

21 Bijdrage kernpartners aanbestedingsdocumenten B Week Eerste kernpartnersoverleg A Week 23 Uitnodigen huidige aanbieders B Week 33 Uiterste datum inleveren vragen gegadigden vragenronde 1 B Week 35 Uiterste datum verzenden antwoorden vragenronde 1 B Week 36 Uiterste datum indienen inschrijvingen B Week 38 Beoordelen offertes B Week 39 Verzenden gunningsbeslissing B Week 39 Bezwaartermijn 7 dagen (incl. voeren gesprekken) B Week 40 Definitieve gunning B 1 oktober 2014 Ingangsdatum overeenkomst A, B Week 1,