BELEIDSPLAN KIDS COLLEGE APELDOORN

Transcriptie

1 1 BELEIDSPLAN KIDS COLLEGE APELDOORN Stichting Weekendschool Kids College Apeldoorn Algemeen Kids College Apeldoorn (KCA) is de weekendschool die gemotiveerde, nieuwsgierige leerlingen met potentie uitdaagt, zodat zij kunnen ontdekken waar hun talenten en interesses liggen. KCA biedt haar leerlingen een unieke kans om ambities te ontwikkelen en een kijkje te nemen achter deuren die normaal gesproken voor hen gesloten blijven. Het programma van KCA is afgestemd op kinderen van 10 tot 14 jaar die door wat voor omstandigheden dan ook een steuntje in de rug verdienen. KCA wil hen stimuleren om over hun toekomst na te gaan denken, hun zelfvertrouwen te vergroten en hun blikveld te verruimen. Aan het volgen van het KCA programma zijn geen kosten verbonden. KCA doet dat door middel van ervarend leren. Op 24 zondagen per jaar laten gastdocenten uit uiteenlopende beroepen onze leerlingen horen en zien wat hun vak inhoudt. KCA doet dat door ervarend leren en gaat actief met hen aan de slag. De passie van de gastdocenten voor hun vak in combinatie met het enthousiasme van de kinderen resulteert in leerzame, interactieve en plezierige lessen. En daar draait het om. Om die kinderen uit Apeldoorn die het nodig hebben een extra stimulans te geven en ze de mogelijkheid te bieden verder te kijken dan de hen bekende omgeving. Geschiedenis KCA is voortgekomen uit een initiatief van Maatschappelijk Ondernemen Apeldoorn (MOA) om in deze stad een weekendschool op te richten naar het voorbeeld van de IMC weekendscholen in Amsterdam. Een haalbaarheidsonderzoek met de beide koepelorganisaties voor het basisonderwijs in Apeldoorn viel positief uit en dat heeft geleid tot het oprichten van de stichting in november Bij de opzet van KCA is vooral gekeken naar de ervaring van de weekendschool Leuk om te Leren uit Arnhem, die onder vergelijkbare omstandigheden tot stand is gekomen en moet werken. In de periode januari mei 2009 heeft KCA een pilot programma afgewerkt met in totaal 17 kinderen om ervaring op te doen. Daarna waren er in de schooljaren: leerlingen, gestopt leerlingen, tussentijds ingestroomd leerlingen, gestopt leerlingen, gestopt 2.

2 2 Visie 2018 KCA heeft in 2018 het volgende bereikt: School KCA heeft zich een vaste plaats verworven in het Apeldoornse onderwijsbestel en is niet meer weg te denken. Basisscholen zien KCA als een natuurlijke partner die een waardevolle aanvulling biedt op het reguliere onderwijs dat zij aanbieden, m.n. voor de kinderen die in onze doelgroep passen. KCA heeft het lesprogramma zodanig ontwikkeld dat er een logische opbouw door de jaren heen is te onderkennen. In de eerste twee jaar wordt bij het vormgeven van het programma gewerkt vanuit thema's, die zorgen voor een samenhangend geheel. Het initiatief voor het programma ligt bij KCA. In het derde jaar zijn leerlingen in sterke mate zelf verantwoordelijk voor (de organisatie van) het programma en hun ontwikkelingsproces, waarbij ze ondersteuning krijgen vanuit KCA. Door bekendheid van het KCA programma op basisscholen en omgekeerd inzicht aan de KCA kant in het onderwijsaanbod op basisscholen is de aansluiting gewaarborgd en worden doublures voorkomen. KCA voldoet aan dezelfde basiseisen (m.n. een veilige omgeving) waaraan een school moet voldoen, maar weet het lesprogramma zodanig vorm te geven dat kinderen dit als leuk, uitdagend, en als anders dan op school ervaren. De capaciteit van KCA in aantallen leerlingen is geoptimaliseerd (1 e en 2 e jaar 25 leerlingen elk en maximaal 15 in het 3 e jaar). KCA heeft de financiering op orde, deels uit sponsoring (geld en natura), deels uit subsidies. Daar ligt een lange termijn planning onder, die verrassingen voorkomt en voorziet in tijdige opvolging van geldgevers die na een aantal jaren willen stoppen met de steun aan KCA. Die stabiele financiële positie stelt KCA in staat doorlopende verplichtingen aan te gaan, zoals b.v. een arbeidscontract voor onbepaalde tijd. De dagelijkse leiding van KCA berust bij de projectcoördinator, ondersteund door klascoördinatoren die een vaste binding met hun groep houden. Het bestuur schept de voorwaarden om de school te laten functioneren. Verdere ontwikkeling van de KCA organisatie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van projectcoördinator en bestuur. Die organisatieontwikkeling begint bij de vrijwilligers, loopt via klascoördinatoren door naar de projectcoördinator, die de geopperde ideeën omzet in een afgewogen voorstel aan het bestuur. Leerlingen Door de uitstekende verhouding met de basisscholen werft KCA geen leerlingen meer, maar basisscholen bevelen de juiste kinderen aan voor KCA waarna KCA de selectie op zich neemt. Voor dat selectieproces wordt aan kinderen gevraagd hun motivatie voor KCA onder woorden te brengen. Vanzelfsprekend worden de ouders hierbij betrokken. Over de selectie vindt terugkoppeling plaats naar kinderen en ouders en naar leerkrachten/schooldirecties. Dat laatste is bedoeld om basisscholen en KCA op één lijn te houden v.w.b. de specifieke eisen die aan onze doelgroep zijn verbonden. KCA heeft een leerlingenvolgsysteem ontwikkeld en operationeel, dat ons in staat stelt leerlingen op de voet te volgen en snel naar de ouders toe te kunnen reageren bij zich voordoende problemen. Dat systeem wordt wekelijks gevoed met de resultaten van evaluatiegesprekken na de gastlessen. Het leerlingenvolgsysteem levert de input voor de portfolio s van de leerlingen. KCA blijft het beginsel hanteren dat kinderen uit groep 7 de leerlingen in het 1 e jaar zijn, die vervolgens doorstromen naar het 2 e jaar (groep 8) en KCA afsluiten in het 3 e jaar (1 e jaar vervolgonderwijs). Zij-instroom is mogelijk in het 2 e jaar,

3 3 niet in het 3 e jaar. Uitval wordt tot januari gecompenseerd met potentiële leerlingen op onze wachtlijst. KCA houdt ook contact met oud-leerlingen, weet wat zij hebben bereikt in termen van diploma s en werk. Op die manier is KCA in staat om het effect te meten van haar inspanningen. KCA heeft in 2018 de eerste vrijwilligers als begeleider gerekruteerd uit de leerlingen van het eerste uur. Vrijwilligers De positie die KCA zich in Apeldoorn heeft verworven in het onderwijsbestel is voor een deel terug te voeren op de kwaliteit van onze vrijwilligers. Die wordt bepaald door onderwijservaring en het vermogen om met kinderen om te gaan. Die ervaringseisen zijn vastgelegd en maatgevend voor het aannemen van nieuwe vrijwilligers. Ook voor vrijwilligers is het niet alleen een uitdaging om bij KCA bij te dragen aan het resultaat, maar het vrijwilligerswerk wordt als leuk en erg bevredigend ervaren. Vrijwilligers krijgen ook de kans om zich verder te ontwikkelen; KCA organiseert trainingen en maakt optimaal gebruik van toepasselijke cursussen van Wisselwerk en andere organisaties. Het vrijwilligersbestand blijft daardoor op peil en in voorkomend geval is opvolging geen probleem, omdat KCA in de doelgroep vrijwilligers een uitstekende naam heeft. Opvolgers staan te trappelen van ongeduld. Naast vrijwilligers voor onderwijstaken beschikt KCA over vrijwilligers voor specifieke taken (webmaster, beheer van het netwerk, fondsenwerving, pr en communicatie, etc.). Vanzelfsprekend worden die aangenomen op grond van hun specifieke kwaliteiten. Met alle vrijwilligers is een vrijwilligersovereenkomst gesloten; de functieomschrijving maakt daar deel van uit. Gastdocenten KCA heeft een uitgebreid bestand aan gastdocenten; niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwaliteit is bekend. Daardoor kunnen gastdocenten optimaal worden ingezet. De debriefing van gastdocenten is een vast onderdeel van de gastles en de resultaten daarvan worden gebruikt in het leerlingenvolgsysteem en bij de verdere ontwikkeling van het programma. Gastdocenten maken deel uit van het KCA netwerk. Parttimers De functieomschrijving van de projectcoördinator is uitontwikkeld en voldoet. Dat geldt ook voor de overige parttimers. Desondanks is KCA voortdurend bezig om hier verdere verbeteringen aan te brengen door de projectcoördinator en de klascoördinatoren kansen te bieden om zich verder te ontwikkelen om zo de KCA organisatie optimaal te kunnen blijven bedienen met de gewenste kennis, vaardigheden en deskundigheid. KCA is door de stabiele financiële positie in staat om tijdelijke contracten om te zetten in vaste aanstellingen, in elk geval voor de projectcoördinator. Dat maakt het ook mogelijk om te investeren in verdere vorming, opleiding en training van de vaste medewerkers. Netwerk KCA heeft een uitgebreid netwerk in Apeldoorn (scholen, bedrijven, lokale overheid, gastdocenten, sponsors) opgebouwd en onderhoudt dat zorgvuldig. Uitgangspunt is het creëren en in stand houden van een win-win situatie. Via dit netwerk worden lokale potentiële sponsors en gastdocenten aangesproken en geworven. KCA maakt deel uit van het landelijk netwerk van weekendscholen (in wording); binnen dat netwerk gelden dezelfde normen en waarden voor alle deelnemende weekendscholen.

4 4 Binnen het netwerk wordt op twee niveaus kennis en ervaring uitgewisseld; 1: projectcoördinatoren, locatiemanagers etc. en 2: bestuurders Bestuur De onderwijskoepels en het Apeldoornse bedrijfsleven zijn op niveau vertegenwoordigd in het bestuur van KCA. De voorzitter en secretaris/penningmeester beschikken over resp. de nodige leiderschapskwaliteiten en de specifieke deskundigheid die voor hun functie is vereist. Verder is er in het bestuur een evenwichtige m/v verhouding en ligt de gemiddelde leeftijd beneden de 50 jaar. Er is een rooster van aftreden; bestuursleden vervullen hun functie in beginsel voor de duur van drie jaar en kunnen die periode eenmaal verlengen. Het enthousiasme voor KCA is een vanzelfsprekendheid en bestuursleden hebben voldoende mogelijkheden om tijd en inspanning aan KCA te besteden. PR en communicatie KCA heeft een rolling communicatieplan dat aandacht schenkt aan alle KCA activiteiten die er op een bepaald moment in het schooljaar toe doen; denk aan leerlingenselectie, lesprogramma s, speciale lessen en/of gastdocenten, hoogtepunten als de Open Dag en de certificaatuitreiking, sponsorwerving, lesverslagen, jaarverslagen etc. KCA beschikt over een up to date website en kan snel reageren via Facebook en Twitter. De website biedt leerlingen, ouders, vrijwilligers, parttimers en bestuursleden de mogelijkheid om afgeschermd met elkaar te communiceren. Niet alleen in onderwijsland, maar ook voor de media is KCA een bekende en interessante organisatie. Dat betekent dat KCA regelmatig onderwerp is in de schrijvende pers (De Stentor, Stedendriehoek en Stadsblad), bij RTV Apeldoorn en Omroep Gelderland. Waar nodig weet KCA door te dringen tot landelijk opererende media. Realisatie van de Visie 2018 in extra subdoelstellingen per schooljaar: : vieren 1 e lustrum: doel naamsbekendheid vergroten, meer sponsors uit het Apeldoornse bedrijfsleven aantrekken : volgt : volgt : volgt : volgt KCA in cijfers KCA is overwegend een vrijwilligersorganisatie met een tweetal parttimers in dienstverband, een projectcoördinator en een administratieve kracht. Vrijwilligers zijn belast met uitvoerende taken: 4 klascoördinatoren, 12 begeleiders en 1 tot 3 vrijwilligers met ondersteunende taken t.b.v. de projectcoördinator en het bestuur. De 5 bestuursleden zijn ook vrijwilligers. Omgevingsanalyse Doelgroep Leerlingen uit de groepen 7 en 8 van het basisonderwijs en uit de brugklas van het voortgezet onderwijs tussen de 10 en 14 jaar. Zij zijn gemotiveerd, nieuwsgierig en bereid

5 5 om op 24 zondagmiddagen per schooljaar lessen bij KCA te volgen. KCA leerlingen hebben gemeen dat zij door de thuissituatie of door andere omstandigheden geen of onvoldoende gelegenheid hebben om zich een beeld te vormen van beroepen waarvoor zij, gegeven hun talenten, voor zouden kunnen gaan kiezen. Etniciteit, religieuze overwegingen, nationaliteit e.d. spelen voor KCA geen rol bij de toelating. Samenwerkingsverbanden KCA werkt nauw samen met de basisscholen in Apeldoorn, die als geen ander in staat zijn om te beoordelen of een leerling geschikt is voor KCA. Eventuele problemen met leerlingen of opkomende vragen worden door KCA teruggekoppeld naar de betreffende docent in het reguliere onderwijs. De projectcoördinator maakt gebruik van de diensten van een Raad van Advies (2 directeuren van een basisschool en een docent uit het vervolgonderwijs) en onderhoudt contacten met Wisselwerk, Netjewerk en Staat van Dienst (vooral werven vrijwilligers, Wisselwerk ook voor cursussen e.d.) en het Centrum voor Jeugd en Gezin (werven leerlingen). Twee bestuursleden van KCA vervullen directiefuncties bij Leerplein055 (de openbare onderwijskoepel) en bij PCBO (de prot.chr. onderwijskoepel), een derde bestuurslid is aangezocht vanwege contacten in Apeldoornse netwerken en het bedrijfsleven. Concurrentie KCA is de enige weekendschool in Apeldoorn. Concurrentie blijft beperkt tot Koranscholen die op zondag lessen verzorgen in ongeveer hetzelfde tijdsbestek als KCA. V.w.b. onze doelgroep leerlingen en onze activiteiten is KCA uniek in Apeldoorn. Rechtzinnige christelijke scholen waarderen ons programma, maar hebben moeite met lessen op zondag en bevelen in het algemeen geen kinderen voor KCA aan. Externe factoren De invloed van de economische crisis laat zich gelden bij het verwerven van fondsen. Dat heeft ertoe geleid om meer subsidiegevers en sponsoren te benaderen voor kleinere bedragen. Dat betekende veel extra werk voor bestuursleden, reden om een extra vrijwilliger aan te trekken, die zich vooral richt op het Apeldoornse bedrijfsleven. Doelen Doelstellingen Kwalitatief: KCA daagt gemotiveerde, nieuwsgierige leerlingen met potentie uit, zodat zij ontdekken waar hun talenten en interesses liggen. Zo ontwikkelen de leerlingen hun ambities. Het KCA programma vergroot het zelfvertrouwen, stimuleert het denken over toekomstperspectieven en sociale verbondenheid. Het eerste doel is een doordachte keus voor het vervolgonderwijs en later een beroepskeuze die aansluit bij de persoonlijke ontwikkeling en de door het onderwijs verworven competenties. Voor KCA zijn de kwantitatieve doelstellingen direct gerelateerd aan de school en eenvoudig te omschrijven: Aantallen leerlingen: minimaal 20 maximaal 25 voor de 1 e en 2 e jaarsgroepen (behoud van 15 leerlingen die komend schooljaar naar groep 8 gaan en > 20 kinderen die naar groep 7 gaan) Behoud van minimaal 9 tot 15 leerlingen uit de oudste groep voor het 3 e jaar. Eventueel

6 6 leerlingenverloop wordt direct aangevuld vanuit de wachtlijst; laatste instroom in januari bij het begin van de tweede helft van het schooljaar. Aantallen vrijwilligers: 4 klascoördinatoren met 12 begeleiders; voor het 3 e jaar zijn afhankelijk van het aantal leerlingen één coördinator en twee begeleiders nodig. Deze aantallen moeten zijn bereikt bij het begin van elk schooljaar (september). Certificaten, portfolio en leerlingentevredenheid: Aan het einde van het schooljaar moeten aan minimaal 2 x 18 leerlingen deelnamecertificaten en een persoonlijk portfolio kunnen worden uitgereikt. Daarvoor moeten zij actief aan ten minste 17 (70% van de lessen) van de 24 bijeenkomsten hebben deelgenomen. Uit het portfolio moet de tevredenheid van leerlingen (gemiddeld 4 of beter op een 6- puntsschaal) kunnen worden afgeleid. Programma: In juli is de opzet gereed voor het hele schooljaar; voor het eerste halfjaar is de planning voltooid en zijn toezeggingen gedaan voor aanvang schooljaar in september, voor het tweede halfjaar moet dat voor Kerstmis zijn geregeld. Financiering: Van de benodigde middelen moet per schooljaar tenminste ⅔ afkomstig zijn uit meerjarige toezeggingen en maximaal ⅓ nieuw te verwerven middelen. Voor het totaal aan middelen gaat het om ⅓ in natura en ⅔ in geld. De financiering moet voor het komend schooljaar uiterlijk in juli verzekerd zijn. Tijd-activiteitenplan Weekendschool: onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Werving en behoud leerlingen Min. 20 max. 25 leerlingen voor 1 e en 2 e jaar Informatie naar basisscholen, presentaties en nazorg Bestuursleden PCBO en Leerplein055, Projectcoördinator jan apr Open Dag Informatie voor ouders, sponsors Door leerlingen en gastdocenten Projectcoördinator en bestuursleden jan eind mrt Uitloop werving Min. 20 max. 25 leerlingen voor 1 e en 2 e jaar nazorg Projectcoördinator mei Behoud leerlingen Min 9 voor het 3 e jaar Informatie naar -en vragen aan leerlingen Administratieve ondersteuning, Projectcoördinator, klascoördinatoren apr mei Selectie potentiële 80% leerlingen uit doelgroep interview Projectcoördinator apr jul

7 7 leerlingen Programma komend schooljaar 1 e, 2 e en 3 e Opzet Thema s kiezen, gastdocenten Projectcoördinator dec jan Programma 1 e halfjaar Uitgewerkt Tot op de les nauwkeurig Projectcoördinator jun sep Programma 2 e halfjaar Uitgewerkt Tot op de les nauwkeurig Projectcoördinator sep dec onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Programma 3 e jaar Opzet 1 e halfjaar 2 e halfjaar Tot op de les nauwkeurig Projectcoördinator jan jul okt apr sep dec Meetmomenten tevredenheid leerlingen Klascoördinatoren Projectcoördinator sep jan mrt dec mrt jun Leszondagen, tijdstippen informatie naar klascoördinatoren, vrijwilligers en leerlingen Elke donderdag voorafgaande aan een leszondag Contactmomenten met ouders (begin schooljaar, bij het brengen en ophalen van kinderen, bij de certificaatuitreiking) M.i.v. het schooljaar worden in het programma lessen opgenomen waarbij de ouders (gedeeltelijk) aanwezig zijn. Dan kunnen zij zien wat hun kinderen in die les hebben gedaan/gemaakt en zo worden er extra contactmomenten met de ouders gerealiseerd. Fondsenwerving onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Benaderen subsidiegevers Benaderen sponsors 2/3 van het jaarbudget 1/3 van het jaarbudget Vereiste informatie verschaffen Informatie verschaffen Coördinator fondsenwerving, bestuur Coördinator fondsenwerving, bestuur Doorlopend; in juli moet de financiering voor het komende schooljaar zijn verzekerd Afspraken met subsidiegevers schriftelijke overeenkomsten Bekrachtigen of opstellen Bestuur, penningmeester Doorlopend; in juli moet de financiering

8 8 en sponsors Afrekenen met subsidiegevers en sponsors 100% van heet jaarbudget toegezegd, 80% ontvangen penningmeester voor het komende schooljaar zijn verzekerd Communicatie onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Nieuwsbrieven 4 per jaar Opstellen Ontwerpen Versturen Voorzitter, projectcoördinator, vrijwilligers, ouders enz. webmaster administratieve ondersteuning aug dec feb mei sep jan mrt jun Mediacontacten Minstens 3 x per schooljaar Persbericht maken, informatie verstrekken Bestuursleden projectcoördinator sep mrt jun sep mrt jun Jaarverslagen 1 x kalenderjaar 1 x schooljaar Statutair Subsidiegevers Voorzitter en secretaris/pennningmeester idem jan Jul apr sep Vier nieuwsbrieven: september, jaarwisseling, Open Dag en juni De digitale nieuwsbrieven hebben vaste rubrieken: de column van de voorzitter, nieuws van de projectcoördinator, introductie van nieuwe vrijwilligers en/of sponsors, bijdragen van de kids. De coördinatie berust bij de voorzitter van het bestuur. Alle relaties van KCA ontvangen de nieuwsbrief digitaal; er worden per keer 50 hard copies gemaakt voor promotiedoeleinden Mediacontacten: begin schooljaar, Open Dag en certificaatuitreiking Naast deze drie vaste momenten wordt bij spraakmakende gebeurtenissen contact gezocht met de pers; het gaat dan om huis-aan-huisbladen als het Apeldoorns Stadsblad en De Stedendriehoek, Apeldoorn Direct, RTV Apeldoorn en eventueel De Stentor. Waar het sponsors betreft zijn ook Eigen!, Apeldoorn in Bedrijf, De Ondernemer van belang. Organisatie onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Organisatieontwikkeling Optimaal afstemmen op behoefte KCA Volgen en evalueren Bestuursleden projectcoördinator doorlopend

9 9 Aanpassen organisatie Optimaal afstemmen op behoefte Bestuursbesluit n.a.v. voorstel projectcoördinator projectcoördinator, bestuur jun jul Vrijwilligers onderwerp doelstelling activiteit door begin einde Werven Vacatures vervullen Via social media, website, advertenties projectcoördinator, Zodra nodig Behouden Tevreden vrijwilligers Persoonlijke gesprekken projectcoördinator, klascoördinatoren Doorlopend Gezelligheidsbijeenkomst bestuur Aansluitend op laatste leszondag in dec Trainen Kwaliteit vrijwilligers verhogen Groepsbijeenkomst op een vrije zondagmiddag Professionele trainer (sponsoring in natura) aug dec mei sep jan jun Afscheid nemen Signaleren tekortkomingen Exit interview projectcoördinator Zodra nodig Monitoren & Evalueren Controle Elke maandagmorgen evalueren de projectcoördinator en een bestuurslid de afgelopen leszondag: de voorbereiding, de uitvoering en het verslag van de klascoördinatoren. Waar nodig worden direct maatregelen genomen om afwijkingen van de planning bij te sturen. Evaluatie Elke maandelijkse bestuursvergadering geven de projectcoördinator en de voorzitter de stand van zaken weer. Besluiten m.b.t. het opheffen van tekortkomingen worden daar genomen. Aan het einde van het schooljaar wordt een bestuursvergadering gewijd aan een terugblik waarbij het afgelopen schooljaar wordt geëvalueerd en een discussie wordt gevoerd over de toekomst van KCA en het al dan niet bijstellen van het beleid. Naamsbekendheid Doelgroep Gegeven de omvang van de populatie in de groepen 7 en 8 van het basisonderwijs in Apeldoorn (meer dan 3000 kinderen) zijn er meer dan genoeg kinderen die onvoldoende gelegenheid hebben om zich een beeld te vormen van de maatschappij waar zij later hun weg in moeten vinden en waar zij een beroep moeten gaan uitoefenen. Toch is uit ervaring gebleken dat KCA aan de weg moet blijven timmeren bij basisscholen om de unieke

10 10 gelegenheid die wij bieden in beeld te brengen en te houden. Hier spelen de bestuursleden van PCBO en Leerplein055 en de projectcoördinator een cruciale rol in de contacten met de basisscholen (benaderen van directeuren van basisscholen resp. docenten van de groepen 6, 7 en 8, faciliteren van presentaties voor potentiële leerlingen en hun ouders). Sponsors De financiering van KCA met uitsluitend subsidies is niet langer mogelijk. KCA denkt een derde van het benodigde geld te kunnen verwerven bij het Apeldoornse bedrijfsleven onder het motto: maatschappelijk verantwoord ondernemen. Ook daar is de bekendheid met KCA en vooral met de door KCA bereikte resultaten (tevredenheid van leerlingen, hun ouders, de basisscholen van herkomst, de studieresultaten van oud-leerlingen, hun beroepskeuze en -uitoefening) van doorslaggevend belang. Om die reden zorgt KCA ervoor vertegenwoordigd/aanwezig te zijn bij bijeenkomsten van Apeldoornse ondernemers (de coffee pitch, BNI s, Bolwerkbeurs, beursvloer etc.) om daar KCA als een voorbeeld van een praktisch en concreet goed doel neer te zetten. Organisatie Organisatie KCA is een kleine vrijwilligersorganisatie, met slechts twee parttimers, de projectcoördinator voor 20 u/week en een administratieve kracht voor 10 u/week (blauw). De ervaring van alle weekendscholen in Nederland is dat een weekendschool niet zonder vaste krachten kan. Kenmerken zijn een platte organisatiestructuur en daardoor korte communicatielijnen. Adviseur bestuur maatschappelijk verantwoord ondernemen ondersteunende vrijwilligers Bestuur KCA voorzitter secretaris/penningmeester 3 bestuursleden (2 uit het onderwijs, 1 bedrijfsleven) Projectcoördinator Raad van Advies 2 schooldirecteuren basisonderwijs 1 docent voortgezet onderwijs Administratieve kracht en webmaster 2 klascoördinatoren 1 e jaar 2 klascoördinatoren 2 e jaar 6 begeleiders 1 e jaar 6 begeleiders 2 e jaar 1 coördinator 3 e jaar 2/3 begeleiders 2 e jaar Vrijwilligers Inleiding Vrijwilligers zijn voor KCA van levensbelang; zonder vrijwilligers is er geen bestuur, vinden er geen gastlessen plaats en is begeleiding van onze leerlingen onmogelijk. Vrijwilligersbeleid kan dan ook niet worden gemist. Doelstelling is: Het planmatig werven en behouden van gekwalificeerde vrijwilligers, naast het in stand houden van een klimaat waarbij vrijwilligers zich prettig voelen. Visie KCA kan niet zonder vrijwilligers, die zich ervan bewust zijn dat de leerlingen en de onderwijs activiteiten van KCA centraal staan.

11 11 Vrijwilligers moeten: zich thuis voelen bij KCA, zich realiseren dat de taken die ze op zich nemen verantwoordelijkheden inhouden en dat daar verplichtingen uit voortkomen. Verplichtingen zijn voor KCA en vrijwilliger even belangrijk. KCA moet goede voorzieningen (sfeer - klimaat) bieden. Van de vrijwilligers wordt een positieve en initiatiefrijke instelling verwacht binnen het kader van taken die ze op zich hebben genomen. Bij dit alles waakt KCA voor overbelasting of afhankelijkheid van (enkele) individuen. Verder is een slagvaardige organisatie en goede coördinatie van groot belang. Dat verhoogt de aantrekkelijkheid van het vrijwilliger zijn binnen KCA. De vrijwilliger moet zich kunnen vinden in de organisatiestructuur van KCA, zich gewaardeerd voelen en weten waar, indien nodig, ondersteuning verkregen kan worden. Vanzelfsprekend moeten er voldoende vrijwilligers zijn om alle taken naar behoren uit te kunnen voeren. Taken projectcoördinator De projectcoördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid v.z.v. dit klascoördinatoren, begeleiders en stagiaires betreft. Zij: stelt de toekomstige behoefte aan vrijwilligers vast; neemt het initiatief voor de invulling van de behoefte; houdt de taak- en functieomschrijvingen voor betreffende vrijwilligersfuncties actueel; maakt het plan voor werving van nieuwe vrijwilligers; inventariseert de wensen, behoeften en motieven van de verschillende vrijwilligers; neemt vrijwilligers aan; vraagt zn. een second opinion aan het bestuur; houdt bij de indeling zo veel mogelijk rekening gehouden wordt met de wensen, behoeften en motieven van vrijwilligers. Juiste man op juiste plaats! coördineert het plaatsen en herplaatsen van vrijwilligers draagt zorg voor de introductie van (nieuwe) vrijwilligers in hun functie, taken en werkzaamheden; organiseert de begeleiding van vrijwilligers (introductie en vervolg); treft maatregelen, die erop zijn gericht, waardering voor de inzet van de vrijwilligers tot uitdrukking te brengen (waarderingsbeleid). inventariseert de behoefte aan het vergroten van deskundigheid van vrijwilligers. treft maatregelen voor interne en externe scholingsmogelijkheden van vrijwilligers. heeft in conflictsituaties een bemiddelende rol. Levert dat geen resultaat op, dan heeft het bestuur het laatste woord. neemt afscheid van vrijwilligers met een exitinterview. Draagt zorg voor duidelijkheid, te denken valt hierbij aan de: Vrijwilligersovereenkomst tussen KCA en de vrijwilliger Taakomschrijvingen/ werkzaamheden/werktijden/werkomstandigheden. Opzegtermijn/overdracht van taken en informatie/materialen. Interne communicatie/inspraak van vrijwilligers.

12 12 Afspraken (onkostenvergoeding/reiskostenvergoeding/verzekeringen etc.) worden d.z.v. de secretaris/penningmeester vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst; dit geeft duidelijkheid op momenten dat er op teruggevallen moet worden. Taken bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor de eigen opvolging in bestuursfuncties en de vrijwilliger(s) ondersteuning projectcoördinator. Daarbij worden soortgelijke taken uitgevoerd als die in de opsomming voor de projectcoördinator, uiteraard v.z.v. die van toepassing zijn. Stappenplan vrijwilligerswerving Inventarisatie: om vrijwilligersfuncties optimaal gevuld te houden is er continu aandacht nodig Behoefte: ruim voor de start van het volgende schooljaar wordt er aan de actieve vrijwilligers gevraagd of zij door willen gaan om tijdig te weten wat de vacatures voor het nieuwe schooljaar zijn of gaan worden. Vacatures: om welke functies gaat het, wat zijn de werkzaamheden en wat kost dit aan tijd. Probeer de vertrekkende vrijwilliger in te schakelen voor het invullen van zijn of haar vacature uit zijn of haar netwerk. Potentiële vrijwilligers: stuur tijdig informatie over vrijwilligersvacatures binnen KCA op en geef daarbij een korte functie omschrijving. De verbintenis wordt in beginsel voor een schooljaar aangegaan. Plaatsen en behouden Plaatsen Maak de nieuwe vrijwilliger duidelijk wat de functie inhoudt, evenals tijdsbeslag, verantwoordelijkheden, verplichtingen en datum wanneer te beginnen. Ga uit van bestaande afspraken over de introductie, begeleiding en ondersteuning van de nieuwe vrijwilliger(s), en pas die z.n. aan om aan persoonlijke behoeften te kunnen voldoen. Het hebben van een Verklaring omtrent Gedrag (VoG) is een absolute voorwaarde om binnen KCA met leerlingen te kunnen werken. Behouden Sociale aandacht (direct contact d.m.v. een praatje / schouderklopje) is belangrijk, maar ook activiteiten speciaal voor vrijwilligers (deskundigheidsbevordering, maar ook de saamhorigheidsbijeenkomst). Daarnaast worden functioneringsgesprekken gevoerd, gericht op het verhogen van de kwaliteit van de vrijwilligers en om hen de mogelijkheid te geven mee te denken over het functioneren van KCA in alle facetten.. Taakverdeling De dagelijkse leiding aan KCA berust bij de projectcoördinator, die verantwoordelijk is voor het programma inbegrepen het werven van gastdocenten, de leerlingen en de vrijwilligers. Naaste medewerkers zijn de klascoördinatoren en de administratieve kracht. Bij het besturen van KCA wordt gebruik gemaakt van het linking pin beginsel: het bestuur vergadert maandelijks, in aanwezigheid van de adviseur, de projectcoördinator en de administratieve kracht, die als notulist optreedt. Dat verzekert een directe communicatie.

13 13 De voorzitter en secretaris / penningmeester fungeren als dagelijks bestuur en als eerste aanspreekpunt voor de projectcoördinator. De Raad van Advies (twee directeuren van basisscholen en een docent uit het vervolgonderwijs met veel ervaring in het basisonderwijs) steunt in eerste instantie de projectcoördinator, maar adviseert op verzoek ook het bestuur. Voor de 1 e en 2e jaarsgroep zijn 2 teams bestaande uit1 klascoördinator en 3 begeleiders ingedeeld, die elk 12 van de 24 leszondagen voor hun rekening nemen. Klascoördinatoren werken de algemene lesopzet van de projectcoördinator nader uit met de gastdocenten, steunen met hun team de gastdocent bij de uitvoering, zorgen ervoor dat de les goed verloopt en bespreken de les na met de leerlingen en vervolgens met de gastdocent. De 3 e jaarsgroep met een afwijkend programma van 10 leszondagen begint na de herfstvakantie, zodat de leerlingen hun eerste ervaringen in het vervolgonderwijs hebben opgedaan. 5 leszondagen wordt er een programma geboden, 5 leszondagen worden door de leerlingen zelf georganiseerd. Daarvoor is per drie leerlingen een volwassen begeleider nodig naast een coördinator 3 e jaar. Laatstgenoemde werkt de algemene lesopzet van de projectcoördinator nader uit met gastdocenten en leerlingen. Dit deel van het KCA programma is in voorgaande schooljaren in kleine groepjes van 3 leerlingen beproefd en moet in het schooljaar gestalte krijgen. Overleg en rapportage De projectcoördinator en klascoördinatoren resp. 3 e jaarscoördinator overleggen d.m.v. e- mail en telefoon over de nadere invulling van het programma, leerlingen en vrijwilligers. Terugkoppeling over het verloop van de les op zondag is op maandagmorgen beschikbaar bij de projectcoördinator. Eenmaal per maand woont de projectcoördinator een leszondag bij en overlegt na afloop met de klascoördinatoren en vrijwilligers. Elke maandagmorgen spreken een bestuurslid en projectcoördinator de lopende zaken door. Het bestuur stelt het jaarverslag op dat vervolgens door een onafhankelijke accountant (Boon registeraccountants B.V.) wordt gecontroleerd en van een controleverklaring wordt voorzien. Het wordt in de maand april of mei gepubliceerd en o.a. aan subsidiegevers toegezonden. Het is ook digitaal in te zien via de website

14 14 Begroting schooljaar begroot toelichting loon- en vrijwilligersvergoedingen: * projectcoördinator ,00 in dienst: 20 uur/week * secr/adm ondersteuning 5.825,00 in dienst: 10 uur/week vrijwilligers 9.700,00 kostenvergoedingen 1.150,00 werving en selectie 325,00 deskundigheidsbevordering 925,00 Kosten personeel en vrijwilligers ,00 Kosten kantoor 4.000,00 Kosten PR/communicatie 1.750,00 Kosten uitvoering programma ,00 1e en 2e jaar 25 leerlingen elk; 3e jaar 15 leerlingen Bestuurskosten 250,00 Kosten verzekeringen 1.850,00 Kosten specialistische ondersteuning 3.550,00 Overige kosten 350,00 TOTAAL ,00 Bedragen in