Uitvoeringsbeleid Treasury. Gemeente Emmen 2016

Transcriptie

1 Uitvoeringsbeleid Treasury Gemeente Emmen 2016 Vastgesteld in het college van 5 juli 2016 Geldend vanaf 1 januari 2016

2 Inhoudsopgave A) Algemene kaders en uitgangspunten... 3 B) Betalingsverkeer... 3 C) Leningen... 4 D) Uitzettingen... 4 E) Derivaten... 4 F) Garanties en leningen (publiek)... 4 G) Informatievoorziening... 5

3 Uitvoeringsbeleid Treasury 2016 Gelet op de doelstelling om taken en verantwoordelijkheden eenduidig te regelen heeft de raad het wenselijk geacht om de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de uitvoeringsorganisatie door het college te laten vastleggen in uitvoeringsbeleid. Dit document voorziet in deze behoefte. A) Algemene kaders en uitgangspunten Artikel 1 Algemene kaders treasurybeleid 1. Voor de uitvoering van het treasurybeleid geldt als uitgangspunt het treasurystatuut van de gemeente Emmen Artikel 2 Algemene uitgangspunten administratieve organisatie 1. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd. 2. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste uitgangspunten: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen getekend de uitvoering en de controle geschieden door afzonderlijke functionarissen de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. 3. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn. Artikel 3 1. Er is een treasurycommissie bestaande uit de afdelingsmanager financiën en belastingen (voorzitter), de concerncontroller / afdelingsmanager directiestaf en de treasurer. 2. De treasurycommissie komt periodiek bijeen aansluitend op de P&C-cyclus, maar tenminste bij de begroting en de jaarrekening en verder zo vaak als noodzakelijk wordt geacht. 3. De treasurycommissie heeft als doel te dienen als een klankbordgroep voor de treasuryfunctie. In het de commissie komen in ieder geval aan de orde: het over de afgelopen periode gevoerde treasurybeleid; het te voeren treasurybeleid; een toets op de lopende financieringsovereenkomsten; de rentevisie, welke per kwartaal door de treasurycommissie wordt geactualiseerd. 4. De verslagen van de bijeenkomsten van de treasurycommissie worden ter kennisgeving aan het college aangeboden. B) Betalingsverkeer Artikel 4 Voorwaarden inzake gebruik van bankrekeningen 1. De gemeente opent of houdt geen bankrekening aan voor een juridische entiteit die geen deel uitmaakt van de gemeente. 2. De teamleider van het team FNB-FA is bevoegd alle bankrekeningen te openen, te wijzigen en te sluiten op voorstel van de treasurer. 3. Bij opening van een rekening wordt: a) bepaald of de rekening fungeert als een betaalrekening zonder kredietfaciliteit of als een ontvangstrekening; b) de bovengrens van de betaalrekening vastgesteld Artikel 5 Betalingsambtenaar / procuratiehouder 1. Functionarissen die belast zijn met het betalingsverkeer dienen in het bezit te zijn van een verklaring omtrent het gedrag. 2. De verklaring omtrent het gedrag wordt in het personeelsdossier van de betreffende ambtenaar bewaard en mag niet ouder zijn dan vier jaar. 3. Indien er binnen een afdeling de wens bestaat om een ambtenaar de bevoegdheden toe te kennen van betalingsambtenaar of procuratiehouder dan dient de adviseur bedrijfsvoering van de betreffende afdeling een verzoek in bij treasurer. 4. Dit verzoek dient te zijn voorzien van een akkoord van de afdelingsmanager van de betreffende afdeling.

4 Artikel 6 Relatiebeheer 1. De treasurer van de gemeente draagt zorg voor: het concernbeheer van de bankrekeningen de voorbereiding van Service Level Agreements (SLA s) periodieke evaluatie van contracten van betalingsverkeer optimalisatie van de communicatie met financiële ondernemingen C) Leningen Artikel 7 Aantrekken kortlopende middelen (op de geldmarkt) 1. De teamleider van het team FNB-FA is bevoegd kortlopende middelen aan te trekken, dit op voorstel van de treasurer. 2. De toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn: callgeld/daggeld, deposito s/kasgeld en het benutten van de kredietlimiet op de rekening courant. 3. lid 3 is vervallen Artikel 8 Aantrekken langlopende middelen (op de kapitaalmarkt) 1. De teamleider van het team FNB-FA is bevoegd langlopende middelen aan te trekken, dit op voorstel van de treasurer. 2. De toegestane instrumenten bij het aantrekken van langlopende middelen zijn: onderhandse geldleningen, commercial paper (CP) en medium term notes (MTN) 3. Voor het aantrekken van langlopende middelen worden minimaal drie offertes gevraagd, welke schriftelijk worden vastgelegd. In principe zal voor de economisch/financieel meest gunstige aanbieding worden gekozen; indien daarvan wordt afgeweken zal dit moeten worden gemotiveerd. Artikel 9 Vervroegde aflossing 1. Vervroegde aflossing is alleen toegestaan indien de treasurycommissie vooraf vaststelt dat er financieel voordeel mee te behalen is. 2. De financiële meerjarige gevolgen worden in de eerstvolgende rapportage van de treasurycommissie aan de portefeuillehouder voorgelegd ter goedkeuring. 3. De treasurer neemt de financiële gevolgen van de vervroegde aflossing mee in de eerstvolgende tussentijdse rapportage. D) Uitzettingen Artikel 10 Uitzetten kortlopende middelen 1. Overtollige kortlopende middelen moeten in s Rijks schatkist worden aangehouden. Artikel 11 Uitzetten langlopende middelen 1. Overtollige langlopende middelen moeten in s Rijks schatkist worden aangehouden. E) Derivaten Artikel 12 Toegestane derivaten 1. Het gebruik van derivaten is niet toegestaan. F) Garanties en leningen (publiek) Artikel 13 Verstrekken van garanties en publieke leningen 1. Het verstrekken van garanties of publieke leningen geschiedt door college van burgemeester en wethouders op advies van de treasurycommissie. 2. Bij een aanvraag voor een garantie of publieke lening worden door de aanvrager tenminste overlegd: de reden van aanvraag, een uittreksel van de Kamer van Koophandel, het statuut van de organisatie, een verklaring van de bank waarin is aangegeven dat zonder garantie geen lening wordt verstrekt. 3. Bij het beoordelen van een aanvraag houdt de treasurycommissie rekening met mogelijk effecten van het al dan niet toekennen van de garantie of lening voor de gemeente en de belanghebbende. 4. De gemeente verstrekt alleen een garantie indien: a) het verstrekken van de lening of garantie ten goede komt aan de inwoners van de gemeente en

5 b) de gemeente een beleidsvormende of stimulerende taak voor haar ziet weggelegd en voldoende past in het (al) geformuleerde gemeentelijke beleid en c) het verstrekken van de lening of garantie essentieel is voor het voortbestaan van de belanghebbende organisatie en d) de garantie niet louter dient om een lager rentepercentage te verkrijgen maar echt noodzakelijk is voor het verstrekken van een lening aan belanghebbende 5. Er worden geen nieuwe hypothecaire leningen verstrekt aan ambtenaren. 6. Jaarlijks verstrekt de belanghebbende organisatie een jaarrekening met goedkeurende controleverklaring aan de gemeente. 7. Jaarlijks verstrekt de belanghebbende organisatie een saldobevestiging van de gewaarborgde geldlening aan de gemeente. G) Informatievoorziening Artikel 14 Informatievoorziening 1. Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door en aan de betreffende functionarissen: Informatie Frequentie Verstrekker Ontvanger Uitgaven en ontvangsten groter dan t.b.v. de liquiditeitsplanning Incidenteel, zo spoedig mogelijk Afdelingen Treasurer Verslag van de bijeenkomsten van de treasurycommissie waaronder de rentevisie Paragraaf Financiering Voortgang activiteiten paragraaf Financiering Gevolgen van vervroegde aflossing Periodiek, aansluitend aan de P&C-cyclus (minimaal bij begroting en jaarrekening) Jaarlijks bij begroting en jaarrekening Jaarlijks bij voor- en najaarsrapportage Incidenteel, zo spoedig mogelijk College / directeur (bedrijfsvoering is vervallen) Raad Raad College