Projectplan voor Ontvlechting Middelsee ICT. ICT-migratie voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel

Transcriptie

1 Middelsee ICT Projectplan voor Ontvlechting Middelsee ICT ICT-migratie voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel Project ROM (Realisatie Ontvlechting Middelsee) opdrachtgever projectmanager Jeroen IJkema (SOM) Harry Verkaik datum 11 maart 2015 versie 1.0 status Definitief 1

2 Managementsamenvatting Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten wensen voor het werkveld en de bedrijfsvoering ICT tijdig in 2014 en 2015 voorsorteren op de nieuwe organisatie en samenwerkingsverbanden die gaan ontstaan. Er zijn voor Informatievoorzienig (IV) en ICT fundamentele keuzen voor standaardisering gemaakt waarbij de centrumgemeente Leeuwarden een belangrijke rol vervult. Voor de in te zetten applicaties geldt het leidende principe dat de standaardoplossingen worden ingezet. Voor de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer wordt gebruik gemaakt van de diensten van het Shared Servicecentrum Leeuwarden (SSL). Om dit laatste te kunnen bereiken zullen data en applicaties per gemeente vanuit Middelsee ICT ( samenwerkingsverband tussen de gemeenten Leeuwarderadeel, Menameradiel, Ferwerderadiel en het Bildt) moeten worden gehaald en gefaseerd naar SSL of andere ICT-dienstverleners beschikbaar worden gesteld. Dit traject wordt aangeduid als ontvlechten. Het inrichten van de nieuwe technische omgeving in Leeuwarden maakt onderdeel uit van project Transitie/ Invlechting waarvoor de eindverantwoordelijkheid ligt bij de gemeente. Doel van het project Ontvlechting Middelsee ICT is: - Het realiseren van de technische ontvlechting (applicaties, data en systemen) voor de specifieke gemeente(n) vanuit de bestaande ICT-omgevingen Middelsee ICT naar primair de ICT-omgeving van het SSL Leeuwarden of naar een andere leverancier/ provider. - Het realiseren van de definitieve afbouw van de bestaande ICT-omgeving en staande organisatie Middelsee nadat de technische ontvlechtingen succesvol en volledig hebben plaatsgevonden. Het eindresultaat is: - Een volledig opgeheven organisatie Middelsee ICT medio Hierna zijn er geen incidentele en structurele kosten in het kader van het samenwerkingsverband Middelsee ICT meer van toepassing. - Alle data en applicaties zijn overgedragen en in beheer bij SSL en /of bij andere door de betreffende gemeente aangewezen ICT-organisaties in beheer - De overdracht omvat onder meer ook de overdracht, de splitsing resp. de beëindiging van de door Middelsee ICT afgesloten en beheerde contracten (licenties, service- en diensten). De ontvlechting en de invlechtingen worden sterk bepaald door de nieuwe organisatorische context. Dit bepaalt mede te realiseren uitvoeringsplanning per gemeente. Dit betekent dat de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel de volledige ontvlechting uit Middelsee ICT, volgens hun huidige planningen, in 2015 willen realiseren. Voor de gemeenten het Bildt en Menameradiel geldt dat dit in april 2016 de situatie is. De volledige ontmanteling van Middelsee ICT wordt daarmee op 1 juli 2016 gerealiseerd. Binnen het SOM zijn over de (financiële) afwikkeling nadere bestuurlijke afspraken gemaakt. Het traject van Ontvlechting en Invlechting is complex. Een reden om in dit plan veel aandacht te besteden aan de randvoorwaarden en uitgangspunten die gelden; dit om te voorkomen dat er tijdens de uitvoering hiermee veel projecttijd verloren gaat. De complexiteit om vanuit een staande en werkende ICT-organisatie fasegewijs data en applicaties over te zetten en systemen uit te schakelen, weerspiegelt zich ook in de kosten voor Ontvlechting. 2

3 Deze zijn nu geraamd op een totaalbedrag van (excl. BTW) uitgaande dat in 2015 de gemeenten Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel volledig naar SSL worden gemigreerd. In de uitwerking van de organisatiestructuur van het project is ook rekening gehouden met de wederzijdse afhankelijkheden die zich in het traject van ontvlechting en invlechting voordoen. Deze relaties en afhankelijkheden alsmede de verantwoordelijkheden zijn verder op het niveau van op te leveren hoofdproducten benoemd. De initiële risicoanalyse maakt onderdeel uit van dit projectplan. 3

4 Goedkeuring en documenthistorie Goedkeuring SOM Naam Functie Datum Jeroen IJkema Gemeentesecretaris/ algemeen directeur Menameradiel Harrie Siegersma Gemeentesecretaris/ algemeen directeur Leeuwarderadeel Ruud Goeman Gemeentesecretaris/ algemeen directeur het Bildt Hans Steen i.o.v. Jan Hofstede Gemeentesecretaris/ algemeen directeur Ferwerderadiel 9 maart maart maart maart 2015 Distributie Documentversie Status Datum Naam ontvanger(s) 0.1 concept 21 juli Hendrik Jan Schot (beoordelen) 0.2 Concept 24 juli HJ Schot, Harmen Akkerman, Klaas de Haan, Eveline van der Staal, Hans Steen, Gerard de Haan (beoordelen) 0.3 Concept 19 augustus Eveline van der Staal,Wilfred van der Schaaf, Hendrik Jan Schot 0.9 Definitief Concept 3 december Eveline van der Staal,Wilfred van der Schaaf, Hendrik Jan Schot, Melle van der Heide, Gerard de Haan, Hans Steen, Aart van Tuijl, Tjally Otter, Syds Post (beoordelen, eindreview) 0.99 Definitief Concept 11 januari 2015 Hendrik Jan Schot, Gerard de Haan, Hans Steen, Aart van Tuijl, Tjally Otter, (eindbeoordeling CIM) Definitief concept 23 januari Definitief 11 maart Jeroen IJkema, Harrie Siegersma, Hans Steen, Ruud Goeman 4

5 Versiebeheer Datum Versie Auteur Korte omschrijving aanpassing 18 juli 0.1 Harry Verkaik Initiële versie 24 juli 0.2 Harry Verkaik Diversen, n.a.v. besprekingen HJ Schot 19 augustus 0.3 Harry Verkaik Nav. review Eveline van der Staal, Syds Post, Wilfred van der Schaaf, Gerard de Haan en Aart van Tuijl 19 november 0.4 Harry Verkaik Verwerking kaderafspraken SOM, afspraken projectgroep, diverse gegevens invlechting en SSL 2 december Harry Verkaik Verwerking laatste gegevens. 9 januari Harry Verkaik Verwerking review Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel 23 januari Harry Verkaik Verwerking diverse laatste opmerkingen Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel 11 maart Harry Verkaik n.a.v. besluitvorming SOM 9 maart

6 Inhoud Managementsamenvatting... 2 Goedkeuring en documenthistorie Inleiding Aanleiding en achtergrond project Doel Totstandkoming Context ontvlechting Projectdefinitie Doelstelling Eindresultaten Bereik en afbakening Algemene randvoorwaarden en uitgangspunten Relaties met andere projecten Aanpak en fasering Planning Financiële gegevens Projectorganisatiestructuur Projectbeheersing Projectrisico s Bijlage 1: Communicatieplan Bijlage 2: Grafische weergaven projectplanning Bijlage 3: Producten Ontvlechting en Invlechting Bijlage 4: RACI-tabel

7 1. Inleiding Ontvlechting Middelsee ICT 1.1. Aanleiding en achtergrond project Per 1 januari 2018 vindt een gemeentelijke herindeling voor een groot aantal gemeenten in Noordwest en Noordoost Friesland plaats. De bestuurlijke routes en besluitvorming om tot diverse nieuwe gemeentelijke organisaties te komen, verschillen sterk per situatie. Gemeenten zijn er het over eens dat er tijdig op de komende situatie van de gemeentelijke herindeling respectievelijke ambtelijke fusie per april 2015 (van toepassing op Ferwerderadiel) voorgesorteerd dient te worden. Dit geldt in het bijzonder voor het werkveld en de bedrijfsvoering van ICT. Bestaande samenwerkingsverbanden en regelingen op het gebied van ICT dienen - met als streefdatum 1 januari ontvlochten te worden en vervolgens ingericht te worden op de nieuwe gemeentelijke situatie die uiterlijk op 1 januari 2018 van kracht wordt. Dit laatste wordt veelal geduid met het begrip invlechten. Er zijn in het kader van Informatievoorzienig (IV) en ICT fundamentele keuzen ten aanzien van standaardisering gemaakt. De centrumgemeente Leeuwarden speelt daarbij een sleutelrol. Voor de in te zetten applicaties geldt het leidende principe dat de standaardoplossingen (productvoering, inrichting en beheerprocessen) van Leeuwarden IV worden ingezet.. Hierbij blijven overigens het informatiemanagement en functioneel beheer onder verantwoordelijkheid van en uitvoering door de gemeente plaatsvinden. Voor de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer wordt gebruik gemaakt van de diensten van het Shared Servicecentrum Leeuwarden, verder in document te noemen SSL. De overgang naar het nieuwe applicatielandschap, gebaseerd op de standaard van Leeuwarden, alsmede het overbrengen van technische voorzieningen en diensten naar SSL, wordt veelal in de praktijk aangeduid als het programma of project ICT-migratie. Een veel omvattend begrip, met diverse aandachtsvelden en verschillende verdelingen van verantwoordelijkheden. In dit document zal nadrukkelijk worden aangegeven welke organisatie/entiteit voor welke activiteiten verantwoordelijk is in het kader van ontvlechting vanuit de bestaande ICT-omgeving en de invlechting in de ICT-omgeving van de gemeente Leeuwarden. Tegelijk met deze overheveling en ontvlechting vindt er in een aantal situaties een sanering van applicaties plaats en wordt er gestandaardiseerd naar een (nieuwe) set van applicaties voor alle gemeentelijke bedrijfsfuncties. Deze standaard is gebaseerd op de normen van Leeuwarden en zijn mede in samenspraak bepaald met de gemeenten die naar SSL overgaan. In dezelfde periode van overheveling van taken en werkzaamheden, ontvlechting van systemen en standaardisering van applicaties, zal de beheerorganisatie voor Informatievoorziening binnen elke gemeente beter en anders moeten worden ingericht. Gemeenten zullen hierbij veel aandacht moeten besteden aan de opzet en inrichting van de regieorganisatie en het vervullen van de opdrachtgeversrol om professioneel grip te krijgen en houden op de gevraagde en afgesproken dienstverlening door SSL en andere ICT-dienstverleners. Met de overgang naar SSL ontstaat er een wezenlijk andere situatie voor de gemeenten dan nu in Middelsee ICT het geval is Doel Dit document gaat primair over de ontvlechting van applicaties en systemen vanuit Middelsee ICT en vervolgens de organisatorische en finale technische ontmanteling van Middelsee ICT. Middelsee ICT is het huidige samenwerkingsverband voor de uitvoering van het ICT-beheer voor de gemeenten Leeuwarderadeel, Ferwerderadiel, het Bildt en Menameradiel. 7

8 1.3. Totstandkoming Ontvlechting van Middelsee ICT kan alleen plaatsvinden indien vooraf bekend is hoe de nieuwe ICT-situatie voor elke betrokken gemeente er uit gaat zien (de landingsbaan). In de maanden mei tot november 2014 zijn er door de vier betrokken gemeenten plannen ontwikkeld, waarin de aanpak tot ICT-migratie en de invlechting gericht op de nieuwe gemeentelijke situaties zijn beschreven. Dit plan is dan ook mede gebaseerd op de volgende documenten: 1. Plan van aanpak ICT migratie gemeente Ferwerderadiel (juni 2014) door Martijn Pittens en Wilfred van de Schaaf. Definitieve versie. 2. Plan van aanpak migratie ICT Leeuwarden voor de gemeente Leeuwarderadeel door Eveline van der Staal. Definitieve concept. 3. Programmaplan ICT Westergo (mei 2014) door Harry Verkaik. Definitieve versie Context ontvlechting De ontvlechting van Middelsee ICT is het directe gevolg van de bestuurlijke besluitvorming om tot gemeentelijke herindelingen en andere samenwerkingsverbanden binnen het werkgebied Noordwest en Noordoost Friesland over te gaan. Tegelijk is besloten om de uitvoering van het technisch (applicatie) beheer, tot op heden uitgevoerd door Middelsee ICT, voor de nieuwe gemeentelijke constellaties onder te brengen bij het onderdeel ICT van SSL. Onderstaand schema geeft kort samengevat de situatie per gemeente weer. Situatie per gemeente voor het ICT-domein (per oktober 2014). Gemeente Leeuwarderadeel Ferwerderadiel Het Bildt Menameradiel Eindsituatie Onderdeel van Ambtelijke fusie Onderdeel Onderdeel gemeente DDFK met nieuwe nieuwe Leeuwarden intentie tot gemeente gemeente bestuurlijke fusie, Westergo Westergo Afwijking huidige t.o.v. toekomstige landschap Beperkt. Kernapplicaties Beperkt. Kernapplicaties Groot. Kernapplicaties Groot. Kernapplicaties redelijk overeen redelijk overeen voor merendeel voor merendeel met Leeuwarden met Leeuwarden. Definitieve afstemming niet zelfde als Leeuwarden en/of niet zelfde als Leeuwarden en/of DDFK. Profin Franekeradeel Franekeradeel hosten bij Procura in afwachting van koers NO/DDFK. Nog in opdrachtgeversoverleg beschikbaarheid Probel in 2015 in MS-omgeving vast te stellen (optie direct van MS naar SSL?) 8

9 Gemeente Leeuwarderadeel Ferwerderadiel Het Bildt Menameradiel Procesharmonisatie Beperkt. Beperkt.. Redelijk groot. Redelijk groot. Leeuwarden is Afhankelijk van Harmonisatie Harmonisatie leidend. afspraken in met 3 met 3 DDFK-verband. Procesharmonisatie gemeenten. gemeenten. aansluitend op Leeuwarden niet Werkaanpak hoofdlijnen Start met basisregistraties daarna direct werkplekmigratie, daarna in twee tranches de overige applicaties en implementatie. Planning afronding ontvlechting Middelsee Ingang ICT Beheer Leeuwarden Aanwezige lokale infrastructuur/apparatuur Aanwezig lokale applicaties / niet in beheer Middelsee ICT Aanwezigheid uitwijk op locatie t.b.v. Middelsee ICT van toepassing. Gefaseerd. Start met basisregistraties en DDS, werkplekken en C/D applicaties. Met tijdelijke Cloud oplossingen voor Profin en mogelijk Probel (zie optie bij Afwijking). 4 e kwartaal 015. Afgerond eind 2015 met mogelijk nazorg begin Gefaseerd van april Volledig vanaf /november december 2015 Ja. Inventarisatie afgerond. Ja. Inventarisatie door project Invlechting Ldeel Niet toepassing van Gefaseerd van Q1/2015. Volledig vanaf december2015. Ja. Inventarisatie afgerond. Ja. Inventarisatie door project Invlechting Fdiel Ja. Fdiel fungeert als uitwijklocatie t/m Q4/2014 Gefaseerd. Start met basisapplicaties (A/B), werkplekken en C/D applicaties. Met mogelijk tijdelijke oplossingen April 2016 door harmonisatie processen en integratie applicaties Gefaseerd vanaf Q Volledig Q1/2016 Ja. Ja. Inventarisatie door project Invlechting Westergo Neen. Vanaf 1/1/15 locatie voor uitwijk. Gefaseerd. Start met basisapplicaties (A/B), werkplekken en C/D applicaties. Met tijdelijke oplossingen mogelijk April 2016 door harmonisatie processen en integratie applicaties. Gefaseerd vanaf Q Volledig Q1/2016 Ja. Ja. Inventarisatie door project Invlechting Westergo Ja, oude gemeentehuis fungeert als uitwijklocatie tot einde

10 2. Projectdefinitie 2.1 Doelstelling Projectdoelstelling 1. Het realiseren van de technische ontvlechting (applicaties, data en systemen) voor de specifieke gemeente(n) vanuit de bestaande ICT-omgevingen Middelsee ICT naar primair de ICT-omgeving van het SSL Leeuwarden of naar een andere leverancier/ provider. Toelichting: De inrichting van de ICT-omgeving bij SSL voor de desbetreffende gemeente is een onderdeel van de invlechting. Deze ICT-omgeving wordt volgens de standaarden en eisen van Leeuwarden ingericht. Dit betekent dat de bestaande technische infrastructuur en werkplekken vanuit Middelsee ICT in principe niet worden ingezet en dat SSL een eigen nieuwe omgeving opbouwt. Niet alle bestaande applicaties of diensten worden door SSL in beheer genomen. Desbetreffende gemeente bepaalt zelf de nieuwe leverancier en omgeving. Historische data worden niet in alle situaties naar de SSL-omgeving overgebracht. Voor de applicaties die met het vertrek uit Middelsee worden opgeheven, zal het project Ontvlechting deze archiveren volgens door de gemeente aangegeven bewaartermijnen. Middelsee ICT draagt deze gegevens digitaal aan de gemeente over. Gemeente kunnen om moverende redenen er ook voor kiezen op historische applicatiedata elders onder te brengen. Desbetreffende gemeente bepaalt zelf de keuze voor oplossing, leverancier en omgeving. 2. Het realiseren van de definitieve afbouw van de bestaande ICT-omgeving en staande organisatie Middelsee nadat de technische ontvlechtingen succesvol en volledig hebben plaatsgevonden. Toelichting: Doelstelling 2 kan pas worden gerealiseerd nadat de transities voor alle gemeenten volledig hebben plaatsgevonden waardoor er geen gebruik meer wordt gemaakt van de algemene ICT-voorzieningen, infrastructuur en netwerkverbindingen van Middelsee ICT. 2.2 Eindresultaten 1. Het eindresultaat van de ontvlechting is een volledig opgeheven organisatie Middelsee ICT medio Alle data en applicaties zijn overgedragen en in beheer bij SSL en /of bij andere door de betreffende gemeente aangewezen ICT-organisaties in beheer. 3. De overdracht omvat onder meer ook de overdracht, de splitsing resp. de beëindiging van de door Middelsee ICT afgesloten en beheerde contracten (licenties, service- en diensten). Na volledige ontvlechting en ontmanteling zijn er geen incidentele en structurele kosten in het kader van het samenwerkingsverband Middelsee ICT meer van toepassing. 10

11 De veranderingen die door deze ontvlechting en overdracht worden gerealiseerd op het niveau van: PROCESSEN Gewijzigd: Proces van technisch ICT-beheer wordt door SSL uitgevoerd Proces van technisch applicatiebeheer wordt door SSL uitgevoerd Het proces van de technische registratie m.b.t. toekennen en wijzigen van autorisaties en rechtenstructuur volgt een andere procedure tussen Leeuwarden en de gemeente. Dit geldt voor de gemeenten die zelf geen onderdeel van Leeuwarden gaan uitmaken. Het proces van incidenten, verstoringen en probleemoplossing is volgens het model van Leeuwarden. Het proces van Changemanagement is grotendeels volgens het model van Leeuwarden. Change is voor een deel een IM/FB aangelegenheid en dus vanuit gemeente gestuurd en geregeld ( BiSL deel change-proces, inclusief CAB). De uitvoering hiervan verloopt via het model Leeuwarden (ASL). Het proces Rapportages ( periodieke overzichten Servicedesk) vindt volgens model Leeuwarden plaats. (Bestaande) regieproces (SLA/DAP) ingericht op en naar model SSL. Proces voor servicemanagement heringericht op en naar situatie SSL Leeuwarden Het proces van inkoop van ICT-producten (hardware, software, diensten) is volgens proces en procedures SSL. Licenties voor applicaties (t.b.v. proces of bedrijfsvoering) worden door de gemeente aangeschaft; waar mogelijk gebruik te maken van de raamovereenkomsten SSL met leveranciers.. Ongewijzigd: Het proces functioneel beheer blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente. De gemeente zal dit proces wel aanmerkelijk moeten verbeteren. NB. Proces kan wijzigen door samenvoeging andere gemeente of deze dienstverlening eventueel door SSL IM te laten uitvoeren. Het proces van functioneel applicatie beheer blijft de verantwoordelijkheid van de diverse gemeenten. De gemeente zal dit proces aanmerkelijk moeten verbeteren om SSL professioneel tegemoet te treden.. Proces autorisatiebeheer blijft in tact met andere procedure. Gemeente blijft eindverantwoordelijk voor organisatorisch vastleggen en toewijzen van rechten en rollen. Proces van behoeftemanagement. Blijft verantwoordelijkheid van de gemeenten. Werking van proces te verbeteren om met SSL volwaardig in gesprek te gaan. Informatiebeveiliging; blijft de verantwoordelijkheid van de gemeente. Stelt echter aanzienlijke eisen, ook richting SSL, aan de invulling (tijd en kwaliteit) van dit proces. Proces van lokaal ICT beheer (zeer beperkte omvang) ORGANISATIE Gewijzigd: Na de ontvlechting worden er geen ICT beheeractiviteiten door Middelsee ICT voor de vier gemeenten uitgevoerd. De organisatie Middelsee ICT is - na afloop van de nazorgperiode- niet meer aanwezig Vast en geduid personeel van de organisatie Middelsee ICT werkt bij SSL op detacheringsbasis of in andere (IV)-functie 11

12 De organisatie Informatievoorziening. Taken van voormalig Middelsee ICT te beleggen binnen I- functie gemeenten. INFORMATIE Gewijzigd: Informatie(voorziening) wijzigt door inzet en toepassing andere applicaties in het kader van afspraken gemeentelijke herindeling en standaardisering Leeuwarden INFRASTRUCTUUR & TECHNOLOGIE Gewijzigd: Inzet van netwerk, infrastructuur en technologie van SSL (zeer beperkt hergebruik infrastructuur en techniek Middelsee ICT) Netwerkverbindingen door iedere gemeente afzonderlijk met locatie SSL (2x) Inzet actieve netwerkcomponenten op gemeentelijke locaties worden geleverd en beheerd door SSL Leeuwarden Inzet en gebruik uitwijkvoorzieningen (reeds aanwezig) en locaties SSL ICT. Ongewijzigd: Gebouw-gebonden bekabelingen en netwerkfaciliteiten ( passieve componenten) onder beheer en verantwoordelijkheid gemeente. 2.3 Bereik en afbakening 1. Realisatie van netwerkverbindingen naar SSL voor Middelsee ICT (Menaam) 2. Ontvlechting en overdracht van applicaties en systemen volgens overzicht beheerde applicaties Middelsee ICT (bron: RES Powerfuse) per gemeente. Hierbij kan gelden dat over te dragen applicaties eerst aan het hogere bestaande releaseniveau van SSL wordt aangepast. 3. Ontvlechting en overdracht van aanwezige (historische) data in systemen op basis van overeengekomen specificaties met de invlechtende gemeente (wel/niet schoning historische gegevens rekening houdend met wettelijke bewaarplicht) en SSL. 4. Overdracht van gebruikers-en rechtenstructuur. Gebruikers worden door Leeuwarden aan SSL- Active Directory (AD) toegevoegd. 5. Overdracht van relevante contracten (licenties en dienstverlening) naar gemeente hierbij rekening houdend met voorwaarden van (licentie)leveranciers. 6. Tijdige beëindiging van contracten voor onderhoud en beheer voor hardware, software en infrastructuur die door opheffing van Middelsee ICT komen te vervallen. 7. Overdracht van applicatiemedia en aanwezige documentatie (systeem, applicatie, leverancier, werkprocedures, handleidingen etc.) 8. Test en monitoring ICT-omgeving per gemeente zolang de technische overdracht niet volledig is afgerond 9. Overdracht van geduid ICT-personeel naar SSL. 10. Ontmantelen (technisch, organisatorisch) van uitwijkvoorzieningen Middelsee ICT 11. Archivering van systeemdata waaronder logging- gegevens. Dit is de verantwoordelijkheid van Middelsee ICT in het kader van de ontvlechting. Dit betreffen hoofdzakelijk generieke gegevens. Deze dienen nog tijdelijk bewaard te blijven om eventueel een reconstructie naar aanleiding van een recherchevraag te kunnen uitvoeren. Voor deze categorie gegevens wordt met SSL een tijdelijke voorziening getroffen. 12. Ontmantelen (technisch, organisatorisch) van technische voorzieningen en apparatuur van Middelsee ICT. 12

13 13. Het beschikbaar stellen van een integrale bestandsdump van Middelsee IC-omgeving en deze aan SSL over te dragen. Met daarbij een protocol waarin o.a, wordt geregeld hoe in voorkomende situaties door een voormalige Middelsee-gemeente deze gegevens benaderd kunnen worden. 14. Als onderdeel van deze ontmanteling zal t.b.v. van elke gemeente een finaal overdrachtsdossier beschikbaar worden gesteld waarin alle bestaande (niet eerder overgedragen) documenten m.b.t. de organisatie Middelsee ICT zijn opgenomen. NB. Het finale overdrachtsdossier bevat tevens voor de volledigheid en verantwoording een inventarisatie van de reeds in een stadium overgedragen documentatie. Niet binnen scope projecten Ontvlechting Middelsee ICT: 1. Voor diverse beheerde applicaties en apparatuur die onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen, waarvoor SSL (vooralsnog) geen dienst aanbiedt. Gemeenten zullen in hun plan vooraf per beheeractiviteit aangegeven of inzet door Middelsee hierbij vereist is dan wel dat er zelfstandig naar een oplossing wordt gezocht. 2. Saneren van de zogenaamde C/D- applicaties voordat de technische overdracht naar SSL ICT plaatsvindt. Archivering van applicatiedata vindt in deze specifieke situatie door Middelsee ICT plaats. 3. Oplossing voor archiveren historische datasets vastgelegd in applicaties. De invlechtende gemeente bepaalt deze. Toelichting: De keuze tot bewaren of vernietigen worden door de gemeente bepaald. Deze is afhankelijk van: De wettelijke voorschriften die ten aanzien van bewaartermijnen en vernietiging voor desbetreffende data gelden; De eisen die door de proceseigenaar worden gesteld indien er geen wettelijke voorschriften van toepassing zijn; Een eventuele overgang naar een andere applicatie als gevolg van de afspraken in de nieuwe gemeentelijke context. In zijn algemeenheid geldt hierbij dat (omvangrijke) dataconversies van historische gegevens die alleen nog voor een raadpleegfunctie worden gebruikt, voorkomen dienen te worden. Dit uit oogpunt van kosten en in veel gevallen ook van data- degeneratie. De gekozen oplossing per applicatie wordt door de gemeente voorafgaand aan de feitelijke transitie aan Middelsee ICT aangegeven ten behoeve van de juiste en tijdige voorbereiding en uitvoering. NB. Middelsee-gemeenten zullen gemeenschappelijk advies inwinnen over kaderstelling en eisen vanuit de gemeentelijke archiefwet die aan gedigitaliseerde datamigraties worden gesteld. 4. Ontvlechting en overdracht van lokaal beheerde applicaties, systemen en apparatuur die niet onder de huidige dienstverlening van Middelsee ICT vallen. Wordt door de individuele gemeente zelf naar een oplossing met SSL of een andere ICT-beheerorganisatie gezocht. 5. Aanschaf en implementatie van nieuwe applicaties in het kader van het nieuwe samenwerkingsverband of eventueel vanwege standaardisering SSL vallen buiten deze ontvlechting. Besluiten en acties daartoe worden door de invlechtende gemeente gedaan. 6. Ontvlechting en overdracht van Telefonie (vast en mobiel). Telefonie wordt als dienst door SSL geleverd. Een gemeente bepaalt zelf of en wanneer deze dienst overgaat. 2.4 Algemene randvoorwaarden en uitgangspunten 1. Continuïteit van een ongestoorde ICT-dienstverlening aan alle vier de gemeenten en hun gebruikers tijdens de periode van ontvlechting is gegarandeerd. Verantwoordelijkheid Middelsee ICT. 13

14 2. Voor de projecten Ontvlechting worden geen business cases opgeleverd. Ontvlechting van Middelsee ICT en transitie naar ICT Leeuwarden zijn bestuurlijke en onomkeerbare besluiten. Alternatieve scenario s zijn in deze situatie dan ook niet van toepassing. 3. Er zijn door het SOM bestuurlijke kaderafspraken gemaakt waarin de financiële consequenties van de ICT-ontvlechtingen en de afbouw van Middelsee zijn geregeld. Deze afspraken bevatten o.a. een peilmoment voor de definitieve beëindiging van specifieke diensten door een gemeente. De financiële afrekening wordt door een onafhankelijke deskundige (aan te stellen door SOM) uitgevoerd. Belangrijke afspraken in het kader van project Ontvlechting zijn: a. dat de huidige samenwerking tussen de vier gemeenten in Middelsee ICT tot 31/12/15 ongewijzigd blijft b. dat uit continuïteitsoverwegingen contractuele verplichtingen langer doorlopen dan de datum van volledige overgang naar productie bij SSL voor desbetreffende gemeente(n). Dit geldt voor de generieke voorzieningen die pas opgeheven kunnen worden nadat alle gemeenten ontvlochten zijn. De methodiek van financiële afrekening is een onderdeel van de werkopdracht die door SOM aan de onafhankelijke deskundige wordt gegeven. 4. Tot de opheffing van Middelsee ICT worden de gemeenschappelijke ICT voorzieningen in stand gehouden. In de transitieperiode wordt een zeer terughoudend investeringsbeleid binnen Middelsee ICT gevoerd. Investeringen zijn alleen gericht op behoud van continuïteit (incl. beveiliging) en het voldoen aan de minimale wettelijke eisen en verplichtingen. De bevoegdheid tot het aangaan van investeringen ligt bij het SOM; 5. Een individuele gemeente zal voor haar specifieke voorzieningen en applicaties in principe geen nieuwe (uitbreiding)investeringen binnen het ICT-omgeving van Middelsee ICT doen. Dit ter voorkoming van een toename in de complexiteit van ontvlechtingen en het capaciteitsbeslag op de organisatie Middelsee ICT. Afwijking van dit uitgangspunt kan alleen door het SOM gesanctioneerd worden. 6. De belangen van de vier ontvlechtende gemeenten zijn gelijk. In de uitvoeringsplanning wordt hier zoveel als mogelijk rekening mee gehouden. Gezien dit belang kunnen resp. moeten ontvlechtingsactiviteiten voor meerdere gemeenten in dezelfde periode kunnen worden uitgevoerd. In de afspraken door gemeente(n) met SSL ICT wordt dit uitgangspunt zonder beding gerespecteerd. Conflicterende belangen die ontstaan met als consequentie het niet realiseren van de planning van één of meerdere gemeenten worden, via een afwijkingsrapportage, volgens bestuurlijke afspraak aan SOM voor besluitvorming voorgelegd. 7. Informatiebeveiliging. a. Onder verantwoordelijkheid van Middelsee ICT vallen: - tot aan de opheffing blijven voldoen aan de actuele wet- en regelgeving zoals samengevat in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten ( BIG) - het meewerken aan de uitvoering van ICT-audits zoals deze in overleg met informatiemanagers en in opdracht van toezichthoudende organisaties (o.a. Logius, IBD) zijn bepaald; - het nemen van adequate beveiligingsmaatregelen tijdens de transitieperiode binnen de ICT omgeving en organisatie totdat de ICT voorzieningen zijn overgedragen aan het SSL. De extra maatregelen worden in afstemming met SSL en op basis van een risicoanalyse bepaald. b. Onder verantwoordelijkheid van de gemeente valt: - Beleggen en uitvoeren van de functie en rol van een Security Officer (SO). De SO is verantwoordelijk voor onder andere de bewustwording binnen de organisatie, risicomanagement, incidentregistratie en periodieke rapportages. Vanuit BIG en DigiD is de rol van SO verplicht gesteld 14

15 8. Met volledig behoud van bovenstaande is de agenda van de invlechtende gemeente in principe leidend voor de uitvoering van de ontvlechting door Middelsee ICT. De invlechting en migratie is de verantwoordelijkheid van de desbetreffende gemeente en Leeuwarden. Middelsee ICT vervult hierbij vooral een faciliterende rol en bewaakt de samenhang in de ontvlechting van de vier Middelsee-gemeenten. Middelsee ICT zorgt verder voor de vaktechnische afstemming met SSL om de transities technisch zo efficiënt mogelijk voor te bereiden en uit te voeren. 9. Middelsee ICT is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkpakketten voor de migratie conform 4.3 en conform opdracht van de individuele gemeenten. Dit betreft zowel het klaar zetten van de data, als wel van de applicaties. NB. Per situatie wordt beoordeeld of het efficiënter door de applicatieleverancier kan worden uitgevoerd. Het stuk archivering dat hier per applicatie bij komt kijken betreft een specifiek werkpakket. 10. De invlechtende gemeente is in samenwerking met SSL verantwoordelijk voor het besluit om in productie te gaan in de nieuwe ICT-omgeving van Leeuwarden. Middelsee ICT heeft hierbij een adviserende rol. 11. Voor de afbouw resp. de overname van contracten (licenties, onderhoud en beheer en dienstverlening) zijn de volgende situaties van toepassing: a. Contracten die nu volledig onder beheer van de individuele gemeente zijn, worden door desbetreffende gemeente zelf afgehandeld ( voortzetting, beëindiging of overname) b. Contracten die nu volledig onder beheer van Middelsee ICT zijn, worden gecoördineerd afgehandeld waarbij het voorkomen van dissynergie als uitgangspunt geldt. Afhandeling van dit soort contracten is zeer sterk afhankelijk van de juridische opstelling van de leverancier. c. Voor contracten die onder beheer van Middelsee ICT of van de individuele gemeenten vallen en die tijdens de transitieperiode verlengd dienen te worden, worden in principe direct ondergebracht bij SSL. Geldt speciaal voor de grote contracten zoals Microsoft en Oracle. Indien verlenging van contracten niet bij SSL kunnen worden ondergebracht dan zullen contracten voor Middelsee ICT alsnog ten laste van de gemeenschappelijke exploitatie worden verlengd. Individuele gemeentelijke contracten worden door de gemeente zelf met de leverancier en op rekening van de desbetreffende gemeente verlengd. Positie naar leveranciers toe centraal bewaken vanuit project Coördinatieteam zodat het totaal van gemeentelijke belangen worden behartigd. Uitgangspunten voor SSL ICT zijn: Onderwerp Realisatie technische migratie in omgeving SSL ICT Technische infrastructuur en apparatuur Herbruikbaarheid infra en apparatuur Middelsee ICT Releaseniveau platform en applicaties Uitgangspunt Uitvoering door Leeuwarden. Onderdeel van Invlechting. Basis is infra en apparatuur Leeuwarden. In principe geen overgang van infra en apparatuur Middelsee ICT Zeer beperkt en mits voldoet aan standaard Leeuwarden. Overname op basis van boekwaarde. Basis is de in gebruik zijnde releases door Leeuwarden. Indien hier afwijkingen zijn wordt dit door Middelsee ICT gemeld alvorens er een go op de migratie wordt gegeven. 15

16 Onderwerp ICT-omgeving Migratiestrategie Noodzakelijke investeringen ihkv de continuïteitsverplichting door Middelsee ICT Applicaties buiten de standaard Leeuwarden Ontvlechting Middelsee ICT Uitgangspunt Gemeente beschikken over een Acceptatie- en Productieomgeving (AP) in ICT-omgeving van Leeuwarden. Technisch bepaald door SSL met Middelsee ICT. Toetsing vooraf met Leeuwarden m.b.t. standaard en hergebruik Beperkt en al dan niet op tijdelijke basis. Afwijkingen op de standaard worden door desbetreffende gemeente zelf met SSL overeengekomen (niet door Middelsee-ICT) Licenties - MS Office licenties: zijn/worden door SSL aangeschaft. Licentiekosten zijn verdisconteerd in de werkplekprijs SSL. - Systeemsoftware en serverlicenties:licenties worden door SSL aangeschaft en verdisconteert in de prijs voor technisch beheer infrastructuur. - Oracle licentie: Geldt in principe dezelfde lijn als bij systeemsoftware voor. Echter gelet op licentiestructuur van Oracle na te Printing gaan of dit t.o.v. de huidige situatie de meest economische oplossing. Voorwaarde is dat het geheel compliant moet zijn. SSL heeft (januari 2015) gesteld dat Oracle licenties via SSL worden afgenomen tegen nader toe te lichten condities. - Applicatielicenties: licentiekosten in principe voor de gemeente zelf. Wel/niet aanschaf onder raamovereenkomsten van SSL verschilt per situatie. Valt buiten dienstverlening. Aanschaf en beheer apparatuur is lokale verantwoordelijkheid, applicaties worden met printfunctie opgeleverd.* NB.1 Koppeling printomgeving met ICT-omgeving valt onder beheer Leeuwarden. NB.2 Informatie over huidige koppelingen worden door Middelsee ICT aan SSL aangegeven. Telefonie Valt buiten de ICT invlechting. Dienst wordt wel door Leeuwarden geleverd. Gemeente/dienst maken hierover een aparte projectafspraak met SSL. * Punt van aandacht en nader overleg met SSL ICT. 16

17 2.5 Relaties met andere projecten. Project Bij welke organisatie? Wat doet het project? Relatie en afhankelijkheden met het project ICT transitie projecten (invlechting) 4 gemeenten Middelsee Inrichting IV-organisatie, ITregie, Functioneel en applicatiebeheer en transitie naar SSL (incl. dienstenpakket, afspraken en procedures). Sterke afhankelijk ten aanzien van planning en uitvoering. Zowel op productniveau als inzet van resources bij Middelsee ICT, SSL en IT-leveranciers. Reeds gestarte (lijn)projecten rond Middelsee ICT 4 gemeenten en staande organisatie Middelsee ICT Technische voorzieningen (vervangingen) ten behoeve van bedrijfscontinuïteit. Grote kans op verstoring van de planning; kans op desinvestering bij niet tijdig verbinden van deze projecten. Reeds gestarte en lopende ontwikkelingsprojecten ICT 4 gemeenten Realiseren van implementaties applicaties, voldoen aan landelijke voorzieningen etc. Kan beperkend werken voor de uitvoering van ICT-transities vanuit Middelsee naar SSL. Programma s projecten Gemeentelijke Herindeling ambtelijke fusie. en mbt en 4 gemeenten Realisatie nieuwe samenwerkingsverbanden, organisatie-inrichting en procesontwerp Kan beperkend werken in de voorgang voor de uitvoering van ICT-transities vanuit Middelsee naar SSL en het tijdig gereed zijn van de invlechting in desbetreffende gemeente. De risico s en beheersmaatregelen die samenhangen met deze afhankelijkheden en raakvlakken zijn in hoofdstuk 8 Projectrisico s weergegeven. Toelichting bij projecten ICT transitie (invlechting) In relatie tot het ontvlechten Middelsee ICT lopen er vier trajecten voor invlechting. Daar de gemeenten het Bildt en Menameradiel over een soortgelijk applicatielandschap beschikken en beide over gaan naar de gemeente Westergo, wordt er uitgegaan van 3 projecten ontvlechting/invlechting. De invlechtende projecten zijn: 1. Invlechting ICT Leeuwarderadeel 1. Invlechting ICT Ferwerderadiel 2. Invlechting ICT het Bildt en Menameradiel (Westergo) In de voorbereiding en de uitvoering zijn er veel raakvlakken tussen ontvlechting ICT en invlechting en vooral op het koppelvlak met SSL voor de uitvoering. In de praktijk betekent dat er een flink een beroep wordt gedaan op de rol van Planning & Coördinatie. Qua activiteiten ligt het zwaartepunt bij de invlechtende organisatie (incl. het onderdeel SSL ICT). Het project coördinatie team (zie paragraaf 6) is verantwoordelijk voor de bewaking van de integrale samenhang. 17

18 Hierbij is Middelsee ICT verantwoordelijk voor alle zaken m.b.t. de ontvlechting en overdracht en de desbetreffende gemeente voor de invlechting inclusief de landing bij SSL. Schematisch weergegeven: Er is een hoge mate van wederzijdse afhankelijkheid tussen de ontvlechting en invlechtende projecten. Ontvlechting is in een aantal situaties afhankelijk van de voortgang bij de invlechtende gemeente en Leeuwarden. Aan de andere kant zijn de projecten Ontvlechting weer voorwaardenscheppend voor de projecten Invlechting. In de totaal planning Ontvlechting zullen deze afhankelijkheden op product- en activiteitsniveau worden weergegeven. 18

19 Toelichting bij overige ICT-projecten Twee eerder genoemde uitgangspunten (onder punt 2.4) gelden hiervoor: Categorieën: A. Tot de opheffing van Middelsee ICT worden de gemeenschappelijke ICT voorzieningen in stand gehouden. In de transitieperiode wordt een zeer terughoudend investeringsbeleid binnen Middelsee ICT gevoerd. Investeringen zijn alleen gericht op behoud van continuïteit (incl. beveiliging) en het voldoen aan de minimale wettelijke eisen en verplichtingen. B. Een individuele gemeente zal voor haar specifieke voorzieningen en applicaties in principe geen nieuwe (uitbreiding)investeringen binnen het ICT-omgeving van Middelsee ICT doen. Dit ter voorkoming van een toename in de complexiteit van ontvlechtingen en het capaciteitsbeslag op de organisatie Middelsee ICT. Categorie A: - Er zijn diverse (investering)projecten binnen Middelsee ICT om de dienstverlening ten behoeve van bestaande (nog niet ontvlochten) infrastructuur en systemen tot medio 2016 te garanderen. De volgende projecten zijn van toepassing: o Vernieuwing data storage ( afgerond november 2014) o Vernieuwing Firewall o Vervanging telewerkoplossing o Wijziging uitwijklocaties (afgerond december 2014) Deze projecten doen een beroep op dezelfde resources die voor Ontvlechting dienen te worden ingezet en vereisen een bepaalde freeze waardoor er tegelijkertijd geen technische acties ten behoeve van de Ontvlechting kunnen worden uitgevoerd. Kosten voor deze investeringen (materieel en personeel) t.b.v. de continuïteit vallen onder het reguliere budget van de staande organisatie Middelsee ICT en vallen niet onder het budget ontvlechting. Het CIM ( = Coördinatie Informatievoorziening Middelsee) heeft bij dit soort investeringsvraagstukken een inhoudelijke adviesrol. In het CIM zijn de verantwoordelijke managers voor Informatievoorziening en ICT van de Middelsee-gemeenten vertegenwoordigd. SOM treedt op als besluitvormend orgaan. In het CIM van 22 december 2014 is vastgesteld dat er behalve bovengenoemde trajecten en er geen verdere gemeenschappelijke investeringsvraagstukken voor 2015 zijn voorzien en dat alle genoemde trajecten voor 1 maart 2015 zijn afgerond. Categorie B: Ook hiervoor geldt dat eventuele projecten een beroep op dezelfde resources die voor ontvlechting dienen te worden ingezet. - I-Nup (deel)projecten o In het kader van e-overheid worden verplichtingen gesteld aan het gebruik van basisinfrastructuur. Dit wordt vormgegeven door voorzieningen van het i-nup ten behoeve van digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven toe te passen. I-NUP is alle nieuwe ontwerpen en inrichtingen een hard uitgangspunt. 19

20 o De technische implementatie i-nup zal primair in de nieuwe doelomgeving en niet meer binnen Middelsee ICT worden gerealiseerd. Afwijkingen hierop worden inhoudelijk binnen het eerder genoemde CIM aan de orde gesteld. SOM treedt als besluitvormend orgaan op. - Informatiebeveiliging Het vraagstuk en de projectmatige aanpak van informatiebeveiliging speelt tegelijk alle Middelsee gemeenten. Het structureel inbedden van het beleid en uitvoering van informatiebeveiliging kan bijvoorbeeld onder aansturing van een Security Officer. Dit dient elders dus buiten de Middelsee ICT organisatie belegd te worden. 20

21 3. Aanpak en fasering Algemeen Voor de uitvoering van zowel de projecten Ontvlechting en Invlechting wordt, waar mogelijk, de projectmethodiek Prince2 gehanteerd. De ontvlechting van vier gemeenten uit de huidige ICT-omgeving Middelsee zal veelal gefaseerd plaatsvinden. Indien mogelijk wordt er direct ontvlochten en worden data en/of applicaties of werkplekken direct gemigreerd naar de ICT-omgeving Leeuwarden. Voor de aanpak en fasering wordt de voorgestelde werkmethode door M&I-partners ( bij Ferwerderadiel) op hoofdlijnen gevolgd. Deze aanpak en fasering is algemeen geldig voor zowel de ontvlechting als de invlechting en de activiteiten die door ICT Leeuwarden daarbinnen moeten worden uitgevoerd. Een uniforme aanpak en fasering bevordert, zeker gezien het aantal betrokken gemeentelijke organisaties en leveranciers, de transparantie in de projectuitvoering (inclusief rapportering) en de communicatie tussen partijen. In niet alle situaties zijn de benoemde activiteiten opportuun of is de volgorde van uitvoering gelijkluidend; echter deze nadelen wegen ruimschoots op tegen de voordelen van een uniforme aanpak. Fasering schematisch weergegeven: 21

22 Fasenummer Activiteiten /op te leveren producten 1 Inventarisatie 2 Voorbereiding Inventarisatie aanpak gemeenten en ICT Leeuwarden Inventarisatie applicaties en clusters per gemeente Inventarisatie over te dragen contracten (licenties, beheer & onderhoud, overige diensten) Bepalen randvoorwaarden en uitgangspunten Bepalen overdrachtsmoment(en) beheer vanuit Middelsee ICT naar Leeuwarden Bepalen van volgorde migratie en applicaties/ data per gemeente en overall Aanvraag offertes en opdrachtverstrekking leveranciers ondersteuning migratie Inplannen ondersteuning leveranciers t.b.v. ontvlechting Definitief inplannen migratiemomenten (met gemeente, Leeuwarden en leveranciers) Bepalen van roll/ fall back scenario s Oplevering Applicatie Intake formulieren aan Leeuwarden Aanleveren van definitieve gegevens aan gemeenten o Appl.media, licenties, documentatie o Overzichten gebruikers, rechten etc. Netwerkverbinding tussen Middelsee (Menaam) en Leeuwarden (2x) 3 Realisatie: Uitvoering/Migratie/Overdracht Migratie gegevens GBA-cluster ( duiding A- applicaties)* Migratie gegevens overige applicatieclusters (duiding B-applicaties)* Migratie overige C-D applicaties* Werkplekmigratie (= 1 e migratie voor Leeuwarderadeel) 4 Exploitatie/Nazorg 5 Ontmanteling Overdracht/ beëindiging per cluster (dienst) Nazorg naar ICT- ontvlochten gemeente Decharge specifiek ontvlechtingsprojecten Na afronding alle ontvlechtingen (3x): o Archivering systeemdata o Afbouw uitwijkvoorzieningen o Ontmanteling techniek en infrastructuur o Opheffen organisatie en financiële afwikkeling volgens bestuurlijke afspraak SOM Einddecharge Ontvlechting 22

23 * De classificatie van A, B, C en D applicaties wordt door SSL ICT gehanteerd en is gerelateerd aan de standard beheerinspanning die door Leeuwarden wordt gehanteerd. Deze classificatie zegt niets over de impact op de bedrijfsprocessen van de gemeente in relatie tot continuïteit. Van de door Leeuwarden gehanteerde indeling kan per gemeente eventueel worden afgeweken; dit wordt in de DAP voor desbetreffende gemeente vastgelegd. Is geen issue in het kader van de Ontvlechting zelf. De aanpak en fasering zijn (nagenoeg) uniform. De tijdsplanning echter verschilt per project Ontvlechting (redenen: zie hiervoor eerdere toelichting onder punt 1.4). In de verdere uitwerking van dit plan en de detailuitwerking in het nog op te stellen werkplan per bedrijfsfunctie/applicatiecluster (verkort PID) worden logischerwijs met name de ontvlechtende activiteiten en op te leveren producten benoemd. Toelichting transitie. Een bedrijfsfunctie (zoals GBA, GEO of Financiën & Control) bevat 1 of meer applicaties. In terminologie van SSL kunnen dit zowel A,B,C als D applicaties zijn. Essentieel voor een goede transitie is vooraf goed vast te stellen welke koppelingen daarbij aanwezig zijn. Voor een technische transitie wordt vooral uit risicooverwegingen gekeken welke applicaties het beste in één cluster kunnen overgaan. Dit om zo veel als mogelijk te voorkomen dat er tijdelijke dubbele voorzieningen en /of extra tijdelijke koppelingen moet worden gemaakt. Een applicatiecluster kan eventueel meerdere bedrijfsfuncties bevatten. Eerste onderzoek binnen Middelsee ICT heeft uitgewezen dat een bedrijfsfunctie veelal gelijk geschakeld kunnen worden met een applicatiecluster. Overdracht en Ontvangst Vanuit Ontvlechting worden de afgesproken producten opgeleverd en aangeleverd aan de invlechtende gemeente resp. aan SSL. Volgens de afgesproken methodiek heeft de oplevering betrekking op een applicatiecluster waarbij de werkplek als KA-cluster wordt geduid. Voor elke transitie wordt een kort document opgeleverd waarin exact wordt aangegeven wat er wordt opgeleverd en wie namens de invlechtende organisatie akkoord is gegaan. Tevens geeft de invlechtende gemeente aan of de organisatie gereed is voor ontvangst en de uitvoering van productie door SSL. Hiermee wordt bereikt dat overdracht vanuit Middelsee ICT transparant geschiedt en vroegtijdig eventuele knelpunten binnen het project Ontvlechting of bij de invlechtende gemeente gesignaleerd worden en tijdig maatregelen kunnen worden genomen. Het project Ontvlechting levert het format voor dit transitiedocument aan. Dit format bevat een aantal controlepunten die zowel door het project Ontvlechting als het gemeentelijke invlechtingsproject kunnen gehanteerd. Voor project Ontvlechting hebben de controlepunten betrekking op de volledig-en juistheid van de aangeleverde datasets, de acceptatie van deze datasets door de gemeente en overdragen documentatie (bestaande werkinstructies, handleidingen etc.). Voor elke overdracht zal door de (gemandateerde) opdrachtgever per gemeente, vertegenwoordigd in het SOM, een transitieverklaring worden ondertekend. Daarin wordt verklaard dat de desbetreffende dienst(verlening) voor Middelsee ICT is beëindigd en de nieuwe situatie bij SSL en/of andere leveranciers in werking is. Hiermee is voor Middelsee ICT de transitie beëindigd en wordt de nazorg van 4 weken gestart. 23

24 4. Planning Bovenstaand zijn de belangrijkste activiteiten per fase 1 t/m 5 al beschreven. 4.1 Tijdsplanning Op hoofdlijnen. HOOFDPLANING Ontvlechting Leeuwardaradeel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting Ferwerderadiel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting het Bildt/Menameradiel fase 1 inventarisatie fase 2 voorbereiding fase 3 uitvoering / migratie fase 4 exploitatiefase/nazorg Ontvlechting Totaal fase 5 Ontmanteling/decharge septokt nov dec jan feb mrt aprilmei juni juli aug septokt nov dec jan feb mrt aprilmei juni 4.2 Resourceplanning In onderstaande tabel zijn de benodigde rollen en daarbij de benodigde uren per week voor de uit te voeren activiteiten ontvlechting door Middelsee ICT benoemd. Zoals gebruikelijk bij dit soort migratietrajecten, wordt er gerekend met het volledig aantal kalender weken. Hiermee is de capaciteitsplanning rekening gehouden met de onvermijdelijke (extra) uren in avonden en weekenden t.b.v. de uitvoering van migraties.. 24

25 EindTotaal weken uren totaal weken uren totaal weken uren totaal Planning Finance & Control verdracht- en contractbeheer Programma management Kwaliteitsmanagement ICT-transitiemanager Sn. Systeembeheer/ coördinatie Sn. Systeembeheer Applicatiebeheer Netwerkspecialist Applicatie- DB- specialist Totaal ontvlechting Sn. Systeembeheer (afbouw) Netwerkspecialist (afbouw) ICT-transitiemanager (afbouw) Contractbeheer Finance & Control(afbouw) Totaal afbouw Totaal Generaal Producten per fase In bijlage 3 zijn de specialistische hoofdproducten per managementfase voor het gehele proces van ICT-onten invlechting weergegeven met vermelding van welke organisatie eindverantwoordelijk is voor de realisatie. In bijlage 4 is een RACI-tabel opgenomen voor alle producten die opgeleverd dienen te worden in het traject van ontvlechting en invlechting. Uit deze tabel blijkt dat er voor de realisatie van een groot aantal producten door meerdere organisaties een bijdrage moeten worden geleverd. Hieronder zijn alleen de hoofdproducten voor het project Ontvlechting benoemd waarvoor de eindverantwoordelijkheid (accountable) voor de oplevering en Realisatie bij Middelsee ICT ligt. 25

26 Fase Hoofdproduct Subproduct Toelichting Ontvlechting Middelsee ICT 1 Beschikbare contracten van Middelsee ICT = contractoverzicht bestaand Licenties Beheercontracten Overige IT-diensten 1 Architectuurplaat IST Architectuur "IST" gemeente MN Inclusief (externe) koppelingen Architectuur "IST" gemeente HB Architectuur "IST" gemeente FW Architectuur "IST" gemeente LW 2 Applicatie-intake (per applicatie) Volledig maar primair op A/B-applicaties 2 Specificatie inhoud AD rechten gebruikers toegang mappen toegang applicaties 2 Nazorgplan Incl. voorziening en procedure hybride situatie SSL 2 Resourceplan Overzicht benodigde recources gedurende migratie/ontvlechting 2 Opruimings- en schoningsplan (incl. over te dragen gearchiveerde documenten aan gemeente) 3 Beschikbare databases voor migratie per gemeente + per applicatiecluster er Ka-cluster (werkplek) Data t.b.v. proefconversie Test Definitieve conversie Tbv fase 3 (werkplekken) Tbv fase 5 (ontmanteling) AP- omgeving SSL 3 Kennisoverdracht FB gemeente 3 Systeem- en beheerdocumentatie SSL 26

27 Fase Hoofdproduct Subproduct Toelichting Ontvlechting Middelsee ICT 3 Transitiedocument Controle voor overdracht en ontvangst per cluster/ totaal 3 Opruimings- en schoning Per gemeente Licenties/ contracten etc. 4 Beëindigingsdocument dienst Middelsee 4 Nazorg 5 Opruiming- en schoning Basisinfrastructuur Servers Per applicatiecluster/ KA-cluster incl. relevante gearchiveerde documenten per cluster Incl. veilig stellen systeemdata netwerk 5 Finaal overdrachtsdossier Gearchiveerde documenten organisatie Middelsee ICT ( voor zover in fase 4 al niet overgedragen) Incl. verantwoording 27

28 5. Financiële gegevens Uitgangspunten i.r.t. kosten voor Ontvlechting en Invlechting door gemeenten. 1. De invlechtende gemeente(s) zijn binnen de afgesproken kaders leidend. Invlechting omvat meer dan alleen de technische transitie van data en applicaties naar ICT-Leeuwarden. Kosten voor technische inrichting, implementatie, conversie en testen van applicaties en systemen binnen SSL ICT vallen onder het budget van de invlechtende gemeente(n). 2. Kosten voor SSL ICT en in te zetten externe applicatie-en ICT-leveranciers ten behoeve van realisatie binnen de ICT-omgeving Leeuwarden vallen onder het budget van de invlechtende gemeente. 3. Uitrol van nieuwe werkplekken worden door SSL uitgevoerd en kosten vallen onder project van de invlechtende gemeente. 4. In te huren externe expertise voor de technische ontvlechting vanuit de Middelsee ICT-omgeving vallen onder het projectbudget Realisatie Ontvlechting Middelsee. 5. Waar mogelijk en zeker op operationeel niveau worden externe resources met elkaar gedeeld om de (overdracht)kosten zo beperkt mogelijk te houden. 6. Na de totale realisatie van de ICT-ontvlechting voor een gemeente, wordt er geen beroep maar gedaan op de ICT-omgeving en organisatie van Middelsee ICT. De invlechtende gemeente zorgt voor de technische oplossing voor de eventuele restsystemen. Uitgangspunten i.r.t. Beheer en Ontvlechting Middelsee ICT. 1. Kosten voor investeringen (materieel en personeel) t.b.v. de continuïteit Middelsee ICT (zie paragraaf 2.5) vallen onder het reguliere budget van de staande organisatie Middelsee ICT en vallen niet onder het budget ontvlechting. 2. De huidige medewerkers van de organisatie Middelsee ICT worden, gezien de kennis en ervaring, zoveel als mogelijk ingezet voor de ontvlechtende activiteiten. Mocht hierdoor een knelpunt ontstaan in de reguliere beheeractiviteiten t.b.v. Middelsee ICT dan worden hiervoor tijdens de transitieperiode hiervoor externe medewerkers ingezet. De kosten voor deze inzet, gelden als projectkosten Realisatie Ontvlechting Middelsee ICT. Uitgangspunten bij begroting Ontvlechting Middelsee ICT. 1. Gebaseerd op huidige planningen met afronding transitie Leeuwarderadeel en Ferwerderadiel in Doorloop naar 2016 veroorzaken direct hogere projectkosten. 2. Aanlevering van data(sets) - volgens opgegeven format SSL- door Middelsee ICT is gebaseerd en berekend op drie levermomenten: 1. Proefconversie 2. Testconversie 3. Definitieve conversie Extra conversieronden leiden tot hogere projectkosten. 3. Applicaties- en systemen gaan bij SSL in productie. Er wordt geen rekening gehouden met schaduwdraaien bij Middelsee ICT. Indien een gemeente hiervan wil afwijken, dan dient er een aanvullende kostenafspraak gemaakt te worden. 4. Er is rekening gehouden met een standaardperiode van nazorg van 4 weken. Nazorgperiode gaat in op eerste dag nadat de IT-dienst door SSL in productie en beheer (Go Live) is genomen. Datum van productie SSL is datum overdracht door Middelsee ICT. 28

29 5. Gewenste afwijking van de standaard nazorgperiode van 4 weken door een gemeente, leiden in principe tot extra beheerafspraken en kosten voor de additionele periode voor desbetreffende gemeente. 6. Latere overdracht en beëindiging van de dienst door Middelsee ICT doordat de invlechtende gemeente (incl. SSL) niet tijdig klaar is voor ontvangst, leidt tot extra kosten Middelsee. Afwijking en kostenconsequenties worden via Afwijkingsrapport aan SOM gemeld. 7. Bij overdracht van een dienst naar SSL dient de invlechtende gemeente vanaf datum overdracht zelf zorg te dragen voor het functioneel beheer en functioneel applicatiebeheer. Regie, service- en contractmanagement worden vanaf overdrachtsdatum door de gemeente en dus niet meer door Middelsee ICT uitgevoerd. 8. In de begroting is er vanuit gegaan dat de vaste medewerkers van Middelsee ICT in 2015 onderdeel blijven uitmaken van deze organisatie. Tussentijds vertrek heeft direct effect op de (project)kosten voor transitie en beheer door externe inzet (= verdubbeling van kosten). Uren en kosten EindTotaal totaal totaal totaal Intern MS Intern Overig Extern project Kosten Planning Finance & Control ja 0 0 0verdracht- en contractbeheer ja 0 0 Programma management Kwaliteitsmanagement ICT-transitiemanager ja 0 0 Sn. Systeembeheer/ coördinatie Sn. Systeembeheer ja 0 0 Applicatiebeheer ja 0 0 Netwerkspecialist ja 0 0 Applicatie- DB- specialist Totaal ontvlechting Sn. Systeembeheer (afbouw) Netwerkspecialist (afbouw) ICT-transitiemanager (afbouw) Contractbeheer Finance & Control(afbouw) ja Totaal afbouw Servers, tijdelijk platform en licenties Totaal Generaal Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. 29

30 Toelichting bij projectbegroting: 1. Uitvoering van transitie veelal gebaseerd op inzet van bestaande organisatie Middelsee. Voor planning en technisch coördinatie extra inzet benodigd. Deze extra inzet zijn als projectkosten t.b.v. ontvlechting opgenomen. 2. Kosten voor ontmanteling ( 10 weken) ad gelden voor 4 gemeenten. Ontmanteling vindt plaats zodra de laatste ontvlechting heeft plaatsgevonden. Bij een latere ontvlechting dan gepland, blijven deze kosten voor ontmanteling ongewijzigd. 3. Kosten voor inzet van externe specialisten. Begroot is dat voor 60 applicaties van de huidige 200 applicaties externe expertise noodzakelijk is. Aantal is gebaseerd op eerdere ervaringen en werkwijze Middelsee ICT. Gemiddeld 40 uur ondersteuning per applicatie. Totaal aantal uren Kosten voor inzet controller of accountant in verband met financiële eindberekeningen bij uittreding en beëindiging samenwerkingsverband Middelsee ICT zijn hierbij niet opgenomen. Opdrachtverstrekking tot inzet onafhankelijk financieel deskundige vindt door SOM plaats. Begrotingen voor dit soort migratietrajecten met veel variabelen en onzekerheden voor aanvang, dienen op basis van de opgedane ervaringen, periodiek tot herijking over te gaan. Door het project Ontvlechting zal de eerste herijking per 30 juni 2015 plaatsvinden. Verdere momenten zullen door de Stuurgroep/SOM worden bepaald. 30

31 6. Projectorganisatiestructuur. Het organogram voor het project Realisatie Ontvlechting Middelsee in samenhang met Invlechting en SSL is onderstaand schematisch weergegeven: Onderstaand volgt een toelichting van de diverse gremia die betrokken zijn bij de Ontvlechting van Middelsee ICT. SOM/ Stuurgroep Ontvlechting Middelsee ICT Rol: opdrachtgever voor project Ontvlechting. Er wordt voor Ontvlechting Middelsee ICT met één besturend en besluitvormend orgaan voor alle projecten namelijk SOM. Er is geen aparte ICT-stuurgroep per project aanwezig. SOM is verantwoordelijk voor: Algemene leiding & management; Aanspreekbaar voor het succes van het project; Accorderen van projectplan Ontvlechting en grote afwijkingen hierop; Accorderen van de transitiedocumenten voor de beëindiging van de diensten door Middelsee ICT; Toezegging (commitment) van middelen zoals personeel, budget, materiaal; Vaststellen en accorderen toleranties voor het project; Verlenen van projectdecharge. 31

32 Organisatie Naam Rol het Bildt Ruud Goeman Algemeen directeur/ gemeentesecretaris. Voorzitter SOM/Stuurgroep Menameradiel Jeroen IJkema Algemeen directeur/ gemeentesecretaris. Leeuwarderadeel Harrie Siegersma Algemeen directeur/ gemeentesecretaris Ferwerderadiel Jan Hofstede Algemeen directeur/ gemeentesecretaris Harry Verkaik Projectmanager Ontvlechting Ferwerderadiel Anneke Papma Secretaris CIM Rol: inhoudelijk adviesorgaan voor SOM t.b.v. ICT Beheer en Ontvlechting Middelsee gedurende de transitie. Verantwoordelijk voor tactische en inhoudelijke afstemming over specifieke investeringsaanvragen en beheervraagstukken Middelsee ICT; Geeft gevraagd en ongevraagd over maatregelen die de Ontvlechting Middelsee ICT kunnen bevorderen. Organisatie Naam Rol het Bildt Aart van Tuijl Manager F&C en bedrijfsvoering Menameradiel Gerard de Haan Manager Burgerzaken, Welzijn en Staf Leeuwarderadeel Tjally Otter Directeur Bedrijfsvoering Ferwerderadiel Hans Steen Manager IV Middelsee ICT Hendrik Jan Schot ICT Manager ( Beheer en Transitie). Middelsee ICT Harry Verkaik Projectmanager Ontvlechting Project Coördinatieteam Realisatie Ontvlechting Middelsee Rol: Tactische en operationele coördinatie Project Ontvlechting in relatie tot ICT-transities van de gemeenten naar SSL ICT. Coördinerend Deelnemer van Coördinatieteam vertegenwoordigt haar of zijn gemeente of organisatie; Treedt binnen de eigen organisatie op als contactpersoon en woordvoerder voor het project Ontvlechting; Levert een actieve bijdrage in de interne communicatie binnen haar of zijn organisatie over het project Ontvlechting; 32

33 Zorgt dat de noodzakelijke en gevraagde gegevens en capaciteit (kwantiteit en kwaliteit) vanuit de vertegenwoordigde organisatie beschikbaar worden gesteld ten behoeve project Ontvlechting; Levert een actieve bijdrage binnen het Coördinatieteam. Signalerend levert een actieve bijdrage in het detecteren van afhankelijkheden binnen de eigen organisatie die de voortgang van het project Ontvlechting kunnen beïnvloeden; signaleert tijdig risico s en doet voorstellen voor te nemen maatregelen. Het Coördinatieteam heeft een belangrijke procesmatige en inhoudelijke inbreng binnen het project Ontvlechting. Uitgangspunten en voorwaarden hierbij zijn: Er wordt voldoende tijd beschikbaar gesteld voor de deelnemers aan dit team. Er is voldoende mandaat vanuit de vertegenwoordigende organisatie om adequaat te kunnen acteren. De output van het Coördinatieteam dient altijd op het niveau te zijn zodat het SOM beslissingen kan nemen. Projectmanager Ontvlechting De projectmanager heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden: Werkt in de aansturing van het project nauw samen met de leden van het Coördinatieteam Het zorgdragen voor vrijgave budgetten van het project Ontvlechting Coördineert en bewerkstelligt synergie met de invlechtende projecten ten aanzien ittransitie Draagt bij aan de algehele sturing inclusief het identificeren van kwesties en het oplossen daarvan Coördineert de relaties, afhankelijkheden en de impact met andere projecten en initiatieven (intern en extern) Zorgt voor goede werkrelaties met andere organisaties die bij ICT-transities zijn betrokken Werkt nauw samen met de projectleider Transitie en uitvoerenden Bewaakt de voortgang en prestaties van de onderliggende deeltrajecten en bespreekt correctieve acties Levert de voortgangsrapportage aan SOM 33

34 Organisatie Naam Rol het Bildt / Menameradiel Melle van der Heide Ferwerderadiel Wilfred van der Schaaf Leeuwarderadeel Eveline van der Staal Projectleider ICT Migratie het Bildt en Menaam (invlechting) Projectleider ICT Migratie (invlechting) Projectleider ICT Migratie (invlechting) Middelsee ICT Hendrik Jan Schot ICT transitiemanager Middelsee ICT SSL ICT Ype de Vries Projectleider ICT Harry Verkaik Voorzitter coördinatieteam ROM Projectteam Ontvlechting Rol: - realiseren van de technische ontvlechting van applicaties, data en werkpleksystemen uit de bestaande omgeving Middelsee volgens een gestandaardiseerde en gecontroleerde aanpak. - Overdracht van (applicatie)clusters ( technisch en organisatorisch) naar invlechtende gemeente en SSL ICT. 34

35 Organisatie Naam Rol Rolomschrijving Ontvlechting Middelsee ICT Middelsee ICT Harry Verkaik Projectmanager Aansturing en coördinatie tussen gemeenten, SSL en projectuitvoering door Middelsee. Middelsee ICT Ron Stoorvogel ICT Transitiemanager Interne coördinatie. Verantwoordelijk voor oplevering technische producten volgens planning en verantwoordelijk voor resourcemanagement. Ruud Coone Kwaliteitsborging en controle Onafhankelijke architect. Beoordeling technisch impact ontvlechtingscenario, kwaliteitsbewaking uitvoering Middelsee ICT Winant Boomsma Sn. Systeembeheer/ technisch coördinator. Vast en operationeel aanspreekpunt Techniek voor SSL en projectteams gemeenten. Middelsee ICT Jan Zeinstra Planning en monitoring (projectbureau) Opstellen, monitoren en actualiseren projectplanning Ontvlechting MS incl. afhankelijkheden gemeenten en SSL. Menameradiel Middelsee ICT ntb Klaas de Haan Finance &Control Overdracht- en contractbeheer (projectbureau) Opstellen financiële voortgangsrapportage ontvlechting. Tevens al verantwoordelijk voor fin. rapportage Beheer MS. Planning en bewaking overdrachten. Opstellen overdrachtsdossiers. Coördinatie splitsen, overdracht contracten en licenties i.o.m. met gemeenten, Leeuwarden en leveranciers Middelsee ICT ntb Sn. systeembeheerder Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering technische transitie. Middelsee ICT ntb Netwerkspecialist Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering technische transitie. 35

36 Organisatie Naam Rol Rolomschrijving Middelsee ICT ntb Applicatiebeheerder Verantwoordelijk voor voorbereiding en uitvoering applicaties Ontvlechting Middelsee ICT Ontvlechting omvat behalve een groot aantal technisch componenten ook aspecten als contracten, financieel en organisatie. In het belang van tijdige opleveringen door Middelsee ICT wordt er in de projectuitvoering een onderscheid gemaakt tussen oplevering van technische producten en de realisatie van de (deel)overdrachten zelf. In onderstaand schema is deze werkverdeling voor de volledig- en duidelijkheid weergegeven. 36