Gebruikershandleiding Uniform Rekening Schema (URS) 2013

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Uniform Rekening Schema (URS) 2013 Opgesteld en vastgesteld door: Bedrijfschap Horeca en Catering Zoetermeer 7 oktober 2013

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding Voor wie is de gebruikershandleiding? Scope en reikwijdte Aanleiding voor nieuwe versie URS Tijdgeest Noodzaak voor beter, sneller en goedkoper Wet- en regelgeving... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.4 Mogelijk maken van bedrijfsvergelijking en uitwisselen van informatie Algemene uitgangspunten URS sluit aan op de gangbare bedrijfsvoering Eenheden, waarderingsgrondslagen en boekhoudprincipes Het URS sluit aan op verplichte en algemeen geaccepteerde taxonomieën Aansluiten op ondersteunende sub-systemen 9 5 Het URS binnen de HRT Inleiding Methodiek Uitgangspunten Fiscale waarderingsgrondslag Gebruik tuples... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.6 Publicatieomgeving Horeca taxonomie Bijlage I: het verslag van de interne bedrijfsvoering 13 Bijlage II: sub-systemen nader uitgewerkt 15 2

3 1 Inleiding Om verantwoord te ondernemen heeft een ondernemer overzicht en inzicht nodig in de bezittingen en schulden alsmede in de kosten en opbrengsten van de onderneming. Een financiële administratie kan dat inzicht verschaffen door in het grootboek alle transacties bij te houden. Denk bij deze transacties aan de inkopen en verkopen alsmede de betalingen aan het personeel. Een rekeningschema vormt het hart van het grootboek. Het is bedoeld om op één manier betekenissen en codes aan grootboekrekeningen toe te kennen. Dit maakt het vastleggen van transacties in het grootboek niet alleen gemakkelijker, maar ook eenduidig. Hierdoor is de informatie uit het grootboek meer betrouwbaar, sneller en goedkoper inzichtelijk te maken. De informatie verschaft de ondernemer op elk moment overzicht en inzicht in de bezittingen en schulden alsmede de kosten en opbrengsten van de onderneming, met andere woorden: de ondernemer heeft goed zicht op de resultaten van zijn onderneming. Het is belangrijk dat een ondernemer goed nadenkt over de indeling van het rekeningschema. Het rekeningschema moet goed passen bij de bedrijfsactiviteiten van de onderneming en ook beantwoorden aan de informatiebehoefte van derden zoals de Belastingdienst en de banken. Met als doel de ondernemer te helpen met het inregelen en bijhouden van het rekeningschema heeft het Bedrijfschap Horeca & Catering (BHC), op basis van geldende wet- en regelgeving en ervaringen van vele horecaondernemers, het Uniform Rekening Schema (URS) voor de sector samengesteld. Dat URS wordt aangepast aan nieuwe eisen steeds wanneer hier aanleiding voor is. 1.1 Voor wie is de gebruikershandleiding? Deze gebruikershandleiding is opgesteld voor alle partijen die (direct of indirect) betrokken zijn bij het inrichten, vastleggen, delen en gebruiken van financiële gegevens betreffende horecaondernemingen. De partijen waaraan hierbij voornamelijk wordt gedacht zijn horecaondernemers, intermediairs (accountant, administratiekantoor, financieel adviseur) of medewerkers. Maar ook partijen die (beroepsmatig) bedrijfsvergelijkingen opstellen. Tevens kan de gebruikershandleiding worden gebruikt door softwareleveranciers die hun softwarepakket(ten) geschikt maken voor het URS en de Horecataxonomie (HRT). 1.2 Scope en reikwijdte In deze handleiding worden de uitgangspunten en de rekeningen in hun onderlinge samenhang (het schema) beschreven. Voor belangrijke transactiesoorten zoals verkopen/afslaan van kassa s en boeken reserveringssystemen, inkopen, koppelen van telebankieren en boeken lonen & salarissen wordt de relatie met het URS besproken. Bovendien wordt de aanleiding voor een nieuwe versie van het URS uiteengezet en wordt een hoofdstuk gewijd aan de aansluiting op ondersteunende sub-systemen. Ook de rol van het URS als onderdeel van de Horecataxonomie komt aan bod. De HRT 1 is de verzameling van gegevensdefinities, onderlinge relaties en gegevensets zoals die van toepassing zijn binnen de horecasector. 1 Voor een verdere toelichting zie de Gebruikershandleiding Horecataxonomie. 3

4 2 Aanleiding voor nieuwe versie URS Verschillende argumenten hebben geleid tot het aanpassen van de URS-versie naar versie Het laten aansluiten van het URS op de actuele praktijksituatie is belangrijk, maar formeel juridische argumenten zijn ook in ogenschouw genomen. In onderstaande subparagrafen worden de argumenten opgesomd. 2.1 Tijdgeest De opkomst van nieuwe bedrijfsvormen en -diensten zorgen voor verandering. Bestaande bedrijfsvormen en -diensten worden minder belangrijk. Het ligt dan ook voor de hand dat het rekeningschema op gezette tijden aan deze ontwikkelingen wordt aangepast. Inhoudelijk wordt de opzet en de structuur van het URS nauwelijks gewijzigd. De aanpassingen hebben veelal betrekking op het toevoegen en weghalen van grootboekrekeningen. 2.2 Noodzaak voor beter, sneller en goedkoper De afgelopen jaren is de noodzaak van het beter, sneller en bovenal goedkoper verzamelen van gegevens over transacties, alsmede het samenstellen van informatie voor de eigen bedrijfsvoering, steeds verder toegenomen. Standaardiseren is de eerste stap naar een meer rationele bedrijfsvoering. In dat kader past het beoordelen van het gehanteerde rekeningschema. Bij deze beoordeling kan het URS een belangrijk uitgangspunt of/en toetssteen zijn. Voor het doen van belastingaangifte of deponeren van de jaarstukken is het gebruik van de Nederlandse taxonomie (NT) in extensible Business Reporting Language (XBRL) verplicht. De voordelen voor de overheid liggen voor de hand: de Nederlandse taxonomie is gekoppeld aan wet- en regelgeving waardoor het toezicht op het naleven van wetten geautomatiseerd kan worden. Het toezicht verbeterd en de administratieve lasten voor de onderneming kunnen dalen. BHC heeft gezorgd dat het URS is vastgelegd in een XBRL taxonomie en aansluit op de Nederlandse Taxonomie. In navolging van de standaardisatie-initiatieven van de overheid hebben de grootbanken een vergelijkbaar pad gelopen. De banken hebben de Bankentaxonomie (BT) in XBRL opgesteld voor het aanvragen en revisie van bancaire kredieten. BHC heeft gezorgd dat het URS ook aansluit op de BT. Ondersteunende (kassa-, reserverings- en inkoop)systemen maken meer en meer gebruik van standaarden. Bij het ontwerp van het URS is met het leggen van koppelingen met deze systemen rekening gehouden. Onder druk van de vraag uit de markt en de wettelijke verplichtstelling door de overheid worden steeds meer operationele en financiële standaardpakketten XBRL taxonomiegedreven. Het ligt dan ook in de lijn van de verwachtingen dat het sectorspecifieke URS in XBRL geautomatiseerd toegepast kan gaan worden. 2.3 Mogelijk maken van bedrijfsvergelijking en uitwisselen van informatie Het vertrouwelijk, geanonimiseerd en met uitdrukkelijke toestemming van de ondernemer vergelijken van bedrijfsinformatie met informatie uit de sector kan een onderneming substantiële voordelen bieden. Allereerst krijgt de ondernemer een indruk van de prestaties van zijn onderneming. Zo ontstaat inzicht in de redelijkheid van de omzet en de hoogte van de inslag en de verloning. Op deze wijze kunnen ook de indirecte kosten getoetst worden. Kennis van de prestaties van de onderneming in een veranderlijke markt is essentieel voor alert reageren en een adequate bedrijfsvoering. 4

5 Daarnaast zijn met name de (bancaire) kredietverstrekkers geïnteresseerd in de identiteit en prestaties van de onderneming. Wie zijn de ondernemers achter de onderneming? Wat is de kredietcapaciteit, welke kredietkosten zijn redelijk en welk beslag op de cashflow kan de onderneming dragen? Maar ook wat zijn de prestaties van de onderneming ten opzichte van vergelijkbare ondernemingen in de sector. Transparante informatie leidt tot het openhouden van kredietlijnen en beteugelen van de kosten voor bancair- en leverancierskrediet. Om bedrijfsvergelijking voor de onderneming en financiële instellingen mogelijk te maken is er een sectoraal begrippenapparaat noodzakelijk. Het URS vervult sinds jaren deze functie. 5

6 3 Algemene uitgangspunten Meten is weten. Om te kunnen meten is goed gereedschap nodig. Het is dan ook noodzakelijk dat jaarlijks het rekeningschema wordt gespiegeld aan het URS. Voor het BHC is het noodzakelijk dat het URS jaarlijks aan een onderzoek wordt onderworpen en indien nodig wordt geactualiseerd. Om dit waar te maken zijn er uitgangspunten gehanteerd die richtinggevend zijn geweest voor het beoordelen van het URS. Puntsgewijs worden de uitgangspunten aangestipt. 3.1 URS sluit aan op de gangbare bedrijfsvoering Een horecaonderneming streeft naar een zo goed mogelijk rendement en continuïteit van de onderneming. Grosso modo gaat het in de sector om het verhuren van hotelkamers, bungalows en of zalen en / of verstrekken van maaltijden en dranken. De rationele capaciteit (q) vormt de grens aan de afzet. De omzet is het resultaat van de afzet, gehanteerde prijs (p) gedurende een bepaalde periode (t). De kosten worden verdeeld in directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn afzetafhankelijk en indirecte kosten hebben betrekking op het operationeel houden van de (economische) capaciteit. De ondernemer zal streven naar een omzet waar de directe kosten passend zijn bij de afzet en minimale indirecte (vaste) kosten per prestatie. In de bijlage wordt het het verslag van de bedrijfsvoering nader toegelicht. Het URS biedt de onderneming het fundament voor overzicht en inzicht in een gangbare bedrijfsvoering binnen de sector. Voor de opbrengsten en kosten ontstaat de volgende structuur: Activa: Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vlottende activa Voorraden Vorderingen Liquide middelen Vermogen: Eigen vermogen Passiva: Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden Kosten: Inslag Bedrijfskosten Indirecte kosten exploitatie Directe kosten exploitatie Kapitaalslasten Opbrengsten: Omzet 6

7 Hieronder werken wij een aantal belangrijke definities van grootboekrekeningen in het URS nader uit: Omzet en bruto marge: De bruto marge is het resultaat van netto-omzet min netto inslag. In het URS worden de volgende categorieën voor bruto marge onderkend. Omzet Inslag 1 - Keuken: bijvoorbeeld algemeen, ontbijt, Keuken snack en ijs 2 - Dranken: bijvoorbeeld bier, frisdrank Dranken 3 - Logies: bijvoorbeeld kamerhuur, no show Zalen, banen en biljard: bijvoorbeeld - bowling, biljard 5 - Arrangementen: samengesteld uit andere Arrangementen omzetcategorieën 6 - Diverse artikelen: bijvoorbeeld rookwaren, Diverse artikelen kranten 7 - Diverse diensten: bijvoorbeeld Diverse diensten speelautomaten, koersverschillen, toilet Arrangementen kunnen er velen zijn. De inslag is opgebouwd uit andere omzetcategorieën onder aftrek van een arrangementkorting. Inslag: Bij de productie van bijvoorbeeld de gerechten wordt zowel van grond- als van hulpstoffen gebruik gemaakt. We noemen dit de kosten van de grond- en hulpstoffen: de inslag. Volgens de bedrijfseconomie voor de horeca kan het begrip inslag in het algemeen twee betekenissen hebben: 1. De inslag van een bepaald gerecht of een bepaalde drank; men noemt dit ook wel grondstofkostprijs of ingrediëntenkostprijs. 2. Het grondstoffenverbruik in een bepaalde periode voor het gehele assortiment op de spijskaart of de drankenkaart. De inslag voor eigen gebruik personeel wordt gecorrigeerd voor en beperkt tot maaltijden en niet-alcoholhoudende dranken. Dit binnen de fiscale kaders. Het andere overige gebruik wordt afgerekend of in rekeningcourant geboekt en verrekend tegen verkoopprijs (dit op straffen van bruteren tegen 80%). De inslag wordt gecorrigeerd voor breuk. In de horeca wordt de inslag als basis gebruikt voor het vaststellen van de netto verkoopprijs. Directe kosten exploitatie: Directe kosten exploitatie kunnen rechtstreeks aan een product of een dienst van een kostendrager / een bedrijfsonderdeel (BO) worden toegerekend. De belangrijkste post wordt gevormd door de verloning. Indirecte kosten Indirecte kosten zijn kosten die niet voor één product of één dienst worden gemaakt, maar voor alle producten en/of diensten van een onderneming. Ook wel het instandhouden van de productiecapaciteit. 7

8 3.2 Waarderingsgrondslagen en boekhoudprincipes Door de hiërarchische en modulaire opzet is het URS voor zowel de grote als ook de kleine onderneming toepasbaar. De gehanteerde waarderingsgrondslag is bepalend voor de aard en omvang van de cijfers. Onduidelijkheid over de waarderingsgrondslag leidt tot foutieve informatie en uiteindelijk tot foutieve beslissingen. Deze onduidelijkheid ondermijnt ook het voorspellend vermogen van de bedrijfsvergelijking. In de dagelijkse praktijk legt een onderneming transacties nominaal 2 in het grootboek vast. Denk hierbij aan de journalen uit kassa s, inkopen, betalingen en ontvangsten en boeken van loonjournalen. Op met name de balans kunnen posten voorkomen die op commercieel gewaardeerd zijn. Denk hierbij aan panden en voorraden die in het maatschappelijk verkeer in de loop van de tijd meer waard zijn geworden. Als gevolg hiervan ontstaat in het eigen vermogen reserves en worden latente belastingen voorzien. Een commercieel beeld is voor het bemachtigen en behouden van (leveranciers)krediet dan ook belangrijk. Voor middelgrote en grote rechtspersonen moet het commercieel beeld worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Voor de fiscale bewering, voor bijvoorbeeld het aangeven van de winstbelasting zijn, de cijfers op fiscale grondslag vereist. Deze sluiten het beste aan op de nominale grondslag. Op basis van het bovenstaande ligt het voor de hand het URS nominaal, dus fiscale grondslag, uit te werken. Eventueel kunnen stille reserves op vastgoed en voorraden extracomptabel inzichtelijk gemaakt worden. Voor de rekeningen die betrekking hebben op het eigen vermogen wordt in het URS een onderscheidt gemaakt tussen rechtspersonen (voor bijvoorbeeld BV en Coöperatie wordt voorzien in aandelenvermogen en winstreserve) en natuurlijke personen (voor bijvoorbeeld eenmanszaken en VOF wordt voorzien in eigen vermogen en privé). 3.3 Het URS sluit aan op verplichte en algemeen geaccepteerde taxonomieën De overheid stelt het gebruik van de Nederlandse taxonomie in XBRL voor belastingaangifte en deponeren van jaarrekening verplicht. De grootbanken hanteren de Banken taxonomie in XBRL voor kredietaanvraag en kredietrevisie. De NT en BT zijn onderling gerelateerd. Het URS is gerelateerd aan de NT en BT. De NT, BT en URS zijn vooral gericht op financiële begrippen. Voor het definiëren van andersoortige begrippen wordt gebruik gemaakt van de Legal Entity Framework taxonomie in XBRL (LEF). 2 Nominaal wil zeggen tegen de waarde die bijvoorbeeld op de factuur of bankafschrift staat. 8

9 4 Aansluiten op ondersteunende sub-systemen Dagelijks, wekelijks en of maandelijks worden (automatisch) journalen uit sub-systemen op rekeningen in het grootboek geboekt. Denk hierbij aan het afslaan van kassa s, de mutaties uit het bankboek of verwerken van (elektronische) inkoopfacturen. Het ligt voor de hand dat het URS voorziet in de koppelingen met de sub-systemen. In het navolgende worden algemeen gangbare koppelingen besproken. Het is aan de onderneming of en hoeverre de koppelingen daadwerkelijk worden gelegd. In het onderstaande overzicht zijn op hoofdlijnen de verbanden tussen de rekeningen uit het URS en sub-systemen weergegeven. Figuur 1: Verbanden rekeningen De letters geven (mutaties vanuit) de sub-systemen aan: A. Afslaan van kassa s. A heeft betrekking op het boeken van de kostprijsverkopen en het verbruik tegen kostprijs. Met A worden kas / bank ontvangsten en de verkopen tegen verkoopprijs (omzet) vastgelegd. Op basis van deze journalen krijgt de ondernemer een indruk over het percentage inslag, dekking van de indirecte kosten (wordt de juiste kostprijs gehanteerd), ontwikkeling van het resultaat en de omzet. B. Reserveringssysteem boekt de dagomzet in de omzet en de bakstand. Tegenhanger wordt gevormd door het afrekenen bij vertrek of facturatie op rekening. C. Bankboek. In de praktijk zal de journaal A leiden tot een boeking op de tussenrekening betalingen onderweg. Met het boeken van de mutaties uit elektronisch bankieren zullen de debet bedragen de bankrekening en de tussenrekening muteren. Betalingen worden afgeletterd op bijvoorbeeld crediteuren, lonen en of belastingen en pensioenen. Koppelingen tussen elektronisch bankieren en grootboeksystemen is in de afgelopen jaren een gemeengoed geworden. 9

10 D. Inkoopboek. Koppelen van (elektronisch) factureren (is nog niet breed beschikbaar als gevolg van ontbreken van een sectorale standaard). Wel zijn er veel ontwikkelingen op dit terrein die aandacht in het kader van het beheer van het URS rechtvaardigt. Inkoopfacturen worden per leverancier op een crediteurenrekening alsmede tegen inkoopprijs onder directe of indirecte kosten geboekt. Is bij een onderneming sprake van een voorraadadministratie dan worden de inkopen op productniveau tegen kostprijs in de voorraadadministratie vastgelegd. E. Verwerken van de lonen. De loonjouraalpost wordt maandelijks opgesteld. Daarnaast worden overige personeelskosten geboekt op het moment dat deze gemaakt worden. De verdeling naar kostendragers / bedrijfsonderdelen is afhankelijk van waar en hoeveel tijd personeelsleden werkzaam zijn geweest. Door de sub-administraties aan te sluiten op betreffende grootboekrekeningen van het URS kan de geld- / goederen beweging dagelijks worden (aan)gesloten. Eventuele verschillen kunnen worden geanalyseerd en desgewenst tijdig worden gecorrigeerd. De onderneming krijgt een indruk over het al dan niet bestaan van storende fouten. Het op basis van het URS ingerichte rekeningschema van het grootboek fungeert dan als een controleregister en vormt het interne gereedschap voor de onderneming om adequaat overzicht en inzicht te verwerven in de bedrijfsactiviteiten. Bedrijfsmatig kan periodiek de resultaten per bedrijfsonderdeel, per entiteit en onderneming als geheel worden vastgesteld. Hierbij is het belangrijk inzicht te hebben in de dekking van de indirecte (vaste) kosten. Door de voortschrijdende actuele cijfers te vergelijken met de begroting / budgeten / en cijfers van vergelijkbare bedrijven in de sector (bedrijfsvergelijking) kan een verklaring worden verkregen voor bepaalde ontwikkelingen. En richting worden verkregen voor te zetten stappen. Op basis van de met het rekeningschema verzamelde informatie is het ook mogelijk een cashflow overzicht samen te stellen. Hiermee kan de onderneming alert en tijdig reageren op liquiditeitsvraagstukken. In de bijlage diepen worden de gedachten achter de sub-systemen nader uitgewerkt. 10

11 5 Het URS binnen de HRT 5.1 Inleiding Dit onderdeel van de gebruikershandleiding geeft een toelichting op het opgestelde Uniform Rekeningschema (URS) als onderdeel van het financiële domein binnen de HRT, de HRT-Fin. Onderdeel van de toelichting zijn de keuzes welke gemaakt zijn bij de inrichting van het URS binnen de HRT. Voor het opstellen van een rapportage wordt gebruik gemaakt van horeca specifieke gegevenselementen. Deze laatste gegevenselementen bevinden zich in de directory items en zijn onderverdeeld in: De algemene gegevenselementen, opgenomen in hrt-register (HRT-REG); De financiële en direct daaraan gerelateerde gegevenselementen: opgenomen in hrtfinanciële domein (HRT-FIN). Figuur 2: Overzicht HRT In de paragrafen hieronder worden de methodiek, uitgangspunten en de indeling van het URS binnen de HRT kort toegelicht. 5.2 Methodiek Voor het inrichten van het URS is gebruik gemaakt van de internationale (open) standaard extensible Business Reporting Language (XBRL) 3 zoals die wordt toegepast binnen de HRT. De toepassing van deze methodologie maakt dat uit te wisselen gegevens eenduidig en uniform worden gedefinieerd en vastgelegd. Hierdoor treden bij uitwisseling van gegevens en informatie geen interpretatieverschillen op. Daarnaast vergroot het gebruik van XBRL de geautomatiseerde afhandeling van rapportages die met behulp van de HRT zijn opgesteld. Kortom, het aanwenden van de HRT verhoogt de effectiviteit, efficiëntie en betrouwbaarheid van uitwisselingsprocessen tussen stakeholders binnen de horecasector. 5.3 Uitgangspunten Met betrekking tot de inrichting van het URS zijn de volgende uitgangspunten van toepassing: 3 Het gebruik van XBRL als uitwisselingsstandaard is een beproefd methodiek die ook wordt toegepast binnen de Standard Business Reporting aanpak, zoals deze respectievelijk door de Nederlandse overheid en Nederlandse (groot)banken (verenigd in het Financiële Rapportage Coöperatief -FRC-) wordt gehanteerd voor het uitwisselen van (financiële) bedrijfsgegevens en kredietrapportages. 11

12 In de HRT wordt indien sprake is van overlap met gegevenselementen uit de NT of BT hier door middel van definition links naar verwezen. Het is niet de doelstelling van het URS om in een volledige sub-administratie te voorzien. Het richt zich op een grootboekrekening schema dat voor de meeste horeca ondernemingen van toepassing kan zijn. De gegevenselementen die ten behoeve van het URS binnen de HRT zijn gedefinieerd zijn opgenomen binnen de financiële gegevensverzameling. Aan elk gegevenselement dat correspondeert met een rekening van het URS is een referentie toegevoegd met vermelding van het BVH-nummer. 4 Hiertoe is in de referentie van de gegevenselementen een verwijzing opgenomen naar het rekening nummer binnen de BVH-groep, waartoe het betreffende gegevenselement behoort. Zo is grootboekrekening (Te vorderen BTW laag tarief) onderdeel van BVH-groep 66 (Kortlopende schulden). Abstracts (labels die worden gebruikt voor presentatie-doeleinden) hebben geen referentie of documentation label. Het URS vormt de basis voor de horecabedrijfsvergelijkingsrapportages. De samenhang tussen URS en BVH is verankerd in de referenties. De referenties van de gegevenselementen die betrekking hebben op een BVH-groep hebben als naam BVH en zijn voorzien van het betreffende BVH-nummer. 5.4 Fiscale waarderingsgrondslag In lijn met de jaarrekening op fiscale grondslag en de bancaire kredietrapportage wordt de fiscale grondslag toegepast als waarderingsgrondslag voor de bedrijfsvergelijking met toepassing van de HRT. Door te kiezen voor één grondslag is het voor BHC mogelijk om zonder (handmatige) omrekeningen de gegevens volledig geautomatiseerd op te nemen in de BVHdatabase en te verwerken. 5.5 Publicatieomgeving Horeca taxonomie De HRT, inclusief documentatie, wordt gepubliceerd op de website van BHC ( 4 Hiervoor worden respectievelijk het referentie-part Name en Number gebruikt. De naam van de referentie is URS. 12

13 Bijlage I: het verslag van de interne bedrijfsvoering Een horecaonderneming streeft naar een zo goed mogelijk rendement en de continuïteit van de onderneming. Grosso modo gaat het in de sector om het verhuren van hotelkamers, bungalows en of zalen en / of verstrekken van maaltijden en dranken. De rationele capaciteit (q) vormt de grens aan de afzet. De omzet is het resultaat van de afzet, gehanteerde prijs (p) gedurende een bepaalde periode (t). De kosten kunnen worden verdeeld in directe en indirecte kosten. Directe kosten zijn afzetafhankelijk en indirecte kosten hebben betrekking op het operationeel houden van de (economische) capaciteit. De ondernemer zal streven naar een omzet waar de directe kosten passend zijn bij de afzet en minimale indirecte (vaste) kosten per prestatie. Uitgaande van het bovenstaande en met gebruikmaking van het URS als onderligger voor het rekeningschema per entiteit, moet de onderneming op hoofdlijnen de volgende informatiepositie worden geboden. Per q p Omzet Kosten Resultaat Max Result Vast Var Tot Presenteren van de cijfers: Onderneming, per entiteit en per bedrijfsonderdeel Historisch perspectief (jaar, maand en dag) Bedrijfsvergelijking tegen vergelijkbare ondernemingen in de sector Planning, budgettering en simuleren van scenario s Spelen met q (afzet) en p Vraagpunten: Benut ik de (rationele) capaciteit voldoende? Hanteer ik de juiste verkoopprijs? Koop ik scherp genoeg in? Zet ik op de juiste momenten mijn personeel in? Kan ik op de lange termijn mijn vaste kosten verlagen? Cijfers van de exploitatie Omzet Max Omzet Gerealiseerd Variabele kosten Vaste kosten Resultaat -30 Bovenstaand voorbeeld laat het resultaat en de solvabiliteit van de onderneming zien. Verder wordt een indruk verkregen van de rationele capaciteit. Entiteiten bestaan uit een verzameling van bedrijfsonderdelen. Vervolgens bestaat een onderneming uit een verzameling van entiteiten. Deze opbouw komt volstrekt overeen met de bedrijfskundige inzichten van het managen van een onderneming. Ondersteunende systemen zijn dan ook op dit principe opgebouwd. 13

14 Uit de cijfers van de exploitatie wordt de liquiditeitsbegroting afgeleid. Of te wel: kan op de korte termijn redelijkerwijs worden voldaan aan de kortlopende schulden. Periode Ontvangsten - Omzet inclusief BTW 0,0 0,0 40,3 41,3 44,5 48,8 - Mutaties vooruitbetalingen 2,0 2,0 1,0-3,0-2,0 - Mutaties debiteuren 1,0 1,0 0,0-1,0 1,0-2,0 - Verkoop bezittingen 5,0 3,0 8,0 41,3 37,3 43,5 46,8 Uitgaven - Uitgaven vaste kosten 23,8 23,8 23,8 23,8 23,8 23,8 - Uitgaven inslag 0,0 0,0 2,9 3,3 1,9 2,9 - Uitgaven verloning 4,8 5,6 3,2 4,8 - Aflossen leningen 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 - Afdrachten omzetbelasting -2,5-3,8-3,8-1,5-1,5-1,3 - Afdrachten loonheffing 4,8 5,6 3,2 - Afdrachten winstbelasting 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 - aankoop bezittingen 2,0 2,0 22,0 20,7 30,4 36,7 35,7 34,1 Mutatie bank -19,0-12,7 10,9 0,6 7,8 12,7 Benodigde liquiditeit -19,0-31,7-20,8-20,1-12,4 0,3 Presenteren van de cijfers: Entiteit en geheel Historisch perspectief Planning, simuleren scenario s Bedrijfsvergelijking Spelen met q (afzet) en p Aandachtpunten: Welk krediet heb ik nodig? Waar kan ik cash besparen? Koop ik scherp genoeg in? Kan ik op de lange termijn mijn liquiditeitsbehoefte verlagen? 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0-10,0-20,0-30,0-40,0-50, Ontvangsten Uitgaven Benodigde liquiditeit Voor een adequate bedrijfsvoering van een onderneming is de bovenstaande informatie essentieel. De informatie moet betrouwbaar, beschikbaar en tegen lage kosten op te stellen zijn. De informatie moet de onderneming in staat stellen passende maatregelen te nemen, als dit nodig zou zijn. 14

15 Bijlage II: sub-systemen nader uitgewerkt Het rekeningschema van het grootboek van een onderneming is gekoppeld aan sub-systemen, ook wel sub-administraties. Het URS houdt rekening met deze koppelingen. Belangrijke koppelingen zijn: A. verkoopadministratie in de vorm van kassa s en reserveringssystemen B. bankboek, koppelen met elektronisch betalen C. inkoopboek en D. loonadministratie. Wij beschrijven de algemeen geaccepteerde achterliggende gedachten van de sub-systemen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van kennis en ervaringen betrokken partijen in de markt. Ad.A: verkoopadministratie, afslaan van kassa s Kassasystemen (POS) worden meer en meer (door leveranciers van financiële pakketten) in de vorm van elektronische kassa s aangeboden. Leveranciers van fysieke kassa s voorzien veelal in koppelingen met administratieve systemen. In de kassa s zijn artikelen opgenomen die op basis van recepten opgebouwd kunnen zijn uit andere artikelen. In navolging van het gebruik van taxonomieën is het verstandig algemeen geaccepteerde artikelcodering te hanteren. EAN 13 ligt voor de hand. De artikelen zijn voorzien van een kostprijs en, indien relevant, een verkoopprijs. De artikelinformatie kan vanuit de voorraad-sub-administratie in de kassasystemen worden geleid. Als deze koppelingen niet mogelijk is dan zal de onderneming handmatig hierin voorzien. Dagelijks worden de kassa s afgeslagen. De geregistreerde verkopen in de kassa s worden vergeleken met de ontvangsten en de ontvangsten worden afgedragen. Verschillen worden verklaard (representatie, eigengebruik en of breuk) en geboekt in de administratie. De verkopen worden in de sub-administratie verkopen (elektronisch) geboekt. Het URS voorziet niet in resultaten per product, het URS faciliteert dit wel. Als de indirecte kosten in voldoende mate zijn gedekt is sprake van een goed opgestelde kostprijsberekening per product. Door de ingekochte artikelen met behulp van de EAN 13 standaard in de voorraadadministratie vast te leggen kunnen prijsverschillen per product en artikel worden opgespoord. De onderneming kan passende maatregelen nemen om verliesposities te voorkomen. Kassa s zijn toegewezen aan een bedrijfsonderdeel, een sub-administratie verkopen per bedrijfsonderdeel. De journaalpost heeft enerzijds betrekking op het verbruik van artikelen uit de voorraad en anderzijds wordt de omzet (per bedrijfsonderdeel) en ontvangsten (per medewerker) verantwoord. 15

16 Journaalpost voor het verantwoorden van kassa-ontvangsten en omzet: 1 Kas (per 9 Verkopen (per categorie) tegen 1 te betalen BTW (hoog en laag) Van het afslaan van de kassa worden afslagstaten gemaakt die handmatig of geautomatiseerd geboekt worden in de financiële administratie. Het verbijzonderen van de omzet hangt af van de gekozen bedrijfsonderdelen. Een onderneming kan besluiten gebruik te maken van een EAN 13 gedreven voorraadadministratie. Als dit het geval is wordt op basis van de afslagstaten dagelijks ook de volgende journaalpost per kassa gemaakt. Verbruik van artikelen uit de voorraad (A ) 7 Kostprijsverkopen 3 Artikel als onderdeel van een recept tegen kostprijs Als er geen sprake is van een voorraadadministratie dan zal de journaalpost bij het boeken van de inkoopfacturen (D) per bedrijfsonderdeel worden gemaakt. Het zicht op resultaten van de individuele gevoerde producten en diensten vervalt dan echter. Voor ondernemingen met een beperkt aantal bedrijfsonderdelen en beperkte omvang kan door het oog van de ondernemer toch het gewenste inzicht ontstaan. Ad B: koppelen van het reserveringssysteem op de administratie Reserveringssystemen worden gebruikt voor het verhuren van hotelkamers, zalen en andere ruimten. Het systeem van reserveren is gericht op het managen van de leegstand en het gunnen van kortingen van kamers. De capaciteit wordt in de vorm van kamer- of zaaltypen alsmede de corresponderende verkoopprijzen in het systeem gebracht. Bij de verhuur worden ruimten geblokkeerd en de gasten kunnen een vooruitbetaling worden gevraagd. Hiermee ontstaat een rekeningcourant met de gast. Het voorschot op een verhuur tegen verkoopprijs wordt geboekt als een debiteur en door te berekenen verschotten in de 2 groep (credit). Eventueel kan een voorschot worden gevraagd op het debiteurenbedrag. Bij betaling van het voorschot en of resterende bedrag in de debiteurenadministratie wordt de vordering afgeletterd. Dagelijks worden de verhuurde kamers tegen de verkoopprijs als omzet, te betalen BTW (laag) geboekt. De tegenrekening (debet) wordt geboekt in doorberekende verschotten. Het verschil tussen de verschotten wordt de bakstand genoemd (omzet in portefeuille). Het bepalen en het beheren van de bakstand vraagt inzicht en overzicht. Dit is de reden dat ook hotels met beperkte omvang beschikken over een reserveringssysteem die gekoppeld kan worden met de financiële administratie. Ad C: Bankboek, het koppelen met elektronisch betalen Alle financiële systemen hebben een al dan niet geavanceerde koppeling met elektronisch betalen van een bankinstelling. Crediteuren, lonen en belastingen worden betaald en debiteuren en stortingen worden ontvangen. Het bankboek vormt een algemeen geaccepteerde subadministratie binnen de boekhouding. Voor financiële instellingen is het hanteren van tele- of internetbankieren een noodzakelijke voorwaarde voor het verkrijgen en houden van een kredietfaciliteit. Ad D: Het inkoopboek, het koppelen met (elektronisch) facturen Bij veel organisaties worden inkomende facturen in de sub-administratie inkopen gedifferentieerd naar crediteur en BTW te vorderen en bedrijfsonderdeel, directe kosten of 16

17 indirecte kosten geboekt. Bij dit proces voorzien vele financiële systemen in het inscannen van facturen of verwerken het inlezen van elektronisch facturen. Als een onderneming overzicht en inzicht wenst in het rendement per product dan wordt gebruik gemaakt van een voorraadadministratie (zie ook ad A: koppelen met kassasystemen). Het verwerken van de inkoopfacturen verloopt via de sub-administratie inkopen met gedifferentieerde boekingen naar crediteur en BTW te vorderen en voorraadadministratie per artikel. Bij het afslaan van de kassa s wordt eigen gebruik, representatie en of breuk gecorrigeerd op de inslag door de producten op te nemen in de voorraadadministratie of te nemen als directe kosten. Ad E: De loonadministratie. Periodiek verloont de onderneming de gewerkte uren. Naast het aanpassen van het URS voor actuele wetgeving is er speciale aandacht voor de werkkostenregeling (WKR). Hierbij heeft KPMG Meijburg & Co, een gerenommeerd belastingadviesbureau, de inhoudelijke kennis geleverd. Sinds 1 januari 2011 geldt een nieuwe regeling: de WKR. Door deze regeling kan de onderneming maximaal 1,4% (2003: 1,5%) van uw totale fiscale loon (de 'vrije ruimte' bruto vergoedingen) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Daarnaast kan de onderneming bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gerichte vrijstellingen toe te passen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de onderneming loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Vanaf 2015 geldt de werkkostenregeling voor alle werkgevers. De werkkostenregeling heeft een aantal voordelen: U kunt een vast percentage van de loonsom onbelast vergoeden en verstrekken. U hoeft de meeste vergoedingen en verstrekkingen niet meer op werknemersniveau in uw loonadministratie te registreren (wel op grootboekniveau). U hoeft geen rekening meer te houden met de voorwaarden en beperkingen van de oude regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen: u krijgt meer vrijheid. U kunt de vergoedingen en verstrekkingen zonder meer in de vrije ruimte onderbrengen. U hoeft niet meer te toetsen of uw werknemer de vergoeding of verstrekking zakelijk of privé gebruikt. U waardeert loon in natura meestal tegen de factuurwaarde en niet meer tegen de waarde in het economische verkeer. U kunt normbedragen gebruiken voor maaltijden die u op de werkplek verstrekt, voor huisvesting en inwoning op de werkplek en voor kinderopvang op de werkplek. U hoeft de vergoedingen en verstrekkingen niet te verwerken in de loonstrook. Binnen de werkkostenregeling kunt u nog steeds belast loon omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking volgens het cafetariasysteem. Centraal staat: wat is het totale fiscaal loon en welke werkkosten vallen onder de regeling (de vrije ruimte ) tegen welk bedrag? Het begrip: fiscaal loon Relevant voor de WKR: alle vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon horen. 17

18 Wat valt onder de vrije ruimte : Vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder de gerichte vrijstelling en nihilwaardering kunnen door de ondernemer onbelast worden vergoed aan de werknemer (dus kunnen geboekt worden als kosten voor de onderneming). De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor bijvoorbeeld: Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal 0,19 per zakelijke kilometer. Kosten voor tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. Cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Studie- en opleidingskosten met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties. Verhuiskosten. De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura vallen onder de nihilwaardering en worden voor de vrije ruimte gewaardeerd op nihil (dus kunnen worden geboekt als kosten voor de onderneming): Ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon Arbo-voorzieningen Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd (eigengebruik). De volgende ter beschikking gestelde werkkleding: o kleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls. o werkkleding die op het werk achterblijft. o werkkleding die per kledingstuk is voorzien van 1 of meer duidelijk zichtbare - aan (de bedrijfsorganisatie van) de werkgever gebonden - beeldkenmerken (bijvoorbeeld een bedrijfslogo) met een oppervlakte van ten minste 70 cm2. De renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt (ook binnen cafetariaregelingen). De kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting Ter beschikking gestelde mobiele telefoon of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is. Ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook ergens anders dan op de werkplek kan gebruiken, als het zakelijke gebruik 90% of meer is Ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking. Gebruik van de vrije ruimte. De ondernemer kan belaste vergoedingen en verstrekkingen onder de vrije ruimte brengen of behandelen als eindheffingsloon (80% loonheffing toepassen). Dit met uitzondering van de volgende posten die altijd onder de eindheffing vallen (of door de onderneming niet aan de werknemer worden vergoed, c.q. gezien worden als loon): 18

19 Een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen) Een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning) Boetes Vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten 19