ter ondersteuning aangeboden door de POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen

Transcriptie

1 Handleiding Sendmail ter ondersteuning aangeboden door de POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen versie 13/02/2015 Deze handleiding werd opgesteld door de POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt.

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Wat is Sendmail? Voordelen Definities Aan de slag Inloggen Startpagina Contactlijsten Export uit Economische Kaart Import in Sendmail Sjablonen Een eigen sjabloon aanmaken Starten van een standaardsjabloon Bericht verzenden Maak een campagne Testbericht verzenden Contactlijst aanduiden verzenden Rapporten Overzicht Detail Extra Schematische voorstelling Afbeeldingen bewerken Contact

3 1. Inleiding 1.1 Wat is Sendmail? Sendmail is een handige tool voor het verzenden en beheren van uw massamailings. Het programma wordt u aangeboden door de POM West-Vlaanderen. 1.2 Voordelen Wat zijn de voordelen van Sendmail en waarom zou u deze tool als gemeente gebruiken? Mailings naar grote groepen zijn geen probleem, u kunt met dit programma perfect een mailing verzenden naar enkele honderden contacten. De s worden via Sendmail één voor één doorgestuurd, waardoor de berichten niet als spam gezien worden bij de ontvanger. De ontvanger kan de adressen van de andere ontvangers niet zien. U krijgt een overzicht van de adressen die verkeerd zijn of niet meer bestaan (bounces). U hebt de mogelijkheid tot het personaliseren van de mailing door de ontvanger persoonlijk aan te spreken. Mogelijkheid tot het uniformiseren van uw mailings aan de hand van een sjabloon. Na het verzenden van de mailing kunt u de statistieken bekijken van het aantal ontvangers die de mailing geopend hebben of doorgeklikt hebben op een bepaalde link. 1.3 Definities Campaign/campagne Voor elke die u wenst te verzenden, dient u een campagne aan te maken. In een campagne bewerkt u uw , selecteert u een lijst van ontvangers en beslist u wanneer u de wenst te verzenden. Template/sjabloon Een sjabloon vormt de basis van een en bespaart u heel wat tijd wanneer u geregeld s met eenzelfde look & feel moet versturen. Subscriber/abonnee Elke contactpersoon in de database van Sendmail heeft een profiel dat bepaalde gegevens, waaronder een adres, bevat. Bij het opladen van abonnees kunt u er zelf voor kiezen welke velden (naast de verplichte velden Name en ) u nog aan het profiel wenst toe te voegen. List/contactlijst Een contactlijst is een verzameling van abonnees naar waar u s kan verzenden. Report/rapport Na elke mailing kunt u de statistieken in een rapport bekijken. Op basis van deze statistieken kunt u het percentage die de mailing geopend heeft of het aantal klikken per url bekijken. 3

4 2. Aan de slag Gebruik geen Internet Explorer, maar Google Chrome of Mozilla Firefox als browser. Beide zijn gratis te downloaden. Internet Explorer blokkeert namelijk sommige pop-ups van Sendmail. 2.1 Inloggen Log in op de admin-pagina van uw gemeente ( en klik op het tabblad Toepassingen, daaronder vindt u Sendmail terug. Vul uw adres en wachtwoord in en klik op de knop Sign in om in te loggen. Contacteer Hannelore Simkens indien u nog geen logingegevens ontvangen hebt. Bent u uw wachtwoord vergeten? Klik dan op Forgot password?, vul uw adres in, klik op Send password en u ontvangt een met uw nieuwe paswoord. Login met het nieuwe paswoord en wijzig het paswoord nadien via Settings in de rechterbovenhoek van de startpagina. 2.2 Startpagina Hieronder ziet u de startpagina van Sendmail. Via de linkerbalk kunt u nieuwe campagnes en sjablonen aanmaken, contactlijsten opladen, abonnees beheren en rapporten bekijken. 4

5 3. Contactlijsten 3.1 Export uit Economische Kaart Ga naar de admin-omgeving in Economische Kaart > Zoeken via formulier Maak een selectie aan de hand van de gewenste criteria (minimum Bedrijvig = Ja, Communicatie = Ja en adres = Ja) Klik op nieuwe zoekactie en exporteer de zoekresultaten via de knop exporteer en bewaar zoekresultaten. Verwijder alle kolommen die u niet wenst te importeren en hou ten minste twee kolommen over, namelijk EK_VEST_BEDRIJFSNAAM en EK_VEST_OPTIMAAL . Verander de kolom EK_VEST_BEDRIJFSNAAM naar Name en de kolom EK_VEST_OPTIMAAL naar . (Optimaal = adres van de vestiging of adres van de zaakvoerder) Sla het bestand op als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken). Mogelijk krijgt u onderstaande waarschuwing bij het opslaan. Klik ja en sluit het bestand. 5

6 3.2 Import in Sendmail Ga naar View all lists en klik op de knop Add a new list. Geef een naam op voor uw contactlijst en klik op Add. U kan op twee manieren een contactlijst toevoegen, namelijk via een CSV-bestand of via manuele opsomming van de naam en het adres. Voor een grote lijst gebruikt u steeds het opladen via een CSV-bestand. Wenst u enkel de naam en het adres van uw abonnees toe te voegen? - Klik op bestand kiezen en duid het correcte CSV-bestand aan. - Klik op Import om de list te importeren. Wenst u meer gegevens van uw abonnees toe te voegen, zoals inloggegevens? - Klik op Create custom fields first. - Voeg een nieuwe field name toe via Add custom field. Zorg ervoor dat de naam exact overeenkomt met de kolomnaam van uw CSV-bestand, anders zal u het bestand niet kunnen importeren. - Klik bovenaan op de naam van uw contactlijst (in blauw kader) en klik op Add subscribers. - Klik op bladeren en duid het correcte CSV-bestand aan - Klik op import om de contactlijst te importeren. Uw contactlijst is correct geïmporteerd wanneer u de adressen onderaan ziet verschijnen. Foutieve adressen zoals een adres worden zonder waarschuwing niet geïmporteerd. 6

7 4. Sjablonen 4.1 Een eigen sjabloon aanmaken Klik op de knop All templates en Create a new template. Voeg een template name toe, klik op broncode en kopieer de html-code van uw sjabloon in het tekstvak aan de rechterkant. Klik opnieuw op broncode en u ziet uw sjabloon verschijnen. 4.2 Starten van een standaardsjabloon Klik op de knop All templates en klik op Edit bij het sjabloon dat u wenst aan te passen. Pas aan waar nodig en klik op Save template. 7

8 5. Bericht verzenden Klik op de knop All templates en start een nieuwe campagne met een sjabloon via de knop Use. 5.1 Maak een campagne Subject: Vul het onderwerp van de in. From name: Wijzig indien nodig de naam van de afzender. From Wijzig dit adres niet, u kan enkel vanuit dit adres mailings verzenden. Reply to Vul het antwoordadres in. Attachments: Kies hier uw bijlages. Opgelet, voeg enkel bestanden toe van maximum 2MB. Probeer indien mogelijk met een link in uw bericht te werken in plaats van met bijlages. Wijzig de tekst rechtstreeks in uw sjabloon. U bent ook in de mogelijkheid om een afbeelding toe te voegen, een link in te voegen of uw lay-out aan te passen. Klik op Save & next om verder te gaan. 8

9 personaliseren U kan een personaliseren via personalization tags op basis van de field names die u hebt toegevoegd bij het importeren van uw contactlijst. Gebruik de standaard field names (Name en ) of creëer een eigen personalization tag. Zet de field names steeds tussen vierkante haakjes gevolgd door,fallback=. Voorbeeld: [Name,fallback=], [ ,fallback=], [VEST_ID,fallback=] en [EK_VEST_PASW,fallback=]. Bijvoorbeeld U typt: Beste zaakvoerder van [Name,fallback=], Hieronder vindt u uw inloggegevens: - Nummer vestigingseenheid: [VEST_ID,fallback=] - Wachtwoord: [EK_VEST_PASW,fallback=] Alvast bedankt voor uw medewerking. Dienst lokale economie De ontvanger ziet: Beste zaakvoerder van Bakkerij Bart en Mieke, Hieronder vindt u uw inloggegevens: - Nummer vestigingseenheid: Wachtwoord: mdnv4317 Alvast bedankt voor uw medewerking. Dienst lokale economie 5.2 Testbericht verzenden Vul uw adres in bij test en klik op Test send this newsletter. Bekijk het testbericht in uw mailbox en pas het bericht aan indien nodig. 5.3 Contactlijst aanduiden Selecteer de contactlijst naar waar u het bericht wenst te verzenden via Define recipients. 9

10 5.4 verzenden Klik op de knop Send newsletter now! en klik OK in de pop-up om uw bericht definitief te verzenden Verzending inplannen U hebt ook de mogelijkheid om een bericht in te plannen op een datum/uur waarop u niet op kantoor bent. Klik hiervoor op Schedule this campaign? Duid de datum en het uur aan waarop u de wenst te verzenden (am= voormiddag / pm = namiddag) en klik op Schedule campaign now. 10

11 6. Rapporten Via de rapporten kunt u de statistieken opvolgen van uw mailing. 6.1 Overzicht Bekijk het overzicht om in een oogopslag het aantal geopende s, het aantal geopende links en het aantal bounces (niet afgeleverde berichten) op te volgen. 6.2 Detail Onderaan kunt u alle statistieken in detail bekijken en de volledige lijst downloaden via de knop Link activity Hier vindt u de link terug naar waar u verwezen hebt in de en het aantal abonnees die reeds op de link geklikt hebben Last 10 opened Hier wordt een lijst van tien abonnees weergegeven die als laatste de hebben geopend Last 10 unsubscribed Niet van toepassing. Abonnees moeten een zenden naar een adres om geen communicatie meer te ontvangen Last 10 bounced s Hier vindt u de abonnees bij wie de niet is afgeleverd. 11

12 6.2.5 Last 10 marked as spam Hier vindt u een overzicht van de laatste tien abonnees die als spam worden gezien door Sendmail All countries Hier vindt u een overzicht van de landen van waaruit de bekeken werd. Opgelet, geopende e- mails in Hotmail- en Gmail-adressen worden als USA herkend. 12

13 7. Extra 7.1 Schematische voorstelling 13

14 7.2 Afbeeldingen bewerken Om afbeeldingen aan te passen, kunt u gebruik maken van het programma Paint. Om het formaat van uw afbeelding aan te passen, volgt u deze stappen: - Ga naar Formaat wijzigen in het tabblad Afbeelding. - Duid aan dat u het formaat wilt wijzigen met Pixels. Zorg ervoor dat de knop Hoogtebreedteverhouding behouden aangevinkt blijft. - Een standaardsjabloon is 750 pixels breed. Indien u dus de afbeelding over 1/3 de van de breedte van het sjabloon wenst, dan zet u bij Horizontaal het cijfer Klik op OK. - Sla uw bestand op als een PNG-afbeelding. 14

15 8. Contact Hannelore Simkens Stafmedewerker Economische Kaart Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge/Sint-Andries