VERSLAG WERKZAAMHEDEN 2008

Transcriptie

1 NL VERSLAG WERKZAAMHEDEN 28 VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE

2 Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: Meer informatie over de Europese Unie is toegankelijk via de Europaserver ( Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie, 29. Alle rechten voorbehouden. ISBN DOI /1126

3 V E R S L A G W E R K Z A A M H E D E N 2 8

4

5 I N H O U D VOORWOORD VAN DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I DEEL II HOOFDSTUK 1 RAAD VAN BESTUUR INLEIDING DOOR DE DIRECTRICE VAN HET VERTAALBUREAU DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat heeft het Vertaalbureau in 28 voor zijn cliënten gedaan? HOOFDSTUK 2 DE TWEEDE TAAKOPDRACHT VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING HOOFDSTUK 3 HOOFDSTUK 4 DEEL III INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU MANAGEMENT EN SYSTEMEN VOOR INTERNE CONTROLE BIJLAGEN Bijlage I. Bijlage II. Bijlage III. Bijlage IV. Ledenlijst raad van bestuur Statistieken vertaalwerkzaamheden Verdeling per taal Statistische gegevens over de termijnen voor de vertaalwerkzaamheden Bijlage V. Bijlage VI. Bijlage VII. Bijlage VIII. Statistische gegevens over het financiële beheer Personeel van het Vertaalbureau Organigram Personeelsstatistieken Bijlage IX. Belangrijkste cijfers Bijlage X. Bijlage XI. Bijlage XII. Verklaring van de ordonnateur Verklaring van de coördinator interne controle Verklarende woordenlijst 3

6 V O O R W O O R D VA N K A R L - J O H A N L Ö N N R O T H V O O R Z I T T E R VA N D E R A A D VA N B E S T U U R tendensen hebben zich in 28 voortgezet: het Vertaalbureau werkt nu voor 39 agentschappen en instellingen. Als gevolg van nieuwe bilaterale overeenkomsten is het aantal leden van de raad van bestuur nu gestegen tot 64. Het aantal vertaalde bladzijden is nog nooit zo groot geweest ( bladzijden), al betreft het merendeel handelsmerken (bijna 513 bladzijden). Geachte lezer, Het verslag van de werkzaamheden in 28 van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie is een nieuwe schakel in de historische keten van verslagen die de ontwikkeling van het Vertaalbureau sinds zijn oprichting in 1994 presenteren. Met 189 medewerkers en een jaarbegroting van 59,9 miljoen EUR in 28 is het Vertaalbureau een middelgroot agentschap dat als hoofddoel heeft documenten en andere producten voor de overige agentschappen van de Europese Unie te vertalen, terwijl ook de EUinstellingen zelf voor hun bijzondere behoeften gebruik van zijn diensten maken. A l s v o o r z i t t e r v a n h e t h o o g s t e besluitvormingsorgaan van het Vertaalbureau, de raad van bestuur, had ik het voorrecht de ontwikkelingen van het Vertaalbureau, zijn uitdagingen en zijn bestuur sinds 24 van nabij te kunnen volgen. In de afgelopen periode had het Vertaalbureau te maken met een ongekende groei, niet alleen wegens de beide recente uitbreidingen van de EU, maar ook door de zeer snelle toename van zijn cliënten in het spoor van het almaar stijgende aantal agentschappen en daarmee gelijkgestelde organen in de EU. Deze In 28 heeft de raad van bestuur een aantal positieve ontwikkelingen waargenomen: in de eerste plaats verdient de voortdurende nadruk op de kwaliteit van zijn producten en het Total Quality Management (integrale kwaliteitsbeheer) lof. Al bereiken de producten van het Vertaalbureau doorgaans een zeer hoog kwaliteitsniveau, toch moet kwaliteit worden gezien als een dynamisch streefdoel dat voortdurend in het oog moet worden gehouden. Feedback van de cliënt is hier van cruciaal belang en een groter aantal ingezonden klanttevredenheidsformulieren wordt met voldoening begroet (al blijft het nog altijd een gering percentage van het geheel). In de tweede plaats heeft de raad van bestuur met instemming vastgesteld dat het Vertaalbureau een omvattende reeks prestatie-indicatoren heeft ontwikkeld, waarmee het toezicht op en het sturen van zijn werkzaamheden gemakkelijker wordt. In de derde plaats hebben we tevreden vastgesteld dat de rekeningen naar de mening van de verantwoordelijke begrotingsen controleautoriteiten betrouwbaar en de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn en dat het systeem van interne controle van het personeelsbeheer toereikend is. Een andere positieve ontwikkeling voor het Vertaalbureau in 28 was de oplossing voor de middellange termijn die voor zijn 4

7 huisvestingsprobleem werd gevonden, en wel op basis van overeenkomsten met de Luxemburgse overheid en het Europese Hof van Justitie. Dit probleem heeft 15 jaar lang op de agenda gestaan van de raad van bestuur, die zich hiervoor in de afgelopen jaren actief moest inzetten. De medewerkers van het Vertaalbureau zijn nu tot 214 in twee kantoren op de Kirchberg gehuisvest; daarna moet er een definitieve oplossing zijn gevonden. Naast dit alles beschrijft onderhavig verslag ook duidelijk de grote verscheidenheid aan cliënten van het Vertaalbureau en hun verschillende wensen en behoeften: sommige cliënten vragen minder dan 1 bladzijden ter vertaling per jaar, enkele andere daarentegen meer dan 3 bladzijden, afgezien nog van de 5 handelsmerken die het merendeel van de productie vormen. Het is nog altijd een van de uitdagingen van het Vertaalbureau om zijn basis te verbreden teneinde een te sterke afhankelijkheid van één enkele cliënt met het bijbehorende risico van vermindering of wijziging in de vraag naar vertalingen te voorkomen. Dit probleem zal ter hand worden genomen zodra de lopende rechtzaak over de betaling van de werkgeversbijdrage door het Vertaalbureau afgesloten is. Het Vertaalbureau kampt met min of meer dezelfde problemen als de grote EU-instellingen bij de werving van personeel. Dit heeft onder meer te maken met de steeds grotere behoeften aan gekwalificeerde vertalers en de relatieve aantrekkingskracht van vertalersbanen bij de instellingen. Bovendien moet het Vertaalbureau zoals de overige taaldiensten zich voorbereiden op een verdere toename van het aantal officiële talen in de EU. Deze problemen zijn in het personeelsbeleidsplan en in de besprekingen met de Europese Commissie aan de orde gesteld. Tegen de achtergrond van bovengenoemde prestaties en uitdagingen wil ik mijn waardering uiten voor de inzet van de directrice en haar personeel ten behoeve van een product van hoge kwaliteit, een goed beheer en de bevordering van meertaligheid. Ik wil ook mijn lof uitspreken voor de uitstekende samenwerking tussen de administratie van het Vertaalbureau en de raad van bestuur, en voor de collegiale en constructieve sfeer waarin de resultaten van 28 zijn behaald. Karl-Johan Lönnroth Karl-Johan Lönnroth 5

8 D E E L I R A A D VA N B E S T U U R Management board De hoeksteen van de organisatiestructuur van het Vertaalbureau wordt gevormd door de raad van bestuur. De raad van bestuur houdt toezicht op de werkzaamheden van het Vertaalbureau en neemt de besluiten die nodig zijn voor een goed functioneren (begrotingskwesties, strategische planning, enz.). Eind 28 bestond de raad van bestuur uit 64 leden 1 : 35 ver tegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, bureaus en andere organen die een samenwerkingsovereenkomst met het V e r t a a l b u re a u h e b b e n g e s l o t e n, 2 7 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 24 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeur-generaal Vertaling van de Europese Commissie. 1 Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage I van dit verslag. De raad van bestuur heeft in het begrotingsjaar 28 tweemaal vergaderd. Een groot deel van zijn werk was gewijd aan de behandeling en goedkeuring van de strategie van het Vertaalbureau voor Daarin zijn als prioriteiten genoemd: marketing en promotie van het dienstenpakket van het Vertaalbureau, de geest van innovatie en het verder ontwikkelen van de capaciteit van het personeel door het verwerven van nieuwe kennis en vaardigheden, in aanvulling op de prioriteiten van het werkprogramma en de begroting voor het jaar Daarnaast zijn er in 28 andere belangrijke maatregelen getroffen, zoals goedkeuring van verscheidene besluiten betreffende de voorschriften voor de uitvoering van de regels die van toepassing zijn op functionarissen en ambtenaren van het Vertaalbureau en van het besluit dat de normen voor de interne controle van het Vertaalbureau vastlegt. De raad van bestuur heeft tevens nota genomen van de actieplannen die door het Vertaalbureau zijn gepresenteerd, op basis van het verslag voor het jaar 27 van de dienst Interne Controle (IAS) van de Europese Commissie en het controleverslag van diezelfde dienst over het personeelsbeheer, en is tot de conclusie gekomen dat deze actieplannen adequate en passende maatregelen inhouden om de gedefinieerde doelstellingen te bereiken. 2 Deze documenten kunnen worden geraadpleegd op/gedownload van: onder Register of CdT documents. 6

9 Ten slotte is de raad van bestuur verheugd over de vooruitgang die dankzij de inspanningen van zowel het Vertaalbureau als de Luxemburgse autoriteiten is geboekt ten aanzien van het huisvestingsproject, waarbij de onderhandelingen in augustus 28 uitmondden in het ondertekenen van een huurcontract voor een zestigtal kantoren in een gebouw op de Kirchberg in Luxemburg. Het huurcontract gaat op 1 januari 29 in en zal het Vertaalbureau in staat stellen in de onmiddellijke behoefte en de behoefte op korte termijn aan kantoorruimte te voorzien, zodat er ruimte is voor de geplande uitbreiding van het personeel. Op basis van een door het Vertaalbureau gepresenteerd gedetailleerd onderzoek over de diverse opties voor het huisvesten van al zijn diensten onder één dak (op de (middel)lange termijn) heeft de raad van bestuur tevens ingestemd met zo spoedig mogelijke onderhandelingen over twee van de voorgestelde opties. 7

10 D E E L I I I N L E I D I N G D O O R D E D I R E C T R I C E VA N H E T V E R TA A L B U R E A U Het zal de oplettende lezer onmiddellijk opvallen wat er nieuw is aan het Verslag werkzaamheden 28: een heel nieuw en behoorlijk lang hoofdstuk over management en internecontrolesystemen. Vanaf het moment dat ik mijn taken als directrice van het Vertaalbureau heb opgenomen, is dit thema een van mijn grootste uitdagingen geweest. We begonnen met de herziening van onze strategische doelstellingen, gingen vervolgens verder met de stroomlijning van de managementstructuren om onze doelstellingen uit te voeren en zijn ten slotte, in 28, begonnen met de totale herziening van het supervisiesysteem. Het heeft het top- en middenmanagement van het Vertaalbureau vele uren van vergaderen en hard werken gekost om deze verbeteringen tot stand te brengen. Daarom is het jaar 28 voor mij persoonlijk om het in één zin samen te vatten het jaar van Gailė Dagilienė ingrijpende consolidatie van strategische planning, programmering en monitoring, verbetering van de supervisie door het management en effectiviteit van de interne controle. Het Vertaalbureau is, zoals we soms schertsend en liefdevol opmerken, net een productiefabriek. Alle afdelingen zijn gericht op tijdige levering van ons product tegen de best mogelijke kwaliteit. Deze taak is niet zo gemakkelijk uit te voeren, in het bijzonder gezien de recente toename van de vertaalopdrachten, zware bureaucratische procedures en andere belemmeringen. En daarom is het ook dubbel zo moeilijk om tijd te vinden voor schijnbaar secundaire taken die niet direct met de productie te maken hebben, zoals het evalueren van processen, planning, toezicht, normen voor interne controle en dergelijke. Daarbij komt nog dat het Vertaalbureau al lang geleden ervoor heeft gezorgd dat zijn processen en werkzaamheden op de juiste manier werden bestuurd: al in 21 initieerde het een project voor integrale kwaliteitszorg op basis van het Excellence Model van de Europese Stichting voor Kwaliteitsbeheer (European Foundation for Quality Management - EFQM) en in 25 verwierf het Vertaalbureau het EFQM-certificaat. Ik ben me ervan bewust dat het Vertaalbureau zonder veranderingen heel goed kan functioneren. Op alle afdelingen werken vakbekwame en toegewijde medewerkers en met behulp van zorgvuldig ontworpen werkstromen en hoogst geavanceerde technologieën zorgen we voor een soepel verloop van het werk. Het Vertaalbureau is altijd gericht geweest op zijn vertaalwerk, en met succes. Dit is evident als we kijken naar de afgelopen tien jaar waarin we continu hebben 8

11 kunnen voldoen aan het almaar toenemende aantal vertaalopdrachten. In 28 bereikte het vertaalvolume de grootste omvang in jaren, blz. We zijn erin geslaagd deze uitdaging het hoofd te bieden en we zijn ervan overtuigd dat we ook toekomstige uitdagingen aankunnen. Dus waarom zouden we tijd en moeite wijden aan het verbeteren van iets dat al goed is? Veranderingen en verbeteringen zijn de drijvende kracht van iedere organisatie. Ik ben altijd van mening geweest dat het gevaarlijk is om op je lauweren te rusten. Hoewel we ons momenteel in rustig vaarwater bevinden, is het belangrijk om continu in beweging te blijven en te streven naar verbetering. Vooral op het gebied van management en bestuur, waar we onze verwachtingen definiëren, onze besluiten uitvoeren, prestaties evalueren en eventuele risico s die ons zouden kunnen afhouden van het bereiken van onze doelstellingen, identificeren, beheren en bewaken. De goede lezer heeft in voorgaande zin een verborgen definitie van de term bestuur (governance) ontdekt. Terugblikkend op wat we in 28 hebben gedaan, kunnen we concluderen dat het Vertaalbureau op weg is naar een beter bestuur. Met andere woorden, naar een doeltreffender en efficiënter volbrengen van onze taak. Gailė Dagilienė 9

12 H O O F D S T U K 1 D E K E R N A C T I V I T E I T VA N H E T V E R TA A L B U R E A U A. ALGEMEEN OVERZICHT 1. Overzicht van 28 Voor het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie stond het jaar in het teken van een opmerkelijke toename van het aantal documenten (+28,23%), waartegenover een geringe afname stond van het aantal Gemeenschapsmerken en -modellen (-6,7%). Het aantal vertaalde bladzijden steeg met 2,1% tot een totaal van , vergeleken met in 27 en in 26. Een vergelijking van de prognoses met de bereikte resultaten laat een stijging van 2,6% zien (732 3 bladzijden; dat was al een stijging van 6,67% ten opzichte van de oorspronkelijke prognose van bladzijden). Een ander vermeldenswaardig aspect was dat het werkvolume gedurende het gehele jaar consistent hoog bleef, zelfs in de maanden waarin het normaal gesproken rustiger is. Documenten Gemeenschapsmerken en modellen Resultaten Ongeveer 53,39% van de vertalingen van documenten had een normale leveringstermijn, in 19,86% van de gevallen betrof het geplande vertalingen en in 26,75% spoedvertalingen. In 27 waren deze percentages respectievelijk 53,48%, 28,17% en 18,35%. Wat betreft het aantal bladzijden is het aantal spoedvertalingen, dat min of meer stabiel bleef in 25 (32 293) en 26 (31 883), aanzienlijk gestegen in 27 (37 327) en zelfs nog meer in 28 (59 883). Deze plotselinge toename in de vraag naar spoedvertalingen betekende dat de interne capaciteit van het Vertaalbureau, en soms de kwaliteit van de vertalingen, onder druk kwamen te staan, waarbij het vooral ook moeilijk was om vertaalaanvragen uit te besteden vanwege de korte leveringstermijnen en het feit dat de vertalingen niet waren aangekondigd. Voor het nieuwe product termenlijsten, dat het Vertaalbureau in 27 aan zijn dienstenpakket heeft toegevoegd, hebben in 28 vijf cliënten 55 aanvragen ingediend met een totaal van lemmata. Wat betreft het eigenlijke terminologiewerkzaamheden hebben drie cliënten 28 aanvragen ingediend voor in totaal 111 mandagen. Het vertalen van lijsten van waren en diensten voor Gemeenschapsmerken en modellen, en merken onder het Protocol van Madrid blijft een kernactiviteit, zoals wordt geïllustreerd door onderstaande vergelijking tussen 27 en 28. In 28 werd 98,37% van de vertalingen binnen de gestelde termijn geleverd. Dat is iets minder dan in voorgaande jaren, maar kan voornamelijk worden toegeschreven aan het gestegen aantal spoedvertalingen. 3 Inklusive oversatte sider i forbindelse med centrets løbende drift. 1

13 Documenten Gemeenschapsmerken oprichtingsverordening 4 is ook de mogelijkheid van vrijwillige samenwerking met EU-instellingen en -organen met een eigen vertaalbureau opgenomen, zodat het Vertaalbureau in piekperiodes eventueel werk kan overnemen. In 28 zijn overeenkomsten gesloten met vier nieuwe cliënten: het Communautair Bureau voor Visserijcontrole, de Europese Gemeenschappelijke Onderneming voor ITER 5 en de Ontwikkeling van Fusie-energie (ook bekend als Fusie voor Energie (F4E)), het Uitvoerend Agentschap voor het Trans-Europees Vervoersnet (TEN-T EA) en het Europees Instituut voor Innovatie en Technologie (EIT). Het aantal cliënten van het Vertaalbureau is daarmee gestegen van 37 tot 41, en daarmee ook de reeks hooggespecialiseerde gebieden waarbinnen het Vertaalbureau werkzaam is Aangeboden diensten Verscheidenheid aan cliënten Het is de taak van het Vertaalcentrum voor de Organen van de Europese Unie om tegemoet te komen aan de vertaalbehoeften van de gespecialiseerde en gedecentraliseerde c o m m u n a u t a i r e o r g a n e n. I n z i j n Het dienstenpakket van het Vertaalbureau omvat vertaling, revisie en wijziging van documenten, redactie, proeflezen van bronteksten en vertalingen, standaardisering, termenlijsten 6 en terminologiewerk. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten drie verschillende termijnen (normaal, dringend en gepland), met bijbehorende tarieven waarbij dringend 25% duurder is dan normaal en gepland 25% goedkoper. Het Vertaalbureau biedt daarnaast geïnteresseerde EU-agentschappen een gratis dienst aan. Met 4 Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 1994 (PB L 314, , blz. 1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/23 van 18 juni 23 (PB L 245, , blz. 13). 5 Internationale thermonucleaire experimentele reactor (ITER). 6 Een termenlijst is een lijst van afzonderlijke woorden of van uit meerdere woorden bestaande uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentietekst, definities, context, enz. 11

14 het oog op een efficiënt gebruik van middelen op EU-niveau coördineert het Vertaalbureau al jarenlang de gezamenlijke meertalige publicatie van de begrotingen, gewijzigde begrotingen en jaarrekeningen van de agentschappen. In 28 stemden de agentschappen in met een nieuw, door het Vertaalbureau voorgesteld model, waardoor de kosten verder konden worden teruggebracht. Als bemiddelaar tussen de agentschappen en het Publicatiebureau heeft het Vertaalbureau zo een bijdrage kunnen leveren aan een kosteneffectief gebruik van de begrotingsmiddelen van de agentschappen. Ongeveer 25 agentschappen hebben in het afgelopen jaar van deze dienst gebruik gemaakt. 4. Doelmatig beheer van vertaalopdrachten De vertaalopdrachten voor het Vertaalbureau worden intern of extern uitgevoerd. In 28 had het Vertaalbureau volledig bezette interne taalteams voor alle officiële EU-talen. In dit jaar werd ook de eerste vertaler voor het Iers aangenomen. Als het Vertaalbureau een aanvraag in een specifieke talencombinatie niet in eigen huis in behandeling kan nemen, of als een document zeer technisch van aard is, wordt er een beroep gedaan op onafhankelijke contractanten. In overeenstemming met de EU-regels voor openbare aanbestedingen is het Vertaalbureau op deze manier in staat tegemoet te komen aan de behoeften van zijn cliënten. Deze flexibiliteit is een van zijn sterke punten. In 28 had het Vertaalbureau raamovereenkomsten met externe aanbieders van vertalingen voor het uitbesteden van vertalingen. Bij het toewijzen van vertaalopdrachten houdt het Vertaalbureau altijd rekening met voorgaande prestaties van zijn contractanten wat betreft het respecteren van leveringstermijnen en de kwaliteit van de vertalingen. In het afgelopen jaar heeft het in totaal bladzijden uitbesteed en geleverd, een stijging van 11,5% ten opzichte van 27. In 99,25% 7 van de gevallen werd de kwaliteit van de vertalingen beoordeeld als goed of uitstekend, vergeleken met 99,58% in Kwaliteitsbewaking voor externe vertalingen I n 2 8 s t e e g h e t a a n t a l d o o r i n t e r n e vertalers ingevulde feedbackformulieren voor freelancers met 22% ten opzichte van 27. In vergelijking met het gemiddelde in 26 (44 feedbackformulieren per maand) hebben de interne vertalers in 28 hun feedback opgevoerd met 16%, wat neerkomt op een gemiddelde van 115 feedbackformulieren per maand. Feedbackformulieren Maandelijks gemiddelde (Indicator: ) aantal vertaalde documenten met een positieve beoordeling totaal aantal extern vertaalde documenten 12

15 De feedback van interne vertalers aan hun externe collega s draagt bij aan een constructieve en productieve relatie met de freelancevertalers van het Vertaalbureau. Tegelijkertijd zorgt feedback die wordt erkend en geïntegreerd in een degelijk proces van kwaliteitsbeheer voor een significant rendement. Enkele interne taalteams hebben zich intensief beziggehouden met het overbrengen van uitgebreide feedback. Dit heeft bijgedragen aan de verbetering van de kwaliteit van de vertalingen en heeft freelance vertalers bewuster gemaakt van de kwaliteitseisen die het Vertaalbureau stelt. 6. Coördinatie van cliënten In 28 begon de afdeling Coördinatie Cliënten te werken met een nieuw netwerk van vertalerscliëntencoördinatoren die fungeren als intermediair tussen de interne en externe vertalers van het Vertaalbureau en de verschillende cliënten voor alle taalkundige en inhoudgerelateerde vragen over te vertalen documenten. Daarnaast houden de cliëntencoördinatoren zich in samenwerking met de hoofden van de taalgroepen bezig met het verzamelen van referentiemateriaal voor binnenkomende vertaalopdrachten en coördineren bijzondere projecten, bv. op het gebied van terminologie. In overeenstemming met de strategie voor en de werkprogramma s voor 28 en 29 heeft het Vertaalcentrum voor het eerst een marketingnota opgesteld. Dit document definieert het werkgebied en de doelstellingen van de aanpak die het Vertaalcentrum zou moeten hanteren om cliënten te benaderen. Het document bevat tevens een actieplan. Bovendien wordt een analyse gegeven van de huidige situatie van het Vertaalbureau en de kansen en risico s voor de toekomst, en bevat het concrete richtlijnen voor de nodige maatregelen om de kwaliteit en zichtbaarheid van de dienstverlening van het Vertaalbureau te verbeteren. 7. Tevredenheid van de cliënten Zo a l s h e t g e v e n v a n f e e d b a c k a a n freelance vertalers essentieel is voor een goede kwaliteit van externe vertalingen die door de interne medewerkers van het Vertaalbureau worden gereviseerd, zo zijn de klanttevredenheidsformulieren (Client Satisfaction Forms CSF s) van bijzonder belang om de klanttevredenheid ten aanzien van de diensten en producten van het Vertaalbureau te meten. In 28 werden 665 formulieren geretourneerd aan het Vertaalbureau (626 in 27). Het percentage ingezonden formulieren blijft laag (2,18%). I n 2 8 h e e f t h e t V e r t a a l b u r e a u twee enquêtes uitgevoerd: een algemeen klanttevredenheidsonderzoek en een enquête op FlosysWeb. Het was het tweede klanttevredenheidsonderzoek tot nu toe (het eerste werd in 24 uitgevoerd) en had tot doel een beter inzicht te krijgen in de verwachtingen van cliënten ten aanzien van de kwaliteit van producten en diensten en om cliëntspecifieke oplossingen voor hun wensen te vinden. Van de 37 cliënten reageerden er 21, waarmee het responspercentage dit jaar op 57% uitkwam (52% in 24). 13

16 De FlosysWeb-enquête werd naar 35 cliënten verzonden, van wie er 27 reageerden. Over het algemeen gesproken meldden gebruikers dat zij tevreden waren met het systeem. Het Vertaalbureau zal weer cursussen organiseren om zijn cliënten meer vertrouwd te maken met de voordelen van het systeem. 8. Werken aan de kwaliteit van vertalingen In overeenstemming met de nieuwe strategie voor en het werkprogramma voor 28 is het Vertaalbureau zich blijven inspannen ten behoeve van een hoge kwaliteit van vertalingen. In 28 zijn binnen dit moeizame en langdurige proces een aantal elementen in overweging genomen waarop in de toekomst zal worden voortgebouwd: Het Vertaalbureau heeft het initiatief genomen tot het opstellen van een kwaliteitshandboek voor vertalingen, waarbij de nieuwe hoofden van de taalgroepen samenwerken om verbeteringsmaatregelen op elkaar af te stemmen in de pre- en postvertaalfasen. De directie heeft het bijzondere onderdeel van het opleidingsplan voor 28, verbetering van de kwaliteit van vertalingen, goedgekeurd. In 28 kregen in het kader van dit plan ruim 1 interne vertalers training op cliëntspecifieke terreinen. Enkele seminars werden georganiseerd door de afdeling Coördinatie Cliënten; andere waren geïnitieerd en georganiseerd door interne vertalers zelf (zie ook het hoofdstuk Wat heeft het Vertaalbureau in 28 voor zijn cliënten gedaan ). Aangezien terminologie nog steeds de belangrijkste oorzaak van ontevredenheid en een cruciale factor in kwaliteitsborging is, is het van essentieel belang om voor iedere cliënt te zorgen voor basisreferentiemateriaal en -terminologie die door de cliënt zelf is goedgekeurd. In 28 heeft het Vertaalbureau zijn inspanningen op dit gebied voortgezet (zie ook het hoofdstuk Wat heeft het Vertaalbureau in 28 voor zijn cliënten gedaan ). 9. Verbetering van de zichtbaarheid in Europese context In 28 heeft het Vertaalbureau het beleid voortgezet om zijn communicatie te verbreden richting vakmensen in de vertaalwereld en de burgers van de Europese Unie in het algemeen teneinde zijn zichtbaarheid te vergroten. Er vonden activiteiten in uiteenlopende vorm plaats - promotie voor meertaligheid, de rol van de agentschappen in het institutionele raamwerk van de EU en de EU-gedachte als zodanig. Het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning, tevens IATE-projectmanager sinds 2, heeft bij diverse gelegenheden in 28 bijgedragen aan de zichtbaarheid van het interinstitutionele project IATE: bij de JIAMCATT-conferentie van de Verenigde Naties in Tunis in april 28; als onderdeel van een benchmarking-operatie in het kader van de Global Terminology Coordination Workshop van de Verenigde Naties in Wenen; 14

17 tijdens een workshop aan de universiteit van Luxemburg voor studenten die een Mastersopleiding volgen in Leren en ontwikkeling in een meertalige en multiculturele omgeving. In 28 gaf het hoofd van de afdeling Vertaalondersteuning een positief ontvangen presentatie in Athene tijdens de tweede internationale conferentie voor vertalers en tolken. Het Vertaalbureau was tevens gastheer van de vijftiende vergadering van de interinstitutionele Letse terminologiewerkgroep en verwelkomde bij deze gelegenheid Letse terminologen van zeven EU-instellingen. In het kader van het EU-project Back to school bezochten een Sloveense en een Nederlandse vertaalster van het Vertaalbureau hun oude scholen, waar ze het belang van taalonderwijs benadrukten en aan een breed publiek op hun vroegere scholen de boodschap meegaven dat de Europese Unie niet iets is dat zich alleen in Brussel of Luxemburg afspeelt, maar dat zij ieder individu in iedere lidstaat aangaat. Opnieuw bleek dit initiatief een uitstekende manier om zowel het beeld van het Vertaalbureau als onderdeel van de Europese institutionele structuur te promoten als de Europese Unie dichter bij jongeren te brengen. Evenals in het verleden, blijft het Vertaalbureau betrokken bij activiteiten met andere agentschappen. Het feit dat medewerkers van het Vertaalbureau altijd gekozen worden om EU-agentschappen te vertegenwoordigen in het Comité voor het Statuut en het College van Hoofden van de Administratie, moet worden opgevat als erkenning van het professionalisme van het Vertaalbureau. 15

18 B. WAT HEEFT HET VERTAALBUREAU IN 28 VOOR ZIJN CLIËNTEN GEDAAN? Alle cliënten die in 28 om vertalingen hebben gevraagd, worden hierna genoemd volgens hun cliëntcode, die correspondeert met hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau Europees Milieuagentschap (EMA) Formulieren klanttevredenheid 16.15% In 28 kwam het belang van milieubescherming en de opwarming van de aarde in onze maatschappij onder meer tot uitdrukking in het aantal vertalingen dat het Vertaalbureau voor het Europees Milieuagentschap heeft verricht: 63 documenten, waaronder de gebruikelijke belangrijke verslagen over de milieusituatie in Europa. Het EMA behoort tot de agentschappen die het Vertaalbureau de meeste feedback geven met 8 Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de Organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 28 (28/244/EG), PB L 91 van , blz. 43, eur-lex.europa.eu/johtml.do?uri=oj:l:28:91:som:nl:ht ML; Begroting 28, CT/CA-78/27NL, vastgesteld door de raad van bestuur op 8 november 27; Gewijzigde begroting nr.1/28, CT/CA-48/28NL, vastgesteld door de raad van bestuur op 18 september 28; behulp van formulieren klanttevredenheid en het toezenden van gereviseerde vertalingen, een praktijk die ons zonder enige twijfel helpt een beter inzicht te krijgen in zijn specifieke wensen en verwachtingen. In een bilaterale vergadering in juni 28 werd een aantal werkthema s besproken om te komen tot een nauwere samenwerking en een hogere kwaliteit van vertalingen. Het EMA lichtte zijn vertaalcontrole- en opmaakstructuur toe en gaf een demonstratie van een nieuwe milieuterminologietool (ongeveer 1 termen) 9. Andere punten van bespreking waren de procedures van het Vertaalbureau voor de uitbesteding van vertaalwerk aan freelancevertalers, kwaliteitsborging, de feedback van het EMA over vertalingen, de algemene communicatie met betrekking tot vertaalprojecten (werkprogramma van het agentschap), de nieuwe publicatie Milieusignalen en het belang van referentiemateriaal voor specifieke documenten. 2. Europese Stichting voor Opleiding (ETF) Formulieren klanttevredenheid.75% 9 Environmental Terminology and Discovery Service (ETDS) 16

19 In 28 had de Europese Stichting voor Opleiding (ETF) vooral behoefte aan vertalingen van het Engels in het Duits, Frans, Spaans en Italiaans de werktalen van haar raad van bestuur. Andere talen, bv. niet-communautaire talen als Arabisch en Russisch, werden gevraagd naargelang het soort document en het doel ervan. In mei 28 heeft een medewerker van de voorlichtingsdienst van ETF het Vertaalbureau bezocht om met de afdeling Vertaalondersteuning zaken te bespreken betreffende de werkstroom, technische problemen met bepaalde bestanden en vragen over IATE. Besprekingen van de ETF-coördinator met het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten betroffen referentiemateriaal, feedback over vertalingen met behulp van formulieren klanttevredenheid en het samenstellen van een glossarium met sleuteltermen, een project dat enkele jaren geleden al aan de orde was gekomen maar dat nog niet verder is uitgewerkt. Na dit bezoek heeft ETF een elektronische lijst gezonden met alle afkortingen en acroniemen die binnen de stichting worden gebruikt. De lijst bleek bijzonder nuttig voor de vertalers, omdat in de teksten van ETF gewoonlijk veel afkortingen voorkomen. Onderhandelingen over een breder terminologieproject met specifieke termen zijn nog gaande. 3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EWDD) Formulieren klanttevredenheid 4.17% In 28 vormde de vertaling van het jaarverslag van het Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving het hoogtepunt van de samenwerking met deze cliënt. Het verslag bleek gecompliceerder te zijn dan aanvankelijk werd aangenomen. Dankzij de vragen en opmerkingen van de vertalers en de snelle reactie van het Waarnemingscentrum kon het hele project echter met succes worden afgerond. Een bezoek aan het Waarnemingscentrum in november 28 bleek bijzonder nuttig te zijn voor een beter begrip van elkaars werkstromen en procedures. De nadruk lag op het verwerken van specifieke bestandsindelingen, zoals HTMLen XML-bestanden 1 ; het belang van planning van vertaalwerk en van bijvoeging van relevant referentiemateriaal en instructies voor vertalers bij elk verzoek, alsook van feedback aan het Vertaalbureau en van kwaliteitsborging. Tijdens de vergadering konden ook de laatste stappen worden geformuleerd voor het standaardisatieproject waarmee het EWDD eerder in het jaar had aangevangen. Voorts werd duidelijkheid 1 XML (Extensible Markup Language), HTML (HyperTextMarkup Language). 17

20 geschapen rond het gebruik van het acroniem van het Waarnemingscentrum in de verschillende EUtalen en werd het geplande terminologieproject ter sprake gebracht. Afgesproken werd om na de eerstvolgende vergadering van de raad van bestuur van het Vertaalbureau in maart 29 een studiebijeenkomst te organiseren over de activiteiten van het EWDD, de werkprocedures, soorten publicaties en verwachtingen ten aanzien van vertalingen. 4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) Formulieren klanttevredenheid.38% Ook in 28 maakten de samenvattingen van de Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR s) 11 het grootste deel van de door het Europees Geneesmiddelenbureau verlangde vertalingen uit. Teneinde de kwaliteit en consistentie van EPAR-vertalingen te verbeteren, heeft het Vertaalbureau regelmatig terugkerende tekstfragmenten in EPAR-samenvattingen gestandaardiseerd. Het document werd vervolgens nauwkeurig binnen elk vertaalteam besproken en geharmoniseerd om de uniformiteit van EPAR-vertalingen te optimaliseren. In het afgelopen jaar werd het proces van validatie van het EMEA-glossarium door de nationale bevoegde instanties, en de interne beoordeling en bespreking ervan voortgezet. Het is de bedoeling dat nog openstaande vragen met betrekking tot de in de lijst opgenomen terminologie worden opgelost. Het EMEA gaf daarbij zoals gewoonlijk volledige procedurele ondersteuning en de samenwerking met de nationale bevoegde instanties stemde tot grote tevredenheid. Het glossarium bevat ruim 2 termen in 21 talen. Gestreefd wordt naar terminologische begeleiding van interne en externe vertalers ten behoeve van een consistent gebruik van termen in alle documenten van het EMEA. De gevalideerde termen zullen in IATE worden opgenomen en wereldwijd voor gebruikers toegankelijk worden. Het Vertaalbureau nam in juni en september deel aan de plenaire vergaderingen van de EMEA-werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten (QRD). 12 De vergadering in juni was van bijzonder belang, omdat het Vertaalbureau toen de gelegenheid kreeg de werkgroep te informeren over de status van het glossarium. In heel 28 bleef het Vertaalbureau deelnemen aan een van de meest uitdagende projecten waarbij verschillende partijen bij het EMEA en op nationaal niveau betrokken zijn de vertaling van de volledige productinformatie voor nieuwe geneesmiddelen die worden ontwikkeld door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO s) en van communautaire monografieën voor kruidengeneesmiddelen. Zes KMO-projecten vijf geneesmiddelen en één diergeneesmiddel en vijf kruidengeneesmiddelen van de communautaire lijst werden in 28 behandeld. In 29 zullen de KMO- en kruidengeneesmiddelenprojecten waarmee in 28 in nauwe samenwerking met het EMEA is begonnen, worden geoptimaliseerd en gestroomlijnd. 11 European Public Assessment Report (EPAR). 12 Working Group on Quality Review of Documents (QRD). 18

21 5. Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) Formulieren klanttevredenheid 2.69% Het jaar 28 gaf een grote verandering in de samenwerking van het Vertaalbureau met het Europees Agentschap voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk (EU-OSHA) te zien. EU- OSHA stemde ermee in dat het Vertaalbureau om redenen van kwaliteitsgarantie rechtstreeks contact kan opnemen met zijn nationale focal points. Dit was in mei 28 in Bilbao uitvoerig besproken tijdens de vergadering van de focal points. Het voorstel voor een versterkte kwaliteitsgarantie voor documenten van EU-OSHA bestaat uit vier onderdelen: a) terminologieprojecten, zoals woordenlijsten voor de campagnes van de Europese Week; b) referentiemateriaal van EU-OSHA en de nationale focal points dat bij elke vertaalopdracht wordt gevoegd; c) dialoog tussen het Vertaalbureau en de focal points over taalspecifieke vragen en d) regelmatige feedback op vertalingen; de focal points worden aangemoedigd het formulier klanttevredenheid in te vullen. De focal points waren blij dat zij de gelegenheid kregen eventuele vertaalproblemen rechtstreeks met collega s bij het Vertaalbureau te bespreken. Overeengekomen werd dat de ontwikkelingen en ervaring met de voorgestelde maatregelen na een bepaalde tijd worden geëvalueerd. Het Agentschap kijkt vooruit en informeert het Vertaalbureau vooraf over alle vertaalprojecten van een bepaalde omvang. Dit vereenvoudigt het werk voor het Vertaalbureau. Ook zendt het Agentschap regelmatig formulieren klanttevredenheid in, waarmee het zijn steentje bijdraagt tot het voortdurende streven van het Vertaalbureau naar hoge vertaalkwaliteit. In 28 heeft het Vertaalbureau in het kader van de Europese Week 28/29 van het Agentschap over Risicobeoordeling een honderdtal termen geselecteerd uit de belangrijkste referentiedocumenten. Deze zullen het Agentschap ter validatie worden voorgelegd. 6. Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (BHIM) BHIM-documenten Formulieren klanttevredenheid.8% BHIM (Merken, Tekeningen en Modellen)

22 Het Harmonisatiebureau voor de Interne Markt (Merken, Tekeningen en Modellen)(BHIM) had voorspeld dat het aantal in 28 te vertalen communautaire handelsmerken zou dalen ten opzichte van 27. Zijn prognose bleek juist te zijn. Het aantal vertaalde bladzijden nam echter evenredig toe, zodat eind 28 vrijwel evenveel bladzijden als in 27 bleken te zijn vertaald. Dit legde een onverwachte druk op de begroting van het Vertaalbureau voor het uitbesteden van vertalingen en vergrootte de interne werklast, die het hele jaar door hoog bleef. Het BHIM leverde een bijgewerkte versie van het Editorial Vademecum for Decisions of the Boards of Appeal (vademecum voor de redactie van besluiten van de kamers van beroep), een uiterst gedetailleerd en nuttig instrument dat de interne vertalers ter beschikking werd gesteld en op de freelancewebsite van het Vertaalbureau is geplaatst. De talendienst van het BHIM heeft een glossarium samengesteld van termen en zinnen op het gebied van tekeningen en modellen, welke uit de relevante verordeningen zijn genomen. Het bevat equivalenten in de vijf werktalen van het BHIM (Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans) met soms een passende context. Deze verzameling termen helpt vertalers wanneer zij frequente termen en zinnen op het gebied van industriële eigendom tegenkomen en waarborgt een betere terminologische en fraseologische samenhang van de documenten. Het glossarium zal in IATE worden ingevoerd. bijzondere module communautair handelsmerk van de Masters-rechtenopleiding intellectuele eigendom en de informatiemaatschappij aan de universiteit van Alicante. In juni 28 bezochten twee medewerkers van de afdeling Vertaalondersteuning van het Vertaalbureau het BHIM om de verwerking van vertalingen van handelsmerken en modellen in de toekomst te bespreken. Tijdens de bijeenkomst gaven de vertegenwoordigers van het BHIM een toelichting op verscheidene geplande en lopende projecten. Het ziet ernaar uit dat deze ontwikkelingen van invloed zullen zijn op het vertaalvolume bij het Vertaalbureau. Het BHIM kon geen exacte raming geven van de eventuele omvang van de impact, maar verwacht een daling van 5% door de nieuwe gebruiks-/zoektool voor EuroNice. Het Vertaalbureau gaf een presentatie van de status van zijn Daarbij werd het uiteindelijke doel van verzending van dagelijkse batches bevestigd. Daartoe werkte het Vertaalbureau aan een verdere stroomlijning van zijn interne processen om geleidelijk aan over te kunnen stappen van de huidige procedure van één partij per week, op twee, drie partijen, enz. totdat het elke dag een partij kan ontvangen. In februari 28 heeft een van de Franse vertalers van het Vertaalbureau deelgenomen aan de 2

23 7. Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO) Formulieren klanttevredenheid.31% In het afgelopen jaar was het vertaalvolume voor het Communautair Bureau voor Plantenrassen (CPVO) iets hoger dan in 27. Naast de verschillende juridische documenten over kwekersrechten, zoals besluiten, beroepschriften, technische vragenlijsten, werden allerlei andere teksten in vertaling gegeven, van persberichten tot het jaarverslag en van notulen tot speeches. 8. Europese Politiedienst (Europol) Formulieren klanttevredenheid 3.41% In 28 ging het Vertaalbureau verder met zijn project van verzameling en harmonisering van terminologie voor de Europese Politiedienst (Europol). Het jaar daarvoor werd na analyse van alle bestaande bronnen een glossarium van zo n 5 termen samengesteld. De coördinator voor Europol heeft in 28 de hoofdtermen geselecteerd, die vervolgens door de terminologiecoördinatoren van de verschillende vertaalteams werden doorgenomen. De lijst Engelse termen zal naar Europol worden gezonden voor wijziging en/of goedkeuring. Pas daarna kan de fase van vertaling van start gaan. Uiteindelijk zullen de gevalideerde termen in de interinstitutionele database IATE worden ingevoerd en krijgen vertalers en nationale deskundigen over de hele wereld daartoe toegang. 21

24 9. Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound) Formulieren klanttevredenheid 13.5% Als vervolg op de vergadering van redacteuren en revisoren in Dublin in november 27, waaraan twee vertegenwoordigers van het Vertaalbureau hebben deelgenomen, kwamen in april 28 vier medewerkers van de Europese Stichting tot Verbetering van de Levens- en Arbeidsomstandigheden (Eurofound) naar het Vertaalbureau voor een seminar over Stijl. Op de agenda stonden onder meer de redactieprocedures en output van Eurofound, kwaliteitsborging van vertaalde teksten, feedback van revisoren met concrete voorbeelden uit Duitse en Franse vertalingen en de website van Eurofound als informatiebron. Het seminar bleek nuttig omdat het de vertalers de mogelijkheid bood precies inzicht te krijgen in de wensen van de cliënt wat betreft stijl, soorten document en en doelpubliek. Het vormde ook het startpunt voor een nauwere samenwerking, die resulteerde in de bijwerking van specifieke instructies voor de vertalers. Voorts werd overeengekomen dat getracht zou worden in het verleden opgezette terminologieprojecten nieuw leven in te blazen. O o k w o rd t b e z i e n o f e r s p e c i f i e k e documentmodellen kunnen worden uitgewerkt. In 28 heeft een lid van het Engelse vertaalteam van het Vertaalbureau met redactie-ervaring het door Eurofound georganiseerde seminar voor redacteuren van de verschillende agentschappen bijgewoond. 1. Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) (*) Formulieren klanttevredenheid 1.96% (*) Gewijzigde begroting nr. 1, herziene prognose 7 1. In 28 heeft het Duitse vertaalteam, op initiatief van de revisor voor Duitse vertalingen bij het Europees Centrum voor de Ontwikkeling van de Beroepsopleiding (Cedefop) en lid van de raad van bestuur van het Vertaalbureau, een interne workshop over stijl gehouden. Bestudeerd werd hoe beter aan de wensen van de doelgroepen van het Cedefop kon worden voldaan. Op basis van een analyse van door het Cedefop toegezonden voorbeelddocumenten heeft het team een rapport opgesteld met de conclusies uit de gezamenlijke bestudering van het document en suggesties voor verbetering van de stijl. De resultaten zullen een positieve impact hebben op de kwaliteit van vertalingen voor het Cedefop en, in het algemeen, ook voor andere cliënten. 22

25 11. Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten (FRA) EUMC FRA = 7337 EUMC 5 + FRA 5 = 5 5 (*) EUMC FRA 2 617= EUMC 395+FRA 1 48=1 443 EUMC 65 + FRA 35 = 415 EUMC 65 + FRA 345 = 41 Formulieren klanttevredenheid Percentage ingezonden formulieren.% (*) Gewijzigde begroting nr. 1, herziene prognose 5 5. In het afgelopen jaar heeft het Bureau van de Europese Unie voor de Grondrechten rapporten, administratieve documenten, notulen, persberichten voor plaatsing op het web en conferentiestukken ter vertaling naar het Vertaalbureau gezonden. Omdat 28 uitgeroepen was tot het Europese Jaar van de interculturele dialoog, was het niet verbazingwekkend dat de teksten over zeer verschillende onderwerpen gingen, van vermijding van discriminatie en uitsluiting in het Europese voetbal en de Europese sport in het algemeen tot verslagen over homofobie. Het Bureau is nu volledig operationeel en kan nu gemakkelijker voor de vertalers referentiemateriaal verzamelen en organiseren. 12. Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) Formulieren klanttevredenheid.% Omdat het Europees Bureau voor Wederopbouw (EAR) eind 28 zijn werkzaamheden zal beëindigen, waren de vertaalwerkzaamheden beperkt tot het antwoord van het Bureau op de opmerkingen van de Europese Rekenkamer. 13. Europese Autoriteit voor Voedselveiligheid (EFSA) (*) Formulieren klanttevredenheid 1.52% (*) Gewijzigde begroting nr. 2, herziene prognose Evenals in voorgaande jaren bestonden de meeste vertalingen voor deze cliënt ook in 28 uit samenvattingen van wetenschappelijke adviezen. 23

26 Een hoogtepunt in 28 vormde de werkvergadering in Parma, waar een vertegenwoordiger van de terminologiedienst van het Vertaalbureau de terminologen en correctoren van EFSA training gaf in IATE, opdat zij terminologie op het gebied van voedselveiligheid rechtstreeks in de IATE-database kunnen invoeren, beheren en valideren. Dit initiatief werd ten zeerste door de deelnemers van EFSA gewaardeerd. Sinds deze training heeft het Agentschap actief termen op het gebied van voedselveiligheid in IATE ingevoerd. Bovendien vormde dit bezoek een uitstekende gelegenheid om bepaalde algemene thema s te bespreken, bv. het belang van feedback van EFSA over vertalingen van het Vertaalbureau. Overeengekomen werd dat EFSA voortaan gereviseerde vertalingen met wijzigingen bijhouden (track changes) naar het Vertaalbureau zal sturen wanneer haar dat van belang toeschijnt. Ook werden nieuwe manieren van samenwerking bij specifieke terminologieverzoeken ter sprake gebracht (EFSA heeft daartoe een nieuw postvak voor terminologie gecreëerd). Validatie van de door het Vertaalbureau s a m e n g e s t e l d e l i j s t s l e u t e l t e r m e n u i t wetenschappelijke adviezen van EFSA is nog gaande. EFSA zelf heeft een lijst van 5 kerntermen op het gebied van voedselveiligheid in haar vier werktalen (Engels, Frans, Duits en Italiaans) samengesteld. In de komende jaren is de invoering van een EFSA-terminologiespeurder gepland die proactief nieuwe termen identificeert en EFSA-documenten analyseert teneinde het glossarium bij te werken c.q. uit te breiden. 14. Eurojust Formulieren klanttevredenheid.% In 28 heeft het Vertaalbureau twee documenten vertaald voor de eenheid Justitiële Samenwerking van de Europese Unie (Eurojust). 15. Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) Formulieren klanttevredenheid.63% Het aantal vertaalopdrachten van het Europees Agentschap voor Maritieme Veiligheid (EMSA) is in 28 fors gestegen. Veiligheid op zee is een zeer gespecialiseerd terrein en terminologie van het zeevaartrecht is dat zeer zeker ook. Het werk dat tot op heden is verricht vormt een goed startpunt voor de samenstelling van een 24

27 glossarium van sleuteltermen op het gebied van maritieme veiligheid. In november 28 heeft het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten tijdens een werkbijeenkomst in Lissabon onderwerpen besproken die van essentieel belang zijn voor een doelmatige samenwerking, zoals inachtneming van documentmodellen en terminologische consistentie bij het Vertaalbureau en belang van planning en toezending van regelmatige feedback door het Agentschap. De discussie werd eind 28 in Luxemburg voortgezet door de hoofden Administratie van beide organisaties, waar begrotingszaken en de mogelijkheid van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling op het gebied van veiligheid van de zeevaart aan de orde zijn gekomen. 16. Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA) Formulieren klanttevredenheid.% In het afgelopen jaar werd de in 27 bereikte hechte werkrelatie met het Europees Agentschap voor de Veiligheid van de Luchtvaart (EASA) geconsolideerd. De eerste vruchten betroffen een terminologieproject dat in 27 al ter sprake was gekomen. In 28 woonde de coördinator voor het EASA van het Vertaalbureau een cursus van de gezamenlijke luchtvaartautoriteiten bij over het recht en het beleid in de internationale luchtvaart. De kennis die hij daar heeft opgedaan wordt doorgespeeld naar zijn collega-vertalers. Op uitnodiging van het EASA nam het hoofd van de dienst Coördinatie Cliënten deel aan de vergadering van de adviesgroep van nationale autoriteiten (AGNA) van het Agentschap in maart 28 in Keulen. Doel van dit bezoek was een algemene presentatie van het Vertaalbureau aan zowel het personeel van EASA als aan de nationale luchtvaartautoriteiten en het op gang brengen van een discussie over de toekomstige samenwerking tussen de drie partijen met het oog op een hoge kwaliteit van de vertaling van documenten van het Agentschap. Het belangrijkste resultaat was de totstandkoming van een werkgroep Vertalingen, bestaande uit vertegenwoordigers van de EASA, het Vertaalbureau en drie nationale autoriteiten. De werkgroep heeft in het vierde kwartaal van het jaar driemaal vergaderd. Het Vertaalbureau heeft daar zijn voorstel voor grotere kwaliteitsborging toegelicht, gebaseerd op een nauwere samenwerking met de EASA en de nationale luchtvaartautoriteiten (NAA s) die geconcentreerd zou moeten zijn op 1) terminologieprojecten; 2) referentiemateriaal; 3) taalspecifieke interactie met de NAA s en 4) feedback op vertalingen. 25