Algemene ledenvergadering van de NVE. gehouden op 8 december 2015 bij Bespeak, te Amersfoort

Transcriptie

1 Datum: 15 december 2014 Betreft: Verslag Algemene Ledenvergadering 8 december 2014 Kenmerk: NVE Algemene ledenvergadering van de NVE gehouden op 8 december 2015 bij Bespeak, te Amersfoort 1. Opening. Omdat Frank Hubert wegens ziekte niet aanwezig kan zijn, opent Gerrit Jan Oudenes de vergadering om 14:30 uur en heet iedereen welkom. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Vaststelling notulen vorige ALV ( ) Pagina 3, 3 e alinea: precision paper moet zijn position paper. De notulen van de ALV d.d worden met dank aan de notuliste met inachtneming van bovenstaande opmerking vastgesteld. 4. Bestuurswisselingen Paul Veldhuizen heeft afscheid genomen van het bestuur en er hebben gesprekken plaatsgevonden over het aanvullen van het bestuur. Er hebben zich vier personen aangemeld. De intentie is om de vacatures zo breed mogelijk in te vullen. De kandidaten zullen binnenkort worden benaderd voor een gesprek. Tevens zal het bestuur proberen meer actieve werkgroepen in te stellen. Als men hierbij betrokken wil zijn, kan men zich aanmelden. 5. Statutenwijziging De heer dr. mr. Martin Heideveld, bedrijfsjurist van CITO, presenteert de beoogde aanpassingen in de statuten. De vereniging kreeg gestalte in 1999 en gezien de veranderingen in de loop van de jaren, is het nodig de statuten aan te passen. De overeenkomst tussen de oude en nieuwe statuten bedraagt 90 tot 95%. De wijzigingen zijn nodig vanwege de veranderde wet- en regelgeving, de professionalisering van de NVE en de verwezenlijking van de ambities van de NVE. 1

2 Vanwege de veranderde wet- en regelgeving moet artikel 13, lid 2 worden aangepast: de organisatie moet de financiële bescheiden ten minste zeven jaar in plaats van tien jaar bewaren. Vanwege de professionalisering van de NVE moeten de volgende artikelen worden aangepast: - Artikel 1: begripsbepalingen. - Artikel 10, lid 2: erfstelling in combinatie met boedelbeschrijving. - Artikel 16, lid 4: controle jaarstukken door een externe accountant. - Artikel 17, lid 2: elektronische oproep ALV. - Artikel 18: elektronisch stemmen. - Artikel 23: bureau. - Artikel 24: directeur in combinatie met regeling ten aanzien van volmacht en advies. Vanwege de verwezenlijking van de ambities van de NVE moeten de volgende artikelen worden aangepast: - Artikel 3 en 22: register voor examenfunctionarissen. - Artikel 5, lid 2 onder b: rechtspersoonleden zijn Certificerende Instellingen, Exameninstellingen of anderszins. - Artikel 8: aangeslotenen zijn ingeschreven in het Register of voorzitter van een examencommissie van rechtspersoon-lid. Bij artikel 8 gaat het om iedereen die meelift in het gedachtegoed waar de NVE voor staat en die dit zal gaan verspreiden. In het oude systeem was men lid; nieuw zijn de aangeslotenen. Annie Kempers vraagt waarom de voorzitters van examencommissies worden genoemd. Martin Heideveld geeft aan dat via het kanaal van de rechtspersoon-lid de inbreng van voorzitters van examencommissies kan worden bewerkstelligd. Zij hebben een visie op de manier waarop de professionalisering van het register zijn beslag moet krijgen en op deze manier kan de examencommissie een geluid krijgen. De rechtspersoon-lid zal deze rol moeten invullen. Deze personen hoeven geen lid te zijn van de NVE of het register; dit betreft een netwerk van personen om de vereniging heen die in het register actief zijn. Dit kan alleen als zij aangesloten zijn via een rechtspersoon-lid. Annie Kempers is van mening dat dit te los zou kunnen worden en daarmee een vrijbrief zou kunnen zijn om het lidmaatschap los te laten en via die ingang te profiteren van de voordelen van het lidmaatschap van de NVE. Martin Heideveld meldt dat deze personen geen lidmaatschaprechten krijgen in de vorm van stemrecht. In de statuten staat uitgeschreven wat de rechten en plichten zijn van aangeslotenen. Annie Kempers zegt dat het een illusie is dat het merendeel van de leden van de NVE bij de ALV aanwezig zou willen zijn om hun stemrecht te doen gelden, anders waren er vandaag wel 400 leden aanwezig. Als de aangeslotenen de voordelen van het lidmaatschap hebben met uitzondering van het stemrecht, denkt Annie Kempers dat veel mensen voor die route zullen kiezen. Frans Kleintjes geeft aan dat vandaag slechts een concept wordt gepresenteerd en dat opmerkingen welkom zijn, omdat het bestuur toekomstbestendige statuten wil hebben. Hij vindt de opmerking van Annie Kempers een terecht punt. De conceptstatuten staan op de website en men kan ook per mail hierop reageren. 2

3 Annie Kempers merkt naar aanleiding van de wijzigingen naar aanleiding van de professionalisering van de NVE op dat moet worden nagedacht over hoe dit soort lastige vergaderingen als de ALV moeten worden uitgevoerd. Zij vraagt of dit niet het moment is om in plaats van met een ALV te gaan werken met een ledenraad. Het bestuur kan dan samen met de ledenraad sneller stappen nemen. Frans Kleintjes antwoordt dat de notaris heeft gezegd dat deze structuur niet mogelijk is binnen de huidige structuur van de NVE. Deze mogelijkheid is dus wel verkend. Wesley van t Hof verzoekt het bestuur de notaris te vragen welke structuur dit dan wel mogelijk maakt (actie). Annie Kempers vraagt of het bestuur duidelijk kan maken wat de verschillen zijn tussen de rechten en plichten van leden en aangeslotenen (actie). Wesley van t Hof stelt voor dat de statuten zodanig worden opgesteld dat deze rechtstreeks aansluiten op wet- en regelgeving, zonder dat er bepalingen worden opgenomen waarin termijnen en aantallen worden genoemd. Daarnaast kan worden opgenomen dat de NVE stemmethodes gebruikt als genoemd in het Burgerlijk Wetboek. Martin Heideveld geeft aan dat er een aantal voorschriften is waaraan de notaris zich moet houden. Deze discussie zal in juristenland moeten worden gevoerd, maar de NVE zal niet nalaten deze suggesties mee te nemen. Wat betreft het up-to-date houden van de statuten wordt gezegd dat als dit niet nodig is, dit niet moet worden gedaan, omdat het in de statuten staat. Het bestuur zal eerst moeten inventariseren of het nodig is. Wesley van t Hof wil graag weten wat het doel is van de genoemde redenen voor statutenwijziging. Gerrit Jan Oudenes geeft aan dat wordt geprobeerd de vereniging breder en professioneler te maken en dit moet in de statuten worden voorbereid. Een aantal zaken zijn veranderd; het register is het middel om te komen tot onafhankelijke examens en dit schuurt tegen de NVE aan. Er moet meer betrokkenheid worden gecreëerd en het feit dat de vereniging hiermee een extra geldstroom kan genereren, is meegenomen. Tevens moet er een soort basis worden gecreëerd waarmee kan worden bewerkstelligd dat als het register een succes is, het register in de vorm van een stichting een eigen leven kan leiden. Ilse Anthonijsz denkt dat het goed is om aan te geven wat het toekomstperspectief is en dat de ambitie duidelijk gemaakt wordt. Frans Kleintjes zegt toe dat het bestuur zal proberen de uitgangspunten op te sommen en deze zullen via de website worden gecommuniceerd (actie). Men kan het laten weten als dit niet voldoende is. Annie Kempers merkt op dat het minimale en maximale aantal bestuurleden (vijf en acht) dat in de statuten staat, niet overeenkomt met de wens van het bestuur om het aantal bestuursleden uit te breiden. Martin Heideveld geeft aan dat de notaris heeft gezegd dat vergadering met meer dan acht personen lastig is. Frans Kleintjes geeft aan dat het bestuur kan werken met actieve werkgroepen van mensen die geen lid zijn van het bestuur. Naar het aantal bestuursleden kan nog een keer worden gekeken. Martin Heideveld wordt bedankt voor zijn uiteenzetting. 6. Mededelingen portefeuillehouders 3

4 Register Examenfunctionarissen Kees Boonman geeft aan dat het register operationeel is en dat de eerste facturatie is gedaan. De werkgroep is opgeheven en er is een beheercommissie opgestart waarin de afgevaardigden van de CI s zitten. Zij hebben een eerste bijeenkomst gehad en er is een volgende bijeenkomst gepland, omdat de overeenkomsten moeten worden geformaliseerd. Inmiddels hebben andere CI s ook belangstelling getoond. Er vindt nog overleg plaats met de mbo-raad over het gebruik van het register. Functieprofielen Anne Klaas Schilder meldt dat de aangepaste functieprofielen op de website staan; deze dienen voor de beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van examenfunctionarissen. Landelijk platform examencommissies in oprichting Het bestuur is in gesprek met de vereniging Hogescholen met de insteek het hebben van een kennisnetwerk hbo, maar een platform inrichten gaat de Vereniging Hogescholen nog even te ver. Wel wil zij de ontwikkeling van een kennisnetwerk stimuleren met hulp van de NVE. Er wordt gesproken met de heer Smits met de bedoeling een congres te organiseren waarin kan worden verkend wat examencommissies willen. Er vindt discussie plaats over BKE en SKE: alle docenten van het hbo moeten een BKE-certificaat hebben en alle leden van examencommissies een SKE-certificaat. Er wordt gekeken of het register een mooie plek is om deze mensen te registreren. Registratie binnen de hogeschool gaat wel gebeuren, maar de NVE wil iets hierboven hebben. Universiteiten zijn hierbij nog niet aangesloten. Annie Kempers merkt op dat er een verschil zit tussen wat hogescholen als werkgever moet registreren en wat zij beroepsmatig moeten registreren. Het is belangrijk om deze discussie met het ministerie te voeren, omdat dit in een wettelijk kader moet worden geregeld. Security Guidelines Tijdens de laatste bijeenkomst is de conclusie getrokken dat het geen zin heeft dit door te zetten, omdat het de vraag is in hoeverre dit past bij wat de vereniging doet. Bij security guidelines komen alle processen van het examenproces aan bod. Wesley van t Hof vraagt wat de reikwijdte was van dit project. Annie Kempers geeft aan dat het project het omschrijven van alle processen betrof. Dit was zeer complex en is verschillend georganiseerd bij verschillende organisaties. Wesley van t Hof merkt op dat er algemene guidelines moeten worden opgesteld voor de nieuwe Wet Datalekken en Annie Kempers geeft aan dat dit voor het register de eerste prioriteit is; men moet de financiële impact van deze wetgeving op de vereniging goed beseffen. Gerrit Jan Oudenes geeft aan dat de vereniging een mening mag hebben over waarover de NVE een mening moet hebben, maar dat dit niet mag botsen met de individuele belangen van de leden. In het bestuur zal worden besproken of de werkgroep ermee stopt. 4

5 7. Begroting NVE Er is een meerjarenbegroting opgesteld voor de jaren , maar hierin zijn enige aanpassingen gemaakt. Aan de inkomstenkant is de ledengroei geminimaliseerd; de groei stagneert, omdat de focus van het bestuur heeft gelegen op het register, security guidelines, het congres en dergelijke. Het bestuur heeft voorgesteld de focus weer te leggen op de ledengroei, maar dit is begroot op 6% per jaar. Hierop moeten de bestuursleden ook inzetten. De contributie gaat omhoog in de loop der jaren, omdat ervoor moet worden gezorgd dat de exploitatie geheel vanuit de contributies kan worden gefinancierd, zodat het congres als extra kan worden gezien. Het is de bedoeling dat het congres jaarlijks zal worden georganiseerd, maar het bestuur moet dit nog bespreken. De rente is naar beneden bijgesteld. Annie Kempers vraagt of permanente educatie past binnen het congres; de cursussen worden niet meer gegeven, maar zij juicht het toe om op die manier aan kennisdeling te doen. De inkomsten van het register zijn naar beneden bijgesteld. Ilse Anthonijsz ziet groei in de registraties, maar merkt op dat dit niet is gekoppeld aan de groei van het aantal leden van de NVE. Zij stelt voor een soort pakket aan te bieden inclusief het lidmaatschap van de NVE. Tevens zou het goed zijn om de vereniging in te richten naar doelgroepen toe en hiermee differentiatie te bewerkstelligen. Dit staat ook in het beleidsplan; het bestuur zal de suggesties meenemen. Aan de kostenkant is de begroting aangepast voor het tijdschrift en het register. Er hebben gesprekken plaatsgevonden met de leverancier van het register en gezegd is dat de NVE het register op een andere manier wil bekostigen. Er komt een duidelijke koppeling tussen de kosten en het aantal geregistreerden. Gerrit Jan Oudenes geeft aan dat dit de begroting veiliger maakt. Wesley van t Hof vraagt wat het break-even punt voor het register is. Kees Boonman geeft aan dat hij hierop zal terugkomen (actie). Wesley van t Hof merkt op dat het risico uit de begroting wordt gehaald door de kosten variabel te maken. Gerrit Jan Oudenes geeft aan dat is gekeken naar de omzetkant en dat er een stevige discussie heeft plaatsgevonden over de kosten per geregistreerde. De investering die is gedaan, kwam er niet direct uit. Kees Boonman voegt hieraan toe dat met de CI s is afgesproken dat het register geen cash cow gaat worden voor de NVE. De doelstelling is om het tarief voor de CI s terug te brengen, omdat het niet de bedoeling is om hiermee de exploitatie rond te krijgen. Annie Kempers is van mening dat het beleidspunt de professionalisering van de doelgroep is, maar dat de vereniging wel moet kunnen bestaan. Gerrit Jan vindt dit een terecht punt en geeft aan dat de NVE samen met de CI s de verantwoordelijkheid heeft dat er een goede basis wordt geboden voor het register. Annie Kempers vraagt of in het gesprek met de leverancier de risico s en de nieuwe privacyregeling worden meegenomen en waar de verantwoordelijkheid hiervoor ligt. Dit in verband met de nieuwe Wet Datalekken. Kees Boonman zal hierop terugkomen (actie). 5

6 De website heeft een behoorlijke revisie doorgemaakt afgelopen jaar; de website moet ook werk van het secretariaat overnemen. De kosten bedroegen 4.500,-. Voor 2016 is een bedrag van 2.000,- begroot. Men is het erover eens dat de kosten voor de website vrij laag zijn. De ALV stelt de begroting vast. 8. Belangenbehartiging Het bestuur zal tijdens een heidag dit onderwerp bespreken en dit wordt teruggekoppeld aan de leden. 9. Rondvraag Kees Boonman meldt dat het de bedoeling is het congres jaarlijks te organiseren, maar dat dit wel een belasting betekent voor het bestuur. Het verzoek is als mensen hieraan een bijdrage willen leveren, zij van harte welkom zijn. Duco Scholtanus en mevrouw Seegers melden zich aan. 10. Sluiting De ALV wordt gesloten om 15:50 uur. 6

7 Actiepunten: 1. Het bestuur vraagt de notaris welke structuur het mogelijk maakt om als vereniging een ledenraad te hebben. 2. Het bestuur zal aangeven wat de verschillen zijn tussen de rechten en plichten van leden en aangeslotenen. 3. Uitgangspunten voor nieuwe statuten op de website zetten. 4. Nagaan wat het break-even punt voor het register is. 5. In het gesprek met de leverancier de risico s en de nieuwe privacyregeling meenemen en waar de verantwoordelijkheid hiervoor ligt. 7