2016 WODC, ministerie van Veiligheid en Justitie. Auteursrechten voorbehouden.

Transcriptie

1 Wegwijzer bij contractonderzoek in opdracht van het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) van het ministerie van Veiligheid en Justitie

2 Wegwijzer bij contractonderzoek in opdracht van het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) van het ministerie van Veiligheid en Justitie 1

3 Colofon Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) Afdeling Extern Wetenschappelijke Betrekkingen (EWB) Turfmarkt DP Den Haag Postbus EH Den Haag WODC, ministerie van Veiligheid en Justitie. Auteursrechten voorbehouden. 2

4 Inhoud Colofon 2 1 Inleiding 4 2 WODC en EWB 6 3 Voorbereiding Startnotitie Offranten Offerteprocedure Beoordeling offertes Contract en voorwaarden 12 4 Begeleidingscommissie Samenstelling Taken Vertrouwelijkheid Secretariaat Reiskosten en vacatiegeld 16 5 Uitvoering van het onderzoek Uitvoering Vertrouwelijkheid Eindrapport Controle en hergebruik van data 19 6 Openbaarmaking Zes-wekentermijn Openbaarmaking Kennisverspreiding 23 3

5 1 Inleiding 4

6 Deze Wegwijzer is een handleiding voor een ieder die is betrokken bij wetenschappelijk onderzoek dat wordt verricht in opdracht, en met financiering, van het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) van het ministerie van Veiligheid en Justitie. In deze Wegwijzer wordt beschreven hoe de afdeling Extern Wetenschappelijke Betrekkingen (hierna afgekort tot EWB) van het WODC te werk gaat en welke overwegingen daarbij meespelen. In het eerstvolgende hoofdstuk wordt de positie van het WODC en die van de afdeling EWB kort besproken. In de hoofdstukken daarna wordt de gang van zaken rond contractonderzoek voor het WODC in vier stappen nader toegelicht. Daarbij komen achtereenvolgens aan de orde: de voorbereiding door de afdeling EWB, de WODC-begeleidingscommissie bij het onderzoek, de uitvoering van het onderzoek door de gecontracteerde instelling, en de rapportage en openbaarmaking. Op de website van het WODC 1 staan documenten die een verdere uitwerking of aanvulling zijn op de inhoud van deze Wegwijzer. Waar relevant, wordt in de tekst naar de website verwezen. Voor nadere informatie of toelichting op de werkwijze van WODC/EWB, kunt u contact opnemen met een projectbegeleider of het secretariaat van EWB via telefoonnummer of per mail via wodc-ewb@minvenj.nl. Wij hopen dat deze Wegwijzer helder is. Suggesties ter verbetering of aanvulling van deze Wegwijzer zijn welkom per via het secretariaat van EWB

7 2 WODC en EWB 6

8 Het WODC is een kenniscentrum op justitieel en veiligheidsterrein en levert een wetenschappelijke bijdrage aan de ontwikkeling en evaluatie van het beleid van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Hiervoor draagt het WODC (nieuwe) wetenschappelijke inzichten aan voor de beleidsdirecties van het ministerie van Veiligheid en Justitie. In aansluiting daarop inventariseren het WODC en de beleidsdirecties de kennisbehoefte op het terrein van veiligheid en justitie en de wenselijkheid en noodzaak voor nieuw onderzoek. Dit resulteert in een (jaarlijks) door de leiding van het ministerie vastgesteld onderzoeksprogramma. De samenwerking tussen het WODC en de beleidsdirecties en ketenpartners van het ministerie van Veiligheid en Justitie vindt plaats op basis van een convenant waarin de wetenschappelijke autonomie en onafhankelijkheid van het WODC is vastgelegd. Deze positie is onder andere van belang bij de selectie van onderzoeksvoorstellen, contractering van onderzoeksinstellingen, samenstelling van begeleidingscommissies en acceptatie van onderzoeksrapportages. Het onderzoeksprogramma van het WODC wordt voor een deel uitgevoerd door de onderzoeksafdelingen van het WODC. Voor een ander deel worden de onderzoeken in opdracht van het WODC extern uitgevoerd door universiteiten en particuliere onderzoeksinstellingen. Hierbij gaat het om contractonderzoek, niet om een subsidie voor onderzoek. Voor de specificatie, aanbesteding en begeleiding van deze externe projecten is de afdeling EWB van het WODC verantwoordelijk. Het WODC onderschrijft de principes achter de Verklaring van wetenschappelijke onafhankelijkheid van de KNAW (2005) en de Twaalf tips over het offertetraject voor opdrachtgevers van beleidsonderzoek van de Vereniging voor Beleidsonderzoek (2004). 7

9 3 Voorbereiding 8

10 Binnen de afdeling EWB worden jaarlijks meestal tussen de 60 à 70 onderzoeken ontworpen, voorbereid, uitbesteed en begeleid. Het overgrote deel van de onderzoeken wordt bij het WODC aangevraagd door een beleidsdirectie van het ministerie van Veiligheid en Justitie. In een aantal gevallen is een andere organisatie (mede-) aanvrager van het onderzoek, zoals het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, of neemt het WODC zelf het initiatief tot het onderzoek. 3.1 Startnotitie Bij aanvang van een onderzoeksproject stelt een projectbegeleider van EWB een startnotitie op. Dit gebeurt in overleg met de beleidsdirectie(s) die het WODC heeft verzocht het onderzoek uit te (laten) voeren. De startnotitie bevat informatie over de achtergrond van en de aanleiding tot het onderzoek, de beleidscontext, de doelstelling, de probleemstelling, de onderzoeksvragen, de theoretische basis, de onderzoeksmethoden en de fasering van het onderzoek. Als geheel geeft de startnotitie de noodzakelijke en gewenste specificaties voor het toekomstige onderzoeksproject. De startnotitie wordt voorgelegd aan het managementteam van het WODC. Na consultatie van het managementteam, accordeert de directeur van het WODC de startnotitie, waarmee ook het begrote budget voor de uitvoering van het onderzoek wordt goedgekeurd. 3.2 Offranten Aan de hand van de inhoud van de startnotitie zoekt EWB contact met onderzoeksinstellingen (universitair en/of particulier) die naar verwachting beschikken over de gevraagde deskundigheid en affiniteit met het onderwerp van onderzoek. Bij de keuze voor offranten besteedt EWB veel aandacht aan het voorkomen van (de kans op) belangenverstrengeling en aan het waarborgen dat de onderzoekers in onafhankelijkheid het onderzoek kunnen verrichten. Daarmee vallen bijvoorbeeld instellingen die een institutioneel of commercieel belang hebben bij het onderwerp van onderzoek af als mogelijke offrant. EWB nodigt met regelmaat onderzoeksinstellingen als offrant uit die nog niet eerder onderzoek voor het WODC uitvoerden. Zij krijgen desgewenst specifiek uitleg over de offerteprocedure en de manier van beoordeling van offertes door EWB. Zowel nieuwe als bekende instellingen kunnen hun belangstelling voor specifieke onderzoeken bij EWB kenbaar maken. De onderzoeksprogrammering staat mede voor dat doel op de website van het WODC Offerteprocedure De offerteprocedure beoogt te leiden tot het sluiten van een overeenkomst voor het uitvoeren van contractonderzoek voor en in opdracht van het WODC. Vanzelfsprekend worden hierbij de rijksbrede aanbestedingsregels in acht genomen. De onderzoeksprojecten die door EWB worden uitbesteed blijven, gezien hun financiële omvang, in het algemeen onder de grens van de Europese richtlijn voor 2 9

11 overheidsopdrachten. Onderzoeksprojecten die deze grens overschrijden, besteedt EWB volgens de Europese voorschriften aan, in samenwerking met de Hoofdafdeling Commerciële Zaken van het ministerie van Veiligheid en Justitie 3. EWB vraagt niet meer offertes dan nodig is en doet uitsluitend serieuze offerteverzoeken, waarbij niet al van tevoren de voorkeur naar een bepaalde offrant uitgaat. In de regel wordt eerst een aantal onderzoeksinstellingen telefonisch benaderd om na te gaan of zij de benodigde expertise, belangstelling en beschikbare capaciteit hebben. Het aantal instellingen dat daadwerkelijk om een offerte en onderzoeksvoorstel wordt gevraagd hangt vooral af van de financiële omvang van het geplande onderzoek. Al naar gelang het begrote bedrag vraagt EWB één, twee of drie offertes, bij uitzondering vier. In speciale gevallen, en onder specifieke voorwaarden, kan het managementteam van het WODC besluiten een onderzoek niet in concurrentie aan te besteden, maar direct aan een onderzoeksinstelling te gunnen. De geselecteerde onderzoeksinstellingen krijgen van EWB per brief het verzoek om te offreren. In de brief staan de belangrijkste richtlijnen voor de offerte. Tevens ontvangen zij de startnotitie met de specificaties voor het gewenste onderzoek. Mochten er vragen ontstaan over de inhoud van de startnotitie of het gewenste onderzoek, dan zal EWB die vanzelfsprekend trachten te beantwoorden, indien nodig na overleg met de aanvragende beleidsdirectie. De antwoorden worden aan alle offranten toegezonden. Een offerte moet voldoen aan bepaalde technische vereisten (zie document Vereisten aan offertes op de website van het WODC). EWB stelt in de regel geen limiet aan het aantal woorden of regels voor een offerte. Van de offranten wordt gevraagd een adequate, heldere onderzoeksaanpak uit te werken zonder overbodige uitweidingen. Het is toegestaan om optionele modules naast het centrale onderzoeksplan aan te bieden, al of niet tegen meerprijs. Binnen het door EWB aangegeven budget moet echter een volwaardige onderzoeksaanpak worden geoffreerd die voldoet aan de specificaties in het offerteverzoek en de startnotitie. De periode die een onderzoeksinstelling krijgt om een offerte in te dienen, is in het algemeen drie weken. In ieder geval krijgen alle offranten in hetzelfde offertetraject een gelijke termijn voor het opstellen en indienen van hun offerte. De kosten van het uitbrengen van een offerte komen voor rekening van de offrerende onderzoeksinstelling. De directeur van het WODC neemt, op voordracht van EWB, de beslissing aan welke offrant het onderzoek wordt gegund. In het algemeen krijgen offranten binnen twee weken na indiening van hun offerte uitsluitsel over de beslissing. De projectbegeleider van EWB geeft mondeling en/of schriftelijk een (uitvoerige) inhoudelijke toelichting op de beslissing. Tegen de beslissing staat geen beroep open, omdat er geen sprake is van een subsidieverlening (bestuursrecht), maar van de voorbereiding van het sluiten van een overeenkomst (privaatrecht) voor het uitvoeren van contractonderzoek. De inhoud 3 nadere informatie op de website van Pianoo Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. 10

12 van niet-gecontracteerde offertes en de namen van de afgewezen offranten blijven vertrouwelijk. 3.4 Beoordeling offertes EWB baseert de keuze voor de uitvoerder van het onderzoek op de inhoud van de ontvangen offertes, niet op overwegingen zoals bijvoorbeeld de reputatie van de onderzoekers of onderzoeksgroep. Ook is er, mede vanwege het grote aantal offertes dat jaarlijks wordt beoordeeld, geen mondelinge presentatie van de onderzoeksvoorstellen of herkansingsronde voorzien. Offertes worden bij EWB altijd door meerdere personen beoordeeld op basis van de expertise en ervaring binnen EWB. De projectbegeleider van het onderzoek overlegt daarvoor met minimaal één collega-projectbegeleider. Daarnaast wordt meestal ook de mening van de beleidsdirectie die het onderzoek heeft aangevraagd gehoord en, indien nodig, wordt een externe deskundige om advies gevraagd. Bij het beoordelen van de offertes wordt gebruik gemaakt van een aantal vooraf bepaalde criteria (zie document WODC-EWB beoordelingscriteria op de website van het WODC) met betrekking tot de onderstaande vijf onderdelen: Inhoudelijke uitwerking EWB beoordeelt onder andere hoe het onderwerp en de achtergrond van het voorgestelde onderzoek worden toegelicht, hoe de doel- en probleemstelling zijn uitgewerkt ten opzichte van de startnotitie en hoe bestaande literatuur over ander onderzoek en theorievorming op het betreffende terrein is verwerkt in het onderzoeksvoorstel. Onderzoeksmethoden Beoordeeld wordt of de voorgestelde onderzoeksopzet naar verwachting geschikt en uitvoerbaar is gezien de aard van de doel- en probleemstelling. Hiervoor wordt onder andere gekeken naar de specifieke onderzoeksvragen, methoden van onderzoek, wijze van dataverzameling, voorgestelde bronnen (waaronder eventueel benodigde databestanden), wijze van data-analyse en de wijze van rapporteren en publiceren. Voor de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van het onderzoek is van belang of de offranten zich rekenschap geven van te verwachten problemen bij de dataverzameling en andere risicopunten en welke oplossingen zij hiervoor hebben bedacht. Organisatie, planning EWB beoordeelt of er in het geoffreerde onderzoeksvoorstel een realistische tijdsplanning en fasering is opgenomen. Ook wordt bekeken of de offranten de consequenties aangeven van de eventuele risicopunten voor de inhoud, planning en begroting van het onderzoek. De vergaderingen van de begeleidingscommissie en de momenten waarop tussenproducten ter beschikking komen, dienen eveneens te worden opgenomen in de planning. Onderzoeksteam De samenstelling van het onderzoeksteam en de deskundigheid van de projectleider(s) en de onderzoeker(s) zijn hier belangrijk. De specifieke kennis van het te onderzoeken terrein en de eventuele eerdere ervaringen met de onderzoeksinstelling en de onderzoekers spelen hierbij ook een rol. 11

13 Begroting Bij het beoordelen van de begroting wordt onder andere gelet op de inzichtelijkheid, de tarieven, het begrote aantal uren voor de verschillende onderzoekers en de prijs/ kwaliteitsverhouding van het voorgestelde onderzoek als geheel. EWB werkt met een minimumvariant begroting; deze kunt u downloaden van de website van het WODC (zie document Minimumvariant begroting voor EWB-offertes ). 3.5 Contract en voorwaarden Is de keuze voor een offerte/ onderzoeksvoorstel gemaakt, dan sluit het WODC een overeenkomst met de desbetreffende instelling. Daarmee wordt het WODC opdrachtgever van het onderzoek en de offrerende instelling wordt opdrachtnemer. EWB maakt hierbij gebruik van een EWB-contract (zie document EWB-contract op de website van het WODC) dat aan de specifieke vereisten van een onderzoek kan worden aangepast. Bij onderzoek in opdracht van WODC zijn de herziene Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten (ARVODI-2014) van toepassing. Deze zijn gepubliceerd in de Staatscourant op 4 april 2014, nr (zie document ARVODI 2014 op de website van het WODC). Gezien het karakter van contractonderzoek, ligt het intellectueel eigendom van in opdracht van het WODC uitgevoerde onderzoeken en vervaardigde rapporten en andere producten bij het WODC (feitelijk de Nederlandse Staat). Het WODC wordt, tenzij anders bepaald, ook eigenaar van het tijdens het onderzoek verzamelde en ontwikkelde materiaal, met inbegrip van ingevulde vragenlijsten, observatieprotocollen en dergelijke. Dit eigendom is van belang voor het publiekelijk ter beschikking stellen van de rapportage, eventueel toekomstig wetenschappelijk (vervolg)onderzoek en omdat het WODC wil kunnen optreden tegen eventueel misbruik van onderzoeksgegevens en - materialen door derden. 12

14 4 Begeleidingscommissie 13

15 Bij de start van het onderzoek stelt het WODC normaliter een begeleidingscommissie in. De WODC-begeleidingscommissie is bedoeld ter verhoging van de kwaliteit van het onderzoek en ter bewaking van de onafhankelijkheid en objectiviteit. Het WODC stelt de commissie samen en de voorzitter en leden van de begeleidingscommissie worden door de directeur van het WODC benoemd. 4.1 Samenstelling Uitgangspunt bij de samenstelling van de begeleidingscommissies vormt de inhoudelijke bijdrage die de voorzitter en leden kunnen leveren aan de uitvoering en de kwaliteit van het onderzoek. Andere overwegingen, bijvoorbeeld het betrekken van veldorganisaties of het creëren van draagvlak, vormen geen afdoende argumenten voor deelname aan een WODC-begeleidingscommissie. Het samenstellen van een begeleidingscommissie is altijd maatwerk afhankelijk van het onderzoek. Veelal bestaat een commissie uit ongeveer vijf of zes leden: een externe voorzitter, vaak een hoogleraar of universitair hoofddocent; één of twee externe deskundige(n) op het terrein, veelal afkomstig uit de wetenschappelijke wereld; een methodoloog met expertise over de waarnemings-, experimenteer- en/of analysetechnieken die in het onderzoek gebruikt worden; een medewerker van de beleidsdirectie die het onderzoek bij het WODC heeft aangevraagd; de projectbegeleider van de afdeling EWB van het WODC. Met uitzondering van de projectbegeleider, worden de deelnemers aan de commissie gevraagd vanwege hun persoonlijke deskundigheid, niet als vertegenwoordiger van de organisatie waar zij werken. Deelname aan de commissie brengt geen enkel recht mee voor organisaties of voor andere personen, bijvoorbeeld ten aanzien van meelezen met of goedkeuren van een (concept)rapport. De commissie wordt geacht het onderzoek zo onafhankelijk mogelijk te begeleiden. Mede daarom worden personen die deel uitmaken van, of direct betrokken zijn bij, het object van evaluatieonderzoek niet opgenomen in de begeleidingscommissie. Incidenteel kunnen bij vergaderingen gastdeskundigen worden uitgenodigd vanwege hun specifieke kennis en/of ervaring op het terrein in kwestie. De begeleidingscommissie houdt op te bestaan, zodra het eindrapport officieel openbaar is gemaakt, of zoveel eerder als het WODC de commissie van zijn taak ontheft. 14

16 4.2 Taken De begeleidingscommissie heeft de volgende taken: toezicht houden op de uitvoering van het onderzoek volgens het onderzoeksplan, inclusief het daarbij behorende tijdschema; aanpassingen aan het onderzoeksplan voorstellen indien de omstandigheden naar het oordeel van de begeleidingscommissie, het WODC of de onderzoeksinstelling daartoe aanleiding geven; optreden als informatiebron voor de onderzoeker(s) met betrekking tot de inhoudelijke, procesmatige en onderzoekstechnische kant van het onderzoek; verzorgen van introducties voor de onderzoeker(s) bij personen en instanties op het terrein van het onderzoek; toetsen van de rapportage(s) aan het onderzoeksplan. De begeleidingscommissie heeft dus een (dubbele) adviserende rol: de leden geven advies aan de onderzoekers en aan het WODC. Voor de begeleiding van een gemiddeld onderzoek worden veelal vier of vijf bijeenkomsten gehouden. De commissie bepaalt echter zelf het aantal benodigde bijeenkomsten. 4.3 Vertrouwelijkheid Alle stukken in het kader van een begeleidingscommissie zijn aan de leden persoonlijk gericht. Dat geldt ook voor alles wat binnen de commissie wordt besproken. Gedurende het onderzoeksproces komt de begeleidingscommissie in aanraking met vertrouwelijke informatie. Deze kan bestaan uit: 1. namen, adressen en andere persoonlijke gegevens; 2. gegevens die nodig zijn voor het onderzoek of tussentijdse resultaten; 3. definitieve onderzoeksresultaten en eindrapportage. De commissieleden dienen de informatie uit de eerste en tweede hierboven genoemde categorie vertrouwelijk te behandelen, ook na afronding van het onderzoek en openbaarmaking van het rapport. Voor de derde categorie geldt dat deze informatie vertrouwelijk moet worden behandeld totdat het rapport officieel openbaar is. Gezien het vertrouwelijke karakter, kan er geen sprake zijn van bespreking van stukken of rapportages met derden of binnen organisaties. Het WODC kan aan voorzitters en leden van begeleidingscommissies vragen de hierboven bedoelde vertrouwelijkheid te bevestigen door het ondertekenen van een vertrouwelijkheidsverklaring (zie document Vertrouwelijkheidsverklaring op de website van het WODC). 4.4 Secretariaat De onderzoeksinstelling verzorgt het secretariaat van de begeleidingscommissie vanaf de aanvang van de eerste bijeenkomst, waaronder ook de notulen, adreslijst en planning en organisatie van de bijeenkomsten. Notulen worden kort na elke bijeenkomst in concept voorgelegd aan het WODC en na akkoord verspreid. De 15

17 locatie voor de bijeenkomsten moet, in verband met de facturering, door EWB worden geboekt; veelal zal bij het WODC zelf worden vergaderd. 4.5 Reiskosten en vacatiegeld Reiskosten voor de voorzitter en leden van de commissie komen voor rekening van het WODC overeenkomstig de bepalingen van het Reisbesluit Voor de voorzitter en leden (m.u.v. van rijksambtenaren) van de commissie kent het WODC een vaste vergoeding per bijgewoonde bijeenkomst, ongeacht de duur van de bijeenkomst, voorbereiding en eventuele andere werkzaamheden ten behoeve van het onderzoek. 16

18 5 Uitvoering van het onderzoek 17

19 5.1 Uitvoering De gecontracteerde onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderzoek volgens het goedgekeurde onderzoeksplan en de daarop overeengekomen aanpassingen. Hij draagt, ook in het geval van personeelswisselingen, zorg voor de continuïteit van het onderzoek en bewaakt de begroting en de tijdsplanning. Een wijziging van het onderzoeksplan behoeft voorafgaande goedkeuring van het WODC. Indien de onderzoeksinstelling wijzigingen wil doorvoeren in het onderzoeksplan en/of de samenstelling van het onderzoeksteam, dan meldt hij dit in een zo vroeg mogelijk stadium schriftelijk aan de projectbegeleider van het WODC met daarbij de eventuele consequenties voor het tijdschema en de begroting van het onderzoek. Voor onderzoek op het justitiële en veiligheidsterrein is vaak inzage of gebruik van dossiers of data van andere organisaties noodzakelijk. Het WODC heeft met enkele organisaties werkafspraken gemaakt om de inzage in of gebruik van gegevens te stroomlijnen. Indien gegevens van organisaties nodig zijn, kan hierover het beste vroegtijdig met de projectbegeleider worden overlegd. Het WODC vindt het vanzelfsprekend dat respondenten en andere personen die meewerken aan onderzoek daarvoor netjes worden bedankt door de onderzoekers. Ten aanzien van het belonen van respondenten is het WODC echter terughoudend. Indien de onderzoeksinstelling overweegt respondenten te belonen, is het gewenst dit te bespreken met de projectbegeleider en de kosten daarvan in de projectbegroting op te nemen. De onderzoeksinstelling levert, tijdens de uitvoering van het onderzoek, tussentijdse rapportages voor de opdrachtgever en de begeleidingscommissie aan. In principe woont een delegatie van de onderzoeksinstelling (de projectleider en één of meer onderzoekers) steeds de vergaderingen van de begeleidingscommissie bij; zij zijn echter geen lid van de begeleidingscommissie. De eindverantwoordelijkheid voor het onderzoek en voor de inhoud van het eindrapport blijft bij de onderzoekers. De verantwoordelijkheid voor de acceptatie van het onderzoek en het rapport berust uitsluitend bij het WODC. 5.2 Vertrouwelijkheid De onderzoekers dienen namen, adressen en andere persoonlijke gegevens vertrouwelijk te houden. Zij moeten deze vertrouwelijkheid, zoveel als in het kader van het onderzoek mogelijk is, ook laten gelden tegenover de begeleidingscommissie en het WODC. De onderzoekers zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij de onderzoeksresultaten voldoende geanonimiseerd rapporteren, zodanig dat deze niet herleidbaar zijn tot personen, organisaties of situaties en zonder problemen kunnen worden gepubliceerd. Gegevens met een vertrouwelijk karakter dienen na afloop van het onderzoek door de onderzoeksinstelling te worden vernietigd, tenzij met het WODC anders is afgesproken omdat deze gegevens nog nodig zijn voor vervolgonderzoek. 18

20 Gedurende de looptijd van het onderzoek kunnen de onderzoekers slechts in zeer uitzonderlijke gevallen, en uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van EWB, opgedane ervaringen of (voorlopige) resultaten bekendmaken. Aan onderzoekers vraagt het WODC om een geheimhoudingsverklaring te tekenen (zie document Geheimhoudingsverklaring B op de website van het WODC). 5.3 Eindrapport Het eindrapport moet altijd voorzien zijn van heldere en compacte antwoorden op de onderzoeksvragen. Tevens moeten, tenzij anders overeengekomen, in het rapport (inhoudelijk identieke) leesvervangende samenvattingen in het Nederlands en het Engels worden opgenomen. In veruit de meeste gevallen wordt het eindrapport door de onderzoeksinstelling zelf verzorgd. Daarbij stelt het WODC geen eisen aan het format of de lay-out. In incidentele gevallen kan het WODC besluiten dat het rapport in aanmerking komt voor publicatie door het WODC, al of niet via een externe uitgever. Naast het eindrapport levert de onderzoeksinstelling tevens, in aparte pdf-bestanden, digitale versies van het eindrapport, de Nederlandse samenvatting en de Engelse samenvatting, voorzien van de bibliografische gegevens van het eindrapport. Van een volledige oplevering van het onderzoeksproject is formeel pas sprake indien het eindrapport en alle andere overeengekomen producten, zoals de Nederlands- en Engelstalige samenvattingen, in overeengekomen vorm en aantal aan het WODC zijn opgeleverd en door het WODC zijn geaccepteerd. Het WODC stelt alle rapporten ter beschikking aan de Koninklijke Bibliotheek en aan de Koninklijke Nederlandse Academie van Wetenschappen (KNAW) voor opname in de Nederlandse Onderzoek Databank (NOD) Controle en hergebruik van data Controle Het WODC behoudt zich het recht voor om tijdens de uitvoering en/of na afloop van het onderzoek (op basis van eigen initiatief, steekproef, signalen van derden of anderszins) inzage te krijgen in en een controle uit te voeren op de onderzoeksmaterialen en data. Het doel hiervan is te kunnen checken of de data conform het onderzoeksplan en op een integere wijze zijn verzameld. Bij deze check neemt het WODC de eventueel toegezegde anonimiteit en andere privacyaspecten in acht. Hergebruik van data De onderzoeksdata kunnen onder voorwaarden aan andere partijen dan de opdrachtnemer beschikbaar worden gesteld voor secundaire wetenschappelijke analyses. De bestanden met een N 100 worden daartoe door het WODC beschikbaar gesteld aan het DataArchiving and Networked Services (DANS) van de KNAW. Bestanden met een N 100 en kwalitatieve bestanden komen ook voor hergebruik in aanmerking. Voor hergebruik van data is in alle gevallen toestemming van het WODC nodig, ook wanneer 19

21 het hergebruik uitgevoerd wordt door de opdrachtnemer van het oorspronkelijke onderzoek. Overdrachtsdocument en databestanden met N 100 Bij onderzoek waaruit een databestand voortkomt met N 100 vraagt het WODC een overdrachtsdocument. Het overdrachtsdocument beschrijft de uitvoering en verantwoording van de steekproeftrekking, het veldwerk, de verwerking van de gegevens en de analyses van het databestand. In dit document dienen tevens de gebruikte vragenlijst(en) te zijn opgenomen, inclusief de rekenregels (syntax) en de wijze waarop de gegevens voor de rapportage(s) zijn berekend uit het databestand. In het document dient expliciet te worden aangegeven hoe is omgegaan met weegfactoren in geval van disproportionele steekproeven en met uitbijters. In het databestand zijn variabelen- en valuelabels duidelijk gespecificeerd. De dataset is ontdaan van persoonsgegevens. Dat wil zeggen: ze bevatten geen namen, geen adressen en woonplaatsen (alleen de vier postcodecijfers zijn toegestaan), geen geboortegegevens (alleen het geboortejaar is toegestaan), geen gegevens over het beroep van respondenten (omgecodeerde beroepsgegevens zijn wel mogelijk), geen BSN-nummer en geen contactgegevens. Ook informed consent verklaringen van respondenten over hergebruik van de data horen bij het overdrachtsdocument. Het overdrachtsdocument en de databestanden worden met een password per of per aangetekende post (bij voorkeur op usb-stick) aan het WODC opgeleverd. Bewaarplicht door opdrachtnemer Het WODC wordt eigenaar van al het tijdens het onderzoek verzamelde en ontwikkelde materiaal, met inbegrip van registraties, databestanden, (ingevulde) vragenlijsten, observatieprotocollen, rapportages en dergelijke. De opdrachtnemer moet onderzoeksmateriaal gedurende een periode van tien jaar, ingaande op de datum van ondertekening van de overeenkomst, om niet voor het WODC bewaren. 20

22 6 Openbaarmaking 21

23 Voor de onderzoeksinstelling is het opleveren van het eindrapport en de andere overeengekomen producten aan het WODC de laatste fase in het onderzoek. Voor het WODC volgen daarna nog de aanbieding van het rapport aan de beleidsdirectie die het onderzoek bij het WODC heeft aangevraagd en de openbaarmaking. 6.1 Zes-wekentermijn Voor het proces van acceptatie door het WODC tot openbaarmaking, is een termijn van maximaal zes weken voorzien, gerekend vanaf de dag dat alle overeengekomen producten aan het WODC werden opgeleverd en door het WODC werden geaccepteerd. Binnen enkele dagen na acceptatie wordt het eindrapport van het onderzoek door het WODC met een begeleidende nota aangeboden aan de aanvrager van het onderzoek, in de meeste gevallen een beleidsdirectie van het ministerie van Veiligheid en Justitie. De beleidsdirectie beslist of het rapport wordt aangeboden aan de Tweede Kamer. Als die keuze wordt gemaakt, stelt de beleidsdirectie een brief aan de Tweede Kamer op, veelal met een inhoudelijke reactie op het rapport. Daarnaast stuurt zij het rapport met de brief aan de Tweede Kamer. Indien een rapport niet aan de Tweede Kamer wordt aangeboden, wordt het rapport vaak al binnen zes weken door het WODC openbaar gemaakt. 6.2 Openbaarmaking Rapporten die door - of in opdracht van - het WODC zijn vervaardigd, worden altijd openbaar. Dit kan gebeuren door toesturing aan de Tweede Kamer, door publicatie op de WODC-website en/of door publicatie door de onderzoeksinstelling. De openbaarmaking vindt zo spoedig mogelijk plaats na acceptatie van het rapport en de andere overeengekomen producten door het WODC. Het WODC kan een persbericht verspreiden bij de openbaarmaking van een rapport. Indien een persbericht wordt opgesteld, vraagt EWB aan de onderzoeksinstelling een korte input te leveren over de resultaten en conclusies van het onderzoek. De aanvragende beleidsdirectie en de directie Voorlichting van het ministerie van Veiligheid en Justitie kunnen een persbericht uitbrengen naar aanleiding van de reactie van de minister. Zes weken na acceptatie van het eindrapport en de andere producten door het WODC zijn onderzoekers contractueel volledig vrij in het publiceren over het onderzoek en de resultaten daarvan, mits met vermelding van WODC als opdrachtgever en een duidelijke verwijzing naar het originele rapport. Indien het rapport binnen de genoemde zes weken door het WODC of het ministerie van Veiligheid en Justitie openbaar wordt gemaakt vervalt ook voor de onderzoekers direct de vertrouwelijkheid van het rapport. Zodra het rapport openbaar is, worden het rapport en de Nederlands- en Engelstalige samenvattingen op de website van het WODC beschikbaar gesteld. Daarna is het iedereen toegestaan onbeperkt gebruik te maken en te citeren uit het rapport en de samenvattingen, mits met bronvermelding en vermelding van WODC als opdrachtgever. 22

24 6.3 Kennisverspreiding Het WODC is er een sterk voorstander van dat onderzoekers na openbaarmaking van het rapport door het WODC ook op andere manieren en/of in andere fora publiceren over hun onderzoeksresultaten. Voor een commerciële of andere uitgave van het rapport kan het WODC belangeloos een licentie afgeven aan de onderzoeksinstelling. Na de openbaarmaking van het rapport door het WODC of het ministerie van Veiligheid en Justitie, is het de onderzoeksinstelling toegestaan de resultaten van het onderzoek verder te gebruiken, met uitzondering van privacygevoelige gegevens. Daarbij geldt als voorwaarde dat de onderzoeksinstelling niet in strijd handelt met de belangen van het WODC of de Staat en wordt aangegeven dat het onderzoek heeft plaatsgevonden in opdracht van het WODC. 23

25 Dit is een uitgave van: Ministerie van Veiligheid en Justitie Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum Postbus EH Den Haag Rijksoverheid Oktober