RUD UTRECHT. Besluit van het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht

Transcriptie

1 Besluit van het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht Overwegende dat: - De RUD Utrecht een gemeenschappelijke regeling is, waarbij een openbaar lichaam is ingesteld - Dat voor genoemd openbaar lichaam regels voor het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie dienen te worden vastgesteld Gelet op: - De Financiële Verordening RUD Utrecht, artikel 9 - Wet Fido - Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden Besluit: vast te stellen navolgende Treasurystatuut RUD Utrecht Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1: Begrippenkader 1. In dit statuut wordt verstaan onder: a. Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; b. Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); c. Intern liquiditeitsrisicobeheer: Het beheersen van de risico s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning; d. Kasbeheer: Het beheer van de geldstromen en daaruit voortvloeiende saldi- en liquiditeitsposities tot één jaar. e. Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling bij aanvang van het jaar; f. Koersrisicobeheer: Het beheersen van het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; g. Kredietrisicobeheer: Het beheersen van de risico s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; h. Lidstaat: Staat die lid is van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte; i. Liquiditeitenbeheer: De wijze waarop middelen worden aangetrokken en uitgezet voor een periode tot één jaar; j. Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; k. Rating: Taxatie van de kredietwaardigheid van een financiële onderneming of een land, bepaald door een ratingbureau; Status: CONCEPT Pagina 1 van 6

2 l. Renterisicobeheer: Het beheersen van de risico's die voortvloeien uit ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de RUD Utrecht door rentewijzigingen; m. Renterisiconorm: De norm van het renterisico op een vaste schuld in een jaar, zijnde de som van het bedrag aan herfinanciering en het bedrag aan renteherziening op de vaste schuld, zoals vastgelegd in artikel 2 lid 1 sub d Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden, jo art 3 lid 1 Wet Fido; n. Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding; o. Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; p. Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen, beheersen en bewaken van de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s; q. Treasuryfunctionaris: De treasurer of plaatsvervangend treasurer; r. Uitzetting: Het beleggen van middelen tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen, anders dan het aanhouden van saldi in rekening-courant, voor een periode van maximaal één jaar; Artikel 2: Doelstelling De treasuryfunctie van de RUD Utrecht dient tot: 1. De beheersing van renterisico s, kredietrisico s en interne liquiditeitsrisico s; 2. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut. 3. Het minimaliseren van interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheer van geldstromen. 4. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities. 5. Het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico s zoals renterisico s, kredietrisico s en interne liquiditeitsrisico s. Hoofdstuk 2: Risicobeheer Artikel 3. Algemene uitgangspunten risicobeheer Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: 1. Alle tijdelijke, overtollige middelen worden uitsluitend in rekening-courant en via deposito s bij de schatkist (het rijk) belegd. 2. De RUD Utrecht verstrekt geen leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak aan haar deelnemers of derden. Artikel 4. Renterisicobeheer 1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet Fido; 2. De renterisiconorm wordt niet overschreden; 3. Nieuwe leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning; 4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening wordt zo veel als mogelijk afgestemd op de actuele rentestand; Status: CONCEPT Pagina 2 van 6

3 Artikel 5. Liquiditeitsrisicobeheer De RUD Utrecht beperkt haar interne liquiditeitenrisico s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal vier jaar. Deze liquiditeitenplanning dient een voortschrijdend karakter te hebben. Artikel 6. Valutarisicobeheer Valutarisico s worden uitgesloten door uitsluitend financiële transacties aan te gaan in Euro's. Hoofdstuk 3: Financiering Artikel 7. Leningen met een looptijd vanaf één jaar 1. Leningen met een looptijd vanaf een jaar worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de publieke taak. 2. Leningen met een looptijd vanaf een jaar worden niet aangetrokken met het doel deze tegen een hoger rendement uit te zetten. 3. Bij het aantrekken van gelden voor een periode vanaf één jaar worden minimaal twee partijen benaderd voor een offerte. 4. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel als mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken ten einde de renterisico s te beheersen en het renteresultaat te optimaliseren; 5. Toegestane vormen bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen, commercial paper (CP) en euro medium term notes (EMTN); Artikel 8. Beleggingen Beleggingen zijn niet toegestaan. Artikel 9. Relatiebeheer 1. Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vier jaar beoordeeld; 2. Financieringsinstellingen dienen wat betreft hun kredietwaardigheid te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 9 lid 3; 3. Financieringen worden uitsluitend aangetrokken bij financiële instellingen die onder Nederlands of anderszins EER-toezicht vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer, en gevestigd te zijn in een lidstaat die tenminste beschikt over een AA rating, afgegeven door tenminste twee ratingbureaus. De geldgever (en eventueel geldmakelaar) dient voorts ingeschreven te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in Nederland. Hoofdstuk 4: Kasbeheer Artikel 10. Geldstromenbeheer 1. Voor het betalingsverkeer wordt gestreefd naar zo min mogelijke bankrekeningen. 2. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk ondergebracht bij één bankier. 3. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd. Status: CONCEPT Pagina 3 van 6

4 Artikel 11. Saldobeheer Bankrekeningen worden op een dusdanige manier gesaldeerd dat de rentekosten zo laag mogelijk blijven. Artikel 12. Liquiditeitenbeheer 1. Het DB van de RUD Utrecht zorgt er te allen tijde voor dat er voldoende liquiditeit aanwezig is om aan de verplichtingen op korte termijn te voldoen. 2. Indien er een liquiditeitenbehoefte ontstaat, kan het DB kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet als bedoeld in artikel 4 niet overschreden; 3. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant. Hoofdstuk 5: Administratieve organisatie en interne controle Artikel 13. Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd. 2. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. 3. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarde: a. iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vierogen-principe). 4. Wederpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie, zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties. 5. Na ontvangst van de transactiebevestiging wordt de transactie direct gecontroleerd door een medewerker die niet betrokken is geweest bij het afsluiten van de transactie. Bovendien worden transacties gecontroleerd via de verbijzonderde controle. Artikel 14. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de RUD Utrecht staan in onderstaande tabel gedefinieerd. Het overzicht is beperkt tot het niveau van het Algemeen en Dagelijks Bestuur. Functie Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Het Algemeen Bestuur Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten; Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening; Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan; Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; Het uitvoeren van de niet aan het Dagelijks Bestuur overgedragen treasuryactiviteiten. Het garanderen van middelen uit hoofde van de publieke taak Status: CONCEPT Pagina 4 van 6

5 Het Dagelijks Bestuur Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid); Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten transacties; Het rapporteren aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van het treasurybeleid. Alle overige treasuryactiviteiten voortvloeiend uit het Treasurystatuut De Directeur Adjunct directeur Medewerker Financiën en control (controller) Het afleggen van verantwoording aan het Dagelijks Bestuur; Toezicht houden en controles uitvoeren (d.m.v. paraferen) op het contante betalingsverkeer van de Medewerker financiën en control; Mede-tekenen van betalings- en invorderingsopdrachten alsmede van elektronisch betalingsverkeer en acceptgirokaarten. Het opzetten van de administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen; Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het Dagelijks Bestuur; Het opstellen van een rentevisie; Het voorzien in vaste financieringsmiddelen; Het voeren van een interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover rapporteren aan het Dagelijks Bestuur; Het initiëren van activiteiten op het gebied van treasury. Mede-tekenen van betalings- en invorderingsopdrachten alsmede van elektronisch betalingsverkeer en acceptgirokaarten. Het uitvoeren van de aan hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten met betrekking tot het risicobeheer, financiering uitzetting en relatiebeheer; Het opstellen van een liquiditeitenplanning; Het afsluiten van financiële contracten conform voornoemde activiteiten; Het zorgdragen voor juiste (financiële) verantwoording van de uitvoering van de gemandateerde treasuryactiviteiten; Het rapporteren aan de Adjunctdirecteur over de uitvoering van het treasurybeheer; Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied; Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer in de vorm van Autorisatie op de bevoegdheden van de adjunctdirecteur (tweede handtekening) Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen; Bankcondities en tarieven afspreken; Het afsluiten van kredietfaciliteiten; Het aantrekken en uitzetten van gelden; autorisatie op bevoegdheden Medewerker Financiën en control (controller); autorisatie op bevoegdheden medewerker financiële administratie Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening ; Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld Status: CONCEPT Pagina 5 van 6

6 Medewerker financiële administratie daggeldleningen en deposito s; Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen en het beheren van de geldstromen; Het afhandelen van het girale betalingsverkeer; Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven en betalingen in de financiële administratie. Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Artikel 15. Informatievoorziening Het Dagelijks Bestuur doet bij de begroting en jaarstukken in de paragraaf financiering verslag van: de kasgeldlimiet, de renterisico norm, de omvang en samenstelling van het vreemde vermogen, de omvang en samenstelling van de uitzettingen, de liquiditeitspositie, de liquiditeitenplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar, een rentevisie en de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie. Artikel 16. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als: Controle Verordening RUD Utrecht. Artikel 17. Bekendmaking en inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur op... Status: CONCEPT Pagina 6 van 6