ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen

Transcriptie

1 Handleiding Admin ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen versie 14/01/2015 Deze handleiding werd opgesteld door POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt.

2 Inhoudsopgave 1 Inloggen Zoeken Zoeken via formulier Zoeken via kaart Voorbeelden Selecties op attribuutniveau combineren Ruimtelijk filteren Ruimtelijke selecties combineren Bedrijfsfiche Bedrijfsfiche in detail KBO gegevens Bedrijvenloket Datasets Volledige dataset Beperkte dataset / export via het zoekformulier Statistieken Zoekstatistieken Loketstatistieken Google Analytics Acties toevoegen Updates Selecties via Excel Selecties via Access Export voor mailings Garage Geocortex Nieuws Docutheek Bijlage A: Contactpersonen Bijlage B: Activiteitenlijst Bijlage C: FAQ na het (niet) ontvangen van de oproepbrief

3 1 Inloggen Ga naar de Admin van uw gemeente ( en log in met de gebruikersnaam en het paswoord dat u hebt gekregen. Bent u uw inloggegevens vergeten of bent u ze kwijt dan kan u contact opnemen met Hannelore Simkens van de POM West-Vlaanderen. Haar contactgegevens vindt u helemaal achteraan in bijlage A. 3

4 2 Zoeken 2.1 Zoeken via formulier Via het zoekformulier kunt u de dataset bevragen. U kan verschillende criteria aankruisen en zo de vestigingen selecteren die u wenst. Er kan gezocht worden op: - Vestigingsnummer - BTW-nummer of ondernemingsnummer - Naam of deel van een naam o De naam van een vestiging opgegeven door het bedrijf of door de gemeente o De commerciële naam van een vestiging zoals opgegeven in KBO o De maatschappelijke naam van een onderneming zoals opgegeven in KBO o De naam van de zaakvoerder - Straat en nummer o Vult u twee nummers in dan wordt er gezocht op alle vestigingen in de straat die dit adres hebben of een adres hebben met een nummer dat ligt tussen de opgegeven nummers. o Vult u één nummer in dan wordt er gezocht op alle vestigingen met een adres gelijk aan dat nummer of een nummer dat hoger of lager ligt. o Vult u geen nummer in dan wordt er gezocht op alle vestigingen die zich in die straat bevinden. - Activiteit (hoofd- als subactiviteiten) - Omschrijving activiteit o Een deel of een volledige omschrijving van de activiteit die door het bedrijf in het veld Extra info wordt ingevuld. - Startdatum o Vult u één datum in dan worden alle vestigingen opgezocht met een startdatum gelijk aan, vanaf of tot die datum. o Vult u twee data in dan worden alle vestigingen opgezocht met een startdatum gelijk aan de opgegeven data of met een datum dat er tussen ligt. 4

5 - Aantal werknemers o U kunt zoeken op verschillende categorieën. o De klasses komen overeen met de bedrijven die loontrekkenden in dienst hebben en een geldig vestigingsnummer hebben bij de RSZ (niet van toepassing voor vrije beroepen die hier een fictief vestigingsnummer kregen toegekend). o Let wel! De klasse 0 tot 0 geeft dezelfde resultaten als Alle en is bijgevolg niet van toepassing. Onder activiteiten kunt u zowel Alle activiteiten als Geen activiteiten aanduiden. Indien u Alle activiteiten aanduidt, dan wordt er geen selectie gemaakt op basis van activiteit en worden alle vestigingen geselecteerd. Duidt u Geen activiteiten aan, dan krijgt u een lijst van alle vestigingen waarvoor geen activiteit bekend is. Door verschillende criteria op te geven kunt u vrij gerichte zoekacties uitvoeren. U kunt bovendien uw zoekactie verder specificeren door de volgende filters in te vullen. De filter Bedrijvig staat steeds op ja. Zoekt u op adres dan zoekt hij alle vestigingen op die een adres hebben voor de vestiging of voor de zaakvoerder. Bij het exporteren van de resultaten naar een Excel vindt u in de kolom EK_VEST_OPTIMAAL_ de adressen van de vestiging of de zaakvoerder, waarbij de van de zaakvoerder voorrang heeft op de van de vestiging. Wenst u een lijst van alle vestigingen die reeds hebben ingelogd, gebruik dan de filter Ingelogd. Voor een lijst van alle vestigingen die reeds aangevuld werden door het bedrijf zelf of door de gemeente, gebruik dan de filter Aangevuld. Druk op nieuwe zoekactie voor een lijst van vestigingen die aan uw criteria voldoen. Wilt u extra resultaten aan uw bestaande zoekresultaten toevoegen, start dan een nieuwe bevraging en druk op de knop toevoegen aan zoekresultaten. Om de ingevulde criteria in het zoekformulier te verwijderen klik op zoekformulier leegmaken. 5

6 selectie voor export naar Excel bedrijvige vestiging niet bedrijvige vestiging >1 bedrijvige vestiging op hetzelfde adres Klik op de kolomhoofden om de zoekresultaten te sorteren. Selecteer de vestiging die u wenst door op het vestigingsnummer te klikken. U komt meteen terecht in de fiche van de vestiging. Daarnaast hebt u nog twee tabs KBO gegevens en RSZ gegevens. o De bedrijfsfiche bevat alle gegevens zoals die staan vermeld in Economische Kaart. U kunt ze aanpassen en correct zetten. o De tab KBO gegevens bevat de gegevens van de vestiging en de onderneming (maatschappelijke zetel) zoals die staan opgegeven in KBO. Hou er rekening mee dat deze kunnen verschillen van de bedrijfsfiche en dus van de gegevens in Economische Kaart! De NACEBEL-codes van de vestiging worden eveneens vermeld. o De tab RSZ gegevens bevat de gegevens zoals die staan opgeven bij de RSZ. U kunt uw zoekresultaten vervolgens exporteren naar een Excelfile via de knop Exporteer en bewaar zoekresultaten. 2.2 Zoeken via kaart U kunt de databank ook ruimtelijk bevragen. Via de knop start tekenen kunt u punten uitzetten op kaart en een gebied afbakenen. Alle vestigingen (bedrijvig en niet-bedrijvig) die in dat gebied liggen worden automatisch geselecteerd en gefilterd uit de databank. (klik om de punten van de polygoon te zetten, dubbelklik om de polygoon te sluiten) Druk op nieuwe zoekactie om de resultaten te zien. Wilt u de resultaten van de bevraging op kaart toevoegen aan een eerdere bevraging via het zoekformulier of van een bevraging op kaart, druk dan op voeg toe en toon resultaat. De gekleurde bollen op kaart stellen aggregaties voor van vestigingen waarbij het cijfer het aantal vestigingen aangeeft. Iedere kleur komt overeen met verschillende klassen van aantallen vestigingen (blauw: 0-10 / geel: / rood: / roze: / paars: >10.000). Door op de gekleurde bollen te klikken zoomt u in op de kaart. 6

7 2.3 Voorbeelden Selecties op attribuutniveau combineren U kunt verschillende selecties via het zoekforumilier combineren door de knop toevoegen aan zoekresultaten te gebruiken. U wenst bijvoorbeeld alle bedrijvige bakkers en slagers binnen de gemeente te contacteren. Ga als volgt te werk: - U duidt de activiteit Bakkerijen aan en drukt op nieuwe zoekactie De resultaten verschijnen onderaan - U verandert de activiteit in Slagerijen en drukt op toevoegen aan zoekresultaten Nu hebt u alle bakkerijen en slagerijen in de gemeente geselecteerd Ruimtelijk filteren U kunt ook selecteren op attribuutniveau en daarna de zoekopdracht filteren door ruimtelijk te selecteren. U wenst bijvoorbeeld alle bedrijvige handelszaken binnen een bepaalde zone te selecteren. Ga als volgt te werk: - U duidt de hoofdactiviteit Handel aan en drukt op nieuwe zoekactie De resultaten verschijnen onderaan - U klikt op de knop tonen op kaart boven de zoekresultaten, enkel de geselecteerde resultaten worden op kaart weergegeven - Maak nu de ruimtelijke selectie via start tekenen - Eens de polygoon getekend is, klikt u op nieuwe zoekactie Enkel de geselecteerde handelszaken zullen in uw resultatenlijst verschijnen Ruimtelijke selecties combineren U kan daarnaast ook meerdere ruimtelijke selecties combineren. U wenst bijvoorbeeld alle vestigingen binnen twee bepaalde zones te selecteren. Ga als volgt te werk: - Klik op de knop Zoeken op kaart in de rechterbovenhoek via de knop zoeken. - Maak nu de ruimtelijke selectie via start tekenen - Eens de polygoon getekend is, klikt u op nieuwe zoekactie Enkel de geselecteerde vestigingen zullen in uw resultatenlijst verschijnen - Klik nu nogmaals op de knop Zoeken op kaart in de rechterbovenhoek via de knop Zoeken (gebruik hier niet de knop tonen op kaart!) - Maak de tweede ruimtelijke selectie via start tekenen - Eens de polygoon getekend is, klikt u op voeg toe en toon resultaat Enkel de vestigingen binnen de twee getekende polygonen zullen in uw resultatenlijst verschijnen Opmerking: Wenst u verder te selecteren of filteren op meerder ruimtelijke selecties? Exporteer de resultaten naar excel en verfijn daar uw zoekopdracht. 7

8 3 Bedrijfsfiche In de bedrijfsfiche van een vestiging komen dezelfde gegevens terug als in het bedrijvenloket. Het vestigingsnummer staat bovenaan de fiche vóór de bedrijfsnaam. Het paswoord vindt u daaronder evenals de datum die aangeeft wanneer het bedrijf voor de laatste keer zijn gegevens heeft aangepast (Laatst aangevuld) en de datum waarop het bedrijf voor de laatste keer heeft ingelogd (Laatst ingelogd). Via de bedrijfsfiche van een onderneming kunt u doorklikken naar het bedrijvenloket. Zo krijgt u het scherm te zien wat ook de bedrijven zien. Als de ondernemer nog niet heeft ingelogd dan verschijnt hier de disclaimer. Hou er rekening mee dat de administrator/de gemeente enkel wijzigingen aanbrengt via de Admin. Moet u als gemeente de papieren invulformulieren verwerken die u van de ondernemingen terug krijgt, dan kan en mag u dat uiteraard doen via het bedrijvenloket. U krijgt immers op papier de goedkeuring om akkoord te gaan met de disclaimer. (indien u als gemeente de bedrijven de mogelijkheid hebt gegeven om hun gegevens via een invulformulier aan de gemeente te bezorgen) De keuze om wijzigingen aan te brengen via het bedrijvenloket of via de bedrijfsfiche is niet onbelangrijk omdat de raadplegingen via het bedrijvenloket worden meegeteld in de loketstatistieken en die in de bedrijfsfiche niet. Klik steeds op Opslaan om uw wijzigingen te bewaren. 3.1 Bedrijfsfiche in detail Paswoord Laatst aangevuld Laatst ingelogd Niet bedrijvig Niet publiek Communicatie via * Paswoord van de vestiging Laatste maal dat een bedrijf of de gemeente de gegevens heeft aangepast Laatste maal dat een bedrijf heeft ingelogd Duidt aan of de vestiging zijn activiteiten nog uitoefent en de reden waarom Duidt aan of de vestiging online zichtbaar is en de reden waarom Bevat het vestigingsnummer van de vestiging waar alle correspondentie naartoe moet worden gestuurd 8

9 Bedrijfsnaam Naam van de vestiging zoals die wordt weergegeven op Economische Kaart Gemeente Postcode Straat Huisnummer Adresgegevens van de vestiging Bisnummer Busnummer Geocode Geocode opgebouwd op basis van bovenstaande adresgegevens Telefoon GSM Fax Contactgegevens die online gepubliceerd mogen worden op Economische Kaart Website Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Openingsuren van de vestiging. Zaterdag Zondag 9

10 Naam zaakvoerder Telefoon zaakvoerder Contactgegevens van de zaakvoerder, enkel zichtbaar voor de gemeente, worden niet gepubliceerd zaakvoerder Activiteit in bijberoep Activiteit 1 Activiteit 2 Duidt aan of de zaakvoerder zijn activiteit uitoefent in bijberoep De activiteiten die door de vestiging worden uitgeoefend, zijn gebaseerd op een conversie van de NACEBEL-codes van de vestiging uit KBO, zowel de bedrijven als de gemeente kunnen de activiteiten aanpassen Activiteit 3 Extra info Betaalmogelijkheden Faciliteiten Deelnemer volgenda acties Hier kan het bedrijf extra informatie noteren over de activiteit die het uitoefent, het bedrijf kan ook trefwoorden opgeven gescheiden door een komma waarop burgers en de gemeente kunnen zoeken in de databank Duidt aan welke betaalmogelijkheiden mogelijk zijn in de vestiging Duidt aan over welke faciliteiten de vestiging beschikt Duidt aan of de vestiging deelneemt aan bepaalde acties * Indien het veld Communicatie via wordt ingevuld met een een ander vestigingsnummer, dan wordt het adres van die vestiging niet automatisch overgenomen bij de export van de gegevens, maar moet de gemeente zelf de controle doen en indien nodig het communicatieadres aanpassen. 10

11 3.2 KBO gegevens Dit zijn de gegevens zoals die werden opgenomen in de KBO. Ze zijn louter en alleen bedoeld ter informatie. Wanneer de gemeente of het bedrijf zijn gegevens niet wijzigt dan verschijnen deze gegevens op Economische Kaart. Deze knop vindt u rechtsboven en schakelt door naar het bedrijvenloket van de geselecteerde vestiging. Via deze knop kunt u alle gegevens van een vestiging printen. 11

12 3.3 Bedrijvenloket Bedrijven kunnen in het bedrijvenloket hun gegevens wijzigen die werden opgeslagen in Economische Kaart. Om toegang te hebben tot het loket moet een ondernemer inloggen met zijn accountgegevens die hij per brief kreeg opgestuurd. Let wel, enkel de bedrijvige ondernemingen hebben zo n brief ontvangen. Opmerking: Bij het deelvenster activiteit kan een extra module toegevoegd worden voor met belgerinkel naar de winkel Via deze module kan het bedrijf zich direct inschrijven voor deze actie. Contacteer ons voor meer informatie. 12

13 4 Datasets 4.1 Volledige dataset Hier vindt u alle data terug uit de databank van Economische Kaart, namelijk: Bron: Prefix: Kolom: 1. Vestigingsgegevens uit Economische Kaart EK_VEST A-AN 2. Vestigingsgegevens uit KBO KBO_VEST AO-BE 3. Ondernemingsgegevens uit KBO KBO_OND BF-BS 4. Vestigingsgegevens uit RSZ RSZ_VEST BT-BW 5. Ondernemingsgegevens uit de jaarrekeningen JRK_OND BX-CJ 4.2 Beperkte dataset / export via het zoekformulier In deze beperkte dataset (smallset) worden alle overtollige KBO-velden weggelaten. Enkel de meest gebruikte velden worden opgenomen in de dataset bv. naam, adres, activiteiten VEST_ID EK_VEST_PASW Vestigingsnummer Paswoord EK_VEST_BEDRIJFSNAAM Bedrijfsnaam zoals laatst aangepast door gemeente of bedrijf Indien geen bedrijfsnaam dan wordt de vestigingsnaam uit KBO overgenomen Indien geen vestigingsnaam dan wordt de naam van de maatschappelijke zetel uit KBO overgenomen EK_VEST_STRAAT EK_VEST_HUISNR EK_VEST_BISNR EK_VEST_BUSNR EK_VEST_POSTCODE EK_VEST_GEMEENTE Straat volgens toegekende geocode Huisnr volgens toegekende geocode Bisnr volgens toegekende geocode Busnummer Postcode volgens toegekende geocode Gemeente volgens toegekende geocode 13

14 EK_VEST_OPTIMAAL_ EK_VEST_TEL EK_VEST_GSM EK_VEST_FAX EK_VEST_ALG_ EK_VEST_WEBSITE EK_VEST_LASTUPDATE_ BEDRIJF EK_VEST_LASTUPDATE_ GEMEENTE EK_VEST_LASTLOGIN EK_VEST_ACTIVITEIT1 adres te gebruiken bij mailings (= van de zaakvoerder, indien niet ingevuld, dan wordt het algemeen adres overgenomen) Publieke telefoon Publieke GSM Publieke fax Publieke algemene Publieke website Laatste keer dat een bedrijf een wijziging heeft opgeslaan (jjjjmmdduummss) Laatste keer dat de gemeente een wijziging heeft opgeslaan (jjjjmmdduummss) Laatste keer dat een bedrijf heeft ingelogd (jjjjmmdd-uummss) Hoofdactiviteit EK_VEST_ACTIVITEIT2 Nevenactiviteit 1 EK_VEST_ACTIVITEIT3 Nevenactiviteit 2 EK_VEST_ACTIVITEIT_ OMSCHRIJVING EK_VEST_ZAAKV_MV EK_VEST_ZAAKV_NAAM EK_VEST_ZAAKV_VOORNAAM EK_VEST_ZAAKV_TEL EK_VEST_ZAAKV_ EK_VEST_BIJBEROEP EK_VEST_BELGERINKEL EK_VEST_NIETPUBLIEK VEST_COMMENTAAR_ NIETPUBLIEK Extra informatie/trefwoorden die door bedrijven bij hun activiteiten werden ingevuld Geslacht van de zaakvoerder Niet publieke achternaam van de zaakvoerder Niet publieke voornaam van de zaakvoerder Niet publiek telefoonnummer Niet publiek adres 1 = activiteit in bijberoep / 0 of leeg = activiteit in hoofdberoep 1 = onderneming die deelneemt aan Met belgerinkel naar de winkel 1 = niet-publiek / 0 = publiek Reden waarom een bedrijf niet wenst getoond te worden op de website 14

15 EK_VEST_NIETBEDRIJVIG EK_VEST_COMMENTAAR_ NIETBEDRIJVIG EK_VEST_COMMUNICATIEVIA EK_VEST_GEOCODE EK_VEST_X_LB72 EK_VEST_Y_LB72 EK_VEST_X_WGS84 EK_VEST_Y_WGS84 KBO_VEST_STARTDATUM OND_ID 1 = niet bedrijvige vestigingen / 0 = bedrijvige vestigingen Reden waarom een bedrijf niet-bedrijvig is volgens de gemeente Vestigingsnummer naar waar communicatie moet worden verstuurd Toegekende geocode X coördinaat in Lambert72 (interne GIS-toepassingen) Y coördinaat in Lambert72 (interne GIS-toepassingen) X coördinaat in WGS84 (Google Maps) Y coördinaat in WGS84 (Google Maps) Startdatum van de vestiging Ondernemingsnummer 15

16 5 Statistieken 5.1 Zoekstatistieken De zoekstatistieken geven weer op welke termen het meest wordt gezocht sinds de lancering van de website (bij het grote publiek). Telkens wanneer iemand de database bevraagd, wordt er een hit geregistreerd en geteld. Telkens wanneer er op zoek wordt geklikt of wanneer er bij een zoekactie een resultaat wordt aangeklikt dan wordt dat beschouwd als een bevraging en dus een hit. Zie bijlage B voor de activiteitenlijst met bijhorend ID-nummer. Deze heeft u nodig om de eerste lijst met activiteit-rubriek te begrijpen. 5.2 Loketstatistieken De loketstatistieken geven weer hoe vaak bedrijven inloggen en hoeveel bedrijven hun gegevens al hebben gewijzigd. De volgende statistieken worden bijgehouden: Aantal vestigingsnummers in de database: alle vestigingen die op datum van de laatste extractie volgens KBO in uw gemeente gevestigd zijn Aantal niet-bedrijvige vestigingen: de niet-bedrijvige vestigingen die op datum van de laatste extractie volgens KBO in uw gemeente gevestigd zijn Aantal bedrijvige vestigingen waarvan gegevens up-to-date werden gebracht door het bedrijf zelf of door de gemeente Aantal bedrijvige vestigingen die reeds hebben ingelogd Aantal vestigingen met minimum één adres Aantal vestigingen met een website URL 5.3 Google Analytics Google Analytics is een tool van Google waarmee u de bezoekersstromen kunt nagaan van en naar uw website ( U kunt zien hoeveel bezoekers uw website heeft, van waar ze komen, hoe lang hun bezoek duurde, op welke pagina s ze zijn geweest, welke evoluties er zijn Bovendien kunt u al deze informatie makkelijk bundelen in rapporten en tabellen. Om in te loggen op Google Analytics hebt u een Gmail account nodig en moeten wij u toegang verschaffen tot de gegevens. Neem daarvoor contact op met Hannelore Simkens. Inloggen kan via met de accountgegevens van uw Gmail account. 16

17 6 Updates Maandelijks wordt er een update uitgevoerd van de gegevens die werden opgeslagen in de KBO. Via een extractie worden die gegevens binnengebracht in het systeem van Economische Kaart. Wijzigingen, stopzettingen en verhuizingen worden gemeld en vergeleken met de data die reeds in Economische Kaart werd opgenomen. Ook nieuwe bedrijven die zich in de gemeente hebben gevestigd worden gemeld. U krijgt de mogelijkheid om al deze aanpassingen te overlopen en goed te keuren. Meer uitleg over de manier waarop deze controle gebeurt, vindt u in de handleiding Update. 7 Selecties via Excel Net als in het zoekformulier waar u de dataset kan bevragen op verschillende criteria kunt u hetzelfde doen in Excel. U kunt filters toevoegen en de gewenste gegevens er uit halen. Enkele aandachtspunten: - Via de functie sorteren en filteren kunt u een filter zetten op de kolomhoofden. - U kan slechts filteren op één kolom per keer, de resultaten worden telkens verfijnd (trechter). - Wilt u filteren op activiteit dan moet u tot drie maal toe de dataset filteren, zowel op kolom act1, act2 als act3 en de resultaten kopiëren naar een nieuw tabblad. De gewenste activiteit kan immers in één van de drie kolommen staan. - Afhankelijk van het doel van uw bewerking kan het interessant zijn om de volgende records te verwijderen: o Bijberoepen o Records waarvan het veld communicatie via werd ingevuld - Hou er rekening mee dat de activiteiten automatisch werden ingevuld. Indien een bedrijf zijn gegevens niet controleerde, kan de activiteit foutief zijn toegewezen. 8 Selecties via Access Ook in Access kunt u de dataset bevragen. Hieronder enkele aandachtspunten: - Standaard wordt de lijst gedownload in xml, sla de lijst op als een gewone.xls - Importeer het bestand in de Access en vink Eerste rij bevat kolomkoppen aan - Hou er rekening mee dat de activiteiten automatisch werden ingevuld. Indien een bedrijf zijn gegevens niet controleerde, kan de activiteit foutief zijn toegewezen. 17

18 9 Export voor mailings In de admin-omgeving van Economische Kaart zijn er verschillende mogelijkheden om ondernemingsgegevens te exporteren. U kan via de tab datatsets de volledige of beperkte dataset downloaden. Hiermee exporteert u in één beweging alle ondernemingsgegevens uit de databank van Economische Kaart (let op, ook niet-bedrijvige vestigingen). De meest interessante en gebruikte methode is echter via het zoekformulier. Wenst u alle bedrijvige bakkers aan te schrijven? Via het zoekformulier filtert u de volledige databank van Economische Kaart en exporteert u de zoekresultaten gemakkelijk naar een Excel-bestand. Daarnaast kunt u in de admin-omgeving ook Excel-lijsten exporteren van de vestigingen zonder adrespunt, van de te controleren vestigingen in de update en de gecontroleerde vestigingen na het voltooien van de update. Gebruik voor mailings steeds volgende kolommen: Logingegevens: VEST_ID EK_VEST_PASW Adresgegevens: EK_VEST_BEDRIJFSNAAM EK_VEST_STRAAT EK_VEST_HUISNR EK_VEST_BISNR EK_VEST_BUSNR EK_VEST_POSTCODE EK_VEST_GEMEENTE EK_VEST_OPTIMAAL_ 18

19 10 Acties toevoegen U hebt de mogelijkheid om acties toe te voegen aan uw Economische Kaart. Naast de activiteiten Met Belgerinkel naar de Winkel en Cadeaucheques hebt u ook de mogelijkheid een actie, specifiek van uw gemeente, toe te voegen. Via de nieuwe functionaliteiten kunnen deelnemers aan een bepaalde gemeentelijke actie zich inschrijven via Economische Kaart, de gemeente kan de lijst van deelnemers gemakkelijk bijhouden en de burger vindt op de bedrijvengids een overzicht van de deelnemende bedrijven. Hoe een actie toevoegen? Neem contact op met Hannelore Simkens en geef volgende zaken door: o Naam van de actie (zoals die zichtbaar moet zijn voor de burger en bedrijven) o Periode wanneer actie zichtbaar moet zijn in de admin en het bedrijvenloket o Periode wanneer actie zichtbaar moet zijn in de bedrijvengids en de widget o Websitepagina naar waar verwezen wordt in het bedrijvenloket voor meer informatie Wat zijn de functionaliteiten van de acties? U kan de deelnemers aan een actie selecteren via de filters in het zoekformulier In de export van de volledige dataset is er een kolom EK_VEST_ACTIES waar u de lopende acties terugvindt. U kan in de bedrijfsfiche zelf aanvinken of het bedrijf deelneemt aan de actie of niet. Het bedrijf kan in het bedrijvenloket aanduiden aan welke actie hij deelneemt. Er verschijnt automatisch een link voor meer informatie. De burger kan in de bedrijvengids of via de widget de deelnemers aan een bepaalde actie selecteren. 19

20 11 Garage Garage is een mailingprogramma dat gratis wordt aangeboden door de Provincie West-Vlaanderen aan alle deelnemers van Economische Kaart. U kunt er mailings mee versturen naar grote groepen van bedrijven. Ideaal voor het versturen van uitnodigingen of infobrieven. Bovendien houdt het programma bij hoeveel bedrijven de mail hebben geopend, doorgeklikt, etc. Reguliere mailclients geven vaak problemen wanneer grote mailings moet worden verstuurd. Via Garage reiken wij u een oplossing aan zodanig dat u optimaal kunt communiceren met bedrijven in uw gemeente. Een handleiding over Garage kunt u donwloaden in de docutheek. 12 Geocortex Geocortex is het online geoloket van Economische Kaart. Het loket combineert verschillende kaartlagen die ruimtelijk bevraagd en geanalyseerd kunnen worden. Hiervoor zijn heel wat tools en functies beschikbaar. De kaartlagen zijn afkomstig van verschillende dataleveranciers onder meer: AGIV, GISWest en POM West- Vlaanderen. U kunt ook zelf kaartlagen opladen en toevoegen. Via Geocortex kunt u gegevens consulteren, selecteren, analyseren, visualiseren en exporteren. U kunt ook rapporten trekken en kaartjes maken. Een handleiding over geocortex kunt u downloaden in de docutheek. 13 Nieuws Op de pagina Nieuws vindt u interessante nieuwsitems in het kader van Economische Kaart. Aanpassingen aan de website of geplande workshops of infosessies kunt u steeds terugvinden op deze pagina, maar worden u naar gewoonte ook steeds via verzonden. 14 Docutheek In de docutheek van Economische Kaart vindt u een overzicht van de meest recente handleidingen en sjablonen voor Economische Kaart. Raadpleeg bij vragen eerst de docutheek. Vindt u daar geen antwoord op uw vraag? Aarzel dan niet om ons te contacteren. 20

21 15 Bijlage A: Contactpersonen Begeleiding gemeenten: Hannelore Simkens Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge 050/ Algemene coördinatie: Carlo Spillebeen Koning Leopold III laan 66, 8200 Brugge 050/ GIS-deskundige: Philippe Derynck Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge 050/ Beheerder database: Frederik Christiaens Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge 050/

22 16 Bijlage B: Activiteitenlijst ACT_ID ACT_OMSCHRIJVING ACT_GROEP 1 Auto's: verkoop, verhuur & onderhoud Auto & moto 2 Aannemers Bouw 3 Landmeters Vrije beroepen & paramedische activiteiten 4 Dakwerken Bouw 5 Elektriciens Bouw 6 Loodgieterij & sanitair Bouw 7 Schilderwerken Bouw 8 Schrijnwerken & timmerwerken Bouw 9 Stukadoors Bouw 10 Vloerafwerking & wandafwerking Bouw 11 Overige bouw Bouw 12 Cultuur Cultuur, sport & recreatie 13 Banken Diensten 14 Begrafenisondernemingen & ceremonie Diensten 15 Immobiliën Diensten 16 Kapsalons Diensten 17 Reisbureaus Diensten 18 Schoonheidsinstituten & wellnesscentra Diensten 19 Tuinaanleg, tuinonderhoud & tuinontwerp Diensten 20 Overige vervoer & transport Diensten 21 Wasserij & droogkuis Diensten 22 Overige zakelijke dienstverlening Diensten 23 Overige diensten Diensten 24 Apothekers Vrije beroepen & paramedische activiteiten 25 Bakkerijen, patisserieën & chocolaterieën Handel 26 Bloemen & planten Handel 27 Boeken, kranten & tijdschriften Handel 28 Doe-het-zelf Handel 29 Dranken Handel 30 Elektro, computer & informatica Handel 31 Fietswinkels Handel 32 Fotografen Diensten 33 Groenten & fruit Handel 34 Groothandel Handel 35 Huisdieren & toebehoren Handel 36 Interieurinrichting Handel 37 Juwelen Handel 38 Kledij Handel 22

23 39 Optiek Handel 40 Parfumerie Handel 41 Slagerijen Handel 42 Supermarkten & buurtwinkels Handel 43 Traiteurs Handel 44 Vishandels Handel 45 Kaas- & zuivelproducten Handel 46 Overige niet-voeding Handel 47 Overige voeding Handel 48 Cafés & drankgelegenheden Horeca 49 Feestzalen Horeca 50 Hotels & andere verblijfsaccommodatie Horeca 51 Restaurants Horeca 52 Chemie, rubber & kunststofindustrie Groothandel, fabricage & industrie 53 Hout (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 54 Metaalindustrie Groothandel, fabricage & industrie 55 Papier & karton (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 56 Recuperatie van afval Groothandel, fabricage & industrie Textiel, kledij, leder, schoenen (groothandel en 57 industrie) Groothandel, fabricage & industrie Vervaardigen van machines, apparaten & werktuigen 58 (industrie) Groothandel, fabricage & industrie 59 Voeding & drank (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 60 Overige groothandel, fabricage & industrie Groothandel, fabricage & industrie 61 Landbouw & tuinbouw Landbouw & tuinbouw 62 Onderwijs (overheid) Overheid 63 Openbaar bestuur Overheid 64 Boekhouders, accountants & belastingsconsulenten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 65 Advocaten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 66 Architecten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 67 Bedrijfsrevisoren Vrije beroepen & paramedische activiteiten 68 Tankstations Auto & moto 69 Sport Cultuur, sport & recreatie 70 Dierenartsen Vrije beroepen & paramedische activiteiten 71 Afbraakwerken Bouw 72 Bouwcoördinatie & veiligheid Bouw 73 Huisartsen & specialisten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 74 Gerechtsdeurwaarders Vrije beroepen & paramedische activiteiten 75 Interieurarchitecten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 76 Deuren en ramen Bouw 77 Gevelwerken Bouw 78 Notarissen Vrije beroepen & paramedische activiteiten 23

24 79 Keukens en badkamers Bouw 80 Verwarming, ventilatie & airconditioning Bouw 82 Tandartsen Vrije beroepen & paramedische activiteiten 83 Cursussen, vorming, opleiding (privé) Diensten 84 Vertaler-Tolk Vrije beroepen & paramedische activiteiten 85 Verpleegkundigen Vrije beroepen & paramedische activiteiten 86 Antiek & kunst: handel & restauratie Handel 87 Posterijen & postpunten Diensten 88 Interimkantoren & personeelsselectie Diensten 89 Ziekenhuizen, rusthuizen & andere zorginstellingen Diensten 90 Mutualiteiten Diensten 91 Dienstenchequebedrijven Diensten 92 Overige vrije beroepen & paramedische activiteiten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 93 Kinesisten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 94 Bibliotheken Overheid 95 Brandweer Overheid 96 Politie Overheid 97 OCMW Overheid 98 Overige overheid Overheid 99 Recreatie Cultuur, sport & recreatie Vrachtwagens en bestelwagens: verkoop, verhuur & 100 onderhoud Auto & moto 101 Bandencentrale Auto & moto 102 Overige auto & moto Auto & moto 103 Depannagediensten & takeldiensten Auto & moto 104 Containers voor stort & afval Bouw 105 Energiedeskundigen (EPB) Bouw 106 Grondwerken Bouw 107 Trappen Bouw 108 Zaken- en advieskantoor Diensten 109 Reclame, communicatie en marketing (adviesbureaus) Diensten 110 Computeronderhoud & computerherstelling Diensten 111 Drukkerijen, uitgeverijen & kopiecenters Diensten 112 Grafische ontwerpers Diensten 113 ICT-consultants (adviesbureaus) Diensten 114 Internetdiensten & webdesign Diensten 115 Laboratoria Diensten 116 Taxi's & luchthavenvervoer Diensten 118 Vrachtwagentransport Diensten 120 Studiebureaus & tekenbureaus Diensten 121 Kantoorbenodigdheden Handel 24

25 122 Schoenenwinkels & lederwaren Handel 123 Kleding Dames Handel 124 Kleding Heren Handel 125 Kleding Kinderen Handel 126 CD's, video's, DVD's & games Handel 127 Geschenken Handel 128 Speelgoed Handel 129 Glazenwasserijen Diensten 130 GSM: Toestellen & toebehoren Handel 131 Dierenverzorging Diensten 132 Verlichting Handel 133 Lingerie, ondergoed & badmode Handel 134 Meubelen Handel 135 Muziekinstrumenten Handel 136 Nachtwinkels Handel 137 Sauna's & solaria's Diensten 138 Naaigerei, stoffen & modeartikelen Handel Auto's: Onderdelen & toebehoren (groothandel en 139 industrie) Groothandel, fabricage & industrie 140 Diepvriesproducten (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 141 Elektrische toestellen (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 142 Holdings Diensten 144 Muzikanten, artiesten & kunstenaars Vrije beroepen & paramedische activiteiten 145 Carwash Auto & moto 146 Sportartikelen Handel 147 Overige ICT-diensten Diensten 149 Bouwmaterialen (groothandel en industrie) Groothandel, fabricage & industrie 150 Festiviteiten & evenementen Diensten 151 Logopedisten Vrije beroepen & paramedische activiteiten 152 Frituren Horeca 154 Andere eetgelegenheden Horeca Moto's, bromfietsen, scooters: verkoop, verhuur & 156 onderhoud Auto & moto 157 Vertegenwoordigers Diensten 158 Overige textielproducten Handel 159 Verhuisbedrijven Diensten 160 Verzekeringen & beleggingen Diensten 161 Schoonmaakbedrijven Diensten 162 Kinderopvang Diensten 25

26 17 Bijlage C: FAQ na het (niet) ontvangen van de oproepbrief Vuistregel: om op Economische Kaart te staan moet er in KBO een VESTIGING zijn in de gemeente Een groot deel van de problemen stelt zich bij die ene vuistregel. Om zo goed mogelijk te kunnen antwoorden op de vragen van een onderneming zoekt u de officiële gegevens op in KBO. Surf naar: U kunt zowel zoeken op onderneming als op vestiging (zie ander tabblad). Veelgestelde vragen 1. Het bedrijf heeft geen brief ontvangen: Ga na via Admin > Zoeken of de vestiging van de onderneming in de databank van Economische Kaart zit. U zoekt best op het ondernemingsnummer of het BTW-nummer. a. Oorzaak 1 Het bedrijf stond aangeduid als niet aan te schrijven in de Access (stap 5). Oplossing 1: Stuur een brief of een mail met zijn gegevens om in te loggen. Er moet verder niks worden aangepast. b. Oorzaak 2: Het bedrijf staat (onterecht) als niet-bedrijvig aangeduid. Oplossing 2: Zet in de Admin de vestiging terug op bedrijvig. Stuur een brief of een mail met zijn gegevens om in te loggen. c. Oorzaak 3 Het bedrijf heeft in KBO geen vestiging of vestigingsadres in de gemeente. Oplossing 3: Enkel bedrijven met een vestigingsadres worden ingeladen op Economische Kaart 1. Een vestiging inschrijven gebeurt via een ondernemingsloket, de adresgegevens wijzigen kan de onderneming zelf doen via de KBO Self Service. Eenmaal de gegevens opgeladen in KBO verschijnen ze bij de eerstvolgende update in Economische Kaart. De snelheid waarmee nieuwe gegevens worden ingeladen in KBO hangt af van verschillende factoren: - Niet alle ondernemingsloketten (=Privé! Niet overheid) werken even vlug, sommigen geven nieuwe wijzigingen 1 Uitzonderingen hierop zijn de vrije beroepen en de landbouwers die vallen onder het systeem van het forfaitair BTWstelsel. 26

27 onmiddellijk door aan de KBO, bij anderen duurt het wat langer. - Gebeurt de wijziging op het einde van de maand dan bestaat de kans dat de vestiging niet werd opgenomen in de volgende update maar pas zal opduiken in de update daarna (zie handleiding update). Let wel: niet alle wijzigingen in KBO zijn gratis! Adresgegevens wijzigen kan een onderneming gratis doen via de Self Service. Een nieuwe vestiging toevoegen/inschrijven via het ondernemingsloket kost vanaf 2011, 81,50 (behalve voor vzw s en niethandelsondernemingen naar privaat recht ). De volgende gegevens kunnen de ondernemingen zelf gratis aanpassen via de Self Service ( Gegevensgroep Alle ondernemingen Niethandelsondernemingen naar privaat recht VZW s Adres van een vestigingseenheid Contactgegevens Benaming van een vestigingseenheid Bankrekening Begin- en einddatum vestigingseenheid Activiteiten Wijzigen Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven en wijzigen van de begindatum Inschrijven Wijzigen Inschrijven Wijzigen Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten Inschrijven en wijzigen begin- en einddatum Stopzetten Inschrijven Wijzigen Stopzetten d. Oorzaak 4 Het gaat om een nieuw bedrijf waarvan de vestiginggegevens nog maar pas werden ingeladen in KBO. Oplossing 4: De vestiging zal automatisch worden ingeladen als nieuwe vestiging in Economische Kaart bij de eerstvolgende update. 27

28 2. Het bedrijf heeft een brief ontvangen die niet voor hem bestemd is: a. Oorzaak 1: Foutief adres in KBO. Oplossing 1: Het bedrijf moet de adresgegevens van zijn vestiging wijzigen in KBO. Hij kan dat zelf doen via de Self Service. De wijzigen worden automatisch bij de volgende update opgeladen in Economische Kaart. b. Oorzaak 2: De vestiging behoort toe aan een overleden persoon. Oplossing 2: U mag de vestiging via de Admin op niet-bedrijvig zetten. KBO heeft vroeger nog de vestigingen waarvan de eigenaars meer dan drie jaar overleden waren, uit de databank geschrapt. Indien dit nogmaals gebeurt dan zal deze record (vestiging) automatisch uit KBO worden verwijderd en zal de vestiging ook na de update uit de databank van Economische Kaart worden verwijderd. c. Oorzaak 3: De vestiging heeft zijn activiteiten stopgezet. Oplossing 3: U mag de vestiging via de Admin op niet-bedrijvig zetten. Nadat de onderneming de hele procedure voor faillissement heeft doorlopen zal de vestiging uit de KBO worden geschrapt en automatisch verdwijnen uit de databank van Economische Kaart. 3. Het bedrijf kan het juiste adres niet selecteren: a. Oorzaak 1 : Het adrespunt bestaat niet. Oplossing 1 : Laat het adrespunt prikken door de GIS-coördinator binnen uw gemeente. b. Oorzaak 2 : Bug in programma waardoor het enkel de huisnummers en de bisnummers van de oorspronkelijke straat weergeeft. Oplossing 2: Het bedrijf moet eerst een andere straat selecteren en dan terug de juiste straat. Nu kan het bedrijf (zou moeten) wel het correcte huis(bis)nummer selecteren. De bug werd gemeld aan de websitebouwer en wordt zo spoedig mogelijk verholpen. 4. Het bedrijf heeft zijn gegevens om in te loggen verloren. Oplossing : Zoek de bedrijfsfiche van de onderneming op via de Admin. Linksboven vindt u zowel het vestigingsnummer als het paswoord dat het bedrijf nodig heeft om in te loggen. 28

29 5. Het bedrijf kreeg activiteiten toegewezen die niet correct zijn. Oplossing: De activiteiten worden toegewezen op basis van de NACEBEL-codes die door het bedrijf werden opgegeven in KBO. Omdat de NACEBEL-codering zo omvangrijk is, werd beslist voor Economische Kaart om te werken met een vereenvoudigde lijst van activiteiten waar aan iedere activiteit een aantal codes worden gekoppeld. Via een script worden de activiteiten uit KBO bij het inladen in Economische Kaart automatisch vertaald naar één van de activiteiten uit de vereenvoudigde lijst. De activiteiten van sommige bedrijven en dus het aantal NACEBEL-codes zijn zeer uitgebreid waardoor we ons beperkt hebben in Economische Kaart tot de drie activiteiten die het verst uiteen liggen en zo het bedrijf in zijn meest diverse vorm beschrijven. Uiteraard is deze aanpak niet sluitend en kunnen er incongruenties optreden. Sommige NACEBEL-codes kunnen niet toegewezen worden aan een Economische Kaart activiteit, hierdoor is het mogelijk dat bepaalde vestigingen geen enkele activiteit hebben. Een bedrijf beslist altijd zelf met welke activiteiten hij in de databank (Economische Kaart) wil staan. Hij kan kiezen uit de activiteiten van de voorgeprogrammeerde activiteitenlijst maar hij kan even goed via het veld extra informatie trefwoorden opgeven die zijn activiteiten typeren. Op die trefwoorden kan zowel door de burger als door de gemeente worden gezocht. 6. Het bedrijf vindt zichzelf niet terug via de interface van de burger (de bedrijvengids). Oplossing: Bedrijven (indien opgenomen in de database en bedrijvig) die behoren tot de categorie van natuurlijk persoon en die geen vestiging hebben in KBO (waardoor het ondernemingsnummer werd overgenomen), worden standaard op niet publiek gezet en zijn bijgevolg ook niet terug te vinden via de interface van de burger. Dit omwille van de wet op de privacy. Wil een bedrijf zijn gegevens toch publiek zetten dan kan hij dit aanpassen via het bedrijvenloket door de optie niet publiek af te vinken. 29