Jaarstukken Versie:

Transcriptie

1 Jaarstukken 2014 Versie:

2 Het vastgoed is in grote lijn te onderscheiden naar het volgende type gebouwen: Ambtelijke huisvesting eigen huisvesting Maatschappelijk vastgoed - beleidsondersteunend vastgoed Strategisch en tijdelijk vastgoed - ter ondersteuning van gewenste ruimtelijke ontwikkelingen. Financiën In de begroting is een jaarlijkse storting van circa 3,0 mln opgenomen voor planmatig onderhoud van ambtelijke huisvesting en maatschappelijk vastgoed. Op basis van de beschikbare reguliere budgetten en de stand van de voorzieningen voor ambtelijk en maatschappelijk vastgoed is de conclusie dat bij gelijke omvang van de portefeuille de financiële middelen tot 2023 toereikend zijn om de doorgerekende kosten van groot (planmatig) onderhoud te dekken. Gezien in het Beleidskader vastgoed het uitgangspunt is opgenomen dat overbodig vastgoed zal worden afgestoten is de verwachting dat ook vanaf 2023 de voorziening toereikend zal zijn. Bij elke jaarrekening zal worden gerapporteerd over de meerjaren saldi van de onderhoudsvoorzieningen vastgoed in relatie tot ontwikkelingen in de omvang van de vastgoedportefeuille. Prestaties 2014 De onderhoudsplanningen zijn voor de komende tien jaar financieel op orde gebracht. De in de meerjarenonderhoudsplannen gestelde uitgangspunten voor het omgaan met de kapitaalgoederen gebouwen is verwerkt tot een planning en vastgestelde budgetbehoefte. Volgens het werkproces Planmatig onderhoud van de afdeling VAG wordt een jaaronderhoudsplan (JOP) opgesteld. De uitvoering verloopt volgens de beschreven kaders en werkprocessen dagelijks (klein) onderhoud, planmatig (groot) onderhoud en de inkoopen aanbestedingsvoorwaarden van de gemeente Leiden. Op dit moment is er nog een achterstand op de in de meerjarenplanningen en voorziening opgenomen werkzaamheden. Dat heeft te maken met de wens om de wijze van aanbesteden te professionaliseren (minder aanbestedingen, minder administratieve last, gebruik maken van innovatiekracht van de markt, overgang van prestatiecontractering). De voorbereiding daarvan is arbeidsintensief en is in het afgelopen jaar ten koste gegaan van de realisatie. Het in de markt zetten (aanbesteden) van de onderhoudswerkzaamheden en (nog) beter de regie kunnen voeren op de onderhoudswerkzaamheden heeft in 2015 prioriteit. De veroudering van elementen gaat natuurlijk gewoon door. Dat betekent dat sommige elementen niet aan de gewenste conditie voldoen. Een of twee jaar uitstel van onderhoud is in de meeste gevallen geen probleem, maar uiteindelijk dient het niet uitgevoerde onderhoud ingehaald te worden. Storingen aan bedrijfskritische elementen worden via het niet planmatig onderhoud verholpen. Bijzonder element in de geplande onttrekking in 2014 is de restauratie van de rijksmonumenten. Die werkzaamheden zullen in de komende jaren gespreid uitgevoerd worden. Overige panden De vorig jaar in de programmabegroting 2014 vermelde overdracht van de ambtelijke panden van de DZB en diverse panden/ objecten van Stedelijk Beheer is gestart. In samenwerking met de gebruikers worden de onderhoudsactiviteiten van de DZB panden en de parkeergarage aan de Middelstegracht 50 geïmplementeerd in de werkprocessen van VAG. Overdracht is in afrondende fase Financiering Inleiding In de paragraaf Financiering worden de ontwikkelingen en beleidskeuzes toegelicht voor het boekjaar 2014 in een onderdeel "algemene ontwikkelingen" en een onderdeel "ontwikkelingen gemeente Leiden". Onder de "algemene ontwikkelingen" komen de renteontwikkelingen en ontwikkelingen van de wet- en regelgeving aan de orde. De "ontwikkelingen gemeente Leiden" richten zich specifiek op de renterisiconorm, de kasgeldlimiet en de financiering van de gemeente Leiden. 148 Jaarverslag

3 Algemene ontwikkelingen Renteontwikkelingen De gemiddelde kapitaalmarktrente voor rentevaste en lineaire leningen met een looptijd van 10 jaar is over 2014 uitgekomen op 1,55% (over 2013 was de gemiddelde rente 2,03%). Uit de renteontwikkeling gedurende 2014 is een dalende trend zichtbaar. In begroting 2014 werd in eerste instantie rekening gehouden met een rente van 3%. Het rentepercentage is gedurende 2014 naar beneden bijgesteld op 1,65% De rente op de geldmarkt wordt voornamelijk bepaald door het rentebeleid van de Europese Centrale Bank (ECB). De rentestand wordt door de ECB gebruikt om te sturen op de inflatie. Het belangrijkste tarief van de ECB is de herfinancieringsrente. De herfinancieringsrente is in 2014 twee keer aangepast. In juni 2014 is dit rentetarief verlaagd van 0,25 % naar 0,15%, in september 2014 is het tarief verder verlaagd naar 0,05%. De depositorente die de ECB hanteert is voor de geldmarkt de ondergrens. De depositorente is in 2014 in twee stappen verlaagd van 0% naar -0,20%. Als gekeken wordt naar de rentarieven op kasgeldleningen met de looptijd van 1 maand, dan vertoonde deze een dalend verloop op een laag niveau. In de begroting 2014 werd een rente op kortlopende financiering verwacht van 1,00%. Wet- en regelgeving: SEPA (Single European Payment Area) implementatie In 2014 is het Europese betalingsverkeer overgegaan op de SEPA standaarden met het bijbehorende IBAN rekeningnummer. Binnen de gemeente Leiden is medio 2014 het migratieproject met succes afgerond. Alle applicaties voldeden op tijd aan de SEPA standaarden. Ontwikkelingen gemeente Leiden Beleidsvoornemen treasury In de financiële verordening (RV ) zijn de kaders voor de treasuryfunctie door de raad bepaald. In de nota Treasury (B&W ) zijn die kaders verder uitgewerkt. Met de ontvangst van de vierde tranche van de verkoop van de NUON aandelen in het vooruitzicht (juli 2015), was het beleid erop gericht om binnen de kasgeldlimiet een korte termijn schuldpositie aan te houden. De keuze voor een vlottende schuld komt voort uit de lagere rente op de kortlopende middelen, in verhouding tot de rente op langlopende middelen. Ook wordt, door het aanhouden van een kortlopende schuld, voorkomen dat na juli 2015 een overschot op de rekening courant ontstaat. Dat geeft een lager rendement. Kasgeldlimiet De gemiddelde vlottende schuld, over drie maanden gezien, is voor een gemeente gelimiteerd op 8,5% van het begrotingstotaal. Een gemeente mag twee kwartalen achter elkaar deze limiet overschrijden. In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de kasgeldlimiet in 2014 weergegeven: Jaarverslag 149

4 Tabel 1 Omschrijving Gemiddelde netto vlottende schuld Kasgeldlimiet Ruimte (=+) of Overschrijding eerste kwartaal tweede kwartaal derde kwartaal vierde kwartaal In het tweede en derde kwartaal is de kasgeldlimiet overschreden. De overschrijding van de kasgeldlimiet gedurende twee kwartalen komt voort uit het beleidsvoornemen om de financieringsbehoefte zoveel als mogelijk af te dekken met kortlopende financiering, vooruitlopend op de ontvangst van de vierde tranche van de verkoop van de NUON aandelen. De overschrijding van de kasgeldlimiet heeft geen gevolgen. De wet FIDO schrijft voor dat de toezichthouder vooraf geïnformeerd dient te worden indien de kasgeldlimiet drie opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Renterisiconorm Over de langlopende schuld mogen de jaarlijkse aflossingen en renteherzieningen niet meer bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. In onderstaande tabel is de ontwikkeling van de renterisiconorm in 2014 weergegeven: Tabel 2 Omschrijving Begrotingstotaal Wettelijk percentage 20% 20% Renterisconorm Bedrag waarover renterisico wordt gelopen (aflossingen) Ruimte onder renterisiconorm Het bedrag aan langlopende leningen, waarover de gemeente Leiden een renterisico liep, bedroeg in ,4 miljoen. Dat bedrag blijft ruimschoots binnen de wettelijke norm (volgens de wet FIDO), zoals blijkt uit de tabel. Schuldquote Voor de beheersing van de renterisico s gelden twee wettelijke normen; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. De schuldquote vormt een extra aangrijpingspunt om het renterisico te duiden. Met de schuldquote wordt de schuldpositie uitgedrukt in een percentage van het begrotingstotaal. Tabel 3 Omschrijving Langlopende schuld Begrotingstotaal Schuldquote 34% 43% Indien de schuldquote hoger is dan 100% geven de rentelasten en het risico van rentestijgingen er aanleiding toe dat de gemeente het afbouwen van schulden in overweging gaat nemen. Indien de schuldquote ligt tussen de 80% en 100% is voorzichtigheid geboden. Ondanks de stijging van de schuldquote bevindt deze zich nog steeds op een relatief laag niveau. Financiering De ontwikkeling van de leningenportefeuille is in onderstaande tabel gegeven (De stand van de leningenportefeuille is eveneens terug te vinden bij de toelichting op de balans): 150 Jaarverslag

5 Tabel 4 Ontwikkeling leningenportefeuille Bedrag Stand per 1 januari Nieuwe leningen Reguliere aflossingen Vervroegde aflossingen Stand per 31 december In 2014 is één langlopende geldlening aangetrokken: Tabel 5 Instelling Bedrag Periode Rente ING Investment t/m ,46 Rentemethodiek en renteresultaat Voor de toerekening van de rentelasten maakt de gemeente Leiden gebruik van de rente-omslag-methode. Het totaal van de rentelasten wordt omgeslagen over het geheel van de investeringen, waarbij als rentelasten worden beschouwd: Voor de externe financiering: het totaal van de rentelasten op de langlopende geldleningen en de kortlopende financiering minus de renteopbrengsten van overtollige middelen. Voor de interne financiering: de bespaarde rente over de eigen financieringsmiddelen, te weten de reserves en voorzieningen. Door toepassing van de rente-omslag-methode worden de rentelasten, aan de hand van de stand van de investeringen, toegerekend aan de prestaties en/of producten in de programmabegroting. De gedachte achter het toerekenen van bespaarde rente over de reserves en voorzieningen is dat het voor de kostprijsberekening van een gemeentelijke taak niet uitmaakt of hiervoor externe financiering is aangetrokken of dat dit uit eigen middelen gefinancierd is. Als omslagrente veel afwijkt van rente die de gemeente (gemiddeld) op haar opgenomen leningen betaald ontstaat een groot renteresultaat. De gemeente hanteert een omslagpercentage van 3,5%. Op grond van het renteresultaat kan worden geconcludeerd dat de gemeente aan haar investeringen een reëel rentepercentage toerekent. Tabel 6 Omschrijving 2014 % Rentelasten vreemd vermogen 3,2% Rentelasten eigen vermogen 3,5% Doorberekende rente 3,5% Overige rente (incidenteel) Renteresultaat De begroting bevat jaarlijks een raming van het verwachte renteresultaat en de bespaarde rente over de eigen financieringsmiddelen. Het renteresultaat wordt begroot onder de prestatie geldleningen. De rentelasten van het eigen vermogen worden als bate verantwoord onder de prestatie beleggingen (bespaarde rente). Ten opzichte van de begroting, is in 2014 het volgende resultaat gerealiseerd: Tabel 7 Onderdeel Resultaat 2013 Resultaat 2014 Geldleningen Beleggingen 0 0 Totaal resultaat t.o.v. de begroting (voordeel) Jaarverslag 151

6 Op de prestatie geldleningen is, ten opzichte van de begroting, een positief resultaat ontstaan van Dit resultaat is hoofdzakelijk veroorzaakt door: In begroting 2014 is rekening gehouden met de rentelasten op nieuw aan te trekken geldleningen met een totale hoofdsom van 50 miljoen. Bij de bestuursrapportage is ervan uitgegaan dat 25 miljoen in september aangetrokken zou worden en 25 miljoen in november. Uiteindelijk is alleen 25 miljoen in november aangetrokken, tegen een een lager rentepercentage dan verwacht. Hierdoor is een financieel voordeel ontstaan op de rentelasten op langlopende geldleningen (voordeel ). Medio 2014 heeft een renteherziening plaatsgevonden op een langlopende annuitaire geldlening. Het nieuwe rentepercentage was lager dan verwacht, waardoor er een voordeel is ontstaan op de rentelasten op langlopende geldleningen (voordeel ). In de begroting is een bedrag opgenomen voor rentelasten op aan te trekken kortlopende financiering. Gezien de lage rentestand is er op de deze rentelasten een financieel voordeel ontstaan (voordeel ). Er is meer rente doorbelast naar door prestaties middels de doorberekende kapitaallasten dan vooraf was voorzien (voordeel ). In de bestuursrapportage 2014 is een voordeel gemeld op Beleggingen van De begroting is hierop aangepast. Het voordeel is ontstaan als gevolg van de gewijzigde omvang van de reserves en voorzieningen, wat van invloed is op de gerealiseerde bespaarde rente. In de bestuursrapportages 2014 is eveneens een voordeel gemeld op Geldleningen van De begroting is hierop aangepast. Het voordeel is veroorzaakt door diverse ontwikkelingen, onder andere de lage rentestand, het aantrekken van langlopende financiering later in het jaar dan begroot en niet voorziene ontwikkelingen van de activa, reserve en voorzieningen, die van invloed zijn op de bespaarde en doorberekende rente. Schatkistbankieren De gemeente Leiden heeft gedurende 2014 geen positief banksaldo gehad. De gemeente Leiden was dan ook niet verplicht om, in het kader van het verplicht schatkistbankieren, middelen af te storten in 's Rijks schatkist. Conform de vereisten in het BBV (art 52c), zal in de toelichting op de balans het drempelbedrag en, per kwartaal, het bedrag aan middelen dat door de gemeente Leiden buiten s Rijks schatkist is aangehouden, worden vermeld. Overig Liquiditeitsbegroting en -prognose Overeenkomstig de nota Treasury moet de gemeente beschikken over een liquiditeitsplanning voor het komende jaar en voor de komende 10 jaar. De liquiditeitsplanning is actueel en wordt periodiek bijgewerkt. Complexe financiële producten De gemeente Leiden maakt geen gebruik van complexe financiële producten zoals derivaten. Uitzettingen Leiden kende in 2014 geen uitzettingen in de vorm van beleggingen en verstrekte geldleningen in het kader van de treasuryfunctie. Met de implementatie van het wettelijk verplicht schatkistbankieren zijn deze uitzettingen niet meer toegestaan. Leiden kent wel enkele deelnemingen en leningen aan woningbouwcorporaties en derden uit hoofde van de publieke taak. Risico's op deze kapitaalverstrekkingen zijn aanwezig maar gering. Relatiebeheer Met de BNG en de ING wordt periodiek contact onderhouden. Met een aantal tussenpersonen, die voldoen aan de criteria van de Nederlandse Bank, is er periodiek telefonisch contact. Aansluitend ontvangt de gemeente via de regelmatig informatie over tarieven. Geldstromenbeheer De betalingen van de gemeente worden zo veel mogelijk via de BNG geleid omdat door de BNG de kortlopende financieringsbehoefte voor de gemeente Leiden wordt afgedekt. Met de BNG is daartoe een ruime kredietfaciliteit van 75 miljoen overeengekomen. Via de ING worden een aantal bulk-mutaties, zoals bijvoorbeeld parkeervergunningen en parkeergelden, afgehandeld. De betalingen uit hoofde van de gemeenteheffingen lopen via de bank van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Gouwe- Rijnland die de opbrengsten vervolgens periodiek afstort naar de gemeente. Saldobeheer Het saldobeheer wordt dagelijks uitgevoerd op de bankrekeningen bij de BNG, de bankrekeningen bij de ING en de rekening courant bij de Schatkist. Het saldo op de ING rekeningen wordt dagelijks afgeroomd/aangevuld tot nul respectievelijk ten gunste/ten laste van de BNG hoofdrekening. De rekeningen van de BNG worden 152 Jaarverslag

7 afgeroomd/aangevuld tot nul respectievelijk ten gunste/ten laste van de schatkist gebracht met in achtneming van het drempelbedrag en voor zover het saldo op de rekening courant toereikend is. Administratieve organisatie In overeenstemming met de kaders van de nota Treasury is de administratieve organisatie ten aanzien van de treasury vastgelegd. Informatievoorziening Via de aanbieding van de financieringsparagraaf bij de jaarrekening respectievelijk de begroting wordt halfjaarlijks gerapporteerd als onderdeel van de planning- en control cyclus. Jaarverslag 153

8 3.3.5 Bedrijfsvoering De gemeente streeft een efficiënte, doelmatige en kwalitatief hoogwaardige bedrijfsvoering na. Daarmee faciliteren we de realisatie van de beleidsdoelstellingen in de verschillende programma s. We onderscheiden de volgende beleidsterreinen: Planning & Control Financiën HRM Organisatieontwikkeling en informatievoorziening Huisvesting en facilitaire zaken Planning en control P&C-instrumenten Met behulp van de instrumenten van de planning & controlcyclus plannen en verantwoorden we de wijze waarop we werkzaamheden voor de stad sturen en beheersen. Dat stelt ons in staat om vast te stellen of we 'de goede dingen goed doen'. In 2014 hebben we het P&C proces verder kunnen verbeteren. We hebben een basis gelegd voor meer samenhang tussen de verschillende P&C-instrumenten. Over de prestaties in de jaarrekening wordt nu op dezelfde manier gerapporteerd als in de bestuursrapportage. Navolgbaarheid en betrouwbaarheid, twee ambities uit het beleidsakkoord waarborgen we door de P&C producten consequent en herkenbaar op te bouwen en in te delen volgens de drie W-vragen: wat willen we bereiken, wat gaan we daarvoor doen en wat kost het? De toegankelijkheid van de P&C-producten is verbeterd door een webversie van de Programmabegroting en de bestuursrapportage aan te bieden. Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken Doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken maken zoveel mogelijk onderdeel uit van de beleidscyclus. Elk beleidsterrein kent zo'n cyclus van plannen, uitvoeren en evalueren van beleid. Voor sommige onderwerpen laat het college door de auditpool een onderzoek uitvoeren (ex art. 213a Gemeentewet). In 2014 is de auditpool zoals afgesproken verder geregionaliseerd. Met ingang van 2015 werken ambtenaren uit de gemeente Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude samen om de doelmatigheidsen doeltreffendheidsonderzoeken voor alle vier de SP71-gemeenten uit te voeren. Conform het jaarplan 2014 heeft de auditpool voor de gemeente Leiden een follow-up onderzoek uitgevoerd naar de opvolging van aanbevelingen uit de auditonderzoeken uit 2010 en twee onderzoeken naar nieuwe onderwerpen. Het onderzoek naar het ambtelijk proces rond de afhandeling van schriftelijke raadsvragen is in 2014 afgerond. In de eerste helft van 2015 zal de auditpool ook het onderzoek naar energiecoördinatie afronden. In het jaarplan 2014 van de auditpool stond een onderzoek opgenomen naar de Stadsbank. In 2014 heeft de branchevereniging NVVK echter ook een audit uitgevoerd naar de Leidse Stadsbank. Een aanvullend onderzoek door de auditpool zou hierop weinig toegevoegde waarde hebben gehad. Daarom is de uitvoering van dit onderzoek stopgezet. Het college heeft het audit-jaarplan 2015 vastgesteld. Bij de opstelling van het Jaarplan 2015 heeft de auditpool actief het ambtelijk management betrokken. Hierdoor is niet alleen de bekendheid van de auditpool vergroot, maar wordt ook gewaarborgd dat de auditpool onderzoeken uitvoert waaraan in de organisatie behoefte bestaat. Dit versterkt het lerend vermogen van de organisatie. In control (getrouwheid en rechtmatigheid) Het meerjarige doel is om als organisatie meer in control te zijn en te blijven en om een lerende organisatie te zijn. 'In control' zijn betekent waarborgen dat doelen worden bereikt, kosten juist zijn, opbrengsten volledig, conform wet en regelgeving. Daartoe voert de organisatie systematisch interne controles uit, constateert zij zelf fouten en verbeterpunten en draagt zij daarvoor ook zelf oplossingen aan. Het jaar 2014 heeft voor het In control-traject in het teken gestaan van het verbeteren van de aanpak van de verbijzonderde interne controles. Die controles liggen ten grondslag aan de vaststelling of Leiden 'in control' is. Het afgelopen jaar hebben de interne auditfunctie en de lijnorganisatie veel tijd gestoken in het inventariseren van de belangrijkste risico s per proces, het bediscussiëren daarvan en het bepalen van welke 154 Jaarverslag