Samenwerking BC S binnen gemeente/subregio

Transcriptie

1 AANVULLING HANDBOEK LEDENWERVING Samenwerking BC S binnen gemeente/subregio t.b.v. de bij het District Gooi- en Ommeland aangesloten bridge verenigingen Datum: 04 oktober 2015 Versienummer: 1.0 status: definitief Auteur(s): projectteam Samen Sterker Datum: Blad 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Besluit tot samenwerking Aanpak STAP 1: KEUZE STAP 2: MOBILISEREN VRIJWILLIGERS STAP 3: IDENTITEIT CLUB VASTSTELLEN STAP 4: MARKTPOTENTIEEL STAP 5: BEPALEN MARKETING ACTIVITEITEN STAP 6: ORGANISATIE BRIDGE ONDERWIJS STAP 7: INRICHTEN DRAAIBOEK STAP 8: OPSTARTEN PARALLELE ACTIVITEITEN Datum: Blad 2

3 Inleiding Het Handboek Ledenwerving voor bridgeverenigingen is gericht op bridgeclubs, die op individuele basis gestructureerd nieuwe leden willen werven met ondersteuning vanuit het district. Voor bridgeclubs die gemeenschappelijk nieuwe leden willen werven binnen hun gemeente/subregio is de aanpak en het proces verschillend. Reden waarom in deze aanvulling aandacht wordt geschonken aan de verschillen. Deze aanvulling gaat niet in detail in op de verschillen, doch geeft de hoofdlijnen aan. De details kunnen per groep samenwerkende BC s verschillen. Vanuit het district kan volledige ondersteuning geboden worden, zowel bij de invulling als met financiële middelen. Een goede voorbereiding is 80% van het succes! Daarop is deze aanvulling gebaseerd. Voor vragen of opmerkingen kan men zich wenden tot het projectteam Samen Sterker : Jos van Dijk, voorzitter Frans Esser Eric Post Datum: Blad 3

4 2. Besluit tot samenwerking Indien meerdere bridgeclubs binnen een gemeente/subregio gezamenlijk leden willen werven, dan is het belangrijk dat de besturen van deze BC s het besluit nemen dat men wenst te samenwerken met de collega-bc s in de gemeente/subregio. Om de besturen te helpen met het nemen van het juiste besluit kan het projectteam bij ieder bestuur een presentatie geven van wat de voorgenomen samenwerking betekent. Vragen, die men zich in ieder geval moet stellen, zijn: Ø Past de identiteit van onze BC bij de identiteit van de andere BC s? Ø Zijn wij bereid gezamenlijk een middag-, passanten- of avondclub op te richten? Ø Hebben wij voldoende gekwalificeerde vrijwilligers die bereid zijn om tijd te steken in dit project? Ø Hebben wij voldoende financiële reserve om het project te ondersteunen? Ø Kunnen wij rekenen op een akkoord van onze leden? Ø Moeten wij een extra ledenvergadering organiseren om een goedkeuring van de leden te verkrijgen? Ø Hebben wij ondersteuning nodig van het district om tot succes te komen? Ø Past het project binnen onze overige activiteiten? Ø Wat doen wij als niet alle BC s in de gemeente/subregio meedoen? Ø... Nadat het (voorlopige) besluit is genomen is het belangrijk om met de andere besturen in overleg te treden. Is het besluit positief dan kan men gezamenlijk over de gewenste projectaanpak discussieren (zie volgend hoofdstuk). Datum: Blad 4

5 3. Aanpak Nadat de besturen een positief besluit hebben genomen is het belangrijk om gezamenlijk de juiste projectaanpak vast te stellen. 1. Organisatie gemeenschappelijke sessie: kan door het projectteam van het district georganiseerd worden, projectteam district is dan voorlopig centraal aanspreekpunt; 2. Gelijktijdig leden informeren over project; 3. Contact zoeken met gemeente en vragen om ondersteuning van het project; 4. Inventarisatie vrijwilligers die het project uitvoeren (wie doet wat?); 5. Stappenplan accorderen (zie volgende hoofdstukken); 6. Tijdslijn vaststellen; 7. Financiële component vaststellen; 8. Projectdoelstelling(en) (meetbaar en controleerbaar) vastleggen. In dezelfde sessie kan stap 1 besproken worden en een besluit genomen worden over de oprichting van een gemeenschappelijke BC. Men kan er voor kiezen om bij deze sessie ook alle bij het project betrokken vrijwilligers uit te nodigen. Datum: Blad 5

6 4. STAP 1: KEUZE De samenwerkende BC s hebben tot primair doel om gezamenlijk nieuwe leden te werven binnen de gemeente/subregio! Dat betekent dat de groep te werven nieuwe leden als groep bridge onderwijs krijgt (zie Hoofdstuk 6). Om deze groep optimaal te kunnen bedienen is het belangrijk, dat deze groep in aanvang (nog) niet geconfronteerd wordt met het fenomeen bridgeclub, maar begint met het leren en ontwikkelen van bridgekennis. Naar het oordeel van het projectteam Samen Sterker van het district is het oprichten van een bijzondere bridgeclub daarvoor het geëigende middel. Hiervoor zijn drie mogelijkheden: Ø een gemeenschappelijke middagclub; Ø een gemeenschappelijke passantenclub; Ø een gemeenschappelijke avondclub. De juiste keuze zal gemaakt kunnen worden nadat een SWOT-analyse is uitgevoerd voor de drie mogelijkheden. Bij deze SWOT-analyse kan het projectteam Samen Sterker ondersteuning bieden. Onderwerpen, die aan de orde komen zijn o.a. Ø financiële gevolgen van de keuze Ø communicatie Ø juridische achtergronden samenwerking binnen nieuwe BC Ø overloop van eigen leden naar nieuwe BC Ø organisatie bestuur nieuwe bc Ø locatie nieuwe bc Nadat de resultaten van de SWOT-analyse definitief zijn en akkoord bevonden kan de juiste keuze gemaakt worden. Datum: Blad 6

7 5. STAP 2: MOBILISEREN VRIJWILLIGERS Elke BC levert een of meer vrijwilligers, die bereid zijn om het gehele project te doorlopen. Na de sessie, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, kunnen de vrijwilligers benoemd worden tot projectlid en de taken onder deze groep vrijwilligers verdeeld worden. De BC s zullen een projectleider benoemen die als hoofdtaak krijgt de coordinatie van alle taken, de bewaking ervan en de communicatie naar alle besturen inzake voortgang, problemen, en budgetbewaking. De projectleider organiseert regelmatig projectoverleg. Datum: Blad 7

8 6. STAP 3: IDENTITEIT CLUB VASTSTELLEN De keuze, die gemaakt is in stap 2, krijgt nu een vervolg. De identiteit van de nieuwe club moeten worden vastgesteld. Deze identiteit kan (sterk) verschillen van de eigen BC. Hoe de gewenste identiteit vast te stellen staat beschreven in het Handboek Ledenwerving. Een eigen identiteit voor de nieuwe BC is belangrijk voor alle activiteiten die gaan plaatsvinden. Deze activiteiten moeten worden getoetst aan de gewenste identiteit. Datum: Blad 8

9 7. STAP 4: MARKTPOTENTIEEL Voor het bepalen van het marktpotentieel is cijfermateriaal beschikbaar bij het district. Hieronder een algemeen overzicht: Marktpotentieel plaats/subregio inwoners 65 en Ledenbestand inwoners t.o.v. > Hilversum ,06% Laren-Blaricum ,50% Huizen ,40% Almere ,24% Weesp-Ned.den Berg ,88% Bussum-Naarden ,34% Loenen-Vreeland ,00% Baarn ,30% Bunschoten-Eemnes ,61% Soest ,35% Amersfoort ,56% Leusden ,41% Lelystad ,23% Overige ,00% TOTAAL ,91% bronnen: CBS / NBB Op basis van de achterliggende details kan de doelstelling van het project bepaald worden: hoeveel nieuwe leden kunnen wij minimaal verwachten? Bij deze analyse kan het projectteam Samen Sterker ondersteunen. Datum: Blad 9

10 8. STAP 5: BEPALEN MARKETING ACTIVITEITEN In het Handboek Ledenwerving zijn vele mogelijkheden aangegeven om de potentiële doelgroep succesvol te benaderen en te interesseren voor bridge. Afhankelijk van de gewenste identiteit van de nieuwe BC kunnen de juiste marketing activiteiten gekozen worden. Daarbij is het belangrijk dat er een verbinding is met het beschikbare budget om teleurstelling te voorkomen. Datum: Blad 10

11 9. STAP 6: ORGANISATIE BRIDGE ONDERWIJS De organisatie van het bridge-onderwijs is uiterst belangrijk. Immers, het succes hangt hiervan af. In nauw overleg met de bridgedocent(en) wordt de invulling van het bridgeonderwijs vastgesteld, de locatie gekozen, de communicatie geregeld met de cursisten etc. Datum: Blad 11

12 10. STAP 7: INRICHTEN DRAAIBOEK Als de stappen 1 t/m 6 zijn doorlopen kan het definitieve draaiboek worden ingericht. In het draaiboek worden alle uit te voeren activiteiten in een tijdslijn vastgelegd, (wie doet wat wanneer) op welke momenten voortgang wordt gerapporteerd, etc. Het draaiboek moet door de besturen van de samenwerkende bc s worden goedgekeurd. Nadat deze goedkeuring is verkregen kan het project daadwerkelijk van start. Datum: Blad 12

13 11. STAP 8: OPSTARTEN Het project kan in de praktijk worden uitgevoerd! De samenwerkende BC s zijn volledig gecommitteerd, de vrijwilligers staan in de startblokken. De marketingactiviteiten worden uitgevoerd en bij succesvolle aanmelding van cursisten kan het bridgeonderwijs starten. De praktijk zal leren of deze samenwerking inderdaad het gewenste resultaat oplevert. Het projectteam Samen Sterker is ervan overtuigd dat succes mogelijk is ook al zal men soms onverwachts geconfronteerd worden met tegenvallers en problemen. Een flexibele opstellingen en de wil om indien noodzakelijk aanpassinge door te voeren is daarbij essentieel. Datum: Blad 13

14 12. PARALLELE ACTIVITEITEN Naast de 8 stappen kunnen een aantal activiteiten ontstaan die parallel kunnen worden uitgevoerd. Denk hierbij aan: - financiële analyses - beroep op ondersteuning van het district/nbb - onderlinge communicatie - vaststellen evaluatiemomenten - inrichten van een formeel projectplan - projectleiding - vaststellen diverse tijdslijnen - juridische zaken -... Datum: Blad 14