Aanwezig de heren J. C. Besteman, L.J.M. van Dorst, G.M. Meijer, M. Schieven en mw. F.Y. Terburg-Walker

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering van de NVvHP 25 juni 2014 gehouden bij de NVvHP, Stationsstraat 79C, 3811 MN Amersfoort. Aanwezig de heren J. C. Besteman, L.J.M. van Dorst, G.M. Meijer, M. Schieven en mw. F.Y. Terburg-Walker namens bestuur: de heren L.W. van Os (voorzitter), P. Ytsma (secretaris), W.J. Sleddering (penningmeester) en mw. M. Zander (bestuurslid vrijwilligersbeleid) Kandidaat-bestuursleden: P. R. van Doorn en C.R.B. Willems Bureau: mw. M. de Waal (officemanager) 1. Opening Om uur opent Leo van Os de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom. We kijken deze vergadering terug op het afgelopen jaar maar ook graag vooruit met de begroting voor 2014 en de nieuwe bestuurssamenstelling. De voorzitter verontschuldigt Esther Visser en Yvette Moering; zij zijn beiden door migraine geveld. 2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 2013 De vergadering keurt de notulen van de ALV van 20 juni 2013 ongewijzigd goed, met dank aan de notuliste. 3. Secretarieel Jaarverslag 2013 De secretaris neemt het verslag kort door aan de hand van de 4 hoofddoelstellingen uit het strategisch beleidsplan van de vereniging. Hoogtepunten van 2013 zijn de film Leven met migraine en de herstart van de Werkgroep Kindermigraine. 4. Financieel Jaarverslag 2013 en Verslag Kascommissie De penningmeester licht de cijfers van 2013 toe. In 2013 heeft de vereniging een batig saldo van ,-. Dit komt doordat de inkomsten uit sponsoring hoger zijn uitgevallen en de bezuinigingen ook in 2013 al effect hebben gekregen, maar toen kregen we nog ,- subsidie in het kader van de overgangsregeling. In 2014 wordt de subsidie ,-. Het bestuur wil ,- reserveren voor het startkapitaal van het MigraineFonds. Het vermogen van de vereniging is verder versterkt omdat de subsidiegever Fonds PGO (de uitvoeringsorganisatie van VWS op het gebied van subsidies) heeft toegestaan om de egalisatiereserve van ,- in 2012 te gebruiken voor subsidiabele activiteiten. Dit betekent dat er daardoor even zoveel minder eigen middelen hiervoor ingezet hoefden te worden. Dit resulteerde in een overschot in 2012 dat door middel van een correctiepost in de balans van eind 2013 is toegevoegd aan het eigen vermogen. 1

2 De penningmeester leest het verslag van de kascommissie van 22 april 2014 voor: De kascommissie van de Nederlandse Vereniging van Hoofdpijnpatiënten bestaande uit J. van Dijke en A. Meijer is van mening dat de jaarrekening over het boekjaar 2013 een goed beeld geeft van het vermogen en van de exploitatie. De onderliggende stukken zijn goed toegankelijk en zorgvuldig verzorgd. Dit impliceert dat aan de Algemene ledenvergadering wordt voorgesteld om aan het bestuur en de penningmeester in het bijzonder decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid en beheer in De vergadering keurt de jaarrekening 2013 goed en verleent het bestuur, en de penningmeester in het bijzonder, decharge. 5. Begroting 2014 De penningmeester licht toe dat de omzet in ,- minder is dan in Er volgen nog geen bezuinigingen in activiteiten van de regio s, werkgroepen en voorlichtingsactiviteiten. De kostenkant wordt efficiënter. Door het aanstellen van de officemanager zijn de kosten aan HOB minder, Hoofdzaken verschijnt in plaats van 5 nog 4 keer per jaar. De penningmeester kondigt aan dat als het ledenaantal verder terug loopt en er geen alternatieve inkomsten zijn dat dan kritisch gekeken moet worden naar de begroting Bij de informatielijn (0900 nummer) komt iets minder binnen dan dat de kosten zijn. De telefonische hulplijn is nog 3 ochtenden en 1 avond per week bereikbaar. De ontwikkeling is dat het aantal bellers terugloopt en meer informatie wordt gevraagd via en op de website. De website heeft unieke bezoekers per maand; dat is het dubbele van een jaar geleden. Het aantal volgers op Facebook en Twitter willen we verder laten groeien. De heer Besteman vraagt of er geen leden zijn die Hoofdzaken alleen digitaal willen ontvangen. De totale kosten van Hoofdzaken zijn ,-. De voorzitter antwoordt dat het doordrukken van het blad relatief goedkoop is en het verzenden ook een paar dubbeltjes kost. Het bestuur heeft het gevoel dat mensen het blad toch ín hun handen willen hebben. Leden denken vaak dat ze abonnee zijn op Hoofdzaken! Als de oplage wordt teruggebracht zou dat wellicht ,- opleveren. De vergadering is akkoord met de voorgestelde begroting Notitie accountantscontrole en controleprotocol (ter vaststelling) De penningmeester stelt de Algemene Ledenvergadering voor om, in navolging van andere patiëntenverenigingen, een professionele accountantscontrole te schrappen. De kosten voor een samenstellingsverklaring zijn inmiddels meer dan 3000,- door de vele controlehandelingen die de accountant tegenwoordig moet verrichten. Het is niet verplicht om de controle door de accountant te laten doen. De kascommissie is akkoord met het voorstel om de controle van de jaarrekening door de externe accountant af te schaffen. Op verzoek van de kascommissie is een controleprotocol opgesteld (volgens een model van PGO-support). 2

3 De Algemene Ledenvergadering stemt in met de afschaffing van de jaarrekening door een externe accountant en stelt het controleprotocol vast. 7. Notitie MigraineFonds De voorzitter licht het initiatief van het bestuur om het MigraineFonds op te richten toe. Door de terugloop in het aantal leden is er een noodzaak om de inkomsten op een andere manier te gaan verkrijgen. De NVvHP heeft op dit moment ongeveer 5700 leden. De grote potentiele groep migrainepatiënten willen we iets bieden om hen vervolgens aan ons te binden; een vehikel om inkomsten naar ons toe te laten komen. De notitie is dit voorjaar besproken in een bijeenkomst met de werkgroepen (Werkgroep Chronisch Dagelijkse Hoofdpijn, Werkgroep Clusterhoofdpijn, Werkgroep Kindermigraine en de Werkgroep Aangezichtspijn). Naar aanleiding van de discussie in deze bijeenkomst is de notitie op een aantal punten aangepast. Het bestuur heeft het voornemen om in de komende periode over te gaan tot oprichting van het MigraineFonds. Marinus Schieven vraagt wat de taken blijven van de NVvHP als het MigraineFonds is opgericht? De voorzitter antwoordt dat deze taken voor het overgrote deel hetzelfde blijven. Het MigraineFonds wordt een zelfstandige stichting, maar er zal een personele verbinding zijn met de vereniging. De activiteiten die voor het MigraineFonds worden gedaan worden verricht door de NVvHP. Het bestuur van de NVvHP wijst het bestuur van het MigraineFonds aan. Dit kan eventueel zelfs dezelfde personele bezetting zijn. Het MigraineFonds wordt ondersteund door het bureau van de NVvHP. Het MigraineFonds mag geen winst maken. De site van het MigraineFonds verwijst naar de NVvHP en op de NVvHP site zal verwezen worden naar het MigraineFonds. Marinus Schieven heeft de NVvHP altijd ervaren als een warm bad. Welke gevolgen heeft het MigraineFonds op den duur voor de andere vormen van hoofdpijn? Hij maakt zich zorgen wat dit de komende jaren gaat betekenen als er een ander bestuur komt. Het bestuur antwoordt dat het MigraineFonds zal werven voor migraine, dit moet ook daar terecht komen, zowel juridisch als ethisch. Het MigraineFonds is een juridische entiteit; om verantwoord te vragen geld te doneren aan het MigraineFonds. We hebben donateurs nodig. Zoals ook staat in het Jaarverslag zit er al jaren een neerwaartse tendens in het ledenaantal van de vereniging. Het bestuur is ervan overtuigd dat onder de grote groep migrainepatiënten die we nu niet bereiken meer valt te halen. Er zijn relatief maar heel weinig migrainepatiënten lid van de NVvHP. Op dit moment lijdt een kwart van het ledenbestand aan aangezichtspijn, clusterhoofdpijn of chronisch dagelijkse hoofdpijn. De werkgroepen zullen geen negatieve invloed ondervinden van de oprichting van het MigraineFonds. Willem Sleddering voegt toe dat er meer dan 2 miljoen migrainepatiënten zijn, waarvan een klein gedeelte nu lid is van de vereniging. Migrainepatiënten voelen zich geen patiënt. Ze hebben wel migraine dus zullen zich meer aangetrokken voelen tot het MigraineFonds. Fabiola Terburg ervaart dat clusterhoofdpijnpatienten geen lid worden van de NVvHP omdat alle informatie gratis beschikbaar is op de site. De Werkgroep Clusterhoofdpijn vreest dat clusterhoofdpijnpatiënten van de NVvHP naar de Stichting Clusterhoofdpijn Nederland gaan. 3

4 De penningmeester meldt dat de NVvHP ,- heeft gereserveerd om het Migrainefonds op te richten. Het MigraineFonds wordt een marketingtool van de vereniging. Als het ledental van de vereniging zodanig terugloopt en de gelden in MigraineFonds komen volop binnen, dan kan de één de ander helpen. Het bestuur van de vereniging wijst aan wie in het bestuur stichting MigraineFonds komt en het bureau van het MigraineFonds is het bureau van de vereniging. Het verenigingsbestuur zal ook bestuursleden van de Stichting kunnen ontslaan. Dit wordt vastgelegd in de statuten van het MigraineFonds Gerard Meijer bevestigt dat als de besturen nagenoeg één zijn dit geen onrust geeft. Rob van Doorn licht het tijdspad toe. In het najaar het MigraineFonds met statuten voorbereiden, begin 2015 het MigraineFonds oprichten en in de loop van 2015 de publiciteit ermee zoeken. Belangrijke aandachtspunt is dat het MigraineFonds zodanig ingericht en gepresenteerd moet worden, dat donateurs, legaten en jongeren (eenmalig of periodiek) doneren. Fabiola Terburg stelt de vraag of de werkgroepen van de vereniging in de toekomst ook stichtingen kunnen worden om geld te genereren. Dit is geen gekke gedachte en het onderzoeken waard. De voorzitter concludeert dat de leden akkoord zijn met het voornemen van het bestuur om het MigraineFonds op te richten en zij de voorbereidingswerkzaamheden hiervoor in gang kan zetten. Het bestuur zegt toe, vooral op verzoek van de Werkgroep Aangezichtspijn, dat in een bijzondere ALV de concept-statuten van de Stichting met de leden zullen worden besproken. 8. Nieuwe bestuursleden De voorzitter licht toe dat er 2 vacatures in het bestuur zijn waar het bestuur 2 kandidaten voor voordraagt. De Algemene Ledenvergadering benoemt nieuwe bestuursleden. De kandidaatbestuursleden hebben de afgelopen periode al meegelopen met het bestuur. Ron Willems was arts in het militair hospitaal en is nu neuroloog in zelfstandig behandelcentrum in Utrecht. Als hoofdpijnneuroloog kan hij een brug slaan tussen neurologie, bestuur en patiënten op medisch gebied. Rob van Doorn woont in Amersfoort, hij heeft een dochter met zware migraine. Hij heeft een eigen adviesbureau en schrijft thrillers. Beide kandidaten zijn sterk gemotiveerd zich in te zetten voor de vereniging. De ALV benoemt bij acclamatie Rob van Doorn en Ron Willems als bestuursleden van de NVvHP. Leo van Os begint aan zijn laatste periode als voorzitter, bij de komende ALV zit zijn termijn als bestuurslid er op. Het bestuur vraagt de instemming van de Algemene Ledenvergadering voor de geleidelijke overdracht van het voorzitterschap in de loop van 2015 naar Rob van Doorn. De Algemene Ledenvergadering stemt in met het voorstel. 4

5 9. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om uur. Namens de secretaris, Mieke de Waal, officemanager 5