Naam van de gegevensverwerking waarin de (persoons-)gegevens zijn opgenomen Slachtoffermonitor 2016

Transcriptie

1 Naam van de gegevensverwerking waarin de (persoons-)gegevens zijn opgenomen Slachtoffermonitor Waarvoor worden de gegevens verzameld en gebruikt (doelen)? Het onderzoek heeft als doel de kwaliteit van de justitiële slachtofferzorg te monitoren en zo aanknopingspunten te geven voor verbetering van beleidsmaatregelen en uitvoering van taken. Het gaat hier om de kwaliteit zoals ervaren door slachtoffers die met justitie in aanraking komen. De slachtoffermonitor vindt in 2016 voor de tweede keer plaats voor w.b. het inventariseren van de ervaringen van slachtoffers met politie, OM, Slachtofferhulp Nederland (SHN) en rechtspraak. Nieuw is dat dit keer ook de ervaringen van slachtoffers met het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en het Schadefonds Geweldsmisdrijven (verder genoemd: Schadefonds) worden uitgevraagd deze twee instanties hebben aangegeven dit keer graag deel te nemen. De uitvoering van het onderzoek geschiedt door een extern onderzoeksbureau in opdracht van het WODC. 3. Over wie worden gegevens verwerkt en welke soorten van gegevens zijn dat? Categorieën van betrokkenen: 1. Slachtoffers van delicten in de leeftijd van 13 jaar en ouder die met een of meer van de bovengenoemde instanties in contact zijn geweest Soorten van gegevens: 1. Van de hierboven onder 1 genoemde categorie van betrokkenen (eventueel de tekst van de onder 1 opgenomen categorie van personen geheel overnemen) worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan: a. naam- en adresgegevens en geboortegegevens; b. BSN; c. telefoonnummer d. geslacht e. artikel(en) Sr die aan de verdachte voor betreffend delict ten laste zijn gelegd en type delict conform standaardclassificatie misdrijven CBS f. type afdoening: ZSM, ten parkette, rechter. 4. Aan wie worden gegevens verstrekt?

2 a. Nationale Politie (voor toevoegen telefoonnummer waar ontbrekend; daarna komen zij terug naar het WODC) b. Onderzoeksbureau I&O Research (voor uitvoering onderzoek in opdracht van het WODC) 5. Door welk Justitieonderdeel wordt de verwerking gevoerd? De verantwoordelijken is bestuursorgaan. Naam : Minister van Veiligheid en Justitie, WODC Adres : Turfmarkt 147 Postcode : 2511 DP Plaats : Den Haag Postbus : Postcode : 2500 EH telefoonnummer : Contactpersoon : ten Boom Naam : Annemarie Voorletters : A. De heer of mevrouw : mw. Organisatie : Ministerie van Veiligheid en Justitie Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) Functie : wetenschappelijk medewerker Adres : Turfmarkt 147 Postcode : 2511 DP Plaats : Den Haag Telefoonnummer : Faxnummer : adres : a.ten.boom@minvenj.nl 6. Eventuele bijzonderheden Beschrijving privacy protocol verwerking persoonsgegevens Slachtoffermonitor Inleiding Dit document beschrijft het privacy protocol van het onderzoek Slachtoffermonitor Het privacy protocol beoogt de kaders voor de verwerking van persoonsgegevens te schetsen en de verwerking van persoonsgegevens te verantwoorden. Het zal als bijlage worden gevoegd bij de melding van gegevensverwerking voor wetenschappelijk onderzoek aan de Functionaris Gegevensbescherming van het Ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) en als richtlijn aan betrokken instanties worden verstrekt. Het onderzoek Slachtoffermonitor 2016 heeft als doel de kwaliteit van de justitiële slachtofferzorg te monitoren en zo aanknopingspunten te geven voor verbetering van beleidsmaatregelen en uitvoering van taken. Het gaat hier om de kwaliteit zoals ervaren door slachtoffers die met justitie in aanraking komen. De rapportage over de vorige (eerste) afname van de slachtoffermonitor was in 2012 (over politie) en 2013 (over OM, SHN en rechtspraak); dit is nu drie resp. vier jaar geleden. De slachtoffermonitor vindt in 2016 voor de tweede keer plaats voor wat betreft het inventariseren van de ervaringen van slachtoffers met de politie, Openbaar Ministerie (OM), Slachtofferhulp Nederland (SHN) en rechtspraak. Nieuw is dat dit keer ook de ervaringen van slachtoffers met het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) en het Schadefonds Geweldsmisdrijven (verder: Schadefonds) worden uitgevraagd. Deze twee laatstgenoemde instanties hebben aangegeven dit keer graag deel te nemen aan de slachtoffermonitor. De uitvoering van het onderzoek geschiedt door een extern onderzoeksbureau in opdracht van het WODC. Wie de opdracht zal verwerven is

3 op dit moment nog niet bekend; de komende periode loopt hiervoor een openbare aanbestedingsprocedure. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens (zoals strafrechtelijke gegevens) is conform de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) alleen in nauwkeurig omschreven situaties toegestaan. In artikel 23 Wbp is echter een uitzondering gemaakt voor de verwerking van bijzondere gegevens voor wetenschappelijk onderzoek. Hiermee wordt benadrukt dat wetenschappelijk onderzoek voor de samenleving van grote betekenis is. Het wetenschappelijk onderzoek moet een algemeen belang dienen en de verwerking van de bijzondere gegevens moet noodzakelijk zijn voor het betreffende onderzoek. Het WODC werkt vanuit een raamwerk 1 voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens bij het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek. In dat raamwerk wordt een handvat geboden om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens in alle fasen van het onderzoek. In de voorbereiding van dit protocol zijn gesprekken gevoerd met de Functionaris gegevensbescherming (FG) van het bestuursdepartement, mr. P.J. de Groot (Bureau SG) en met drs. R.F. Meijer, wetenschappelijk medewerker en lid van de Werkgroep bescherming persoonsgegevens van het WODC. 2. Verantwoordelijke(n), contactpersoon en bewerkers Het onderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van het Wetenschappelijk Onderzoeks- en Documentatiecentrum (WODC) van VenJ. Het WODC organiseert de voorbereiding van het onderzoek, geeft richtlijnen aan ketenpartners voor de steekproeftrekking, overdracht en verrijking van de persoonsgegevens en controleert de steekproeven (w.b. omvang en stratificatie). Het WODC draagt de steekproeven vervolgens over aan een extern bureau voor de uitvoering van het onderzoek. Het WODC voelt zich als opdrachtgever van het onderzoek verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking door alle betrokkenen. Contactpersoon is drs. Annemarie ten Boom (projectbegeleider van de afdeling Extern Wetenschappelijke Betrekkingen (EWB)). Betrokken organisaties Ten behoeve van het onderzoek worden persoonsgegevens geleverd door verschillende ketenpartners van VenJ. Het betreft gegevens over (een steekproef van) slachtoffers/benadeelden van strafbare feiten, die relatief recent met de betreffende ketenpartner in contact zijn gekomen. Gegevens worden geleverd door volgende ketenpartners: a) Nationale Politie (NP); b) Openbaar Ministerie (OM) 2 ; c) Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB); d) Schadefonds Geweldsmisdrijven (Schadefonds). Deze ketenpartners hebben zich bereid getoond mee te werken aan het onderzoek en de persoonsgegevens te leveren, opdat een extern bureau het onderzoek kan uitvoeren. Daarbij heeft het WODC toegezegd de benodigde toestemmingen te zullen vragen. Dit toestemmingsverzoek is ingediend bij de Directie Juridische en Operationele Aangelegenheden van het Ministerie van Veiligheid en Justitie op 12 februari 2016 en is momenteel in behandeling. 3 In onderstaand overzicht is weergegeven om welk soort gegevens het gaat en waarom: Soort gegevens Reden verwerking 1 Definitieve versie 1.0 mei Een deel van de slachtoffers/benadeelden die bij het OM worden betrokken, is ook in contact geweest met SHN en de rechtspraak. Die beide instanties leveren daarom zelf geen persoonsgegevens aan. 3 Het WODC heeft in eerste instantie verzocht om een voorlopige toestemming, omdat het uitvoerend bureau nog niet bekend is. De uitvoerende onderzoekers worden volgens planning rond oktober 2016 bekend na de aanbestedingsprocedure. Op dat moment wordt bekend welke onderzoekers daadwerkelijk met de gegevens gaan werken, en kan eventuele toestemming pas definitief en op naam worden verleend.

4 a. naam- en adresgegevens en geboortegegevens Nodig om de mensen aan te kunnen schrijven; bij mensen tussen de 12 en 16 jaar worden de ouders/verzorgers benaderd b. BSN Nodig voor verrijking door NP c. telefoonnummer Nodig om indien mensen niet online mee willen doen aan het onderzoek, telefonisch de vragenlijst te kunnen afnemen d. geslacht Nodig om de mensen correct aan te kunnen schrijven e. artikel(en) Sr die aan de verdachte voor betreffend delict ten laste zijn gelegd dan wel type delict conform standaardclassificatie misdrijven CBS f. type afdoening: ZSM, ten parkette, rechter Nodig om te kunnen sturen op voldoende respons in alle strata: gewelds-/vermogens-/vernielingen en openbare orde delicten Nodig om onderscheid te maken naar type afdoening in de onderzoeksresultaten In onderstaand overzicht is weergegeven welke gegevens elke ketenpartner aanlevert (volgens nader te ontvangen instructies voor de te trekken steekproef): Soort gegevens bijzonderheden NP a cde OM abcdef b: BSN nodig voor verrijking door NP f: het OM wenst dat onderscheid kan worden gemaakt naar type afdoening in de onderzoeksresultaten CJIB abcde b: BSN nodig voor verrijking door NP Schadefonds a cde 3. Doelbinding en noodzakelijkheid Meer oog voor het slachtoffer is een van de speerpunten van het kabinet. Om de kwaliteit van de justitiële slachtofferzorg, zoals ervaren door slachtoffers/benadeelden, te monitoren en waar nodig te verbeteren, is het noodzakelijk dat periodiek een steekproef van slachtoffers/benadeelden wordt benaderd met een vragenlijst. Dit hoeft niet ieder jaar te gebeuren, bij afname eens in de drie à vier jaar is het mogelijk om eventuele wijzigingen te kunnen signaleren en tegelijkertijd zowel de doelgroep als de betrokken ketenpartners niet te zwaar te belasten met verzoeken om medewerking aan onderzoek. Wat betreft de doelgroep, het gaat om slachtoffers van een doorsnede van strafbare feiten. Daarbij kunnen ook ernstige misdrijven zitten. Wel is dat een minderheid. Mensen die niet mee willen doen aan het onderzoek (bijvoorbeeld omdat zij niet meer aan het gebeurde willen worden herinnerd) kunnen zich zonder opgave van reden afmelden het blijft dan bij een eenmalige aankondiging per post van het onderzoek monitor ervaring met justitiële instanties. Er wordt welbewust gewerkt met afmelden (negative consent) in plaats van aanmelden (positive consent). Het vragen van uitdrukkelijke toestemming leidt tot een zeer lage en selectieve respons en dit zou de kwaliteit van het onderzoek te zeer schaden. Door de in dit document beschreven maatregelen wordt

5 gewaarborgd dat de persoonlijke levenssfeer toch niet onevenredig wordt geschaad (zie ook het WODC-raamwerk, p.12). Telefonische enquêteurs worden voorts in een korte training (bijv. door Slachtofferhulp trainers) in het bijzonder voorbereid op het in het telefonisch interview omgaan met mensen die soms ernstige delicten hebben meegemaakt. Dit laatste is nieuw ten opzichte van de vorige slachtoffermonitor. De (onder 2 beschreven) persoonsgegevens die zullen worden verwerkt, zijn nodig om het onderzoek op een kwalitatief voldoende manier uit te voeren. Het onderzoek wordt op hoofdlijnen in de volgende stappen uitgevoerd: 1. Steekproeftrekking door ketenpartners, levering aan WODC (een uitzondering is het Schadefonds: het Schadefonds voert de eerste aanschrijving en afmeldprocedure zelf uit 4 ) 2. Controle steekproeven door het WODC 5 3. Verrijking met telefoonnummers door Nationale Politie 4. WODC levert steekproeven exclusief BSN en type delict aan extern onderzoeksbureau 5. Ontdubbelen door onderzoeksbureau 6. Eerste aanschrijving van de steekproeven over het onderzoek door extern onderzoeksbureau namens Ministerie van Veiligheid en Justitie, WODC 7. Mogelijkheid voor de aangeschreven personen om zich (per of antwoordkaart met antwoordnummer) af te melden voor het onderzoek; men wordt dan niet verder benaderd. 8. Overdracht informatie over type delict door WODC aan onderzoeksbureau, enkel voor de personen die zich niet hebben afgemeld voor het onderzoek 9. Schadefonds levert nu ook de eigen steekproef aan onderzoeksbureau 10. Tweede aanschrijving door extern onderzoeksbureau aan alle niet-afmelders, met het verzoek tot feitelijke deelname aan een online vragenlijst en instructies over hoe deel te nemen 11. Telefonisch rappelleren van degenen die na 2-3 weken nog niet hebben deelgenomen aan de online vragenlijst; zo mogelijk direct telefonische afname vragenlijst 12. Verwerking en rapportage van onderzoeksgegevens. Naam, adres, geslacht en geboortegegevens zijn noodzakelijk om de mensen waar het om gaat (dan wel hun ouders, indien leeftijd jonger dan 16 jaar) correct te kunnen aanschrijven met informatie over het onderzoek. Telefoonnummers zijn noodzakelijk om te rappelleren na 2-3 weken. Dit is een belangrijk onderdeel van het onderzoek; ongeveer een derde van de totale respons werd bij de vorige monitor in deze rappelronde verkregen. Op een gemiddelde respons van niet meer dan 25% is dat niet te verwaarlozen. Artikel(en) Sr van het delict waar men slachtoffer van is geworden, is belangrijk voor de stratificatie en om het veldwerk (respons per delict groep) te sturen, om ook van de minder frequente delict typen voldoende respondenten in het onderzoek te realiseren, en om op delict groepen waarbij de respons wat lager dreigt te zijn, extra inzet te kunnen plegen. Tegelijkertijd is het delict dat men heeft meegemaakt een bijzonder persoonsgegeven. Daarom wordt type delict niet overgedragen aan 4 Het Schadefonds is een ZBO en de cliënten kennen de relatie van het Schadefonds met VenJ doorgaans niet. Het is conform de eigen regels van het Schadefonds als het Schadefonds het eerste contact zelf legt en pas daarna de steekproefgegevens overdraagt. 5 Controle van de steekproef van het Schadefonds kan desgewenst door het WODC worden gedaan bij het Schadefonds in huis.

6 het onderzoeksbureau op het moment dat het nog maar gaat om de eerste aanschrijving mensen zijn dan immers nog niet geïnformeerd over het onderzoek, en hebben het nog niet kunnen aangeven als men niet mee wil werken. Enkel van degenen die verder mogen worden benaderd voor deelname aan het onderzoek, wordt informatie over het type delict, dus in tweede instantie, overgedragen aan het onderzoeksbureau. Type afdoening (ZSM, ten parkette, rechter) is voorts van belang omdat het OM graag onderscheid wil kunnen zien in de onderzoeksresultaten naar type afdoening en ervan wordt uitgegaan dat de mensen dit zelf mogelijk niet altijd (correct) zullen kunnen invullen. BSN is alleen nodig bij de steekproeven die worden getrokken door het OM en het CJIB en dient er toe dat de NP de gegevens correct kan verrijken met telefoonnummers (koppelen op naam en/of adres geeft veel meer fouten, omdat dit niet altijd identiek geregistreerd wordt). Het OM en het CJIB hebben zelf namelijk een zeer onvolledige administratie van telefoonnummers. Het BSN is een bijzonder persoonsgegeven en wordt na verrijking door de NP van de OM en CJIB steekproeven vernietigd door het WODC. De identificerende persoonsgegevens die nodig zijn voor het benaderen van de mensen zullen zo spoedig mogelijk worden vernietigd: Soort gegevens a.naam- en adresgegevens en geboortegegevens Vernietigen of bewaren? Vernietiging naw gegevens (door onderzoeksbureau); vervangen geboortegegevens door enkel geboortejaar (door onderzoeksbureau); b. BSN Vernietiging direct na verrijking door NP (vernietiging door WODC, gaat dus niet naar onderzoeksbureau) c. telefoonnummer Vernietiging na afronding van het telefonisch veldwerk (door onderzoeksbureau) d. geslacht Blijft bewaard in de dataset ; niet identificerend e. artikel(en) Sr die aan de verdachte voor betreffend delict ten laste zijn gelegd dan wel type delict conform standaardclassificatie misdrijven CBS f. type afdoening: ZSM, ten parkette, rechter Blijven bewaard in de dataset (voor gebruik in analyses) ; niet identificerend Blijven bewaard in de dataset (voor gebruik in analyses); niet identificerend De rapportage over het onderzoek en het databestand dat na afloop aan het WODC wordt opgeleverd, zal geen identificeerbare persoonsgegevens van natuurlijke personen bevatten. De verwerking voldoet aan het doelbindingsprincipe. De verwerking is enkel bestemd voor het bereiken van het doel van het onderzoek, namelijk het monitoren van de kwaliteit van de justitiële slachtofferzorg, zoals ervaren door slachtoffers/benadeelden, opdat dit waar nodig kan worden verbeterd. Na afronding van het onderzoek zullen eventuele secundaire analyses op het geanonimiseerde onderzoekbestand kunnen plaatsvinden.

7 Subsidiariteit De beoogde verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor het te bereiken doel. Van elk van de (typen) persoonsgegevens kan worden gesteld dat de verwerking ervan direct van belang en onontbeerlijk is voor het bereiken van de onderzoeksdoelstelling. Er zijn geen werkbare alternatieven voor het onderzoek. Indien slachtoffers/benadeelden niet rechtstreeks zouden worden benaderd over het onderzoek, zouden veel grotere steekproeven nodig zijn om voldoende mensen te vinden die persoonlijk met de betreffende ketenpartners te maken hebben gehad en derhalve tot de doelgroep van het onderzoek behoren. Ook is de tussenstap van het bewerken (verrijken) van de persoonsgegevens door de NP nodig om tekortkomingen in twee aangeleverde steekproeven (van OM en CJIB) op te vangen. Door informatie van verschillende ketenpartners op microniveau te koppelen (via BSN) is het mogelijk om ontbrekende gegevens (telefoonnummers) in registraties aan te vullen om zo tot een betere steekproefkader te komen, waarmee we uiteindelijk een hogere respons realiseren door telefonisch te kunnen rappelleren. Dit is zeer belangrijk gezien de normaliter vrij lage respons in WODConderzoek onder slachtoffers. Het verrijken door de NP draagt ertoe bij dat responsproblemen zo goed mogelijk worden opgevangen. Derhalve voldoet de beoogde verwerking aan het subsidiariteitscriterium. 4. Inrichting van de gegevensverwerking De gegevensverwerking is zodanig ingericht dat de verwerking van persoonsgegevens wordt geminimaliseerd en dat de veiligheid ervan zowel middels organisatorische als technische middelen wordt gewaarborgd. Op aanwijzing van het WODC trekken de NP, het OM, het CJIB en het Schadefonds een (al dan niet gestratificeerde) steekproef uit hun bestand van slachtoffers/benadeelden. In de figuur in de bijlage is aangegeven welke overdracht van persoonsgegevens zal plaatsvinden. Ter toelichting, de steekproeven worden respectievelijk: - Door NP, OM en CJIB overgedragen aan het WODC (A) - Door het WODC overgedragen aan de NP voor verrijking en daarna door de NP weer terug overgedragen aan het WODC (B) - Door het WODC overgedragen aan het onderzoeksbureau, zonder BSN en informatie over type delict (C). - Van degenen die (na afmeld mogelijkheid) verder mogen worden benaderd voor deelname aan het onderzoek, wordt informatie over het type delict door het onderzoeksbureau opgevraagd bij het WODC en door het WODC geleverd (F). - Het Schadefonds geeft er de voorkeur aan om haar steekproef zelf aan te schrijven met informatie over het onderzoek en de afmeldingen te ontvangen (D). Het van gegevens over afmelders ontdane steekproefbestand wordt daarna door het Schadefonds overgedragen aan het onderzoeksbureau (E).

8 De aanschrijvingen en het verwerken van de afmeldingen 6 besteedt het WODC bewust uit aan het onderzoeksbureau. Het WODC voert zelf geen grootschalig veldwerk uit onder burgers maar besteedt dit standaard uit. Het WODC en de afdeling EWB als opdracht gevende afdeling zijn niet ingericht op het uitvoeren van grote mailingen en het verwerken van reacties daarop. Daarom is ervoor gekozen het externe onderzoeksbureau voor het WODC de eerste mailing te laten uitvoeren (de brief wordt ondertekend door directeur WODC), onder auspiciën van het WODC. Het onderzoeksbureau tekent een verklaring dat de persoonsgegevens enkel ten behoeve van het betreffende onderzoek gebruikt zullen worden en de onderzoekers tekenen een geheimhoudingsverklaring over het gebruik van de gegevens. Data transfer Elke overdracht van persoonsgegevens gebeurt daar waar mogelijk via een met encryptie beveiligde verbinding en daar waar dat niet mogelijk is middels het gebruik van een beveiligde USB stick. Nooit worden persoonsgegevens zonder beveiliging g d. Eisen aan extern onderzoeksbureau Het externe onderzoeksbureau dat het onderzoek in opdracht van het WODC zal uitvoeren, verplicht zich contractueel om vertrouwelijk met de haar verstrekte gegevens om te gaan. Dit betekent ook dat de informatie alleen ten behoeve van het betreffende onderzoek gebruikt zal worden. De resultaten in de rapportages zullen niet tot individuen herleidbaar zijn. De onderzoekers tekenen ook een geheimhoudingsverklaring over het gebruik van de gegevens. In de aanbesteding wordt voorts een aantal expliciete eisen gesteld met betrekking tot de veiligheid van de gegevensverwerking. Onderzoeksbureaus die daar niet aan kunnen voldoen, worden niet geselecteerd. Den Haag, 8 juli Afmelden kan per mail of met een antwoordkaart, in bijgeleverde enveloppe te retourneren naar een antwoordnummer. D.m.v. gebruik van een uniek nummer per burger/antwoordkaart, kan de juiste persoon uit het bestand worden gehaald na afmelding.

9 Bijlage: figuur overdracht van persoonsgegevens t.b.v. onderzoek slachtoffermonitor 2016 NP steekproef NP: Verrijken CJIB en OM steekproef B OM steekproef De Wbp-coördinator van het Justitieonderdeel is de contactpersoon bij wie een betrokkene terecht kan met eventuele vragen over de verwerking, of het uitoefenen van zijn of haar rechten zoals inzage of correctie. -laten verrijken Op de internetsite is een actuele lijst van alle coördinatoren inclusief de contactgegevens opgenomen. CJIB steekproef A WODC: -controle -doorsturen aan bureau zonder type delict -leveren type delict bij nietafmelders C F Schadefonds steekproef: -Aanschrijven & verwerken afmeldingen D Cliënten Schadefonds E WODC: -controle -laten verrijken -doorsturen aan bureau zonder type delict -leveren type delict bij nietafmelders