nieuwsbrief december nr 04 Virtuele centrumsteden Virtuele Centrumsteden

Transcriptie

1 Virtuele centrumsteden Virtuele Centrumsteden Klaar voor digitale handtekening - infosessie februari 2014

2 Voorwoord Voorwoord 2 3 Voorwoord 4-10 Virtuele centrumsteden: 4 Noord 5 SOCiAL 6 STAD 7 Hageland 8 Luchthaven 9 Brabantse Kouters 10 Groene Rand/Zenne-Pajot 11 Project: ICT kennisplatform 12 Project: ICT architect 13 Dossier: kañooh Dossier: Digitale handtekening colofon VERA autonoom provinciebedrijf Vaartdijk 3/ Wijgmaal T F info@vera.be - verantwoordelijke uitgever Carl Possemiers - T was niet alleen een druk planningsjaar voor de besturen, maar ook bij VERA intern stonden er wijzigingen op de agenda. Net als het provinciebestuur moest VERA een bezuinigingsoefening doen en er stond tegelijk een vernieuwing van de statuten op de agenda. De statuten bepalen wat de provincie van VERA verwacht en aangezien de statuten niet meer waren vernieuwd sinds VERA werd omgevormd tot steunpunt, werd ook deze discussie ten gronde gevoerd. Twee dingen stonden vooraf vast: ten eerste, dat de vraag van de lokale besturen om ondersteuning de komende jaren zal toenemen door de verdere informatisering bij de besturen. Ten tweede, dat het provinciebestuur VERA in staat wilde stellen om zijn rol als steunpunt verder op te nemen en de besturen te begeleiden. Maar met het oog op de genoemde bezuinigingsronden was wel duidelijk dat er een grens is aan wat VERA kan doen met de werkingsmiddelen die de provincie ter beschikking stelt. Het kosteloos inzetten van samenwerkingsbeheerders voor de coördinatie van de Virtuele Centrumsteden is iets waar VERA niet vanaf wil wijken. Besturen moeten kosteloos aan dit overleg en deze kennisdeling kunnen deelnemen. Uiteindelijk wil de provincie via VERA bijdragen aan de totstandkoming van een gedeeld bovenlokaal kader voor ICT-beleid, waarmee elk bestuur vervolgens individueel aan de slag kan. Het vormen van dit soort kennisnetwerken is dan noodzakelijk. Wanneer er specifieke projecten ontstaan uit die netwerken, kan VERA worden gevraagd om een meer uitvoerende rol op te nemen. Vanuit de besturen klinkt de vraag om individuele consultancy bijvoorbeeld steeds luider. Maar de werkingsmiddelen vormen daarbij op termijn een beperking, tenzij er kostendelend wordt gewerkt. Ideaal is als VERA geval per geval met de besturen kan onderzoeken of er kan worden ingegaan op nieuwe vragen om ondersteuning en hoe de kosten kunnen worden verdeeld. De besturen maken dan de uiteindelijke keuze om verder te gaan, of niet. Deze aanpak stelt VERA in staat om te blijven groeien in zijn opdracht als steunpunt informatica voor de 157 lokale besturen van Vlaams-Brabant. Maar het is niet correct om te denken dat dit model enkel voor lokale besturen loont: het is geen toeval dat VERA sinds 2012 ook een interprovinciaal project leidt. Het Platform Welzijn en Gezondheid is een project van de vijf Vlaamse provincies en het Brussels Huis voor Gezondheid en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Dit platform is een publiekelijk raadpleegbare databank met zowel de gegevens van de organisaties uit de welzijns- en gezondheidssector als de gegevens van de individuele zorgverleners binnen die sectoren. De zeven organisaties hebben een gedeelde nood vastgesteld en zijn op zoek gegaan naar een gedeelde oplossing. VERA leidt het project in een kostendelende formule en zet daarvoor een projectleider in, die de coördinerende schakel vormt tussen de opdrachtgevende besturen en de uitvoerende leveranciers. Hij besprak met zijn opdrachtgevers wat de specifieke wensen waren, vertaalde die met hen naar een technologische oplossing, stelde een bestek op om op de markt de meest geschikte leverancier te zoeken voor de ontwikkeling van het platform, en volgt de ontwikkeling ervan op. Klinkt bekend? Joël Vander Elst Voorzitter VERA

3 Virtuele centrumsteden Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: NOORD Noord bestaat uit de gemeenten Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen, Rotselaar en Tremelo en de OCMW s van Begijnendijk, Boortmeerbeek, Haacht, Keerbergen en Tremelo. In Noord is er binnen het project opleidingstrajecten gestart met het tweede luik: ICT experts. Een werkgroep van medewerkers van besturen stelde een aantal profielen op om zo de belangrijkste kennis en vaardigheden voor verschillende functies in kaart te brengen. In een lokaal bestuur worden drie verschillende IT profielen onderscheiden, elk met hun eigen competenties en vaardigheden. Hieronder worden die drie profielen kort beschreven, waarna er verder wordt ingegaan op een nieuw profiel dat de werkgroep heeft samengesteld. De volgende profielen voor informatici worden beschouwd als de basisprofielen, die gekend zijn binnen de besturen. De IT-systeembeheerder is de persoon die de IT infrastructuur (netwerk, hardware en software) draaiende houdt. Hij voert hoofdzakelijk operationele taken uit. De projectleider is verantwoordelijk voor structurele veranderingen die op projectmatige basis worden doorgevoerd. Hij ondersteunt en adviseert het management. De IT architect brengt de huidige IT architectuur van een bestuur in kaart met het oog op een planning voor de toekomst. Hij rapporteert aan het management en het beleid. Daarnaast heeft de werkgroep een nieuw profiel voorgesteld, namelijk dat van de IT beheerder. Deze functie kan worden omschreven als een projectleider met voldoende technische knowhow om de meest voorkomende systeemproblemen de baas te kunnen en tegelijk ook overzicht heeft (of verwerft) op de samenhang tussen systemen en processen ter ondersteuning van de IT architect. Zijn taken bestaan uit: beheer van de IT-infrastructuur hard- en software beleidsondersteuning projectwerking document- en datamanagement helpdeskfunctie Geert De Roover maakt deel uit van de werkgroep opleidingstraject: opvolging van evoluties en tendensen in het vakgebied VERA zoekt voor elk van deze profielen de juiste opleidingen in overleg met de werkgroep. Het is daarbij niet de bedoeling dat elke systeemleider elke opleiding volgt, maar wel dat er wordt bepaald voor welke competenties of kennisgebieden hij of zij nood heeft aan extra opleiding. Vervolgens kan er worden gekozen voor de meest geschikte opleiding. Het is nu al duidelijk dat niet alle noodzakelijke opleidingen op de markt beschikbaar zijn. Zo is er geen algemene opleiding waarin een aantal ICT-thema s kort worden overlopen zodat de cursist een reeks van basisbegrippen en concepten meekrijgt (ITIL, COBIT, TOGAF, etc). Er is ook geen opleiding waarin de bredere ICTactualiteit voor lokale besturen aan bod komt (de leidraad interne controle, digitale handtekening, ). VERA onderzoekt met het PIVO of deze opleiding in eigen beheer kan worden aangeboden. Samenwerking met andere besturen via de projecten van VERA betekent voor ons expertise samenbrengen, leren van anderen, nieuwe ideeën opdoen, netwerken en efficiëntie-winsten realiseren. Virtuele centrumstad: SOCiAL Ook OCMW besturen moeten zich buigen over de vraag hoe zij hun ICT beleid de komende jaren gaan vormgeven. Twee medewerkers van OCMW besturen die deel uit maken van samenwerking SOCiAL geven hun visie. Koen Theunissen, secretaris OCMW Bertem Het informatieveiligheids- en het privacybeleid met daaraan gekoppeld de taak van een veiligheidsconsulent vind ik een heel belangrijke zaak voor een OCMW-bestuur. Maar wanneer ik op een overleg van veiligheidsconsulenten hoor hoever de richtlijnen hieromtrent en de praktische uitvoering uit elkaar liggen, stel ik me wel eens de vraag of het wel ideaal is om de IT medewerker van een bestuur met de taak van veiligheidsconsulent te belasten. Je zal een technisch zeer vernuftige oplossing krijgen, die vaak niet volledig beantwoordt aan de normen en de specifieke noden die de dienstverlening van het OCMW vraagt. De praktische uitwerking van oplossingen moet gefocused zijn op de minimale veiligheids- en privacy voorschriften, intern en naar je klanten toe. Ik denk dat het mogelijk moet zijn om vooral intern meer af te stemmen op verschillende niveau s hoe het veiligheidsbeleid moet uitgestippeld worden. Dan kan de technische uitwerking ervan opgenomen worden door bijvoorbeeld een gemeenschappelijke veiligheidsconsulent, samen met de plaatselijke IT medewerkers: een mooi voorbeeld van een samenwerkingsproject. Herman Verschuere, IT medewerker SOCiAL Herman werkt voor Social Groep als ITmedewerker en heeft vanuit Social een vaste opdracht van een aantal dagen per week bij OCMW Rotselaar. Wanneer we hem vragen hoe het ICT beleid bij een OCMW- bestuur in zijn visie verder moet ontwikkelen, vindt hij dat in de eerste plaats een moeilijk te beantwoorden vraag. Theoretisch zou ik een mooi scenario kunnen uitwerken voor hoe de ICT-structuur voor een OCMW- bestuur er moet uitzien. Maar in praktijk hangt het succes hiervan af van verschillende factoren. En heeft elke lokaal bestuur toch zijn specifieke eisen. Maar als hij dan toch even mag verder dromen Ik denk wel dat cloud -oplossingen ergens in het toekomstbeeld passen. Je kan zo bijvoorbeeld het onderhoud van hardware en servers uitbesteden, wat nu vaak moeilijk is voor een systeembeheerder, om van alle technische details perfect op de hoogte te blijven. Het zou ook een interessante oplossing kunnen zijn voor besturen die veel mobiele medewerkers hebben, en vanop verschillende locaties hun documenten moeten kunnen raadplegen, zoals voor SOCiAL. Maar sommige besturen - of diensten bij een bestuur - zullen meer baat hebben bij lokaal beheerde toepassingen, dus het blijft nuanceren. Wanneer we aan de secretaris vragen in welke richting besturen moeten evolueren, is het antwoord kort en duidelijk: Cloud-toepassingen, ongetwijfeld. Het bespaart ons tijd en geld, en het laat medewerkers toe zich nog meer te focussen op hun kerntaken. Onze ervaringen zijn alvast zeer positief, er zijn altijd aanpassingsproblemen en kleine randbemerkingen, maar wij blijven in die richting aan vernieuwing werken. 4 5

4 Virtuele centrumsteden Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: STAD Stuurgroep benadrukt urgentie van gezamenlijke oplossing voor een veiligheidsconsulent In de virtuele centrumstad STAD, waarin zowel de stads- als OCMW-besturen van Scherpenheuvel- Zichem, Tienen, Aarschot en Diest vertegenwoordigd zijn, dringen de leden van de stuurgroep (schepenen voor informatica en voorzitters) aan op een gezamenlijke oplossing om het bestuur te voorzien van een veiligheidsconsulent. Het hebben van een veiligheidsconsulent en een veiligheidsplan zijn wettelijke verplichtingen. Informatie neemt een zeer belangrijke rol in bij bedrijven en overheden, dus wordt ook de beschikbaarheid, de betrouwbaarheid en de correctheid ervan almaar belangrijker. Wie, wanneer, en op welke manier toegang heeft tot welke gegevens wordt een cruciale vraag en is een elementaire zorg van elk bestuur, waaronder het recht op de privacy van de burger. De besturen in de samenwerking STAD willen méér dan een aanduiding van deze consulent op papier en een plan van aanpak dat in de schuif belandt. Zij zijn vragende partij om op zoek te gaan naar een organisatie die deze rol voor hen kan vervullen. VERA als provinciaal steunpunt wil de mogelijkheid onderzoeken om deze rol op zich te kunnen nemen en heeft zich daarom teruggetrokken uit de werkgroep, die de komende maanden werk zal maken van een overheidsopdracht voor de gunning van het raamcontract. Ook kleinere maar zeer nuttige initiatieven komen spontaan tot samenwerking tussen lokale besturen. Zo hebben de steden Diest, Scherpenheuvel-Zichem en Tienen samen een overheidsopdracht gegund voor de aankoop van de biometrische packs. Wendi Goethuys van de stad Tienen: De bedoeling van deze opzet was een betere prijs te realiseren per bestuur. De opbouw van het dossier is goed verlopen en de samenwerking tussen de steden verliep voortreffelijk. Enige opmerking: het bekomen resultaat was echter niet wat men had gehoopt. Dit lag weliswaar niet aan de samenwerking maar aan de afspraken tussen verschillende huis - leveranciers en de mogelijke risico s met BackOffice applicaties. Dit alles neemt niet weg dat we met een positieve ervaring aan het gezamenlijk project terug denken en vol moed gestart zijn met het dossier veiligheidsconsulent. Virtuele centrumstad: HAGELAND Stuurgroep en opstart IT- overleg in samenwerking Hageland De stuurgroep in deze samenwerking vond plaats eind oktober. Op deze stuurgroep kwamen de uitdagingen en de behoeften naar de toekomst toe met betrekking tot informatica aan bod en werd de Return On Investment (ROI) van het project voor de raamovereenkomst ICT Materiaal aan de stuurgroep voorgelegd. Het totaal bespaarde bedrag door de besturen die afnamen komt, reeds na 3 maanden, al bijna overeen met de totale investering die gedaan werd (kost van de mandagen van de werkgroep). Het project heeft zich met andere woorden al bijna terugverdiend, en er kan nog minstens 3 jaar van afgenomen worden. Behoefte aan meer IT-overleg Ook steunde de stuurgroep het voorstel van de IT-verantwoordelijken voor een apart IT overleg. Het adviescomité bestaat zoals oorspronkelijk samengesteld uit secretarissen en IT verantwoordelijken. De IT verantwoordelijken zien echter de nood om meer technisch overleg te kunnen plegen over de voorstellen die op het adviescomité en in de stuurgroep besproken worden. Eén van de redenen voor deze overweging is omdat het om een grote groep van 23 besturen gaat die de agenda s naast mekaar moeten leggen om een overlegmoment te plannen waarop secretarissen en IT verantwoordelijken aanwezig kunnen zijn. Het is ook vooral voor secretarissen niet eenvoudig om de frequentie van meetings op te drijven. Een eerste overlegmoment werd georganiseerd op 7 november. Hoewel niet meteen alle IT vertegenwoordigers konden aanwezig zijn, kwam het toch tot een interessante wisselwerking en kwamen de vooraf opgestelde agendapunten aan bod. De aanwezigen deelden graag hun mening en kennis over nderwerpen als GIS, vaste en mobiele telefonie, en de toepasbaarheid van cloud-oplossingen bijvoorbeeld. Er werd ook voorgesteld om tweemaandelijks een IT overleg te organiseren, dat afwisselend plaatsvindt bij de deelnemende besturen, om zo steeds op korte termijn verder te kunnen werken aan ideeën en projecten die op tafel liggen. Ria Verstraelen, secretaris gemeente Holsbeek, over het project overheidstoepassingen: In het kader van interne controle, en meer specifiek met betrekking tot informatieveiligheid, is het voor een secretaris van essentieel belang een overzicht te hebben over de veelheid aan toepassingen waar haar bestuur gebruik van maakt, en meer nog welke gebruikers wat voor toegang hebben tot deze toepassingen. Vaak worden rechten toegekend, maar zelden worden deze rechten beëindigd bij vertrek van de medewerker uit zijn of haar functie, waarvoor de toegang tot deze toepassing nodig was. Steeds meer worden toepassingen online aangeboden, waardoor deze rechten en de toepassingen dus beschikbaar blijven voor de persoon in kwestie, ook van thuis uit. Het maken van deze oefening in mijn bestuur vond ik dus zeer waardevol. Wendi Goethuys en Jan Gruyaert op een IT overleg van STAD 6 7

5 Virtuele centrumsteden Virtuele centrumsteden Virtuele centrumstad: LUCHTHAVEN Virtuele centrumstad: Brabantse Kouters Samenwerking Luchthaven heeft het voorbije half jaar 2 projecten succesvol afgerond, het project ICTkenniscentrum en het project digitaal vergaderen. Het project ICT kennisplatform werd door de ICTverantwoordelijken opgepikt en uitgewerkt. Na een overheidsopdracht - waarbij VERA optrad als opdrachtencentrale - werd er een applicatie geselecteerd die online ter beschikking staat. Die wordt momenteel nog getest en voorbereid door de werkgroep. Besturen kunnen begin volgend jaar instappen in dit gedeeld model. Het project digitaal vergaderen werd gegund eind november. Besturen die deel uitmaken van een samenwerkingsverband krijgen in de eerste week van december toegang tot alle informatie op het platform virtuele centrumsteden. Afname is vanaf dan mogelijk. De werkgroep digitaal vergaderen is er in geslaagd om een goede raamovereenkomst tot stand te brengen. Men heeft sterk rekening gehouden met de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de mogelijkheid tot koppeling met andere toepassingen van verschillende leveranciers. VERA en de leden van de werkgroep zullen er ook op toekijken dat de gekozen leverancier de onderdelen van het aanbod uitwerkt zoals vooropgesteld. Begin volgende jaar wordt een infomoment georganiseerd waarop u meer informatie zal krijgen. Nieuwe stuurgroep, nieuwe accenten De eerste stuurgroep bijeenkomst met de nieuwe mandatarissen gaf aan dat men tevreden is over het resultaat van de projecten binnen de samenwerkingen. Enkele van deze besturen maken gebruik van de bestaande raamovereenkomsten wat niet alleen aanzienlijke financiële besparingen oplevert, maar ook tijd bespaart. Een goede en moderne dienstverlening voor de burger is voor de beleidsmakers prioritair. Daarom kijkt de stuurgroep ook vooral naar projecten binnen de samenwerking die hierbij aansluiten. Zo is de interesse groot voor online dienstverlening via een volwaardig e-loket waarbij bijvoorbeeld digitale handtekening een belangrijke successleutel kan zijn. Digitaal handtekenen is een mooi voorbeeld van een verbeterde dienstverlening naar de burger toe. Verder zijn projecten rond communicatie naar de burger toe van groot belang. Websites, maar bijvoorbeeld ook digitale informatieborden langs wegen of op pleinen zijn onderwerpen die volgens de stuurgroep zeker ook binnen een samenwerkingsverband moeten opgestart en uitgewerkt worden. Politiezone stapt ook mee in samenwerkingsmodel De aanvraag voor toetreding tot samenwerking LUCHTHAVEN door de politiezone KASTZE (Kampenhout, Steenokkerzeel en Zemst) werd als logisch onthaald door de leden van de stuurgroep. De voordelen van de samenwerking zijn uiteraard ook voor politiezones van toepassing. Ondanks de specifieke IT-problematiek en toepassingen eigen aan de politiediensten, zijn bijvoorbeeld de raamcontracten maar ook de overlegmomenten waar kennis en ideeën gedeeld worden, nuttig voor medewerkers van politiezones. Werkgroep digitaal vergaderen Grimbergen stelt raamcontract op voor huur en onderhoud Multifunctionals In het samenwerkingsverband Brabantse Kouters heeft de gemeente Grimbergen een raamovereenkomst onderhandeld voor de huur en het onderhoud van multifunctionals (toestellen die kunnen afdrukken, kopiëren, scannen en faxen) met beheersysteem. Grimbergen treedt op als opdrachtencentrale voor alle besturen die zijn toegetreden tot een Virtuele Centrumstad. Het raamcontract ging in op 1 november 2013 en heeft een looptijd van 60 maanden. VERA begeleidt de opdracht voor de samenwerkende besturen. Het project toont aan hoe er binnen een samenwerking voordelen kunnen ontstaan als een project van één bestuur wordt opengesteld voor andere besturen. Grimbergen was immers al van plan om een bestek uit te brengen, maar besloot op vraag van de andere besturen om er een raamovereenkomst van te maken. Bij de totstandkoming werd ook informatie uitgewisseld met andere besturen die recent een dergelijke procedure hadden doorlopen. Er werden vier offertes ingediend door grote leveranciers van multifunctionals. De offertes werden beoordeeld op prijs, kwaliteit van de toestellen, service management en beheersysteem. In Grimbergen wordt al langer gebruik gemaakt van multifunctionals met een specifiek beheersysteem, maar de raamovereenkomst werd zo geschreven dat het beheersysteem ook toepasbaar moet kunnen zijn voor andere besturen. Een beheersysteem omvat een gebruikersbeheer, logging en monitoringfuncties, maar maakt ook bijvoorbeeld het versturen van scans via mail mogelijk. Benny Moens, ICT-verantwoordelijke van Grimbergen : Toen men ons vroeg om binnen dit project als opdrachtencentrale op te treden, dienden we niet lang te twijfelen. Door de schaalvergroting hoopten we nog betere prijzen en voorwaarden te bekomen. Binnen het bestek wilden we ook rekening houden met de wensen van andere besturen. Zo lieten we het bestek kritisch bekijken door Johan Meirens van de Stad Landen. Het bestek voorziet 9 types multifuntionals, 2 types printers en een beheersysteem. Voor elk wat wils dus. Het doet ons deugd dat simulaties aantonen dat de prijzen scherp zijn en dat besturen in deze moeilijke tijden toch nog kunnen besparen. Een groot voordeel van het aansluiten bij een raamcontract is uiteraard ook de snelle administratieve afhandeling. Foto: het team dat aan het raamakkoord meewerkte. (vlnr) 1) Benny Moens (ICT beheerder) 2) Ann De Raedemacker (administratief medewerker logistiek) 3) Jean Pierre De Wit ( diensthoofd logistiek) In de laatste maanden van 2013 wil men in de Brabantse Kouters ook nog een werkgroep samenbrengen om een project rond monitoring te begeleiden. Dit projectvoorstel ontstond vanuit het IT overleg van de Brabantse Kouters en moet leiden tot een onderzoek over de mogelijkheid om goede monitoringsystemen op te zetten voor het netwerk en de gekoppelde ICT-componenten binnen een bestuur. Op het samenwerkingsplatform van VERA (www. virtuelecentrumsteden.be) is alle informatie over het raamcontract multifunctionals beschikbaar voor de samenwerkende besturen. 8 9

6 Project Groene Rand / Zenne-Pajot Groene Rand Groene Rand is het jongste samenwerkingsverband: het werd officieel opgericht op 4 september 2013 en bestaat uit de gemeenten en OCMW s van Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Oud-Heverlee en Overijse. Na de rapportering van de samenwerkingsscan maakte VERA het mogelijk voor besturen om een individuele voorstelling van de resultaten op hun eigen bestuur aan te vragen. Tegelijk werd er een enquête rondgestuurd om in kaart te brengen welke projecten op de agenda s van de verschillende besturen stonden en zo mogelijke samenwerkingsprojecten te identificeren. In de volgende fasen zal de stuurgroep een charter (visietekst) goedkeuren voor hun samenwerking waarin de besturen in hoofdlijnen vaststellen wat hun doelstellingen zijn. Tegelijkertijd wordt er in het IT-overleg gefocust op kennisoverleg en een verkenning van de meest geschikte projecten, waarna het adviescomité de beslissingen zal nemen over de opstart van projecten. Daarbij zal ook voor Groene Rand gelden dat de afgewerkte projecten worden opengesteld voor besturen uit andere Virtuele Centrumsteden. Zenne/Pajot De besturen uit de regio Zenne/ Pajot zijn nog aan het zoeken naar de juiste vorm voor hun samenwerkingsverband(en). Een eerste groep besturen is ondertussen concreet begonnen met het voorbereiden van hun samenwerking. Het zal bestaan uit besturen van de politiezone TARL (Ternat, Affligem, Roosdaal en Liedekerke) en de besturen van de politiezone Pajottenland (Bever, Galmaarden, Gooik, Herne, Lennik, Pepingen). Beslissingen tot samenwerking worden door de betrokken besturen op hun colleges en vaste bureaus geagendeerd. Een tweede samenwerkingsverband, naar analogie met de samenwerking STAD voor de stadsbesturen uit het oosten van de provincie, zou onder meer Dilbeek en Halle kunnen omvatten. Hier zijn echter nog geen concrete gesprekken over opgestart. Tenslotte hebben ook Linkebeek en Drogenbos interesse, maar ook deze besturen bevinden zich nog in de verkennende fase. Raamovereenkomst ICT kennisplatform De officiële gunning gebeurde op 1 juni van dit jaar aan de firma Topdesk. Het project werd opgestart bij de deelnemende besturen van samenwerking Luchthaven op 1 oktober. Kennis en documentatie delen was één van de belangrijke vereisten die de werkgroep definieerde om op zoek te gaan naar een platform dat dit toelaat op verschillende niveaus. Informatie moet gedeeld kunnen worden tussen gebruikers van een bestuur, maar ook met gebruikers van andere besturen. De keuze is dan ook gegaan naar een webtoepassing waarin centraal documentatie en kennis over ICT-onderwerpen gedeeld wordt door alle gebruikers van het platform. Alle specifieke informatie, zoals tickets, contracten en bijvoorbeeld assetmanagement, is standaard afgeschermd per lokaal bestuur. Maar deze instelling kan gewijzigd worden indien besturen ook deze data willen delen met een ander bestuur, zoals bijvoorbeeld in gemeenten waar OCMW en gemeentebestuur reeds samenwerken op ICT vlak. Momenteel legt de werkgroep de laatste hand aan de modaliteiten die de structuur van het platform zullen vorm geven. De inventaris wordt bijvoorbeeld opgemaakt, de pc s krijgen een nummering en een juiste benaming. Na een proefperiode van 3 maanden zal het platform opengesteld worden voor alle besturen die deel uitmaken van een virtuele centrumstad. VERA zal optreden als opdrachtencentrale. Werkgroep gaat verder De werkgroep zal bijven samenkomen om een goede opvolging te garanderen. Wanneer er bijvoorbeeld extra Project modules of uitbreidingen worden gevraagd door gebruikers, zal de werkgroep hierover samenzitten en een beslissing nemen. Ook een regelmatige evaluatie van de werking en het gebruiksgemak van het platform zal behoren tot de zorg van de werkgroep. Hoe meer deelnemers, hoe lager de prijs Om dit project te financieren, leggen de deelnemende besturen samen, en wordt er gewerkt met een verdeelsleutel om het individueel aandeel in de kost te bepalen. Besturen bepalen aan de hand van het aantal medewerkers die tickets zullen aanmaken op het platform, wat hun deel in de totale kost is. Dus hoe meer lokale besturen die deel uitmaken van een samenwerkingsverband het systeem gaan gebruiken, hoe lager de jaarlijkse kost voor alle deelnemers zal worden. Kick-off vergadering Groene Rand Sven Kluppels, Helics (opdrachthoudende intercommunale van de steden Leuven en Hasselt) Wij werken sinds 2008 met de software van Topdesk voor onze helpdesk en ticketing. Ook het assetmanagement van de pc s, en de bestelbonnen worden hierin beheerd voor zowel Leuven als Hasselt. Dus ja, we kunnen wel stellen dat we na enkele jaren intensief gebruik een tevreden klant zijn

7 Project Dossier ICT architect, een doorlichting In 2013 werd VERA verschillende keren ingeschakeld om een volledige doorlichting van de ICT binnen een bestuur te maken. Dit valt onder de opdracht van een ICT Architect, die wordt belast met het in kaart brengen van de huidige situatie en het formuleren van verbeteradviezen. Efficiënter werken, beter koppelen van de voorzieningen, en besparen van onnodige kosten staan immers overal hoog op de agenda. De opdracht van een ICT architect sluit aan op het werk van de samenwerkingsscan, maar gaat in alle opzichten verder. Zo gebeurt de analyse breder door ook diensthoofden en ander personeel te betrekken, door middel van interviews, maar wordt er ook dieper ingegaan op de problemen en komt de onderlinge samenhang tussen problemen meer aan bod. Ten slotte wordt er een afsluitend rapport opgesteld met daarin gemotiveerde adviezen over alle mogelijke verbeteringen. De analyse van de ICT architect gebruikt het kader van de Leidraad Interne Controle / Organisatiebeheersing van de Vlaamse Overheid, externe-audit/leidraad-internecontroleorganisatiebeheersing Deze leidraad is bedoeld om een zelfevaluatie van de interne controle binnen een bestuur uit te voeren voor 11 thema s, waaronder informatica. Door VERA in te schakelen voor het luik ICT loopt een bestuur dus vooruit op de audits die de Vlaamse Overheid vanaf 2014zal doen bij lokale besturen. De opdrachten van de ICTarchitect bieden een interessant toekomstperspectief. Niet alleen omdat het voor de besturen die de analyse doorliepen op korte termijn nuttige aanknopingspunten oplevert voor samenwerkingsprojecten, maar ook doordat er een discussie over ICT-beleid wordt aangegaan met de beleidsploeg van elk bestuur. Deze individuele discussies zijn het uitgangspunt om op lange termijn te evolueren naar een door lokale besturen gedeelde visie op ICT-beleid. Deze visie kan verder worden verspreid binnen het overleg van de Virtuele Centrumsteden, wat opnieuw aantoont hoe belangrijk het is dat niet alleen de administraties van de besturen, maar ook de beleidsploegen voldoende worden betrokken bij het samenwerkingsmodel. Katleen Biesemans, secretaris gemeente Opwijk over de doorlichting bij haar bestuur De ICT behoeften van onze diensten werden op een efficiëntere en meer diepgaande manier in kaart gebracht dan traditioneel gebeurt tijdens onze jaarlijkse bevraging in functie van het opstellen van het budget. VERA heeft ons bewust gemaakt van bepaalde opportuniteiten, besparingsmogelijkheden en nieuwe technische functies. We hebben nu een door de diensten gedragen ICT-beleidsplan: een nuttig instrument om de volgende jaren aan de slag te gaan met de belangrijkste mogelijkheden tot verbetering. Met dit plan hopen wij een efficiënte en kostenbesparende samenwerking tussen het OCMW en het gemeentebestuur van Opwijk te faciliteren. Een eenvoudig te gebruiken omgeving voor uw website met kañooh kañooh is een platform waarmee je op een eenvoudige manier een website kunt bouwen. Je mag het vergelijken met een bouwdoos vol met legoblokken waarmee je snel een site samenstelt, van eenvoudige basissites tot meer geavanceerde sites met alle toeters en bellen. kañooh is ontstaan op initiatief van de Vlaamse overheid die zich, met haar ongeveer sites, geconfronteerd zag met meer dan 40 verschillende technologieën bij meer dan 30 verschillende hostingpartijen. Bovendien waren webmasters meer bezig met administratie en ICT dan met de inhoud van de verschillende sites. Daarop heeft de Vlaamse overheid een bestek uitgeschreven met als doel één technologie bij één hostingpartner. De gekozen onderliggende technologie is Drupal, een populair content management systeem (CMS), ontwikkeld door een Vlaming Dries Buytaert. Een consortium van ESN en ONE Agency had de beste aanpak hiervoor en heeft ondertussen kañooh opgestart. Waarom kañooh-en? Lage instapdrempel. Bij kañooh heb je een basissite vanaf 69,99 euro per maand met vijf extra web-functionaliteiten. Hierin zitten ook de hosting en het onderhoud vervat. Voor 369,99 euro per maand heb je een volledige oplossing met alle web-functionaliteiten die kañooh aanbiedt. Weinig administratie. Vermits er een raamcontract is, moet je niet langer de administratieve procedure van een openbare aanbesteding afwerken om effectief aan de slag te kunnen. Een eenvoudige bestelling bij kañooh en je kan s anderdaags aan je site beginnen. Snelheid. Met kañooh hoeft je niet ontwikkelen, maar configureer je simpel de gewenste onderdelen van je site. Je kan je volledig concentreren op de inhoud van je site en moet je niets aantrekken van enigerlei technologische aspecten. Dit betekent dat je een eenvoudige site kan opbouwen en lanceren in een paar uur in plaats van er weken aan te moeten sleutelen. Eenvoud. kañooh biedt je een gebruikersvriendelijke interface om je site op te bouwen. Op die manier krijg je de volledige kracht en functionaliteiten van Drupal ter beschikking zonder dat je de Drupal technieken in je vingers moet hebben. Ondersteuning. De kañooh helpdesk staat ter beschikking voor je vragen en problemen via of telefoon. Toekomstgericht. Het internet leeft. Iedere dag komen er nieuwe technieken en mogelijkheden op de markt die het inzetten van je website efficiënter en effectiever kunnen maken. Door in te stappen in kañooh groei je mee met het platform en kan je steeds gratis gebruik maken van nieuwe functionaliteiten die aan het platform worden toegevoegd. Het raamcontract dat de Vlaamse Overheid heeft afgesloten in het kader van kañooh laat toe dat ook de lokale besturen gebruik maken van de oplossingen en diensten van kañooh. Naast het bouwen en onderhouden van websites biedt het raamcontract met kañooh bijkomende diensten die je kunnen helpen bij het opzetten en beheren van websites. Zo kan je een volledig voor-analyse traject lopen waarbij de structuur en het design van de website samen met gebruikers wordt uitgetekend. Overzetten van de bestaande inhoud van een site naar het kañooh-platform behoort ook tot de mogelijkheden. En zelfs als je al een Drupal site hebt die je op een professionele manier wil hosten, kan je bij kañooh terecht onder de voorwaarden van het raamcontract. Voor meer achtergrond informatie over kañooh kan je terecht bij de Vlaamse overheid.: Godfried.knipscheer@ dar.vlaanderen.be, of Vincent.sennesael@ dar.vlaanderen.be Voor rechtstreeks contact met kañooh: Tom.kooy@kañooh.be Jef.bouwens@kañooh.be Bijdrage door het team van: 12 13

8 Project Project De digitale handtekening voor lokale besturen Veel interne en externe automatiseringsprojecten binnen lokale overheden struikelen over de problematiek van rechtsgeldige handtekeningen. Het online aanvragen van bijvoorbeeld vergunningen bij overheden verloopt vlot en digitaal tot er een handtekening moet geplaatst worden. Veel overheden grijpen dan terug naar een papieren versie of workflow om een handtekening te plaatsen en te bewaren. Toch is de elektronische handtekening even rechtsgeldig als een geschreven handtekening (art 1322 van het burgerlijk wetboek). Handtekeningen die steunen op het gebruik van de elektronische identiteitskaart of eid geven altijd een gekwalificeerde elektronische handtekening en zijn dus evenwaardig aan de geschreven handtekening. Merk op dat het wel loont om te controleren of u echt een handtekening nodig hebt: soms is aanmelden met bijvoorbeeld een eid voldoende. Er zijn veel commerciële oplossingen en ook enkele vrij te gebruiken oplossingen beschikbaar voor lokale overheden die het gebruik van een rechtsgeldige digitale handtekening mogelijk maken. Twee van de oplossingen die u gratis kan gebruiken zijn de eid -Digital Signing Service van de federale overheid en het digitaal tekenplatform van de Vlaamse overheid. De eid -Digital Signing Service (eid- DSS) van FEDICT De Federale Overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie - biedt met eid -Digital Signing Service (eid-dss) een service aan om door middel van de elektronische identiteitskaart (eid) zowel documenten online te ondertekenen als een elektronische handtekening te verifiëren. De handtekening die op deze manier geplaatst wordt, is wettelijk gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Wie een document wil ondertekenen, kan gebruik maken van een webtoepassing die beschikbaar is op dss.services.belgium.be Overheidsdiensten kunnen deze functionaliteit binnen hun eigen toepassing integreren via een webservice. De integratie van deze service binnen de eigen toepassing vergt geen technische kennis van de elektronische handtekening, noch van de verschillende ondersteunde documentformaten. Omdat het om een webservice gaat, kan hij eenvoudig geïntegreerd worden, onafhankelijk van het platform dat een overheidsdienst gebruikt. Alle interacties met de eindgebruikers worden verzorgd door de webservice. Zij dienen enkel een gratis downloadbare plug-in voor hun browser te installeren om gebruik te kunnen maken deze service. De eid DSS webservice verzorgt verder alle interacties met een eid compatibele kaartlezer. Wilt u meer weten over deze service, dan kunt u contact opnemen met Fedict via servicedesk@fedict.belgium.be Het digitaal tekenplatform (dtp) van de Vlaamse Overheid Het digitaal tekenplatform van de Vlaamse Overheid dat sinds 2010 beschikbaar is voor Vlaamse overheden, en sinds eind 2012 ook voor lokale overheden, stelt u in staat om digitale documenten om te zetten naar tekenklare documenten die door iedereen met een eid rechtsgeldig kunnen ondertekend worden. Het gebruik van het digitaal tekenplatform is gratis en is gebaseerd op vrij beschikbaar componenten, dus leidt niet tot extra kosten voor overheden of burgers. U kan het digitaal tekenplatform op drie manieren gebruiken of integreren (zie ook de betrokken handleidingen en snelgidsen ): 1. Via een eenvoudige maildienst waarin u een document of PDF-formulier stuurt naar dtp-lb@vlaanderen. be en een tekenklare PDF ontvangt. Iedereen met een eid kan het document dan onderteken in Adobe Reader en de validatie van eventueel andere handtekeningen nagaan en wijzigingen achteraf controleren. 2. DTP kan ook worden geïntegreerd in uw applicaties door gebruik te maken van de DTP-webservices die in de achtergrond bepaalde documenten kunnen omzetten in tekenklare documenten of geplaatste handtekeningen valideren. 3. Tenslotte kan u gebruik maken van de DTP-web interface die het tekenen binnen uw applicatie regelt zonder dat een gebruiker zijn browser of uw applicatie moet verlaten om te tekenen. Het DTP maakt documenten enkel tekenklaar en regelt de validatie. De toegang tot of eigenaarschap van uw documenten blijft ten allen tijde in uw handen. Case: Stad Antwerpen schaft handtekeningen af In het kader van de administratieve vereenvoudiging onderzocht de stad Antwerpen digitale alternatieven voor het handtekenen. De juridische dienst en het stadsarchief leidden samen het project Afschaffen handtekening. De eerste doelstelling was het onderzoeken van het begrip rechtsgeldige handtekening en het vermijden van overbodige handtekeningen. De tweede doelstelling was het voorzien van digitale alternatieven wanneer een handtekening nodig is. Samen met de ICT-partner van de stad (Digipolis Antwerpen) werden deze digitale alternatieven ook beschikbaar gesteld. Beide doelstellingen werden binnen de stad Antwerpen vrij snel vastgelegd als uitgangspunten voor de hele organisatie. Hierbij wordt het principe comply-or-explain gehanteerd. Organisatieonderdelen moeten ten eerste aantonen dat een handtekening nodig is en zijn vervolgens verplicht om een digitaal alternatief voor de handgeschreven handtekening toe te passen. Als leidraad bij deze oefening werd vanuit het projectteam een beslissingsmodel met bijhorende voorbeelden en realisaties beschikbaar gesteld. Dit beslissingsmodel en het plan van aanpak werden door Filip Boudrez en Heidi Defrenne beschreven in een bijdrage voor het naslagwerk Wie klasseert, die vindt. In het artikel wordt ook toegelicht hoe het gekwalificeerd tekenen wordt geïmplementeerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van MS Office en van het tekenplatform van Fedict. Het beslissingsmodel blijkt in de praktijk een goed instrument voor de stedelijke diensten te zijn. Voor verschillende rollen binnen de organisatie is het een praktisch werkinstrument en is het een houvast bij de analyse over de noodzaak van ondertekening en de keuze van elektronische handtekening. Het beslissingsmodel zorgt er ook voor dat in gevallen waarin een handtekening juridisch vereist is, niet automatisch naar een gekwalificeerde elektronische handtekening als digitaal alternatief voor de handgeschreven handtekening wordt gegrepen. Afhankelijk van de doelstelling van het document en de functie van de handtekening zijn er in veel gevallen eenvoudigere en technisch minder complexe alternatieven beschikbaar. Bronvermelding externe auteurs: Mila Druwe, Fedict Daniël Du Seuil, e-ib Filip Boudrez, stad Antwerpen Houdt deze datum alvast vrij in uw agenda: 10 februari provinciehuis Leuven Infomoment over digitale handtekening, waarop onder meer sprekers van de federale en Vlaamse overheid een toelichting zullen geven. 14 nieuwsbrief december nr 4 15

9 VERA missie Het Vlaams-Brabants Steunpunt voor Informatica VERA voert het extern gerichte informaticabeleid uit van het provinciebestuur Vlaams-Brabant, dat gericht is op de verbetering van de overheidswerking voor personen, verenigingen en bedrijven. VERA ondersteunt de lokale besturen van Vlaams-Brabant door het coördineren van samenwerking bij de invoering van e-government. VERA maakt overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen. De tijd en middelen die daardoor vrijkomen, kunnen worden gebruikt om ICT beter in te zetten bij de uitvoering van het lokaal beleid. Zodoende kunnen besturen met dezelfde middelen een betere dienstverlening realiseren. VERA Vaartdijk 3/ Wijgmaal - Leuven T F info@vera.be >