ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen

Transcriptie

1 Handleiding Access ter ondersteuning aangeboden door POM West-Vlaanderen en Provincie West-Vlaanderen versie 04/09/2014 Deze handleiding werd opgesteld door POM West-Vlaanderen & Provincie West-Vlaanderen en mag enkel voor de vooropgestelde doeleinden binnen het project worden gebruikt.

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Doel Vestigingsgegevens controleren Vestigingen selecteren voor mailing Vestigingen controleren op adrescode en op ontbrekende adrespunten... 5 Start Voorbereiding KBO... 6 Access Inschakelen Onthaalformulier Uitleg velden Controle Straatnamen en huisnummers aanpassen Terreinwerk Stap 1 Controle vestigingen waarvan maatschappelijke zetel verhuisd werd Stap 2 Controle vestigingen met identieke adresbiscode waarvan minstens één natuurlijk persoon zonder BTW Stap 3 Controle vestigingen met identieke adresbiscodes Stap 4 Controle vestigingen waarvan de BTW werd stopgezet Stap 5 Selectie mailing vestigingen zonder traditionele handelsactiviteit Stap 6 Controle vestigingen zonder automatisch opgebouwde adrescode Stap 7 Controle vestigingen zonder adrespunt Stap 8 Controle vestigingen nog niet gecontroleerd Extra functies Na controle Bijlage A - Contactpersonen Bijlage B - Export uit KBO Bijlage C - Rechtstoestanden verschillend van normale toestand Bijlage D - Beschrijving Access databank Bijlage E - Definitie niet-handelsonderneming naar privaat recht Bijlage F - Wijzigingen aanbrengen in KBO SELF SERVICE Bijlage G - Lijst ondernemingen niet BTW-plichtig

3 Voorwoord We zijn terechtgekomen in de tweede fase van het project. De taken zijn verdeeld en er is een planning vastgelegd. De bedoeling is nu om een extractie te maken van de vestigingen uit KBO die gelegen zijn in uw gemeente. We zullen deze gegevens controleren op fouten en wijzigen indien nodig. Daarnaast zullen we nagaan of alle gegevens een geocode hebben en gekoppeld zijn aan een adrespunt op kaart. Als laatste wordt ook bepaald welke vestigingen van bedrijven een brief moeten ontvangen om op de hoogte gebracht te worden van het project. Om dit allemaal te doen werd door het team van Economische Kaart een toepassing in Access ontwikkeld. Verschillende stappen dienen doorlopen te worden. De stappen komen telkens overeen met filters die op de dataset worden geplaatst. Het is belangrijk om de stappen in de vastgelegde volgorde te doorlopen omdat het systeem zo is opgebouwd dat wanneer u aan de laatste stap komt, u alles hebt uitgevoerd. Na het doorlopen van de Access en nadat de GIS-coördinator de adrespunten voor de vestigingen die er nog geen hadden, heeft geprikt, mag u de Access aan ons terug bezorgen. Na een korte controle worden de gegevens online geplaatst en krijgt u de gegevens (adresgegevens, vestigingsnummer en paswoord) om de mailing te versturen naar de bedrijven met meer informatie over het project. Met de gegevens in de brief kunnen de bedrijven inloggen en online hun gegevens controleren en aanpassen. Als gemeente zult u via de admin omgeving de mogelijkheid hebben om de dataset te bevragen en lijsten te trekken van adresgegevens. 3

4 Doel Zoals aangegeven in het voorwoord worden er in de toepassing in Access twee controles uitgevoerd en wordt er bepaald welke vestigingen een brief moeten krijgen. Er wordt dus niet uitgegaan van de bedrijven zelf (maatschappelijke zetel) maar wel van de vestigingen (de locaties) waar de bedrijven zitten Vestigingsgegevens controleren In de KBO zit heel wat dataruis. Het is de bedoeling om die ruis er uit te halen en de gegevens te wijzigen zodanig dat die corresponderen met de werkelijke situatie. Niet-bedrijvige vestigingen Heel wat vestigingen staan in KBO met de status actief terwijl ze in werkelijkheid hun activiteiten al hebben stopgezet. De status actief heeft hier een juridische betekenis en is gekoppeld aan de uitkomst van verschillende administratieve en juridische procedures. Zo lang die niet zijn beëindigd, blijft een bedrijf in KBO zijn status actief behouden. Voor communicatie met bedrijven is dit problematisch omdat we enkel met die bedrijven (vestigingen) willen communiceren die nog een activiteit hebben en dus bedrijvig zijn. U zal dus zelf moeten beslissen of een vestiging bedrijvig of niet-bedrijvig is. Een deel van de vestigingen wordt via een script automatisch op niet-bedrijvig gezet. Dat zijn vestigingen waarvan we bijna zeker zijn dat zij hun activiteiten hebben stopgezet. U hoeft dus enkel nog de bedrijvige vestigingen te controleren. Via Extra functies > Overzicht vestigingen > Niet-bedrijvige vestigingen kunt u alle vestigingen oproepen die door het script of later tijdens de controle door u op niet-bedrijvig werden gezet. In het veld commentaar kunt u selecteren op reden. Zet u tijdens de controle een vestiging op niet-bedrijvig dan moet u steeds een reden opgeven. Op elk moment van de controle kan u een vestiging terug als bedrijvig aanvinken. In stap 1 tot 4 controleert u of een vestiging bedrijvig is. Adresfouten Niet alle adressen werden correct ingevoerd in KBO. Sommige zijn foutief, onvolledig of werden zelfs niet ingevuld. Dat kan implicaties hebben om de vestigingen op kaart voor te stellen. Een ruimtelijke voorstelling baseert zich namelijk op de adrescode die wordt gevormd uit de adresgegevens die staan vermeld in de KBO. De adrescodes worden vervolgens gekoppeld aan een adrespunt op kaart. Door die koppeling te maken, zijn we in staat om de dataset ruimtelijk te gaan bevragen. De conversie van adresgegevens naar een adrescode gebeurt automatisch. Als er geen adrescode wordt gevormd dan kunt u via de adressenbouwer zelf het adres van een vestiging samenstellen en een code maken. In stap 1 tot 4 kan u het adres wijzigen, in stap 6 werd nog een extra controle ingebouwd om te checken of iedere vestiging een adrescode heeft en daar kan u eveneens het adres wijzigen. 1 Meer uitleg op pagina 6. 4

5 [De tijd die nodig is om de Access te doorlopen is afhankelijk van het aantal vestigingen in een gemeente en van het aantal adrespunten dat moet geprikt worden. Gemiddeld heeft een gemeente één week nodig per duizend vestigingen.] 1.2 Vestigingen selecteren voor mailing De bedrijvige vestigingen krijgen een brief toegestuurd om hen te informeren over het project en om hen te vragen hun gegevens die online staan te controleren, aan te vullen en indien nodig te wijzigen 2. Niet alle vestigingen moeten een brief ontvangen. Gemeentelijke diensten bijvoorbeeld moeten niet worden aangeschreven omdat u de gegevens zelf kan controleren, wijzigen en aanvullen. Dit geldt ook voor andere vestigingen die geen traditionele handelsactiviteit 3 hebben. In stap 5 krijgt u een overzicht van alle vestigingen zonder traditionele handelsactiviteit en bepaalt u of ze een brief moeten ontvangen. 1.3 Vestigingen controleren op adrescode en op ontbrekende adrespunten Om vestigingen weer te geven op kaart moet iedere vestiging een adrescode hebben en een adrespunt dat er aan gekoppeld is. Is er geen adrescode of is het adres niet juist dan moet u zelf het adres opbouwen en een adrescode genereren (stap 6). Is er geen adrespunt dan is het aan de GIS-coördinator om een adrespunt te prikken en de nieuwe (gewijzigde) laag met adrespunten op te laden in GISWest. In stap 6 en 7 controleert u of iedere vestiging respectievelijk een adrescode heeft en een adrespunt. 2 De controle kan ook gebeuren via een papieren infofiche die later naar de gemeente wordt teruggestuurd. 3 Voor meer informatie zie bijlage E. 5

6 Start 2.1 Voorbereiding Vooraleer we de Access vullen met gegevens, vragen wij u om de laatste versie van de adrespuntenlaag en de stratentabel op te laden op de GISWest Server ( Hebt u vragen over de te volgen procedure contacteer Philippe Derynck, GIS-deskundige bij de Provincie West-Vlaanderen A Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge T 050/ E philippe.derynck@west-vlaanderen.be Breng vervolgens Hannelore Simkens van het team Economische Kaart op de hoogte. Hij zal ervoor zorgen dat alle gegevens op een correcte manier in de Access worden ingeladen. A Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge T 050/ E hannelore.simkens@pomwvl.be 2.2 KBO vestigingen 4. De KBO houdt de gegevens bij van alle bedrijven die vandaag nog actief zijn. Ieder bedrijf heeft zowel een maatschappelijke zetel als een vestigingseenheid. De maatschappelijke zetel heeft betrekking op de juridische dimensie van de onderneming (WIE), de vestigingseenheid verwijst naar de locatie waar de onderneming zit, zijn ruimtelijke dimensie (WAAR). Alle ondernemingen hebben een maatschappelijke zetel en minstens één vestigingseenheid. Sommige ondernemingen hebben uiteraard meerdere Voor een gemeente is het belangrijk om te weten welke bedrijven gevestigd zijn op het eigen grondgebied. Vandaar dat we in Economische Kaart vertrekken van de vestigingseenheid en niet van de maatschappelijke zetel. Dat heeft zowel voordelen op vlak van communicatie (direct betrokkenen worden aangeschreven) als op het vlak van het uitwerken van het lokale economische beleid omdat je via de vestigingseenheid een perfect zicht krijgt op de economische activiteiten binnen de gemeente. Bij maatschappelijke zetels is dat niet zo omdat die niet altijd in de gemeente liggen waar ze een vestiging hebben. Met behulp van filters in de Access krijgt u de mogelijkheid om alle bedrijfsvestigingen te controleren die na het lopen van het script als bedrijvig worden bestempeld. De filters halen die vestigingen er uit waarvan er een vermoeden bestaat dat de gegevens niet correct zijn.. 4 Zie ook opmerking onderaan p.7 6

7 Gegevens van vestigingen die niet correct zijn, kunt u wijzigen in de Access. Omdat er geen tweerichtingsverkeer is met de KBO worden de wijzigingen die u aanbrengt niet automatisch overgenomen in de databank van de KBO. Wilt u gegevens daar ook aanpassen dan moet u dit laten doen door de bedrijven zelf. Via de Self Service van KBO kan een onderneming zijn gegevens gratis aanvullen en/of wijzigen. Er zit wel een beperking op naargelang de rechtsvorm en de hoedanigheid van de onderneming. Een aantal bedrijven kunnen dus meer dan andere. Een overzicht van alle gegevens die bedrijven zelf en gratis kunnen wijzigen vindt u hieronder. Voor meer informatie ga naar Meer uitleg over andere aanpassingen vindt u in bijlage F. [In theorie beschikken alle ondernemingen in KBO over een maatschappelijke zetel en een vestigingseenheid. In de praktijk is dat niet altijd zo. Een aantal bedrijven (vnl. landbouwers en vrije beroepen) werden later toegevoegd aan de KBO en kregen niet automatisch een vestigingseenheid toegewezen. In dergelijke gevallen wordt in de Access het adres van de maatschappelijke zetel overgenomen als vestigingsadres en wordt het ondernemingsnummer overgenomen als vestigingsnummer.] 7

8 Access 3.1 Inschakelen Wanneer u de Access opent, ziet u rechts bovenaan een beveiligingswaarschuwing staan met de melding dat bepaalde inhoud in de database werd uitgeschakeld. Klik op opties en kies voor Inhoud inschakelen. Alle macro s en functies zullen nu werken. 8

9 9

10 3.2 Onthaalformulier Na het inschakelen van de inhoud ziet u in het scherm van de Access een venster verschijnen met daarin de verschillende stappen die moeten doorlopen worden. De volgorde is belangrijk omdat u op die manier het beste resultaat behaalt. Elke stap moet volledig afgewerkt zijn vooraleer u naar de volgende gaat. 3.3 Uitleg velden De KBO is een gegevensbank dat werd opgericht door de FOD Economie. Het bevat gegevens die afkomstig zijn van het rijksregister van rechtspersonen, het handelsregister, de btw-administratie en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Op basis van de gegevens die per onderneming werden opgeslagen kunnen we afleiden welke bedrijven nog steeds bedrijvig zijn. Dit gebeurt aan de hand van verschillende filters (stappen) die records gaan selecteren waarvan een vermoeden is dat ze niet langer juist zijn en dus gecontroleerd moeten worden. Onder niet juist verstaan we vestigingen van bedrijven die hun activiteiten hebben stopgezet of verhuisd zijn naar een andere locatie. Iedere filter gaat uit de databank records ophalen die voldoen aan een of meerdere criteria. In stap 4 worden bijvoorbeeld alle records getoond waarvan de BTW werd stopgezet. In stap 3 worden de vestigingen getoond waarvan er twee of meer op dezelfde locatie zitten. Bij het aanklikken van een filter ziet u een scherm (formulier) waarin u een record kunt selecteren en op basis van de informatie die op het scherm verschijnt, kunt afleiden of de gegevens nog correct zijn of aangeven of de vestiging nog bedrijvig is. Iedere stap vertrekt ongeveer van hetzelfde scherm. Veel velden komen in de verschillende stappen terug. 10

11 De velden met een witte achtergrond kunt u wijzigen. De velden met een grijze achtergrond kunt u enkel lezen en zijn vooral informatief bedoeld. De velden bevatten gegevens uit de brontabellen die afkomstig zijn van KBO en GISWest. Meer informatie over de brontabellen en de gegevens die u er kunt terugvinden, vindt u in bijlage D. De velden die u in het formulier ziet, worden hieronder opgesomd en kort uitgelegd: De vestigingsid is een uniek identificatienummer toegekend door KBO. Het nummer bestaat uit tien cijfers waarvan het eerste cijfer een waarde heeft tussen twee en acht. Alle vestigingsnummers beginnen momenteel met een twee. Niet-handelsondernemingen die werden ingeladen vanaf 1 juli 2009 en die geen vestigingsnummer hebben, kregen in de Economische Kaart een fictief nummer toegewezen dat identiek is aan hun ondernemingsnummer (ondernemingsid). Het fictief nummer blijft van kracht tot in KBO een vestigingsnummer wordt gecreëerd. De vestigingsnaam neemt de naam van de vestiging over uit de KBO. Staat er geen naam ingevuld dan wordt de naam van de onderneming overgenomen. Soms werd de vestigingsnaam niet correct ingevuld in de KBO (verouderd, spelfouten ). Als dat het geval is, pas dan zelf de naam aan. Het komt immers niet goed over als gemeente als u de vestigingen op een dergelijke manier aanschrijft bv. Kopreren Hadm terwijl de vestiging Koperen Haan heet. Het correct adres geeft het correcte adres weer van een vestiging (straatnaam en huisnummer). In het merendeel van de gevallen kom het correct adres overeen met het adres van de vestigingseenheid zoals die werd opgeslagen in KBO. Was dit adres fout en hebt u via de adressenbouwer het adres gewijzigd en de adrescode gekopieerd dan zal het veld correct adres zich voor de straat en het huisnummer baseren op de nieuwe adrescode en daaruit het adres afleiden. Het oud adres (KBO) is het adres van de vestiging zoals het werd opgeslagen in de KBO. Het bisnummer is een nummer dat wordt toegevoegd aan een bestaand huisnummer om een nieuw (extra) huisnummer te creëren tussen twee opeenvolgende huisnummers. Het gaat om een nieuwe locatie. Tussen de huisnummers 10 en 12 kan bijvoorbeeld op die manier 10a gecreëerd worden waarbij a het bisnummer is. Het bus- en/of appartementnummer heeft niets met een huisnummer te maken maar verwijst naar een brievenbus. Het gaat niet om een nieuwe locatie maar om een sublocatie (bv. een kantoor in een appartementsgebouw). 11

12 De startdatum verwijst naar de datum waarop de onderneming werd opgericht. De adreswijziging verwijst naar de datum waarop de vestigingsgegevens voor de laatste keer werden gewijzigd. Werden er sinds de oprichting nooit wijzigingen aangebracht dan zijn de startdatum en de datum van de adreswijziging gelijk. Act1 geeft een activiteit weer van de onderneming. Per onderneming ziet u maximaal drie activiteiten. De activiteiten komen uit de activiteitenlijst van de Economische Kaart en worden toegekend op basis van een conversie van de nacebel-codes uit KBO. Omdat de conversie een aantal activiteiten groepeert tot een meer generieke benaming kan het zijn dat bepaalde bedrijven een foutieve (lees te algemene en daarom foute) activiteit krijgen toegewezen. U kunt een activiteit wissen maar u kunt er geen toevoegen. Bedrijven kunnen dit later doen via het bedrijvenloket wanneer ze hun gegevens controleren. De optie initiële mailing staat standaard bij alle bedrijvige vestigingen aangevinkt. Wilt u dat een vestiging geen brief ontvangt dan moet u het vinkje verwijderen. In communicatie via kunt u de brief sturen naar een andere vestiging van het bedrijf. Dit is relevant voor loodsen, opslagplaatsen, een frituur die niet over een eigen postbus beschikt Volgens KBO kan een bedrijf actief zijn terwijl het in de praktijk geen activiteiten meer uitoefent. Dat komt omdat KBO een andere betekenis geeft aan het woord actief dan de betekenis die wij aan het woord verbinden. In KBO bedoelt men met actief alle bedrijven die juridisch niet zijn stopgezet. Bedrijven die in faling zitten maar juridisch nog steeds bestaan, blijven dus als actief geregistreerd staan in KBO. Actief wordt dus niet geïnterpreteerd in termen van bedrijvigheid. Het staat er volledig los van. Voor een gemeentebestuur is het belangrijk te weten welke bedrijven nog activiteiten hebben in de gemeente. De juridische status van de onderneming is minder van belang. Daarom hebben we een extra veld (kolom) aan de databank toegevoegd die per vestiging aangeeft of de vestiging bedrijvig is of niet-bedrijvig. Het kan dus voorkomen dat een vestiging in de databank op actief staat maar ook als niet-bedrijvig. U beslist zelf welke vestigingen u op niet-bedrijvig zet. Wanneer u een vestiging op niet-bedrijvig zet dan dient u een reden op te geven. Dit doen we om later gemakkelijk te kunnen achterhalen waarom een vestiging die status kreeg. Soms wordt dit ook standaard ingevuld bij het aanvinken van het vakje. 12

13 Alle vestigingen moeten op gecontroleerd staan. Eenmaal op gecontroleerd verdwijnen ze uit de checks (stappen één tot en met vier). In stappen vijf tot zeven maakt het niet uit of ze op gecontroleerd staan. Bent u niet helemaal zeker of de gegevens juist zijn? Vink dan voorlopig controle terrein aan. Vink de optie controle terrein aan wanneer u niet zeker bent en de vestiging ter plekke wilt gaan bezoeken en controleren. Na controle kunt u een rapport afdrukken met alle vestingen die u op het terrein wilt checken. Vinkt u terreinwerk aan dan kunt u de vestiging niet op gecontroleerd zetten. Hebt u de vestigingen ter plaatse gecontroleerd dan kunt u deze opzoeken via extra functies > opzoeken vestigingen. U kunt de gegevens wijzigen indien nodig. Vergeet nadien de vestiging niet op gecontroleerd te zetten! 3.4 Controle Straatnamen en huisnummers aanpassen Veel gemeenten die een straat een nieuwe naam geven of de huisnummers veranderen vergeten om dit ook door te geven aan KBO. Het resultaat is dat heel wat bedrijven verkeerd staan opgeslagen in KBO. Om hiermee tijdens de controle geen problemen te hebben, raden wij u aan om eerst te informeren bij collega s of er recent nieuwe nummeringen werden doorgevoerd en of er straten een nieuwe naam hebben gekregen. Indien dat het geval is dan kunt u in de Access via de knop extra functies > opzoeken vestigingen op straatnaam, de straat selecteren en alle vestigingen in die straat manueel aanpassen. Breng ook KBO op de hoogte van de aanpassingen en stuur het besluit van het college van burgemeester en schepenen op naar de dienst Anomalie van de KBO. Zij zullen vervolgens de nodige aanpassen doorvoeren zonder dat de bedrijven dit zelf hoeven te doen. U kunt de dienst bereiken op KBO-BCE-Anomalie@economie.fgov.be. Hieronder vindt u een voorbeeld van zo n melding aan de dienst Anomalie: Terreinwerk Bent u niet zeker over de gegevens van een vestiging? Vink de optie terreinwerk aan in het formulier. Nadat u alle stappen hebt doorlopen kunt u een lijst afdrukken van de vestigingen die u op het terrein wilt controleren via Extra functies > Overzicht vestigingen > Vestigingen waarvoor terreinwerk noodzakelijk is/was > Toon > Rapport terreinwerk. 13

14 3.4.3 Stap 1 Controle vestigingen waarvan maatschappelijke zetel verhuisd werd In stap één worden de vestigingen gecontroleerd waarvan de maatschappelijke zetel verhuisd is sinds de oprichting van het bedrijf en waarbij het vestigingsadres verschilt met het adres van de maatschappelijke zetel. Ervaring leert dat heel wat bedrijven hun vestigingsadres vergeten te wijzigen bij een verhuis. Dat gebeurt in 20% van de gevallen. Het komt er op aan te bepalen of een vestiging nog steeds op die locatie gelegen is. Is dat niet zo dan kunt u het adres wijzigen via de adressenbouwer of de adrescode van de maatschappelijke zetel kopiëren. Als de vestiging niet langer een activiteit uitoefent of als u het adres van de maatschappelijk zetel overneemt dat buiten de gemeente ligt, dan kunt u de vestiging op niet-bedrijvig zetten. Bij twijfel kunt u steeds hulpmiddelen inschakelen zoals het internet, de Gouden Gids, of ter plaatse gaan en zo de toestand vaststellen (vink dan de optie terreinwerk aan) Stap 2 Controle vestigingen met identieke adresbiscode waarvan minstens één natuurlijk persoon zonder BTW In stap twee worden de vestigingen uit de dataset gehaald die gelegen zijn op dezelfde locatie maar waar ten minste één van de vestigingen een natuurlijk persoon is waarvan de BTW werd stopgezet. Veelal gaat het om bedrijven die begonnen zijn als natuurlijk persoon en later zijn overgegaan naar een rechtspersoon (bv. nv, bvba ). Dergelijke bedrijven worden door de KBO echter niet geschrapt of op nonactief gezet. Zo n records noemen we ruis en moeten we er uit halen. In deze stap controleren we alle vestigingen die in een dergelijke situatie verkeren. In het veld rechtsvorm zien we steeds de rechtsvorm van de onderneming staan. Is die niet ingevuld dan zien we een grijs veld en dan is die onderneming een natuurlijk persoon. 14

15 Links bovenaan ziet u het aantal (#) adresbiscodes waarop twee of meerdere vestigingen gelegen zijn. Een adresbiscode komt overeen met een unieke locatie op het aardoppervlak en is samengesteld uit een adrescode (twaalf karakters) en een biscode (vier karakters) 5. Aangezien in een GIS-systeem beide codes noodzakelijk zijn om een unieke locatie te definiëren voegen we ze samen tot een adresbiscode. Via de dropdown van het veld adresbiscode kunt u een code selecteren en kunt u links onderaan het aantal vestigingen (records) zien op die op die locatie gelegen zijn. Met de navigatietoetsen kunt u wisselen van records en kunt u ze met elkaar vergelijken. LET OP! U controleert best alle vestigingen per adresbiscode vooraleer u ze op gecontroleerd zet. (Indien u slechts één vestiging op gecontroleerd zou zetten en u verlaat de access, dan zal ook diegene die niet op gecontroleerd staat, verwijderd zijn uit de lijst.) Bij de controle is het belangrijk om het volgende na te gaan: Is één van de vestigingen gestart nadat de BTW van een andere vestiging werd afgesloten? Is de nieuwe vestiging een rechtspersoon in plaats van een natuurlijk persoon? Gaat het om vestigingen met identieke activiteiten? Komen de namen van de vestigingen met mekaar overeen? Kunt u op bovenstaande vragen telkens JA antwoorden dan kunt u er van uit gaan dat de vestiging die een natuurlijk persoon is waarvan de BTW werd stopgezet niet langer bedrijvig is. 6 U kunt eventueel nog het bevolkingsregister en de interne lijst controleren om zeker te zijn. Hou ook rekening met de opmerkingen geformuleerd in stap drie. Vinkt u de optie niet-bedrijvig aan dan verschijnt in het veld commentaar de reden dubbele adresbiscode. 5 Meer uitleg vindt u in bijlage D. 6 Meer uitleg over het stopzetten van btw vindt u in stap 4 op pagina 16 15

16 3.4.5 Stap 3 Controle vestigingen met identieke adresbiscodes In stap drie herhalen we de oefening van stap twee maar dan zonder bijkomende voorwaarden te stellen rond rechtsvorm of BTW. We kijken enkel naar de vestigingen die op dezelfde locatie gelegen zijn en dus dezelfde adresbiscode hebben. In de praktijk is het best mogelijk dat twee of meerdere vestigingen op eenzelfde locatie zitten. Denk maar aan een winkelcentrum. Dikwijls is het echter een indicatie dat er een fout zit in de gegevens van één van de vestigingen. Vandaar dat we deze vestigingen er uit filteren om te controleren. De controle gebeurt op dezelfde manier als in stap twee. Bovenaan links vindt u adresbiscodes waarop u kunt selecteren. Onderaan hebt u navigatiepijlen om per code de vestingen te overlopen en met elkaar te vergelijken. Zijn het vestigingsadres en het ondernemingsadres gelijk dan verschijnt er een groen kader rond de adrescodes. U mag er vanuit gaan dat het vestigingsadres correct is aangezien het ondernemingsadres over het algemeen correct wordt ingevuld. 16

17 Indien het vestigingsadres en ondernemingsadres niet gelijk zijn, ziet u een rood kader rond de adrescodes. Wij raden dan ook aan om het vestigingsadres goed te controleren. Indien u het ondernemingsadres dat buiten de gemeente ligt, overneemt naar het vestigingsadres, vergeet dan niet om de vestiging op nietbedrijvig te plaatsen. Controleer dus goed of de vestiging inderdaad niet meer in de gemeente gelegen is. Wilt u zien op kaart waar de vestiging van de onderneming gelegen is? Druk dan op visualiseren adrespunt op GISWest en zoek via de gelijknamige functie het adrespunt op van de vestiging. Het volstaat om de adresgegevens in te vullen en op Zoeken te klikken. Om toegang te hebben tot de geoloketten van GISWest heeft u logingegevens nodig die u kan opvragen bij de GIS-coördinator van uw gemeente. Controleer ook de geldigheid van het BTW-nummer van de onderneming. In het formulier hebben we een knop geïnstalleerd die u rechtstreeks doorverbindt naar de website van de BTW. Een niet geldig BTWnummer is meestal een teken dat het bedrijf zijn activiteiten heeft stopgezet en dus niet langer bedrijvig is. Hou er wel rekening mee dat niet alle bedrijven BTW-plichtig zijn 7 en dat een aantal sectoren recent uit de lijst van BTW-plichtigen werden geschrapt. Opnieuw kunt u ook beroep doen op het internet, de Gouden Gids om te bepalen of een vestiging nog steeds op die locatie gelegen is Stap 4 Controle vestigingen waarvan de BTW werd stopgezet In stap vier filteren we de vestigingen uit de dataset waarvan de BTW werd stopgezet en waarvan we het vermoeden hebben dat ze ook hun activiteiten hebben stopgezet. De vestigingen uit stap twee waarvan de BTW werd stopgezet en die op gecontroleerd staan, komen hier niet meer voor. Hou er wel rekening mee dat de BTW slechts een indicatie is voor de bedrijvigheid van een vestiging. Een bedrijf die zijn BTW heeft stopgezet, heeft niet noodzakelijk zijn activiteiten stopgezet. Een zelfstandig ondernemer in bijberoep die een te lage omzet draait, kan zijn BTW stopzetten maar kan toch nog verder zijn activiteit blijven uitoefenen. Financiële instellingen zoals banken en verzekeringen waren tot voor kort BTWplichtig maar zijn dat nu niet meer 8. In beide gevallen zal vermeld staan dat de BTW werd stopgezet terwijl ze in realiteit nog steeds hun activiteit(en) uitoefenen en dus bedrijvig zijn. 7 Zie bijlage G voor een overzicht van alle ondernemingen die niet BTW-plichtig zijn. 8 Zie bijlage G voor een overzicht van alle ondernemingen die niet BTW-plichtig zijn. 17

18 De reden waarom de BTW van een onderneming werd stopgezet is van belang om uit af te leiden of een bedrijf nog bedrijvig is of niet. Wordt als reden opgegeven Definitieve staking van de activiteiten of Inbreng in vennootschap dan mag u er quasi zeker van zijn dat het bedrijf zijn activiteiten heeft stopgezet. In het geval van andere gevallen BTW, Fusie of Overname raden wij u aan om verder te onderzoeken in welke toestand het bedrijf zich bevindt. Hieronder een lijst met de meest voorkomende redenen van stopzetting BTW: - Definitieve staking van de activiteiten - Afstand handelsfonds - Inbreng in vennootschap van handelsfond door natuurlijk persoon - Andere gevallen Stap 5 Selectie mailing vestigingen zonder traditionele handelsactiviteit In de voorgaande stappen kon u reeds beslissen of een vestiging een brief moet ontvangen om op de hoogte te worden gebracht van het project en met de vraag om hun gegevens online te gaan controleren. In stap 5 gaan we daar op verder en halen we uit de dataset alle vestigingen die geen traditionele handelsactiviteit uitoefenen. Veel van die vestigingen behoren toe aan de gemeente (bv. bib, technische dienst ) en moeten niet worden aangeschreven omdat u zelf de gegevens kunt controleren en kunt aanpassen. Hetzelfde geldt ook voor andere vestigingen of voor vestigingen waarvoor het niet relevant is om hen aan te schrijven (sommige vzw s). Op die manier spaart u uit op verzendingskosten. U beslist zelf wie u een brief stuurt. Maak daarbij steeds de afweging of het zinvol is om die vestiging aan te schrijven. Misschien kunt u immers zelf de gegevens controleren en aanpassen. Net als in de voorgaande stappen kunt u ook nu beslissen om de vestiging rechtstreeks aan te schrijven of aan te schrijven via een andere vestiging die eveneens toebehoort aan de onderneming, gevestigd op het grondgebied van de gemeente. Via rapport alle vestigingen kunt u een overzicht afdrukken van de vestigingen die in deze stap naar boven komen. 18

19 3.4.8 Stap 6 Controle vestigingen zonder automatisch opgebouwde adrescode Iedere vestiging moet over een adrescode beschikken. Slechts op die manier kan een vestiging gekoppeld worden aan een adrespunt (een locatie) op kaart en kunnen we later de dataset ruimtelijk gaan bevragen. Om een adrescode te vormen moet het adres in KBO correct zijn ingevuld. De conversie is immers daarop gebaseerd. Staat het adres niet correct in de KBO dan moet u via de adressenbouwer het adres opnieuw opbouwen en moet u de adrescode kopiëren. Zowel de adrescode als het bisnummer zijn van belang om op kaart een vestiging geografisch te lokaliseren. Controleer daarom of het bisnummer correct werd ingevuld (verwar het bisnummer niet met het busnummer). Hoe een adrescode opbouwen? De adressenbouwer is een module dat in bijna alle formulieren en in alle stappen terugkomt. Het geeft u de mogelijkheid om zelf het adres op te bouwen door een straat te selecteren en een huisnummer. De adrescode wordt automatisch gevormd. Vergeet hem niet te kopiëren naar het veld adrescode. Komt het vestigingsadres overeen met het ondernemingsadres dan kunt u de adrescode van de onderneming overnemen via de gelijknamige knop en kopiëren naar het veld adrescode. Let wel op indien de onderneming buiten de gemeente ligt en u het adres voor de vestiging overneemt, u de vestiging op niet-bedrijvig moet zetten. Controleer dus goed of de vestiging inderdaad niet meer in de gemeente gelegen is. Zoek ook via het internet of via de Gouden Gids om het correcte adres te achterhalen. Informeer ook bij collega s. Ga indien nodig ter plaatse. In tegenstelling tot de vorige stappen wordt in stap zes geen rekening gehouden met het veld gecontroleerd. Alle (bedrijvige) vestigingen worden gecontroleerd op het hebben van een adrescode. Is die er niet, dan verschijnt de vestiging in de resultaten. Je hoeft de vestiging dus niet op gecontroleerd te zetten. 19

20 Wat met vestigingen zonder huisnummer? Vestigingen zonder huisnummer moet u een fictief nummer toekennen (bv. 9999) of een nummer dat door de gemeente werd vastgelegd. Zo kan u een adrescode maken en kunt u die koppelen aan een adrespunt op kaart. Hou er wel rekening mee dat u het adrespunt nadien moet kunnen converteren naar het adres zonder huisnummer. In dat geval mag het nummer niet samenvallen met een huisnummer dat reeds voorkomt in de dataset of in het adressenbestand van de gemeente. Daarom raden wij u aan om in dergelijke situaties nummers te kiezen groter dan 9000 zodat we bij conversie naar de mailinglijst deze nummers kunnen schrappen en wij u een lijst kunnen bezorgen waarin de vestiging voorkomt zonder huisnummer (bv. Rijselseweg Bedford House C y ) Stap 7 Controle vestigingen zonder adrespunt In stap zeven doen we voort op de controle uit stap zes. Alle vestigingen hebben nu een adrescode maar moeten ook worden gekoppeld aan een adrespunt op kaart. De adrespunten werden opgeladen in GISWest door de gemeente en werden in de Access overgenomen. Er wordt nu telkens nagegaan of er voor iedere adresbiscode een adrespunt werd geprikt. Alle vestigingen moeten een adrespunt hebben anders kunnen we ze niet voorstellen op kaart en kunnen we er geen ruimtelijke bevragingen op doen. Net als in stap zes, wordt ook hier geen rekening gehouden met de status gecontroleerd. Ook in stap 7 hebt u de mogelijkheid om het ondernemingsadres over te nemen naar het vestigingsadres. Let wel op indien de onderneming buiten de gemeente ligt en u het adres voor de vestiging overneemt, u de vestiging op niet-bedrijvig moet zetten. Controleer dus goed of de vestiging inderdaad niet meer in de gemeente gelegen is. Let wel op indien de onderneming buiten de gemeente ligt en u het adres voor de vestiging overneemt, u de vestiging op niet-bedrijvig moet zetten. Controleer dus goed of de vestiging inderdaad niet meer in de gemeente gelegen is. De controle delen we op in drie verschillende fasen: 1. Vestigingen controleren zonder bisnummer Twee fouten duiken regelmatig op: a) Foutief gebruik van bisnummer en busnummer In KBO is er geen veld voorzien voor het invullen van een bisnummer. Het bisnummer maakt gewoon deel uit van het huisnummer. Het busnummer is wel een apart veld in KBO. Bij registratie van een vestiging in KBO worden bisnummer en busnummer dikwijls onderling verwisseld. Dit is niet zonder gevolgen omdat ruimtelijk gezien het bisnummer een andere locatie inhoudt en dus correspondeert met een ander adrespunt. We illustreren even met een voorbeeld: 20

21 Een winkel gelegen in de Kerkstraat 3a heeft geen adrespunt. De Kerkstraat 3 (zonder bisnummer) daarentegen heeft wel een adrespunt. Als de winkel zich op het gelijkvloers bevindt tussen de nummers 3 en 5 dan gaat het om een nieuwe locatie en moet er voor die vestiging en voor dat adres een adrespunt worden geprikt. De letter a mag u invullen in het veld bisnummer. Is de winkel gelegen op een verdieping van de Kerkstraat 3 dan gaat het niet om een nieuwe locatie maar verwijst de letter naar een postbus. U mag de letter a invullen in het veld busnummer. U moet geen nieuw adrespunt prikken. Het is dus belangrijk om na te gaan of het bisnummer effectief een bisnummer is en of het busnummer een busnummer is. Via het formulier formulier vestigingen met bisnummer zonder adrespunten kunt u dit controleren en indien nodig aanpassen. b) Foutieve toewijzing bisnummer door script Omdat KBO geen onderscheid maakt tussen huis- en bisnummer hebben we een script ontwikkeld die beiden van elkaar scheidt. In het huisnummer wordt alles na het eerste nietnumerieke karakter toegewezen aan het veld bisnummer. In de praktijk zien we echter dat dit niet altijd klopt. We illustreren even met een voorbeeld: Onderstaande huisartsenpraktijk zit volgens KBO op twee huisnummers. Het script weerhoudt enkel het eerste huisnummer en beschouwt de rest als bisnummer. U zal moeten kiezen voor één van beide huisnummers omdat een adrespunt slechts kan corresponderen met één adresbiscode dus één huisnummer. Delete indien nodig het bisnummer en bouw het adres en de code opnieuw op via de adressenbouwer. 2. Lijst afdrukken met te prikken adrespunten In een tweede fase drukken we de lijst af met vestigingen waarvoor we een adrespunt moeten prikken via lijst van adrescodes waarvoor nog adrespunten moeten geprikt worden. Bezorg de lijst aan de GIS-coördinator van uw gemeente en vraag hem om de nieuwe adrespunten (en dus de volledige laag) op te laden op de GISWest server. Voor meer informatie over dit laatste kan hij terecht bij Philippe Derynck van de dienst informatiearchitectuur. Er bestaat ook een handleiding over hoe de punten moet worden opladen Manual GISWest Laadmodule

22 3. Foutieve adresgegevens aanpassen Op de lijst kan de GIS-coördinator opmerkingen noteren of het adres van de vestiging wijzigen. Wijzig dan ook de gegevens van die vestiging in de Access via Formulier vestigingen waarvoor nog een adrespunt moet geprikt worden. Let op met dubbele of meerdere straatcodes voor eenzelfde straat. Kies de correcte straatcode. Anders zal er geen adrespunt worden gevonden Stap 8 Controle vestigingen nog niet gecontroleerd In stap acht vinden we alle bedrijvige vestigingen die in geen enkele van de vorige stappen naar boven zijn gekomen. In principe moeten ook al deze vestigingen gecontroleerd worden en als status gecontroleerd krijgen. In de praktijk is het echter weinig waarschijnlijk dat hier nog veel fouten tussen staan waardoor u deze vestigingen niet hoeft te controleren en kunt overslaan. Er is bovendien een extra controle door de bedrijven zelf omdat in de brief die ze krijgen toegestuurd hen wordt gevraagd om hun gegevens online te controleren Extra functies Via de knop Extra functies links boven kunt u vestigingen opzoeken en verschillende lijsten trekken (nietbedrijvig, geen initiële mailing, terreinwerk). 3.5 Na controle Wanneer u alle vestigingen hebt gecontroleerd en de adrespunten hebt opgeladen op de GISwest Server mag u de Access terug bezorgen aan Hannelore Simkens van de POM West-Vlaanderen. Wij zullen de Access nogmaals controleren en de adrespunten die nieuw werden opgeladen toevoegen aan de Access. Indien alles oké is dan geven wij de Access door aan Frederik Christiaens van de dienst Informatiearchitectuur die de gegevens online zal zetten. Wij zullen dan eveneens een aantal parameters bij u opvragen. Vervolgens krijgt u van ons een lijst met alle vestigingen die een brief moeten ontvangen. In de lijst staan zowel de adresgegevens van de vestigingen als hun gegevens om in te loggen. Bedrijven kunnen daarna hun gegevens online controleren en aanpassen. 22

23 Bijlage A - Contactpersonen Begeleiding gemeenten: Hannelore Simkens A Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge T 050/ E hannelore.simkens@pomwvl.be Algemene coördinatie: Carlo Spillebeen A Koning Leopold III-laan 66, 8200 Brugge T 050/ E carlo.spillebeen@pomwvl.be GIS-deskundige : Philippe Derynck A Abdijbeke 9, 8200 Sint-Andries Brugge T 050/ E philippe.derynck@west-vlaanderen.be 23

24 Bijlage B - Export uit KBO Wij vullen de Access met gegevens die we halen uit de KBO. We beperken ons daarbij enkel tot de vestigingen die gelegen zijn op het grondgebied van de gemeente. De export uit de KBO gebeurt steeds op de 5 e dag van de maand. Zo hebben we alle (de meeste) gegevens van de ondernemingen die zich de maand ervoor hebben ingeschreven. Waarom de 5 e dag van de maand een extractie nemen? Omdat heel wat inschrijvingen met vertraging in de KBO worden opgenomen. Wanneer een onderneming een ondernemingsnummer krijgt toegekend op 31 januari dan bestaat de kans dat het bedrijf slechts op 3 februari in de KBO wordt opgenomen. Uit onderzoek is gebleken dat 28% van de nieuwe bedrijven de dag na hun inschrijving in de KBO worden opgenomen. Dat percentage stijgt naar 35% voor nieuw ingeschreven bedrijven die na vier dagen in de databank worden opgenomen. We maken dus een onderscheid tussen de datumversie (de 1 ste van de maand) en de datumextractie (5 e dag van de maand 9 ). 9 De datum van extractie kan soms ook later liggen. 24

25 Bijlage C - Rechtstoestanden verschillend van normale toestand Juridische oprichting Vervanging Ontbinding rechtswege door termijn verloop Activiteitstopzetting in België (Buitenlandse ondernemingen) Vervroegde ontbinding Vereffening (vrijwillig ontbinding) Juridische ontbinding of nietigheid Sluiting van vereffening Stopzetting (vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid) Stopzetting activiteit natuurlijke persoon Overdracht van een onderneming natuurlijke persoon Verzameling aandelen in hoofde van één persoon Fusie door overneming Fusie door oprichting van een nieuwe vennootschap Splitsing door opslorping Splitsing door oprichting van nieuwe vennootschappen Gemengde splitsing Concordaat vóór faling Concordaat na faling Voorlopige opschorting van betaling Definitieve opschorting van betaling Herroeping van de opschorting Einde van de opschorting Faillissement (opening) Sluiting van het faillissement in geval verschoonbaarheid Sluiting van het faillissement in geval niet verschoonbaarheid Vonnis sluiting van het faillissement Geannuleerd dossier 25

26 Bijlage D - Beschrijving Access databank HUIS-, BIS-, BUSNUMMER & ADRESBISCODE HUIS- EN BISNUMMER In de KBO is er geen veld voor het bisnummer. De velden die betrekking hebben op het adres en dus het adres opmaken zijn: straat, huisnummer en busnummer. Het bisnummer zit weliswaar in het veld van het huisnummer. Het bisnummer is belangrijk om een bedrijf te kunnen lokaliseren op kaart. Het bepaalt immers mee de geografische locatie van een onderneming. In GISwest worden de vestigingen en hun adresbiscodes gekoppeld aan een adrespunt (een punt op kaart die een locatie aanduidt). Omdat we het bisnummer nodig hebben voor de adresbiscode hebben we een script gemaakt die het veld huisnummer in KBO opsplitst in het huisnummer (het werkelijke huisnummer) en het bisnummer. Dit gebeurt als volgt: alle numerieke karakters tot het eerste niet-numerieke 10 karakter worden opgeslagen in het veld VEST_HUISNR in de tabel Bedrijven alle karakters (numeriek als niet-numeriek) vanaf het eerste niet-numerieke 7 karakter worden opgeslagen in het veld VEST_BISNR in de tabel Bedrijven We illustreren met enkele voorbeelden: huisnummer in KBO is 43B VEST_HUISNR: 43 & VEST_BISNR : B huisnummer in KBO is VEST_HUISNR: 102 & VEST_BISNR: -103 huisnummer in KBO is 26 1 VEST_HUISNR: 26 VEST_BISNR: 1 BUSNUMMER KBO heeft een veld waar het busnummer in wordt weggeschreven. In de tabel Bedrijven vindt u het busnummer in het veld VEST_BUSNR. Het busnummer is belangrijk voor de briefwisseling maar niet om de koppeling te maken met een adrespunt aangezien een busnummer geen geografische dimensie heeft. ADRESBISCODE De adrescode is een code bestaande uit twaalf cijfers die wordt samengesteld op basis van de adresgegevens in KBO. De code wordt samengesteld nadat het bisnummer werd gescheiden van het huisnummer. eerste acht karakters = straatcode laatste vier karakters = huisnummer We illustreren met een voorbeeld Bollingstraat 4, 8900 Ieper straatcode = huisnummer = Onder niet-numeriek verstaan we ook spaties. 26

27 adrescode = Het bisnummer wordt eveneens vertaald naar een code bestaande uit vier cijfers. Samen met de adrescode vormen ze de adresbiscode. Het veld VEST_PROBLEEMADRESCODE geeft aan wanneer er meerdere straatcodes zijn voor één straat binnen de gemeente of wanneer het adres niet netjes werd ingevuld (waarde 1 ). Bij het doorlopen van de Access krijgt u de mogelijkheid om gegevens aan te passen of te vervolledigen (niet allemaal). De nieuwe of aangepaste gegevens worden opgeslagen in de velden met als voorvoegsel OUT_IN in de naam (bv. OUT_IN_ADRESCODE, OUT_IN_BISNR en OUT_IN_BUSNR). Bij de start van de controle bevatten deze de gegevens zoals die werden opgeslagen in KBO en zijn het kopieën van de velden VEST_ADRESCODE, VEST_BISNR en VEST_BUSNR. Na controle worden de aangepaste gegevens online gezet. De straat en het huisnummer worden gehaald uit een conversie van de OUT_IN_ADRESCODE die werd geëxporteerd. De velden met OND als voorvoegsel bevatten gegevens die betrekking hebben op de onderneming (de maatschappelijke zetel). Deze gegevens kunt u niet aanpassen en zijn enkel informatief bedoeld. Ze worden echter op dezelfde manier behandeld als de vestigingsgegevens. Ook hier wordt het bisnummer gehaald uit het huisnummer. TABEL ADRESSEN: bevat de laatste gegevens die u hebt ingeladen via GISwest Kolommen Naam M Type Lengte Definitie Omschrijving ADRESCODE Tekst 12 De adrescode die u hebt ingevoerd voor een adres in GIS. BISNR Tekst 4 Het bisnummer dat u hebt ingevoerd voor een adres in GIS. TABEL BEDRIJVEN_NACEBEL: bevat de eerste drie activiteiten van de vestigingen zoals ingeschreven in KBO Kolommen Naam M Type Lengte Definitie Omschrijving VEST_ID Tekst 10 De unieke identificatie van de vestigingseenheid. De vestigings-id is een uniek identificatienummer toegekend door KBO en beheerd door de FOD Economie. De KBO kent aan de vestigingen een nummer toe van tien cijfers. Het eerste cijfer heeft een waarde van 2 tot 8. Momenteel worden de vestigingseenheden onderscheiden doordat ze allemaal beginnen met een 2 (nummers van tien digits). VEST_NACECODE Tekst 7 De Europese codificatie van de activiteit. De NACE-code is een cijfercode die door de Europese Unie en haar lidstaten toegekend wordt aan een bepaalde klasse van economische activiteiten (al dan niet commercieel) en bedoeld is als hulpmiddel bij het opstellen van economische statistieken en overzichten. De Europese nomenclatuur vormt het referentiekader voor de productie en de verspreiding van statistieken met betrekking tot economische activiteiten in Europa. OMSCHRIJVING Tekst 255 Omschrijving van de NACE code. Beknopte omschrijving van de activiteiten die tot een bepaalde NACE code behoren. 27

28 TABEL BEDRIJVEN: bevat KBO gegevens, enkel de velden met OUT_IN kunnen verrijkt worden Naam M Type Lengte Definitie Omschrijving VEST_ID x Tekst 10 De unieke identificatie van de vestigingseenheid. De vestigings-id is een uniek identificatienummer toegekend door KBO en beheerd door de FOD Economie. De KBO kent aan de vestigingen een nummer toe van tien cijfers. Het eerste cijfer heeft een waarde van 2 tot 8. Momenteel worden de vestigingseenheden onderscheiden doordat ze allemaal beginnen met een 2 (nummer van tien digits). VEST_STARTDATUM Tekst 30 De oprichtingsdatum van de vestiging. Vóór 1 juli 2003: de startdatum die in het uittreksel van het handelsregister staat of bepaald wordt door de RSZ. Vanaf 1 juli 2003: de startdatum die wordt opgegeven in een erkend ondernemingsloket of bepaald wordt door de RSZ. VEST_NISCODE Tekst 5 NIS-code van de gemeente waarin de vestiging zich bevindt. VEST_BENAMING_COMM Tekst 160 De benaming komt overeen met de handelsnaam van de vestiging. De NIS-code van de gemeente bestaat uit vijf cijfers: het eerste cijfer = de provincie, het tweede cijfer = het arrondissement en de laatste drie cijfers = de gemeente. De ondernemer beslist zelf of hij een commerciële naam opgeeft voor een vestiging. De naam hangt altijd samen met de maatschappelijke naam van de onderneming. Vermits deze naam niet verplicht is voor een vestigingseenheid wordt er in KBO vaak geen commerciële naam opgegeven. VEST_ADRESCODE Tekst 12 De adrescode van de vestiging. Dit wordt opgesteld via een script bij het opbouwen van de databank. Zie verder voor meer uitleg. VEST_PROBLEEMADRESCODE -1/0 1 Ja/nee Geeft aan dat er problemen zijn bij het opbouwen van de adrescode op basis van de gegevens uit KBO. VEST_POSTCODE Tekst 4 Postcode van de vestiging. VEST_GEMEENTE Tekst 50 Gemeente van de vestiging of de deelgemeente waarin de vestiging zich bevindt. VEST_STRAATNAAM Tekst 50 Straatnaam van de vestiging. VEST_HUISNR Tekst 4 Huisnummer van de vestiging. In een aantal gevallen kan het correcte adres worden gereconstrueerd. In een dergelijk geval zal de adrescode ingevuld staan maar is het aan de gemeente om het adres te controleren. VEST_BISNR Tekst 4 Bisnummer van de vestiging. Een bisnummer is een toevoeging aan een bestaand huisnummer om een extra huisnummer te creëren tussen twee opeenvolgende huisnummers. Het gaat om een nieuwe locatie. Bv. om aan de even kant van de straat tussen nummer 10 en 12 een extra nummer te creëren, zou men aan die locatie het nummer 10a, 10/1 o f 10 bis kunnen toewijzen. Deze nummers zijn volwaardige nieuwe huisnummers, met in het voorbeeld van 10a het cijfer 10 als huisnummer en a als bisnummer. KBO maakt echter geen onderscheid tussen huisnummers met en zonder een bisnummer en slaat alles op in het veld huisnummer. VEST_BUSNR Tekst 4 Busnummer van de vestiging. Een busnummer heeft niks met een huisnummer of het ontbreken van een huisnummer te maken. Het gaat simpelweg om een aanduiding van de brievenbus. Het is dus geen nieuwe locatie maar wel een verfijning van een bestaande locatie (een sublocatie). 28

29 OND_ID Tekst 10 De unieke identificatie van de onderneming. Het ondernemingsnummer vervangt het vroegere Handelsregisternummer, het BTW-nummer en het nummer van het Rijksregister voor Rechtspersonen (RRRP-nummer). Voor ondernemingen die vóór 1 juli 2003 een BTW-nummer of een RRRP-nummer hadden, is dit het BTW-nummer of het RRRP-nummer voorafgegaan door een 0. OND_ACTIEF -1/0 1 Ja/nee Indien er een datum van stopzetting werd ingevuld in KBO krijgt dit veld een waarde 0 = nee. Is dat niet het geval dan staat het bedrijf nog steeds als actief en krijgt het veld de waarde -1 (= ja) Let op, zo lang de procedures lopende zijn blijft de onderneming op actief staan bv. opening faillissement. OND_RECHTSVORM Tekst 180 Rechtsvorm van een onderneming. In het veld wordt de rechtsvorm van een onderneming weergegeven (BVBA, NV, VZW,.). De rechtsvormen voor ondernemingen opgericht als rechtspersonen met rechtspersoonlijkheid zijn bij wet bepaald. Ook voor de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid worden rechtsvormen bijgehouden. Een rechtspersoon heeft op elk ogenblik een rechtsvorm. Een natuurlijk persoon heeft geen rechtsvorm. OND_RECHTSPERSOON Tekst 30 Persoon van een onderneming. Natuurlijk persoon: de ambachtsmannen, de handelaars, de personen onderworpen aan BTW en de werkgevers ingeschreven bij de RSZ. Rechtspersoon: ondernemingen die zich verplicht moeten inschrijven in KBO maar geen natuurlijk persoon zijn, het zijn tevens ondernemingen die de vorm van een vennootschap of verenigingen aannemen (BVBA, NV, VZW). OND_RECHTSTOESTAND Tekst 60 Rechtstoestand van een onderneming. Rechtstoestand waarin een bedrijf zich bevindt op een bepaald moment in zijn levenscyclus. Voor een gewone 'gezonde' onderneming is dit 'normale toestand'. OND_DATUM_WIJZIGING Tekst 30 Datum wijziging gegevens. De datum waarop de gegevens van de onderneming het laatst gewijzigd werden in KBO. OND_DATUM_BTW_STOPGEZET Tekst 30 Datum dat de BTW van de onderneming werd stopgezet. De datum waarop de BTW van de onderneming werd stopgezet. Hier louter informatief bedoeld. OND_BENAMING_MAATSCH Tekst 160 De maatschappelijke naam van de onderneming. OND_ADRESCODE Tekst 12 De adrescode van de onderneming. OND_POSTCODE Tekst 4 Postcode van de onderneming. Voor een rechtspersoon of organisatie zonder rechtspersoonlijkheid is dit de officiële naam van de maatschappij. De naam kan in verschillende talen uitgedrukt worden. De afkorting van deze maatschappelijke naam wordt ook weergegeven indien die bestaat. De maatschappelijke naam van een onderneming van een natuurlijke persoon is de familienaam en eerste voornaam van de natuurlijke persoon. OND_GEMEENTE Tekst 50 Gemeente of deelgemeente waar de onderneming gevestigd is. OND_STRAATNAAM Tekst 50 Straatnaam van de onderneming. OND_HUISNR Tekst 4 Huisnummer van de onderneming. OND_BISNR Tekst 4 Bisnummer van de onderneming. OND_BUSNR Tekst 4 Busnummer van de onderneming. OUT_GECONTROLEERD -1/0 1 Ja/nee Alle records staan standaard op 0 = nee (niet gecontroleerd). Een -1 betekent dat de vestiging gecontroleerd werd. Wanneer de volledige toepassing werd doorlopen, moeten alle vestigingen op -1 staan. 29