TWEEDE ONTWERPVERSLAG

Transcriptie

1 EUROPEES PARLEMENT Commissie begrotingscontrole 2013/2241(DEC) TWEEDE ONTWERPVERSLAG over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012 (C7-0329/ /2241(DEC)) Commissie begrotingscontrole Rapporteur: Petri Sarvamaa PR\ doc PE v01-00 In verscheidenheid verenigd

2 PR_DEC_Agencies2 INHOUD Blz. 1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT ONTWERPRESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT...7 PE v /10 PR\ doc

3 1. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012 (C7-0329/ /2241(DEC)) Het Europees Parlement, gezien de definitieve jaarrekening van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie ["het Bureau"] voor het begrotingsjaar , gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012, vergezeld van de antwoorden van het Bureau 2, gezien de aanbeveling van de Raad van 18 februari 2014 (05849/2014 C7-0054/2014), gezien zijn besluit van 3 april tot uitstel van het besluit tot verlening van kwijting voor het begrotingsjaar 2012 en de bijgaande resolutie, gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen 4, en met name artikel 185, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Raadsverordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 5, en met name artikel 208, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 tot oprichting van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) en het Bureau daarvan 6, en met name artikel 13, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese 1 PB C 365 van , blz PB C 248 van , blz Aangenomen teksten van die datum, P7_TA(2014) PB L 248 van , blz PB L 298 van , blz PB L 337 van , blz. 1. PR\ doc 3/10 PE v01-00

4 Gemeenschappen 1, gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 tot vaststelling van de financiële kaderregeling voor de organen bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad 2, en met name artikel 108, gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement, gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0000/2014), 1. verleent het comité van beheer van het Bureau kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012/weigert aan het comité van beheer van het Bureau kwijting te verlenen voor de uitvoering van de begroting van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012; 2. formuleert zijn opmerkingen in onderstaande resolutie; 3. verzoekt zijn Voorzitter dit besluit en de resolutie die daarvan een integrerend deel uitmaakt, te doen toekomen aan het comité van beheer van het Bureau en aan de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L). 1 PB L 357 van , blz PB L 328 van , blz. 42. PE v /10 PR\ doc

5 2. ONTWERPBESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT over de afsluiting van de rekeningen van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012 (C7-0329/ /2241(DEC)) Het Europees Parlement, gezien de definitieve jaarrekening van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie ["het Bureau"] voor het begrotingsjaar , gezien het verslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012, vergezeld van de antwoorden van het Bureau 2, gezien de aanbeveling van de Raad van 18 februari 2014 (05849/2014 C7-0054/2014), gezien zijn besluit van 3 april tot uitstel van het besluit tot verlening van kwijting voor het begrotingsjaar 2012 en de bijgaande resolutie, gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen 4, en met name artikel 185, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Raadsverordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 5, en met name artikel 208, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 tot oprichting van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) en het Bureau daarvan 6, en met name artikel 13, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen 7, 1 PB C 365 van , blz PB C 248 van , blz Aangenomen teksten van die datum, P7_TA(2014) PB L 248 van , blz PB L 298 van , blz PB L 13 van , blz PB L 357 van , blz. 72. PR\ doc 5/10 PE v01-00

6 gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 tot vaststelling van de financiële kaderregeling voor de organen bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad 1, en met name artikel 108, gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement, gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0000/2014), 1. hecht zijn goedkeuring aan de afsluiting van de rekeningen van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012; 2. verzoekt zijn Voorzitter dit besluit te doen toekomen aan comité van beheer van het Bureau en aan de Raad, de Commissie en de Rekenkamer, en te zorgen voor publicatie ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie (serie L). 1 PB L 328 van , blz. 42. PE v /10 PR\ doc

7 3. ONTWERPRESOLUTIE VAN HET EUROPEES PARLEMENT met de opmerkingen die een integrerend deel uitmaken van zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie voor het begrotingsjaar 2012 (C7-0329/ /2241(DEC)) Het Europees Parlement, gezien de definitieve jaarrekening van het Bureau van het orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie ["het Bureau"] voor het begrotingsjaar , gezien het verslag van de Rekenkamer over de definitieve jaarrekening van het Bureau voor het begrotingsjaar 2012, vergezeld van de antwoorden van het Bureau 2, gezien de aanbeveling van de Raad van 18 februari 2014 (05849/2014 C7-0054/2014), gezien zijn besluit van 3 april tot uitstel van het besluit tot verlening van kwijting voor het begrotingsjaar 2012 en de bijgaande resolutie, gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen 4, en met name artikel 185, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Raadsverordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 5, en met name artikel 208, gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2009 tot oprichting van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec) en het Bureau daarvan 6, en met name artikel 13, gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen zoals bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese 1 PB C 365 van , blz PB C 248 van , blz Aangenomen teksten van die datum, P7_TA(2014) PB L 248 van , blz PB L 298 van , blz PB L 13 van , blz. 1. PR\ doc 7/10 PE v01-00

8 Gemeenschappen 1, gezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 tot vaststelling van de financiële kaderregeling voor de organen bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad 2, en met name artikel 108, gelet op artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement, gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0000/2014), Opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen 1. constateert dat het Bureau ter rechtzetting van de tekortkomingen op het punt van de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen in zijn financiële en boekhoudhandleidingen duidelijke procedures, gedetailleerde maatregelen en workflows heeft opgenomen die door alle financiële actoren moeten worden toegepast; stelt tot zijn voldoening vast dat speciale aandacht is besteed aan de procedures met betrekking tot de overdracht van kredieten; Financieel en begrotingsbeheer 2. merkt op dat uit de definitieve jaarrekening van het Bureau blijkt dat zowel het uitvoeringspercentage van de begroting (89,53%) als het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten (76,57%) verbeteringen te zien geven ten opzichte van de resultaten van 2012; stelt vast dat er metterdaad stappen zijn ondernomen om het uitvoeringspercentage van de begroting te verbeteren; is echter van mening dat er nog ruimte is voor verbetering en roept het Bureau ertoe op zijn inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht in de toekomst nog verder op te voeren; Vastleggingen en overdrachten 3. is ingenomen met de door het Bureau genomen maatregelen om de problemen in verband met vastleggingen en overdrachten op te lossen, bijvoorbeeld door middel van een betere budgettaire planning en strikte controle van de maandelijkse en eindejaarsbetalingen; neemt ter kennis dat het Bureau een aantal belangrijke personele posten met directe impact op het financiële circuit heeft opgevuld en zijn beleid wat betreft de tijdige indiening en vergoeding van door deskundigen ingediende kostendeclaraties heeft verbeterd; 4. stelt met bezorgdheid vast dat het percentage geannuleerde vastgelegde kredieten dat naar het begrotingsjaar 2013 is overgedragen met 28% nog steeds hoog te noemen is, hoewel het ten opzichte van het percentage over het voorgaande jaar (45%) beduidend is teruggelopen; concludeert uit het verslag van de Rekenkamer dat deze overdrachten voornamelijk verband hielden met in de tweede helft van 2013 gesloten contracten met betrekking tot voor 2013 en 2014 geplande activiteiten; 1 PB L 357 van , blz PB L 328 van , blz. 42. PE v /10 PR\ doc

9 5. constateert dat het percentage ongebruikte kredieten van 17% in 2012 is teruggelopen tot 14,6% in 2013, evenals het percentage overdrachten naar 2014, dat van EUR (19%) is verminderd tot EUR (13%); dringt er bij het Bureau op aan zijn planning en de uitvoering van zijn activiteiten te blijven verbeteren en de overdrachtspercentages nog verder te verlagen; Aanbestedings- en aanwervingsprocedures 6. neemt er kennis van dat de financiële handleiding van het Bureau inmiddels voorziet in een verplichte en gedetailleerde controlelijst voor aanbestedingen, in de benoeming van een aanbestedingsfunctionaris en in een algemene aanbestedingsopleiding voor alle personeelsleden; constateert met voldoening dat deze maatregelen hebben geresulteerd in een betere voorbereiding, uitvoering, documentaire onderbouwing en coördinatie van de procedures voor het plaatsen van opdrachten door het Bureau; 7. is ingenomen met de aanpassingen en verbeteringen die in de bestaande aanwervingsprocedures zijn aangebracht om te voldoen aan de verzoeken van de kwijtingsautoriteit en om de transparantie van het aanwervingsproces te vergroten, met name wat betreft: - de vaststelling van schriftelijke toetsten en vragen voor sollicitatiegesprekken, en de bepaling van drempelscores alvorens tot het onderzoek van sollicitaties over te gaan; - de goedkeuring van de benoeming en veranderingen in de samenstelling van de jury door het tot aanstelling bevoegde gezag; - de herziening van de in 2013 toegepaste aanwervingsrichtsnoeren; 8. is ingenomen met het herziene communicatiebeleid van het Bureau, dat voorziet in het verschaffen van mobiele telefoons aan personeelsleden op basis van professionele behoeften, en in interne controles om toe te zien op de naleving van dat beleid; 9. neemt kennis van de sluiting van een nieuw bancair contract met een over een A-rating beschikkende bank voor de contante verrichtingen van het Bureau; neemt er kennis van dat er in het boekhoudingshandboek van het Bureau richtsnoeren voor kasmiddelenbeheer zijn opgenomen; Voorkoming en beheer van belangenconflicten en transparantie 10. constateert dat de jaarlijkse verklaringen inzake belangenconflicten van de raad van regelgevers, het comité van beheer en de administratief directeur van het Bureau zijn bekendgemaakt via speciale rubrieken van het openbaar documentenregister van het Bureau; merkt op dat het belangenconflictenbeleid ten aanzien van personeelsleden van het Bureau op dezelfde principes is gebaseerd, en dat de verklaringen inzake belangenconflicten van de personeelsleden ook beschikbaar zijn via het openbaar register van het Bureau; 11. neemt er kennis van dat het Bureau voorlopig geen plannen heeft voor een herziening van zijn belangenconflictenbeleid, en dat het van oordeel is dat alle relevante maatregelen met betrekking tot belangenconflicten in overeenstemming zijn met de richtsnoeren van de Commissie van december 2013 betreffende de preventie van en de PR\ doc 9/10 PE v01-00

10 omgang met belangenconflicten in de gedecentraliseerde agentschappen van de EU; erkent dat het Bureau ernaar streeft de bekendheid met zijn belangenconflictenbeleid en met zijn raad van regelgevers te vergroten en dat het nauw zal toezien op alle significante veranderingen op dit terrein; Interne audit 12. merkt op dat het Bureau heeft voldaan aan alle formele vereisten voor de internecontrolenormen (ICS) inzake informatie en communicatie (ICS 12), en dat voor oktober 2014 een herziening van de ICS door de dienst Interne Audit is gepland; 13. neemt er kennis van dat het Bureau in het kader van zijn planning- en rapportageactiviteiten ook meetbare doelstellingen zal formuleren voor de implementatie van zijn internecontrolenormen inzake doelstellingen en prestatieindicatoren (ICS 5); merkt op dat het Bureau inmiddels de laatste hand heeft gelegd aan zijn eigen procedurehandleidingen en met het oog op de implementatie van de internecontrolenormen inzake proces en procedures (ICS 8) een gedetailleerde interne procedure heeft vastgesteld voor de registratie van alle niet-conforme voorvallen; merkt op dat het Bureau zijn interne procedures inzake documentenbeheer heeft bijgewerkt om te voldoen aan de internecontrolenormen inzake documentenbeheer (ICS11); 14. neemt er kennis van dat het Bureau een inventarisprocedure heeft vastgesteld voor het registreren en afstoten van vaste activa, die is opgenomen in zijn financieel handboek; merkt op dat er in augustus 2013 een fysieke inventarisatie is uitgevoerd; constateert met voldoening dat er conform de procedures van het Bureau elk jaar een inventaris van activa wordt opgemaakt; 15. verzoekt het Bureau bij de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over de resultaten van de herziening van de internecontrolenormen door de dienst Interne Audit, van zodra deze beschikbaar zijn; Prestatiebeoordeling 16. is ingenomen met de stappen die recentelijk door het Bureau zijn ondernomen ter verbetering van de communicatie met de Europese burgers over de gevolgen van zijn werkzaamheden voor de burger, waarbij speciaal de nadruk ligt op meetbare en duidelijk omschreven doelstellingen die het mogelijk maken zijn activiteiten beter te beoordelen; o o o 17. verwijst voor andere, horizontale opmerkingen bij zijn kwijtingbesluit naar zijn resolutie van 3 april over de prestaties en het financiële beheer van en het toezicht op de agentschappen. 1 Aangenomen teksten, P7_TA-PROV(2014)0299. PE v /10 PR\ doc