Presentatie. Voorstel nieuwe systematiek rapportage grote projecten

Transcriptie

1 Presentatie Voorstel nieuwe systematiek rapportage grote projecten

2 Rapportage als onderdeel van Projectmatig Werken In de Carrousel van 23 mei jl. hebben wij u meegenomen in de aanpak PMW. De vraag is voorgelegd: wat verwacht u van een nieuwe manier van rapporteren? > Raadsleden hebben gevraagd met een voorstel te komen. Dat voorstel wordt u door het college nu gedaan.

3 Centrale vraag Wat voor soort rapportage(s) heeft de Raad nodig om zijn kaderstellende en controlerende taak goed te kunnen uitoefenen? Raad College Stuurgroep

4 Samenhang diverse rapportages P&C Cyclus/meerjaren planning grondexploitaties: Raad heeft controle en sturing op de cijfers. Beslisdocumenten PMW: Raad heeft controle en kaderstellende rol per projectfase (b.v. Plantage startnotitie en NvU) Rapportage projecten: Raad heeft totaaloverzicht op voortgang alle projecten (inhoudelijk, financieel en risico s.)

5 Rapportages door het jaar heen Beslisdocumenten: hele jaar door Overige rapportages: Rapportage Projecten (december) Jaarstukken (mei) Rapportage Projecten (juni) Programma Begroting/ MJP (november)

6 Even opfrissen: beslisdocumenten in het 5-fasen model Fase 1. Initiatief 2. Uitgangspunten 3. Definitie 4. Ontwerp 5. Realisatie Product Startnotitie NvU (Nota van Uitgangspunten) IPVE (Integraal programma van eisen) (VO / DO) Overdrachtsprotocol, financiële rapportage en evaluatie project Financieel product Fase besluit Financiële indicatie project en aanvraag voorbereidingskrediet NVU-fase Principe besluit Concept financiële raming / grex en aanvraag voorbereidingskrediet definitiefase Voorkeursbesluit Grondexploitatie gehele project of financieel kader project of werk Projectbesluit Aanvraag uitvoeringskrediet op basis grex of financieel kader Eindverantwoording Uitvoeringsbesluit Realisatie binnen uitvoeringskrediet B e h e e r Bestuurlijke besluitvorming B&W (indien voorbereidingskrediet niet beschikbaar is) de Raad B&W / Raad (indien voorbereidingskrediet niet beschikbaar is) de Raad Gemeenteraad B&W / Raad (indien het project nog niet is opgenomen in een vastgestelde begroting) de Raad Gemeenteraad

7 Aanpak nieuwe rapportage Een inzichtelijke en transparante rapportage die voor alle projecten inzicht geeft in de stand van zaken, kansen, bedreigingen en sturingsmogelijkheden Bepalen informatieniveau dat nodig is voor de kaderstellende/controlerende rol van de Raad Een rapportage die aanhaakt op de 5-fases PMW Er is gebruik gemaakt van diverse voorbeeldrapportages van andere gemeenten

8 Tot welke rapportage structuur heeft dit geleid? Naam project Naam bestuurlijk opdrachtgever (Ph.) Fase project en korte projectomschrijving Stand van zaken planning Stand van zaken financieel Risicoparagraaf en beheersinstrumentarium risico s Algemeen: bij planning en financiën

9 Hoe ziet dat er uit?: een drietal voorbeelden 1. Aagtenpark 2. Fietstunnel Aagtenpoort 3. Stationsgebied

10 Voorbeeld 1: Aagtenpark Project Aagtenpark Portefeuillehouder : J.W.J. Dorenbos de Hen Projectomschrijving De realisatie van het Aagtenpark behelst het saneren van de voormalige CAIJ- en Aagtenbelt door middel van het aanbrengen van een schone leeflaag en het vervolgens, op basis van een groene basisvariant, inrichten van het gesaneerde terrein tot een aantrekkelijk openbaar en vrij toegankelijk park van 26 hectare waar natuurbeleving en avontuur centraal staan. De realisatie van het Aagtenpark maakt een integraal onderdeel uit van de bestuursopdracht Groene Oostrand 2 e fase, waarin de raadscommissie Groen, Milieu, Welzijn en Maatschappelijk werk op 1 september 1998 haar akkoord heeft gegeven. In deze bestuursopdracht is de landschappelijke en recreatieve ontwikkeling van de Oostrand uitgewerkt. Het project is medio september 2010 gestart. Inmiddels is 50% van de benodigde m3 grond aangeleverd, ruimschoots 40% van het park gerealiseerd. Daarbij is inmiddels wel 60% van de beschikbare tijd is verstreken. Volgens de oorspronkelijke planning zal het project uiterlijk op 31 december 2014 worden afgerond, dit is echter achterhaald (zie verder de risicoparagraaf).

11 Projectplanning Voorbeeld 1: Aagtenpark Fase project Initiatieffase Uitgangspuntenfase Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Voortgang Tijdspad projectfase Fase Realisatie Start Gereed Project conform planning Product Voorbereiding Projectuitvoering September Financieel Geen, realisatie binnen - product uitvoeringskrediet Fase Besluit Eindverantwoording - Bestuurlijke Overdrachtsprotocol - besluitvorming Financiële rapportage Evaluatie College Raad Realisatie project Start September december 2014 Oplevering 31 december 2014 Leeswijzer: = project verloopt conform planning. = project dreigt uit planning te lopen. Bij risicoparagraaf gevolgen en beheersmaatregelen aangegeven. = project loopt uit planning. Bij risicoparagraaf gevolgen en beheersmaatregelen aangegeven.

12 Voorbeeld 1: Aagtenpark Financiële paragraaf PROJECTFASE Geprognosticeerde investering Stand per 1 september 2013 initiatief uitgangspunten definitie ontwerp realisatie besteed verleend krediet Projectfase conform krediet Leeswijzer: = project verloopt conform krediet. = project dreigt uit het krediet te lopen. Bij risicoparagraaf gevolgen en beheersmaatregelen aangegeven. = project loopt uit het krediet. Bij risicoparagraaf gevolgen en beheersmaatregelen aangegeven.

13 Risicoparagraaf Voorbeeld 1: Aagtenpark Realisatiefase Risico Oorzaak Gevolg Beheersmaatregel Overdrachtsprotocol Financiële rapportage Evaluatie project Uitvoeringskrediet Eindverantwoording Besluitvorming: College Raad Realisatie project: Start Oplevering Geen oplevering op 31 december 2014 Als gevolg van de aanhoudende economische crisis blijft de leverantie van voldoende grond problematisch (minder bouwprojecten) Op basis van de nieuwste planning zal het Aagtenpark eind 2016 gerealiseerd zijn. Dit impliceert dat er gedurende een extra periode van 2 jaar projectbegeleiding nodig zal zijn De uitloop van het project met 2 jaar heeft geen nadelige consequenties in relatie tot de door de provincie verleende ILG subsidie van De provincie heeft namelijk inmiddels schriftelijk ingestemd met de gewijzigde tijdsplanning. De extra begeleidingskosten die de uitloop van het project met zich meebrengt worden op de aannemer van het grondleverantie bestek afgewenteld (de met de aannemer in 2010 gesloten leveringsovereenkomst kent een boeteclausule.)

14 Voorbeeld 2: Fietstunnel Aagtenpoort Project Fietstunnel Aagtenpoort Portefeuillehouder : F.H.J. Koster Projectomschrijving Op 11 juni 2013 heeft het college met ProRail de projectovereenkomst ter realisatie van de fietstunnel en goederenspoorverlenging ondertekend. ProRail heeft zich hiermee vastgelegd om het goederenspooremplacement te verbreden tot 2 sporen en te verlengen tot aan de Laan der Nederlanden. Tevens heeft ProRail zich verplicht tot de aanleg van een fietstunnel ter vervanging van de bestaande spoorwegovergang St. Aagtendijk. De tunnel wordt onder de Spoorsingel doorgetrokken en aangesloten op de St. Aagtendijk. De gemeente heeft zich verplicht onder voorwaarden aan de benodigde procedures mee te werken. ProRail werkt momenteel aan de afronding van het voorontwerpbestemmingsplan, het beeldkwaliteitsplan en het voorlopige ontwerp voor de fietstunnel en goederensporen.

15 Voorbeeld 2: Fietstunnel Aagtenpoort Projectplanning Fase project Initiatieffase Uitgangspuntenfase Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Voortgang Tijdspad projectfase Fase Ontwerp Start Gereed Project conform planning Product 1. ProRail stelt voorontwerp bestemmingsplan op. 4 e kwartaal e kwartaal ProRail maakt Voorlopig Ontwerp fietstunnel en goederensporen. 4 e kwartaal e kwartaal 2013 Financieel product Fase Besluit Bestuurlijke besluitvorming 3. Na aanbesteding maakt de aannemer het Definitief Ontwerp (design & build). Financiering van ambtelijke uren ter begeleiding en beoordeling van de plannen is vastgelegd in de 2 e berap Na vaststelling door de raad is beschikbaar voor de ambtelijke interne begeleidingsuren. Vaststelling bestemmingsplan en collegebesluit inzake voorlopig ontwerp. College vaststelling voorontwerp bestemmingsplan 2 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2013 College vaststelling ontwerp bestemmingsplan Raad vaststelling bestemmingsplan 1 e kwartaal e kwartaal 2014 Realisatie project Start aanbesteding (ProRail) 1 e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2014 Start realisatie aannemer 3 e / 4 e kwartaal 2014 Oplevering fietstunnel 2 e / 3 e kwartaal 2015 Oplevering goederensporen 4 e kwartaal 2015 / 2016.

16 Voorbeeld 2: Fietstunnel Aagtenpoort Financiële paragraaf PROJECTFASE Geprognosticeerde investering Stand per 1 september 2013 initiatief uitgangspunten definitie ontwerp realisatie - besteed verleend krediet In de projectovereenkomst is vastgelegd dat ProRail de oude plankosten voor het opstellen van 2 bestemmingsplannen vergoedt. Inmiddels is dit bedrag door ProRail betaald. In de 2e berap 2013 is dit bedrag opgevoerd als inkomsten en voor een bedrag van ten gunste gebracht van de algemene middelen. Tevens is in de 2 e berap opgenomen dat een bedrag van voor de ambtelijke begeleidingsuren bij dit project beschikbaar gesteld wordt. Voor de realisatie van de fietstunnel en de verlenging van de goederensporen zijn geen kosten voor de gemeente Beverwijk te verwachten. Deze zijn voor rekening van ProRail.

17 Voorbeeld 2: Fietstunnel Aagtenpoort Risicoparagraaf Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Aanvraag uitvoeringskrediet Voorbereidingskrediet ontwerpfase Uitvoeringsbesluit Ontwerpfase Risico Oorzaak Gevolg Beheersmaatregel Er vindt nog een ProRail is van mening ProRail kan dan discussie plaats over dat voor het afzien van de aanleg de noodzakelijkheid emplacement geen van van wijziging milieu-vergunning meer geluidsschermen. milieuvergunning nodig is. ProRail (geluid). Bij intrekken verzoekt de milieudienst vergunning zijn om de milieuvergunning geluidsschermen niet te mogen intrekken. De noodzakelijk. milieudienst wil dat ProRail aanvraag tot Niet volledig realiseren van het tussen gemeente en ProRail overeengekomen voorlopig ontwerp. wijziging indient. De opdracht aan de aannemer (design & build) is nog niet opgesteld Output kan afwijken van wat de gemeente voor ogen heeft Gemeente kan de opbrengst van de leges mislopen, als de aanvraag omgevingsvergunnin g wordt ingediend voor dat het bestemmingsplan door de raad is Aannemer dan wel ProRail vraagt eerder dan vastgelegd in de projectovereenkomst de omgevingsvergunning aan. Gemeente kan de leges niet invorderen. In de projectovereenkomst is overeengekomen dat ProRail op vrijwillige basis schermen gaat plaatsen. De milieudienst heeft schriftelijk gemeld dat zij de milieuvergunning handhaven en dat ProRail dus een wijzigingsaanvraag moet indienen. Gewenst output exact omschrijven / vastleggen in bestemmingsplan, zodat dat basis kan zijn om afwijkingen tijdens procedure omgevingsvergunning te kunnen afwijzen. ProRail / aannemer houden aan de in de projectovereenkomst vastgelegde afspraken. Aansturen op zo snel mogelijk afronden en in procedure brengen van het bestemmingsplan. Na vaststelling door de raad is dit risico niet meer aanwezig.

18 Voorbeeld 3: Stationsgebied Project Stationsgebied Portefeuillehouder : J.W.J. Dorenbos-de Hen F.H.J. Koster Projectomschrijving Het Stationsgebied van Beverwijk ligt in het centrum en is nog volop in beweging. In 2011 is door de gemeenteraad voor het project Stationsgebied een nieuw Bijgesteld Ontwikkelingskader Stationsgebied vastgesteld. Het nieuwe kader gaat uit van een gefaseerde uitvoering van het project. Voor de korte termijn (tien jaar) is ondermeer gepland de realisatie van de ondergrondse fietsenstalling, de afronding van het busstation, de herinrichting openbare ruimte en ontwikkeling voormalige kavel Ankie s Hoeve. De lange termijnontwikkeling staat nog geheel open. Het project kent momenteel de volgende deelprojecten: 1. Ondergrondse fietsenstalling 2. Busstation 3. Busbaan Wijckermolen 4. Reconstructie kruispunt Velserweg - Vondellaan - Halve Maan 5. Herinrichting openbare ruimte 2 e fase 6. Herinrichting Wijckerpoort/ spoorwegovergang 7. Ontwikkeling voormalige kavel Ankie s Hoeve 8. Initiatief restaurant

19 Voorbeeld 3: Stationsgebied Projectplanning Fase project 1. Ondergrondse fietsenstalling Initiatieffase Uitgangspuntenfase Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase Voor de uitvoering van het project is gekozen voor een Design en Construct contract. Daarmee zijn de laatste twee fases (ontwerp en realisatie) overgedragen naar de aannemer. Door de constructie van een Design en Construct bevind het project zich zowel nog in de ontwerpfase (VO en DO stalling dienen nog opgesteld te worden) als wel in de realisatiefase (voorbereidende werkzaamheden als bijvoorbeeld verleggen kabels en leidingen is al gestart). 2. Busstation Initiatieffase Uitgangspuntenfase Definitiefase Ontwerpfase Realisatiefase In april 2013 is aan de aannemer De Bie & Seignette opdracht gegeven tot afronding van het busstation. Een deel van het busstation dat in 2009 opnieuw is aangelegd, was nog niet afgerond. Dit kwam voortuit het feit dat niet duidelijk was hoe de gebiedsontwikkeling zich verder zou ontwikkelen.

20 Voorbeeld 3: Stationsgebied Voortgang 1. Ondergrondse fietsenstalling Tijdspad projectfase Fase Ontwerp Start Gereed Project conform planning Product Voorlopig Ontwerp 3 e kwartaal e kwartaal 2014 Definitief Ontwerp 4 e kwartaal e kwartaal 2014 Financieel product Aanvraag 4 e kwartaal e kwartaal 2012 uitvoeringskrediet Fase Besluit Uitvoeringsbesluit - - Bestuurlijke College - - besluitvorming Raad Realisatie project Start 1 e kwartaal e kwartaal 2014 Oplevering

21 Voorbeeld 3: Stationsgebied Tijdspad projectfase Fase Realisatie Start Gereed Project conform planning Product Voorbereiding: - Verleggen kabels en leidingen 4 e kwartaal e kwartaal Verplaatsing huidige fietsenstalling - Omgevingsvergunning Projectuitvoering: - Slaan damwanden - Ontgraven van kuip - Bouw stalling 3 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2014 Financieel product Fase Besluit Bestuurlijke besluitvorming Realisatie project Geen, realisatie binnen uitvoeringskrediet Eindverantwoording Overdrachtsprotocol Financiële rapportage Evaluatie College Raad Start e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2014 Oplevering 4 e kwartaal 2014

22 Voorbeeld 3: Stationsgebied 2. Busstation Tijdspad projectfase Fase Realisatie Start Gereed Project conform planning Product Voorbereiding: - - Projectuitvoering: - Aanbrengen duiker - Afronding busstation 2 e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2013 Financieel product Fase Besluit Bestuurlijke besluitvorming Realisatie project Geen, realisatie binnen uitvoeringskrediet Eindverantwoording Overdrachtsprotocol Financiële rapportage Evaluatie College Raad Start e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal e kwartaal 2013 Oplevering 3 e kwartaal 2013

23 Voorbeeld 3: Stationsgebied Financiële paragraaf 1. Ondergrondse fietsenstalling PROJECTFASE Geprognosticeerde investering Stand per 1 september 2013 initiatief uitgangspunten definitie ontwerp realisatie besteed verleend krediet Project conform krediet 2. Busstation PROJECTFASE Geprognosticeerde investering Stand per 1 september 2013 initiatief uitgangspunten definitie ontwerp realisatie besteed verleend krediet Project conform krediet.

24 Risicoparagraaf Voorbeeld 3: Stationsgebied 1. Ondergrondse fietsenstalling Voorlopig Ontwerp Definitief Ontwerp Aanvraag uitvoeringskrediet Voorbereidings krediet ontwerpfase Uitvoeringsbesluit Besluitvorming: College Raad Realisatie project: Start Oplevering Ontwerpfase Risico Oorzaak Gevolg Beheersmaatregel Partijen Partijen hebben beide een Er kan niet over worden gegaan tot 1. Instelling van een vinden geen andere interpretatie van eisen opstelling van een DO. ontwerpatelier om de overeenstemming benoemd in het contract. verschillende interpretaties te bespreken en af te tikken. over VO 2. Verdere uitwerking van een binnen aantal discussiepunten in DO. tijdsplanning. 3. Opname tijdsbuffer in Definitief Ontwerp kan niet tijdig worden opgesteld en vastgesteld. Partijen vinden geen overeenstemming over VO binnen tijdsplanning. De omgevingsvergunning kan niet tijdig worden aangevraagd, waardoor het project niet kan starten in het 1 e kwartaal van planning aannemer. 1. Instellen van een ontwerpatelier om tot tijdige vaststelling VO te komen. 2. Opstelling van een DO light voor aanvraag omgevingsvergunning. 3. Opname tijdsbuffer in planning aannemer. 4. Opname contract boeteclausule van 1.7 miljoen bij niet tijdig (voor 28 februari 2014) starten bouw.

25 Voorbeeld 3: Stationsgebied 2. Busstation Voorbereiding Realisatiefase Risico Oorzaak Gevolg Beheersmaatregel Projectuitvoering Aanbrengen Duiker Wijzigingen uitvoering ten opzichte van bestek. Andere grondsamenstelling dan in bestek. Uitloop realisatietermijn. Komen tot alternatieve bouwmethode aanleg Duiker. Afronden busstation Uitloop realisatie termijn. Uitloop realisatie termijn aanleg Duiker. Niet tijdige afronding busstation conform bestek. Bezien ruimte planning. Overdrachtsprotocol Financiële rapportage Evaluatie project Uitvoeringskrediet Eindverantwoording Besluitvorming: College Raad Realisatie project: Start Oplevering

26 Kunt u zich vinden in deze vorm van rapporteren? Zo ja, dan maken wij een voortgangsrapportage projecten in deze opzet. Het tijdpad is dan: Eind oktober concept gereed door projectleiders November: bespreken met opdrachtgevers 3 december: behandeling college 13 december: stukken aanleveren griffie 16 januari: bespreken in de commissie