Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

Transcriptie

1 NL VERSLAG WERKZAAMHEDEN 29 Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

2 Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: Meer informatie over de Europese Unie is toegankelijk via de Europaserver ( Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, 2. Alle rechten voorbehouden. ISBN DOI.287/657

3 V E R S L A G W E R K Z A A M H E D E N 2 9

4

5 INHOUD VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I RAAD VAN BESTUUR DEEL II INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU HOOFDSTUK DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat heeft het Vertaalbureau in 29 voor zijn cliënten gedaan? HOOFDSTUK 2 INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING EN DE WERELDWIJDE VERTAALGEMEENSCHAP HOOFDSTUK 3 HOOFDSTUK 4 DEEL III INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU MANAGEMENT EN SYSTEMEN VOOR INTERNE CONTROLE BIJLAGEN Bijlage I. Bijlage II. Ledenlijst raad van bestuur Statistieken vertaalwerkzaamheden Bijlage III. Verdeling per doeltaal 29/28 Bijlage IV. Statistische gegevens over de termijnen voor de vertaalwerkzaamheden Bijlage V. Bijlage VI. Bijlage VII. Bijlage VIII. Statistische gegevens over het financiële beheer Personeel van het Vertaalbureau Organigram Personeelsstatistieken Bijlage IX. Belangrijkste cijfers Bijlage X. Bijlage XI. Bijlage XII. Bijlage XIII. Verklaring van de ordonnateur Systemen voor management en interne controle Verklaring van de coördinator interne controle Verklarende woordenlijst 3

6 V O O R W O O R D VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR Geachte lezer, Voor u ligt het jaarverslag 29 van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie. Dit EU-agentschap, dat vertaaldiensten verzorgt voor de andere agentschappen van de EU en enkele andere organen, bestaat in 2 vijftien jaar. In dit verslag wordt uitvoerig ingegaan op de activiteiten en prestaties van het Vertaalbureau in het afgelopen jaar en wordt gedetailleerde informatie verstrekt over de werkzaamheden die het Vertaalbureau heeft verricht voor zijn cliënten. Maar ook stelt dit verslag de lezer in staat om zich een goed beeld te vormen van de ontwikkeling die het werk en de omgeving van het Vertaalbureau in het afgelopen anderhalve decennium hebben doorgemaakt. Na een bescheiden start is het Vertaalbureau uitgegroeid tot een belangrijke dienstverlener, met een totale begroting van EUR, 22 medewerkers en vertaalde pagina s in 29. Van het totale aantal vertaalde pagina s hadden er betrekking op merken en modellen voor de grootste cliënt van het Vertaalbureau, het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt in Alicante. Ik heb het voorrecht gehad om de afgelopen zes jaar, sinds 24, het voorzitterschap van de raad van bestuur te bekleden. In deze periode heeft het Vertaalbureau belangrijke doelen gehaald en goede vooruitgang geboekt op een aantal gebieden: stijging van de output, een verdubbeling van het aantal talen waarmee wordt gewerkt, de tenuitvoerlegging van kwaliteitsverhogende maatregelen, de invoering van prestatie-indicatoren, een meer proactieve marketing van de diensten van het Vertaalbureau en verbeteringen in de ontwikkeling van vaardigheden en de arbeidsomstandigheden van het personeel, om er slechts enkele te noemen. Er zijn echter nog enkele problemen. Deze hebben onder andere betrekking op de kantoorruimte van het Vertaalbureau, de samenstelling van de raad van bestuur, de kwestie van de werkgeversbijdrage aan de pensioenregeling voor het personeel van het Vertaalbureau, de prijsbepaling van zijn producten, die tot een chronisch overschot op zijn begrotingen heeft geleid, en ook de vraagstructuur naar vertalingen, die in sterke mate wordt bepaald door één cliënt maar die daarnaast een brede verscheidenheid aan klanten vertegenwoordigt van wie de vraag 4

7 naar vertalingen uiteenloopt van een paar honderd tot honderdduizenden pagina s, zoals uit dit verslag blijkt. Het Vertaalbureau zoekt al jaren naar geschikte permanente huisvesting. Het toenemende aantal medewerkers vertaalt zich bovendien in een extra behoefte aan kantoorruimte. In 24, tien jaar na de oprichting van het Vertaalbureau, konden we tot mijn genoegen overeenstemming bereiken over de modaliteiten en de hoogte van de huur van de tijdelijke kantoorruimten van het Vertaalbureau. Daarna concentreerde de aandacht zich op de zoektocht naar oplossingen voor de middellange en lange termijn. In 29 werd een oplossing voor de middellange termijn en werd een deel van het personeel van het Vertaalbureau tot 24 gehuisvest in een gebouw dicht bij de zetel van het Vertaalbureau op de Kirchberg. Ondertussen bleven de voorzitter van de raad van bestuur, de directrice van het Vertaalbureau en de autoriteiten van Luxemburg gezamenlijk zoeken naar een oplossing voor de lange termijn. Daarbij is een doorbraak bereikt met de intentieverklaring om het Vertaalbureau tegen 25, na de renovatie, in zijn geheel in het huidige Nouvel Hémicycle -gebouw te huisvesten. Deze overeenkomst moet in beginsel nog worden bekrachtigd door een schriftelijke overeenkomst en worden aanvaard door de begrotingsautoriteiten van de EU. In het kader van het onderzoek van het systeem van EU-agentschappen dat momenteel wordt uitgevoerd door een interinstitutionele werkgroep, hebben leden van de raad van bestuur (en medewerkers van het Vertaalbureau) meegewerkt aan een evaluatiestudie waartoe de Europese Commissie in 29 opdracht had gegeven. De studie bevat een aantal aanbevelingen die nu door de Europese Commissie worden bestudeerd. Enkele hiervan betreffen het bestuur van de agentschappen, waaronder de samenstelling en het functioneren van de raad van bestuur. Toen ik in 24 het voorzitterschap van de raad van bestuur op me nam, bestond dit orgaan uit 39 leden. Eind 29 Karl-Johan Lönnroth was dit aantal toegenomen tot 7. Dat is het gevolg van de opeenvolgende uitbreidingen van de EU (aangezien de lidstaten lid van de raad van bestuur zijn) en de toename van het aantal agentschappen dat cliënt van het Vertaalbureau is, omdat deze traditioneel een vertegenwoordiger in de raad van bestuur kunnen benoemen. Hoewel de trend van constante toename van het aantal cliënten goed nieuws voor het Vertaalbureau is, vooral vanwege de noodzaak om een te grote afhankelijkheid van één cliënt te voorkomen, tast de grote omvang van de raad van bestuur de effectiviteit en daarom de kwaliteit van het bestuur aan. Naast de stroomlijning van de vertegenwoordiging van de Commissie en haar uitvoerende agentschappen heb ik in 29 een reflectieproces onder de leden van de raad van bestuur geïnitieerd met het oogmerk om doelmatige manieren te vinden om binnen deze beperkingen te werken, waarbij gedacht kan worden aan alternatieve regelingen voor de vertegenwoordiging van cliënten in de raad van bestuur. Het Vertaalbureau is het enige agentschap waarvoor geldt dat er nog geen besluit is genomen over de betalingsvoorwaarden van de 5

8 werkgeversbijdragen aan de pensioenregeling van zijn personeel. Het geschil over de pensioenen tussen het Vertaalbureau en de Europese Commissie heeft ertoe geleid dat er nu naar een oplossing wordt gezocht via het Europees Hof van Justitie. Hoewel ik het betreur dat er in dit dossier geen oplossing is gevonden op basis van een compromisformule die ik in 25 had voorgesteld, heb ik er vertrouwen in dat het geschil binnenkort eindelijk zal worden opgelost, zodat projecten die door deze situatie zijn geblokkeerd kunnen worden uitgevoerd. Een voorbeeld daarvan is de herziening van de oprichtingsverordening van het Vertaalbureau, die ervoor moet zorgen dat het cliëntenbestand van het Vertaalbureau kan worden verbreed en evenwichtiger kan worden gemaakt. De focus van het Vertaalbureau op de kwaliteit van zijn producten werd door de raad van bestuur toegejuicht. Dit bleek onder meer uit de goedkeuring van een reeks documenten over kwaliteitsborging, en ook uit het feit dat het Vertaalbureau naar nieuwe mogelijkheden bleef zoeken in de vorm van producten die het zijn cliënten kan aanbieden. Een andere belangrijke ontwikkeling in 29 was de start van de herziening van de prijzenstructuur van het Vertaalbureau, die moet bijdragen aan een oplossing voor het probleem van het chronische begrotingsoverschot van het Vertaalbureau. De raad van bestuur heeft een werkgroep opgezet van aantal van zijn leden, om te helpen bij het voltooien van het nieuwe systeem, dat tegen 22 in fasen zal worden geïmplementeerd. De begrotingsautoriteit heeft het Vertaalbureau kwijting verleend voor zijn financiële activiteiten over het jaar 29, en de uitgevoerde audits resulteerden over het algemeen in gunstige beoordelingen van zijn werkzaamheden. Ook ben ik blij met het Audithandvest, dat is opgesteld om alle beginselen en verantwoordelijkheden duidelijk en transparant te maken. De aanbevelingen van de audits worden actief opgevolgd door het Vertaalbureau en hebben ook de volledige aandacht van de raad van bestuur. Vooral de aanbevelingen in gevallen waarin er onenigheid tussen de directeur en de dienst Interne Audit bestond zijn in de raad van bestuur besproken. De raad van bestuur heeft met genoegen kennis genomen van de daling van het percentage onvervulde vacatures van het Vertaalbureau, dat aan het eind van het jaar was afgenomen tot (het nog altijd hoge percentage van) %. Nu ik de overdracht van het voorzitterschap van de raad van bestuur aan mijn opvolger in de Europese Commissie en de nieuwe voorzitter in 2 voorbereid, wil ik mijn waardering uitspreken voor de directrice, de secretaris van de raad van bestuur en het personeel van het Vertaalbureau, die steeds opnieuw blijk hebben gegeven van hun betrokkenheid en de hoge kwaliteit van hun werk. Ook wil ik de administratie van het Vertaalbureau bedanken voor de voortreffelijke samenwerking met de raad van bestuur. Met veel genoegen en dankbaarheid ben ik deze afgelopen jaren voorzitter van de raad van bestuur geweest. De raad van bestuur zelf is een goed voorbeeld van de microkosmos van meertaligheid, multiculturalisme, verschillende administratieve tradities en uiteenlopende belangen en doelstellingen. Het stemt altijd tot grote tevredenheid wanneer we erin slagen overeenstemming te bereiken en iedereen op één lijn te krijgen met het oog op het gemeenschappelijke doel: om van Europa onze gemeenschappelijke ruimte te maken, een betere plaats om te leven. En het is mij een groot genoegen geweest om deze taken samen met mijn medeleden van de raad van bestuur uit te voeren, in een collegiale en constructieve sfeer, ten behoeve van de permanente inspanningen van het Vertaalbureau voor kwaliteitsverbetering van zijn dienstverlening. Ik dank u allen en wens het Vertaalbureau alle succes in de toekomst! Karl-Johan (Juhani) Lönnroth 6

9 D E E L I RAAD VAN BESTUUR de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Deze regels zijn grondig herzien in het kader van de modernisering van het personeelsbeleid. RAAD VAN BESTUUR Eind 29 bestond de raad van bestuur uit 7 leden : 4 vertegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, bureaus en andere organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, 27 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 24 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeurgeneraal Vertaling van de Europese Commissie. De raad van bestuur heeft in 29 tweemaal vergaderd. Een groot deel van zijn werk was gewijd aan de voorbereiding en goedkeuring van het werkprogramma voor 2 en aan de begrotingen (gewijzigde begroting nr. /29 en de begroting voor 2) 2. Een ander besluit betrof een wijziging van het financieel reglement van het Vertaalbureau om dit in overeenstemming te brengen met de meest recente herziening van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Deze herziening was vooral gericht op het vereenvoudigen van bepaalde procedures en het verbeteren van de financiële controle, twee essentiële elementen van een modern en efficiënt systeem voor het financiële beheer. Een aantal besluiten had betrekking op de voortzetting van het proces van omzetting en implementatie van de verordeningen en regelingen van toepassing op Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage bij dit verslag. 2 Deze documenten kunnen worden geraadpleegd op: europa.eu, onder Register of CdT documents. De raad van bestuur bleef betrokken bij de follow-up van controleverslagen van de Europese Rekenkamer (verslag over de jaarrekening van 28) en van de dienst Interne Controle van de Commissie (IAS) (verslag over de follow-up van activiteiten en de monitoring en bouwstenen voor de betrouwbaarheid van het Vertaalbureau). De raad van bestuur heeft nota genomen van de over het algemeen goede resultaten en geconcludeerd dat de geplande maatregelen voldoende en passende actie omvatten om de doelstellingen te verwezenlijken. Tot slot heeft de raad van bestuur tijdens zijn vergadering van oktober het startsein gegeven voor een discussie over de grondslagen van het prijsbeleid van het Vertaalbureau op basis van een analyse van de prijsstructuur die momenteel wordt gehanteerd en een voorstel van het Vertaalbureau voor de wijziging daarvan. Deze uitwisseling van ideeën heeft geleid tot de formulering van specifieke beleidslijnen, namelijk een geleidelijke hervorming van het prijsbeleid om een ontwikkeling in de richting van begrotingsevenwicht mogelijk te maken en verbetering van de verhouding tussen kosten en prijzen door de toepassing van criteria als het domein, de vorm, de taal en de complexiteit van teksten. De aanneming van deze beginselen, het besluit om hiervoor binnen de raad van bestuur een technische werkgroep in te stellen en het verzoek aan het Vertaalbureau om een langetermijnplan voor uitvoering van het nieuwe prijsbeleid op te stellen vormen de eerste stappen op weg naar een oplossing voor het probleem van het inkomstenoverschot dat, hoewel het Vertaalbureau al actie heeft ondernomen om dit terug te dringen, de voorgaande begrotingsjaren heeft gekenmerkt. 7

10 D E E L I I INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU Voor het Vertaalbureau was 29 een gezond jaar: gezien de wereldwijde economische vertraging kan de geringe afname van het vertaalvolume alleen maar in een relatief positief licht worden gezien. Het Vertaalbureau kwam uit op het niveau van 27 en vertaalde 736 bladzijden. Dit was het resultaat van de grote inzet van 22 eigen medewerkers en van honderden taalspecialisten die in heel Europa als freelancers voor ons werken. Het Vertaalbureau maakte in het afgelopen jaar vorderingen op veel terreinen verbetering van systemen en werkstromen, begrotingsbeheer en -toezicht, invoering van normen voor de interne controle, risicobeheer, IT-ontwikkelingen en een bredere erkenning in de Europese vertaalsector, om maar enkele elementen te noemen. Dit jaarverslag van de werkzaamheden in 29 geeft naast de statutair vereiste verantwoording aan de begrotingsautoriteiten tevens een eerlijk beeld, denk ik, van ons dagelijkse werk. Ik ga hier niet herhalen wat in het jaarverslag staat, maar zou de hoofdaspecten van het afgelopen jaar willen belichten met behulp van mijn gebruikelijke leidmotief van de drie hoekstenen: levertermijnen, kwaliteit en prijzen. Zij vormen immers de hoofdelementen die de tevredenheid van onze cliënten moeten garanderen, en dat is uiteraard ons hoogste doel. Gailė Dagilienė Ons keurmerk is altijd geweest dat wij vrijwel altijd de levertermijnen in acht nemen. Deze indicator blijven wij natuurlijk nauwlettend in het oog houden, maar we leggen er nu nog grotere nadruk op dat de beide andere elementen beantwoorden aan de vereiste hoge normen. In 27 heeft het Vertaalbureau een interne reorganisatie doorgevoerd en is begonnen met het treffen van maatregelen ten behoeve van de vertaalkwaliteit. Deze kwamen in 28 centraal te staan en leidden in 29 tot de redactie van drie sleuteldocumenten. In de eerste plaats het kwaliteitsgarantiemodel voor vertalingen, een beleidsdocument dat onze algemene benadering van kwaliteitsbeheer op dit terrein schetst. Voorts de handleiding voor kwaliteitsgarantie, een uitvoerige beschrijving van de beginselen en maatregelen die in de loop van het vertaalproces moeten worden genomen om ervoor te zorgen dat de vertalingen geschikt zijn voor het beoogde doel. Ten slotte en zeker niet het minst belangrijke document - het actieplan voor de kwaliteitsgarantie van vertalingen, dat in 2 verder ten uitvoer zal worden gebracht. Nu steeds meer cliënten het allergrootste belang hechten aan het kwaliteitsaspect, komt de strategische concentratie op de kwaliteit van onze vertalingen zeer gelegen. Het Vertaalbureau hanteert al tien jaar lang dezelfde prijsstructuur, die echter niet meer volledig het werk voor onze cliënten weerspiegelt. Het feit dat wij al een aantal jaren achtereen het begrotingsjaar met een overschot afsluiten, bracht de Rekenkamer in 26 tot de conclusie, dat een dergelijke cumulatie van overschotten bewijst dat de methode voor de prijsbepaling van de vertalingen [van het Vertaalbureau] niet accuraat genoeg is. Na een aantal, zij het niet bijzonder samenhangende, pogingen om het overschot te reduceren en de prijsstructuur te verbeteren, bereikte het Vertaalbureau in 29 een doorbraak. Gebruik makend van de brede ervaring van externe adviseurs op het gebied van prijsstelling, en van hun onafhankelijke 8

11 analyse, legden wij onze raad van bestuur een gestructureerd nieuw prijsvoorstel voor. Deze schaarde zich in beginsel achter het voorstel, dat de nieuwe prijsstructuur, het prijsbeleid en de prijsplanning omvat. De raad van bestuur stelde ook een taskforce op hoog niveau in om een aantal aspecten van het nieuwe systeem, die verband houden met de complexiteit van vertalingen, uit te werken. Er is weliswaar nog een lange weg te gaan voordat het nieuwe prijssysteem volledig kan worden ingevoerd, en deze weg zal niet gemakkelijk zijn, maar het Vertaalbureau zet zich hiervoor krachtig en zonder enige twijfel met succes in. Waarom ben ik daar zo zeker van? Met zo n vakbekwaam en toegewijd personeel en de steun van de raad van bestuur en diens voorzitter, kan ik toch niet anders! Gailė Dagilienė 9

12 H O O F D S T U K DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. ALGEMEEN OVERZICHT Net als in voorgaande jaren fluctueerden de prognoses van cliënten met betrekking tot het aantal te vertalen bladzijden, wat de begrotingsplanning van het Vertaalbureau er niet gemakkelijker op maakte. Zo was de oorspronkelijke prognose (88 95 bladzijden) in 29,% lager dan in 28, en de bijgestelde prognose ( bladzijden),2% lager. Circa 58% van de vertalingen van documenten had een normale levertermijn, in 2,5% van de gevallen betrof het geplande vertalingen en 2,5% had een spoedeisend karakter. In 28 waren deze percentages respectievelijk 53,4%, 9,9% and 26,7%. In 99,3% van de gevallen werd de vertaling binnen de gestelde termijn geleverd (tegen 98,4% in 28 en 99,2% in 27). Voor het nieuwe product trefwoordenlijsten, dat het Vertaalbureau in 27 aan zijn dienstenpakket heeft toegevoegd, hebben in 29 vijf cliënten aanvragen ingediend voor in totaal 3 85 trefwoorden, ofwel 4,9% meer dan in 28. Circa 46 mandagen werden besteed aan het eigenlijke terminologiewerk ( mandagen in 28), waaruit blijkt dat deze activiteit in toenemende mate wordt erkend als een belangrijke factor voor de kwaliteitsborging van vertalingen. Het Vertaalbureau heeft zijn cliëntenportefeuille in 29 verder uitgebreid door overeenkomsten te sluiten met zes nieuwe cliënten: het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERC), de Gemeenschappelijke Onderneming Clean Sky (CSJU), het Uitvoerend Agentschap Onderzoek (REA), de Gemeenschappelijke Onderneming SESAR (SJU), de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (EDPS), die alle hun zetel in Brussel hebben, en het Europees Instituut voor Gendergelijkheid (EIGE), dat is gevestigd in Vilnius. Het dienstenpakket van het Vertaalbureau omvat vertaling, revisie en wijziging van documenten, opmaak en taalcontrole, standaardisering, trefwoordenlijsten 3 en terminologiewerk. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten drie verschillende termijnen (normaal, dringend en gepland), met bijbehorende tarieven waarbij dringende vertalingen 25% duurder en geplande vertalingen 25% goedkoper zijn dan normale vertalingen. In 29 had het Vertaalbureau volledig bezette interne taalteams voor alle officiële EU-talen. Aan de vraag naar vertalingen van het Vertaalbureau wordt voldaan door interne of Documenten Gemeenschapsmerken en -modellen Totaal aantalbladzijden

13 externe vertalers. Als het Vertaalbureau een aanvraag in een specifieke talencombinatie niet in eigen huis in behandeling kan nemen, of als een document zeer technisch van aard is, wordt er een beroep gedaan op onafhankelijke contractanten. In overeenstemming met de EU-regels voor openbare aanbestedingen is het Vertaalbureau op deze manier in staat tegemoet te komen aan de behoeften van zijn cliënten. Deze flexibiliteit is een van zijn sterke punten. In 29 had het Vertaalbureau 4 raamovereenkomsten voor het uitbesteden van vertalingen. Bij het toewijzen van vertaalopdrachten houdt het Vertaalbureau altijd rekening met eerdere prestaties van zijn contractanten wat betreft het respecteren van leveringstermijnen en de kwaliteit van de vertalingen. In 29 heeft het Vertaalbureau in totaal bladzijden uitbesteed (circa 56% van het totale volume). In het kader van de kwaliteitsbewaking werden alle documenten gereviseerd door interne vertalers. In 99,4% van deze gevallen 4 werd de kwaliteit van de vertalingen beoordeeld als goed of uitstekend (99,3% in 28). B. WAT HEEFT HET VERTAALBUREAU IN 29 VOOR ZIJN CLIËNTEN GEDAAN? In overeenstemming met zijn beleid om de informatie-uitwisseling en samenwerking met alle belanghebbende partijen te bevorderen, bezocht het Vertaalbureau een aantal cliënten of ontving hen in zijn kantoren. In 29 had het Vertaalbureau ontmoetingen met 9 van zijn 47 cliënten. Dit lag boven de doelstelling 25% van de cliënten ontmoet die in het werkprogramma voor 29 was opgenomen. De vergaderingen met cliënten omvatten: a) een algemene uitwisseling van informatie over werkstromen, b) projectbesprekingen, c) seminars voor het personeel van het Vertaalbureau over specifieke onderwerpen en d) discussies over het versterken van de samenwerking met de nationale partners van zijn cliënten ten behoeve van een hoge kwaliteit van de vertalingen. De klanttevredenheidsformulieren worden nauwlettend bestudeerd en afgezet tegen de in het werkprogramma voor 29 vastgestelde doelstelling. Hoewel het responspercentage gezien het totale aantal aan cliënten geleverde vertalingen nog steeds laag is, is het aantal geretourneerde klanttevredenheidsformulieren toegenomen, waardoor de doelstelling van een toename van 2% werd overschreden. % Totaal Positief Negatief Percentage Een trefwoordenlijst is een lijst van woorden of uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentieteksten, definities, context, enz. In 29 heeft het Vertaalbureau een enquête over de klanttevredenheidsformulieren gehouden onder 4 cliënten. De respons was 5% en een belangrijke bevinding was dat hoewel cliënten feedback van 4 (Indicator: aantal vertaalde documenten met een positieve beoordeling ) totaal aantal extern vertaalde documenten

14 essentieel belang vinden voor het waarborgen van de kwaliteit en het bestaande systeem als nuttig ervaren, de meeste van hen maar beperkt gebruik maken van deze formulieren. En als zij die al gebruiken, is dat eerder om specifieke problemen te melden dan om ze in te zetten als algemeen communicatiemiddel betreffende de kwaliteit van de vertalingen. In 2 zal het Vertaalbureau daarom zijn inspanningen opvoeren om de voordelen van het gebruik van klanttevredenheidsformulieren onder de aandacht van de cliënten te brengen. Dit zal het doen door middel van regelmatige informatie-uitwisselingen met zijn cliënten. Uit de enquête bleek tevens dat 42,9% van de cliënten geen voorstander is van het vervangen van het huidige klanttevredenheidsformulier als Word-document door een onlineformulier. Het Vertaalbureau zal daarom onderzoeken of op het toekomstige cliëntenportaal beide opties kunnen worden aangeboden. Het Vertaalbureau heeft een handleiding voor zijn cliënten gemaakt: The Translation Centre a practical guide for clients, die in 2 op zijn website zal worden geplaatst. In 29 heeft het Vertaalbureau het beheer van terminologiebronnen een nieuwe impuls gegeven. Terminologiebronnen zijn van cruciaal belang voor de kwaliteitsborging, vooral gezien het feit dat het Vertaalbureau werkt voor technisch en wetenschappelijk zeer gespecialiseerde EUorganen. Het Vertaalbureau heeft een ambitieus actieplan ontwikkeld voor het opzetten van dertien terminologieprojecten voor specifieke cliënten 5. Hoewel deze projecten eind 29 nog niet helemaal waren voltooid, vormen ze een belangrijke stap op weg naar harmonisatie van essentiële terminologie. Even belangrijk is dat het Vertaalbureau is begonnen met het systematisch aanbrengen van markeringen in brondocumenten om te wijzen op termen die in gevalideerde woordenlijsten kunnen worden gevonden. De eerste cliënt die dit instrument in de proeffase heeft gebruikt was het Europees Geneesmiddelenbureau. Het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen en de Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid volgen in 2. Meer details zijn te vinden in het navolgende overzicht per cliënt. De volgorde van deze korte samenvattingen is gebaseerd op hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau. 5 Zie hierna het overzicht per cliënt.. Europees Milieuagentschap (EEA) Vertaald: 4 88 Prognose: 4 76 Normaal: Gepland: Dringend: 532 Aangevraagd: 365 Geleverd: 358 Ingezonden: 2 % ingezonden form.: 5.7% In 29 daalde het aantal voor het Europees Milieuagentschap vertaalde documenten. In 29 heeft het Vertaalbureau voor het EEA onder meer diens strategie vertaald, alsmede een algemene brochure voor 29 en verslagen, persberichten en artikelen over diverse onderwerpen. Overeenkomstig zijn beleid om de uitwisseling van informatie en kennis met cliënten te bevorderen, en gelet op het feit dat milieukwesties voortdurend hoog op de agenda van de EU staan, heeft het Vertaalbureau met het EEA besproken of er in het laatste kwartaal van 29 een opleidingsseminar kon worden georganiseerd voor de vertalers van het Vertaalbureau en andere EU-instellingen, zoals het Europees Parlement en de Europese Commissie. Wegens de Klimaattop in Kopenhagen in december was het EEA echter niet in staat een bezoek aan Luxemburg te brengen. Het seminar is daarom uitgesteld tot Europese Stichting voor opleiding (ETF) Vertaald: 4 33 Prognose: Normaal: 274 Gepland: Dringend: 3 29 Aangevraagd: 49 Geleverd: 489 Ingezonden: % ingezonden form.:.% Net als in voorgaande jaren vroeg de Europese Stichting voor opleiding voornamelijk om vertalingen van het Engels naar het Duits, het Frans, het Spaans en het Italiaans de werktalen van de raad van bestuur van de Stichting. Een klein aantal documenten werd vertaald naar het Russisch en het Arabisch. Vertaald werden onder meer het werkprogramma, de nieuwsbrief INFORM, bepaalde nationale verslagen, het jaarverslag, programmabeschrijvingen, notulen en correspondentie. 2

15 In april heeft het Vertaalbureau een lid van de eenheid Communicatie van de Stichting uitgenodigd om in Luxemburg te komen praten over een verbetering van het publicatieproces van nieuwsberichten in verschillende talen op haar website. Een van de ideeën was om vertalers toegang te geven tot haar systeem voor content management, zodat ze de tekst rechtstreeks in zouden kunnen invoeren. Nadat het Vertaalbureau uitleg had verstrekt over de vertaalwerkstromen en hoe vertalers gebruik maken van vertaalgeheugens, erkende de vertegenwoordiger van de ETF dat het verlenen van toegang tot het content-managementsysteem aan vertalers nog lang geen optie is, aangezien dit grote aanpassingen in dit systeem zou vereisen. Afgesproken is dat de partijen contact met elkaar zullen houden, mochten toekomstige ontwikkelingen vooruitgang op dit gebied mogelijk maken. 3. Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) Vertaald: Prognose: 6 47 Normaal: Gepland: Dringend: 6 Aangevraagd: 586 Geleverd: 584 Ingezonden: 8 % ingezonden form.: 3.% In 29 ging het Vertaalbureau door met het uitvoeren van de maatregelen waartoe het Vertaalbureau en het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EWDD) tijdens hun in november 28 in Lissabon gehouden vergadering hadden besloten. Het standaardiseringsproject voor een van de belangrijkste publicaties van het EWDD, Drugs in Focus, die in alle 23 officiële EU-talen en in het Turks en het Noors wordt uitgebracht, werd voltooid, en de definitieve bestanden werden gebruikt als referentiemateriaal voor de vertaling van alle in 29 geproduceerde publicaties, waardoor een consistent gebruik van de standaardtermen in deze documenten werd gewaarborgd. In maart 29, na de vergadering van de raad van bestuur van het Vertaalbureau, gaf het hoofd van de eenheid Communicatie van het EWDD (en een van de meest ervaren leden van de raad van bestuur van het Vertaalbureau) een presentatie over het doel van het EWDD en zijn belangrijkste taken, het meertaligheidsbeleid van het EWDD, het jaarverslag een meertalige publicatie met een onlineproductieproces, de feedback aan vertalers en kwaliteitsverbeteringsprojecten. De deelnemers van het Vertaalbureau genoten van de presentatie en hadden grote waardering voor het feit dat spreekster blijk gaf van een groot inzicht in taal- en vertaalproblemen. Beide partijen waren het erover eens dat een vertaalproces tweerichtingverkeer is, wat een solide basis vormt voor de toekomstige samenwerking. Naar aanleiding van de vertaalfeedback van de nationale focal points van het EWDD met betrekking tot een aantal talen startte het Vertaalbureau een glossariumproject. De brontermen werden onttrokken aan de publicatie Drugs in Focus nr. 9 (over ethische en politieke implicaties van neurobiologisch onderzoek naar drugs). Van 83 gevalideerde Engelse termen werden, samen met de context en ontwerpdefinities, vertalingen in alle officiële talen van de EU gemaakt. De meertalige woordenlijst werd vervolgens voor formele goedkeuring aan de cliënt voorgelegd, waarna de lijst werd geïmporteerd in de terminologiedatabank IATE Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) Vertaald: Prognose: Normaal: Gepland: Dringend: Aangevraagd: 59 Geleverd: 537 Ingezonden: 293 % ingezonden form.: 2.5% Net als in voorgaande jaren maakten in 29 de samenvattingen van de Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR s) het grootste deel van de door het Europees Geneesmiddelenbureau verlangde vertalingen uit. Ter waarborging van de kwaliteit en de consistentie van deze vertalingen werd een document met standaardteksten, dat het Vertaalbureau in 28 had samengesteld, als referentiemateriaal gebruikt. Aan het begin van het jaar werd een nieuw type document over kruidengeneesmiddelen Vertaald: de 6 Interactieve Terminologie voor Europa. 3

16 publiekssamenvatting van het beoordelingsrapport van het Comité voor kruidengeneesmiddelen. Het Vertaalbureau ging door met het vertalen van productinformatie over nieuwe, door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO s) ontwikkelde geneesmiddelen. In heel 29 werden zeven van deze uitgebreide documenten door het Vertaalbureau verwerkt. Om de proeffase (27-28) van het KMO-project te evalueren en het vertaalproces binnen dit project te stroomlijnen, werd aan het begin van het jaar een videovergadering gehouden. Als follow-up daarvan organiseerde het Vertaalbureau een bezoek van twee interne vertalers van het Hongaarse team aan de Hongaarse bevoegde nationale instantie. Dit bezoek werd door beide partijen als zeer nuttig ervaren. In 29 nam het Vertaalbureau deel aan drie plenaire vergaderingen van de EMEA-werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten. Deze deelname aan vergaderingen bood het Vertaalbureau de gelegenheid om een samenvatting te geven van zijn ervaringen met alle KMO s en de tot dusver vertaalde trefwoorden van de lijst van kruidengeneesmiddelen, en om mogelijke verdere verbeteringen met de aanwezige nationale bevoegde instanties te bespreken. Daarnaast werd tot in detail gesproken over een update van het belangrijkste bij de KMO-vertalingen gebruikte referentiedocument, het modeldocument voor geneesmiddelen voor menselijk gebruik van de werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten. Afgesproken werd dat het Vertaalbureau in 2, wanneer het updateproces naar verwachting zal worden voltooid, bij deze discussie betrokken zal blijven. In een afzonderlijke vergadering in juni 29 heeft het Europees Geneesmiddelenbureau gevraagd naar de bereidheid en de technische capaciteiten van het Vertaalbureau met het oog op de invoering van een nieuwe interface voor de verwerking en het beheer van KMOvertalingen (PIM) door de farmaceutische bedrijven, de nationale bevoegde instanties, het Geneesmiddelenbureau en het Vertaalbureau. In 2 zullen naar verwachting verdere tests en besprekingen plaatsvinden. De terminologiewerkzaamheden voor het Europees Geneesmiddelenbureau concentreerden zich in 29 op zijn verklarende woordenlijst, dat in 26 is opgezet en nu meer dan 25 termen in alle officiële talen van de EU bevat. De nationale bevoegde instanties werd in 29 gevraagd om de validatie van de termen van deze lijst waarover nog geen beslissing was genomen, te voltooien, zodat alle trefwoorden door het Vertaalbureau verwerkt en in IATE geïmporteerd konden worden om ze wereldwijd toegankelijk te maken. De meeste nationale bevoegde instanties gaven op tijd feedback, waardoor het Vertaalbureau het project tegen het einde van het jaar in de meeste talen kon afronden. Bovendien werd het Vertaalbureau tijdens een vergadering van werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten in november meegedeeld dat het Europees Geneesmiddelenbureau een verklarende woordenlijst van ongeveer 9 veelgebruikte wetenschappelijke termen had opgesteld, die moesten worden vertaald in termen die het algemene publiek goed kan begrijpen. Deze lijst werd eind 29 aan het Vertaalbureau toegezonden om de leesbaarheid van voornamelijk de EPAR s in alle doeltalen te verbeteren. In 2 zal het Vertaalbureau mogelijk de opdracht krijgen om de hele lijst in alle officiële talen van de EU te vertalen. 5. European Agency for Safety and Health at Work (EU-OSHA) Vertaald: Prognose: 8 48 Normaal: Gepland: 64 Dringend: 296 Aangevraagd: 424 Geleverd: 45 Ingezonden: 7 % ingezonden form.:.5% Ook in 29 was de samenwerking met het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk (EU-OSHA) zeer efficiënt en positief, in het bijzonder op het gebied van terminologie. Nu de Europese campagnes een looptijd van twee jaar hebben, is het voor het Vertaalbureau gemakkelijker lijsten van specifieke terminologie samen te stellen, waarna deze door de de nationale focal points van het Agentschap worden gevalideerd en consistent worden gebruikt in alle vertalingen die met de campagne verband houden. Het Vertaalbureau ontving voor bijna alle officiële talen van de EU gevalideerde terminologiebestanden met betrekking tot aandoeningen aan het bewegingsapparaat (MSD s), die enige vertraging hadden opgelopen vanwege technische problemen en een gebrek aan hulpmiddelen bij de nationale focal points in de voorgaande jaren. Voor de Europese campagne voor veiligheid en gezondheid op het werk (28-29) van het Agentschap stelde de terminologiegroep van het Vertaalbureau een lijst van 6 Engelse termen en hun equivalenten in alle officiële talen van de EU (behalve het Gaelisch) samen. De meertalige termenlijst (termen en context) werd vervolgens aan het EU- OSHA en de nationale focal points voorgelegd ter validatie. 4

17 De vertalers hadden in 29 tijdens het vertaalproces slechts enkele linguïstische en inhoudelijke vragen, waaruit de uitstekende kwaliteit van de brondocumenten van EU-OSHA blijkt. Omdat dit het eerste jaar was dat de vertalers van het Vertaalbureau direct met de nationale focal points hebben samengewerkt op het gebied van taalspecifieke kwesties, heeft het Vertaalbureeau een kleine enquête gehouden. Uit de antwoorden van de vertalers bleek dat ze deze rechtstreekse interactie zonder uitzondering belangrijk en waardevol vonden. In 2 zal het Vertaalbureau samen met het EU-OSHA de reactie van de focal points op deze samenwerking peilen. 6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) (BHIM) BHIM-documenten Vertaald: Prognose: Normaal: 7 62 Gepland: 6 27 Dringend: 99 Aangevraagd: Geleverd: 3 57 Ingezonden: 8 % ingezonden form.:.5% BHIM (Merken, Tekeningen en Modellen) Vertaald: Prognose: Normaal: Gepland: Dringend: De samenwerking met het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen) bleef in 29 uitstekend. Ook werd de negende editie van Eurolocarno (van januari 29) gepubliceerd. De nieuwe taalversies werden beschikbaar gesteld aan de interne en externe vertalers. In februari 29 namen medewerkers van het Vertaalbureau deel aan de bijzondere module communautair handelsmerk van de master-rechtenopleiding Intellectuele Eigendom en Informatiemaatschappij van de universiteit van Alicante, die een week duurde. In oktober 29 hadden leidinggevenden van het Vertaalbureau een ontmoeting met de directeur van de afdeling Modellen en Register en de directeur van de afdeling Algemene Diensten van het BHIM om mogelijke nieuwe samenwerkingswegen te bespreken. Dit onderwerp stond ook op de agenda tijdens de bilaterale vergadering in Alicante in december, waar tevens het nieuwe kader voor de betrekkingen tussen het Vertaalbureau en het BHIM en de specifieke behoeften van het BHIM werden besproken. Ook is de mogelijkheid onderzocht om nieuwe taalkundige diensten op te zetten, zoals taalcontrole van in het Engels opgestelde oppositiebeslissingen (in verband met inbreuken op een merk) voor onderzoekers die het Engels niet als moedertaal hebben of de vertaling van e-weblabels (labels en menu s voor softwaretoepassingen), waarvoor een aantal proefprojecten is gestart. Het Vertaalbureau bevestigde dat een verdere verkorting van de levertermijnen voor vertalingen van merken en een toename van het aantal batches dat per week wordt verwerkt, op zijn agenda staat. In september 29 werd er voor vertalers een driedaagse inleiding gehouden in de beginselen van validatie van vertalingen van lijsten van goederen en diensten in het kader van het EuroAce-project. EuroAce is een databank die het BHIM zal openstellen voor het bedrijfsleven om ondernemingen te helpen bij het indienen van een aanvraag voor de registratie van een handelsmerk. Het vertaalproject is in december 29 van start gegaan. Een grote verandering bij het BHIM dit jaar was de intrekking van de basisverordening en de aanneming van een nieuwe verordening. Om deze reden moest er speciale aandacht worden besteed aan de vertaling van verwijzingen naar deze verordening in gerelateerde documenten, waavan de meeste besluiten van de kamers van beroep betroffen. De bewaarplaats van referentiemateriaal van het Vertaalbureau ( One Stop Shop ) werd geactualiseerd, en alle interne en externe vertalers werden daarover geïnformeerd. Het BHIM heeft in 29 diverse nieuwe taalkundige diensten aangevraagd (taalcontrole van oppositiebeslissingen, vertaling van e-labels, enz.). Het Vertaalbureau verwelkomde deze kans om zijn productaanbod te diversifiëren en heeft een aantal proefprojecten geïnitieerd om de kosten en de prijs van de nieuwe diensten te bepalen. Dit was een van de vele onderwerpen die op de agenda stonden tijdens de in december in Alicante gehouden bilaterale bijeenkomst. 5

18 7. Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO) Vertaald: 67 Prognose: 529 Normaal: 38 Gepland: Dringend: 29 Aangevraagd: 24 Geleverd: 239 Ingezonden: % ingezonden form.:.4% Naast diverse juridische documenten met betrekking tot kwekersrechten, zoals besluiten en bezwaarschriften heeft het Vertaalbureau interne beleidsdocumenten, rapporten, correspondentie, persberichten, het jaarverslag, notulen van vergaderingen en het Mededelingenblad voor het Communautair Bureau voor plantenrassen vertaald. In 29 heeft het Vertaalbureau het CPVO een corpus van documenten voorgelegd om daar terminologie uit te distilleren. De bedoeling is dat het project in 2 wordt afgerond, en het uiteindelijke doel is om de definitieve, gevalideerde termen te importeren in IATE, die zowel door interne als externe vertalers veel wordt gebruikt en wereldwijd toegankelijk is. 8. Europese Politiedienst (Europol) Vertaald: Prognose: Normaal: 347 Gepland: 82 Dringend: Aangevraagd: 47 Geleverd: 46 Ingezonden: 24 % ingezonden form.: 4.4% In maart 29 heeft de Europese Politiedienst (Europol) het Vertaalbureau een pakket met feedback over in de voorgaande maanden gemaakte vertalingen toegezonden, evenals algemene opmerkingen over de kwaliteit van de dienstverlening door het Vertaalbureau. Na een zorgvuldige analyse van de feedback kwamen beide partijen in juni bijeen om de bevindingen te bespreken en werd overeenstemming bereikt over een aantal procedurele verbeteringen. Er werd een actieplan opgesteld met door het Vertaalbureau en Europol te nemen maatregelen. Het Vertaalbureau ging in 29 door met zijn in 28 gestarte project van verzameling en harmonisering van terminologie voor Europol. Eerst werd een lijst van Engelse termen voor wijziging en/of goedkeuring aan Europol toegezonden. Zodra de termen in alle talen zijn vertaald en gevalideerd zullen ze in IATE worden geïmporteerd, waardoor ze wereldwijd toegankelijk worden voor vertalers en nationale deskundigen. Een andere maatregel die het Vertaalbureau op verzoek van Europol heeft genomen, was de uitbreiding van de vervolgkeuzelijst voor Doel in het document in FlosysWeb, zodat cliënten bij hun aanvragen meer in detail kunnen aangeven waarvoor het document zal worden gebruikt. Wanneer er een duidelijk beeld bestaat van het doelpubliek kan ook beter de te hanteren stijl worden bepaald. In oktober 29 nam het Vertaalbureau deel aan de 2de Internationale EuVID-bijeenkomst in Dresden om de leden van de werkgroepen van EuVID uit te leggen hoe het te werk gaat bij de vertaling van het EuVIDproject. EuVID is een databank waarin informatie over verschillende soorten en modellen voertuigen wordt verzameld (het VIN (voertuigidentificatienummer) en het PIN (product- of onderdeelidentificatienummer), waarmee vervolgens (gestolen) voertuigen kunnen worden geïdentificeerd. Na de presentatie van het Vertaalbureau werden de vertrouwelijkheid van documenten, de overdracht van bestanden, voorvertalingen, kwaliteitscontrole, de planning en de doeltalen besproken. Als followup bracht de projectleider van het EuVID-project van Europol in december een bezoek aan het Vertaalbureau om te onderzoeken hoe het EuVID-vertaalproject in 2 kan worden gestroomlijnd en gerationaliseerd. 9. Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) Vertaald: 462 Prognose: Normaal: 9 29 Gepland: 25 Dringend: 2 28 Aangevraagd: 2 67 Geleverd: 2 63 Ingezonden: % ingezonden form.:.5% 6

19 De samenwerking met de Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) verliep in 29 even soepel als altijd. Tijdens het bezoek van Eurofound aan het Vertaalbureau in 28 werd besloten aan enkele oudere terminologieprojecten een vervolg te geven door de vertaling van bestaande begrippen in alle officiële talen van de EU te voltooien en 2 nieuwe begrippen in alle talen toe te voegen. De meertalige fase van het project zal in 2 volgen. In november 29 bracht de contactpersoon van de afdeling ICT van Eurofound een bezoek aan het Vertaalbureau voor een bespreking van de huidige en komende werkzaamheden. Daarbij werd speciale nadruk gelegd op een geplande verschuiving in het vertaalbeleid van Eurofound naar kortere samenvattingen in alle talen en het opzetten van meertalige, gemakkelijk toegankelijke webpagina s. Het Vertaalbureau werd meegedeeld dat dit in een aanzienlijke toename van het aantal te vertalen documenten zal resulteren, maar niet in een toename van het aantal te vertalen bladzijden. Het Vertaalbureau benadrukte het belang van regelmatige prognoses van het werkvolume, bijvoeging van relevant referentiemateriaal en instructies voor vertalers en regelmatige feedback.. Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) Vertaald: Prognose: 2 94 Normaal: 694 Gepland: Dringend: 85 Aangevraagd: 326 Geleverd: 325 Ingezonden: 2 % ingezonden form.:.6% Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop) zond handleidingen, landenspecifieke rapporten, congrespapers (specifieke onderzoeksverhandelingen, voornamelijk over beroepsopleiding), de jaarlijkse begroting, het jaarverslag en publiciteitsmateriaal over zijn diensten en website ter vertaling naar het Vertaalbureau. De bronteksten werden voornamelijk in het Engels aangeleverd, en een klein gedeelte in het Grieks. De meest gevraagde doeltalen waren het Engels, het Frans en het Duits. In maart 29 nam een lid van het Engelse team deel aan twee seminars over redactie ten kantore van het Cedefop in Thessaloniki. De seminars waren oorspronkelijk georganiseerd om de coördinatie van het redactiewerk binnen het Cedefop te verbeteren, maar het Vertaalbureau werd uitgenodigd omdat een aantal agentschappen belangstelling had getoond voor zijn idee van een taalcontroledienst voor Engelstalige teksten. Tijdens de seminars werd opnieuw bevestigd dat goed schrijven en goed redigeren nauw met elkaar samenhangen, ook al geldt dat hoe beter een tekst is geschreven, hoe minder redactiewerk er nodig is. De seminars vormden ook een goede gelegenheid om contacten te leggen met redacteuren die voor andere EU-organen werken.. Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) Vertaald: Prognose: Normaal: 9 84 Gepland: Dringend: 2 65 Aangevraagd: 86 Geleverd: 85 Ingezonden: % ingezonden form.:.% Net als in voorgaande jaren heeft het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA) snel en tijdig gereageerd op vragen die tijdens het vertaalproces naar boven kwamen. De meeste vragen betroffen onduidelijkheden in de bronteksten. De teksten van het FRA hadden betrekking op een breed scala aan onderwerpen: de enquête EU-MIDIS ( European Union Minorities and Discrimination Survey ), homofobie en dicriminatie op grond van seksuele geaardheid en geslacht, geweld tegen lesbische vrouwen en homoseksuele mannen in de EU, om er slechts enkele te noemen. De terminologie in deze teksten was zeer uitgebreid en gevarieerd, reden waarom de terminologiegroep een project voor het FRA heeft opgestart. In het kader hiervan werden circa tweehonderd regelmatig in de documenten van het FRA gebruikt termen geselecteerd en ter goedkeuring voorgelegd, samen met de bijbehorende context en definities. Het meertalige deel van het project zal volgen in 2. 7

20 2. Europese Investeringsbank (EIB) Vertaald: 79 Prognose: 228 Normaal: Gepland: Dringend: 79 Aangevraagd: Geleverd: Ingezonden: % ingezonden form.:.% Hoewel de Europese Investeringsbank (EIB) al sinds 2 cliënt van het Vertaalbureau is, heeft de EIB jarenlang zelfstandig in zijn vertaalbehoeften voorzien. Tijdens een in februari 29 gehouden bilaterale vergadering deelde het hoofd van de afdeling Taalkundige Diensten van de EIB het Vertaalbureau echter mee dat de EIB haar uitbestedingsbeleid aan het heroverwegen was en erover dacht om werk aan het Vertaalbureau toe te vertrouwen. Aan bod kwamen de verschillende vertaalprojecten van de EIB en wat dit voor het Vertaalbureau zou betekenen wat betreft vertaalvolume, doeltalen, opmaak en levertermijnen. Beide partijen beschreven hun werkmethoden en het Vertaalbureau gaf uitleg over zijn werkstroomsysteem Flosys, zijn kwaliteitsbewakingsbeleid revisie van uitbestede vertalingen door interne vertalers, herschikking van de lijst van externe vertalers en vertaalfeedback via klanttevredenheidsformulieren en het terminologiewerk dat wordt uitgevoerd in verband met IATE. Het Vertaalbureau ziet uit naar regelmatiger contacten met ingang van Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) Vertaald: 7 65 Prognose: 7 42 Normaal: 6 58 Gepland: 9 Dringend: 438 Aangevraagd: 797 Geleverd: 784 Ingezonden: 23 % ingezonden form.:.3% betroffen samenvattingen van wetenschappelijke adviezen die vanuit het Engels naar het Frans, het Duits en het Italiaans werden vertaald de vier werktalen van de EFSA. Een ander belangrijk deel betrof diverse aanbestedingsprocedures en het strategisch plan voor de periode De samenwerking tussen het Vertaalbureau en EFSA bleef intensief, productief en voor beide partijen nuttig, in het bijzonder wat betreft het terminologiewerk. Als follow-up van een vergadering in 28 in Parma heeft het Vertaalbureau samen met interne deskundigen/ proeflezers van EFSA het project EFSA Terminology Watch uitgevoerd, dat tot doel had om de bestaande glossaria van essentiële termen van EFSA uit te breiden, door de Autoriteit te laten valideren en ze in IATE te importeren. EFSA bleef zelf bij haar dagelijkse proeflezingen en verwerking van door het Vertaalbureau geleverde vertalingen nieuwe termen voor IATE verzamelen en invoeren. Aangezien hun eigen middelen om terminologie in IATE in te voeren schaars waren, riepen de proeflezers van EFSA voor deze fase de hulp van de terminologiegroep van het Vertaalbureau in. Voor januari 2 werd een bezoek van de EFSA aan het Vertaalbureau gepland. Dit bezoek zal voor een groot deel worden besteed aan een uitgebreide praktijktraining voor IATE en de uitwisseling van opvattingen en ervaringen met vertalers van het Franse, het Duitse en het Italiaanse team. 4. Eurojust Vertaald: 22 Prognose: 4 Normaal: Gepland: Dringend: 22 Aangevraagd: 22 Geleverd: 22 Ingezonden: % ingezonden form.:.% In 29 vertaalde het Vertaalbureau één document voor Eurojust, van het Engels naar alle andere officiële talen van de EU. Het jaar 29 betekende een voortzetting van de gebruikelijke activiteiten: de meeste vertalingen voor de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) 8