Cliëntenverslag 2012 VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

Transcriptie

1 Cliëntenverslag 2012 VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE NL

2 2 Cliëntenverslag 2012 Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is beschikbaar op de website van het Vertaalbureau: Meer informatie over de Europese Unie is verkrijgbaar via de Europa-server ( Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, Alle rechten voorbehouden. ISBN ISSN doi: /26510

3 3 Inhoud I. SAMENVATTING II. HET VERTAALBUREAU BELANGRIjkSTE CIjfERS 2012 IN EEN oogopslag Vertaling/revisie Documenten Handelsmerken overige taaldiensten Terminologie Trefwoordenlijsten Redactionele bewerking III. CLIËNTEN DE BESTAANSGRoND VAN HET VERTAALBUREAU Nieuwe overeenkomsten met cliënten Verslag van wat het Vertaalbureau voor zijn cliënten heeft gedaan potentiële cliënten Gezamenlijke evenementen van agentschappen Seminars met cliënten kwaliteitsborging van vertalingen Uitvoering van het actieplan voor de kwaliteitsborging van vertalingen Verwerking van feedback van cliënten: statistieken over klanttevredenheidsformulieren en verbeteringen die het resultaat zijn van de driemaandelijkse vergaderingen waarin deze formulieren worden geanalyseerd klanttevredenheidsenquête Uitvoering van het actieplan Cliëntenportaal Belangrijkste cijfers Enquête over het cliëntenportaal stand van zaken wat betreft de uitvoering van het actieplan Werkstroomoptimalisering en innovatie ontwerp van een nieuw systeem voor het beheer van de vertaalwerkstroom (e-cdt) Technologische bewaking als middel tot innovatie Machinevertaling onderzoek naar de taaldienstenmarkt Nieuw computerondersteund vertaalinstrument Halfautomatische taalkundige voorbewerking van documenten Aanpak inzake een nieuwe controle achteraf van externe aanbieders van vertaaldiensten IV. DE TWEEDE opdracht VAN HET VERTAALBUREAU Interinstitutionele activiteiten ICTI-bijeenkomsten en -werkgroepen Interactieve Terminologie voor Europa (IATE) Interinstitutionele bijeenkomst van Tsjechische terminologen en vertalers IAMLADp Gezamenlijke opleidingsinitiatieven jiamcatt Andere externe activiteiten Contact met universiteiten in de lidstaten Stagiairs bij het Vertaalbureau presentaties voor stagiairs van de EU-instellingen V. EXTERNE CoMMUNICATIE Het Vertaalbureau een praktische leidraad voor cliënten onlineversie Statistieken over het gebruik van de openbare website van het Vertaalbureau Het Vertaalbureau op facebook statistieken na een jaar The language hub de nieuwsbrief van het Vertaalbureau voor zijn cliënten 2e editie Beoordeling van het communicatiekader en actieplan voor VI. BIjLAGEN organigram van het Vertaalbureau Totaal volume Volume per cliënt Volume versus prognose Personele en financiële middelen 2012 (prognose versus resultaat) Belangrijkste cijfers 2012 per cliënt

4 4 I. SAMEnVATTInG Dit is het tweede jaarverslag van het Vertaalbureau met speciale aandacht voor zijn cliënten: het cilëntenverslag. Het geeft een overzicht van wat het Vertaalbureau dit jaar voor zijn cliënten heeft gedaan, toont de verscheidenheid van zijn activiteiten en illustreert zijn rol binnen de familie van EU-agentschappen en -organen. Het besluit om naast het activiteitenverslag ook een cliëntenverslag te publiceren bleek terecht, want het levert twee grote voordelen op: het activiteitenverslag is het officiële controleinstrument van de directrice voor de raad van bestuur en de begrotingsautoriteit; het cliëntenverslag kan als lezersvriendelijk document op ruime schaal worden verspreid, zowel bij onze cliënten als bij andere EU-/niet-EU-organisaties, onderwijsinstanties van lidstaten en het grote publiek was een succesvol jaar, met veel activiteiten met externe betrokkenen en tal van projectresultaten. Wederom werd zeer nauw samengewerkt met cliënten: het Vertaalbureau ontmoette een derde van zijn 58 cliënten om kwesties van wederzijds belang te bespreken en organiseerde seminars voor zijn personeel met zes cliënten. Het Vertaalbureau vertaalde 7% meer documenten dan in 2011, in totaal bladzijden, dat is meer dan twee keer zoveel als zes jaar geleden. Het volume aan Gemeenschapsmerken en -modellen bleef met vertaalde bladzijden voor het Harmonisatiebureau voor de interne markt (BHIM) vrijwel gelijk (+0,48%) vergeleken met het jaar daarvoor (2011: bladzijden). Het Vertaalbureau bleef zich inzetten om binnen de gestelde termijnen kwalitatief hoogwaardig werk te leveren. Daartoe heeft het samen met alle betrokkenen concrete acties opgezet, zoals terminologieprojecten, aanpassingen in het cliëntenportaal en een betere verwerking van feedback op vertalingen, ex-postcontrole van documenten en handelsmerken, nauwere uitwisseling van informatie met freelancevertalers, specifieke training van eigen personeel, doelgerichte aanbestedingen enz. allemaal ten behoeve van zijn cliënten. In 2012 werd ook veel werk gemaakt van technologische innovatie. Afdelingsoverkoepelende werkzaamheden in het kader van het e-cdt-programma werden voortgezet om op korte termijn de bestaande applicaties van de vertaalwerkstroom, die het eind van hun levenscyclus naderen, te vervangen. Het Vertaalbureau heeft nieuwe technologieën beoordeeld en was een actief lid van de Interinstitutionele Toezichtsgroep voor taaltechnologie, die zoekt naar verbetermogelijkheden. Verder vooruitblikkend heeft het bij commerciële vertaalbureaus een studie uitgevoerd om in kaart te brengen welke nieuwe diensten het zijn cliënten kan aanbieden. Het heeft ook een enquête uitgevoerd bij internationale organisaties om te onderzoeken of zij mogelijk belangstelling hebben voor het gebruik van zijn diensten. Het Vertaalbureau is dus goed voorbereid op de huidige wensen van cliënten, en bevindt zich op de juiste koers om het hoofd te bieden aan nieuwe uitdagingen.

5 5 II. het VERTAALBuREAu BELAnGRIjkSTE cijfers 2012 In EEn oogopslag Vertaling/revisie Met bladzijden heeft het Vertaalbureau in 2012 meer bladzijden vertaald dan de die in het werkprogramma waren voorzien. 49.5% 47.5% Totaal: % 30.6% Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen: (59,3%) Documenten: (40,7%) 17.4% 14.1% 7.6% 0.20% Documenten ontwikkeling vertaalvolume In 2012 werden bladzijden vertaald, een toename van 7,2% ten opzichte van In de lijn van zijn beleid van stipte dienstverlening heeft het Vertaalbureau de door cliënten verlangde levertermijnen nageleefd en heeft zelfs de resultaten van voorgaande jaren overtroffen: % Normaal Gepland Urgent Lange levertijd Zeer urgent Levertermijnen om de gestelde criteria inzake kwaliteitsborging van vertalingen in acht te nemen werden alle uitbestede documenten gereviseerd door interne vertalers. Net als in het verleden beoordeelden zij de kwaliteit van de vertalingen in 99,5% van de gevallen als goed of uitstekend. Handelsmerken In 2012 besloeg het volume aan Gemeenschapsmerken en -modellen voor het Harmonisatiebureau voor de interne markt (BHIM) Î bladzijden ( bladzijden in 2011 en vergeleken met het streefcijfer van bladzijden in het werkprogramma 2012). Dit betekent een lichte toename van 0,48% vergeleken met 2011, en komt neer op 59,3% van het totale vertaalvolume van het Vertaalbureau in % 98.50% De omvang van het vertaalwerk voor handelsmerken heeft zich dit jaar dus gestabiliseerd, zoals eind 2011 was aangekondigd door de voorzitter van het BHIM Naleving van termijnen De verdeling van documenten naar de drie soorten levertermijn (normaal, gepland en urgent) zag er als volgt uit: ,5% van de documenten had een normale levertermijn, 30,6% was gepland en 14,1% urgent. In 2011 waren deze percentages respectievelijk 49,6%, 33% en 17,4%. Met de invoering van de nieuwe prijsstructuur in januari 2012 werd het dienstenpakket van het Vertaalbureau uitgebreid met twee nieuwe levertermijnen. Vertaaldiensten met een lange levertijd maakten 7,6% van het aantal vertaalde documenten uit. Van de zeer urgente vertaaldiensten daarentegen werd heel weinig gebruik gemaakt (amper 0,2% van het totale vertaalvolume) Aantallen Gemeenschapsmerken en -modellen

6 6 overige taaldiensten Terminologie Het terminologieteam voltooide twee glossaria voor ECHAterm, de terminologiedatabank van het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA). De databank werd uitgebreid met 116 nieuwe meertalige ingangen. Er werden nieuwe termen toegevoegd 1. Trefwoordenlijsten Het Vertaalbureau vertaalde in 2012 in totaal termen voor vier cliënten: voor het BHIM (waarvan termen in het kroatisch in het kader van EuroAce 2 ) voor het directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie van de Europese Commissie (CCE-EMpLoI), voor het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (fra), en 492 voor het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA). Globaal beschouwd is de belangstelling voor deze dienst afgenomen. Sinds de invoering van trefwoordenlijsten in 2007 lieten cliënten gemiddeld termen per jaar vertalen, specifieke aanvragen van het BHIM buiten beschouwing gelaten. Dit aantal daalde tot in 2011 en tot in Redactionele bewerking Redactionele bewerking is stevig verankerd in het dienstenpakket van het Vertaalbureau. In 2012 vroegen 11 cliënten om de redactionele bewerking van blz. De belangrijkste documenten die het Vertaalbureau redactioneel moest bewerken, waren oppositiebesluiten van het BHIM ( blz). In de meeste gevallen ging het om de redactionele bewerking van Engelse en Duitse teksten. 1 Zie bladzijde 11 voor meer informatie over ECHA. 2 Het EuroAce-project betreft de validering van lijsten van waren en diensten die het BHIM gebruikt om het bedrijfsleven in staat te stellen de registratie van merken aan te vragen. Het Vertaalbureau verleent diensten aan zijn cliënten in heel Europa

7 7 III. cliënten de BESTAAnSGRond VAn het VERTAALBuREAu nieuwe overeenkomsten met cliënten Het Vertaalbureau volgt de besprekingen van de EUwetgevers over de oprichting van nieuwe gedecentraliseerde EU-organen. Zo heeft het Vertaalbureau in 2012 een samenwerkingsovereenkomst ondertekend met het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (ITagentschap). Het IT-agentschap werd eind 2012 operationeel en is gevestigd in Tallinn (Estland). In het kader van zijn tweede taak werkt het Vertaalbureau ook nauw samen met de vertaaldiensten van de EU-instellingen. In 2012 ondertekende het een overeenkomst met het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC), dat een gemeenschappelijke vertaaldienst heeft met het Comité van de Regio's (CvdR). Beide comités zijn gevestigd in Brussel. Gelet op de toename van het aantal cliënten van het Vertaalbureau (58 eind 2012) en om verwante onderwerpen zoveel mogelijk te bundelen, kreeg de cliëntengroep in maart 2012 een nieuwe structuur, die wordt beheerd door een netwerk van cliëntencoördinatoren 3. Het netwerk werd in maart 3 Teneinde de communicatie over taalvragen tussen het Vertaalbureau en zijn cliënten te centraliseren en te bevorderen, werd een netwerk van tien cliëntencoördinatoren 2012 ingesteld en alle cliënten werden hierover geïnformeerd. Hierdoor hebben de relaties met cliënten en de kwaliteitsborging van vertalingen een nieuwe impuls gekregen ontwikkeling van de cliëntenportefeuille opgezet. Elke coördinator is verantwoordelijk voor een cliëntengroep. De cliëntencoördinator is niet alleen vertaler, maar treedt ook op als bemiddelaar om ervoor te zorgen dat de vele vragen over onduidelijke bronteksten tijdens het vertaalproces worden uitgefilterd en samen met de cliënt opgehelderd door één en dezelfde persoon. De cliëntencoördinator vervult ook een sleutelrol bij het verzamelen van referentiemateriaal, het uitwerken van specifieke instructies voor vertalers en het helpen coördineren van speciale projecten, bijvoorbeeld terminologieprojecten. 4 Zie bladzijde 20 voor meer informatie over de kwaliteitsborging van vertalingen Verslag van wat het Vertaalbureau voor zijn cliënten heeft gedaan Het Vertaalbureau heeft regelmatig cliënten ontmoet om de onderlinge relaties te verstevigen en onderwerpen van wederzijds belang te bespreken. In zijn werkprogramma 2012 werd een streefpercentage van 25% vastgelegd voor bijeenkomsten met cliënten. Dit jaar hebben bijeenkomsten plaatsgevonden met 20 van de 58 cliënten (34,4%). In het verlengde van deze bijeenkomsten werden uiteraard veel vervolgacties ondernomen, waarvan de uitvoering nauwlettend wordt gevolgd door de dienst Externe Betrekkingen en Communicatie. Van de 38 nieuwe acties die in 2012 werden opgezet is 28,94% dat jaar afgerond en moet 65,78% in 2013 worden voltooid. Hieronder staat een overzicht van de activiteiten die het Vertaalbureau heeft uitgevoerd voor en met cliënten 5. ACER Het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (ACER) is nog niet zo lang cliënt 6. Het vertaalwerk ging van start in Tot de documenten die wij voor vertaling ontvingen, behoorden het jaarverslag 2011, een korte beschrijving van het ACER, een kwartaalverslag, contracten en andere administratieve teksten. Gefactureerd volume ACER: 272 bladzijden (0 in 2011) 5 De cliënten zijn vermeld in alfabetische volgorde. 6 De samenwerkingsovereenkomst werd in december 2010 ondertekend. Berec In juni 2012 bracht het Vertaalbureau een bezoek aan het in Riga gevestigde Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) om het wederzijdse begrip te bevorderen en de relaties te verstevigen tussen beide agentschappen, die sinds 2011 samenwerken. De meeste documenten van Berec waren opgesteld in het Engels en moesten redactioneel worden bewerkt. Het betrof besluiten, notulen en verslagen. Gefactureerd volume Berec: 727 bladzijden (127 in 2011) CCE-Emploi Het aantal vertaalde bladzijden voor DG Werkgelegenheid is gedaald vergeleken bij De meeste vertaalaanvragen betroffen net als in voorgaande jaren artikelen voor EURES, het Europese portaal voor beroepsmobiliteit. We ontvingen ook actualiseringen in alle EU-talen van de Missoc-gids (wederzijdse informatie over sociale bescherming in Europa), een technisch complex en omvangrijk project dat in 2011 werd vertaald. De Missoc-gids werd bovendien volledig naar het Ijslands en het Noors vertaald. DG Werkgelegenheid leverde uitvoerige feedback op die vertalingen. Het Vertaalbureau heeft deze verwerkt met de betrokken freelancevertalers. Relevante terminologie werd gecentraliseerd ten behoeve van

8 8 nieuwe actualiseringen en ter waarborging van de samenhang tussen de verschillende versies van de gids. Gefactureerd volume CCE-Emploi: bladzijden ( in 2011) CvdR/EESC Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) werd in februari 2012 cliënt van het Vertaalbureau. Het EESC heeft een gemeenschappelijke vertaaldienst met het Comité van de Regio's (CvdR). Het Vertaalbureau bezocht in mei de gemeenschappelijke vertaaldienst van de comités om een beter inzicht te krijgen in de werkorganisatie en in de controle van de vertaalkwaliteit. Net als het Vertaalbureau zoekt het EESC/CvdR nieuwe oplossingen voor het beheer van de werkstroom. Gefactureerd volume CvdR: 0 bladzijden (0 in 2011) Gefactureerd volume EESC: 0 bladzijden (0 in 2011) Cedefop Het Vertaalbureau kreeg in 2012 iets minder vertaalopdrachten van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) dan het jaar daarvoor. We vertaalden vooral briefings (over beleidsontwikkelingen op opleidingsgebied in verschillende talen), waaronder een essentieel document over de toekomst van Europass : Achievements and prospects. Vertaald werden ook oproepen tot het indienen van voorstellen, dienstenovereenkomsten en kennisgevingen in het publicatieblad. We waren ook betrokken bij de vertaling van de aankondiging van Cedefop over de nieuwe meertalige synopsis van de European Training Thesaurus, een elektronische publicatie voor iedereen die professioneel bezig is met onderwijs, opleiding en werk. 7 en een uiterst handige referentie voor vertalers. Gefactureerd volume Cedefop: 688 bladzijden (819 in 2011) 7 De tool belicht termen en concepten die vaak voorkomen in de literatuur over beroepsonderwijs en -opleiding in Europa. Doel is om bij de gebruikers een gemeenschappelijk begrip te ontwikkelen van de terminologie op dit terrein. Via snelle navigatie kan de synopsis worden geraadpleegd per taal, term en onderwerp. Het vormt de basis voor de uitgebreide onlinethesaurus die Cedefop momenteel ontwikkelt. Elke term wordt gepresenteerd in elf talen: Deens, Duits, Engels, Ests, fins, frans, Italiaans, Nederlands, pools, portugees en Zweeds. Bron: Cedefop, een nieuwe publicatie om Europese onderwijstermen op te zoeken, Thessaloniki, 31 mei Cepol Het aantal vertaalaanvragen van de Europese politieacademie (Cepol) is in 2012 fors toegenomen. Het Vertaalbureau vertaalde juridische en begrotingsdocumenten, webteksten, samenwerkingsovereenkomsten, gemeenschappelijke onderwijsprogramma's en het jaarverslag. De gemeenschappelijke onderwijsprogramma's zijn zeer gespecialiseerd. Daarom werkt Cepol nauw samen met de nationale contactpunten zodat het Vertaalbureau feedback van deskundigen krijgt. Gefactureerd volume Cepol: bladzijden (863 in 2011) HvJ Cedefop meertalig overzicht van de European Training Thesaurus, een elektronische publicatie die nuttig is voor iedereen die professioneel bezig is met onderwijs, opleiding en werk en een uiterst handig referentie-instrument voor vertalers. HvJ vertaalproject op het gebied van intellectuele eigendom: vertaling uit diverse officiële EU-talen (Engels, Duits, Spaans, Italiaans enz.) naar het Frans. EASA workshop in Luxemburg voor Slowaakse vertalers en terminologen van het Vertaalbureau, de Europese Commissie, het Europees Parlement en het Slowaakse focal point van het EASA. EASO aanzienlijk groter aantal vertaalaanvragen voor modules van het Europees Asielcurriculum (EAC). Vergeleken met 2011 heeft het Hof van justitie van de Europese Unie (Hvj) in 2012 veel meer documenten gezonden. Dat had te maken met een project inzake intellectuele eigendom, dat uit diverse EU-talen (Engels, Duits, Spaans, Italiaans enz.) naar het frans moest worden vertaald. Het vertaalvolume besloeg bladzijden, waarvan 90,5% (6 622 bladzijden) voor het franse project. Voor dit franse project werd nauw en vruchtbaar met het Hof samengewerkt. In februari 2012, toen het project net van start was gegaan, organiseerde het Hof een specifieke opleidingsbijeenkomst voor onze franse vertalers. Doel was hen het nodige inzicht in de materie te verschaffen en ze te instrueren over de kwaliteitseisen van het Hof van justitie. Het Vertaalbureau kreeg regelmatig feedback, vooral op de franse vertalingen. Zo konden de vertalers zich rekenschap geven van de voorkeuren qua woordkeus en zinsbouw van de juristen-taalkundigen van het Hof van justitie, en hun vertalingen beter daarop afstemmen. Gefactureerd volume HvJ: bladzijden (253 in 2011) Raad De vertaaldienst van de Raad heeft ook in 2012 minder vertalingen aangevraagd. Net als in voorgaande jaren vroeg de Raad voornamelijk vertalingen naar niet-europese talen, zoals het Chinees, het farsi, het Hebreeuws en dergelijke. De te vertalen teksten waren hoofdzakelijk verklaringen door de hoge vertegenwoordiger, overeenkomsten tussen de EU en derde landen en protocollen. Gefactureerd volume Raad: 259 bladzijden (337 in 2011)

9 9 CPVO Het Vertaalbureau vertaalde in 2012 iets meer bladzijden voor het Communautair Bureau voor plantenrassen (CpVo) dan het jaar daarvoor. Naast juridische documenten met betrekking tot beroepsprocedures en besluiten werden ook aankondigingen, verslagen en administratieve documenten vertaald, vooral voor de raad van bestuur van het CpVo. Gefactureerd volume CPVO: 551 bladzijden (470 in 2011) EACEA Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA) heeft ook dit jaar vertalingen van zijn programma's aangevraagd. Daarbij ging het vooral om oproepen tot het indienen van voorstellen in het kader van Een leven lang leren (LLL), het cultuurprogramma , jeugd in Actie en Erasmus Mundus Verder werd een groot aantal verslagen vertaald, waaronder Eurydice key Data on Education 2012' over ontwikkelingen in de Europese onderwijsstelsels in het afgelopen decennium en over het Bologna-proces in de 'Tempus'-partnerlanden. De meeste bronteksten waren in het Engels geschreven, maar er waren ook projectvoorstellen in andere EU-talen. Het Vertaalbureau heeft een aantal in het Engels opgestelde verslagen over het hoger onderwijs in Centraal-Aziatische landen, Montenegro, Servië, de bezette palestijnse gebieden en Algerije redactioneel bewerkt. programmajaar is een beknopt verslag in alle officiële EU-talen vertaald. Gefactureerd volume EAHC: 504 bladzijden (927 in 2011) EASA Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) is nu ook actief op nieuwe terreinen, zoals vluchtuitvoeringen en het afgeven van certificaten van bevoegdheid aan cockpitpersoneel. Dat verklaart de sterke toename van de vertaalopdrachten in Het Vertaalbureau is hierop goed voorbereid - via zijn contacten met de nationale focal points van EASA aansluitend op het gemeenschappelijke seminar van EASA, nationale focal points en het Vertaalbureau in 2011; dankzij de specifieke gevalideerde glossaria en, in enkele talen waaronder het kroatisch, een nieuwe lijst met deskundige freelancers, die werd opgesteld na de aanbesteding van Het Vertaalbureau organiseerde in Luxemburg een workshop die werd bijgewoond door Slowaakse vertalers en terminologen van het Vertaalbureau, de Europese Commissie, het Europees parlement en het Slowaakse focal point van EASA. Dit evenement heeft het wederzijdse begrip en de uitwisseling van informatie bevorderd. Gelet op de uiterst positieve reactie van de deelnemers is het Vertaalbureau van plan in 2013 een soortgelijk initiatief te organiseren met andere taalteams. Gefactureerd volume EACEA: bladzijden (7 103 in 2011) EACI De vertaalwerkzaamheden voor het Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI) betroffen voornamelijk antwoorden op opmerkingen van de Rekenkamer en documentatie voor de oproep tot het indienen van voorstellen in het kader van Eco-Innovation'. Voorts werden diverse folders over het Enterprise Europe Network. Het EACI gaf ook opdracht tot de vertaling van de gids voor de toepassing van de Machinerichtlijn waarin antwoord wordt gegeven op 50 vragen van fabrikanten, gebruikers en installateurs van machines om de CE-markering te krijgen. Gefactureerd volume EACI: 150 bladzijden (126 in 2011) EAHC De vertalingen voor het Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC) waren grotendeels van administratieve aard en betroffen vooral aanbestedingen en wervingsdocumenten over de samenwerking tussen het EAHC en de nationale instanties die verantwoordelijk zijn voor de wetshandhaving inzake consumentenbescherming. Het EAHC beheert het programma Betere opleidingen voor veiliger voedsel van de Europese Commissie. Na het vijfde Workshop met het Slowaakse focal point van het EASA EASA staat onder tijdsdruk, zowel bij het uitbrengen van adviezen over wetgevingsvoorstellen als in het uiteindelijke wetgevingsproces. De huidige procedure voor feedback op vertalingen met de vijf betrokken partijen (EASA, Vertaalbureau, DG MoVE en de Vertaaldienst van de Europese Commissie en de nationale focal points) is bijzonder complex. Daarom besloten EASA en het Vertaalbureau in het eerste kwartaal van 2013 bijeen te komen om te bespreken hoe de kwaliteit en procedures verder kunnen worden verbeterd. Gefactureerd volume EASA: bladzijden ( in 2011) EASO Het Vertaalbureau ontving in 2012 veel meer vertaalaanvragen van het Europees ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASo) dan het jaar daarvoor. De aanvragen betroffen voornamelijk modules van het Europees Asielcurriculum (EAC). Verder waren er landenverslagen, bijvoorbeeld over Afghanistan, het jaarverslag 2011 over de asielsituatie in de Europese Unie en over de activiteiten van het Bureau.

10 10 Het EASo is nog betrekkelijk nieuw en kampt met een hoge werkdruk. Daarom is het niet gelukt om in 2012 nog een bijeenkomst te regelen. Het Vertaalbureau is zich bewust van het steeds grotere belang van asielzaken in de EU, en van de intensievere contacten van EASo met andere agentschappen, zoals frontex, fra en Europol. Een bijeenkomst met EASo staat dan ook hoog op zijn vergaderagenda voor Gefactureerd volume EASO: bladzijden (1 163 in 2011) teksten, waarvan een groot deel bij de ECB wordt uitgevoerd, maar ook steeds vaker bij het Vertaalbureau. op verzoek van de ECB hield het Vertaalbureau in de zomer als onderdeel van een gezamenlijk opleidingsinitiatief twee bijeenkomsten over Microsoft-correctieprogramma's voor ECB-vertalers onder de auspiciën van de IAMLADpwerkgroep opleiding 10. Vooral het deel over bijstand aan nietmoedertaalsprekers van het Engels werd zeer gewaardeerd. ERK Het Vertaalbureau verzorgde in 2012 opnieuw de vertaling in alle officiële EU-talen van de antwoorden van de EU-agentschappen op de opmerkingen van de Europese Rekenkamer (ERk) na het boekenonderzoek bij de agentschappen. Deze vertaalvolumes zijn verwerkt in de cijfers voor elk agentschap, maar niet voor de Rekenkamer zelf. Niettemin wordt de nauwe samenwerking met de ERk, in het bijzonder de opmerkingen die de ERk als referentie aan het Vertaalbureau doorgeeft, in hoge mate gewaardeerd als cruciaal hulpmiddel voor vertalers. Tot de documenten die voor de ERk zelf zijn vertaald (doorgaans uit het Engels naar het Duits) behoorde een reeks documenten met preliminaire opmerkingen van de Rekenkamer over diverse onderwerpen, zoals het Europees ontwikkelingsfonds (Eof), het Europees Integratiefonds (EIf) en het Europees Vluchtelingenfonds (EVf). Het Vertaalbureau nam deel aan de conferentie over machinevertaling, die in januari door de ERk werd georganiseerd 8. en presenteerde in november zijn gezamenlijke opleidingsinitiatief 9. over correctie/taalhulpmiddelen in Microsoft Office 2007 en 2010 bij de Europese Rekenkamer. Gefactureerd volume ERK: 261 bladzijden (288 in 2011) ECB Na het verblijf van zes maanden van een van zijn Engelse vertalers bij de Europese Centrale Bank (ECB) in 2010/2011, kreeg het Vertaalbureau in maart 2012 bezoek van twee medewerkers van de Engelse afdeling Vertaling en Redactie van de ECB. Het doel daarvan was hen meer inzicht te verschaffen in de werkwijze van het Vertaalbureau en van gedachten te wisselen over onderwerpen zoals kwaliteitsborging, feedback en diverse vormen van redactionele bewerking van Engelse Gefactureerd volume ECB: 203 bladzijden (30 in 2011) ECDC ERK en ECB gezamenlijke opleidingsinitiatieven over taalkundige controlemiddelen. ECHA gebruikersenquête ECHA-term. EDPS toespraak Towards More Effective and Consistent Data Protection op de 14th Annual Conference DuD 2012 in Berlijn. In 2012 vroeg het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) soortgelijke vertalingen aan als in voorgaande jaren. De hoeveelheid vertaalwerk is echter drastisch afgenomen. Het Vertaalbureau verzorgde de vertaling in alle EU-talen van een aantal factsheets betreffende onderzoeksverslagen over uiteenlopende onderwerpen, zoals tuberculose, antimicrobiële resistentie en infectieziekten bij druggebruikers. Verder waren er ook richtsnoeren met bijbehorende aanbevelingen. ook werden in alle EU-talen algemene publicaties vertaald, waarin verslag werd uitgebracht van de activiteiten in 2012, zoals het jaarverslag van de directeur en het jaarlijkse epidemiologische verslag. De brontaal was hoofdzakelijk Engels, met uitzondering van enkele administratieve documenten vertaald uit het frans. Gefactureerd volume ECDC: bladzijden (6 427 in 2011) ECHA In 2012 werd het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) een van de grootste cliënten van het Vertaalbureau, gemeten naar de omvang van de vertalingen. Tot de documenten die werden vertaald en gereviseerd behoorden complexe richtsnoeren, samenvattingen, handleidingen, persberichten en nieuwsberichten, vaak bestemd voor een doelgroep van deskundigen. Vertaald werden ook besluiten van de kamer van beroep en andere administratieve teksten. overeenkomstig het meertalenbeleid van ECHA zijn de meeste teksten vertaald in alle EU-talen. De cliëntencoördinator van het Vertaalbureau kreeg in januari 2012 de gelegenheid deel te nemen aan een 8 Zie bladzijde 26 voor meer informatie. 9 Zie bladzijde 26 voor meer informatie. 10 Zie bladzijde 26 voor meer informatie.

11 11 introductieopleiding, waar deskundigen en managers van ECHA een presentatie hebben gegeven over het agentschap, zijn belanghebbenden en zijn rechtskader. Besproken werden onder meer de REACH-verordening, de CLp-verordening, en twee andere verordeningen die de komende jaren ook gestalte geven aan de toekomst van ECHA - de biociden- en de picverordening. Met deze ervaring kan de cliëntencoördinator zich een beter beeld vormen van de context waarin ECHA opereert en zijn kennis met zijn collega-vertalers delen. ECHA-term 11 polymeren en het algemeen verslag 2011 (37 trefwoorden), en 48 kernbegrippen van de biocidenverordening. In juni 2012 ging de eerste gebruikersenquête over ECHA-term van start om feedback van gebruikers te verzamelen en voor verbetering vatbare gebieden in kaart te brengen. De enquête werd twee maanden gepubliceerd op de website van ECHAterm en was beschikbaar in 22 EU-talen. De respondenten waren merendeels vertegenwoordigers van de industrie (56%) en vertalers (22%). De enquête bracht aan het licht dat die gebruikers tevreden waren over het instrument en de verstrekte gegevens: Gebruikersenquête ECHA-term: Î 67% van de gebruikers was het eens met de stelling dat ECHA-term hun werk efficiënter maakt; Î 62% van de gebruikers verklaarde dat de databank bijdraagt aan een beter begrip van de REACH-verordening, en 63% verklaarde hetzelfde over de CLp-verordening; project ECHA-term Vandaag is de website van ECHA-term niet meer weg te denken uit het leven van ECHA en zijn partners: in 2012 werden meer dan zoekopdrachten verwerkt en waren er ruim 840 geregistreerde gebruikers 12. Als onderdeel van het onderhoud van ECHA-term heeft het Vertaalbureau de gebruikersinterfaces geactualiseerd overeenkomstig de nieuwe visuele identiteit van ECHA. Tegelijk werden enkele nieuwe functies toegevoegd: Î de mogelijkheid om korte nieuwsberichten te publiceren op de startpagina. Het Vertaalbureau beheert de vertaling en publicatie van die korte teksten; Î een woordwolk geeft de meest gebruikte zoektermen weer; Î de databank ondersteunt het zoeken op woordstam ( stemming ), d.w.z. een zoekopdracht op de meervoudsvorm retourneert ook woorden in de enkelvoudsvorm en omgekeerd. In 2012 werden drie gegevensverzamelingen toegevoegd: zeer zorgwekkende stoffen (31 trefwoorden), monomeren en 11 De meertalige terminologiedatabank ECHA-term ging van start als gezamenlijk samenwerkingsproject op terminologiegebied tussen ECHA en het Vertaalbureau. Doel was belanghebbenden de beschikking te geven over een betrouwbaar terminologie-instrument op het gebied van de REACH-verordening en de Europese verordening betreffende de indeling, etikettering en verpakking van stoffen en mengsels (CLp-verordening). Het Vertaalbureau is verantwoordelijk voor de talige inhoud van de databank en voor het ontwerp en de toepassing van het IT-hulpmiddel voor de verspreiding en het onderhoud van de terminologie. 12 Toegang tot de website is nu zonder registratie mogelijk. Geregistreerde gebruikers kunnen echter ook gegevens downloaden. Î 83% antwoordde dat de op ECHA-term beschikbare terminologie relevant is voor hun werk. Tot slot heeft het Vertaalbureau ECHA-term gepresenteerd op de zesde Europese en Internationale Terminologietop die werd georganiseerd door de Noorse taalraad (Språkrådet) in samenwerking met de Europese Vereniging voor terminologie (EAfT) onder het motto Terminology responsibility and awareness. Gefactureerd volume ECHA: bladzijden ( in 2011) Gefactureerd volume kamer van beroep ECHA: 65 bladzijden (21 in 2011) EDA In 2012 is de omvang van het vertaalwerk voor het Europees Defensieagentschap (EDA) toegenomen ten opzichte van Alle documenten betroffen technische vertalingen (project- of programmaregelingen) op het werkterrein van het EDA. De meeste documenten werden vertaald uit het Engels naar het frans. Gefactureerd volume EDA: 265 bladzijden (89 in 2011) EDPS In 2012 werden weer meer documenten ontvangen van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDpS) dan het jaar daarvoor. Het aantal gefactureerde bladzijden is echter afgenomen. Het grootste deel van de vertaalde documenten betrof adviezen van de EDpS over wetgevingsvoorstellen (in alle EU-talen vertaald) en kennisgevingen (alleen naar het Duits en het frans). Vertaald werden ook toespraken van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming, zoals over een meer doelmatige

12 12 en consistente gegevensbescherming in de EU, uitgesproken tijdens de 14e jaarvergadering van DuD Datenschutz und Datensicherheit, die in juni 2012 plaatsvond in Berlijn. Het Vertaalbureau nam zoals gebruikelijk deel aan beide bijeenkomsten van het netwerk van gegevensbeschermingsfunctionarissen van alle EUinstellingen en -organen. Gefactureerd volume EDPS: bladzijden ( in 2011) EEA De belangrijkste documenten die in 2012 zijn vertaald voor het Europees Milieuagentschap (EEA) waren nieuwsbrieven ( Eionet connects ), zijn jaarverslag Signalen en milieuanalyses (bijvoorbeeld voor zwemwater). De teksten zijn vertaald in alle EU-talen, en soms ook naar andere talen, zoals het Turks, Ijslands en Russisch. In maart ontving het Vertaalbureau het hoofd van de communicatieafdeling van het EEA en tevens lid van de raad van bestuur van het Vertaalbureau op een seminar voor vertalers en ondersteunend personeel 13. op de opmerkingen van de Rekenkamer, ontwerpwetteksten, zoals verordeningen, bestekken en sommige vertrouwelijke documenten. Enkele ontvangen teksten zijn naar alle EU-talen vertaald, andere alleen naar een of twee doeltalen. Gefactureerd volume EFCA: bladzijden (1 547 in 2011) EFSA In 2012 vierde de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EfSA) haar tienjarig bestaan. Naar aanleiding daarvan heeft zij alles in het werk gesteld om haar specifieke bijdrage aan de bescherming van Europese consumenten voor het voetlicht te brengen in de vorm van publicaties die naar alle EU-talen zijn vertaald, zoals de nieuwe richtsnoeren inzake risicomelding en een reeks folders over zoönosen. Niettemin betroffen de meeste vertaalaanvragen de inhoudelijke actualisering van haar website, in het bijzonder nieuwsbrieven en persberichten over terugkerende en nieuwe voedselveiligheidsproblemen. De meeste bronteksten waren geschreven in het Engels. frans, Duits en Italiaans bleven de belangrijkste doeltalen. EfSA deelde ook dit jaar zijn wetenschappelijke bevindingen en onderzoeksrapporten met de lidstaten en het publiek in alle delen van de wereld. De bronteksten werden soms dan ook aangelevrd in 'exotische' talen, zoals het japans. EfSA gaf ook dit jaar waardevolle feedback op de vertalingen van het Vertaalbureau, vooral op de Italiaanse teksten. Zo konden de interne vertalers hun terminologie en stijl afstemmen op de specifieke behoeften van hun cliënt. Gefactureerd volume EFSA: bladzijden (3 456 in 2011) EIB Seminar met EEA Het EEA wil met het Vertaalbureau samenwerken voor een actualisering van de meertalige milieuthesaurus GEMET 14, die het Vertaalbureau heeft vertaald en die in alle EU-talen en in enkele andere talen kan worden geraadpleegd op de website van het EEA. Daartoe werden in 2012 tweemaal vergaderd over de beste werkwijze om de kwaliteit van de bestaande termen te controleren en de databank uit te breiden met de nieuwste termen, periodiek te actualiseren en te koppelen aan IATE. Gefactureerd volume EEA: bladzijden (3 247 in 2011) EFCA De vertaalomvang voor het Europees Bureau voor visserijcontrole (EfCA) is in 2012 ongeveer gelijk gebleken ten opzichte van het jaar daarvoor. Vertaald werden voornamelijk het meerjarige werkprogramma, administratieve teksten (zoals kennisgevingen van vacatures), antwoorden van het EfCA Gebruikmakend van de geografische nabijheid van deze organisatie werden een aantal bijeenkomsten georganiseerd met de Europese Investeringsbank (EIB), teneinde de informele betrekkingn uit te bouwen en ideeën uit te wisselen. In oktober bracht het hoofd van de Engelse eenheid Vertaling en Redactie van de EIB een bezoek aan het Vertaalbureau om meer informatie te krijgen over onze werkstroom en in het bijzonder te zien hoe wij met freelancevertalers werken. Eerder dat jaar vond een uitwisselingsbezoek plaats tussen Duitse vertalers van de EIB en het Vertaalbureau. Een medewerker van de dienst projectbeheer van het Vertaalbureau organiseerde een ontmoeting met enkele collega's van andere afdelingen om waardevolle kennis te verwerven over het onlangs door de EIB ingevoerde systeem voor de vertaalwerkstroom. Daarbij kreeg de delegatie handvatten aangereikt voor de besprekingen over het e-cdtproject van het Vertaalbureau 15. In december hield het Vertaalbureau met de EIB een gezamenlijk opleidingsinitiatief over de taalprogramma's van Microsoft Office Zie bladzijde 18 voor meer informatie. 14 GEneral Multilingual Environmental Thesaurus 15 Zie bladzijde 22 voor meer informatie. 16 Zie bladzijde 26 voor meer informatie.

13 13 Gefactureerd volume EIB: 10 bladzijden (176 in 2011) EIGE Met het oog op het EU-voorzitterschap dat Litouwen in 2013 zal bekleden, heeft het Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE) in 2012 tweemaal zoveel bladzijden laten vertalen. De specifieke terminologie en schrijfstijl van genderthema's vormen een grote opgave voor vertalers. Daarom werd in november een coördinatiebijeenkomst gehouden in Vilnius. Na een algemene presentatie van het Vertaalbureau bespraken de deelnemers concrete feedback op de vertalingen van het jaarverslag van het EIGE. overeengekomen werd een glossarium van basistermen aan te leggen rekening houdend met de thesaurus van het EIGE met termen over gendergelijkheid. Daarbij zal ook gebruik worden gemaakt van terminologische hulpbronnen die werden ontwikkeld bij projecten met agentschappen waarvan de werkterreinen nauw verwant zijn aan die van het EIGE. Voor dit project zal het Vertaalbureau nauw samenwerken met het Bronnen- en Documentatiecentrum van het EIGE. Gefactureerd volume EIGE: bladzijden (1 560 in 2011) EIT In 2012 is het vertaalwerk voor het Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT) sterk in omvang teruggelopen. Het Vertaalbureau vertaalde de begroting en antwoorden op de opmerkingen van de Rekenkamer naar alle EU-talen. ook werden enkele aanbestedingsdocumenten naar het Hongaars vertaald. Gefactureerd volume EIT: 77 bladzijden (886 in 2011) EMA (voorheen EMEA) Na een lichte daling van het aantal vertaalde bladzijden in 2011 heeft het Europees Geneesmiddelenbureau (EMA) in 2012 opnieuw zijn kruissnelheid van voorgaande jaren bereikt. Zoals gebruikelijk betroffen zijn vertaalaanvragen voornamelijk samenvattingen van Europese openbare beoordelingsrapporten (EpAR's). Tegelijk ging het Vertaalbureau door met de vertaling van productinformatie voor nieuwe, door het midden- en kleinbedrijf ontwikkelde geneesmiddelen. In 2012 heeft het vijf van deze specifieke documenten vertaald (allemaal voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik). Het Vertaalbureau heeft actief deelgenomen aan het actualiseren en harmoniseren van diverse modeldocumenten van EMA in EFSA tienjarig bestaan van EFSA: bijzondere aandacht voor de specifieke bijdrage van EFSA aan de bescherming van Europese consumenten in de vorm van publicaties in alle EU-talen. EIB verscheidene bezoeken over werkstroomhulpmiddelen en uitbesteding. EIGE coördinatiebijeenkomst in Vilnius met bijzondere aandacht voor het jaarverslag en de thesaurus met termen over gendergelijkheid. EMA harmonisatie van verscheidene modeldocumenten van EMA in alle EU-talen (inclusief Kroatisch) en KMO-vertalingen. alle EU-talen (waaronder het kroatisch), overeenkomstig de recente wijzigingen in de EU-wetgeving. Dit betrof voornamelijk het kwaliteitsbeoordelingsmodel voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik. Dit referentiedocument wordt op grote schaal gebruikt in de farmaceutische industrie van de EU en moet bijgevolg beantwoorden aan hoge kwaliteitsnormen. Nauwe samenwerking met de nationale regelgevende instanties in de EU wat betreft terminologische voorkeuren en stilistische aspecten was dan ook van essentieel belang. In het licht van de ervaring met vertaalprojecten voor het midden- en kleinbedrijf in 2012 heeft het Vertaalbureau in november met EMA een teleconferentie gehouden ten behoeve van een betere stroomlijning in de eindfase van deze projecten. Het Vertaalbureau stelde voor in Luxemburg een eendaags seminar te organiseren voor vertegenwoordigers van EMA, de nationale bevoegde instanties en vertalers van het Vertaalbureau. Dit seminar zal dienen als platform voor de uitwisseling van informatie en bespreking van diverse kwesties. Gefactureerd volume EMA: bladzijden ( in 2011) EWDD De hoeveelheid vertaalwerk voor het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) is in 2012 vrijwel gelijk gebleven. Net als in voorgaande jaren ging het vooral om de vertaling van het jaarverslag naar alle EU-talen alsook naar het kroatisch en Noors. Via nieuwsberichten, samenvattingen en een presentatie werd het jaarverslag in brede kringen onder belanghebbenden en het publiek verbreid. Andere belangrijke vertaalprojecten betroffen de Europese studie naar de consumptie van alcohol en drugs op school (ESpAD) en de landelijke overzichten van de drugsproblematiek. Deze documenten zijn vertaald voor de website van het EWDD. Gefactureerd volume EWDD: bladzijden (6 130 in 2011) EMSA De documenten voor het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA) varieerden van landspecifieke inspectieverslagen en wetgeving tot besluiten van de uitvoerend directeur van het EMSA, correspondentie en bestekken. In 2012 werd de oprichtingsverordening van EMSA herzien met het oog op de uitbreiding van zijn operationele opdracht. Gefactureerd volume EMSA: bladzijden (1 165 in 2011)

14 14 Enisa Netwerken worden steeds meer gebruikt om informatie te verspreiden en de daarmee samenhangende technologieën worden steeds gecompliceerder. Cyberbeveiliging vormde bijgevolg het hoofdthema van de meeste documenten die voor het Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging (Enisa) zijn vertaald. Dit spoedeisende thema krijgt toenemende aandacht in de Europese landen. Aangezien Enisa in Heraklion (op kreta) is gevestigd, moest veel correspondentie uit het Grieks naar het Engels worden vertaald. Gefactureerd volume Enisa: 974 bladzijden (948 in 2011) ERA In 2012 zijn de vertaalaanvragen van het Europees Spoorwegbureau (ERA - European Railway Agency) licht in omvang toegenomen. Net als voorheen gaf ERA vooral opdracht om documenten van zeer technische aard (ongevals/ incidentmeldingen) uit andere EU-talen te vertalen naar zijn werktaal, het Engels. Het Vertaalbureau was ook betrokken bij de vertaling van wetgevingsaanbevelingen aan de Europese Commissie en van gidsen voor technische specificaties voor interoperabiliteit. ook dit jaar werden de nationale jaarverslagen over spoorwegveiligheid en nationale incidentmeldingen in het Engels vertaald. Voorts is het tweejaarlijkse verslag betreffende de voortgang met de interoperabiliteit van spoorwegen in de EU (2011) uit het Engels vertaald naar het Duits en het frans. In het kader van de invoering van ABAC als nieuw boekhoudsysteem van het Vertaalbureau vond een bezoek aan ERA plaats. Gefactureerd volume ERA: bladzijden (8 185 in 2011) ERCEA In vergelijking met 2011 is de hoeveelheid vertaalwerk voor het Uitvoerend Agentschap Europese onderzoeksraad (ERCEA) fors afgenomen. De oproep tot het indienen van voorstellen op grond van het werkprogramma Ideeën 2013 van het zevende Europese kaderprogramma voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie is naar alle EU-talen vertaald. Gefactureerd volume ERCEA: 79 bladzijden (400 in 2011) ETF De vertaalaanvragen van de Europese Stichting voor opleiding (ETf) betroffen wederom administratieve documenten voor de raad van bestuur, waaronder de strategieplanning Het Vertaalbureau hielp ETf ook met de vertaling van uiteenlopende teksten over conferenties en projecten waarbij de Europese buurlanden, EU- en internationale beleidsmakers waren betrokken. Van bijzonder belang zijn de conferentie Multilevel governance in education and training, die eind mei/ begin juni 2012 plaatsvond in Brussel en het forum op hoog niveau voor politieke leiders van de Arabische landen in het Middellandse-Zeegebied, dat in september werd gehouden in jordanië. Veel teksten zijn vertaald naar niet-eu-talen, zoals het Arabisch. Bijzonder interessant voor vertalers was het glossarium beroepspraktijkvorming (leren op het werk), dat beoogt communicatie en wederzijds begrip te bevorderen tussen ETf en haar partnerlanden over de basisbegrippen in beroepsonderwijs en -opleiding. 17, vertaald van het Engels in het frans. Gefactureerd volume ETF: bladzijden (2 905 in 2011) ERA tweejaarlijkse ERA-verslag betreffende de voortgang op het gebied van de interoperabiliteit van spoorwegen in de EU ETF vertaling van allerhande conferentiemateriaal en het glossarium beroepspraktijkvorming. EU-OSHA uiteenlopende informatie over actief ouder worden en solidariteit tussen de generaties. Eurofound succesvolle start van de Europese enquête naar levenskwaliteit 2012 en groot aantal klanttevredenheidsformulieren. EU-OSHA In het Europees jaar voor actief ouder worden en solidariteit tussen de generaties heeft het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (EUoSHA) zeer uiteenlopende informatie gepubliceerd over methoden om werknemers in staat te stellen langer aan het arbeidsproces te blijven deelnemen. Dat verklaart deels de toename van het aantal in 2012 vertaalde documenten. Het Vertaalbureau heeft het Agentschap ook geassisteerd bij de meertalige communicatie in het kader van de campagne Een gezonde werkplek , die in april 2012 van start ging rond het thema Samen sterk voor preventie. EU-oSHA vroeg ook vertalingen voor de promotie van zijn interactieve onlinetool voor risicobeoordeling (oira), van het eerste foresight -project inzake nieuwe risico's in groene banen (bevorderen van veiligheid en gezondheid in een groene economie), en van de bevindingen van de Europese bedrijvenenquête over nieuwe en opkomende risico's (Esener). 17 Dit glossarium berust op verschillende toonaangevende literatuurbronnen en op de expertise van specialisten op het gebied van beroepsonderwijs en -opleiding die zijn betrokken bij het ILp-leerproject van ETf en die afkomstig zijn uit Engels-, frans-, Russisch- en Arabisch-talige regio s. Bron: ILp Learn project: Work-based Learning: a Glossary, Zelloth et al., European Training foundation (ETf)

15 15 ook dit jaar werden de meeste teksten op de website van EUoSHA gepubliceerd. Gefactureerd volume EU-OSHA: bladzijden (6 224 in 2011) Eurofound Net als in voorgaande jaren werden enkele samenvattingen en bevindingen vertaald voor de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound). Deze documenten gingen over de monitoringen onderzoekswerkzaamheden van Eurofound op prioritaire werkterreinen, alsook over de grote opgaven in 2012 voor Europese beleidsmakers, zoals de sociale gevolgen van de crisis, de weg naar herstel, het scheppen van banen of demografische veranderingen. Het Vertaalbureau was ook betrokken bij de vertaling van aankondigingen van open selectieprocedures, presentaties en het vierjarenprogramma van Eurofound, getiteld Van crisis naar herstel. controleorgaan, besluiten van diens Comité van beroep, brieven, openbare verklaringen) en verslagen (algemeen verslag, verslagen over gegevensbescherming enz.) tot overeenkomsten inzake gemeenschappelijke onderzoeksteams en begrotingsdocumenten. De bronteksten waren geschreven in het Engels, Duits, Grieks, oekraïens en Bosnisch. Voor de vergadering van de raad van bestuur in maart had de directrice van het Vertaalbureau een ontmoeting met de vertegenwoordiger van Europol in het bestuur. Daarbij werd informatie verstrekt over de reorganisatieplannen van Europol en de ontwikkeling van de vertaalvolumes. Gefactureerd volume Europol: bladzijden (7 068 in 2011) EUSC Afgelopen jaar ontving het Vertaalbureau geen vertaalaanvragen van het Satellietcentrum van de Europese Unie (EUSC). Gefactureerd volume EUSC: 0 bladzijden (10 in 2011) Door Eurofound gehouden Europese enquête naar levenskwaliteit 2012 De samenwerking kende twee hoogtepunten: dankzij de korte doorlooptijd van vertalingen heeft het Vertaalbureau bijgedragen aan de geslaagde start van de door Eurofound gehouden Europese enquête naar de kwaliteit van het bestaan Wat feedback betreft, sloeg Eurofound het record met meer dan 600 klanttevredenheidsformulieren. Daarin werd de kwaliteit van de vertalingen over het geheel genomen als bevredigend beoordeeld. Gefactureerd volume Eurofound: bladzijden (9 461 in 2011) Eurojust Het Vertaalbureau bracht een bezoek aan de Europese Eenheid voor justitiële samenwerking (Eurojust) om een mogelijke samenwerking te bespreken met het team dat vertalingen uitbesteedt. Afgesproken werd begin 2013 in Luxemburg bijeen te komen om de mogelijkheid van een meertalig glossarium met de door Eurojust gehanteerde basistermen te bespreken. Gefactureerd volume Eurojust: 0 bladzijden (21 in 2011) Europol Het aantal voor de Europese politiedienst (Europol) vertaalde documenten is in 2012 verder gedaald. De voor Europol vertaalde documenten variëren van administratieve documenten (ontwerpnotulen van vergaderingen van het gemeenschappelijk FRA Dit jaar heeft het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (fra) de vertaalwerkzaamheden bijzonder proactief aangepakt: als voorbereiding op de vertaling van zijn paradepaard, het jaarverslag, gaf het fra het Vertaalbureau gedetailleerde feedback op vertalingen van het voorgaande jaar naar het Duits en het frans. Verder bezorgde het fra een omvangrijk glossarium met basistermen in deze talen. Begin maart organiseerde het Vertaalbureau een vertalersseminar waarop het fra zijn publicatiebeleid, de procedures op het gebied van redactionele bewerking en revisie van vertalingen kon toelichten 19. Na het seminar vond een bijeenkomst plaats waarop het tijdrooster werd besproken voor de vertaling van de verschillende hoofdstukken van het jaarverslag. Dankzij deze voorbereidingen konden de twee hoofddoelstellingen worden verwezenlijkt, te weten tijdige levering en hoge kwaliteit van de vertalingen. Eind 2012 ontving het Vertaalbureau een vertaalaanvraag voor het handboek voor Europees asiel-, grens- en immigratierecht, een gemeenschappelijk project van het fra en het Europees Hof voor de rechten van de mens (EHRM). ook dit project werd grondig voorbereid door het fra, dat zorgde voor uitgebreid referentiemateriaal en omvangrijke glossaria. Het in 2012 begonnen terminologiewerk zal ongetwijfeld in 2013 worden voortgezet. Gefactureerd volume FRA: bladzijden ( in 2011) Frontex Het aantal vertaalaanvragen van het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese 18 Zie 19 Zie bladzijde 18 voor meer informatie

16 16 Unie (frontex) bleef vrijwel gelijk ten opzichte van Naast begrotingsdocumenten en belangrijke publicaties (werkprogramma en algemeen verslag) werden ook dienstenovereenkomsten en personeelsdocumenten vertaald. De brontalen waren Engels, frans en fins. Het hoofd personeelszaken van het Vertaalbureau werd uitgenodigd voor een tweedaags bezoek aan frontex in Warschau om daar advies te geven over personeelszaken, in het bijzonder over de algemene uitvoeringsbepalingen inzake promoties en personeelsbeoordelingen. Het bleek voor beide partijen een zinvolle bijeenkomst. Zo kreeg het Vertaalbureau ook informatie over de werving van gedetacheerde nationale deskundigen. frontex neemt daarin het voortouw onder de agentschappen. Gefactureerd volume Frontex: bladzijden (4 080 in 2011) GSA Net als in 2011 was de hoeveelheid vertaalwerk van het Europees GNSS-Agentschap (GSA) dit jaar gering omdat GSA voornamelijk in het Engels werkt. In november 2012 vond in Brussel een bijeenkomst plaats met een vertegenwoordiger van het Vertaalbureau. Daarop verklaarde het hoofd van de communicatiedienst van het GSA dat het waarschijnlijk meer vertalingen zal aanvragen vanaf 2014/2015, wanneer de Galileo-diensten beschikbaar komen. Gefactureerd volume GSA: 79 bladzijden (42 in 2011) IT-agentschap Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (IT-agentschap) werd in 2012 een nieuwe cliënt van het Vertaalbureau. Het IT-agentschap zond direct al redelijk veel vertaalopdrachten. De documenten in het Engels en het Ests betroffen voornamelijk samenwerkingsovereenkomsten, begrotingsdocumenten, werkprogramma's en het activiteitenverslag. aan het streefdoel van BHIM, namelijk het verkorten van de doorlooptijd voor de vertaling van Gemeenschapsmerken. Deze werd in januari 2012 teruggebracht van 15 naar 10 dagen. op verzoek van het BHIM heeft het Vertaalbureau een systeem voor kwaliteitscontrole achteraf opgezet voor vertalingen van handelsmerken, als aanvulling op zijn voorafgaande revisiewerkzaamheden voor de vertalingen van handelsmerken door zijn freelancers. Hoewel handelsmerken naar alle EU-talen worden vertaald, bleef de testopzet beperkt tot de werktalen van het BHIM (Engels, frans, Duits, Italiaans en Spaans). Zoals overeengekomen werden de vertalingen steekproefsgewijs gecontroleerd. Van het totale aantal handelsmerken dat tussen 1 april en 30 september 2012 uit of naar deze talen is vertaald, werd 13% gecontroleerd door ervaren vertalers van het Vertaalbureau. De resultaten van beide testoefeningen kunnen als bevredigend worden aangemerkt: voor de eerste testoefening was 89% van de gecontroleerde Gemeenschapsmerken foutloos; voor de tweede testoefening steeg dit cijfer tot 91,5%. Gerekend naar segmenten, schommelde het foutenpercentage rond 2,75%. Een ander project betrof het verzoek van het BHIM om het concept van pakketten Gemeenschapsmerken te vervangen door een webgebaseerde pull-push dienst die een continue onlinewerkstroom van handelsmerken waarborgt. Het Vertaalbureau heeft alle ontwikkelings- en testwerkzaamheden tijdig voltooid. Daarom kon het nieuwe systeem zoals gevraagd op 1 januari 2013 in gebruik worden genomen. Medio 2012 heeft het Vertaalbureau ook de laatste hand gelegd aan het automatiseren en continu uitbreiden van de EuroClass-terminologiedatabanken via een op webdiensten gebaseerd systeem. In oktober werden de vertalers opgeleid door een onderzoeker van het BHIM 20. Eind 2012 kondigde het BHIM aan de eerste termen in het voorjaar van 2013 te zullen voorleggen. Gefactureerd volume IT-agentschap: bladzijden (0 in 2011) BHIM Net als in het verleden heeft het Vertaalbureau in 2012 nauw samengewerkt met het Harmonisatiebureau voor de interne markt (BHIM). Videoconferenties en regelmatige bilaterale bijeenkomsten in Luxemburg en Alicante hebben een efficiënte communicatie gewaarborgd. Het BHIM blijft de grootste cliënt van het Vertaalbureau, want bijna 60% van het totale aantal vertaalde bladzijden bestaat uit handelsmerken. In 2012 gingen enkele projecten van start met bijzondere aandacht voor handelsmerken: Dankzij de aanpassingen die het Vertaalbureau in het werkstroomtool Tr@Mark heeft doorgevoerd, kon het voldoen EuroClass-terminologiedatabank op verzoek van BHIM bewerkte het Vertaalbureau ook oppositiebesluiten redactioneel in het Duits (al waren de volumes minder omvangrijk dan voor het Engels). Eind 2012 maakte het Vertaalbureau samen met BHIM een begin met een project voor de vertaling en het meertalige beheer van de nieuwe website van het BHIM. Doel is de vertalers en workflowmanagers van het Vertaalbureau in staat 20 Zie bladzijde 19 voor meer informatie over Euroclass en het seminar.

17 17 te stellen de meertalige website van het BHIM rechtstreeks te actualiseren met behulp van zijn contentmanagementsysteem (CMS). De website van BHIM zal vervolgens naar alle EU-talen worden vertaald. nieuwsberichten ter vertaling uit het Engels naar andere EUtalen. Gefactureerd volume TEN-T EA: 286 bladzijden (203 in 2011) Gefactureerd volume BHIM voor documenten: bladzijden ( in 2011) Gefactureerd volume BHIM voor handelsmerken: bladzijden ( in 2011) Ombudsman Het Vertaalbureau heeft het hele jaar door samengewerkt met de Europese ombudsman. Zoals gebruikelijk bestonden de documenten van de ombudsman grotendeels uit samenvattingen van besluiten die naar alle EU-talen zijn vertaald. Vertaald werden ook teksten over het Europees Netwerk van ombudsmannen, zoals nieuwsbrieven en voorlichtingsmateriaal. De belangrijkste vertaalde documenten waren het verslag over de speciale Eurobarometer-enquête naar de Europese burgerrechten en de prestaties van de EUadministratie en leidraden zoals problemen met de EU? Wie kan u helpen? ook de Europese Code van goed administratief gedrag is vertaald naar alle EUtalen en naar een aantal niet-eu-talen. Gefactureerd volume ombudsman: bladzijden (6 110 in 2011) REA Voor het Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA) heeft het Vertaalbureau voornamelijk administratieve documenten vertaald, zoals antwoorden van het REA op de opmerkingen van de Rekenkamer en procedureregels voor de tuchtraad. Het Vertaalbureau vertaalde ook documenten over subsidieovereenkomsten op het gebied van het REA. De hoeveelheid vertaalwerk is sterk gedaald ten opzichte van Gefactureerd volume REA: 41 bladzijden (204 in 2011) TEN-T EA Het Uitvoerend Agentschap voor het trans-europees vervoersnetwerk (TEN-T EA) is verantwoordelijk voor het beheer van de technische en financiële uitvoering van het programma voor het trans-europese vervoersnet voor alle vervoerswijzen door de lucht, per spoor, op de weg en over het water (maritiem vervoer en vervoer over binnenwateren) met inbegrip van logistieke en intelligente vervoerssystemen. De documenten betroffen vooral activiteitenverslagen en Europese toezichthoudende autoriteiten (ESA's) Frontex bezoek Vertaalbureau voor advisering in personeelszaken. BHIM projecten met bijzondere aandacht voor handelsmerken: Tr@Mark, kwaliteitscontrole achteraf webgebaseerde pull-push, EuroClass. Ombudsman Europese Code van goed administratief gedrag vertaald naar alle EU-talen en een aantal niet-eu-talen. ESA's forse toename van vertaalvolume en regelmatige feedback via netwerken van nationale bevoegde autoriteiten. De drie nieuwe Europese toezichthoudende autoriteiten (Europese Bankautoriteit EBA; Europese Autoriteit voor effecten en markten ESMA; Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen Eiopa) werden in 2011 cliënt. De diepe financiële crisis in Europa stelt deze autoriteiten voor een grote opgave. Ze werken nauw met elkaar samen om erop toe te zien dat de voorschriften in de financiële regelgeving in de EU coherent worden toegepast en om mogelijke risico's voor de financiële stabiliteit op te sporen. De drie autoriteiten hebben zeer soortgelijke behoeften wat betreft vertaling en redactionele bewerking. Ze gebruiken zeer specifieke terminologie en werken met netwerken van nationale revisoren die het Vertaalbureau geven. feedback Het Vertaalbureau heeft in 2012 voor hen aanzienlijk meer vertaalwerk uitgevoerd. Daarbij ging het voornamelijk om richtsnoeren. Naarmate het vertaalwerk toeneemt, groeit ook de noodzaak om de informatie-uitwisseling te verbeteren ten behoeve van een gestroomlijnde samenwerking. Daarom heeft het Vertaalbureau in oktober een gezamenlijk eendaags seminar georganiseerd met de drie autoriteiten 21. Gefactureerd volume EBA: bladzijden (341 in 2011) Gefactureerd volume ESMA: bladzijden (487 in 2011) Gefactureerd volume Eiopa: 924 bladzijden (43 in 2011) Gemeenschappelijke Ondernemingen De zes Gemeenschappelijke ondernemingen zijn actief op uiteenlopende terreinen die variëren van nanotechnologie (Eniac) en innoverende geneesmiddelen (IMI) tot Clean Skyinitiatieven. ook in 2012 heeft het Vertaalbureau hen helpen voorzien in hun taalkundige behoeften door niet alleen vertaal-, maar ook redactiediensten te verstrekken. De vertaalde documenten betroffen voornamelijk antwoorden op verslagen van de Europese Rekenkamer over hun jaarrekeningen en begrotingen, alsook administratieve documenten, zoals correspondentie en oproepen tot het indienen van voorstellen. 21 Zie bladzijde 19 voor meer informatie.

18 18 Gefactureerd volume Artemis: 42 bladzijden (86 in 2011) Gefactureerd volume CSJU (Clean Sky): 147 bladzijden (42 in 2011) Gefactureerd volume Eniac: 100 bladzijden (42 in 2011) Gefactureerd volume F4E: 375 bladzijden (151 in 2011) Gefactureerd volume FCH: 88 bladzijden (66 in 2011) Gefactureerd volume IMI: 150 bladzijden (285 in 2011) Gefactureerd volume SJU: 110 bladzijden (197 in 2011) Begrotingspublicaties van de agentschappen Naast het vertaalwerk dat voor bovengenoemde cliënten is uitgevoerd, fungeerde het Vertaalbureau dit jaar opnieuw als schakel tussen de agentschappen en het Bureau voor publicaties van de Europese Unie door samenvattingen van de begrotingen en gewijzigde begrotingen te vertalen en vervolgens te publiceren in het publicatieblad van de Europese Unie. Eind 2012 zijn vijf publicatiebladen met 103 begrotingsdocumenten gepubliceerd. potentiële cliënten op dit moment worden gesprekken gevoerd met het directoraatgeneraal Vertaling (DGT) van de Europese Commissie om te onderzoeken hoe het Vertaalbureau zijn activiteiten kan diversifiëren, de huidige vertaalvolumes in stand kan houden of uitbreiden en nieuwe cliënten kan werven. Voortbouwend op de jarenlange goede samenwerking tussen het Vertaalbureau en DG Werkgelegenheid bekijkt DGT wat de mogelijkheden zijn. Het inslaan van een nieuwe weg kan tot gevolg hebben dat de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau wordt gewijzigd. Momenteel weerhoudt die het Vertaalbureau ervan te werken voor niet-eu-organen. Aangezien de oprichtingsverordening wordt herzien in de lijn van de in december 2012 goedgekeurde routekaart van de Commissie over de followup van de gemeenschappelijke aanpak ten aanzien van gedecentraliseerde EU-agentschappen 22 is het Vertaalbureau begonnen met een onderzoek dat beoogt na te gaan in hoeverre internationale niet-eu-organisaties geïnteresseerd zijn om, indien mogelijk, gebruik te maken van zijn taaldiensten. Het Vertaalbureau stuurde in september 2012 een vragenlijst naar 70 internationale organisaties in het kader van het IAMLADp 23 netwerk op de vraag naar belangstelling voor een mogelijke samenwerking met het Vertaalbureau hebben 12 organisaties ja en 9 organisaties Misschien geantwoord to_the_common_approach_on_eu_decentralised_agencies_en.pdf 23 IAMLADp jaarlijkse internationale vergadering over talenregelingen, documentatie en publicaties (zie bladzijde 26 voor meer informatie). Gezamenlijke evenementen van agentschappen Seminars met cliënten Teneinde de werkterreinen van zijn cliënten beter te leren kennen en standpunten uit te wisselen over taalvereisten, organiseerde het Vertaalbureau voor zijn vertalers en ondersteunend personeel vier seminars met cliënten in Luxemburg. FRA fra-seminar in het gebouw jean Monnet van de Europese Commissie redactionele bewerking en revisie van vertalingen. Van bijzonder belang voor het personeel van het Vertaalbureau was de uitleg over de voorkeuren van fra wat betreft terminologie, standaardtekst en andere huisstijlaspecten. De vertegenwoordigers van fra beklemtoonden dat het belangrijkste probleem te maken had met terminologie zoals die in de nationale context wordt opgevat - de manier om een vertaling juist te lokaliseren. Volgens hen was het een hele opgave om de juiste terminologie te vinden en daarbij het juiste midden te houden tussen de EU- en nationale terminologie/ wetgeving; sommige termen lagen uiterst gevoelig en de manier waarop specifieke begrippen in de verschillende landen worden opgevat liep sterk uiteen. Later in het jaar, na de vertaling van het jaarverslag 2011, bevestigden de vertegenwoordigers van fra dat bij het reviseren van de franse en Duitse vertaling de positieve effecten van het seminar duidelijk zichtbaar waren. Zij spraken hun wens uit om op basis van deze positieve ervaring verder samen te werken met het Vertaalbureau. In maart werd een presentatie gegeven door twee fravertegenwoordigers die zijn gespecialiseerd in redactionele bewerking, revisie en productie van documenten. Daarop kregen de vertalers een gedetailleerd overzicht van de organisatiestructuur, activiteiten en partners van het fra, en nuttige inzicht in diens publicatiebeleid en de procedures voor

19 19 EEA EEA-seminar in het Schuman-gebouw (Europees parlement) Het seminar in maart met het hoofd van de communicatieafdeling van het Europees Milieuagentschap (EEA) verliep in drie delen. Het eerste deel bestond uit een uitvoerige presentatie van de opdracht en organisatiestructuur van het EEA, de interactie met Europese, nationale en internationale instellingen en de nieuwste trends op milieugebied. Daarna werd een videofilm vertoond, die het EEA in zijn politieke context plaatste en promotie maakte voor zijn meerwaarde als onafhankelijke analyse- en beoordelingsbron voor milieubeleidsmakers. Tot slot werd een overzicht besproken met feedback van medewerkers van het EEA op vertaalaspecten. Het werd duidelijk dat de veranderingen op milieugebied elkaar in snel tempo opvolgen en dat de milieuterminologie de vertalers voor grote uitdagingen stelt: vaak moeten zij een pioniersrol in hun moedertaal vervullen. Bovendien zijn milieuthema's nauw verweven met andere beleidsterreinen, zoals voedselveiligheid, vervoer, chemische stoffen en gezondheid op het werk. Bijgevolg kunnen vertalers gebruikmaken van de kennis die ze hebben opgedaan met documenten van andere organisaties. EBA, ESMA en Eiopa ESA-seminar in het Schuman-gebouw (Europees parlement) Gebruikmakend van de onderlinge relaties tussen de drie financiële Europese toezichthoudende autoriteiten (ESA's) organiseerde het Vertaalbureau een gezamenlijk seminar in oktober. Er waren ook vertalers van het Europees parlement uitgenodigd voor dit interinstitutionele evenement. In de voormiddag gaf elke ESA-vertegenwoordiger een presentatie over de opdracht en taakstelling van hun autoriteit, over het taalbeleid en over de procedures om de vertaalkwaliteit te controleren. Zij verklaarden gebruik te maken van een deskundigennetwerk in de afzonderlijke lidstaten om feedback te geven op vertalingen van het Vertaalbureau rekening houdend met de relevante nationale context. In de namiddag bekeken de deelnemers van het Vertaalbureau en de ESA's meer in het bijzonder hoe deze feedback op vertalingen werd verwerkt en welke opmerkingen tot dusver zijn ontvangen van de nationale revisoren. Met het doel voor de drie autoriteiten een gemeenschappelijk terminologieproject op te zetten is het Vertaalbureau begonnen termen te extraheren uit de relevante wetgeving en uit voor deze autoriteiten vertaalde documenten, waaronder de feedback van de nationale deskundigen. BHIM BHIM-seminar in het gebouw jean Monnet van de Europese Commissie In oktober werd met een juridisch adviseur van het Harmonisatiebureau voor de interne markt (BHIM) een seminar gehouden over het EuroClass/EuroAce-project. De EuroClass-databank is een instrument dat onderzoekers van het BHIM helpt met de automatische indeling van waren en diensten. De databank wordt geharmoniseerd voor de 27 EUlidstaten. Zoals uiteengezet door de juridisch adviseur van het BHIM, bevat EuroClass niet alleen de meest recente versie van de Nice-classificatie van waren en diensten, maar ook gegevens uit andere databanken door de internationale samenwerking van het BHIM. Nationale bureaus die samen met het BHIM actief zijn op het gebied van handelsmerken, krijgen de mogelijkheid nieuwe termen voor de classificatie van waren en diensten voor te stellen. Het BHIM zal deze doorgeven aan het Vertaalbureau via een nieuw websysteem. De afdeling IT van het Vertaalbureau heeft een interface ontwikkeld waarmee de vertalers kunnen controleren of deze nieuwe termen al bestaan in de EuroClass-databank van het BHIM en voor een vertaling naar alle EU-talen kunnen zorgen. Na deze uiteenzetting volgde een presentatie van de nieuwe werkstroom en het hulpmiddel waarmee de vertalers termen kunnen verwerken. Het seminar bleek bijzonder nuttig om klaarheid te brengen in enkele kwesties, zoals de vraag wat de vertalers moeten doen met de termen en de door de nationale bureaus gemaakte voorstellen.

20 20 kwaliteitsborging van vertalingen Uitvoering van het actieplan voor de kwaliteitsborging van vertalingen Het actieplan voor de kwaliteitsborging van vertalingen was goedgekeurd voor een periode van twee jaar ( ). Na afloop bedroeg het uitvoeringspercentage 98,94%. Om het streefcijfer van 100% te bereiken, zullen bepaalde acties (zoals het aanleggen van meertalige vertaalgeheugens in het kader van de migratie naar Euramis) worden voortgezet en geïntegreerd in het actieplan voor de kwaliteitsborging van vertalingen over de periode De belangrijkste verbeteringen waren de organisatie van periodieke seminars over terminologie en IT-hulpmiddelen, de ontwikkeling van een kwaliteitsborgingsinstrument voor gealigneerde teksten, en de beschikbaarstelling van vertaalgeheugens voor specifieke projecten die aan freelancers worden uitbesteed. Verder werd het bij het Vertaalbureau opgeslagen referentiemateriaal voor interne vertalers grondig geherstructureerd. Zo werd een gespiegelde versie van dit referentiemateriaal op zijn freelancewebsite geplaatst en toegankelijk gemaakt voor externe vertalers. Dit jaar lag het accent ook op het verbeteren van de beoordeling van freelancevertalingen door de organisatie van specifieke workshops. Een ander aandachtspunt was het uitbreiden van de specialistische kennis van interne vertalers op nieuwe vakgebieden. Seminars werden georganiseerd met de drie Europese toezichthoudende autoriteiten (EBA, ESMA en Eiopa) alsook met fra, EEA en BHIM 24. Voor de franse en Slowaakse taalteams werden taalspecifieke workshops georganiseerd op het gebied van intellectuele-eigendomsrechten en luchtvaart 25. Naast de kwaliteitscontrole achteraf op vertalingen van Gemeenschapsmerken 26 voerde het Vertaalbureau drie controles achteraf uit op documenten die waren vertaald door interne vertalers. Resultaat van de achteraf uitgevoerde controles op documenten in 2012: Het feit dat het actieplan voor de kwaliteitsborging van vertalingen bijna volledig is uitgevoerd, bewijst duidelijk dat het Vertaalbureau veel belang hecht aan kwaliteit. Dit kwaliteitsstreven zal de komende jaren onverminderd worden voortgezet. Verwerking van feedback van cliënten: statistieken over klanttevredenheidsformulieren en verbeteringen die het resultaat zijn van de driemaandelijkse vergaderingen waarin deze formulieren worden geanalyseerd Dankzij de medewerking van de cliënten van het Vertaalbureau overschreed het percentage ingezonden klanttevredenheidsformulieren 27 het streefcijfer van 5% dat in het werkprogramma 2012 was vastgelegd. % Totaal Positief Negatief % Aantal ingezonden klanttevredenheidsformulieren De belangrijkste reden voor deze toename is dat specifieke cliënten een procedure hebben uitgewerkt om vertalingen regelmatig te beoordelen, zowel met nationale bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de Europese toezichthoudende autoriteiten) als met eigen personeel (bijvoorbeeld het Hof van justitie, Eurofound). Wat betreft de mate van tevredenheid, zag de spreiding over de vier categorieën er als volgt uit: % 1.6% 32.2% 17% 12% 8% 63% 40.3% Aantal vertalingen dat als 'uitstekend' werd beoordeeld Aantal vertalingen dat als 'goed' werd beoordeeld Aantal vertalingen dat als 'bevredigend' werd beoordeeld Aantal vertalingen dat als 'slecht' werd beoordeeld 'zeer tevreden' (kwaliteit van de vertaling uitstekend) 'tevreden' (kwaliteit van de vertaling goed) 'tamelijk tevreden (kwaliteit van de vertaling bevredigend) 'niet tevreden' (kwaliteit van de vertaling niet aanvaardbaar) Verdeling van klanttevredenheidsformulieren naar mate van tevredenheid 24 Zie bladzijden 18 en 19 voor meer informatie. 25 Zie de samenvattingen over het Hvj en EASA op bladzijden 8 en Zie bladzijde 16 voor meer informatie. 27 formulier waarin cliënten feedback kunnen geven op de werkzaamheden van het Vertaalbureau.

21 21 op te merken valt dat het Vertaalbureau alle klanttevredenheidsformulieren systematisch opvolgt en nader analyseert op driemaandelijkse vervolgbijeenkomsten waar verbetermaatregelen in een ruimer verband worden besproken. Zo werden 35 concrete verbetermaatregelen vastgesteld om de zwakke punten aan te pakken die het meest op het formulier werden aangegeven (terminologie en onnauwkeurigheid). Van die vastgestelde maatregelen is 57,14% met succes voltooid in klanttevredenheidsenquête 2011 Uitvoering van het actieplan Î opbouw van cliëntspecifieke vertaalgeheugens; Î voortzetting van opname in vertaalgeheugens van essentiële documenten; Î verbeterde follow-up van feedback van cliënten om te zorgen dat hun voorkeuren van terminologische, stilistische aard e.d. naar behoren in aanmerking worden genomen. Uit de suggesties kwamen ook andere punten aan bod die het Vertaalbureau heeft opgepakt. Het gaat onder meer om aanpassingen van de vertaalprognosemodellen (die samen met de halfjaarlijkse aanvragen van begrotingsprognoses aan cliënten worden bezorgd en die op het cliëntenportaal beschikbaar zijn), herziening van zijn facturering en vertaalstatistieken, en specifieke publicaties over zijn dienstenaanbod. klanttevredenheidsenquête 2011 Het Vertaalbureau heeft in 2011 een klanttevredenheidsenquête gehouden. De resultaten ervan werden voorgesteld in het Cliëntenverslag Aansluitend daarop heeft het Vertaalbureau een actieplan uitgewerkt voor de periode op basis van de bevindingen over de verschillende onderdelen van de vragenlijst (taalkundige kwaliteit van vertalingen, dienstverlening, prijzen, cliëntenrelaties enz.) 28 werden 9 maatregelen vastgesteld. Elk daarvan werd opgesplitst in een aantal specifieke submaatregelen (20 in totaal) die de belangrijkste door de cliënten gemaakte verbetervoorstellen weerspiegelen. Tegen eind 2012 was twee derde van de geplande maatregelen uitgevoerd en was de rest (een derde) van de acties in uitvoering. De definitieve balans van de resultaten van het actieplan zal worden opgemaakt en voorgesteld in het verslag over In 2012 ging bijzondere aandacht naar 8 submaatregelen betreffende kwaliteitsborging van vertalingen in het kader van het actieplan 29 : Î samenwerking op taalkundig gebied met nationale deskundigennetwerken van cliënten; Î beoordeling van het bestaande revisiemodel; Î systematisering van de kwaliteitsborgingsprocedure voor niet-eu-talen; Î harmonisatie van referentiemateriaal; Î voortzetting van samenstelling van specifieke glossaria voor cliënten; 28 Zie het Cliëntenverslag 2011 voor meer informatie over de thema s van de klanttevredenheidsenquête: 29 Zie bladzijde 20 voor meer informatie.

22 22 cliëntenportaal Belangrijkste cijfers cliëntenportaal 30 heeft het Vertaalbureau het portaal in 2012 tweemaal aangepast om nieuwe functies in te voeren. Sommige waren het gevolg van de nieuwe prijsstructuur van het Vertaalbureau - in oktober 2011 door de raad van bestuur aangenomen - of kwamen voort uit de feedback van cliënten. In 2012 doorgevoerde vernieuwingen: Î de prijzen worden afgestemd op de nieuwe tarieven; Î sinds 1 januari 2012 worden de tarieven geselecteerd op basis van de aanvraagdatum; Startpagina van het cliëntenportaal Het cliëntenportaal is nu al twee jaar operationeel en heeft zijn nut bewezen als betrouwbare webinterface. Cliënten maken er dankbaar gebruik van om taaldiensten (vertaling, redactionele bewerking, terminologiewerk enz.) aan te vragen, de resultaten te downloaden, maandelijkse facturen op te halen en feedback te geven op de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Het Vertaalbureau heeft cliënten opgeleid en zij bevestigen nu goed overweg te kunnen met het portaal voor hun dagelijkse werkzaamheden. De servicedesk van de afdeling IT van het Vertaalbureau heeft het hele jaar door functionele en technische ondersteuning geboden, niet alleen aan gebruikers van de cliëntensites, maar soms ook aan de leden van hun nationale netwerken die vertalingen beoordelen. Het Vertaalbureau organiseerde twee specifieke opleidingen in Luxemburg: in januari voor de franse eenheid van het Hof van Justitie en in april voor de nieuwe workflowmanagers van BHIM. In 2012 werden via het portaal orders geplaatst en afzonderlijke opdrachten geleverd. Tegen eind 2012 kende het portaal 774 geregistreerde gebruikers. Enquête over het cliëntenportaal stand van zaken wat betreft de uitvoering van het actieplan In het kader van het actieplan dat werd opgesteld naar aanleiding van de in 2011 uitgevoerde enquête over het Î de prijs wordt automatisch berekend op het moment dat aanvragen worden ingevoerd ( calculator ); Î er zijn prijzen toegevoegd voor zeer urgente diensten en voor lange levertijd ; Î er zijn nieuwe doorlooptijden ingevoerd voor redactionele bewerking en revisiewerk; Î levertermijnen worden voorgesteld op basis van aanvraaggegevens (hoeveelheid, mate van urgentie enz.); Î er wordt gewaarschuwd wanneer een aanvraag vijf minuten vóór het afsluitmoment van de dag wordt gemaakt; Î er is een knop toegevoegd om een aanvraag te annuleren; Î in het onderwerpveld van berichten is een interne cliënt-id toegevoegd om de vertalingen naar cliënten te zenden; Î de opmaak van facturen is verbeterd. Het actieplan voor het cliëntenportaal wordt periodiek door de IT-stuurgroep van het Vertaalbureau getoetst aan het overkoepelende IT-projectplan. Daarbij worden voortdurend prioriteiten gesteld voor wijzigingen. 30 Zie het Cliëntenverslag 2011 voor meer informatie over de enquête: europa.eu/en/documentation/pages/activity-report-and-work-programme.aspx Werkstroomoptimalisering en innovatie Ontwerp van een nieuw systeem voor het beheer van de vertaalwerkstroom (e-cdt) De huidige toepassingen voor de vertaalwerkstroom hebben het eind van hun levenscyclus bereikt. Het project e-cdt moet de bestaande toepassingen gaan vervangen. Het nieuwe systeem moet een grotere mate van automatisering mogelijk maken, meer flexibiliteit bieden en de werkmethoden van het Vertaalbureau waar mogelijk vernieuwen. op basis van een marktonderzoek dat een extern adviesbureau in 2011 heeft uitgevoerd, had het management besloten een marktproduct te kopen via een aanbestedingsprocedure.

23 23 Na inventarisatie en rangschikking van alle eisen werden er workshops met vertegenwoordigers van alle betrokken afdelingen en diensten georganiseerd om het eisenpakket te verduidelijken en te valideren. Daaruit kwamen veel punten en vragen naar voren. Het bijgewerkte eisenpakket werd bekeken met IT, de gegevensbeschermingsfunctionaris en de veiligheidsfunctionaris. In de zomer had het projectteam beter inzicht in de functies die worden aangeboden door op de markt beschikbare producten. Het team besefte echter dat de functionele kloof tussen marktproducten en het eisenpakket van het Vertaalbureau veel dieper was dan na het marktonderzoek van 2011 was aangenomen. Het bleek dat de haalbaarheid van een marktoplossing nader moest worden geanalyseerd. Workshop e-cdt op basis van een grondige analyse van de eisen en het voorgenomen migratiescenario en ermee rekening houdend dat het systeem in hoge mate flexibel moet zijn om te beantwoorden aan de verwachtingen van cliënten, werd duidelijk dat er in de handel geen kant-en-klaar werkstroomtool te koop is dat voldoende voorziet in de functies die het Vertaalbureau nodig heeft voor zijn kernactiviteiten. Gezien de specifieke kerntaal van het Vertaalbureau, zijn financiële controlemechanismen en de specifieke juridische en technische randvoorwaarden waaronder het opereert, kwam de IT-stuurgroep eind 2012 terug op het oorspronkelijke voornemen om een instrument op de markt aan te schaffen. Besloten werd in eigen huis diverse modules te ontwikkelen, rekening houdend met de omvang van de werkzaamheden en met de eisen die dat jaar in kaart waren gebracht. Technologische bewaking als middel tot innovatie Technology watch is te verstaan als het voortdurend op de voet volgen en beoordelen van technologische en methodologische ontwikkelingen en vernieuwingen. Het gaat daarbij niet alleen om de kerntaak van het Vertaalbureau als leverancier van taaldiensten, maar ook om andere werkterreinen waar IThulpmiddelen en -technologie worden gebruikt. Beoogd wordt innovatiebronnen op te sporen die het Vertaalbureau kan benutten om een verbetertraject in te zetten. De diverse activiteiten van het Vertaalbureau op dit gebied worden vastgelegd in het tweede jaarverslag over technologische bewaking. In de loop van het jaar werden 10 marktinstrumenten onderzocht die de volgende functies kunnen vervullen: pdfbestanden converteren, referentiemateriaal zoeken, kwaliteit waarborgen en meertalige documenten aligneren. In sommige gevallen rechtvaardigen de onderzoeksresultaten aanvullende tests in Voor het Vertaalbureau vormen formele en informele contacten met andere taaldiensten een van de meest waardevolle informatiebronnen. Interinstitutionele samenwerking fungeert als belangrijke katalysator om synergieën te ontwikkelen: het Vertaalbureau is een actief lid van de Interinstitutionele Toezichtsgroep voor taaltechnologie, waaraan door alle EU-vertaaldiensten wordt deelgenomen. De groep streeft ernaar informatie over nieuwe tools uit te wisselen en gemeenschappelijke behoeften te onderkennen. De groep kwam in 2012 viermaal bijeen om informatie over uiteenlopende onderwerpen uit te wisselen (werkstroomtools, telewerken, controlemiddelen, conversie uit andere formats en vergelijking van verschillende indelingen, XMLbewerkingsprogramma's voor niet-vertalers, termextractie, elektronische woordenboeken enz.). Machinevertaling Het Vertaalbureau volgde ook dit jaar nauwlettend de voortgang van het machinevertaalproject van de Europese Commissie In oktober werkte een medewerkster van het Vertaalbureau bij het machinevertaalteam van de Commissie in het kader van een interinstitutionele uitwisseling. Zo kon het Vertaalbureau beter inzicht verwerven over de mogelijkheden en problemen van een dergelijke tool. Tegelijk begon het Vertaalbureau met besprekingen over machinevertaling, te weten de mogelijkheid om op specifieke terreinen vertaalmachines op maat te ontwikkelen. Onderzoek naar de taaldienstenmarkt 2012 Het Vertaalbureau verrichtte marktonderzoek en verzamelde informatie over 43 aanbieders van taaldiensten in de particuliere sector. Er werd een overzicht gemaakt van het producten- en dienstenaanbod en dit werd vergeleken met zijn eigen aanbod. Na een zorgvuldige analyse van de resultaten komt het Vertaalbureau tot de volgende conclusies en aanbevelingen:

24 24 Î De meeste ondernemingen die in het onderzoek zijn opgenomen positioneren zich niet als vertaalbureaus, maar als aanbieders van taaldiensten die vertaalwerk leveren en tevens stellen in alle taalbehoeften van een cliënt te kunnen voorzien. Î Daarbij ligt het zwaartepunt op de vertaling of lokalisatie van webgebaseerde publicaties. Desktoppublishing en layoutdiensten maken wezenlijk deel uit van het dienstenaanbod van veel aanbieders van taaldiensten. Î De meeste aanbieders beschouwen flexibiliteit (in levertermijnen, volumes, IThulpmiddelen, maatwerkoplossingen enz.) als een van hun grootste troeven in de relatie met cliënten. Aansluitend op dit onderzoek heeft de Directie besloten een taskforce op te richten om de algemene lering in de praktijk te brengen en om na te gaan of een verdere diversifiëring van zijn dienstenaanbod haalbaar is. Het Vertaalbureau zal dan ook in 2013 bij zijn cliënten een enquête houden om hun behoeften aan nieuwe diensten in kaart te brengen. Nieuw computerondersteund vertaalinstrument Het DG Vertaling van de Europese Commissie had in 2010 een interinstitutionele aanbesteding uitgeschreven voor een nieuw computerondersteund vertaalinstrument. In oktober 2012 werd de opdracht gegund aan SDL/Trados. In aansluiting daarop vonden diverse vergaderingen met SDL Trados plaats om een beter inzicht te krijgen in de functies van dit nieuwe instrument, te weten: Î één enkel bewerkingsplatform voor documenten in alle bestandsindelingen (MS Word, MS Excel, MS powerpoint, HTML, XML, RTf, pdf enz.), dat wil zeggen hulpmiddelen die documentinhoud en -indeling scheiden zodat er minder nabewerking van vertalingen nodig is; Î bijhouden van wijzigingen; Î kwaliteitsborging in realtime (getallen controleren, taalspecifieke getalnotaties enz.). De migratie naar het nieuwe computerondersteunde vertaalinstrument is gepland voor Halfautomatische taalkundige voorbewerking van documenten Een van de kerntaken van de dienst Taal en Technologie van het Vertaalbureau is de voor- en nabewerking van vertaalaanvragen. Daarbij worden vertaalopdrachten vanuit taalkundig en technisch oogpunt voorbereid en wordt de technische conformiteit van het eindproduct gewaarborgd. om het bewerkingsproces efficiënter te maken, worden enkele geautomatiseerde procedures toegepast in de werkstroom van het Vertaalbureau: Î technisch controleren van documenten in Word-, HTML- en XML-formaat; Î terminologie in binnenkomende documenten markeren aan de hand van gevalideerde glossaria van cliënten; Î documenten automatisch indelen volgens vooraf gedefinieerde trefwoorden; Î nieuwe segmenten (vertaaleenheden) automatisch exporteren uit de vertaalgeheugens naar de centrale Euramis-databank; Î TMX-Tool Box om de kwaliteit van gealigneerde teksten te beoordelen; Î hulpmiddel waarmee vertalers feedback kunnen geven op de kwaliteit van de voorbewerking. Terminologie in binnenkomende documenten markeren op basis van gevalideerde glossaria van cliënten. Aanpak inzake een nieuwe controle achteraf van externe aanbieders van vertaaldiensten Een groot vertaalvolume wordt uitbesteed aan externe contractanten. In aanvulling op de al bestaande kwaliteitsborgingsmaatregelen (in het bijzonder de beoordeling en revisie van externe vertalingen) gaat het Vertaalbureau een controleprocedure voor externe aanbieders van taaldiensten invoeren. Deze maatregel beoogt de dienstverlening te verbeteren door structurele problemen op te sporen die de kwaliteit in het gedrang kunnen brengen. In 2012 is een controlemethode uitgewerkt waarin de selectiecriteria voor de te controleren dienstverleners en de algemene werkwijze zijn vastgelegd. De eerste proefcontroles zullen plaatsvinden in 2013.

25 25 IV. de TWEEdE opdracht VAn het VERTAALBuREAu Interinstitutionele activiteiten ICTI-bijeenkomsten en -werkgroepen Als onderdeel van zijn tweede opdracht maakt het Vertaalbureau zich sterk voor interinstitutionele samenwerking en nam deel aan de volgende projecten en werkgroepen van het ICTI 31 : IATE, Quest, Euramis, kernprestatie-indicatoren (kpi's), Toezichtsgroep voor taaltechnologie, Docfinder, werkgroep personeelszaken, de interinstitutionele aanbesteding voor het computerondersteunde vertaalinstrument. Het Vertaalbureau verzorgde ook een interinstitutionele bijeenkomst van Tsjechische terminologen en vertalers, en organiseerde opleidingsbijeenkomsten over controle- en taalhulpmiddelen voor drie instellingen die lid zijn van het ICTI. Verder woonde het Vertaalbureau de jaarlijkse jiamcatt-conferentie bij. Hieronder staat meer informatie over de activiteiten waaraan het Vertaalbureau in 2012 heeft deelgenomen: Interactieve Terminologie voor Europa (IATE) Actueel houden van de interinstitutionele IATE-databank namens de IATE-partners Net als in voorgaande jaren bood het Vertaalbureau technische ondersteuning voor de IATEdatabank en gaf het leiding aan de interinstitutionele beheersgroep voor IATE (IMG). Het Vertaalbureau brengt verslag uit aan het Coördinatiecomité voor vertaling (CCT) over de werkzaamheden van IMG, het gebruik van IATE door de partnerdiensten, begrotingsaangelegenheden en samenwerkingsverzoeken van derden. Uit statistieken blijkt dat de EU-taaldiensten intensief gebruik maken van IATE. Het aantal zoekopdrachten door interne gebruikers is met bijna één miljoen toegenomen ( ). Andere indicatoren geven aan dat collega's in de EU-vertaaldiensten termen in IATE blijven toevoegen en aanpassen en zo de interinstitutionele terminologiedatabank actueel houden. Tegelijk is het aantal dubbele ingangen licht afgenomen K1 K2 K3 K4 K1 K2 K3 K K1 K2 K3 K K1 K2 K K Aantal zoekopdrachten in de interne versie van IATE (per kwartaal) Tot de belangrijkste technische verbeteringen en nieuwe functies die in 2012 in IATE zijn aangebracht behoorden: Î uitbreiding van het IATE-zoekalgoritme met zoeken op woordstam ( stemming ) 32 ; Î verbetering van rangschikking en presentatie van de IATE-resultatenlijst; Î de voorwaarden voor het samenvoegen van IATEingangen zijn geschrapt met het oog op een eenvoudigere gegevensconsolidering; Î uitbreiding van de validatiemodule met functies om pre- IATE-ingangen te identificeren. De toepassing werd beoordeeld door een specifieke interinstitutionele taskforce die een reeks functionele verbeteringen voorstelde, niet alleen wat betreft ergonomie en gebruiksgemak, maar ook om de beheersfuncties uit te breiden en samenwerkingsfuncties toe te voegen. Dit zal in de toekomst zijn beslag krijgen. IMG lanceerde in 2011 het idee van een terminologieportaal als samenwerkingsruimte om informatie over terminologie te delen (lijsten van glossaria, tools, artikelen enz.). Eind 2012 sloot het Coördinatiecomité voor vertaling zich daarbij aan. Het portaal zal in 2013 worden opgestart. Toen het resultaat van de interinstitutionele aanbesteding voor een nieuw computerondersteund vertaalinstrument in oktober 2012 bekend werd, besprak IMG de vraag hoe een nauwe integratie tussen dit instrument en IATE kon worden gewaarborgd. IMG beoordeelt momenteel ook de auteursrechtaanduiding in IATE, die nogal restrictief lijkt te zijn geformuleerd. Dankzij het overleg met juridisch adviseurs van DG Vertaling zijn hierbij vorderingen gemaakt. Tot slot ontving IMG in 2012 verscheidene samenwerkingsvoorstellen en verzoeken van derden om bevoorrechte 31 ICTI: Interinstitutioneel Comité voor vertaling en vertolking. 32 Zie bladzijde 11 voor een definitie van stemming

26 26 toegang tot IATE. Voor zover nodig legde IMG een formeel voorstel voor aan het Coördinatiecomité voor vertaling. De volgende verzoeken zijn ingewilligd in 2012: Î Metazoekacties op de openbare site van IATE via AkadTerm, het terminologiesysteem van de Letse Academie van Wetenschappen. Î Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA) vroeg IATE-terminologie in elektronisch formaat te exporteren om de terminologie te gebruiken in een interne vertaalmachine voor vertrouwelijke documenten. Î Verzoek van een promovendus: het promotieonderzoek betrof de ontwikkeling van een vertaalgeheugensysteem dat bron- en doelteksten kan aligneren onder het zinsniveau. De onderzoeker wilde gebruikmaken van domeinspecifieke IATE-terminologie om automatisch de juistheid van de onderzoeksresultaten te bevestigen. het LISE-project (Legal Language Interoperability Services): nadat het Coördinatiecomité voor vertaling had ingestemd met aansluiting bij de gebruikersgroep van dit project, stelde het IATE-team een steekproef van IATE-gegevens beschikbaar. De projectpartners analyseren momenteel deze gegevens met het doel aan te tonen hoe nuttig de hulpmiddelen voor gegevensconsolidering en -opschoning zijn in dergelijke gevallen. De eerste resultaten die in oktober 2012 aan IMG werden voorgesteld zijn veelbelovend. Interinstitutionele bijeenkomst van Tsjechische terminologen en vertalers in hun instellingen. Verder werd van gedachten gewisseld over diverse terminologische kwesties. Zo werd afgesproken Tsjechische lemmata in IATE te harmoniseren. Voorts wordt de interinstitutionele schrijfwijzer (deel IV publicaties in de Tsjechische taal) bijgewerkt met een reeks standaardzinnen die in de EU-wetgeving worden gebruikt. De samenwerking van Tsjechische terminologen en vertalers reikt echter verder. Het hele jaar door onderhouden zij nauwe contacten voor spoedeisende terminologische problemen - net als de interinstitutionele terminologische samenwerking van andere taalteams. IAMLADP 2012 De jaarvergadering van de IAMLADp IAM (internationale jaarvergadering over LADP talenregelingen, documentatie en publicaties) vond in juni 2012 plaats ten kantore van de Verenigde Naties in New York 33. op dit evenement, bijgewoond door 135 deelnemers uit 63 internationale organisaties, was het Vertaalbureau vertegenwoordigd door zijn directrice en het hoofd van de afdeling Algemene Zaken. Er werden verscheidene verslagen voorgesteld: Het jiamcatt 34 -verslag, gepresenteerd door de Europese Rekenkamer, brengt een belangrijk actueel onderwerp onder de aandacht, namelijk hoe gereviseerde machinevertalingen de productiviteit kunnen verhogen. De Europese Commissie stelde haar machinevertaalsysteem MT@EC voor, en de Verenigde Naties legden uit hoe samen met de Wereldorganisatie voor intellectuele eigendom (WIpo) wordt gewerkt aan een nieuw machinevertaalsysteem Engels-Spaans en Engels-Arabisch. Bepaalde organisaties wezen erop dat machinevertaling kan worden ingezet om te beslissen of een document vertaling behoeft. In het verslag over prestatiebeheer waren klantenenquêtes en een reeks prestatie-indicatoren opgenomen. Uit de enquêtes bleek dat kwesties zoals klachtenbehandeling en systemen voor kwaliteitsborging hoog op de agenda staan bij vertaaldiensten. Vertaler op de interinstitutionele bijeenkomst van Tsjechische terminologen op 23 mei 2012 organiseerde het Vertaalbureau een interinstitutionele bijeenkomst van Tsjechische terminologen en vertalers. Deze vindt eenmaal per jaar plaats en wordt bij toerbeurt georganiseerd door de betrokken instellingen. Vertegenwoordigers van 8 instellingen hebben de bijeenkomst bijgewoond: Raad, parlement, Commissie, Rekenkamer, Hof van justitie, gemeenschappelijke vertaaldienst voor het Comité van de Regio's en het Europees Economisch en Sociaal Comité, het publicatiebureau, en het Vertaalbureau. op de bijeenkomst spraken de deelnemers over nieuwe ontwikkelingen op het gebied van terminologiewerkzaamheden Gezamenlijke opleidingsinitiatieven Een vertegenwoordiger van de Internationale Telecommunicatieunie (ITU) presenteerde het verslag over gezamenlijke opleidingsinitiatieven, waaruit duidelijk naar voren kwam dat het Vertaalbureau zich zeer actief heeft ingezet. Het Vertaalbureau heeft een nieuw initiatief over taalhulpmiddelen 33 IAMLADp streeft ernaar vergader-, taal- en publicatiediensten van elke deelnemende organisatie efficiënter, kwaliteitsvoller en kosteneffectiever te maken door managers een exclusief forum aan te reiken waar ze informatie kunnen uitwisselen, beleids- en praktijkervaringen kunnen delen, middelen kunnen bundelen voor taken van gemeenschappelijk belang, alsook opleiding en uitwisseling van personeel te bevorderen. 34 Zie bladzijde 27 voor meer informatie over jiamcatt (jaarlijkse internationale vergadering over computerondersteunde vertaling en terminologie).

27 27 in de productiviteitssuite van Microsoft Office ontwikkeld. Sinds januari 2012 biedt het deze training met veel succes aan. In 2012 kregen ongeveer 500 IAMLADp- en ICTI-leden de gelegenheid daaraan deel te nemen. De gastinstellingen en -organisaties waren: de Internationale Telecommunicatieunie (Genève, januari 2012), de Europese Centrale Bank (frankfurt, juli en augustus 2012), het Speciaal VN-tribunaal voor Libanon (Den Haag, september 2012), de Europese Rekenkamer (Luxemburg, november 2012), de Internationale Arbeidsorganisatie (Genève, november 2012), en de Europese Investeringsbank (Luxemburg, december 2012). In oktober 2012 hield het Vertaalbureau ook een gezamenlijk opleidingsinitiatief over het reviseren van vertalingen bij het Speciaal VN-tribunaal voor Libanon en het Internationaal Strafhof in Den Haag. Tot slot organiseerde het Vertaalbureau in juni 2012 voor IAMLADp- en ICTI-leden een gezamenlijk opleidingsinitiatief Economie voor niet-economen. JIAMCATT 2012 Het Vertaalbureau heeft deelgenomen aan de jaarlijkse internationale vergadering over computerondersteunde vertaling en terminologie (jiamcatt), die in april 2012 plaatsvond in Luxemburg bij het Europees parlement. Talrijke vertegenwoordigers van verschillende internationale organisaties zijn daar bijeengekomen om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en trends in de vertaalsector. Voor het eerst was de conferentie ook live te volgen via webstreaming. Tot de actuele onderwerpen behoorden machinevertaling, interoperabiliteit van systemen, en nieuwe computerondersteunde vertaalinstrumenten. Enkele belangrijke conclusies/trends: Î zonder revisie zijn machinevertalingen op dit moment niet bruikbaar om teksten te publiceren; Î een machinevertaling reviseren is gemakkelijker dan zelf vertalen, maar moeilijker dan een 'mensenvertaling' reviseren; Î automatische nabewerking kan het revisiewerk van een machinevertaling verlichten; Gezamenlijk opleidingsinitiatief Economie voor niet-economen Gezamenlijke opleidingsinitiatieven vormen de paradepaarden van IAMLADp: ruim leden kregen tot dusver de gelegenheid daaraan deel te nemen. Uit de feedback blijkt duidelijk dat ze haalbaar en vrij gemakkelijk te verwezenlijken zijn, en dat ze concrete voordelen opleveren in vergelijking met klassieke opleidingsmethoden, zoals de hoogwaardige deskundigheid (systeemintern), het zeer hoge rendement en de unieke meerwaarde wat betreft interactie, uitwisseling en contacten tussen medewerkers van verschillende organisaties. Î in de vertaalwereld vindt een verschuiving plaats van vertaalwerk naar revisiewerk (waarbij machinevertalingen worden nabewerkt en vertalingen gereviseerd door tweedetaalsprekers ). WeBiText - tool dat vertalingen zoekt 35 - werd op de jiamcattconferentie voorgesteld. Het Vertaalbureau heeft het getest en gebruikersvriendelijk en handzaam bevonden. 35 WeBiText is een onlinehulpmiddel waarmee vertalers zoekopdrachten kunnen uitvoeren (op woorden of uitdrukkingen) binnen een corpus van voorgeselecteerde tweetalige websites. Andere externe activiteiten Contact met universiteiten in de lidstaten Het Vertaalbureau heeft ook dit jaar zijn beleid van contacten leggen met de academische wereld voortgezet. Het gaf vijf presentaties aan onderwijsinstanties: de universiteit van Louvain-la-Neuve; de universiteit van Luik; de universiteit van oslo; het Lycée jeanne d Arc in Rennes, en de universiteit van Ljubljana. Vertalers van het Ijslandse Ministerie van Buitenlandse Zaken brachten een bezoek aan het Vertaalbureau om meer informatie te krijgen over uitbesteding van vertalingen en de samenwerking met freelancevertalers, over IATE en de manier waarop het Vertaalbureau omgaat met terminologie. Net als in voorgaande jaren gaf een vertaler van het Vertaalbureau een seminar over het vertalen van juridische en economische teksten aan de universiteit van Valladolid (Spanje). In mei werd op het hoger instituut voor vertalers en tolken (ISTI) in Brussel een seminar gegeven over goede reviseermethoden. Vertaalstudenten van het instituut Marie Haps in Brussel kregen in november 2012 een presentatie over vertaalwerk voor financiële autoriteiten. De contacten met verscheidene universiteiten (universiteit van paris 8, ISTI, instituut Marie Haps, universiteit van Luik, universiteit van Sint-petersburg, universiteit van oslo) vergroten de zichtbaarheid van het Vertaalbureau in academische kringen en effenen het pad voor een toekomstige

28 28 samenwerking die veelbelopende perspectieven opent voor de kwaliteitsborging van vertalingen (in het bijzonder niet-eutalen) en taaltechnologische bewaking. presentatie in het Lycée jeanne d Arc, Rennes Stagiairs bij het Vertaalbureau Als onderdeel van deze strategie van contacten met onderwijsinstanties publiceerde het Vertaalbureau begin 2012 een aanbod van stageplaatsen. Na een geslaagde selectieprocedure liepen drie stagiairs van de universiteiten van Malta, Salamanca (Spanje) en Triëst (Italië) drie tot vier maanden stage. Zij hielden zich bezig met terminologieprojecten en met documenten in het Maltees en kroatisch. Het Vertaalbureau nodigde ook twee stagiairs van de universiteiten van Swansea en Wenen uit voor een korte studieperiode. Presentaties voor stagiairs van de EUinstellingen Het Vertaalbureau organiseerde dit jaar opnieuw voorlichtingsbijeenkomsten voor stagiairs van de EUinstellingen, in het bijzonder het Europees parlement: acht groepen (in totaal 197 stagiairs) hebben daaraan deelgenomen. Voorlichtingsbijeenkomsten voor stagiairs van het Europees parlement De Commissie hield twee informatiebijeenkomsten in maart en oktober voor ruim 50 nieuwe stagiairs die hun stage hebben aangevat in een van de directoraten-generaal. Het Vertaalbureau werd uitgenodigd zijn activiteiten voor te stellen in verscheidene directoraten-generaal in Luxemburg die plek bieden aan stagiairs.

29 29 V. EXTERnE communicatie Het Vertaalbureau een praktische leidraad voor cliënten onlineversie Eind 2011 bracht het Vertaalbureau een brochure uit, getiteld Het Vertaalbureau een praktische leidraad voor cliënten. Daarin vinden cliënten nuttige informatie om hun dagelijkse contacten met het Vertaalbureau te vergemakkelijken. De brochure is in pdfformaat beschikbaar op het cliëntenportaal. In 2012 maakte het Vertaalbureau een interactieve onlineversie van de brochure, die bij de eerstvolgende publicatie in 2013 op het cliëntenportaal zal worden geplaatst. Statistieken over het gebruik van de openbare website van het Vertaalbureau De openbare website van het Vertaalbureau had in 2012 ruim bezoekers. Het meest geraadpleegd werden de pagina's over vacatures en stageplaatsen, aanbestedingen en uitnodigingen tot het indienen van blijken van belangstelling. De website is beschikbaar in 23 EU-talen en wordt voornamelijk geraadpleegd in het Engels, frans, Italiaans, Duits en Spaans. Uit statistieken blijkt niettemin dat bezoekers ook waarderen dat tekst in andere EU-talen beschikbaar is. op de startpagina van zijn openbare website worden iedere maand gemiddeld twee nieuwsartikelen gepubliceerd over uiteenlopende onderwerpen, zoals klantgerelateerde evenementen, taaldiensten van het Vertaalbureau, uitwisseling van goede praktijken, samenwerking tussen agentschappen en op internationaal niveau, maatschappelijk verantwoord ondernemen enz. Het Vertaalbureau op Facebook statistieken na een jaar Het Vertaalbureau ging in 2012 op facebook. Zijn facebook-pagina ging eind 2011 online en trok veel belangstelling, niet alleen bij vertalers, taalkundigen, studenten, cliënten en ander EUpersoneel, maar ook in academische kringen enz. Eind 2012 vonden in totaal meer dan 600 volgers de pagina van het Vertaalbureau leuk. Het meest geraadpleegd werd de informatie over de dagelijkse gang van zaken (vooral presentaties voor externe doelgroepen, hoogstwaarschijnlijk omdat de deelnemers de pagina van het Vertaalbureau na de presentatie beoordeelden als vind ik leuk ), vacatures en aanbestedingen, naast informatie over de vertaalbranche in het algemeen (publicaties, belangrijke evenementen enz.). Veel gebruikers worden via onze website naar de facebookpagina doorverwezen. omgekeerd is de facebook-pagina een belangrijke doorverwijsbron naar de website van het Vertaalbureau. The language hub de nieuwsbrief van het Vertaalbureau voor zijn cliënten 2e editie Het Vertaalbureau presenteerde zijn tweede nieuwsbrief voor cliënten, The language hub, in de vergadering van de raad van bestuur in oktober Daarbij werd dezelfde opzet gevolgd als voor het eerste nummer door onderdelen van de organisatie voor te stellen, specifieke operationele punten toe te lichten en aandacht te besteden aan het allerlaatste nieuws dat van belang is voor cliënten. Ditmaal werden de groep Begroting en financiën, het boekhoudteam en het ondersteunende IT-personeel geïntroduceerd. Verder kwamen onderwerpen aan bod als begrotingsprognoses voor vertaalwerk en andere taaldiensten, revisie van uitbestede vertalingen en de ontwikkeling van terminologiehulpmiddelen. ook werd de balans opgemaakt van de cliëntenseminars die het Vertaalbureau sinds 2008 heeft georganiseerd. De bedoeling hiervan is cliënten een beter beeld te geven van hun leverancier van vertalingen in de meertalige context van de EU. Beoordeling van het communicatiekader en actieplan voor 2013 Het Vertaalbureau wil een communicatiekader tot stand brengen overeenkomstig zijn communicatiebeleid richting cliënten en andere stakeholders en in lijn met de nieuwste organisatorische ontwikkelingen. Daartoe heeft het de documenten beoordeeld die de interne en externe communicatie beschrijven. Het resultaat is een uniek allesomvattend kader waarin alle aspecten van bedrijfscommunicatie aan bod komen. Er werd voor 2013 een actieplan uitgewerkt om dit kader in de praktijk te brengen.

30 30

31 31 VI. BIjLAGEn organigram van het Vertaalbureau Raad van bestuur Rytis Martikonis voorzitter Strategische Planning en Controle directrice Gailė Dagilienė directieassistent / Secretariaat raad van bestuur Directiesecretariaat afdeling Vertaling afdeling Vertaalondersteuning afdeling Administratie afdeling IT afdeling Algemene Zaken plaatsvervangend hoofd plaatsvervangend hoofd Germaanse Talen Interinstitutionele Groep IATE Begroting en Financiën Ontwikkeling Projectbeheer Romaanse en Mediterrane Talen Planning en Distributie rekenplichtige Servicedesk Externe Betrekkingen en Communicatie Slavische Talen en Grieks Taal en Technologie Personeelszaken IT-Infrastructuur Juridische Zaken Baltische Talen, Fins en Hongaars Logistiek en Veiligheid

32 32 Totaal volume Gemeenschapsmerken en -modellen 59,3% ( bladzijden) Documenten 40,7% ( bladzijden) Volume per cliënt ACER Artemis Berec CCE-EMPLOI CdT Cedefop Cepol EFCA CJEU Raad CPVO CSJU EACEA EACI EAHC EASA EASO EBA ECA ECB ECDC ECHA EDA EDPS EEA EFSA EIB EIGE Eiopa EIT EMA EWDD EMSA Eniac Enisa ERA ERC ESMA ETF EU-OSHA Eurofound Europol F4E FCH JU FRA Frontex GSA IMI JU IT-agentschap BHIM Ombudsman REA SJU TEN-T EA

33 33 Volume versus prognose Voorontwerp van begroting 2012 Oorspronkelijke begroting 2012 Gewijzigde begroting 1/ Gewijzigde begroting 2/2012 Gefactureerd Documenten Gemeenschapsmerken Totaal personele en financiële middelen 2012 (prognose (*) versus resultaat) Werkzaamheden Soort cijfer Personele middelen (**)(***) Financiële middelen (***) Totaal (%) Totaal Ambtenaren Tijdelijke functionarissen Arbeidscontractanten Titel 1 Titel 2 Titel 3 Totale begroting Begroting (%) Kernactiviteit: prognose 61,9% 142, , ,7% vertaling feitelijk 65,1% 140,7 30,8 94, ,7% Ondersteunende prognose 28,2% 64, , ,3% activiteiten feitelijk 24,9% 53,8 16,1 35, ,3% Externe betrekkingen prognose 2,2% 5,1 2,3 2, ,55% feitelijk 2,1% 4,5 2,4 2, ,8% Bestuur en prognose 7,7% 17,6 11,7 5, ,9% toezicht feitelijk 7,9% 17 11,7 5, ,2% Totaal-generaal prognose 100,0% % feitelijk 100,0% % (*) Zie werkprogramma (**) In voltijdequivalenten (fte's). (***) Afgeronde cijfers.

34 34 Belangrijkste cijfers 2012 per cliënt (*) Totaal aantal bladzijden (*) C liënten zijn vermeld in alfabetische volgorde. (**) oorspronkelijke prognoses. Vertaald prognose ** ACER Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators Artemis Gemeenschappelijke onderneming Artemis Berec- Bureau orgaan van de Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie 727 p.m. CCE-EMpLoI Europese Commissie, directoraat-generaal Werkgelegenheid, Sociale Zaken en Inclusie (DG EMpL) CvdR /EESC Comité van de Regio's van de Europese Unie / Europees Economisch en Sociaal Comité 0 p.m. Cedefop Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding Cepol Europese politieacademie Hvj Hof van justitie van de Europese Unie 7225 p.m. Raad Raad van de Europese Unie CpVo Communautair Bureau voor plantenrassen CSjU Gemeenschappelijke onderneming Clean Sky EACEA Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur EACI Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie EAHC Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten EASA Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart EASo Europees ondersteuningsbureau voor asielzaken 5557 p.m. EBA Europese Bankautoriteit ERk Europese Rekenkamer ECB Europese Centrale Bank ECDC Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding ECHA Europees Agentschap voor chemische stoffen EDA Europees Defensieagentschap EDpS Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming EEA Europees Milieuagentschap EfCA Europees Bureau voor visserijcontrole EfSA Europese Autoriteit voor voedselveiligheid EIB Europese Investeringsbank 10 p.m. EIGE Europees Instituut voor gendergelijkheid EIopA Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen 924 p.m. EIT Europees Instituut voor innovatie en technologie EMA Europees Geneesmiddelenbureau EWDD Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving EMSA Europees Agentschap voor maritieme veiligheid Eniac Gemeenschappelijke onderneming Eniac 100 p.m. Enisa Europees Agentschap voor netwerk- en informatiebeveiliging ERA Europees Spoorwegbureau ERC Uitvoerend Agentschap Europese onderzoeksraad ESMA Europese Autoriteit voor effecten en markten ETf Europese Stichting voor opleiding EU-oSHA Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk Eurofound Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden Eurojust Europese Eenheid voor justitiële samenwerking 0 52 Europol Europese politiedienst SCEU Satellietcentrum van de Europese Unie 0 p.m. f4e Gemeenschappelijke onderneming fusion for Energy fch ju Gemeenschappelijke onderneming brandstofcellen en waterstof fra Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten frontex Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie GSA Europees GNSS-Agentschap IMI ju Gemeenschappelijke onderneming IMI 150 p.m. IT-agentschap Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht 2806 BHIM Harmonisatiebureau voor de interne markt (merken, tekeningen en modellen) Documenten BHIM TM Harmonisatiebureau voor de interne markt (merken, tekeningen en modellen) Merken, tekeningen en modellen ombudsman Europese ombudsman REA Uitvoerend Agentschap onderzoek SjU Gemeenschappelijke onderneming Sesar TEN-TEA Uitvoerend Agentschap voor het trans-europees vervoersnetwerk

35 35 Inachtneming van uiterste levertermijnen (in documenten) Gestelde uiterste levertermijnen (in bladzijden) aangevraagd geleverd normaal gepland urgent zeer urgent lange levertijd Klanttevredenheidsformulieren geretourneerd percentage geretourneerd % ACER Artemis Berec- Bureau % CCE-EMpLoI CvdR /EESC % Cedefop Cepol % Hvj Raad CpVo CSjU % EACEA EACI EAHC % EASA EASo % EBA % ERk ECB % ECDC % ECHA EDA % EDpS % EEA % EfCA % EfSA EIB % EIGE % Eiopa EIT % EMA % EWDD % EMSA Eniac % Enisa % ERA ERCEA % ESMA ETf % EU-oSHA % Eurofound Eurojust % Europol SCEU f4e fch ju % fra % frontex GSA IMI ju IT-agentschap % BHIM BHIM TM % ombudsman REA SjU TEN-TEA

36 CdT - Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie TF-AB NL-Z