Memo aan raad over Wmo inkoop april Beste leden van de raad,

Transcriptie

1 Memo aan raad over Wmo inkoop april 2015 Beste leden van de raad, Onlangs hebben wij bijeenkomsten georganiseerd waarin u geïnformeerd bent over de wijze waarop wij vanuit de 12 deelnemende gemeenten het contracteringsproces Wmo 2016 en verder gaan vormgeven. In deze memo gaan wij in op de keuze voor een gezamenlijke inkoop van de Wmo en leggen wij uit hoe het contracteringstraject wordt vormgegeven. De keuze voor gezamenlijk inkopen en contracteren Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten in het kader van de overheveling van taken van de AWBZ naar de Wmo verantwoordelijk voor het leveren van ondersteuning. Voor het jaar 2015 hebben 22 Groninger gemeenten een contract gesloten onder de naam "Continuïteitsarrangement 2015 Wmo/AWBZ" ten behoeve van de ondersteuning aan haar inwoners. Dit contract is voor de periode van één jaar afgesloten en loopt dus af op 31 december De stad Groningen heeft aangegeven voor 2016 alleen te contracteren. Daarna hebben verschillende gemeenten met elkaar gesproken om te verkennen of er gemeenten zijn die met elkaar de Wmo 2016 zouden willen contracteren. De colleges van de gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Eemsmond, Bedum, Winsum, De Marne, Oldambt, Vlagtwedde, Stadskanaal, Veendam en Pekela hebben vervolgens besloten om met elkaar op te trekken in het contracteringsproces Wmo 2016 en verder. Zij hebben op respectievelijk 24 februari 2015 of 3 maart 2015 besloten het Ommelander samenwerkingsmodel als contracteringsmodel te gebruiken en het contract- en leveranciersmanagement gezamenlijk in te richten. Het doel is onze inwoners op 1 januari 2016 en verder weer te voorzien van goede ondersteuning. Waarom gaan wij samen contracteren? Het samen contracteren biedt een aantal voordelen ten opzichte van individueel als gemeente contracteren: De omvang van de opdracht is groter en voor aanbieders interessanter; Het versterkt onze inkooppositie; Het vergroot de keuzevrijheid voor cliënten door het optimaal en efficiënt gezamenlijk organiseren van zorg- en ondersteuningsketens; Door het bundelen van kennis en volume kunnen we meer ruimte voor innovatie en transformatie bieden c.q. creëren; Het verlagen van de uitvoeringskosten door efficiencyvoordelen, zoals gezamenlijk contractbeheer, facturering, leveranciersmanagement en rapportages; Het vergroten van kennis (en kennisdeling) tussen onze gemeenten; Verlagen van administratieve lasten tijdens de contractering door het delen van de kosten; Lagere regeldruk voor aanbieders, omdat wij gelijke verantwoordingsvereisten stellen. Hierdoor kan er meer in de ondersteuning zelf geïnvesteerd worden. Waarom is er gekozen voor het Ommelander samenwerkingsmodel? Wij vinden de volgende zaken belangrijk in het contracteringsproces: Ruimte voor couleur locale per gemeente; Samenwerking met (lokale) aanbieders; Voortbouwen op samenwerkingsafspraken en opgebouwde netwerken in de regio; Aandacht voor werkgelegenheid; Budgetneutraal contracteren (dat de afspraken met de zorgaanbieders binnen de gemeentelijke begroting passen); Ruimte voor innovatie en transformatie, waarbij wordt aangesloten op de lokale situatie; Toekomstbestendigheid en flexibiliteit; Werken vanuit de principes van Eigen Kracht en één gezin, één plan, één regisseur (aansluiting bij beleidsplannen). Binnen het Ommelander samenwerkingsmodel is het mogelijk om individuele wensen van de gemeenten te borgen, maar wel van de voordelen van gezamenlijke inkoop te kunnen profiteren.

2 Het contracteringstraject Het Ommelander samenwerkingsmodel is gebaseerd op het Smallingerlands Samenwerkingsmodel. Het model gaat uit van drie pijlers, namelijk Begeleiding Groep, Begeleiding Individueel en Stimulator Algemene Voorziening. Aanbieders kunnen een aanbieding doen voor het leveren van ondersteuning in 1 of meerdere pijlers. Daarnaast wordt in het model onderscheid gemaakt tussen pijlerpartners en uitvoerders. In het verlengde hiervan is ook het contracteringsproces verdeeld in 2 fasen: 1. Het contracteren van een pijlerpartner per pijler (mei-juli) 2. Het contracteren van de uitvoerders, die de ondersteuning gaan uitvoeren (augustus-oktober). Het contracteringsproces start met het contracteren van een pijlerpartner. Zodra deze fase is afgerond, zal worden gestart met het contracteren van de aanbieders die de ondersteuning bij de cliënt zullen verlenen, de uitvoerders. Waarom pijlerpartners? Wij hebben er voor gekozen een aantal taken niet zelf uit te voeren, maar als regievoerder op te treden. Het gaat dan met name om uitvoerende taken zoals de bundeling van facturen en eerste aanspreekpunt zijn voor problemen op uitvoeringsniveau bij de gecontracteerde aanbieders. De aanbieders hebben meer kennis op het gebied van ondersteuning dan wij op dit moment hebben en door samenwerking met partners, die verstand van de sector hebben, te zoeken, kunnen wij die kennis opdoen zonder dat cliënten daar nadelige consequenties van ondervinden. In het model dat wij wensen te hanteren, staat de cliënt samen met ons aan het roer, maar worden wij ondersteund door een integrale groep partners, zogenaamde pijlerpartners. De pijlerpartners werken onderling en met ons samen en ondersteunen ons eveneens bij het ontwikkelen van nieuwe en innovatieve werkwijzen. Deze partners zullen onder voorzitterschap van ons per cluster samen met ons werken aan de diverse uitdagingen die de komende jaren in het sociale domein op ons afkomen. Denk hierbij aan Transformatie; Organisatie van het vervoer; Integraal werken; Gebiedsgericht werken; Het (door)ontwikkelen van Algemene voorzieningen. Daarnaast ondersteunen de pijlerpartners ons procesmatig, administratief en op het gebied van contractbeheer en delen ze proactief hun kennis en ervaring met ons. Wij staan in direct en frequent contact met de pijlerpartners, zodat vanaf het begin gestuurd kan worden op samenwerking, innovatie en transformatie. Dat is één van onze hoofdtaken binnen het contract met de pijlerpartner. Na contractering van deze pijlerpartners (juli 2015) starten we direct het overleg met deze partners, zodat wij hen kunnen voorbereiden op de transformatie- en kwaliteitstaak en op de administratieve taak in de pijler. De rol van de pijlerpartners Pijlerpartners: hebben geen invloed op de keuze van de inwoner voor een organisatie (de toegang ligt bij de gemeente); hebben een faciliterende en trekkersrol met de uitvoerders in de desbetreffende pijler, maar zijn geen hoofdaannemer, want wij hebben met iedere uitvoerder een contract; hebben een aanjagende rol op het gebied van transformatie en innovatie maar juist deze rol toch in hele nauwe samenwerking met ons. Dus geen eigenstandige innovatie, maar altijd vanuit de opdracht van ons; kunnen ons als inhoudsdeskundige adviseren op de thema's kwaliteit en transformatie/innovatie maar ook op administratieve thema's (vooral de eerste contractperiode, wij hebben deze kennis nog niet in huis); kunnen ook ondersteunen richting de Wmo loketten zodat zij kennis en vaardigheden in verband met de nieuwe doelgroep verder kunnen ontwikkelen; moeten cliënten ondersteunen bij uitvallen van de uitvoerder en zorgen voor continuïteit van ondersteuning. Voor het overige geldt het uitgangspunt dat de pijlerpartner geen rechtstreeks contact met cliënten heeft.

3 Voor een verdere uitleg willen wij u verwijzen naar de bijgevoegde presentatie. s: de ondersteuning bij cliënten In de tweede fase worden de uitvoerders van ondersteuning door ons gecontracteerd. verlenen de feitelijke ondersteuning bij cliënten. Samen met ons kiest de cliënt in het kader van Zorg in Natura voor een uitvoerder die het beste bij zijn behoeften en wensen aansluit. Een partij die pijlerpartner is, kan tevens uitvoerder zijn in de betreffende pijler indien hij hiervoor ook gecontracteerd is. Wij sluiten zelf alle contracten met de uitvoerders. s functioneren expliciet niet als onderaannemers van een pijlerpartner. Wij hebben rechtstreeks contact en overleg met de uitvoerders over cliënten. Voor een verdere uitleg willen wij u verwijzen naar de bijgevoegde presentatie. De belangrijke momenten in het traject Tijdens de informatieavonden is het Ommelander samenwerkingsmodel en het contracteringsproces kort toegelicht. Hieronder geven wij de belangrijkste momenten van het proces weer: April mei vaststellen bestek pijlerpartners door colleges contractering pijlerpartners door colleges 20 en 27 mei Input kwaliteit en innovatie door gemeenteraden (bijeenkomst) juni beschikbaar stellen budget gemeenteraden augustus augustus/oktober januari vaststellen bestek uitvoerders door colleges contractering uitvoerders door colleges ingangsdatum contracten Betrokkenheid raden Belangrijke onderwerpen binnen de Wmo en dus ook in dit contracteringsproces zijn: Kwaliteit; Innovatie; Transformatie. Wij willen u graag vooraf betrekken bij het invullen van deze thema s. Op 20 en 27 mei zijn hiervoor speciale bijeenkomsten voor ingepland. U wordt hierover binnenkort geïnformeerd. Afsluiting We hebben gekozen voor een flexibel samenwerkingsmodel, waarin de pijlerpartner ondersteunt. De partner heeft de taak om samenwerking, innovatie en transformatie in de pijler te stimuleren en te faciliteren. Daarnaast heeft hij de taak om de administratie te managen en het factureringsproces richting de gemeente te bundelen. De contractering van de pijlerpartners start in mei. Over de kwaliteit, innovatie en transformatie spreken wij u op 20 respectievelijk 27 mei. Wanneer u nog vragen heeft, horen wij dat graag. U kunt uw vragen aanleveren via de griffier. Met vriendelijke groet, Namens het college etc etc

4 PRESENTATIE OMMELANDER SAMENWERKINGSMODEL Inkoop Wmo 2016 en verder OPBOUW Introductie en doel bijeenkomst Samenwerking Rol gemeenteraden en college Vervolg Uitleg van het Ommelander Samenwerkingsmodel Planning en besluiten Vragen Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 1

5 SAMENWERKING Contractering door 12 gemeenten Projectteam met mensen uit de 12 gemeenten Doel: contracten afsluiten om ondersteuning met ingang van 1 januari 2016 geregeld te hebben kwalitatief goede ondersteuning realiseren voor onze burgers Realiseren van daadwerkelijke transformatie verbinding maatwerk en algemene voorzieningen aansluiten bij lokale situatie en initiatieven realiseren financiële opgave GEZAMENLIJKE AANPAK Efficiëntie voordelen gemeenten o.a.: Bundeling van kennis, kunde en ervaringen In verhouding minder inzet van mankracht en middelen Reductie administratieve lasten Kritische blik vanuit meerdere invalshoeken Schaalvoordelen ook op het gebied van innovatie Financiële voordelen Beheersmatige voordelen op het gebied van uitvoering en contractmanagement en beheer Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 2

6 GEZAMENLIJKE AANPAK Efficiëntie voordelen aanbieders o.a.: Schaalvoordelen Reductie administratieve lasten/overhead Eenduidigheid Toekomstperspectief ROL GEMEENTERAAD De kaders: Wmo 2015 Beleidsplan 3 decentralisaties Verordening Wmo Budget en Begroting Controle/Evaluatie Input geven op transformatie en kwaliteit Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 3

7 ROL COLLEGE Wijze van inkoop, bijvoorbeeld keuze model Vaststellen nadere regels, beleidsregels en financieel besluit Wmo Uitvoering raadsbesluiten CONTINUÏTEIT 2015 Afspraken 22 gemeenten voor 1 jaar Budgetafspraken met aanbieders op basis beschikbaar budget Eerste transformatie opdracht Overgangsrecht verzekeren en uitvoeren voor cliënten vanuit de AWBZ en ondersteuning nieuwe cliënten Contract nu in uitvoering Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 4

8 LOKALE TRANSFORMATIE Verbinding maatwerk en algemene voorzieningen Aansluiten bij lokale situatie en initiatieven Ook realiseren financiële opgave Zie bijlage OMMELANDER MODEL Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 5

9 WAAROM HET OMMELANDER SAMENWERKINGSMODEL Biedt flexibiliteit, integraliteit, beheersbaarheid, dynamiek en toekomstbestendigheid Stimuleert samenwerking, ontwikkeling en innovatie tussen aanbieders onderling, gemeenten en andere belanghebbenden Regie voor gemeente aan de voorkant en ruimte voor de aanbieder in de uitvoering Model biedt de mogelijkheid voor aanbieders om zich te onderscheiden zonder de keuzevrijheid van de cliënt te beperken Sluit contracten met één partner per pijler. DE GEMEENTE Sluit rechtstreeks contracten met uitvoerders per pijler. Gemeente voert regie, neemt deel aan samenwerkingsoverleggen en betaalt uitvoerders voor de uitgevoerde dienstverlening bij cliënten. Gemeente draait zelf te allen tijde aan de knoppen! Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 6

10 DE CLIËNT Heeft rechtstreeks contact met de gemeente (Wmoloket). Kiest zelf zijn uitvoerder(s) uit de door de gemeente gecontracteerde uitvoerders (keuzevrijheid). Heeft enkel contact met zijn uitvoerder(s) en gemeente. De cliënt heeft geen contact met de pijlerpartner, maar de pijlerpartner als stille kracht in het samenwerkingsmodel draagt op de achtergrond mede zorg voor kwalitatief goede en efficiënte zorg en dienstverlening. DE UITVOERDER Is een stabiele en gezonde onderneming die een contractrelatie met de gemeenten heeft. Voert naar vermogen kwalitatief hoogwaardige dienstverlening uit voor de cliënt binnen de door gemeenten vast te stellen financiële kaders. Is proactief in het signaleren van en doorvoeren in optimalisaties in de eigen dienstverlening voor wat betreft de dienstverlening aan de cliënt, de gemeenten en het brede sociale domein. Draagt bij en neemt deel aan samenwerkings-overleggen ten behoeve van transformatie, doorontwikkeling en innovatie (samen met gemeenten en pijlerpartners). s kunnen in meerdere pijlers werkzaam zijn. Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 7

11 DE PIJLERPARTNER (1) Partij die ruime kennis en ervaring heeft met betrekking tot de uitvoering van de ondersteuning behorende tot de Pijler waarin hij is gecontracteerd. Is de stille kracht in het samenwerkingsmodel, Draagt op de achtergrond mede zorg voor kwalitatief goede en efficiënte zorg en ondersteuning aan cliënten in brede zin. Een pijlerpartner kan ook uitvoerder zijn in zijn eigen en andere pijlers. DE PIJLERPARTNER (2) fungeert als sparringpartner van Samenwerkende gemeenten binnen het Cluster, met betrekking tot de dienstverlening in de eigen pijler en Sociaal Domein breed; adviseert het Cluster over kwaliteit/kwaliteitsbewaking, contractbeheer, invulling en uitvoering van de dienstverlening, procesoptimalisatie, doorontwikkeling, innovatie en transformatie, facturatie en administratie,; adviseert de Samenwerkende gemeenten over invulling en uitvoering van de dienstverlening, doorontwikkeling, innovatie en transformatie; 0ndersteunt het Cluster op onder andere procesmatig, administratief gebied en op het gebied van contractbeheer; Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 8

12 DE PIJLERPARTNER (3) draagt zorg voor structureel samenwerkingsoverleg met uitvoerende partijen, gericht op onder andere kennisdeling, borging van de samenhang, innovatie, intensivering samenwerking, verbetering kwaliteit, vermindering zwaardere zorg, kennisoverdracht en personeelsmobiliteit. Is naast gemeente aanspreekpunt voor uitvoerders ten aanzien van vakinhoudelijke en procesinhoudelijke zaken (sparringpartner). Coördineert, administreert en bundelt de door uitvoerder aan hem aangeleverde facturen en rapportages, controleert deze op basis van de opdrachtverstrekking van de gemeenten, meldt afwijkingen (adviesrol) aan de gemeenten. VEEL VOORKOMENDE VRAGEN EN OPMERKINGEN (1) Het is een veredelde hoofd- onder aannemer constructie waarbij de uitvoerder niets heeft in te brengen en de pijlerpartner bepaald Antw: Juist niet, er worden door de gemeenten rechtstreeks contracten afgesloten met zowel de pijlerpartners als de uitvoerders. De pijlerpartner ondersteunt de gemeenten onder andere op procesmatig en administratief gebied echter de gemeente kiest te allen tijde zelf en tezamen met de cliënt welke dienstverlening noodzakelijk is en door welke uitvoerder deze dienstverlening geleverd wordt. Hier heeft de pijlerpartner geen enkele invloed op. Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 9

13 VEEL VOORKOMENDE VRAGEN EN OPMERKINGEN (2) Dus pijlerpartners zijn gewoon een soort administratiekantoor? Antw: Juist niet, het is essentieel dat de pijlerpartner met de voeten in de klei staat en zelf actief is op het gebied wat zijn pijler vertegenwoordigd dat is de kern van het model. De pijlerpartner zorgt ook voor continuïteit op het moment dat een uitvoerder omvalt of er sprake is van wanprestaties. Daarnaast is hij actief aanjager van transformatie en (mede)borger van kwaliteit met de uitvoerders. VEEL VOORKOMENDE VRAGEN EN OPMERKINGEN (3) Enkel de grotere aanbieders kunnen pijlerpartner worden Antw: Neen, al is het wel noodzakelijk dat een aanbieder een bepaalde omvang heeft zodat de gewenste dienstverlening kan worden gewaarborgd. Het kan echter voor Begeleiding ook een middelgrote partij zijn en voor Algemene Voorziening ook een kleinere partij zijn. De kerneigenschappen zijn: Administratief sterk, innovatief, flexibel, doortastend, in staat is om over de eigen grenzen te stappen en het belang van de gemeenten en de overige uitvoerders te verdedigen. Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 10

14 VEEL VOORKOMENDE VRAGEN EN OPMERKINGEN (4) Het is een extra administratieve laag zonder toegevoegde waarde Antw: Het is begrijpelijk dat dit zo wordt geïnterpreteerd. De administratieve taken zijn slechts een onderdeel van het geheel aan taken van de pijlerpartner. Deze taken dragen direct bij aan het effectief en efficiënt verwerken van facturatie en betaling. Zeker net zo belangrijk is de rol van de pijlerpartner als aanjager van transformatie, doorontwikkeling en innovatie. Daarnaast betreft het administratieve dienstverlening die de gemeenten zelf per definitie moeten uitvoeren, maar waar zij niet over de noodzakelijke kennis beschikt. Op deze wijze kunnen gemeenten leren en kennis opdoen ten aanzien van deze nieuwe taken, zonder het uitvoeringsproces te verstoren. SAMENWERKINGSMODEL Het samenwerkingsmodel faciliteert de gemeenten om samen met de inwoner regie te voeren waarbij de gemeenten administratief en op het gebied van contractbeheer, kwaliteit, doorontwikkeling en innovatie ondersteund worden door een integrale groep pijlerpartners. De pijlerpartners werken samen en ontwikkelen samen met de gemeenten en uitvoerders nieuwe en innovatieve werkwijzen en dragen zorg voor transformatie. gemeenten pijlerpartners uitvoerders burgers Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 11

15 HOE VERDER Mei/juni vervolgbijeenkomst(en) raden U wordt via het college op de hoogte gehouden van het proces VRAGEN Technische vragen via griffie aanleveren Worden zo snel mogelijk beantwoord door projectteam in samenspraak met de portefeuillehouders Eemsmond, Oldambt, Stadskanaal, Vlagtwedde, Veendam en Pekela 12

16 Ommelander samenwerkingsmodel Samenwerking, innovatie en keuze OVERLEG SAMENWERKENDE GEMEENTEN/PIJLERPARTNERS DAL/BMW/E Oost-Groningen Samen met inwoner vanuit Wmo Opdracht gemeente aan uitvoerder Toegang / zorgtoewijzing Doorgeleiding en reflectie Verzamel factuur Verzamel factuur Doorgeleiding en reflectie, Toegang / zorgtoewijzing Opdracht gemeente aan uitvoerder Samen met inwoner vanuit Wmo Pijler Partner BGI Pijler Partner BGI Coördinatie, facturen, administratie, innovatie Pijler Partner BGG Pijler Partner BGG Pijler Partner Algemene Voorziening Coördinatie, facturen, administratie, innovatie Pijler Partner Algemene Voorziening Optioneel Pijlers