Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

Transcriptie

1 NL VERSLAG WERKZAAMHEDEN 27 Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie

2 Deze publicatie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie is beschikbaar op zijn website: Meer informatie over de Europese Unie is te verkrijgen via de Europa server ( Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, 28, alle rechten voorbehouden. ISBN ISSN

3 VERSLAG WERKZAAMHEDEN 27

4

5 INHOUD VOORWOORD DOOR DE VOORZITTER VAN DE RAAD VAN BESTUUR DEEL I. RAAD VAN BESTUUR DEEL II. INLEIDING DOOR DE DIRECTEUR VAN HET VERTAALBUREAU HOOFDSTUK. DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht B. Wat het Vertaalbureau in 27 voor zijn cliënten heeft gedaan HOOFDSTUK 2. DE TWEEDE TAAKOPDRACHT VAN HET VERTAALBUREAU: INTERINSTITUTIONELE SAMENWERKING HOOFDSTUK 3. INTERN BEHEER VAN HET VERTAALBUREAU 3

6 voorwoord het aantal officiële talen, met de invoering per januari 27 van drie nieuwe talen, het Roemeens, het Bulgaars en het Iers, op 23 kwam. Beste lezer(es), Bij de opstelling van dit verslag van de werkzaamheden van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie over 27 is de nieuwe, in 26 vastgestelde aanpak gevolgd, waarmee gestreefd wordt naar betere leesbaarheid en een sterkere gerichtheid op zijn cliënten. Het verslag geeft niet alleen een overzicht van de belangrijkste werkzaamheden van het Vertaalbureau, maar accentueert ook hoe het Vertaalbureau ingespeeld heeft op de behoeften van iedere cliënt door hun specifieke profiel te presenteren. Duidelijk wordt dan ook hoe divers de werkzaamheden zijn om te voldoen aan de wensen van iedere cliënt van het Vertaalbureau en hoe verschillend de wijzen van aanpak bij de behandeling van de uiteenlopende formaten en producten die worden aangeboden. Het jaar 27 kan worden bestempeld als een jaar van consolidatie. Het was het eerste volle jaar onder leiding van de nieuwe, door de raad van bestuur in 26 benoemde directeur, waarin nieuwe structuren werden ingevoerd en een nieuwe strategie voor het Vertaalbureau voor de periode werd uitgewerkt. Het was ook het jaar waarin de big bang, de uitbreiding van de Europese Unie, werd voltooid, als gevolg waarvan In 27 groeide het Vertaalbureau gestaag, zowel in termen van personeelsuitbreiding en vertaalwerk als van inkomsten, die hoger uitvielen dan de ramingen. Deze ontwikkeling is niet alleen het gevolg van de komst van nieuwe talen en nieuwe cliënten; het cliëntenbestand bleef namelijk groeien en omvat nu 37 agentschappen. Het Vertaalbureau zag de vraag naar vertaling ook continu toenemen en verbreedde zijn productaanbod, ook al blijft er aan de vraagzijde een gebrek aan evenwicht bestaan, daar deze wordt gedomineerd door één grote cliënt. De directeur en de raad van bestuur moeten dit probleem nader bestuderen, zodra de hangende kwestie van de betaling van de werkgeversbijdrage aan het pensioenfonds is opgelost. Het Vertaalbureau kreeg kwijting van de begrotingsautoriteit voor zijn financiële verrichtingen van het voorafgaande jaar en de prestaties van het Vertaalbureau kregen bij een audit een uitermate positieve beoordeling. De bij deze controle gedane aanbevelingen worden actief ter harte genomen, een zaak die ook door de raad van bestuur nauwlettend wordt gevolgd. De raad van bestuur bleef de directeur in 27 steunen bij haar inspanningen om een duurzame oplossing te vinden voor het slepende probleem van de huisvesting van het Vertaalbureau, dat acuut werd na de komst van nieuwe medewerkers als gevolg van de uitbreiding van de EU en de uitbouw van de werkzaamheden van het Vertaalbureau. Er werd belangrijke vooruitgang geboekt voor de middellange termijn dat wil 4

7 zeggen tot 24. De langetermijnoplossing wordt momenteel bestudeerd. De samenwerking met de Luxemburgse autoriteiten in dezen verloopt goed en de raad van bestuur zal zich in 28 hierover buigen. De leiding van het Vertaalbureau en zijn medewerkers moeten hier worden geprezen wegens hun aanhoudende inzet voor de kwaliteit van het product, hun gedifferentieerde benadering van de cliënt en hun inspanningen om de tevredenheid van de cliënt centraal te stellen bij hun werkzaamheden. Ik stel ook de goede samenwerking van de directeur met haar personeel en de raad van bestuur op prijs alsook de collegiale sfeer die er tijdens de bijeenkomsten van de raad van bestuur heerst. Ik hoop dat de hele raad van bestuur van het Vertaalbureau zich zal blijven verplichten aan meertaligheid en aan het welslagen van de verdere werkzaamheden van het Vertaalbureau. Karl-Johan Lönnroth Karl-Johan Lönnroth Voorzitter van de raad van bestuur 5

8 DEEL I R A A D VA N B E S T U U R In 27 bestond de raad van bestuur van het Vertaalbureau uit 6 leden () : 32 vertegenwoordigers van de communautaire instellingen, agentschappen, bureaus en andere organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, 27 vertegenwoordigers van de lidstaten en 2 vertegenwoordigers van de Europese Commissie. Sinds 24 wordt de raad van bestuur voorgezeten door de heer Lönnroth, directeur-generaal van het directoraat-generaal Vertaling van de Europese Commissie. De raad van bestuur houdt toezicht op alle werkzaamheden van het Vertaalbureau en neemt de besluiten die nodig zijn voor een goed functioneren van het Vertaalbureau. De raad van bestuur is in het bijzonder verantwoordelijk voor de begroting en de strategische planning. Ook benoemt de raad van bestuur de directeur van het Vertaalbureau. In 27 zijn er drie vergaderingen van de raad van bestuur belegd en zijn er twee schriftelijke procedures uitgevoerd. De resultaten kunnen als volgt worden samengevat: Besluit ter bekrachtiging van de benoeming van mevrouw Dagilienė tot directeur. Positief advies over de definitieve rekeningen van de directeur van het Vertaalbureau betreffende het begrotingsjaar 26 (2). Vaststelling van het Verslag Werkzaamheden 26. Vaststelling van de begroting 27 en twee gewijzigde begrotingen (3). Vaststelling van het werkprogramma 28. Vaststelling van de begroting 28 (4) en het personeelsbeleidsplan. (2) Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (Luxemburg) Bekendmaking van de definitieve rekeningen betreffende het begrotingsjaar 26 (27/C 26/4) PB C 26 van 3..27, blz. 42. (3) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 27 (27/29/EG) PB L 26 van , blz.. Gewijzigde begroting nr. (27/3/EG) PB L 27 van , blz Gewijzigde begroting nr. 2 (28/3/EG) PB L 2 van 4..28, blz. 5. () Een lijst van de leden van de raad van bestuur is te vinden in bijlage bij dit verslag. (4) Staat van ontvangsten en uitgaven van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het begrotingsjaar 28 (28/244/EG) PB L 9 van , blz

9 De raad van bestuur heeft tijdens zijn vergaderingen opnieuw veel belang gehecht aan het probleem van het vinden van permanente huisvesting voor het Vertaalbureau. De raad van bestuur verwelkomt de inspanningen die zowel de Luxemburgse autoriteiten als het Vertaalbureau in 27 hebben geleverd om op korte termijn (in de nabije toekomst en tot 23-24) een oplossing te vinden voor de behoefte van het Vertaalbureau aan extra kantoorruimte. Wat betreft de korte termijn hebben de besprekingen bevestigd dat het Vertaalbureau gevestigd zal blijven in het Nouvel Hémicycle-gebouw en daarnaast vanaf eind 28 ongeveer zestig kantoren zal huren bij het Urbanisatie- en Ontwikkelingsfonds van het Kirchberg-plateau. De onderhandelingen hebben er ook toe geleid dat de Luxemburgse autoriteiten hun voorstel van augustus 26 hebben bekrachtigd om het Vertaalbureau in een van de torens op de Kirchberg te laten aankopen als permanente vestiging. In oktober 27 hebben de Luxemburgse autoriteiten het Vertaalbureau een gedetailleerd voorstel gedaan voor de langetermijnoplossing (vanaf 23). Dit voorstel bestaat uit twee opties: het huren van alle voor het werk van het Vertaalbureau benodigde ruimte in toren A of toren B aan de Place de l Europe (5), of het in zijn geheel aankopen van toren A. De raad van bestuur heeft besloten dat het voorstel in aanmerking moet worden genomen en heeft het Vertaalbureau gevraagd een analyse uit te voeren van de financiële, technische en juridische aspecten van het project met behulp van een onafhankelijke deskundige. (5) 7

10 DEEL II I N L E I D I N G D O O R D E D I R E C T E U R VAN HET VERTAALBUREAU Het jaar 27 was het meest productieve jaar van het Vertaalbureau: het aantal vertaalde bladzijden bedroeg meer dan 73 een sinds zijn oprichting ongekend groot volume. Bovendien werd in alle 23 officiële EU-talen vertaald, ook in het Roemeens en het Bulgaars sinds de laatste uitbreiding in 27, en in het Iers. Het Vertaalbureau heeft met succes op deze uitdagingen gereageerd. Er werd nieuw personeel aangeworven zowel voor de kernactiviteit als voor technische en administratieve ondersteuning en de nieuwe medewerkers kregen een goede training. Er werd systematisch efficiënte technische ondersteuning geboden met behulp van geavanceerde technologie, het uitbesteden van werk werd met succes beheerd en de kwaliteitscontrole was adequaat. De uitstekende reputatie wat het respecteren van de leveringstermijnen betreft werd op het traditioneel hoge niveau gehandhaafd. Uit dit alles blijkt overduidelijk dat het Vertaalbureau een stevige positie onder de toonaangevende vertaalbureaus inneemt. In 27 voegde het Vertaalbureau de daad bij het woord dat het zich nog sterker op de wensen van zijn klanten zou gaan richten door een klantendienst in te stellen. Het bleef ook trouw aan zijn drie hoekstenen kwaliteit, prijs en leveringstermijnen. Het Vertaalbureau heeft zijn interne middelen gereorganiseerd en is begonnen maatregelen te treffen voor het verbeteren van de kwaliteit van vertalingen, waarop het zich in 28 en daarna vooral zal concentreren. Ook werden enkele maatregelen op het gebied van prijsbeleid geïntroduceerd. Met instemming van de raad van bestuur in maart 27 werd het overschot van 9,3 miljoen EUR teruggestort op de rekening van zijn klanten. Voorts werd een eerste analyse van de tarievenstructuur verricht en dit heeft geleid tot de invoering van een nieuw product woordenlijsten dat de raad van bestuur in november heeft goedgekeurd. Het Vertaalbureau blijft zijn inspanningen op dit terrein voortzetten. Na al dit positieve nieuws vind ik het niet meer dan eerlijk erop te wijzen dat het personeel van het Vertaalbureau onder niet altijd comfortabele omstandigheden heeft moeten werken. Enerzijds ging de eerste fase van de interne reorganisatie van start, die de dienstverlening moet optimaliseren. Wie zou er kunnen beweren dat veranderingsbeheer een gemakkelijke taak is, ongeacht hoe goed de veranderingen worden gepland en doorgevoerd? Anderzijds zorgde het institutionele rechtskader ook voor problemen: een gecompliceerde reeks rechtshandelingen moest worden geredigeerd, goedgekeurd en geïmplementeerd. Ten slotte maakte het feit dat het personeel in overvolle kantoren in twee gebouwen (in ver van elkaar liggende stadswijken) moest werken, het er ook niet gemakkelijker op. Daarom wil ik mijn medewerkers hartelijk danken voor hun inzet en professionele houding. Maar als mij, zelfs in het licht van bovengenoemde punten, zou worden gevraagd om het jaar 27 in één woord samen te vatten, dan zou het sleutelwoord voor mij strategie zijn. Dit jaar was immers het laatste jaar van de huidige vijfjarenstrategie van het Vertaalbureau (23-27). Het Vertaalbureau kwam tot de slotsom dat alle doelstellingen die niet door externe factoren werden beïnvloed, zijn bereikt en het is begonnen met het ontwikkelen van de nieuwe strategie. 8

11 De nieuwe Strategie biedt een antwoord op de huidige vragen van klanten en van derden, alsmede inzicht in de mogelijke uitdagingen waarmee het Vertaalbureau in de komende vijf jaar te maken kan krijgen. De Strategie richt zich op de volgende prioriteiten: in de eerste plaats de diensten van het Vertaalbureau meer promoten en de tevredenheid van zijn klanten vergroten; in de tweede plaats de innovatiekracht van het Vertaalbureau versterken en in de derde plaats meer capaciteit vormen op basis van nieuwe kennis en vaardigheden. van de Commissie aan het Vertaalbureau sinds diens oprichting en het werd bijzonder door het personeel op prijs gesteld. De heer Orbans bezoek stelde ons in staat na te denken over de bijzonder belangrijke taakopdracht van ons allen. Zoals de commissaris het terecht stelde: talen vormen het hart van de eenheid in verscheidenheid van de Europese Unie. Eenheid in verscheidenheid dat is wat ons sterk maakt. Je zou kunnen zeggen dat de nieuwe Strategie zonder fundamentele veranderingen het spoor volgt van de voorgaande. Persoonlijk vind ik dit een positief teken. Het toont immers aan dat het management in de grond van mening is dat het Vertaalbureau op de juiste weg is en dat er geen wezenlijk andere aanpak noodzakelijk is. Anderzijds komt de focus op sterkere promotie van het Vertaalbureau en zijn ambitie om beter zichtbaar te worden in de vertaalwereld duidelijk tot uitdrukking. Vandaar de nieuwe dimensie van promotie en marketing, een grotere zichtbaarheid op het internationale toneel en nauwere contacten met universiteiten in de lidstaten. Hieruit blijkt duidelijk dat het Vertaalbureau zich klaar voelt om een nog grotere rol te spelen bij de tenuitvoerlegging van het Europese beleid van meertaligheid. Gailė Dagilienė Gailė Dagilienė En in dit verband doet het mij veel plezier te kunnen eindigen met ons evenement van het jaar. In juni 27 werd het Vertaalbureau vereerd met het bezoek van Leonard Orban, Europees commissaris voor meertaligheid. Het was het eerste bezoek van zo n hoge vertegenwoordiger 9

12 HOOFDSTUK DE KERNACTIVITEIT VAN HET VERTAALBUREAU A. Algemeen overzicht. Overzicht van 27 Het Vertaalbureau heeft zijn werkvolume in 27 gestaag zien groeien. Vergeleken met 26 is het aantal vertaalde bladzijden met 34,% gestegen naar een totaal van (6) (met inbegrip van bladzijden in verband met het functioneren van het Vertaalbureau zelf). Een vergelijking van de behaalde resultaten over 27 met de prognose voor 27 laat zien dat het aantal vertaalde bladzijden 7,2% hoger ligt dan de prognose (van bladzijden, een toename met 2,54% ten opzichte van de oorspronkelijke prognose van 567 bladzijden). Ongeveer Documenten Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen Documenten Resultaten Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen ,48% van de vertalingen van documenten had een normale deadline, in 28,7% van de gevallen betrof het geplande vertalingen en in 8,35% spoedvertalingen. Een toename met 35,84% voor Gemeenschapsmerken, tekeningen en modellen laat zien dat het vertalen van de lijsten van waren en diensten voor Gemeenschapsmerken, Gemeenschapstekeningen en -modellen en merken overeenkomstig het Protocol van Madrid een kernactiviteit blijft, zoals ook blijkt uit de onderstaande vergelijking tussen 26 en 27, onderverdeeld in kwartalen. (6) Met inbegrip van bladzijden voor het dagelijks functioneren van het Vertaalbureau. (7) Een terminologielijst wordt gedefinieerd als een lijst van afzonderlijke woorden of van uit meerdere woorden bestaande uitdrukkingen in een specifieke brontaal. Het Vertaalbureau zorgt voor equivalente termen en uitdrukkingen in de gevraagde doelta(a)l(en). Anders dan bij terminologiewerk bevatten deze lijsten geen aanvullende informatie als referentietekst, definities, context, enz.

13 In 27 heeft het Vertaalbureau een nieuw product ( terminologielijsten (7) ) toegevoegd aan de diensten die het aanbiedt: vertaling, revisie en wijziging van documenten, redactie, proeflezen van bronteksten en vertalingen, standaardisering (8), en werkzaamheden op het gebied van terminologie. 2. Verscheidenheid aan cliënten Gezien het sterk uitdijende complexe juridische, technische of wetenschappelijke karakter van het mandaat van de Europese Unie (EU) en ingegeven door de wens om tot een grotere geografische decentralisatie en netwerkbestuur op diverse niveaus te komen, heeft de EU een gedeelte van de tenuitvoerlegging van haar beleidstaken gedelegeerd aan een aantal gespecialiseerde en gedecentraliseerde organen (9). Het is de missie van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie om op rationele wijze te beantwoorden aan de behoeften aan vertalingen van de meeste van deze organen. In de verordening tot oprichting van het Vertaalbureau () wordt ook voorzien in vrijwillige samenwerking tussen EU-instellingen en -organen met een eigen vertaaldienst en het Vertaalbureau, zodat het Vertaalbureau eventuele overschotten aan werk kan overnemen. Voor de EU-organen die een samenwerkingsovereenkomst met het Vertaalbureau hebben gesloten, vormt het Vertaalbureau één enkel betrouwbaar loket voor hun meertalige vertaalbehoeften. In 27 zijn nieuwe overeenkomsten getekend met het Uitvoerend Agentschap voor het Volksgezondheidsprogramma, de Toezichtautoriteit voor het Europees GNSS, het Europees Agentschap voor Chemische Stoffen, het Europees Defensieagentschap, het Europees Bureau voor de Grondrechten en het Satellietcentrum van de Europese Unie. Het cliëntenbestand van het Vertaalbureau is daarmee gegroeid naar een totaal van 37, wat betekent dat het Vertaalbureau nu op een nog breder scala aan zeer gespecialiseerde gebieden werkzaam is. (8) De grootste besparingen bij het opstellen van meertalige documenten worden gerealiseerd door de toepassing van gecontroleerd schrijven ( controlled authoring ), zodat een tekst kan worden geschreven voor hergebruik en tegelijkertijd voor een doelmatige vertaling. Door toepassing van eenvoudige schrijftechnieken als modularisatie, standaardisering, vereenvoudiging en het terugdringen van herhalingen creëert de cliënt een standaardtekst (template) die slechts éénmaal hoeft te worden vertaald. Bij alle volgende documenten hoeven alleen de nieuwe tekstgedeelten te worden vertaald. Deze kunnen worden gefactureerd op basis van het aantal vertaalde bladzijden. Terugkerende tekstgedeelten moeten altijd op dezelfde manier worden vertaald. Om inconsistenties tussen de documenten te voorkomen, beveelt het Vertaalbureau aan om documentspecifieke templates in alle talen te creëren. Hierdoor zullen documenten altijd op dezelfde wijze worden opgemaakt en veranderen standaardteksten niet bij elke nieuwe vertaling. Deze templates moeten beschikbaar worden gesteld aan alle partijen die bij het publicatieproces zijn betrokken (schrijvers, redacteuren, vertalers en revisors). (9) () Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad van 28 november 994 tot oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (PB L 34 van , blz. ), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 645/23 van 8 juni 23 (PB L 245 van , blz.3).

14 3. Doelmatig beheer en vertaalaanvragen Een van de grootste uitdagingen voor vertaaldiensten is tegenwoordig het integreren van de verschillende partijen en instrumenten in het vertaalproces. Door gebruik te maken van geavanceerde elektronische communicatietechnologieën heeft het Vertaalbureau werkstroomsystemen ontwikkeld waarmee alle fasen van dit proces en alle risico s kunnen worden gestuurd en gemonitord (waaronder het aannemen van vertaalwerk, automatische voorvertaling en het verstrekken van referentiemateriaal, het maken van vertalingen, kwaliteitscontrole en de overdracht van het eindproduct aan de cliënt). De website voor het beheer van vertaalaanvragen is in 27 uitgebreid en omvat nu ook een pagina waarop cliënten een prognose van hun vertaalbehoeften voor het hele jaar kunnen doorgeven. Dit doorgeven van informatie over geplande vertalingen stelt niet alleen het Vertaalbureau in staat om de aanvragen op een soepele manier te verwerken, maar leidt ook tot lagere kosten voor onze cliënten. Het Vertaalbureau biedt zijn cliënten de keuze tussen drie verschillende soorten deadlines (normaal, gepland en dringend) met drie verschillende tariefschema s waarbij dringend 25% duurder is dan normaal en gepland 25% goedkoper. Deze maatregel is bedoeld om cliënten aan te zetten hun vertaalwerk ruim van tevoren te plannen en spoedaanvragen tot een minimum te beperken. 4. Vakkundige en flexibele vertalingen In 27 beschikte het Vertaalbureau over volledig bemande interne taalteams voor alle officiële talen van de EU. Vanwege de gevarieerde en soms zeer technische aard van de vertaalaanvragen van cliënten maakt het Vertaalbureau behalve van de interne vertalers ook gebruik van externe vertalers die over de door de cliënten gevraagde deskundigheid beschikken. Als het Vertaalbureau een bepaalde talencombinatie niet in huis heeft of als een document uitermate technisch is, doet het Vertaalbureau een beroep op een netwerk van onafhankelijke contractanten dat is samengesteld op basis van de EU-regels voor openbare aanbestedingen. Hierdoor kan het Vertaalbureau zich snel aanpassen aan de veranderende en groeiende vraag van cliënten, en deze flexibiliteit is een van de sterke aspecten van het functioneren van het Vertaalbureau. In 27 heeft het Vertaalbureau, vanwege de hierboven genoemde stijging van de werklast, nog meer gebruikgemaakt van externe vertalers dan in voorgaande jaren. In totaal zijn er bladzijden uitbesteed aan 333 externe contractanten op grond van 74 kadercontracten, die zijn gesloten na het uitschrijven van aanbestedingen en op basis van onderhandelingsprocedures. Het Vertaalbureau hecht groot belang aan openbare aanbestedingen een team van ervaren juristen houdt toezicht op het proces. Om de kwaliteit van de externe vertalingen te garanderen, doet het Vertaalbureau zijn uiterste best om externe vertalers te ondersteunen met IT-tools, woordenlijsten en referentiemateriaal. In een in 27 uitgevoerde enquête verklaarde 87% van de externe contractanten dat ze tevreden waren met hun betrekkingen met het Vertaalbureau. Er is echter ruimte voor verbetering op het gebied van de feedback van de vertalers van het Vertaalbureau. Waardering is er onder andere voor de diversiteit en de inhoud van de 2

15 teksten (2%), de uitstekende voorbereiding van vertaalprojecten (2%) en de hoge revisienormen (8%), terwijl 7% minder gelukkig was met de krappe deadlines en de grote bureaucratie. In 27 heeft het Vertaalbureau, net als in de voorgaande jaren, zijn activiteiten ten behoeve van verbetering van de kwaliteit voortgezet. De vertalers van het Vertaalbureau hebben externe vertalingen geëvalueerd. In 99,58% van de gevallen was de vertaling van aanvaardbare of uitmuntende kwaliteit. In slechts,42% van de gevallen werd de vertaling als onaanvaardbaar beoordeeld. 5. Tevredenheid van de cliënten Het verbeteren van de kwaliteit van zijn diensten en producten is de belangrijkste prioriteit van het Vertaalbureau, en de feedback van de cliënten vomt een van de belangrijkste instrumenten om dit te bereiken. In 27 zijn 626 klanttevredenheids met betrekking tot aan cliënten geleverde vertalingen naar het Vertaalbureau teruggestuurd, tegen 27 in 26. Ondanks de aanzienlijke toename, met 288,48%, blijft het percentage ingezonden klanttevredenheids laag, namelijk 2,23%. De verhouding tussen het percentage tevreden reacties (,52% van het totaal) en het percentage ontevreden reacties (,7% van het totaal) is in 27 ook min of meer gelijk gebleven en bedraagt ongeveer 2:. In 27 is het Vertaalbureau doorgegaan met het aanleggen van glossaria van specifieke en voor de cliënt essentiële terminologie, zowel op eigen initiatief als in samenwerking met cliënten. Er zijn vier grote projecten afgerond in 27. Het aantal brontermen dat in deze projecten is opgenomen varieert van 38 tot 3. Met één uitzondering omvatten ze alle 23 officiële talen van de EU. Op deze manier zijn in 27 meer dan termen verzameld en vertaald. Afgeronde glossaria worden ter beoordeling aan de cliënten toegezonden. Door hun feedback en samenwerking kan het Vertaalbureau zijn vertaalwerkzaamheden op een betrouwbare en door beide partijen goedgekeurde terminologische basis uitvoeren. Aangezien de kwaliteit van de vertalingen onder andere afhangt van de manier waarop het originele document is geschreven en opgesteld, evenals van de beschikbaarheid van goedgekeurde terminologie die specifiek is voor het onderwerp en van relevant referentiemateriaal, streeft het Vertaalbureau ernaar om zo nauw mogelijk samen te werken met zijn cliënten teneinde de essentiële terminologie en de referentiedocumenten vast te stellen die nodig zijn voor het leveren van kwalitatief hoogwaardige vertalingen. Terminologie is de grootste oorzaak van ontevredenheid. Het Vertaalbureau gebruikt zoveel mogelijk de terminologie die door de cliënt wordt aanbevolen en moedigt cliënten aan om al bestaande woordenlijsten beschikbaar te stellen. 3

16 B. Wat het Vertaalbureau in 27 voor zijn cliënten heeft gedaan Alle cliënten die in 27 om vertalingen hebben gevraagd, worden hierna opgesomd volgens hun cliëntcode, die correspondeert met hun plaats in de begroting van het Vertaalbureau ().. Europees Milieuagentschap (EMA) % De efficiënte en constructieve samenwerking tussen het Europees Milieuagentschap (EMA) en het Vertaalbureau is opnieuw bevestigd door de snelheid waarmee het Agentschap heeft geantwoord op vragen over de interpretatie van de originele teksten en verzoeken om specifieke referentiedocumenten, evenals door de feedback over door het Vertaalbureau geleverde vertalingen. Door het toegenomen aantal klanttevredenheids en gereviseerde vertalingen in de vorm van aan het Vertaalbureau geretourneerde documenten waarop de aangebrachte wijzigingen zijn bijgehouden, heeft het Vertaalbureau beter inzicht gekregen in de stilistische en terminologische voorkeuren van het Agentschap. Het Agentschap doet regelmatig aanvragen voor vertalingen in niet-eu-talen (Arabisch, Kroatisch, IJslands, Macedonisch, Noors, Russisch en Turks). Het Vertaalbureau maakt met genoegen melding van de lange en zeer efficiënte en constructieve relatie tussen de contactpersoon van het EMA en de klantcoördinator van het Vertaalbureau. 2. Europese Stichting voor Opleiding (ETF) ,4% Net als in de voorgaande jaren was het merendeel van de aanvragen van de Europese Stichting voor Opleiding (ETF) dringend van aard. De samenwerking tussen de klantcoördinator van het Vertaalbureau en de Europese Stichting voor Opleiding verliep soepel. De meeste vragen van interne en externe vertalers hadden betrekking op acroniemen, terminologie en inconsistenties in de originele teksten. 7% van deze vragen is beantwoord via de contactpersoon; de antwoorden werden altijd direct ontvangen. Het merendeel van de vragen van interne en externe vertalers was het gevolg van het systematische gebruik van acroniemen. Dit wijst op de noodzaak dat de auteurs van de originele documenten stelselmatig alle afkortingen en acroniemen in hun documenten definiëren, zodat () Zie voetnoot 3 4

17 zinnen zo veel mogelijk voor zichzelf spreken. Een glossarium van de acroniemen die door de ETF het meest worden gebruikt zou voor de vertalers nuttig kunnen zijn. Het Vertaalbureau heeft plannen om de samenwerking met de ETF in de nabije toekomst te verdiepen om de meeste van deze problemen op te lossen. 3. Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCDDA) ,86% Vergeleken met de afgelopen jaren heeft het Europees Waarnemingscentrum voor Drugs en Drugsverslaving (EMCDDA) in 27 aanzienlijk minder dringende vertaalaanvragen gedaan. Het Vertaalbureau juicht de toegenomen planning van de vertaling van documenten toe en waardeert de inspanningen van het EMCDDA om meer klanttevredenheids terug te sturen (een toename met meer dan 3%). Bij 2% van de ter vertaling ontvangen documenten waren er vragen die niet intern konden worden beantwoord en daarom werden doorgestuurd aan de desbetreffende contactpersonen van het EMCDDA, die snel de achtergrondinformatie verstrekten die nodig was om de context te verduidelijken. Een bezoek van het hoofd van de eenheid Communicatie van het EMCDDA aan het Vertaalbureau in juli 27 bood een gelegenheid om alle aspecten van de samenwerking de revue te laten passeren. De communicatie zelf (vertaalaanvragen, feedback, klanttevredenheids, enzovoorts) werd in grote lijnen als bevredigend beoordeeld. Met betrekking tot de terminologie heeft het EMCDDA aangekondigd dat het overweegt een grootschalig, meertalig glossarium aan te leggen, te vertalen door het Vertaalbureau. De nationale focal points zouden de vertalingen vervolgens kunnen goedkeuren. Ook zal gestreefd worden naar opname in de interinstitutionele terminologiedatabank IATE (zie hoofdstuk 2). Als proef heeft het Vertaalbureau vorig jaar een glossarium van 55 termen vertaald, die inmiddels gedeeltelijk zijn goedgekeurd. 4. Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) * ,27% (*) Gewijzigde begroting nr. 2 herziene prognose

18 Continuïteit en innovatie zijn de trefwoorden voor de werkzaamheden die het Vertaalbureau in 27 voor het Europees Geneesmiddelenbureau (EMEA) heeft verricht. In de eerste plaats is het Vertaalbureau doorgegaan met het vertalen van samenvattingen van Europese openbare beoordelingsrapporten (EPAR s) (2) voor het publiek, op basis van de template die is goedgekeurd door het EMEA na beoordeling door de nationale bevoegde instanties. Dit type document was goed voor ongeveer 75% van het totale aantal documenten dat in 27 voor het EMEA is verwerkt. In het algemeen is het werkvolume met een derde gestegen, en opgemerkt moet worden dat het EMEA zijn vertalingen zeer zorgvuldig plant. In de tweede plaats is het Vertaalbureau, na voorbereidende vergaderingen over de procedurele aspecten in 26, een nieuwe vorm van samenwerking met het EMEA aangegaan. Het Vertaalbureau wordt betrokken bij de vertaling van productinformatie over nieuwe geneesmiddelen die zijn ontwikkeld door kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) en bij de vertaling van de communautaire lijst van kruidengeneesmiddelen. Volgens de overeengekomen procedure worden de door het Vertaalbureau geleverde vertalingen gereviseerd door de nationale bevoegde instanties. De gereviseerde versies worden vervolgens weer teruggestuurd aan het Vertaalbureau, samen met een evaluatie van de kwaliteit van de vertalingen. In 27 heeft het Vertaalbureau zorggedragen voor de vertaling met betrekking tot twee KMO-producten één geneesmiddel voor menselijk gebruik en één generiek geneesmiddel voor diergeneeskundig gebruik en voor twee vertalingen in verband met (2) EPAR: European Public Assessment Report (Europees Openbaar Beoordelingsrapport) kruidengeneesmiddelen die in de communautaire lijst zijn opgenomen. De ervaringen met de eerste KMO-producten zijn besproken tijdens de in juni 27 in Londen gehouden plenaire vergadering van een werkgroep (3), waarin vertegenwoordigers van het EMEA, de nationale bevoegde instanties van de lidstaten, de Europese Commissie, Noorwegen en IJsland (als toehoorders) en het Vertaalbureau zitting hebben. Tijdens een afzonderlijke vergadering van het Vertaalbureau en het EMEA in oktober is verder gesproken over de verbetering van de procedures en is de basis gelegd voor nieuwe projecten op beide gebieden, te weten KMO-producten en kruidengeneesmiddelen, die gepland staan voor 28. Het glossarium van de belangrijkste termen, dat in 26 is opgesteld in negentien officiële talen van de EU en dat 222 termen bevat uit Europese wetgeving, adviezen, EPAR s, QRDtemplates, jaarverslagen, werkprogramma s en andere relevante documenten, is door het EMEA geactualiseerd (het bevat nu 26 Engelse brontermen) en is door het Vertaalbureau in alle officiële talen van de EU vertaald. Het doel van dit glossarium is het geven van terminologische richtsnoeren aan interne en externe vertalers om een consistent gebruik van termen in alle documenten van het EMEA te waarborgen. Het is ook de bedoeling dat het glossarium dienstdoet als referentiebron voor auteurs van Engelstalige brondocumenten en voor de nationale bevoegde instanties bij het reviseren van vertalingen die door farmaceutische bedrijven of het Vertaalbureau zijn gemaakt. Nadat de termen zijn goedgekeurd door de nationale bevoegde instanties zullen ze worden opgenomen in de IATE-databank (zie hoofdstuk 2) en daar toegankelijk zijn voor gebruikers over de hele wereld. (3) Working Group on Quality Review of Documents (QRD werkgroep Kwaliteitsbeoordeling van documenten) 6