Service level agreement BSR

Transcriptie

1 Service level agreement Afspraken tussen Gemeenschappelijke Regeling en de s over de te leveren diensten en producten door Belastingsamenwerking Rivierenland () Ondertekening Vastgesteld in het Algemeen bestuur d.d.: A. Fernhout RA Voorzitter G.M. Scholtus Directeur

2 Inhoud 1 Inleiding Doelstelling Reikwijdte en doorlooptijd SLA Samenwerking Afstemming s Aard en omvang van de dienstverlening Gewenste prestaties Belastingopbrengsten Prestaties door Servicenormen Rapportage door Verantwoordelijkheden van de Service Level Agreement Vaststelling van de overeenkomst Duur van de overeenkomst Tussentijdse wijzigingen Rapportage en evaluatie Bijlage Contactpersonen Bijlage Overzicht te leveren gegevens Bijlage Notitie verstrekken (WOZ-)gegevens door aan haar s

3 1 Inleiding Dit document, het Service Level Agreement (hierna te noemen: SLA) omschrijft de afspraken over prestatie indicatoren, kwaliteitseisen, rechten en plichten en rechtmatigheid tussen Belastingsamenwerking Rivierenland (hierna: ) en haar s. en haar s hebben hetzelfde beeld bij de te leveren producten en diensten. De daarvoor geldende tarieven zijn gebaseerd op wat is opgenomen in (artikel 31, lid 2, van) de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Rivierenland (hierna: GR ). Naast de gemaakte afspraken betreffende de te leveren producten en diensten bestaat zowel bij als ook bij haar s behoefte aan het maken van nadere afspraken met elkaar over het vormgeven van de samenwerking. Deze afspraken zijn opgenomen in deze SLA. Deze SLA bestaat uit twee delen. In hoofdstuk 1 worden de algemene afspraken betreffende de samenwerkingsrelatie beschreven. In hoofdstuk 2 en 3 worden deze afspraken nader geconcretiseerd voor het taakveld belastingen. 1.1 Doelstelling Op 1 januari 2008 is van start gegaan. In de GR is onder meer de bestuurlijke verhouding tussen en haar s geregeld. Verder zijn de taken van vastgelegd in de GR. Zo dient te zorgen voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de heffing en invordering van de belastingen van haar s. Ook bepaalt de WOZ-waarde van onroerende zaken voor de gemeentelijke s van. Voor burgers, bedrijven en instanties heeft de samenwerking als voordeel dat zij met één organisatie te maken hebben, die haar specialisme vindt in het heffen en innen van lokale belastingen alsmede het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (hierna: Wet WOZ). Om deze taken goed te kunnen uitvoeren is afhankelijk van informatie van haar s. 1.2 Reikwijdte en doorlooptijd SLA Deze SLA omschrijft de producten, de diensten en de dienstverlening die biedt. Ook worden de frequentie van rapportage evenals de rechten en de plichten van beide partijen vastgelegd. Bij het niet nakomen van plichten vindt altijd overleg plaats tussen betreffende partijen. De SLA wordt bij toetreding tot overeengekomen door beide partijen en jaarlijks in november van het kalenderjaar geëvalueerd. Tijdens contacten tussen en haar s kan blijken dat behoefte bestaat aan aanvullende wensen en afspraken. Alvorens deze wensen en/of afspraken in de SLA op te nemen, dienen deze eerst met alle s te worden besproken. Bij positieve besluitvorming wordt een aanvullende wens of afspraak in de SLA opgenomen. Aangezien als uitgangspunt geldt dat alle s op dezelfde (uniforme) wijze door worden behandeld, is (vooralsnog) voor alle s dezelfde SLA van toepassing. Indien een een op haar specifieke situatie afgestemde SLA (maatwerk) wenst, kan dit in beginsel door partijen nader worden overeengekomen in een appendix, waarbij tevens wordt besproken of daaraan extra kosten zijn verbonden, die vervolgens door beide partijen wordt ondertekend. Gelet op voornoemd uitgangspunt geldt (vooralsnog) terughoudendheid m.b.t. het aangaan van aanvullende afspraken in een appendix. 1.3 Samenwerking De dienstverlening vindt plaats binnen de algemene vastgestelde kaders, zoals die zijn opgenomen in de GR. Zowel als haar s zijn op de hoogte van het bestaan, de inhoud en de status van deze kaders. Om aan deze kaders invulling te kunnen geven, dienen en haar s samen te werken. Ten aanzien daarvan bestaan over en weer verwachtingen. Om deze verwachtingen waar te maken hebben zowel als ook haar s informatie nodig, waarvan een uitgebreid overzicht is opgenomen in hoofdstuk 2.4 hierna. Wanneer duidelijke afspraken tussen en haar s zijn overeengekomen en helder zijn vastgelegd, kunnen en haar s succesvol zijn in de taakuitvoering en de dienstverlening en daarmee een positieve bijdrage leveren aan een efficiënte en maatschappelijk verantwoorde taakuitvoering. 1.4 Afstemming s Periodiek vindt tussentijdse afstemming plaats tussen en haar s. Om een goede afstemming te bereiken, hebben en haar s een contactpersoon aangewezen. Voor de uitvoering van deze SLA zijn personen aangewezen. Een overzicht is van deze personen is opgenomen in bijlage 1. 2

4 Alle vragen kunnen direct aan de contactpersoon worden gesteld. Binnen 48 uur na ontvangst van de vraag komt een inhoudelijke reactie of wordt een termijn genoemd waarbinnen een inhoudelijke reactie verwacht kan worden. 2 Aard en omvang van de dienstverlening De aard en omvang van de dienstverlening door komt tot uiting in het bedrijfsplan. In dit bedrijfsplan zijn de missie, visie, strategische doelstellingen, te behalen prestaties en in te zetten middelen opgenomen. De dienstverlening van is afgestemd op de door het dagelijks bestuur van vastgelegde kritische succesfactor: Meer voor minder, in 1 x goed. De wijze waarop invulling geeft aan haar missie, visie en strategie is vastgelegd in een ethisch kompas. Op basis van dit kompas verwacht dat haar medewerkers zich conformeren aan de kernwaarden Betrouwbaar, Samenwerken en Resultaatgericht. kan de volgende werkzaamheden verrichten ten behoeve van de s: 1) De heffing en invordering van lokale belastingen verzorgt het totale proces dat samenhangt met het heffen en innen van lokale belastingen, welk proces start met het opleggen van belastingaanslagen en eerst kan eindigen met het nemen van invorderingsmaatregelen. Het unieke van is dat zij WOZ-beschikkingen en belastingaanslagen van al haar s op één aanslagbiljet combineert. Met andere woorden, burgers en bedrijven ontvangen waar mogelijk alle heffingen van onze s (waterschap, afvalverwijderaar, gemeente) op één aanslagbiljet. Daardoor kunnen burgers en bedrijven bij één () loket terecht voor onder meer het raadplegen van het aanslagbiljet en taxatieverslag, het stellen van vragen in het algemeen en met betrekking tot het aanslagbiljet en het taxatieverslag in het bijzonder en het aanvragen van automatisch incasso of kwijtschelding. 2) De uitvoering van de Wet WOZ, waaronder tevens wordt begrepen de administratie van vastgoedgegevens en het verstrekken van vastgoedgegevens aan de s en derden geeft uitvoering aan de Wet WOZ. In het kader van deze wet dienen binnen een gemeente gelegen onroerende zaken te worden afgebakend en te worden getaxeerd. De daarmee samenhangende werkzaamheden vormen een omvangrijk onderdeel binnen ons takenpakket en vragen om specialisme, continuïteit en vernieuwing. Om hieraan invulling te geven, beschikt over eigen taxateurs, werkvoorbereiders, marktanalisten en kwaliteitsmedewerkers. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van een specifieke waarderingsmodule (Key2Waarderen van Centric). Uiteindelijk leiden voornoemde werkzaamheden tot een WOZ-waarde die bij een voor bezwaar vatbare beschikking wordt vastgesteld. 3) Het behandelen van reacties van burgers en bedrijven naar aanleiding van de verzonden WOZ-beschikkingen en belastingaanslagen Naar aanleiding van de verzonden aanslagbiljetten met daarop WOZ-beschikkingen en belastingaanslagen gaan burgers en bedrijven reageren. Zij kunnen persoonlijk, schriftelijk en digitaal bereiken. is op maandag tot en met donderdag tussen 8.30 en uur en vrijdag tussen 8.30 en uur telefonisch en op kantoor bereikbaar. Selfservice is doorlopend (7 dagen per week, 24 uur per dag) mogelijk via de website, het digitaal loket en het IVR (telefoon) menu. De juridische vorm van de reacties is divers, aangezien het klachten, verzoeken en bezwaarschriften betreft. De behandeling daarvan vindt plaats overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving, in het bijzonder de Wet WOZ, de Gemeentewet, de Waterschapswet, de Invorderingswet, de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene wet inzake rijksbelastingen. 3

5 4) Het leveren van informatie uit deze (basis) registraties aan de s voor zover de wettelijke voorschriften dit toestaan Met enige regelmaat ontvangt van haar s verzoeken om informatie te verstrekken. Aanleiding voor het indienen van dergelijke verzoeken is veelal gelegen in het houden van (woningmarkt)onderzoeken, het behandelen van planschadeverzoeken en het handhaven van wet- en regelgeving of de openbare orde en veiligheid. Voorheen werd ieder verzoek om gegevens te verstrekken voorgelegd aan het dagelijks bestuur van met het verzoek om ontheffing te verlenen van de geheimhoudingsplicht. Om praktischer met voornoemde verzoeken om te gaan, is op 9 juni 2010 het Besluit ontheffing fiscale geheimhoudingsplicht directeur vastgesteld door het dagelijks bestuur van. Indien een van informatie wenst te ontvangen uit de bij aanwezige (basis)registraties, dan dient dit verzoek overeenkomstig de daarvoor geldende werkwijze te worden ingediend. Deze werkwijze is vastgelegd in een notitie die als bijlage bij deze SLA is gevoegd. Vragen over de door aan de opgelegde aanslagen worden binnen de bezwaartermijn van 6 weken besproken met de accountmanager (evt. aangevuld met een specialist belastingen/juridisch controller) van. Van dit gesprek wordt een memo opgemaakt dat als bezwaarschrift wordt aangemerkt en door de daartoe bevoegde ambtenaar van de wordt ondertekend. 5) Het opzetten en beheren van basisregistraties waaronder de BAG krijgt steeds vaker van (potentiële) s de vraag of ook andere basisregistraties kan opzetten en/of kan beheren. Meer concreet wordt in die gevallen verwezen naar de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). Om aan deze vraag te kunnen voldoen en een bredere dienstverlening te kunnen bieden, gaat met ingang van 2014, uitsluitend op verzoek van een, ook werkzaamheden verrichten die samenhangen met de BAG. 4

6 2.1 Gewenste prestaties stelt jaarlijks een bedrijfsplan volgens de A3 systematiek op. De visie achter dit A3 model is dat uitstekende resultaten op het gebied van prestatie, klanten, mensen en maatschappij worden bereikt via partnerschappen, bedrijfsmiddelen en processen. Het is resultaatgericht en heeft veel aandacht voor de klant. Het model verklaart lacunes in de prestatie en geeft de richting aan voor verbeteringen door middel van de plan-do-check-act cyclus. Opgenomen in het plan zijn: De missie: Van gegevens naar waarde., uw partner! De visie: Focus op klanten, op de kaart. Succesbepalende factor: Meer voor minder, in 1 x goed! De gewenste resultaten en de in te zetten middelen. De basis voor de te behalen resultaten is het primaire proces wat hieronder in de context is geplaatst: Acquisitie/relatiebeheer Besturing bedrijfsvoering Normen en toetsingskader Verbeteren bedrijfsvoering Gegevensbeheer administratief 1e lijns contact afhandeling 2e lijns contact afhandeling Personeelszaken Automatisering Inkoop Audit Informatievoorziening Financiën Juridische ondersteuning Communicatie Facilitaire zaken Managementondersteuning Context bedrijfsfuncties 5

7 2.2 Belastingopbrengsten Hieronder volgt een beschrijving van de samenwerking en afspraken tussen en de met betrekking tot de belastingopbrengsten. A) Uiterlijk 15 mei en 15 september stelt een standenregister per vast, als uitgangspunt voor de berekening van de belastingcapaciteit voor het volgend belastingjaar. De reageert binnen 4 weken op dit register bij. Vervolgens stellen partijen een gezamenlijk uitgangspunt vast (peildatum standenregister: 1 april en 1 augustus). B) Indien gewenst kan (in september t/m december) ondersteuning bieden bij het opstellen van de belastingverordeningen. C) In september t/m december zal, indien gewenst, ondersteuning bieden bij het berekenen van de tarieven van de. D) De koppelt vóór 15 december de totstandkoming van de tarieven en de begrote opbrengst, terug aan. E) Uiterlijk 15 mei en 15 september ontvangt de informatie over de verwachte opbrengst alsmede een analyse op hoofdlijnen van de afwijkingen ten opzichte van de uitgangspunten van de begroting van het lopende kalenderjaar (peildatum: 1 april en 1 augustus). F) De voorlopige financiële verantwoording, waarin opgenomen de prognose nog op te leggen, wordt uiterlijk 31 januari verstrekt. G) Uiterlijk 15 maart ontvangt de van de definitieve financiële verantwoording over het afgelopen kalenderjaar (betreffende alle openstaande belastingjaren), inclusief de accountantsverklaring over deze opbrengsten. Gegevens set, definities: 1. Standenregister 2. Prognose 3. Gerealiseerde opbrengst 1. Standenregister: Stand van zaken in het belastingpakket op het moment van draaien van het standenregister. Uitkomst geeft de verwerkte aantallen weer per belastingsoort, per op het gebied van aantal belastingobjecten, vrijstellingen, uitsluitingen, WOZ-waarde, heffingsmaatstaf, leegstand, oppervlakte (grondoppervlakte, toegekende oppervlakte, mee-getaxeerde oppervlakte). De op dat moment niet verwerkte gegevens worden niet weergegeven. 2. Prognose: Een voorspelling van de nog te verwachten belastingopbrengsten per, per belastingsoort voor het lopende heffingsjaar en de twee voorgaande heffingsjaren. Hierop is een correctie toegepast: - 10% bij eigenarenbelastingen; - 20% bij gebruikersbelastingen. 3. Gerealiseerde opbrengst: Overzicht van het bedrag aan daadwerkelijk opgelegde belastingen voor de openstaande heffingsjaren. Hierbij is per, per belastingsoort vermeld het opgelegde bedrag, verleende verminderingen, ontheffingen, vernietigingen, kwijtscheldingen, ontvangen, oninbaar en openstaand saldo. 6

8 2.3 Prestaties door Op basis van producten levert de volgende prestaties. Deze prestaties zijn opgenomen in de Marap en worden periodiek gerapporteerd. Jaarlijks wordt in november geëvalueerd en worden de prestatienormen zo nodig aangepast. Aanslagoplegging 100% aanslagoplegging door volledige mutatieverwerking en gegevensverrijking Bezwaar en Beroep Aantal WOZ bezwaren t.o.v. WOZ objecten <5% Aantal plichtbezwaren t.o.v. belastingobjecten <3% Aantal bezwaren invorderingskosten t.o.v. aantal biljetten <1% Aantal gegronde WOZ bezwaren t.o.v. ontvangen WOZ bezwaren <50% Aantal gegronde overige bezwaren = 0 Aantal WOZ beroepen t.o.v. WOZ bezwaren <3% Aantal plichtberoepen t.o.v. plichtbezwaren <1% Aantal beroepen t.o.v. bezwaren invorderingskosten <1% Afgehandeld binnen wettelijk gestelde termijn WOZ bezwaar 100% binnen kalenderjaar Plicht bezwaar 100% binnen 13 weken Beroep: verweerschrift binnen 4 weken Verzoek: 100% binnen 8 weken Kwijtschelding: 100% binnen 3 maanden Invordering Daling % oninbaar Stijging % opbrengsten eerder binnen (in 2014 meten, vanaf 2015 hierop sturen) Van gegevens naar waarde 99,5% van belastingopbrengsten wordt wekelijks afgedragen aan s; 0,5% van belasting opbrengsten wordt jaarlijks afgedragen aan de s (reserve t.b.v. uitbetalingen). Uitwisselen van relevante informatie tijdens contacten in het kader van relatiemanagement. Haal en brengplicht overige informatie o.a.: belastingverordeningen, wijzigingsbesluiten GR, toetredingsbesluiten GR, etc. 7

9 2.4 Servicenormen heeft ambitie in het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. Per kanaal geven wij de norm weer die de klant (belastingplichtige) van mag verwachten: Kanaal Norm Internet : Internet adres: Informatie is beschikbaar, leesbaar en begrijpelijk. Digitaal loket : 24 uur per dag self service via digitaal loket. Bedrijven kunnen inloggen met het subjectnummer en aanslagnummer. Particulieren kunnen inloggen met DigiD. Via het digitaal loket kan het volgende geregeld worden: Bezwaar maken Automatisch incasso aanvragen Kwijtschelding aanvragen Hondenbelasting aan- of afmelden Taxatieverslag aanvragen Betalingen raadplegen Binnen 3 dagen wordt een ontvangstbevestiging verstuurd. via digitaal loket. Telefoon : is telefonisch bereikbaar van maandag tot en met donderdag tussen 8.30 uur en uur. Op vrijdag tussen 8.30 uur en uur. Telefoonnummer: % inkomende telefoongesprekken wordt binnen 30 seconden opgenomen. Aantal niet-beantwoorde inkomende telefoongesprekken is < 5%. Wanneer de klant een medewerker wil spreken, die niet aanwezig is, wordt de klant binnen één werkdag teruggebeld. Post : Binnen 3 werkdagen wordt een ontvangstbevestiging verstuurd. Inhoudelijk behandeld binnen de daarvoor gestelde wettelijke termijn: 100% Postadres: Postbus 18, 4000 AA Tiel Balie : is te bezoeken van maandag tot en met donderdag tussen 8.30 uur en uur. Op vrijdag tussen 8.30 uur en uur. Bezoekadres : De Blomboogerd 1, 4003 BX Tiel. Privacy : Bij het gebruik van gegevens is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van toepassing. Klachten : Het indienen van een klacht kan schriftelijk bij. Informatie hierover is te vinden op Indienen klachten via digitaal loket of postadres. De wettelijke termijn voor afhandeling van klachten is tien weken. streeft ernaar om een klacht ruim binnen deze termijn af te handelen. De termijn mag één keer met vier weken worden verlengd. Kwijtschelding : Een kwijtscheldingsformulier aanvragen kan via Digitaal loket ( telefoon of post. Een kwijtscheldingsverzoek indienen kan alleen schriftelijk via het postadres. Binnen 90 dagen na aanvraag ontvangt de klant een beslissing van. Bezwaar : Bezwaar indienen kan via digitaal loket ( of post. Binnen 3 werkdagen wordt een ontvangstbevestiging verstuurd. 100% wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld: Uitspraak op bezwaar WOZ: binnen kalenderjaar Uitspraak op overige (plicht) bezwaren: binnen 13 weken Uitspraak op verzoek: binnen 8 weken 8

10 2.5 Rapportage door Naast de hierboven beschreven afspraken, verzorgt nog een aantal aanvullende rapportages aan de s: H) Rapportage van gerealiseerde opbrengsten en uit te betalen voorschotten (wekelijks). I) Vastgestelde (definitieve) begroting voor het volgend belastingjaar (1 x per jaar in juli). De ontwerpbegroting wordt (medio april) zes weken voordat zij aan het algemeen bestuur wordt aangeboden toegezonden aan de algemeen besturen en gemeenteraden van de s (conform GR ). J) Rapportage kostenontwikkeling en de gevolgen voor de door de s te betalen bijdrage (per kwartaal). K) Voorlopige waardeontwikkeling wordt doorgegeven in de derde week van september, de definitieve waardeontwikkeling t.b.v. de OZB volgt in de eerste week van december. L) BTW compensatiefonds: De levert uiterlijk in week 4 de benodigde gegevens aan de ten behoeve van de aangifte BTW compensatiefonds. M) Alle s ontvangen een afschrift van de te verwachten belastingcapaciteit, zoals door aan CBS opgegeven (ca. in periode maart-mei, conform deadline CBS). N) Aanvullende vragen s. O) heeft een terug meldplicht BAG indien wijzigingen hebben plaatsgevonden. P) is verantwoordelijk voor de BAG-WOZ koppeling, waarbij regelmatig vergelijkingen worden gemaakt tussen de BAG- en de WOZ-administratie, hetgeen o.a. voor volledigheid van de WOZ-administratie zorgt. Q) Indien een van vragen heeft voor waarin deze SLA niet voorziet, kan de gebruik maken van een vooraf met afgestemd aantal uren dat in dat geval beschikbaar is. Dit aantal vooraf afgestemde uren wordt na de eerste evaluatie in 2014 afgestemd met de s voor het volgende jaar. Aangezien de doelstelling is om zo veel mogelijk te ondervangen met deze SLA is dit aantal uren beperkt. Tijdens de evaluatie van deze SLA in november zal worden bekeken welke aanvullende vragen zijn gesteld en hoeveel uren heeft moeten besteden om deze vragen te beantwoorden. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat deze in 2014 gemaakte uren niet in rekening zullen worden gebracht bij de s, tenzij anders is overeengekomen. Indien blijkt dat meerdere s dezelfde vragen stellen, wordt met alle s besproken of deze in de SLA dienen te worden opgenomen. Ten aanzien van het aantal uren zal worden bekeken of dit aantal afdoende is geweest. 2.6 Verantwoordelijkheden van de De heeft de navolgende verantwoordelijkheden die eraan bijdragen dat kan voldoen aan het behalen van de afgesproken resultaten. Afspraken over samenwerking en aan te leveren informatie door s: a. De wekelijkse levering van omgevingsvergunningen, huisnummerbesluiten en situatieschetsen, welke betrekking hebben op bouw- en of sloopactiviteiten, en daarbij horende aanvraagformulieren en bouwtekeningen. De gegevens worden digitaal geleverd binnen 1 week na het verlenen van de omgevingsvergunning; b. De volledigheid van de levering van de onder a. genoemde omgevingsvergunningen; c. De melding van gereed gemelde omgevingsvergunning binnen 1 week nadat daarom heeft verzocht; d. De tijdige aanlevering van omgevingsvergunningen, bouwtekeningen en aanvraagformulieren die op verzoek worden opgevraagd, ten behoeve van de beoordeling van een bezwaar- en/of beroepsprocedure, dan wel om een andere reden uit het waarderingsproces. De opgevraagde gegevens worden digitaal geleverd binnen 5 werkdagen na het ontvangen van het verzoek van ; e. Gemeentelijke s van buiten het gebied van Waterschap Rivierenland zijn verantwoordelijk voor de levering van actuele (actueel is jonger dan 2 jaar) kadastrale kaarten, luchtfoto s en cyclorama s; gemeentelijke s van binnen het gebied van WSRL zijn verantwoordelijk voor de levering van actuele cyclorama s; f. De tijdige aanlevering van ondertekende (belasting) verordeningen en kostenonderbouwingen. Deze dienen uiterlijk de laatste week voorafgaand aan het nieuwe belastingjaar te worden ontvangen door de heffingsambtenaar, om tijdige aanslagoplegging te kunnen garanderen; 9

11 g. In afwijking van de hierboven, onder f. gestelde termijn, dient de verordening onroerende zaakbelastingen en de verordening roerende zaakbelastingen, uiterlijk de laatste week van januari van het betreffende belastingjaar te worden ontvangen door de heffingsambtenaar; h. Tijdige communicatie omtrent (ingrijpende) wijzigingen in de heffingssystematiek. Deze dienen uiterlijk in de maand september voorafgaand aan het belastingjaar kenbaar te zijn gemaakt aan de heffingsambtenaar; i. Het binnen 5 werkdagen doorsturen van een bij de gemeente ingediend bezwaarschrift (doorzendplicht Awb); j. Informatie leveren die nodig is voor de afhandeling van een bezwaarschrift binnen 5 werkdagen, danwel informeert over de leveringstermijn van deze informatie; k. Uitwisselen van relevante informatie tijdens contacten in het kader van relatiemanagement; l. Haal- en brengplicht overige informatie, o.a.: belastingverordeningen, wijzigingsbesluiten GR, toetredingsbesluiten GR, etc.; m. Aanvragen gegevens volgens vastgestelde werkafspraken, opgenomen in bijlage 3; n. De levert uiterlijk 15 februari een opgave woningbouwprogramma aan bij. 10

12 3 Service Level Agreement 3.1 Vaststelling van de overeenkomst Het Dagelijks bestuur heeft de volgende procedure qua vaststelling van deze SLA vastgesteld: a. Afstemmen SLA met belanghebbende ambtenaren in het Informatieoverleg; b. Instemmen met SLA in het overleg van het Dagelijks bestuur; c. Het Dagelijks bestuur stuurt de SLA naar de colleges/besturen van de s met het verzoek om hun zienswijze(n) af te geven. De zienswijzen worden vervolgens naar het Dagelijks en Algemeen bestuur gezonden. d. Het Algemeen bestuur stelt de SLA vast. e. Wanneer er sprake is van een aanvulling c.q. wijziging zal dit altijd middels het Algemeen bestuur lopen (stappen a t/m d worden hiertoe opnieuw gevolgd); f. De SLA zal een uniform document worden voor alle s van. 3.2 Duur van de overeenkomst De SLA treedt in werking zodra een tot de GR toetreedt. Aangezien op dit moment alle s reeds zijn toegetreden tot deze GR, treedt onderhavige SLA met ingang van 1 januari 2015 in werking. De looptijd van deze SLA is een jaar en wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd. De SLA is niet meer van toepassing indien een uit de GR treedt. 3.3 Tussentijdse wijzigingen De afspraken in de SLA zijn altijd collectief. Wijzigingen in de afspraken worden doorlopend geïnventariseerd en tijdens de evaluatie, of eerder indien gewenst of noodzakelijk, besproken. Indien een meerderheid van partijen wijziging van deze SLA wenst, zal men trachten tot overeenstemming te komen. Indien tussen en de s overeenstemming bestaat over een wijziging van deze SLA wordt deze wijziging daarin verwerkt, waarna de gewijzigde SLA de procedure volgt zoals hierboven beschreven bij punt Rapportage en evaluatie De levering van producten en diensten vindt plaats in de vorm zoals overeengekomen in hoofdstuk 2 en 3. Tijdens de evaluatie van de SLA die in november van het kalenderjaar zal plaatsvinden, worden onderwerpen als behaalde of niet-behaalde prestatie eisen en bijbehorende normen besproken en eventueel bijgesteld, zoals verwoord onder 3.2 hiervoor. neemt het initiatief tot de organisatie van de evaluatie. 11

13 Bijlage 1 Contactpersonen Deelnemer AVRI Friedolin van Geenen Suzanne Rieuwers Gemeente Culemborg Jolanda van der Zalm Suzanne Rieuwers Gemeente Geldermalsen Hans Rooth Suzanne Rieuwers Gemeente IJsselstein Marian Knuijsting Suzanne Rieuwers Gemeente Lingewaal Koen Bijl Suzanne Rieuwers Gemeente Maasdriel Jeroen Hooijmans Suzanne Rieuwers Gemeente Montfoort Marian Knuijsting Suzanne Rieuwers Gemeente Neerijnen René Schol Suzanne Rieuwers Gemeente Tiel Bert van der Molen Suzanne Rieuwers Gemeente Wijk bij Duurstede Bert van den Brand Suzanne Rieuwers Gemeente West Maas en Waal Marlies van Nistelrooij Suzanne Rieuwers Waterschap Rivierenland Cor den Braven Suzanne Rieuwers 12

14 Bijlage 2 Overzicht te leveren gegevens Wat aan te leveren 1. Uiterlijk 15 mei en 15 september standenregister per. Peildatum standenregister: 1 april en 1 augustus. 2. Uiterlijk 15 mei en 15 september informatie over de verwachte opbrengst, alsmede een analyse op hoofdlijnen van de afwijkingen ten opzichte van de uitgangspunten van de begroting van het lopende kalenderjaar. Peildatum: 1 april en 1 augustus. 3. Uiterlijk 31 januari de voorlopige financiële verantwoording per heffingsjaar, met de prognoses nog op te leggen. Aangeleverd door Aangeleverd aan 4. Uiterlijk 15 maart de definitieve financiële verantwoording over het afgelopen kalenderjaar (betreffende alle openstaande belastingjaren), inclusief de accountantsverklaring over deze opbrengsten. Directeur College B&W / Bestuur 5. Minimaal tweemaal per jaar rapportage in de Marap van genoemde prestaties in paragraaf Wekelijks rapportage van gerealiseerde opbrengsten en uit te betalen voorschotten. 7. Uiterlijk week 4 de benodigde gegevens ten behoeve van de aangifte BTW compensatiefonds. 8. Alle s ontvangen via het CBS een afschrift van de te verwachten belastingcapaciteit, zoals door aan CBS opgegeven (ca. in periode maart-mei, conform deadline CBS). Zo niet, dan zal dit afschrift verzorgen. 9. Uiterlijk 3 e week september voorlopige waardeontwikkeling en uiterlijk 1 e week december definitieve waardeontwikkeling t.b.v. OZB. Dagelijks bestuur (indien CBS dit niet rechtstreeks verstuurd) Algemeen bestuur (portefeuillehouders) s 13

15 Wat aan te leveren 1. Uiterlijk 15 december terugkoppeling van totstandkoming van de tarieven en de begrote opbrengst. 2. Wekelijkse levering van omgevingsvergunningen, huisnummerbesluiten en situatieschetsen (bouw- en of sloopactiviteiten) en daarbij horende aanvraagformulieren en bouwtekeningen. De gegevens worden digitaal geleverd binnen 1 week na verlenen van de omgevingsvergunning. 3. Melding van gereed gemelde omgevingsvergunning binnen 1 week nadat daarom heeft verzocht. 4. Tijdige aanlevering omgevingsvergunningen, bouwtekeningen en aanvraagformulieren, die op verzoek worden opgevraagd, t.b.v. de beoordeling bezwaar- en/of beroepsprocedure, dan wel andere reden uit het waarderingsproces. De opgevraagde gegevens worden digitaal geleverd binnen 5 werkdagen na ontvangen verzoek. 5. Gemeentelijke s die niet in het gebied van Waterschap Rivierenland liggen, zijn verantwoordelijk voor de levering van actuele (< 2 jaar) kadastrale kaarten, luchtfoto s en cyclorama s. 6. Uiterlijk in laatste week voorafgaand aan nieuwe belastingjaar aanlevering ondertekende (belasting)verordeningen en kostenonderbouwingen aan de heffingsambtenaar. 7. In afwijking van de hierboven gestelde termijn: uiterlijk in de laatste week van januari van het betreffende belastingjaar dient de verordening onroerende zaakbelastingen en de verordening roerende zaakbelastingen aangeleverd te worden aan de heffingsambtenaar. 8. (Ingrijpende) Wijzigingen in de heffingssystematiek dienen uiterlijk in september voorafgaand aan het belastingjaar kenbaar te zijn gemaakt aan de heffingsambtenaar. 9. Binnen 5 werkdagen doorsturen van een bij de gemeente ingediend bezwaarschrift (doorzendplicht Awb). 10. Binnen 5 werkdagen informatie leveren die nodig is voor afhandeling van een bezwaarschrift, dan wel wordt geïnformeerd over de leveringstermijn van deze informatie. 11. Uiterlijk 15 februari leveren van een opgave woningbouwprogramma. Aangeleverd door Vergunningsverlener Vergunningsverlener Vergunningsverlener of specialist Aangeleverd aan Werkvoorbereider Aanvrager Aanvrager Aanvrager 14

16 Bijlage 3 Notitie verstrekken (WOZ-)gegevens door aan haar s Met enige regelmaat ontvangt van haar s verzoeken om informatie te verstrekken. Aanleiding voor het indienen van dergelijke verzoeken is veelal gelegen in het houden van (woningmarkt)onderzoeken, het behandelen van planschadeverzoeken en het handhaven van wet- en regelgeving of de openbare orde en veiligheid. Voorheen werd ieder verzoek om gegevens te verstrekken voorgelegd aan het dagelijks bestuur van met het verzoek om ontheffing te verlenen van de geheimhoudingsplicht. Om praktischer met voornoemde verzoeken om te gaan, is op 9 juni 2010 het Besluit ontheffing fiscale geheimhoudingsplicht directeur vastgesteld door het dagelijks bestuur van. De Waarderingskamer is ten aanzien van het verstrekken van WOZ-gegevens aan een gemeentelijke van mening dat de gevraagde gegevens zonder meer aan de betreffende kunnen worden geleverd, omdat deze zelf verantwoordelijk is voor het beheer van de gegevens. Volgens de Waarderingskamer kan de gemeentelijke vervolgens zelf beoordelen of gebruik van de gegevens voor andere doeleinden tot de mogelijkheden behoort, waarbij rekening dient te worden gehouden met het feit dat sprake is van persoonsgegevens als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. De gemeentelijke dient zelf te bekijken of de verstrekking van gegevens noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang en of wellicht de bescherming van de privacy moet prevaleren. Daarbij geldt volgens de Waarderingskamer dat de gemeentelijke dus heel goed de voorwaarden moet bewaken waaronder de gegevens worden verstrekt en dat de geheimhoudingsplicht op zichzelf niet in de weg hoeft te staan, wanneer heel goed gewaarborgd wordt dat de gegevens onder geheimhouding worden gebruikt. De reactie van de Waarderingskamer heeft geleid tot vragen van de gemeentelijke s van met betrekking tot het eerder vastgestelde beleid inzake het verstrekken van gegevens aan haar s. is van mening dat de reactie van de Waarderingskamer niet leidt tot een wijziging van dit beleid. is namelijk van mening dat het verstrekken van gegevens aan haar s dient te blijven voortbestaan, maar dat daarbij zo zorgvuldig mogelijk dient te worden gehandeld. Als gevolg daarvan blijft gegevens aan haar verstrekken overeenkomstig het door het dagelijks bestuur vastgestelde beleid. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de gevraagde gegevens binnen 5 werkdagen na ontvangst van de aanvraag worden verstrekt. Indien deze termijn niet haalbaar mocht zijn, wordt dit medegedeeld aan de aanvrager en wordt in onderling overleg een datum voor levering van de gegevens afgesproken. Daarnaast wordt de aanvrager verzocht om de verstrekte gegevens na afronding van het onderzoek waarvoor deze zijn gebruikt, te vernietigen. Hiermee wordt getracht om de geheimhouding van de gegevens zo goed mogelijk te waarborgen. Om een zo goed mogelijk inzicht te krijgen in de hoeveelheid en de aard van de verzoeken, dienen deze verzoeken op een centraal punt binnen te worden ingediend. Als gevolg daarvan wordt verzocht om verzoeken om informatie in te dienen bij de directeur van. Dit kan worden gedaan door bijgevoegd formulier in te vullen, te ondertekenen en te sturen naar: t.a.v. de directeur Via naar: secretariaat@bsr.nl 15

17 VERZOEK VERSTREKKEN (WOZ-)GEGEVENS Naam Naam aanvrager Telefoonnummer aanvrager adres aanvrager Doel van het verzoek Verzoek om de volgende gegevens te verstrekken Wijze van aanlevering gegevens Naam, functie Datum Handtekening aanvrager In te vullen door : Is de aanvraag compleet? Datum verstrekken gegevens Handtekening G.M. Scholtus, directeur 16