: Reactienota naar aanleiding van de ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting 2015 van de FUMO

Transcriptie

1 Aan de leden van het algemeen Aan de leden van het algemeen bestuur van de FUMO Grou, 24 november 2014 height:12.75 Ons kenmerk : HW/2014/0035 Afdeling : -- Behandeld door : H. van der Werff / Uw kenmerk : Betreft : Reactienota naar aanleiding van de ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting 2015 van de FUMO Geachte mevrouw, heer, Het dagelijks bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 10 juli 2014 de ontwerpbegroting 2015 vastgesteld. Deze ontwerpbegroting 2015 is, tezamen met een aanbiedingsbrief, op 18 juli 2014 verzonden aan Provinciale Staten van Fryslân, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de raden van de Friese gemeenten waarin is vastgesteld dat tot en met 1 november 2014 zienswijzen op de ontwerpbegroting 2015 konden worden ingediend. Ingediende zienswijzen Van de 26 deelnemers aan de FUMO hebben 18 deelnemers een reactie gezonden te weten: van de gemeenten Ameland, Dongeradeel, Franekeradeel, Harlingen, Heerenveen, Het Bildt, Kollumerland, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Opsterland, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Weststellingwerf, de Provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân. Van de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Ferwerderadiel, De Friese Meren, Menameradiel, Ooststellingwerf, Schiermonnikoog en Terschelling zijn geen zienswijzen ontvangen. Twee deelnemers hebben zonder opmerkingen met de begroting ingestemd of deze voor kennisgeving aangenomen. 16 deelnemers hebben een inhoudelijke reactie gegeven. Provinciale Staten van Fryslân, de gemeenteraad van Kollumerland c.a. en de gemeenteraad van Weststellingwerf hebben in hun zienswijzen laten weten niet in te kunnen stemmen met de thans voorliggende begroting. Leeswijzer In deze brief geven wij onze reactie op de ingediende zienswijzen. Uiteraard krijgen daarin de afwijzingen van de ontwerpbegroting van de zijde van de provincie, de gemeente Kollumerland c.a. en de gemeente Weststellingwerf een aparte plaats. Postbus 3347, 8901 DH Leeuwarden J.W. de Visserwei 10, 9001 ZE Grou info@fumo.nl NL93 RABO BTW nr NL B.01 KvK nr

2 Reactie op de ingediende zienswijzen Voordat wij ingaan op de onderwerpen die in de zienswijzen aan de orde zijn gesteld, maken wij eerst een aantal opmerkingen van algemene aard. In een groot aantal zienswijzen worden zorgen geuit over de FUMO. Wij hebben daarvoor veel begrip. Het jaar 2014 is het eerste jaar dat de FUMO daadwerkelijk operationeel is. Dat betekent onontkoombaar dat in een dergelijk startjaar nog niet alles naar behoren functioneert. Er zijn zaken die goed gaan en er zijn zaken die nog niet op orde zijn. Alle bij de FUMO betrokken partijen moeten wennen aan de nieuwe situatie die met de start van de FUMO is ontstaan. Het vraagt van allen die bij de FUMO betrokken zijn: deelnemers, bestuur en de medewerkers van de FUMO, extra energie om van de FUMO een succes te maken. In de ingediende zienswijzen is een breed scala van onderwerpen aan de orde gesteld. Verschillende onderwerpen komen in meerdere zienswijzen voor. Wij hebben er voor gekozen om onze reactie op de zienswijzen rond een aantal onderwerpen te bundelen. Bij de onderwerpen vermelden we welke deelnemers in hun reactie op het betreffende onderwerp zijn ingegaan. Daarna wordt - waar nodig - ingegaan op specifieke opmerkingen in individuele zienswijzen. Achtereenvolgens komen aan de orde: Kostenontwikkeling FUMO (Franekeradeel, Heerenveen, Het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Súdwest-Fryslân, Provincie, Wetterskip Fryslân) Efficiencykorting/bezuiniging/0-lijn/lagere lasten/overhead (Het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Tytsjerksteradiel, Weststellingwerf, Provincie) Gedifferentieerde tarieven (Franekeradeel, Littenseradiel, Opsterland, Provincie) Aantallen inrichtingen (Ameland, Dongeradeel, Harlingen, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Smallingerland, Provincie, Wetterskip Fryslân) Formatie primair proces (Harlingen, Heerenveen, Leeuwarden, Littenseradiel, Súdwest-Fryslân, Weststellingwerf, Provincie) Productieve uren (Franekeradeel, Leeuwarden, Súdwest-Fryslân, Provincie) Bedrijfsplan (Leeuwarden, Provincie) Rapportages (Smallingerland, Weststellingwerf) Programmabegroting en meerjarenraming (Leeuwarden, Opsterland, Smallingerland, Provincie) Restformatie MAD (Ameland, Dongeradeel, Franekeradeel, Leeuwarden, Littenseradiel, Smallingerland, Provincie) Deelnemers die niet instemmen met de ontwerpbegroting (Kollumerland c.a., Weststellingwerf, Provincie) Tijdstip van aanlevering van de ontwerpbegroting (Ameland, Smallingerland) Auditcommissie (Opsterland, Weststellingwerf). 2

3 Kostenontwikkeling FUMO In meerdere zienswijzen worden zorgen geuit over de kostenontwikkeling van de FUMO. Wij delen die zorg, met name daar waar het gaat om de stijging van het uurtarief in relatie tot afname van de door de deelnemers ingebrachte werkzaamheden. Wij geven op hoofdlijnen onze analyse. De uitgaven van de FUMO kunnen op hoofdlijnen onderverdeeld worden in twee posten: 1. de personeelskosten van de formatie voor het primaire proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving en 2. alle overige kosten. De formatie voor het primaire proces wordt bepaald door het aantal in te brengen inrichtingen te vermenigvuldigen met de Fryske uren-norm voor de verschillende categorieën inrichtingen. Voor elke formatieplaats (1 fte.) wordt uitgegaan van productieve uren. Om het uurtarief te bepalen worden de totale kosten van de FUMO gedeeld door het totaal aantal productieve uren. De personeelskosten voor het primaire proces waren in het bedrijfsplan van juni 2012 geraamd op In de ontwerpbegroting 2015 is deze berekend op (de stelpost voor de caoeffecten is naar rato toegerekend). Een stijging van In het bedrijfsplan werd uitgegaan van 101 fte. Voor de berekening van de loonkosten werd - bij gebrek aan een functieboek - steeds het maximum van schaal 10 genomen. In de ontwerpbegroting 2015 wordt uitgegaan van 94,37 fte (93,01 primaire formatie en 1,36 frictieformatie). In deze begroting zijn de werkelijke loonkosten per individuele medewerker opgenomen. Alle overige kosten in het bedrijfsplan waren geraamd op In de ontwerpbegroting zijn deze geraamd op Dat is een stijging van Als percentage uitgedrukt een stijging van 1,47%. De inflatoire werking op het bedrag in het bedrijfsplan tussen juni 2012 (vaststelling bedrijfsplan) en juni 2014 (opstelling ontwerpbegroting 2015) bedraagt 3,84% (bron: consumentenprijsindex algemene bestedingen (referentie 2006 = 100; juni 2012: 111,36; juni 2014: 115,64). Bedrijfsplan 2012 Ontwerpbegroting 2015 Verschil bedrijfsplan en begroting 2015 Personeelskosten primaire formatie Meerkosten Overige kosten totaal Meerkosten = + 1,47% Totaal In de met gestegen ontwerpbegroting 2015 zijn bovendien twee posten opgenomen die niet voorzien waren bij de opstelling van het bedrijfsplan: reiskosten woon-werkverkeer, voortkomend uit het sociaal statuut dat na juni 2012 is vastgesteld en een bedrag van ten behoeve van BTW-compensatie aan het Wetterskip. Het besluit tot BTW-compensatie is door het algemeen bestuur pas genomen na vaststelling van het bedrijfsplan. Deze twee posten gezamenlijk ( ) zijn 3,4% van het totale bedrag aan overige kosten in het bedrijfsplan ad Samengevat: de kosten van de FUMO zijn, exclusief de personeelskosten voor het primaire proces, sinds de vaststelling van het bedrijfsplan met 1,47% gestegen, terwijl de inflatie 3,84% bedroeg. Binnen de stijging van 1,47% is een niet in het bedrijfsplan opgenomen bedrag ad opgevangen). 3

4 Efficiencykorting/bezuiniging/0-lijn/lagere lasten/overhead In meerdere zienswijzen komen oproepen naar voren om te komen tot kostenverlaging door meer efficiency, variërend van 5% tot 10%, door bezuinigingen door te voeren op de overhead, de 0-lijn voor de deelnemersbijdrage aan te houden etc. In het bedrijfsplan van juni 2012 is opgenomen: De FUMO zal in de periode van de eerste drie jaar een efficiencyvoordeel bewerkstelligen, waardoor de jaarlijkse exploitatiekosten vanaf 2016 structureel met 5% zijn afgenomen. Naast dit efficiencyvoordeel zijn de exploitatielasten lager doordat de rentekosten van de lening aan de provincie dalen. In bijbehorende tabel is in 2014 al de eerste efficiencykorting opgenomen, er vanuit gaande dat de FUMO op 1 januari 2013 zou starten. Het startjaar van de FUMO is echter 2014 geworden. De vastgestelde begroting 2014 is de eerste begroting van de FUMO en kan geen efficiencyvoordelen bevatten omdat de FUMO daarvoor nog niet heeft gefunctioneerd. Efficiency wordt pas na verloop van tijd bereikt als een organisatie is ingedraaid en werkzaamheden en processen vloeiender verlopen dan in de startperiode waarin veel nieuw is. Het efficiencyvoordeel van 5% is in het bedrijfsplan berekend over de totale last van de begroting, dus inclusief de personeelskosten voor de formatie van het primaire proces. Een reductie van deze personeelskosten betekent feitelijk een verlaging van personeelsformatie. Daarmee worden wel lagere kosten bereikt, maar er zijn hierdoor tegelijkertijd minder productieve uren beschikbaar, waardoor het uurtarief een opwaarts effect krijgt. De FUMO en dus de deelnemers zijn juist gebaat bij een groter takenpakket (meer primaire formatie) omdat dit bij min of meer gelijkblijvende overige kosten leidt tot een lager tarief. Bij de actualisering van het bedrijfsplan zal aan dit vraagstuk aandacht worden geschonken. Het vastgelegde efficiencyvoordeel van 5% in 2016 zou naar ons oordeel, vanwege de latere start van de FUMO, in 2017 bereikt moeten zijn. Wij zullen er naar streven dit vastgelegde percentage te bereiken, onze opmerkingen in de paragraaf kostenontwikkeling FUMO daarbij betrekkend. In diezelfde paragraaf hebben wij vastgesteld dat de totale lasten van de FUMO, exclusief de personeelskosten voor het primaire proces, in de ontwerpbegroting 2015 zijn geraamd op Van dat bedrag heeft ongeveer betrekking op de dienstverleningsovereenkomsten met de provincie voor de bedrijfsvoering en met de gemeente Leeuwarden voor de huisvesting en facilitaire dienstverlening. Deze contracten zijn voor 5 jaar aangegaan en bevatten bepalingen over jaarlijkse indexering, waarmee de kans groter is dat de lasten hoger worden dan dat er op kan worden inverdiend. Ook een aantal andere posten in de begroting moet als onontkoombaar gezien worden, zodat het bedrag waarop het efficiencyvoordeel moet worden behaald veel geringer is dan de totale begroting van de FUMO. Wij hebben - tegen de achtergrond van de budgettaire mogelijkheden van de deelnemers - begrip voor de wens van meerdere deelnemers om de efficiencykorting op te laten lopen naar 10%, maar wij achten dit, vanwege het bovenstaande, niet realistisch. Wij vragen begrip voor het gegeven dat te realiseren efficiencyvoordelen gebaseerd moeten zijn op inzicht in de mogelijkheid tot kostenreductie. Bij de vaststelling van deze reactienota is de FUMO nog maar 10 maanden operationeel en is er nog maar een beperkt zicht op het realiteitsgehalte van een flink aantal begrotingsposten. Wij zijn van mening dat pas na 1 à 2 jaar voldoende zicht is ontstaan op de noodzakelijke uitgaven om tot een herijking van de begroting over te kunnen gaan. Gedifferentieerde tarieven In meerdere zienswijzen wordt de wenselijkheid/noodzaak tot de invoering van gedifferentieerde tarieven benadrukt. Wij onderschrijven de invoering van gedifferentieerde tarieven zodat de kostprijs per uur voor taken van verschillend niveau meer in overeenstemming wordt gebracht met de zwaarte van de werkzaamheden. Dit is mede nodig in verband met de Wet Markt en Overheid die eist dat tenminste de integrale kostprijs van een product/dienst in rekening wordt gebracht. Gedifferentieerde tarieven 4

5 kunnen een stimulerende werking hebben op het inbrengen van extra taken, met name voor de werkzaamheden met een geringere zwaarte. Het MT van de FUMO heeft inmiddels een plan van aanpak voor de invoering van gedifferentieerde tarieven vastgesteld. De uitgangspunten van dit plan zijn: Gedifferentieerde tarieven hebben alleen betrekking op de plustaken. De implementatiekosten (algemeen en ICT) van de FUMO, die in de begroting zijn opgenomen en voor circa 8 per productief uur in het tarief doorwerken, worden uit het uurtarief gehaald en apart aan de deelnemers in rekening brengt op basis van een nog vast te stellen vaste verdeelsleutel. Er worden vier tariefgroepen onderscheiden, gebaseerd op groepering van de loonschalen 6 tot en met 12. Bij vaststelling van de tarieven per tariefgroep moet er rekening mee worden gehouden dat er geen al te grote herverdeeleffecten ontstaan. Ten aanzien van dat laatste punt wordt opgemerkt dat wijziging van één integraal uurtarief (in de ontwerpbegroting 2015 is dat 91,25) naar gedifferentieerde uurtarieven (voorgesteld wordt 4 tariefgroepen) altijd tot herverdeeleffecten zal leiden. Voor de ene deelnemer zal de invoering tot een lager bijdrage leiden en voor de andere deelnemer tot een hogere. Hoe meer taken worden afgenomen die als zwaarder moeten worden gekwalificeerd, des te groter de kans dat een hogere bijdrage verschuldigd zal zijn. De provincie heeft in haar zienswijze laten weten dat:.eventuele invoering van gedifferentieerde tarieven niet kan leiden tot een verdere verhoging van de provinciale bijdrage. Tegen de achtergrond van de sterk gestegen bijdrage van de provincie begrijpen wij deze opmerking. Hoewel een precieze indeling van alle taken in de genoemde tariefgroepen nog niet heeft plaatsgevonden en dus de herverdeeleffecten nog niet bekend, mag, gelet op de zwaarte van de werkzaamheden van de provincie, een ongunstig effect voor de provincie niet uitgesloten worden. Wij zullen, met inachtneming van de opmerking van de provincie, trachten toch wegen te vinden om een voorstel tot invoering van gedifferentieerde tarieven aan u te kunnen voorleggen. Vaststelling van gedifferentieerde tarieven tijdens de algemeen bestuursvergadering van 11 december 2014, waarin de begroting 2015 wordt besproken, kan niet plaatsvinden. Aantallen inrichtingen In de aanbiedingsbrief bij de ontwerpbegroting 2015 hebben wij vastgesteld dat het aantal inrichtingen dat in het bedrijfsplan 2012 nog op geraamd was, in de ontwerpbegroting 2015 op basis van de door de deelnemers aangeleverde gegevens in mei 2014 naar moest worden bijgesteld. Wij achtten een nadere analyse noodzakelijk, met name vanwege de grote verschillen in daling van het aantal inrichtingen tussen de (gemeentelijke) deelnemers. Deze analyse is gestart met een vergelijking van de bedrijvenlijsten van het bedrijfsplan van juni 2012 en de aangeleverde bedrijvenlijsten in mei Deze verschillenlijst is aan de individuele deelnemers gezonden met de vraag om een verklaring. Bij een aanzienlijk deel van de deelnemers kon een groot deel van de verschillen verklaard worden uit aanpassingen als gevolg van het besluit van 15 mei 2014 van het algemeen bestuur over de rapportage van de commissie kengetallen, wijziging van het Activiteitenbesluit en deels door andere mutaties (komst en vertrek van bedrijven, aanpassingen in de aard van een bedrijf etc.). Bij een aantal deelnemers bleek het noodzakelijk de grote verschillen in gesprekken door te nemen. De peildatum voor de vaststelling van het aantal in te brengen inrichtingen is, normaal gesproken, 1 januari van ieder jaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar. Vanwege de afwijkende tijdplanning voor de begroting 2015 en de noodzakelijk geachte nadere analyse van het aantal inrichtingen, is er voor 5

6 gekozen om de meest recente gegevens in de begroting 2015 op te nemen. Tot medio november 2014 zijn de door de deelnemers doorgegeven aantallen inrichtingen nog verwerkt. Onze conclusie is dat het bijzonder zinvol is geweest deze (tijdrovende) analyse uit te voeren, temeer daar deze overzichten ook van groot belang zijn voor de af te sluiten DVO s, een goede bedrijfsvoering en de planning en uitvoering van de werkzaamheden op het terrein van toezicht en handhaving. Formatie primair proces In enkele zienswijzen wordt aandacht gevraagd voor het in overeenstemming brengen van de formatie met de werkelijke werkvoorraad en aandacht voor het oplossen van de scheefheid in de formatie. Wij presenteren hier nog eens op hoofdlijnen een aantal belangrijke feiten omtrent de formatie. In het bedrijfsplan van 2012 werd de formatie voor het primaire proces berekend op 101 fte. In de ontwerpbegroting is deze bepaald op 93,01 fte. Het verschil van plm. 8 fte laat zich als volgt verklaren: Basistaken gemeenten (provincie onveranderd): 7,83 fte lager * Plustaken gemeenten: 1,66 fte lager Plustaken provincie: 3,00 fte hoger Wetterskip: 1,30 fte lager ** * effecten vanwege de wijziging van het activiteitenbesluit (het gaat hier om een landelijk verplichte aanpassing) en de commissie kengetallen. De effecten van deze twee wijzigingen kunnen niet afzonderlijk worden gekwantificeerd. ** een andere wijze van be- en verrekening van de detacheringskosten en de bijdrage van het Wetterskip in verband met de BTW-compensatie (een uitgebreidere verklaring is terug te vinden bij het onderdeel aanpassingen ontwerpbegroting 2015 ). Bij het ontstaan van vacatures wordt gekeken naar mogelijkheden om medewerkers van afdelingen waar teveel formatie is, de zogenaamde scheefheid, over te plaatsen. Ook bij natuurlijk verloop worden vacatures bij onderdelen met teveel formatie uiteraard niet vervuld. Ook wordt gezocht naar mogelijkheid tot detachering van personeel. Productieve uren Zoals bekend, wordt in de begroting van de FUMO gerekend met productieve uren per jaar. In de eerste managementrapportage is onder andere inzicht gegeven in de omvang van de gerealiseerde productieve uren. In de bij de Marap behorende brief van ons bestuur hebben wij vastgesteld dat de productie achterblijft bij de raming in de begroting. Daaraan liggen verschillende oorzaken ten grondslag. Oorzaken die wij noemden zijn het gegeven dat er sprake is van een nieuwe, startende organisatie, maar ook het feit dat er bij de start nog niet op alle terreinen een helder beeld bestond van de uit te voeren werkzaamheden. Zo waren niet voor alle deelnemers actuele bedrijvenlijsten en uitvoeringsprogramma s beschikbaar. Ook het ontbreken van heldere besluiten over de kentallen en rafelranden en de consequenties ervan voor de uitvoering hebben een rol gespeeld. Wij hebben de verwachting uitgesproken dat de raming van productieve uren in 2014 niet gehaald wordt. Ondanks dit gegeven is het aantal productieve uren in de ontwerpbegroting 2015 ongewijzigd gebleven. Hoewel wij de indruk hebben dat de norm productieve uren per jaar een zware norm is, achten wij het te vroeg om hierover definitieve uitspraken te doen omdat de FUMO nog niet eens een jaar gefunctioneerd heeft. De door de gemeente Súdwest-Fryslân voorgestelde maatregel het aantal productieve uren ad te verhogen achten wij niet realistisch. Wij achten het verantwoord om na twee jaar functioneren deze productiviteitsnorm te herbeoordelen. Wij zullen dat doen in samenhang met een van de aanbevelingen in de door het algemeen bestuur vastgestelde rapportage van de Commissie kengetallen. Daarin is bepaald dat de hardheid van de vastgestelde kengetallen (Fryske normen) voor de duur van 2 jaar gemonitord moeten worden. 6

7 Bedrijfsplan Wij hebben bij de presentatie van begroting 2014 al aangekondigd dat wij het in juni 2010 vastgestelde bedrijfsplan gaan actualiseren. Hieraan wordt inmiddels gewerkt. De FUMO wordt hierbij extern ondersteund. Volgens de opgestelde tijdplanning worden eerste concepten in december 2014/januari 2015 verwacht. Het gaat om een bedrijfsplan voor de periode Wij zien de actualisering van het beleidsplan mede als een eerste evaluatie van de FUMO. We zullen de uitgangspunten van het vastgestelde bedrijfsplan evalueren tegen de achtergrond van de ontwikkelingen die zich sindsdien hebben voorgedaan en zullen een geactualiseerd bedrijfsplan aan u ter bespreking en vaststelling voorleggen dat voor de komende jaren het richtinggevende beleidsdocument voor de FUMO is. Dit geactualiseerde bedrijfsplan vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling en professionalisering van de FUMO. Het plan is er op gericht de bedrijfsvoering op strategisch, tactisch en operationeel niveau verder in te richten zodat producten en diensten efficiënt, effectief en met een goede prijs/kwaliteit verhouding worden geleverd en de dienstverlening transparant plaatsvindt. Op alle drie de niveaus worden ook de ontwikkelopgaven benoemd, waarbij wordt aangegeven wanneer en hoe deze het beste kunnen worden opgepakt. Uiteraard zullen de financiën in het bedrijfsplan een belangrijk plaats innemen. Bij de actualisering van het bedrijfsplan zullen de ingediende zienswijzen en met name ook de thema s die zijn opgenomen in de zienswijze, inclusief de aangenomen motie, van de provincie worden betrokken. Om die reden hebben wij er voor gekozen om Deloitte accountants, die ten tijde van de opstelling van het bedrijfsplan nauw betrokken is geweest bij de financiële kant van het bedrijfsplan, als onafhankelijke externe deskundige op het terrein van financiën en bedrijfsvoering, te verzoeken volledig mee te werken aan het bedrijfsplan. Het bedrijfsplan zal bestaan uit een evaluatie van het bedrijfsplan 2012, een analyse van de huidige situatie en een toekomstperspectief/meerjarenbeleid van de FUMO. Deloitte heeft hierbij als accountant een onafhankelijke rol en taak. Rapportages In artikel 19, lid van de GR staat: Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers door middel van een voor- en najaarsrapportage over de financiële stand van zaken met betrekking tot het openbaar lichaam. Wij zijn van mening dat de deelnemers met uitsluitend een rapportage over de financiële stand van zaken onvoldoende bediend worden. Ook de stand van zaken van de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden hoort daarbij. In deze zin is de eerste managementrapportage opgezet. Binnen de FUMO wordt, in nauw overleg met het controllersoverleg, de planning- en controlcyclus verder uitgewerkt. De eerste gedachten hierover gaat niet uit van twee, maar van drie rapportages per jaar, waarbij wel onderscheid wordt gemaakt naar de aard van de rapportages. Zo wordt gedacht aan een wat beperktere rapportage over het eerste kwartaal omdat de beschikbare gegevens slechts op een korte periode betrekking hebben. De rapportage over het eerste halfjaar wordt een volwaardige en uitgebreide rapportage, terwijl de rapportage over het derde kwartaal het karakter krijgt van een laatste actualisering. Over het vierde kwartaal wordt niet apart gerapporteerd: het begrotingsjaar is afgesloten, bijsturing kan niet meer plaatsvinden en verantwoording vindt plaats in het kader van de jaarrekening. De bedoelde rapportages bevatten geen specifieke individuele informatie per deelnemer. Wij zijn voornemens vier keer per jaar aan de deelnemers overzichten aan te bieden waarin inzicht wordt verschaft over de voortgang van de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden. Het lukt in 2014 nog niet om geheel conform de beschreven werkwijze te rapporteren. Programmabegroting en meerjarenraming In meerdere zienswijzen wordt de noodzaak van een programmabegroting en een meerjarenraming benoemd. Wij onderschrijven die noodzaak. Het MT van de FUMO heeft inmiddels een plan van aanpak vastgesteld over de opzet en inrichting van de programmabegroting. In goede samenspraak 7

8 met de deelnemers wordt via het controllersoverleg gezocht naar de beste wijze van inrichting. De vastgestelde begroting 2015 wordt in de loop van 2015 omgebouwd naar een programmabegroting. Restformatie MAD In een groot aantal zienswijzen wordt ingegaan op de zogenoemde restformatie MAD. Op de eerste plaats benadrukken wij dat de besluiten die zijn vastgelegd in het bedrijfsplan over de restformatie MAD bepalend zijn geweest voor de wijze van vaststelling van de restformatie MAD in de ontwerpbegroting 2015 (en overigens ook in de vastgestelde begroting 2014). Op pagina 14 van het bedrijfsplan is het volgende opgenomen: Gebaseerd op de raming van alle deelnemers bedraagt het totaal aantal met deze plustaken gemoeide werklast 39,5 fte. Dit is inclusief de aanvullende opgave van de MAD gemeenten (9.295 uren).. Op pagina 13 (paragraaf ) is vastgesteld: Bij het opstellen van de formatieberekeningen is uitgegaan van de situatie per 1 januari 2013, dus van de situatie van ná de overdracht.. In tabel 8.2 op pagina 51 van het bedrijfsplan wordt de totale dekking van de begroting ad voor de basis- en plustaken in beeld gebracht. Daarin worden naast de over te dragen provinciale inrichtingen en de daarmee gemoeide bedragen apart de zogenoemde Aanvullende opgave MAD (de restformatie MAD) van uur benoemd. Op grond van het bovenstaande is duidelijk dat met de vaststelling van het bedrijfsplan besloten is de uren restformatie MAD tegen het vast te stellen uurtarief in de begroting op te nemen. Voorts is duidelijk dat de besluiten in het bedrijfsplan genomen zijn als ware het dat de provinciale inrichtingen al waren overgedragen aan de gemeenten. De gemeente Leeuwarden stelt dat er geen sprake is van restformatie omdat de taken die gemoeid zijn met de overgedragen ex-provinciale inrichtingen ook als inbreng meegenomen moeten worden. Wij delen deze zienswijze niet, met beroep op de aangehaalde passage op pagina 51 van het bedrijfsplan. Overigens wordt opgemerkt dat de taken die behoren bij de ex-provinciale inrichtingen niet door de MAD-gemeenten zijn ingebracht en dat er ook geen personeel van de MAD hierbij betrokken is. Verder wordt opgemerkt dat in de zienswijze van de gemeente Leeuwarden op de begroting 2014 in het geheel niet wordt ingegaan op de ex-provinciale inrichtingen in relatie tot de restformatie. Daar wordt de restformatie juist als een gegeven gepresenteerd ( Wij vragen van u een uiterste inspanning deze restformatie omlaag te brengen en een eventuele frictie die ontstaat bij het inzetten van het geplaatste personeel zoveel mogelijk te beperken. ). Wij merken in dat verband op dat de restformatie in het bedrijfsplan was berekend op 6,6 fte. In de ontwerpbegroting 2015 is deze restformatie, vooral als gevolg van personele mutaties, verlaagd tot 3,7 fte. Ten aanzien van de zienswijzen van de gemeenten Littenseradiel en Smallingerland over de restformatie merken wij het volgende op. De 1,36 fte boventalligheid is ontstaan als gevolg van een vermindering van het aantal taken ten opzichte van de werkelijke personele bezetting van alle deelnemers, maar dan juist exclusief de voormalige MAD-gemeenten. Immers, de boventalligheid voor het takenpakket van de MAD-gemeenten gezamenlijk is uitgedrukt in een aparte restformatie. Het zou onredelijk zijn de voormalige MAD-gemeenten eerst te laten betalen voor de eigen restformatie en dan ook nog eens mee te laten betalen aan de boventalligheid die nu juist niet veroorzaakt wordt door deze gemeenten. Ten aanzien van de opvatting van de provincie over de MAD-restformatie merken wij het volgende op. De kosten van de restformatie MAD worden uitsluitend door de voormalige MAD-gemeenten gedragen. De 1,36 fte boventalligheid is niet het gevolg van boventalligheid van de MAD-gemeenten. De provincie wordt - via het uurtarief - mede belast voor de dekking van de 1,36 fte. 8

9 De gemeente Dongeradeel stelt in haar zienswijze: U heeft er hierbij voor gekozen om aan de betrokken gemeenten een bepaalde hoeveelheid formatie toe te delen aan de hand van het inwonertal per gemeente.. Opgemerkt moet worden dat de verdeling van de restformatie aan de hand van het inwoneraantal per gemeente op die wijze plaatsvindt op basis van een besluit van het algemeen bestuur van de MAD. Voorts is de gemeente Dongeradeel van mening dat kosten van de restformatie niet moeten worden bepaald aan de hand van het vast te stellen uurtarief over 2015, maar dat de kosten moeten worden berekend op basis van de gemiddelde loonkosten, zoals dat ook in de begroting is gedaan voor de boventallige 1,36 fte. Wij verwijzen naar de aangehaalde passages in het bedrijfsplan, waarin is besloten de restformatie op basis van het vast te stellen uurtarief in de begroting als dekkingsmiddel in te brengen. In het bedrijfsplan werd uitgegaan van een restformatie van uur tegen een uurtarief van 83,64, hetgeen een bedrag aan dekking van de begroting ad opleverde van De vergelijking met de berekening van de 1,36 fte. boventalligheid achten wij onjuist. Bij deze boventalligheid is er geen zicht op werk dat tegen het vastgestelde uurtarief in rekening kan worden gebracht aan deelnemers, terwijl juist het uitgangspunt bij de restformatie is dat dit wel gebeurt. In het bedrijfsplan wordt daarom - naast de berekening van de formatie van basis- en plustaken - gesproken van een aanvullende opgave voor de MAD-gemeenten. De gemeente Dongeradeel stelt zich op het standpunt dat bepaalde controles efficiënter en goedkoper kunnen worden gedaan door de gemeente zelf. Wij respecteren dat standpunt uiteraard, maar moeten wel vaststellen dat deze taken ook kunnen worden uitgevoerd door de FUMO binnen de nu begrote kosten voor de restformatie van de MAD-gemeenten. Dat spaart de kosten van het zelf doen uit. De gemeente Dongeradeel merkt op dat de FUMO vraagtekens heeft gezet bij de drastische afname van de hoeveelheid bedrijven en stelt daarbij: Daarbij wordt ook met een scheef oog naar Dongeradeel gekeken. Wij vinden dat onterecht. Wij merken hierover op dat wij van alle gemeentelijke deelnemers een analyse hebben gemaakt van de verschillen in aantallen inrichtingen tussen het bedrijfsplan en de gegevens die in 2013 en 2014 zijn overlegd. Over de overblijvende bespreekgevallen heeft overleg plaatsgevonden. Bij veel deelnemers heeft dit geleid tot helderheid en overeenstemming over het werkelijk aantal inrichtingen dat opgenomen dient te worden. Bij een aantal deelnemers bleek het aantal bespreekgevallen zo groot dat hierover aparte gesprekken hebben plaatsgevonden. Een dergelijk gesprek was met de gemeente Dongeradeel niet nodig. De gemeente Franekeradeel is van mening dat: Na het afsluiten van de dienstverleningsovereenkomsten moeten de kosten van de restformatie van de Milieuadviesdienst zijn gesaneerd.. De vraag of de restformatie na het afsluiten van de DVO s is verdwenen hangt af van de inbreng van basis- en plustaken van de voormalige MAD-gemeenten en/of van andere mogelijkheden om deze restformatie te verlagen. In de reactie van de gemeente Ameland dat de MAD-gemeenten restformatie niet dubbel zouden moeten compenseren kunnen wij ons vinden, met de aantekening dat de in de zienswijze genoemde 1,36 fte niet de MAD-restformatie is, maar juist de boventalligheid exclusief de MAD-restformatie. Deelnemers die niet instemmen met de ontwerpbegroting Een drietal deelnemers aan de FUMO heeft laten weten niet in te kunnen stemmen met de ontwerpbegroting. Het betreft de gemeenteraad van Kollumerland c.a., de gemeenteraad van Weststellingwerf en Provinciale Staten van Fryslân. Wij gaan op deze zienswijzen apart in. 9

10 Gemeente Kollumerland De gemeenteraad van Kollumerland c.a. heeft besloten de begroting 2015 af te keuren omdat de raad er onvoldoende vertrouwen in heeft dat het jaar 2015 kan worden afgesloten binnen de financiële kaders van de ontwerpbegroting. In de brief van het college van burgemeester en wethouders, waarin dit standpunt wordt meegedeeld, wordt geen nadere toelichting gegeven op dit standpunt, hetgeen een inhoudelijke reactie van de FUMO niet goed mogelijk maakt. Gemeente Weststellingwerf De gemeenteraad van Weststellingwerf heeft besloten niet akkoord te gaan met de ontwerpbegroting 2015 omdat daarin geen tariefdifferentiatie is opgenomen voor de basis- en plustaken. Voor Weststellingwerf was dat voorwaarde tot toetreding. Met de gemeenteraad van Weststellingwerf zijn wij van mening dat invoering van gedifferentieerde tarieven wenselijk is. In de paragraaf Gedifferentieerde tarieven hebben wij de huidige stand van zaken uiteengezet. Wij achten een breed draagvlak voor voorstellen over de invoering van gedifferentieerde tarieven onder de deelnemers van groot belang. Hiervoor is meer tijd nodig. Derhalve kan niet tegemoet gekomen worden aan de wens van de gemeenteraad van Weststellingwerf. Overigens herhalen we hier het voorlopige uitgangspunt dat er geen gedifferentieerde tarieven voor de basistaken worden ingevoerd. Provinciale Staten van Fryslân Provinciale Staten heeft besloten dat de ontwerpbegroting 2015 niet de instemming van provinciale staten heeft tenzij de FUMO er voor kan zorgen dat voldaan kan worden aan de uitgangspunten van het bedrijfsplan. Wij hebben begrip voor de reactie van provinciale staten inzake de voor de provincie stijgende bijdrage bij gelijkblijvend takenpakket. Wij zijn van echter van mening dat de uitgangspunten van het bedrijfsplan nog steeds volledig overeind staan. Deelnemers brengen verplicht de basistaken in en zijn daarnaast in beginsel vrij in het geheel geen of meer of minder plustaken in te brengen. Ook de wijze van kostentoerekening is sinds de vaststelling van het bedrijfsplan niet gewijzigd. Wij merken over de ontwikkeling van de provinciale bijdrage het volgende op. In het vastgestelde bedrijfsplan van juni 2012 wordt de bijdrage van de provincie geraamd op , corresponderend met de afname van uren. In de vastgestelde begroting 2014 is de provinciale bijdrage geraamd op , corresponderend met uren. In de ontwerpbegroting 2015 is de provinciale bijdrage geraamd op , corresponderend met uren. De bijdrage van de provincie aan de FUMO in de ontwerpbegroting 2015 is ten opzichte van de raming in het bedrijfsplan gestegen met De verklaring voor de gestegen bijdrage ad is drieledig: Voor een bedrag van is de stijging te verklaren vanwege het feit dat de provincie na de vaststelling van het bedrijfsplan heeft besloten de afname van het aantal plusuren met te verhogen. Voor een bedrag van is de stijging van de provinciale bijdrage te verklaren als gevolg van een correctie op een normberekening. In het bedrijfsplan en in de begroting 2014 bleek de Fryske norm niet juist toegepast te zijn voor de onderdelen voorlichting en ketenproblematiek. Dit is gecorrigeerd. 10

11 Het restantverschil ad is het gevolg van het gestegen uurtarief. Het begrote uurtarief in het bedrijfsplan 2012 bedroeg 83,64, terwijl in de ontwerpbegroting 2015 rekening wordt gehouden met een uurtarief van 91,25. Gerekend naar het oorspronkelijke aantal af te nemen uren door de provincie in het bedrijfsplan van betekent dit een hogere bijdrage van { x (91,25 83,64)} (met afrondingsverschil). Het gestegen uurtarief wordt niet verklaard door gestegen kosten. De begrote lasten in het bedrijfsplan 2012 bedroegen , terwijl deze in de ontwerpbegroting bedragen; een zeer geringe stijging (ondanks gestegen kosten tussen 2012 en 2015). De stijging van het uurtarief wordt veroorzaakt door een vermindering van de opdrachten aan de FUMO van de zijde van de gemeentelijke deelnemers. Deze vermindering heeft voor het overgrote deel (ongeveer 80%) betrekking op de vermindering van het aantal in te brengen inrichtingen, met name als gevolg van de besluiten die het algemeen bestuur van de FUMO heeft genomen op basis van de rapportage over de kentallen/rafelranden (de commissie Raap ). Daarnaast speelt ook een wijziging van het Activiteitenbesluit een rol. In beperkte mate (voor ongeveer 20%) wordt de verhoging van het uurtarief veroorzaakt door een verlaging van het aantal plusuren van de gemeentelijke deelnemers (plm.1,65 fte). In het voorstel van het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten wordt opgemerkt: bij een gelijkblijvende inbreng van taken door de provincie stijgt de financiële bijdrage van de provincie ten opzichte van het bedrijfsplan (17%) relatief veel meer dan op basis van een redelijk geïndexeerde tariefsverhoging zou worden verwacht. Uit het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat deze stelling onjuist is. De stijging van plm. 17% wordt voor ongeveer 7,5% veroorzaakt door een verzoek van de provincie tot uitbreiding van taken ten opzichte van het bedrijfsplan. Voor 9,5% wordt de verhoging veroorzaakt door de overige hierboven geschetste ontwikkelingen. In de paragraaf Kostenontwikkeling FUMO hebben wij de inflatoire werking op het budget uit het bedrijfsplan geschat op 3,84%. Samenvattend De bijdrage van de provincie is ten opzichte van het bedrijfsplan 2012 gestegen met Voor wordt dit verklaard door extra ingebrachte taken. Voor wordt dit verklaard door een correctie op een onjuist berekende norm. De overige stijging ad is het gevolg van een gestegen uurtarief. In de zienswijze wordt gesteld dat bij ongewijzigd beleid en bij een verder afnemende werkvoorraad en niet ingrijpen in de overhead, de kosten voor de provincie zullen stijgen, omdat de uurtarieven dan blijven stijgen. Deze constatering is op zich correct, maar wij verwachten niet dat er sprake zal zijn van een verdere afname van de werkvoorraad. Met de aanpassing van de aantallen inrichtingen op grond van de besluiten van het algemene bestuur op basis van de rapportage van de commissie kengetallen lijkt het aantal inrichtingen zijn laagste punt bereikt te hebben. Provinciale staten achten het nodig dat door het opvoeren van het aantal productieve uren/vergroting van de deelname aan de FUMO moet leiden tot lagere tarieven. Wij onderschrijven deze stelling: vergroting van de inbreng van deelnemers van taken aan de FUMO zal tot een meer robuuste organisatie met een lager uurtarief leiden. De FUMO kan daarbij, onder andere door goede kwaliteit te leveren, die extra inbreng stimuleren, maar het is en blijft de autonome beslissing van iedere afzonderlijke deelnemer om de omvang van het (aanvullende) takenpakket zelf te bepalen. 11

12 De door provinciale staten in de zienswijze genoemde maatregelen zijn op twee punten na hiervoor reeds behandeld. Deze twee punten zijn: De provincie vraagt een specificatie van provinciale plustaken te geven. Vastgesteld kan worden dat in de nagenoeg afgeronde DVO voor 2014 al een uitgebreide specificatie is gegeven. Deze lijn zal doorgetrokken worden naar de jaren daarna. Voorts verzoekt de provincie aan te geven of alle overgedragen provinciale bedrijven in overzichten tegen de provinciale kengetallen en vergoedingsniveau zijn opgenomen. Wij merken daarover op dat een juiste aanlevering van de inrichtingen in de juiste categorieën een verantwoordelijkheid is van elke deelnemer. Bij de analyse van de bedrijvenlijsten is door ons wel extra aandacht geschonken aan de ex-provinciale inrichtingen. Met betrekking tot de kengetallen die voor de ex-provinciale inrichtingen worden gehanteerd herhalen we hetgeen ook al is opgenomen in de begroting 2014: Voor de provinciale inrichtingen is de norm die de provincie tot en met 2013 gebruikt, gehanteerd. Dit geldt ook voor de inrichtingen waarvan het bevoegd gezag met ingang van 2014 overgaat van de provincie naar de gemeenten. Tijdstip van aanlevering van de ontwerpbegroting In meerdere zienswijzen wordt gewezen op de noodzaak de ontwerpbegroting tijdig aan Provinciale Staten, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de gemeenteraden aan te bieden en tot tijdige vaststelling, uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar, over te gaan. Uiteraard onderschrijven wij dat. De start van de FUMO heeft er toe geleid dat bij de begrotingen over 2014 en 2015 niet kon worden voldaan aan dit uitgangspunt moet in dit opzicht ook als een overgangsjaar worden gezien. Voor de begroting 2016 gaan wij uit van verzending van de ontwerpbegroting medio februari De zienswijzeperiode eindigt medio mei, zodat tijdige vaststelling van de begroting kan plaatsvinden. Auditcommissie In meerdere zienswijzen wordt gevraagd naar instelling van een financiële commissie. In de vergadering van het algemeen bestuur van 2 oktober 2014 is de vorming van een bestuurlijke financiële commissie aan de orde geweest. Vastgesteld is dat gestreefd wordt naar een auditcommissie, bestaande uit leden van het algemeen bestuur. In de vergadering van het algemeen bestuur van 11 december 2014 zal een voorstel tot instelling van de auditcommissie worden voorgelegd. De commissie zal uit plm 5 leden bestaan. De leden van het algemeen bestuur zijn gevraagd hun eventuele belangstelling voor het lidmaatschap van de auditcommissie kenbaar te maken. Dat heeft er toe geleid dat 5 leden van het algemeen bestuur bereid zijn als lid van de auditcommissie toe te treden. Individuele reacties op zienswijzen Hieronder treft u reacties op individuele zienswijzen aan voor zover deze bij de hierboven beschreven thema s niet aan de orde zijn geweest. Gemeente Ameland De forse urentoename in de begroting 2015 ten opzichte van de begroting van 2014 is naar het oordeel van Ameland niet terug te rekenen op basis van het aantal inrichtingen. Een toename van 133 uur op basis van een toename van één inrichting vindt de gemeente niet opportuun. Reactie: in de begroting 2014 zijn voor Ameland 11B-, 1 C- en 2 ex-provinciale B-inrichtingen opgenomen. In de opgave van Ameland op 12 mei 2014 zijn dat 10 B-, 3 C- en 2 ex-provinciale C- inrichtingen geworden. Deze mutaties leiden tot plm. 133 uur extra. Wij hebben hierna van Ameland in november 2014 hierop een correctie ontvangen die in de paragraaf Noodzakelijke aanpassingen van de ontwerpbegroting 2015 wordt verwerkt. 12

13 Gemeente Smallingerland De gemeente Smallingerland uit zijn zorgen over de wijze waarop de verdeling van eventuele onderdekking plaatsvindt. Bij onderproductie van plusuren bij individuele gemeenten draait het collectief hiervoor op. Reactie: de FUMO heeft zich steeds op het standpunt gesteld dat basistaken niet worden afgerekend en tegen abonnementstarief worden afgenomen. Voor de plusuren heeft de FUMO zich steeds op het standpunt gesteld dat op nacalculatiebasis definitief wordt afgerekend. Dan kan zich het door de gemeente Smallingerland geschetste effect voordoen. Deze wijze van afrekening is overigens niet expliciet in de GR bepaald. De gemeente Smallingerland is van mening dat de inbreng van extra taken slechts soelaas biedt als niet automatisch het principe mens volgt werk volgt. Reactie: bij de start van de FUMO is dit principe wel leidend geweest, maar na de start is dit geen beleid meer van de FUMO. In voorkomende gevallen zal dit situationeel worden bezien. Gemeente Littenseradiel In de aanbiedingsbrief bij de ontwerpbegroting 2015 wordt op pagina 2 gesproken over noodzakelijke bezetting. Wat wordt daarna precies mee bedoeld? Reactie: met noodzakelijk bezetting wordt bedoeld het totaal aantal fte. dat nodig is voor de uitvoering van alle opgedragen taken gezamenlijk. Gemeente Franekeradeel Het inzicht in de opbouw van het bedrag voor de plustaken ontbreekt. Reactie: het begrote bedrag aan plustaken voor Franekeradeel is gebaseerd op uren. Dit aantal is verdeeld over de verschillende taken conform de eigen opgave. In de begroting worden deze specificaties niet voor alle deelnemers opgenomen omdat elke deelnemer deze zelf heeft aangeleverd. In de ontwerpbegroting staat op pagina 14 dat taken op het gebied van het omgevingsrecht (milieudeel) op grond van de packagedeal moeten worden uitgevoerd door RUD s. Dit is in onze ogen echter geen juiste voorstelling van zaken. Reactie: slechts voor de provinciale en de ex-provinciale inrichtingen geldt dat de FUMO verantwoordelijk is voor alle onderdelen van de omgevingsvergunning, dus inclusief de BRIKS-taken. Deze laatste taken zijn niet meegenomen in de kengetallen. Voor de overige inrichtingen in het basistakenpakket geldt dat de FUMO alleen verantwoordelijk is voor het milieudeel van de omgevingsvergunning. De begroting voldoet niet aan de kwaliteitscriteria. Reactie: de begroting kan nog niet in alle opzichten voldoen aan de voorschriften in het BBV. Daarin komt verandering met de vaststelling van een programmabegroting met meerjarenraming en bijbehorende paragrafen. Gemeente Tytsjerksteradiel Hoewel de ontwerpbegroting 2015 een krimp laat zien ten opzichte van de begroting van 2014 constateert de gemeente dat de bijdrage wel toeneemt. Dit wordt niet acceptabel geacht. Reactie: hoewel de ontwerpbegroting 2015 een daling van de kosten laat zien ten opzichte van de begroting 2014 is het uurtarief wel gestegen. Daarnaast is de Fryske norm voor voorlichting en ketenproblematiek (zie pagina 6 van de ontwerpbegroting) gecorrigeerd. De combinatie van een hoger uurtarief en een correctie op de norm zorgt voor hogere tarieven voor de verschillende categorieën 13

14 inrichtingen. Voor de gemeente Tytsjerksteradiel betekent dit een hogere bijdrage van circa ten opzichte van Wij gaan er vanuit dat wij met deze uitgebreide reactie adequaat gereageerd hebben op de ingediende zienswijzen ten behoeve van de bespreking van de begroting 2015 in het algemeen bestuur. Hoogachtend, namens het dagelijks bestuur, L.I. Diks, voorzitter M. van der Wal, secretaris/directeur 14