1 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

Transcriptie

1 Gezond organiseren Werkdruk/ werkstress Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten Agressie en Geweld Fysieke belasting 1 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

2 Inhoudsopgave Overeenkomst sociale partners 3 Gebruikswijzer 4 1 Inleiding Waarom een arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente? Wat is een arbocatalogus? Invulling van de arbocatalogus Werkingssfeer Openbaarheid Duur Monitoring en evaluatie Toetsing Arbeidsinspectie Vervolg 9 2 Beeldschermwerk en gezondheidsrisico s Klachten arm, nek en schouders Andersoortig beeldschermwerk Beeldschermwerk en de kantooromgeving 12 3 Waar minimaal aan te voldoen? Wet- en regelgeving beeldschermwerk 14 4 Aanpak bij gemeenten Herkennen, beoordelen, voorkomen en beheersen Systematisch preventiebeleid Vragenlijsten over beeldschermwerk 20 5 Voorlichting Voorlichting medewerkers Voorlichting leidinggevenden 22 6 Omgaan met gezondheidsklachten 23 7 Werken in de e-gemeente Opkomst van de digitale overheid Checklist Werken in de e-gemeente 26 8 Checklist beeldschermwerk voor de OR 29 2 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

3 Overeenkomst sociale partners 3 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

4 Gebruikswijzer Langdurig beeldschermwerk is een van de meest voorkomende arbeidsrisico s van medewerkers werkzaam bij gemeenten. De voortschrijdende digitalisering van werkprocessen binnen gemeenten maakt een blijvende aandacht voor het voorkómen van gezondheidsklachten door beeldschermwerk en mogelijke verminderde inzetbaarheid hierdoor noodzakelijk. Deze deelarbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente informeert u over kennis en instrumenten voor het voorkomen en aanpakken van gezondheidsklachten door beeldschermwerk (RSI-klachten, of klachten aan arm, nek en schouder, KANS). De deelarbocatalogus vermeldt de wettelijke regels en normen voor beeldschermwerk waar gemeenten volgens de Arbowet ten minste aan moeten voldoen (hoofdstuk 3). Vervolgens bevat de arbocatalogus kennis, instrumenten, praktische oplossingen (hoofdstuk 4) en voorlichtingsmateriaal (hoofdstuk 5). Ook informeert de arbocatalogus over hoe je met klachten, gericht op spoedig herstel en re-integratie, door beeldschermwerk in verzuimbegeleiding om kan gaan (hoofdstuk 6). Hoofdstuk 7 besteedt aandacht aan de impact van ICT op de kwaliteit van de arbeid. Tot slot is voor de ondernemingsraad (OR) een checklist opgenomen voor toetsing van beleid en maatregelen (hoofdstuk 8). Verbeteren van arbeidsomstandigheden en voorkómen van arbeidsongeschiktheid is alleen succesvol met een goed samenspel van alle betrokken actoren bij gemeenten: leidinggevenden, medewerkers, managers, staf (arbocoördinator, preventiemedewerker, P&O) en OR. Deze arbocatalogus ordent en richt daarom relevante kennis zoveel mogelijk op de verschillende actoren: Hoofdstuk en onderwerp Allen Arbocoördinator, preventiemedewerker, P&Oadviseur Medewerkers Leidinggevenden/ managers OR 1 Inleiding x 2 Beeldschermwerk en gezondheidsrisico s x 3 Waar minimaal aan te voldoen? x 4 Aanpak bij gemeenten x 5 Voorlichting x x 6 Omgaan met gezondheidsklachten x x x 7 Werken in de e-gemeente x 8 Checklist OR x 4 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

5 Doel van de arbocatalogus is het vergroten van kennis die verschillende actoren nodig hebben voor het voorkomen van en omgaan met gezondheidsklachten. In het bijzonder richten we ons op de arbocoördinator, preventiemedewerker en/of P&O-adviseur. Zij kunnen management, leidinggevenden, medewerkers en de OR adviseren over arbeidsomstandigheden. Daarbij kunnen zij ook een intermediaire rol vervullen om het materiaal uit de arbocatalogus beschikbaar te maken voor medewerkers en leidinggevenden, bijvoorbeeld door (te bewerken) webdocumenten van de arbocatalogus op het eigen intranet te plaatsen of door verbindin gen mogelijk te maken naar Vanwege de hoeveelheid informatie maakt de arbocatalogus onderscheid tussen deze inleidende publicatie en webdocumenten. Deze publicatie geeft een overzicht van wat u kunt vinden in de deze deelarbocatalogus. Verbeteren van arbeidsomstandigheden is een dynamisch proces. Geregeld wordt de arbocatalogus door het A+O fonds Gemeenten verbeterd en geactualiseerd. Uw reactie en suggesties op deze arbocatalogus stellen we dan ook zeer op prijs. U kunt deze mailen naar gezondwerk@aeno.nl. 5 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

6 1 Inleiding 6 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

7 1.1 Waarom een arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente? Het langdurig werken aan een beeldscherm is een van de meest voorkomende arbeidsrisico s in de sector gemeenten. Beeldschermwerk en gezondheidsklachten als gevolg hiervan (RSI of KANS 1 genoemd), waren een van de vier arbeidsrisico s in het Arboconvenant Gemeenten. Door het convenant kreeg de aanpak van beeldschermwerk veel aandacht. Na afloop van het arboconvenant in 2004 nam de digitalisering van werkprocessen in gemeenten verder toe. De verwachting is dat deze ontwikkeling doorzet. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van het digitaal loket, het klantcontactcentrum (KCC), digitalisering van de documentaire informatievoorziening en het gebruik van gedigitaliseerde informatie bij de handhaving. Ook de invoering van basisregistraties op verschil lende gebieden vanuit de gedachte dat een gegeven maar één keer mag worden vastgelegd zorgt voor meer digitalisering. De veranderingen hebben veelal als doel het verbeteren van dienstverlening aan burgers en het versterken van de gemeente als eerste overheid. Digitalisering leidt tot frequenter en langduriger gebruik van de computer. Dit betekent meer werken met beeldschermen, toetsenborden en muizen. Ook het thuiswerken neemt toe. In de toekomst zal daarnaast het gebruik toenemen van notebooks en kleine draagbare toestellen die computer-, telefonie-, fax- en netwerkfuncties combineren (zogenaamde pda s). Ook de ontwikkelingen met de gebruikte software staan niet stil. Er zijn binnen gemeenten veel soorten beeldschermwerkers. Voorbeelden zijn: administratief personeel, balie- en beleidsmedewerkers, kassamedewerkers, secretaresses, CAD-tekenaars, data-entry medewerkers, callcenter-medewerkers en ICT-medewerkers. Voor al deze genoemde functies geldt: medewerkers die lang achter elkaar dezelfde handelingen uitvoeren in een belastende houding, bij wie de werkdruk hoog is of voor wie de werkplek ongunstig is ingericht, lopen kans op chronische overbelasting ofwel op klachten aan arm, nek en schouder. Uit de evaluatie van het arboconvenant bleek dat maatregelen, zoals voorlichting en ergonomische verbeteringen van de beeldschermwerkplek, effectief zijn. Maar het aantal gezondheidsklachten daalde niet. Dit werd toegeschreven aan de stijging van de blootstelling aan het arbeidsrisico: meer mensen werkten langduriger aan een beeldscherm. De deskundigheid binnen gemeenten om beeldschermwerkrisico s te beheersen nam afgelopen jaren toe. In 2008 zei 57% van de preventiemedewerkers (arbocoördinatoren) binnen gemeenten voldoende kennis te hebben over de aanpak van RSI of KANS. In 2005 was dit 40%. Tussen juni 2007 en eind 2008 nam 34% van de gemeenten voor de hele organisatie maatregelen gericht op RSI, bij 28% was dit bij enkele organisatieonderdelen. In 2005 was dit respectievelijk 24% en 42% (bron Monitor Gezond Werk ). In de periode meldde 29% van de baliemedewerkers van gemeenten klachten aan arm, nek en schouder door beeldschermwerk. 15% ervoer hierdoor beperkingen in inzetbaarheid. Van de beleidsmedewerkers had 22% klachten en meldde 14% beperkingen in inzetbaarheid. Beeldschermwerkplekken voldoen veelal redelijk aan ergonomische eisen, maar een derde van het personeel heeft geen voorlichting ontvangen en houdt onvoldoende pauzes 2. De voortschrijdende digitalisering van werkprocessen en het aantal gezondheidsklachten en beperkingen in inzetbaarheid door beeldschermwerk, maken blijvende aandacht hiervoor noodzakelijk. Het onderstreept het belang van deze deelarbocatalogus. Doel van deze deelarbocatalogus is dan ook het vergroten van de deskundigheid binnen gemeenten over de aanpak van risico s van beeldschermwerkplekken. De voortschrijdende digitalisering van werkprocessen en het aantal gezondheidsklachten en beperkingen in inzetbaarheid door beeldschermwerk, maken blijvende aandacht hiervoor noodzakelijk. Het onder streept het belang van deze deelarbocatalogus. Doel van deze deelarbocatalogus is dan ook het vergroten van de deskundigheid binnen gemeenten over de aanpak van risico s van beeldschermwerkplekken. De deelarbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente focust op preventiemogelijkheden door verbetering van werkplek, werkomgeving en voorlichting aan medewerkers. Eerder onderzoek laat zien dat gezondheidsklachten door beeldschermwerk 1 RSI: Repitive Strain Injuries, KANS: klachten arm, nek en schouder. 2 Zie verder hoofdstuk 2, paragraaf Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

8 ook nauw samenhangen met gebrek aan plezier in het werk, een te hoge werkdruk, werkstress en emotionele belasting. Voor de aanpak van deze risico s verwijzen we naar de Gezond Organiseren deelarbocatalogus Werkdruk en werkstress. Met deze arbocatalogus willen we verder kijken dan alleen de ergonomische aspecten van beeldschermwerk en gezondheidsklachten. De eerder beschreven digitaliseringsprocessen bij gemeenten die leiden tot de zogenaamde e-gemeente hebben mogelijk ook andere ongewenste gevolgen voor de kwaliteit van arbeid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vermindering van werkplezier of frustratie door automatiseringsprocessen. Met deze deelarbocatalogus pleiten we voor meer aandacht van P&O voor de kwaliteit van de arbeid bij digitalisering van werkprocessen. Hoofdstuk 7 Werken in de e-gemeente is een eerste verkenning van dit vraagstuk. 1.2 Wat is een arbocatalogus? In januari 2007 wijzigde de Arbeidsomstandighedenwet. De nieuwe wet heeft als doel meer maatwerk mogelijk te maken voor werkgevers en werknemers bij het verbeteren van arbeidsomstandigheden en vermindering van administratieve lasten. De wetswijziging geeft werkgevers en werknemers meer verantwoordelijkheid voor het arbobeleid. De overheid beperkt zich in het publieke domein (Arbowet, Arbobesluit en Arboregeling) zoveel mogelijk tot het vaststellen van doelvoorschriften. Een doelvoorschrift is het niveau van bescherming dat organisaties moeten bieden aan de werknemers, zodat zij veilig en gezond kunnen werken. Deze doelvoorschriften worden zo concreet mogelijk beschreven in de Arbowet, het Arbobesluit en de Arboregeling. Doelvoorschriften kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op fysieke belasting of beeldschermwerk Daarna is het aan de organisaties van werknemers en werkgevers in het private domein om te bepalen op welke manier zij invulling geven aan de doelvoorschriften. Werkgevers- en werknemersorganisaties kunnen voor de eigen sector of branche een arbocatalogus opstellen. Hierin staan de verschillende manieren beschreven waarop werkgevers kunnen voldoen aan de doelvoorschriften die de overheid stelt. Dit kunnen beschrijvingen zijn van technieken en methoden, goede praktijken, normen en praktische handleidingen. Naast doelvoorschriften spreekt de Arbowet ook over procesnormen: dit zijn elementen (zogenaamde agendabepalingen) die deel moeten uitmaken van het beleid dat de werkgever voert. Deze elementen dienen gericht te zijn op psychosociale arbeidsbelasting: agressie en geweld, werkdruk, seksuele intimidatie en pesten. Zodra werkgevers en werknemers een arbocatalogus hebben opgesteld voor een sector, worden de beleidsregels voor die sector ingetrokken. De Arbeidsinspectie richt zich bij handhaving primair op de doelvoorschriften en procesnormen. De Arbeidsinspectie zal terughoudend zijn ten aanzien van de middelen om de doelvoorschriften te bereiken. Als referentiekader neemt de Arbeidsinspectie de door de sociale partners vastgestelde arbocatalogus. Daar waar uit monitoring blijkt dat de catalogi goed werken, zal de Arbeidsinspectie terughoudender zijn met actief optreden. De wijze van inspecteren wordt meer toegesneden op de mate waarin bedrijven hun verantwoordelijkheden voor goede arbeidsomstandigheden nemen. Werkgevers die werk maken van het toepassen van de arbocatalogus kunnen op een soepele opstelling van de Arbeidsinspectie rekenen. Bij degenen die niet aan de slag zijn gegaan met de arbocatalogus zal strikt opgetreden worden. Sancties voor de werkgever kunnen onder andere verhoogde bestuurlijke boetes van ,- zijn. Met de arbocatalogus maken sociale partners dus afspraken over het aanpakken van arbeidsrisico s door gemeenten. In de arbocatalogus staat wat ten minste wordt verwacht van gemeenten bij de aanpak van een arbeidsrisico en worden mogelijke maatregelen en oplossingen benoemd. Gemeenten mogen afwijken van wat er in de arbocatalogus is opgenomen indien de gemeente kan aantonen dat het alternatief eenzelfde veiligheidsniveau biedt. De bewijslast ligt in dat geval bij de gemeente. 8 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

9 1.3 Invulling van de arbocatalogus 1.7 Monitoring en evaluatie De arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente voor de sector gemeenten, moet bijdragen aan het verminderen van klachten en uitval door beeldschermwerk en digitalisering van werk processen. De arbocatalogus is een instrument om kennis (oplossingen, goede praktijken, instrumenten en minimumeisen) te verspreiden naar gemeenten. De invulling van de arbocatalogus is gebaseerd op al eerder ontwikkeld materiaal van het A+O fonds en van gemeenten. Daarnaast is gebruik gemaakt van beschikbare inzichten over digitalisering van de arbeid en de aanpak hiervan (zogenaamde stand van wetenschap en professionele dienstverlening). De arbocatalogus is tot stand gekomen in samenwerking met deskundigen, een klankbordgroep met vertegenwoordigers van gemeenten en de begelei dingscommissie Gezond Werk van het A+O fonds Gemeenten, waarin de sociale partners en vertegen woordigers van gemeenten deelnemen. 1.4 Werkingssfeer Monitoring en evaluatie van de aanpak van risico s bij beeldschermwerk en digitalisering van de arbeid in de sector gemeenten vindt plaats met behulp van instrumenten van het A+O fonds Gemeenten (Arbomonitor Gemeenten en Monitor Gezond Werk). 1.8 Toetsing Arbeidsinspectie De Arbeidsinspectie heeft deze deelarbocatalogus getoetst op de criteria werkgebied, vertegenwoordiging van sociale partners, bekendheid en beschik baarheid voor werkgevers en werknemers én het voldoen aan doelvoorschriften uit de Arbowet. De uitkomst van deze marginale toetsing was positief. De Arbeidsinspectie accepteert daarmee de deelarbocatalogus en neemt deze over als referentiekader bij haar inspecties in gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (brief Arbeidsinspectie AI/A/S/ dd 13 januari 2011). 1.9 Vervolg De arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente is bestemd voor organisaties met werknemers die de CAO van de sector gemeenten volgen. Dit zijn gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. 1.5 Openbaarheid De catalogus is uitgegeven door en verkrijgbaar bij het A+O fonds Gemeenten. De arbocatalogus en bijbehorende documenten kunt u bestellen bij of downloaden van Duur De duur van deze arbocatalogus is drie jaar. Na drie jaar bezien sociale partners op basis van de evaluatie van de arbocatalogus en de aanpak van beeldschermwerk in de sector of bijstelling nodig is van de verplichtingen van gemeenten bij de aanpak van beeldschermwerk In deze arbocatalogus is de aanwezige kennis van en ervaring met de aanpak van risico s bij digitalisering van de arbeid van dit moment weergegeven. Ontwikkelingen staan echter niet stil. Het A+O fonds Gemeenten ondersteunt gemeenten bij het dooront wikkelen van de aanpak voor het oplossen van gezondheidsrisico s bij beeldschermwerk en digitalisering van werkprocessen. Ook gemeenten worden van harte uitgenodigd om ervaringen met oplossingen voor risico s uit te wisselen, zodat deze informatie kan worden toegevoegd. Tussentijds vindt inhoudelijke bijstelling of aanvulling van het oplos singenboek plaats. Het A+O fonds Gemeenten maakt de nieuwste versies van het oplossingenboek bekend via 9 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

10 2 Beeldschermwerk en gezondheidsrisico s 10 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

11 2.1 Klachten arm, nek en schouders Gezondheidsklachten door beeldschermwerk worden vaak aangeduid met RSI (Repetitive Strain Injury: lichamelijk letsel door herhaalde overbelasting) of KANS (klachten arm, nek en schouder). Deze verzameltermen staan voor pijnklachten in de nek, schouders, armen, polsen en handen door chroni sche overbelasting. RSI of KANS ontstaat niet alleen door een overbelasting in het werk. Klachten kunnen ook veroorzaakt worden door overbelasting in de vrije tijd. Klachten door beeldschermwerk zijn onder te verdelen op basis van twee hoofdoorzaken: Bij dynamische belasting gaat het om overbelasting als gevolg van het uitvoeren van steeds dezelfde bewegingen, zoals bijvoorbeeld bij data invoerwerk. Bij statische belasting gaat het vooral om een tekort aan bewegingen (bewegingsarmoede). Iemand zit of staat langdurig in een statische houding. Dit type belasting komt vaak voor bij beeldschermwerk. De repeterende bewegingen bij beeldschermwerk zijn min of meer gelijke, herhaaldelijke bewegingen van de bovenste extremiteiten (vingers, polsen en/of armen). Repeterende bewegingen bij beeldschermwerk komen voor als iemand ten minste gemiddeld twee uur per dag of ten minste een uur aanééngesloten per dag beeldschermwerk doet. Het uitvoeren van repeterende bewegingen bij beeldschermwerk vergroot het risico op klachten in de nek, schouders, armen, polsen en handen (Blatter e.a. 2004). Bij beeldschermwerk komen repeterende bewegingen dus voor in combinatie met statische werkhoudingen: de vingers van de beeldschermwerker bewegen repeterend, de pols beweegt rustig en de bovenarmen en nek-schouderregio bewegen niet. Deze combinatie van dynamische en statische belasting geeft een grotere kans op gezondheidsklachten. Ontwikkeling van klachten In Nederland bleef het percentage werknemers met klachten door beeldschermwerk ten opzichte van 2005 stabiel, ongeveer 27%. Het percentage werkne mers dat vanwege klachten het werk moest onder breken, nam echter wel toe, van 4,6% in 2003 tot 6,2% in Dit duidt erop dat de klachten in deze jaren ernstiger zijn geworden 3. Van gemeenten zijn de volgende cijfers bekend: Baliemedewerkers Gemiddeld werken baliemedewerkers van gemeen ten 5,6 uur per dag aan het beeldscherm. Een derde (33%) werkt zeven uur of meer per dag met de computer. Een deel, 38%, heeft geen voorlichting ontvangen over beeldschermwerk. Van de balieme dewerkers werkt 42% in ongunstige houdingen en voert 65% repeterende bewegingen uit. Bij een beperkt aantal medewerkers zijn er tekortkomingen aan de beeldschermwerkplek zoals: onvoldoende steun voor voeten (14%); onjuiste werkvlakhoogte (15%); onjuiste hoogte van het beeldscherm (21%). Bijna de helft (45%) houdt geen korte pauzes (10 min). Gemiddeld heeft 29% klachten aan arm, nek en schouder. Door deze klachten ervaart 15% beperkin gen. Oudere medewerkers hebben vaker klachten aan arm, nek en schouder en meer beperkingen (Arbomonitor Gemeenten). Beleidsmedewerkers Beleidsmedewerkers werken gemiddeld 5,4 uur per dag aan het beeldscherm. Een kwart (25%) werkt zeven uur of meer per dag met de computer. Bijna een derde (31%) kreeg geen voorlichting over beeld-schermwerk. Van de beleidsmedewerkers werkt 38% in ongunstige houdingen en voert 53% repeterende bewegingen uit. Bij een beperkt aantal medewerkers zijn er tekortkomingen aan de beeldschermwerkplek zoals: onvoldoende steun voor voeten (13%); onjuiste werkvlakhoogte (12%); onjuiste hoogte van het beeldscherm (22%). 40% van de beleidsmedewerkers neemt geen korte pauzes (10 min). Gemiddeld heeft 22% klachten aan arm, nek en schouder en ervaart 14% beperkingen door deze klachten. Bij beleidsmedewerkers nemen klachten en beperkingen slechts in zeer beperkte mate toe naarmate medewerkers ouder worden. (Arbomonitor Gemeenten). 3 Arbobalans 2006 Arbeidsrisico s, effecten en maatregelen in Nederland. TNO Kwaliteit van Leven, Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

12 Fasering in klachten Klachten kunnen zich voordoen in spieren, pezen en zenuwen van de nek, schouders, armen en handen. De symptomen kunnen variëren van stijfheid en tintelingen tot krachtsverlies. Daarbij is er meestal sprake van een toenemende pijn naarmate de dag en de werkweek vordert. De individuele gevoeligheid voor de klachten varieert sterk. Sommige mensen hebben meer kans op klachten dan anderen. Klachten kunnen in drie fase optreden: Klachten (fase 1): Pijnplekken zijn duidelijk herkenbaar Klachten (fase 2): Pijn straalt ook uit naar andere lichaamsregio s Klachten (fase 3): Altijd pijn Hoofdstuk 6 gaat dieper in op het omgaan met gezondheidsklachten en begeleiding bij (dreigend) verzuim door beeldschermwerk. 2.2 Andersoortig beeldschermwerk 2.3 Beeldschermwerk en de kantooromgeving Risico s van beeldschermwerk hangen ook samen met arbo-aspecten van de kantooromgeving. Steeds vaker worden kantoorruimtes op verschillende manieren gebruikt. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden tussen: standaardwerkplek: toegepast voor functies die individueel routinematig zijn; flexibele werkplek: geschikt voor meerdere activiteiten, zoals vergaderen, administratief werk, telefoneren door één persoon; wisselwerkplek: geschikt voor gebruik door steeds wisselende personen voor enkele soorten activiteiten; activiteitgerelateerde werkplek: werkplekken die speciaal ontwikkeld zijn voor de uitvoering van specifieke taken, zoals een vergader-, telefoon-, computer-, of projectwerkplek. Deze werkplek ken worden in het algemeen door meerdere gebruikers gedeeld. Naast de standaard desktop beeldschermwerkplek ken op locatie van de gemeente werken medewerkers steeds vaker met andere beeldschermen. Ook hieraan kunnen gezondheidsrisico s verbonden zijn. Het webdocument Beeldschermwerk en gezondheidsrisico s behandelt: mobiele middelen: zoals laptops, PDA s (Personal Digital Assistant) en smartphones; grote beeldschermen. Verder gaat dit webdocument in op telewerken. De Arbowet bevat specifieke regels voor thuiswerk en beeldschermwerk door thuiswerkers (zie hoofdstuk 3). Door de discussie over nieuwe kantoorvormen is er opnieuw aandacht ontstaan voor het minimaal benodigde aantal vierkante meters werkruimte voor een kantoorwerkplek. De wetgeving (zie hoofdstuk 3) stelt dat de afmetingen van de arbeidsplaats dusda nig zijn dat de werknemer bij het verrichten van zijn arbeid over voldoende bewegingsruimte beschikt. De eisen gelden alleen voor administratieve werk plekken die grote delen van de dag in gebruik zijn. In NEN wordt aangegeven welke oppervlakten minimaal ter beschikking gesteld dienen te worden. De minimaal benodigde oppervlakte wordt bepaald door de ruimte voor de medewerker, inclusief de circulatieruimte op de werkplek, het meubilair, de apparatuur en de benodigde kasten. Meer informatie: Webdocument Beeldschermwerk en gezondheidsrisico s 4 NEN 1824:2010 nl, Ergonomie - Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimtes en kantoren, Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

13 3 Waar minimaal aan te voldoen? 13 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

14 Dit hoofdstuk behandelt de wettelijke eisen en normen voor beeldschermwerk. 3.1 Wet- en regelgeving beeldschermwerk De Arbowet is een raamwet en geeft algemene doelbepalingen voor beeldschermwerk. Dat betekent dat er in de wet betrekkelijk weinig harde bepalingen staan. In het Arbobesluit, een uitwerking van de Arbowet, staan wel nadere regels om arbeidsrisico s tegen te gaan. De wetgeving reikt samengevat de volgende zaken aan: Algemeen De gevaren moeten geïnventariseerd worden (eventueel als onderdeel van de risico-inventari satie en -evaluatie (RIE)) (Arbowet art. 5, Arbobesluit art. 5.5). De werknemers moeten adequate voorlichting krijgen over de risico s van hun werk en over hoe het werk gezond uitgevoerd kan worden (Arbowet art. 8). De werkgever ziet toe op de naleving van de instructies en voorschriften gericht op het voorkomen of beperken van risico s als gevolg van de arbeid (Arbowet art. 8.4). De werkgever dient de werknemer periodiek in de gelegenheid te stellen een arbeidsgezondheids - kundig onderzoek te ondergaan (Arbowet art. 18). Werknemers met klachten over het gezichtsvermogen kunnen een oogonderzoek ondergaan. Eventueel moet de werkgever een speciale beeldschermbril ter beschikking stellen (Arbobesluit art. 5.11). De werknemer is verplicht om in verband met de arbeid de nodige voorzichtigheid en zorgvuldig heid in acht te nemen en naar vermogen zorg te dragen voor de eigen veiligheid en gezondheid en die van andere personen (Arbowet art. 11). Tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden gevergd, worden werkplekken ingericht volgens de ergonomische beginselen (Arbobesluit art. 5.4). Specifiek beeldschermwerk Inrichtingseisen voor beeldschermwerkplekken zijn niet van toepassing op werkplekken waarbij een werknemer gewoonlijk minder dan twee uur per etmaal gebruik maakt van een beeldscherm (Arbobesluit art. 5.8). Na ten hoogste twee achtereenvolgende uren wordt beeldschermwerk afgewisseld door andersoortige arbeid of door een rusttijd, zodanig dat de belasting van het verrichten van de arbeid aan een beeldscherm wordt verlicht. (Arbobesluit art. 5.10). Bij plaatsonafhankelijk werken moet de werkplek ingericht zijn volgens de ergonomische beginselen, tenzij dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd. (Arbobesluit art. 1.47, 5.4 en 5. 12) Indien de werknemer plaatsonafhankelijke arbeid verricht in de eigen woning, dan wordt door de werkgever, tenzij de werknemer daar reeds uit eigen hoofde over beschikt, een werkplek als bedoeld in artikelen 5.4 en 5.12 ter beschikking gesteld. (Arbobesluit art 1.47) Indien de werknemer plaatsonafhankelijke arbeid verricht in de eigen woning, dan worden door de werkgever, tenzij de werknemer daar reeds uit eigen hoofde over beschikt, voorzieningen voor kunstverlichting als bedoeld in artikel 6.3, tweede lid, ter beschikking gesteld. (Arbobesluit art 1.48) Beschikbaarheid gegevens: In geval van het verrichten van plaatsonafhankelijke arbeid zijn van de werknemer bij de werkgever gegevens beschikbaar omtrent naam, adres en woonplaats alsmede van de werkzaamheden die door hem worden verricht en van de stoffen, hulpmiddelen en werktuigen die daarbij worden gebruikt. (Arbobesluit art 1.51) Apparatuur en meubilair moeten voldoen aan de ergonomisch eisen (Arboregeling art. 5.1). Programmatuur zorgt ervoor dat bij de verwerking van informatie de beginselen van de ergonomie zijn toegepast (Arboregeling art. 5.3). Specifiek kantooromgeving De afmetingen van de arbeidsplaats zijn zodanig dat de werknemer bij het verrichten van zijn arbeid over voldoende bewegingsruimte beschikt (Arbobesluit art. 3.19). De werkgever moet voorkomen dat werknemers gezondheidsschade lijden vanwege een te koud of te warm klimaat (Arbobesluit art. 6.1). De appara tuur brengt geen hinderlijke warmte voort (Arboregeling art. 5.2). 14 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

15 De werkgever moet zorgen voor voldoende ventilatie ( schone lucht ). De werkgever moet voorkomen dat werknemers hinder of schade ondervinden door tocht (Arbobesluit art. 6.2). In een werkruimte moet voldoende daglicht binnenkomen of voldoende verlichting zijn (Arbobesluit art. 6.3). Hinder door reflecties wordt zoveel mogelijk vermeden (Arboregeling art. 5.2). Rechtstreeks invallend zonlicht kan worden geweerd (Arbobesluit art. 6.4.). Het geluid dat de apparatuur voortbrengt verstoort de concentratie niet (Arboregeling art. 5.2). Om de risico s af te wenden geeft de wetgeving aan waar eventueel ingegrepen moet worden (Arbobesluit art. 5.3): De organisatie van de arbeid. De inrichting van de arbeidsplaats. De productie- en werkmethode. De toepassing van hulpmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen. De wet verlangt dat knelpunten volgens de arbeidshygiënische strategie aangepakt worden. In eerste instantie worden knelpunten dan bij de bron aange pakt, zodat de oorzaak van het probleem wordt weggenomen. Wanneer aanpak bij de bron niet moge lijk is, kunnen andere maatregelen worden genomen: technische maatregelen (het gebruik van hulpmid delen welke de handeling minder belastend maken) en als dit ook niet kan: organisatorische maatregelen (rouleren, zodat men minder lang beeldschermwerk hoeft te verrichten). 15 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

16 4 Aanpak bij gemeenten 16 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

17 4.1 Herkennen, beoordelen, voorkomen en beheersen De rode draad in deze paragraaf is a. het herkennen, b. het beoordelen en c. het voorkomen en beheersen van risico s bij beeldschermwerk. A Herkennen Het herkennen van risico s van beeldschermwerk start met de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE). Hiervoor kunt u de RIE Gemeenten gebruiken. B Beoordelen van risico s van beeldschermwerk U kunt het beste eerst kijken naar de resultaten van de laatste RIE om te zien of beeldschermwerk risico s oplevert. Het Vijf-Werkfactoren-Model Klachten aan nek, schouders, armen, polsen en handen worden veroorzaakt door een groot aantal werkgebonden factoren. Deze factoren zijn in te delen in vijf groepen: Werktaken: zijn verschillende taken te spreiden over de dag en is het werk zelf in te delen? Werktijden: kan regelmatig een pauze gehouden worden en wordt niet continu aan het beeld scherm gewerkt? Werkdruk: zijn pieken te vermijden en zijn er voldoende regelmogelijkheden? Werkplek: is de werkplek ergonomisch goed ontworpen zodat de werknemer in een ontspan nen werkhouding werkt en zijn de juiste hulpmid delen beschikbaar? Werkwijze: worden werkzaamheden op de minst belastende manier uitgevoerd (ontspannen houding, voldoende ondersteuning)? Om knelpunten te kunnen beoordelen, wordt voor elk van de genoemde factoren onderscheid gemaakt in drie risiconiveaus om daarmee de kans op het ontstaan van klachten aan nek, schouders, armen, polsen en handen te bepalen. Deze risiconiveaus zijn opgebouwd als een verkeerslicht: rood oranje groen. Rood geeft aan dat er een knelpunt is. Oranje betekent een mogelijk knelpunt, terwijl groen duidelijk maakt dat er geen knelpunt is. Ieder van de vijf genoemde werkfactoren kan een hoog of een laag risico opleveren. Als de knop in het rode gebied staat, wil dit zeggen dat het risico op klachten aan nek, schouders, armen, polsen en handen door deze factor groter is. Hoe de verschil lende factoren samenhangen, is niet goed bekend. In ieder geval zullen in deze situatie individuele factoren (sommige mensen wel en anderen niet) relatief belangrijk worden. Hierbij geldt: hoe meer werkfactoren zich in rood of oranje bevinden, hoe groter het risico op klachten. Om de risico s in kaart te brengen, kunt u gebruik maken van de Checklist Beeldschermwerk voor individuele medewerkers of de Checklist Beeldschermwerk voor afdelingen. Deze checklisten zijn gebaseerd op het Vijf-Werkfactoren-Model en zijn te vinden op Deze vijf factoren kunnen voor klachten zorgen. De ontwikkelingen op het gebied van Het Nieuwe Werken zorgen ervoor dat er veel meer plaats- en tijdonafhankelijk gewerkt wordt. Scheiden werk-privé (Work life balance) en fitheid en vitaliteit (Work-out) hebben ook een relatie met het ontstaan van RSI. Het 7W model wordt dan ook steeds vaker gebruikt in plaats van het 5W model. In het oplossingenboek beeldschermwerk is gedetailleerde informatie over de twee bovengenoemde onderwerpen terug te vinden. FIGUUR 1 Het Vijf-Werkfactoren-Model C Voorkomen en beheersen risico s van beeldschermwerk Als uit de beoordeling blijkt dat er risico s zijn en het verkeerslichtmodel de kleur rood of oranje geeft, moeten oplossingen in praktijk worden gebracht om knelpunten te verminderen. Voorbeelden kunt u vinden in het Oplossingenboek Beeldschermwerk. 17 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

18 Oplossingenboek Beeldschermwerk In het oplossingenboek vindt u meer dan 44 prak tische en werkbare oplossingen voor knelpunten in beeldschermwerk. De oplossingen zijn verdeeld in drie categorieën: Technische oplossingen Dit zijn aanpassingen in de werkomgeving. Organisatorische oplossingen Dit zijn aanpassingen in de organisatie van het werk die de werknemers zo optimaal mogelijk laten functioneren. Gedragsmatige oplossingen Deze laten de werknemer het werk - gegeven de situatie - optimaal uitvoeren, waarbij de lichamelijke belasting zo gering mogelijk is. Het Oplossingenboek Beeldschermwerk is te vinden op Systematisch preventiebeleid Het preventiebeleid voor beeldschermwerk kan volgens de schematische processtappen uit figuur 2 worden opgezet. Een beleid dat op deze manier wordt opgezet, vormt een onderdeel van het verplichte algemene arbobeleid (artikel 3 van de Arbowet). Bij een systematisch preventiebeleid horen de volgende stappen: Stap 1. De problematiek in kaart brengen Een inventarisatie van de stand van zaken van zowel beleidsmatige als werkgerelateerde aspecten van beeldschermwerk. Bij deze inventarisatie kunt u gebruikmaken van de Checklist Beeldschermwerk voor afdelingen en de Checklist Evaluatie beheersing risico s beeldschermwerk. Deze checklisten zijn gebaseerd op het Vijf-Werkfactoren- Model en te vinden op Stap 2. Prioriteiten stellen Prioriteiten stellen met een prioriteitenschema. FIGUUR 2 Schematische processtappen Stap 3. Het plan van aanpak vaststellen Plan van aanpak met concrete doelstellingen. Geef hieraan bekendheid in de organisatie. Evalueren Als een goede werksituatie is bereikt, is het de kunst deze situatie ook optimaal te houden. Zorg voor het jaarlijks evalueren van alle plannen om zo na te gaan wat het effect is van de verschillende getroffen maatregelen. 18 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

19 Preventietaken beeldschermwerk Veel gemeenten hechten veel waarde aan gezond beeldschermwerk. Medewerkers hebben dan ook vaak specifieke preventietaken op dit gebied. Bijvoorbeeld: Het geven van instructies aan (nieuwe) mede werkers over een goede werkplekinstelling en gezond beeldschermwerk. Het signaleren van knelpunten op het gebied van gezond beeldschermwerk gerelateerd aan de individuele werkplekken. Het fungeren als vraagbaak voor alle mede werkers op het gebied van gezond beeld schermwerk. Deze taken worden ondergebracht bij de preven tiemedewerker of er worden aparte medewerkers als ergocoach, RSI-consulent of coach gezond beeldschermwerk aangesteld. Voor het goed kunnen uitvoeren van deze taken biedt deze Arbocatalogus informatie en hulpmid delen. Ook biedt het A+O fonds Gemeenten een basis cursus gezond beeldschermwerk aan. Hierin leert u dat u collega s kunt helpen door de inrichting van hun werkplek, werkhouding of werkorganisatie te verbeteren en door risico op gezondheidsklachten te verminderen dankzij eenvoudige ingrepen. Meer informatie hierover is te vinden op Overige preventiemaatregelen Gezondheidseffecten van investeringen Het is aan te bevelen bij alle investeringen na te gaan wat het mogelijke risico is op gezondheids klachten. Bij grote investeringen (bijvoorbeeld ontwerp nieuwe inschrijfbalie, aanschaf nieuw meubilair of nieuwe hulpmiddelen voor de gehele organisatie) wordt deze aanpak steeds gebruike lijker. Gebruikers en ergonomen of andere arbodeskundigen begeleiden dan de nieuwbouw, verbouw of aanschaf. Kleinere investeringen vinden vaak meer ad-hoc plaats. Facility mana gers of inkopers bepalen vaak wat wordt aange kocht, zonder daarbij het effect op mogelijke gezondheidsklachten specifiek te kennen. Hierdoor ontstaan veel problemen in de organi satie en worden de eerder gedane investeringen in bijvoorbeeld nieuw meubilair, (gedeeltelijk) tenietgedaan. Door ook vooraf een inschatting te maken van mogelijke effecten van kleinere investeringen op klachten in de nek, schouders, armen, polsen en handen, kunnen alternatieven worden vergele ken. Net als bij een milieueffectrapportage beschrijft u welke risico s u kunt verwachten bij de investering. IT-investeringen Ook voor IT-investeringen geldt dat bij aanschaf en ontwerp rekening gehouden moet worden met risico s van beeldschermwerk zoals aanschaf van hardware en ontwerp van software. Welke invoermiddelen verstrekt de organisatie als standaard aan de medewerkers en welke voorwaarden stelt de organisatie aan het verstrekken van ergonomische invoermiddelen? Bij software dient vooraf te worden geanalyseerd of de software gebruikersvriendelijk is. Let daarbij op het geven van voldoende feedback, het aanwezig zijn van voldoende sneltoetsen, voorkomen van toetscombinaties met gedwongen ongunstige polsstanden en het voorkomen van onnodige tiken klik-handelingen. Maatregelen gericht op bevordering lichamelijke activiteit De relatie tussen lichamelijke inactiviteit en klachten aan nek, schouders, armen, polsen en handen, wordt steeds duidelijker. Om deze reden voeren steeds meer organisaties een beleid gericht op het bevorderen van de dagelijkse beweging bij medewerkers. Dit kan door: afwisseling van weinig activiteit vragende werkzaamheden met lichamelijk zwaardere activiteiten; lopen te bevorderen door centrale faciliteiten te bieden, zoals centrale koffiecorners, centrale archieven, centrale printers en centrale kopieerfaciliteiten of door kast en ladeblok van de werkplek te verhuizen; bevorderen dat medewerkers tijdens de pauzes bewegen, bijvoorbeeld door tijdens de lunch pauze te wandelen of te sporten; sportieve activiteit in de bedrijfscultuur op te nemen door evenementen, sponsoring, stellen van sportieve doelstellingen, instelling sportclubjes e.d.; het fietsen naar het werk te bevorderen; sportvoorzieningen aan te bieden voor perso neel in de organisatie samen met omkleed ruimte, douchemogelijkheid en het stimuleren van het gebruik van andere sportvoorzieningen. 19 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

20 4.3 Vragenlijsten over beeldschermwerk Werkgevers moeten werknemers periodiek in de gelegenheid stellen een gezondheidskundig onderzoek te ondergaan. Deelname hieraan door de werknemer is vrijwillig. Het betreft geen algemeen gezondheidsonderzoek, maar een onderzoek dat specifiek is gericht op de gezondheidsrisico s van de specifieke taak van de werknemer en voor zover deze taakuitvoering dat vereist. Dit onderzoek wordt een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) genoemd, voorheen Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO). Daarnaast zijn er verschillende werknemersenquêtes, zoals Arbomonitor Gemeenten, Monitor@work en InternetSpiegel waarin beeldschermwerk aan de orde komt. Deze instrumenten kunnen worden gecombineerd met een PMO. NB: de genoemde vragenlijsten vallen inhoudelijk niet onder deze arbocatalogus omdat ze niet zonder kosten direct beschikbaar zijn voor gemeenten. 20 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

21 5 Voorlichting 21 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

22 Overzicht van voorlichtingsmateriaal over beeldschermwerk voor medewerkers en leidinggevenden. 5.1 Voorlichting medewerkers Brochure Gezond werken aan het beeldscherm Deze brochure geeft medewerkers die beeldscherm werk of repeterend werk verrichten achtergrondinformatie over het begrip KANS. Daarnaast biedt de inhoud praktische handvatten om zelf het risico op KANS zoveel mogelijk te beperken. Download de brochure Brochure Optimale instelling beeldschermwerkplek Deze brochure beschrijft in vier stappen de optimale instelling van een beeldschermwerkplek. Bij elke stap staan plaatjes met goede en foute situaties. Download de brochure Omgaan met gezondheidsklachten Webdocument met informatie over het werken aan herstel van gezondheidsklachten door beeldschermwerk. Download het webdocument Presentatie Gezond beeldschermwerken! Deze PowerPoint-presentatie kunnen leidinggevenden en managers gebruiken bij het geven van voorlichting over beeldschermwerk. De presentatie gaat over: weten wat KANS is; inzicht krijgen in gezondheidsklachten bij beeld schermwerkers en andere beroepsgroepen; risicofactoren KANS (5W s); maatregelen om KANS-risico s te verkleinen; de ergonomische ingerichte beeldscherm werkplek. De PowerPoint-presentatie en andere relevante informatie vindt u terug op Checklist Beeldschermwerk voor individuele medewerkers Checklist voor medewerkers om zelf risico s op gezondheidsklachten door beeldschermwerk op te sporen. Download de checklist Omgaan met gezondheidsklachten Webdocument met informatie over werken aan herstel van gezondheidsklachten door beeldschermwerk. Download het webdocument 5.2 Voorlichting leidinggevenden Brochure Gezond werken aan het beeldscherm Deze brochure beschrijft de belangrijkste zaken die een leidinggevende moet weten over het voorkómen van gezondheidsklachten door beeldschermwerk. Download de brochure Checklist beeldschermwerk voor afdelingen Een checklist voor leidinggevenden, arbocoördinatoren en preventiemedewerkers om zelf risico s op gezondheidsklachten door beeldschermwerk op te sporen. Download de checklist Checklist evaluatie beheersing risico s beeldschermwerk Download de checklist 22 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

23 6 Omgaan met gezondheidsklachten 23 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

24 Beeldschermwerk kan verschillende gezondheidsklachten veroorzaken. Over deze klachten is in de arbocatalogus kennis opgenomen die bijdraagt aan het herstel, adequate verzuimbegeleiding en re-integratie. De meest voorkomende klachten zijn: Nekklachten Pijnlijke schouders Tennisarm Polsklachten Hand-/vingerklachten Oogklachten De arbocatalogus beschrijft in een apart webdocu ment hoe vaak deze klachten optreden en beschrijft de risico op ontstaan van klachten in de werksituatie. Ook behandelt de arbocatalogus de aanpak van deze klachten en welke begeleiding en interventies gericht op re-integratie de organisatie kan inzetten. Er komen specifieke re-integratie-interventies aan de orde, zoals: de multidisciplinaire aanpak, inzet bedrijfsfysiotherapie, strategie- of scenariobespre king bij complex verzuim of stagnerende re-integra tie, cognitieve gedragstherapie en aanpassen werkplek, werkmethode, werkinhoud en/of werkmiddelen. De rollen en acties bij begeleiding en re-integratie krijgen aparte aandacht. Het gaat hierbij om rollen en acties van de werknemer, leidinggevende, P&Oadviseur en bedrijfsarts. Het signaleren en erkennen van arbeidsgebonden aandoeningen is belangrijk in de evaluatie van de effectiviteit van genomen maatregelen. In het webdocument vindt u dan ook informatie over het herkennen, vaststellen en melden van beroepsziek ten door beeldschermwerk en de rol van de bedrijfs arts en de werkgever hierbij. Meer informatie: Webdocument Omgaan met gezondheidsklachten door beeldschermwerk 24 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

25 7 Werken in de e-gemeente 25 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

26 7.1 Opkomst van de digitale overheid Om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren, zijn kabinet en gemeenten intensief bezig om de elektronische overheid of e-overheid vorm te geven. Dit betekent onder meer dat veel processen en diensten vergaand worden ondersteund door ICT en dat internet in steeds grotere mate wordt ingezet bij de interactie met de burger. Er wordt al jaren gewerkt aan de realisatie van de e-overheid. De regie op die realisatie wordt de afgelopen jaren steeds beter ingericht. Zo biedt de NORA 5 een stevige architectonische ruggengraat aan de plannen om ICT te gebruiken voor een betere dienstverlening. In 2006 startten teams die gemeenten, waterschappen en provincies ondersteuning bieden bij de invoering van de zogenoemde bouwstenen e-overheid. In december 2008 werd het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-over heid (NUP) van kracht. Betere dienstverlening aan burgers en bedrijven houdt volgens dit beleid onder andere in: Burgers en bedrijven hoeven gegevens nog maar één keer aan te leveren bij de overheid. Burgers en bedrijven met DigiD kunnen steeds meer elektronische transacties verrichten bij de overheid. De overheid gaat voor haar berichtenverkeer, zowel intern als met de buitenwereld, open standaarden gebruiken, waardoor de leveranciersonafhankelijkheid wordt vergroot. Burgers en bedrijven kunnen voor al hun vragen aan de overheid bij één punt terecht. Gevolg van deze ontwikkeling is dat de gemeenten in hoog tempo met een groot aantal ICT-projecten worden geconfronteerd. Dit gaat gepaard, met of wordt gekoppeld aan, ingrijpende herziening van de organisatie en de werkprocessen: Inrichting van klant contact centra (KCC) in het kader van Antwoord. Inrichting van de verschillende basisregistraties. Deelname aan de informatie-uitwisseling binnen de overheid via de OverheidsServiceBus (OSB). Deelname aan MijnOverheid.nl voor een uniforme toegang tot alle overheidsdiensten. Het is belangrijk dat de kwaliteit van de arbeid binnen de gemeenten niet lijdt onder de samenloop van ICT-projecten en systemen. Met extra aandacht voor de ondersteuning van mensen in hun werk kunnen moderne ICT-systemen helpen functies aantrekkelijker en het werk uitdagender te maken en zo de medewerkers te motiveren. In dit hoofdstuk kijken we hoe de gemeente invloed kan uitoefenen op de impact van ICT op de kwaliteit van de arbeid. Gemotiveerde medewerkers die plezier in hun werk hebben, dragen juist ook bij aan het succes van de e-gemeente en aan verbetering van dienstverlening. 7.2 Checklist Werken in de e-gemeente Om de gevolgen van digitalisering van werkprocessen voor de kwaliteit van de arbeid te beoordelen, is een checklist opgesteld. Deze checklist verdeelt de kwaliteit van de arbeid en van de functie in een aantal dimensies 6 : 1 Functiesamenstelling: Biedt de functie een logisch samenhangend geheel van voorbereidende, ondersteunende en uitvoerende taken? Is er een balans tussen makkelijke en moeilijke taken? 5 NORA: de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur. De NORA bevat ontwerpprincipes, modellen en afspraken voor het (her)inrichten van de elektronische overheid. NORA gaat onder meer over samenwerking voor integrale dienstver lening aan burgers en bedrijven. Daarnaast gaat het over het koppelen van bedrijfsprocessen tussen overheidsorganen, het elektronische berichtenverkeer en het gezamenlijk gebruik van gegevens en netwerkverbindingen. NORA is een dynamisch concept: continu worden de principes, modellen en afspraken up to date gehouden voor en door architecten uit diverse overheidsorganisaties. Er is ook een Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA), gebaseerd op de NORA. Zie: 6 Zie onder meer het WEBA-model van TNO Kwaliteit van Leven: Vaas S., Dhondt S., Peeters M.H.H., Middendorp, J. De Weba-methode, deel 1 Weba Analyse Handleiding. Samson BedrijfsInformatie, Alphen aan den Rijn/Zaventem Meer informatie over het WEBA-model is ook te vinden in de Gezond Organiseren deelarbocatalogus Werkdruk en werkstress van de sector gemeenten. 26 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

27 2 Balans tussen regelmogelijkheden en regelpro blemen Heeft de medewerker voldoende autonomie, contactmogelijkheden, ondersteuning van de leidinggevende of van medewerkers uit onder steunende diensten? Problemen: storingen, afwijkingen of onver wachte gebeurtenissen die een (regel)ingreep vereisen. In A+O magazine 22 zijn deze twee werelden van organisatie en ICT als volgt in beeld gebracht 7 : Uit onderzoek blijkt dat functies en werkomstandig heden om problemen te voorkomen een voldoende moeten scoren op bovenstaande dimensies. P&O-adviseurs houden rekening met deze voorwaarden bij het ontwerpen van functies om aantrekkelijke functies te creëren. Vervolgens krijgen de medewerkers die aanvankelijk aantrekkelijke functies vervullen, te maken met computersystemen die hun werk ingrijpend beïnvloe den. En vaak op een negatieve manier, omdat de systemen zijn ontworpen met uitsluitend de focus op een efficiencyof procesverbetering en niet op verbetering van werk en functies. En zo grijpen dus twee ontwerpprocessen in elkaar: Het ontwerpen van functies vanuit P&O. Het ontwerpen van ICT door de automatiseringsafdeling of collectieve projecten en instanties (ICTU, GovUnited e.d.). Deze ontwerpprocessen zijn niet op elkaar afgestemd. Hoe vaak bent u als P&O- of arbo-adviseur in een ICTproject gevraagd de gevolgen van het systeem voor de functies van de medewerkers in kaart te brengen? Hoe vaak hebt u functies herontworpen naar aanleiding van nieuwe ICT-systemen? Of nog zeldzamer: hoe vaak mocht u een eisenpakket indienen voor een ICT-systeem om ervoor te zorgen dat het systeem een positief effect op de kwaliteit van de arbeid zou hebben? De uitdaging is te zoeken naar mogelijkheden om deze werelden met elkaar te verbinden (de stippellijntjes in het schema). Deze arbocatalogus draagt daaraan bij door een checklist aan te reiken aan P&O-adviseurs en andere spelers in het HR-veld, zodat zij in staat zijn om: in ICT-projecten de kwaliteit van de arbeid te bewaken door eisen aan de systemen te stellen; de impact van ICT op werk en functies te bepalen en in te zetten op herontwerp van functies om zo de kwaliteit van de arbeid te borgen. 7 Batenburg, R., Holland, C., Te Velde, R., Wordt de nieuwe ambtenaar nu écht een knoppendrukker of toch niet?, in: A+O Magazine 22, 2009, blz Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

28 In deze checklist Werken in de e-gemeente komen de volgende aandachtspunten aan de orde: 1) Werkinhoud en -beleving De weg naar e-overheid leidt voor medewerkers van gemeenten tot grote veranderingen in hun taken en werkzaamheden. De relatie met de burgers veran dert doordat communicatie via internet voor een deel in de plaats komt van direct contact, maar ook doordat de burger via bijvoorbeeld Mijn Overheid.nl meer invloed krijgt op de werkzaamheden en processen binnen de gemeente. Een groot deel van de werkzaamheden zal voornamelijk bestaan uit computerwerk en de systemen worden door koppelingen en het gebruik van basisregistraties steeds slimmer. De vraag is: blijft het werk nog voldoende aantrek kelijk (afwisselend; uitdagend) of leiden de ICT-systemen tot saai en onaantrekkelijk werk? 3) Sociale aspecten ICT wordt geregeld ingezet om de scheiding tussen front- en backoffice te ondersteunen. Dit gebeurt bijvoorbeeld met de kennisbank voor het KCC die losstaat van de administratieve systemen die de uitvoerende processen ondersteunen. Het risico bestaat dat mensen die uitsluitend in het backoffice werkzaam zijn, onvoldoende voeling houden met het totale proces en met de klanten/burgers waarvoor ze werken. Als het klantencontact vooral per computer verloopt, kan dit leiden tot een verarming van de functie en de sociale contacten. Dergelijke effecten spelen des te meer als de gemeente thuiswerken ondersteunt en hiervan ook goed gebruik wordt gemaakt. De vraag is: zijn er maatregelen nodig en mogelijk om de risico s op sociale verarming te compenseren? 4) Techniek 2) Organisatie Mismatches tussen organisatie en ICT worden vaak zichtbaar bij de ontwikkeling en implementatie van systemen. Er komen dan eisen op tafel die eigenlijk reparaties zijn voor die mismatches en die weinig te maken hebben met het proces, het resultaat of de taken en functies van de gebruikers. Een veel voorkomende situatie is dat gebruikers trefwoorden moeten toevoegen aan documenten om de ontsluiting te optimaliseren. Alleen voor bibliotheek- en archiefmedewerkers is het toekennen van trefwoorden onderdeel van hun taak; voor alle andere gebruikers is het extra werk dat als overbodig en irritant wordt ervaren. Dergelijke systeem ondersteunende processen hebben een negatieve invloed op de kwaliteit van de arbeid, mede omdat het extra werk veelal geen onderdeel uitmaakt van de prestaties waarop men wordt beoordeeld. De vraag is: ondersteunt het systeem de gebruiker in zijn of haar taakuitoefening of brengt het extra werk met zich mee? Doordat applicaties een verschillende ontstaansgeschiedenis hebben, ontstaan ook (onbedoeld) verschillen die in het gebruik onhandig of zelfs contraproductief zijn. Dit kan gaan om: onderliggende concepten en definities (ook vanwege onderliggende wet- en regelgeving); bediening (Windows-applicatie versus webapplicatie; wel of geen sneltoetsen e.d.); techniek (terminal of PC). De vraag is: werkt de gebruiker in een herkenbaar en transparant ICT-landschap? Meer informatie: Meer informatie over de methodiek en checklist vindt u in het Webdocument Werken in de e-gemeente Zie verder ook op deze website: Rapport Personele gevolgen van digitalisering bij gemeenten. Diverse artikelen over Werken in de e-gemeente. 28 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten

29 8 Checklist beeldschermwerk voor de OR 29 Arbocatalogus Beeldschermwerk en werken in de e-gemeente Sector Gemeenten