Handboek Ledenwerving t.b.v. de bij het District Gooi- en Ommeland aangesloten bridge verenigingen versie 1.0 oktober 2015

Transcriptie

1 Handboek Ledenwerving t.b.v. de bij het District Gooi- en Ommeland aangesloten bridge verenigingen versie 1.0 oktober 2015 status: definitief

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Inleiding... 2 Stap 1: Beleidskaders... 5 Stap 2: Vrijwilligers... 8 Stap 3: Wie bent u? Stap 4: Omgevingsfactoren Stap 5: Wie zijn uw potentiële leden? Stap 6: Hoe bereikt u de potentiele leden? Stap 7: Ondersteuning en beinvloeding Stap 8: De ledenwervings- activiteiten Slotwoord DE TURBO EROP! De voorbereiding FASE 1, de interne voorbereiding.. 37 AFRONDING FASE FASE 2 EXTERNE VOORBEREIDING.. 39 AFRONDING FASE FASE 3 VOORBEREIDING EN IMPLEMENTATIE CAMPAGNE... 41

3 Inleiding De 60 bridgeverenigingen, aangesloten bij het District Gooien Ommeland, worden geconfronteerd met een afnemend ledenaantal. Over deze ontwikkeling binnen het district is uitvoerig gesproken tijdens de jaarvergadering op 22 mei 2015 Besloten is om een commissie te benoemen, die onderzoekt of een succesvolle aanpak voor ledenwerving mogelijk is en zoja, hoe het district de bij haar aangesloten leden kan ondersteunen bij het uitvoeren van ledenwerfactiviteiten. De commissie Samen Sterk heeft onderzoek verricht en is tot de conclusie gekomen, dat menig bridgeclub behoefte heeft aan een uniforme aanpak en bij de ontwikkeling daarvan ondersteuning kan gebruiken vanuit het district. Om een uniforme aanpak binnen het district te waarborgen is dit handboek Ledenwerving (en - behoud) samengesteld, waarin de mogelijkheid wordt geboden om in een vast stappenplan te komen tot gerichte ledenwerfacties. Tips, valkuilen en voorbeelden uit de praktijk worden gegeven, voorts worden er een aantal sjablonen meegeleverd als hulpmiddel om verantwoord te kunnen komen tot een doelgerichte ledenwerfcampagne. Hoe noodzakelijk ook, nieuwe leden vinden voor een bridgeclub is niet makkelijk. Vele verschillende activiteiten worden ingezet, doch vaak niet met het gewenste resultaat. In de praktijk is gebleken hoe beter de bridgeclub kan inspelen op de wensen en behoeften van potentiële leden, hoe groter de kans is dat deze potentiële leden zich verbinden aan een bridgeclub. Dit handboek geeft inzicht in een gestructureerde aanpak en het daarbij behorende proces. In acht processtappen komt het succesvol werven van nieuwe leden in beeld. Natuurlijk vraagt het van de bestuurders en vrijwilligers van uw bridgeclub tijd en energie om alle 2

4 stappen met elkaar te doorlopen. De grotere kans van slagen geeft weer energie terug. HOE DIT HANDBOEK TE GEBRUIKEN? Als uw vereniging geen kennis of ervaring heeft op het gebied van ledenwerving is het verstandig om alle stappen van dit handboek te doorlopen. Elke stap levert namelijk belangrijke informatie op voor de volgende stap. Als uw vereniging wel beschikt over kennis en ervaring kan dit handboek gebruikt worden als naslagwerk en/of checklist. Heeft uw vereniging een aantal stappen al doorlopen? Gebruik het handboek dan als checklist om te kijken of de stappen goed zijn uitgevoerd en ga vervolgens verder met de volgende stap. Komt u er niet uit met alleen het handboek? Neem dan contact op met de contactpersoon "Ledenwerving" binnen het district. Het district kan uw vereniging op diverse manieren ondersteunen, zoals het organiseren van een themasessie "Ledenwerving", brainstormsessies, samenstellen actieplan, begeleiding uitwerken stappen, etc. In bepaalde situaties behoort ook financiele ondersteuning tot de mogelijkheden. VOORAF Voordat u begint met het werven van leden of met stap 1 is er een aantal zaken waar u terdege rekening mee moet houden: 1. Het is absoluut noodzakelijk dat er voldoende en gemotiveerde vrijwilligers zijn tijdens de voorbereiding en de uitvoering van ledenwerfactiviteiten. Zonder deze groep vrijwilligers kunnen er geen nieuwe leden geworden worden! 2. Weet zeker dat er plaats is voor nieuwe leden binnen uw vereniging. Als er bijvoorbeeld onvoldoende speelruimte binnen uw accomodatie is of er zijn te weinig vrijwilligers die nieuwe leden opvangen en gedurende een bepaalde periode begeleiden, dan is een ledenwerfactie gedoemd te mislukken. 3. Weet zeker, dat de opleiding 3

5 van nieuwe leden gewaarborgd is binnen of buiten uw vereniging. Zonder bridgeonderwijs haken bijna alle nieuw geworven leden voortijdig af. 4. Ledenbehoud is net zo belangrijk als ledenwerving. Bij ledenverlies is het belangrijk te weten waarom een lid geen lid meer wil zijn. Zorg voor inzicht en gebruik dit inzicht bij het werven van nieuwe leden. TOT SLOT Wees verstandig en doorloop alle stappen. Ergens middenin beginnen doet de kans op succes verminderen. Het is een klus, die aan het eind veel voldoening geeft. DE TURBO EROP! Voor menig bridgeclub zal het stap voor stap doorlopen van het stappenplan teveel tijd vragen! Om teleurstellingen te voorkomen is er een TURBO STAPPENPLAN ontwikkeld. Bijzonderheden zijn na het slotwoord in dit Handboek opgenomen. 4

6 Stap 1: Beleidskaders Om te waarborgen dat ledenwervingsactiviteiten binnen uw clubcultuur passen is het van belang eerst uw beleidskaders vast te stellen of, indien al aanwezig, te bevestigen of mogelijk aan te passen aan de actualiteit. Dit klinkt misschien zwaar, maar een duidelijk beleidskader zorgt er voor dat iedereen binnen de vereniging weet wat de bedoeling is en er geen verwarring ontstaat tussen het bestuur en de vrijwilligers. Vanuit het algemene beleidskader kunt u het beleid ledenwerving bepalen Toelichting algemene beleidskader Korte en krachtige omschrijving van uw missie (waarom bestaan we?) Korte en krachtige omschrijving van de kernwaarden en visie (wat willen we zijn en waar geloven we in) Korte en krachtige omschrijving van uw strategie (wat moeten we doen) Korte en krachtige cultuurdiagnose van uw club, waar zitten de grootste belemmeringen? Inventariseer en update regelmatig de beschikbare mensen en middelen, de structuur en cultuur Controleer periodiek de geboekte resultaten 2.1. Toelichting beleid ledenwerving Reden ledenwerving: in de eerste plaats is het belangrijk te bepalen waarom er nieuwe leden geworven moeten worden. De reden van ledenwerving heeft n.l. invloed op de keuzes die tijdens het uitvoeren van het stappenplan. Voorbeelden van redenen voor ledenwerving zijn: De gemiddelde leeftijd van uw ledenbestand is/wordt te hoog Het natuurlijk verloop is te hoog De financiele status dreigt ontoereikend te worden voor de reguliere activiteiten binnen de vereniging Doelstelling ledenwerving: Ten tweede is het van belang de 5

7 doelstelling van ledenwerving vast te stellen. Zorg er voor dat de doelstelling 100% SMART wordt geformuleerd: Specifiek, Meetbaar, Aanvaardbaar, Realistisch en Tijdgebonden. Een voorbeeld van de doelstelling: Bridgeclub "X" wil uiterlijk 31 december 2016 het ledenbestand uitgebreid hebben met 10% waardoor het netto ledenbestand per 1 januari leden bedraagt Organisatie en verantwoordelijkheden: Als aanvulling op het algemene beleidskader (zie 1.1.4) is het van belang dat het bestuur onderstaande zaken inventariseert en waar mogelijk besluiten neemt: Hoeveel vrijwilligers zijn er minimaal nodig om leden te werven? Beschikt uw vereniging over het minimaal benodigde aantal? Welke taken bevoegdheden verantwoordelijkhe den krijgen de vrijwilligers? Hoe staan de vrijwilligers in contact met het bestuur en is regelmatige communicatie gewaarborgd? Hoe is de communicatie verzorgd tussen bestuur en vrijwilligers, vrijwilligers onderling en met uw leden? Hoe groot is het draagvlak onder uw bestuur, vrijwilligers en leden? Wat is het budget voor ledenwerving? Beschikt u over een kosten/baten analyse? Tot slot is het van belang dat het bestuur de leden informeert over de stand van zaken, het beleid en het ledenwervingsproces dat wordt ingezet. Het beleid moet namelijk goedgekeurd worden door de Algemene Ledenvergadering. RESULTAAT STAP 1 Uw beleidskader is vastgesteld, het beleid ledenwerving sluit daarop aan, het is duidelijk hoeveel inzet er nodig is en hoe het werk wordt georganiseerd. Het beleid ledenwerving is aan de leden gecommuniceerd en door de leden goedgekeurd. Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: 6

8 Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 1, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden! Het District kan u ondersteunen met stap 1. Wij bieden u de volgende opties aan: Materiaal voor workshop algemeen beleidskader ; Begeleiding workshop algemeen beleidskader ; Materiaal voor workshop beleid ledenwerving ; Begeleiding workshop beleid ledenwerving ; Begeleiding in principe voor meerdere clubs verzameld in gemeente (en omgeving) 7

9 Stap 2: Vrijwilligers Als eerste is het de taak van het bestuur om zelfkritisch haar eigen rol en functioneren te beschouwen. Is het bestuur zich voldoende bewust van de de ontstane situatie? Is het bestuur unaniem in de noodzaak voor ledenwerving? Wordt hier actief over gesproken binnen het bestuur? Zijn er spanningen binnen het bestuur of met vrijwilligers of leden die een succesvolle ledenwerving in de weg staan? Is er voldoende zelfreflectie? Als deze beren op de weg zijn opgeruimd is het mogelijk te beginnen met het werven van vrijwilligers: Het werven van vrijwilligers is een van de belangrijkste stappen in gehele ledenwervingsproces! Zonder voldoende vrijwilligers kan er niet gestart worden met het werven van nieuwe leden! Het werven van leden valt onder de directe verantwoordelijkheid van het bestuur, maar de voorbereiding en uitvoering van ledenwerving wordt door anderen gedaan. Er moeten dus een aantal vrijwilligers worden gevonden. Ledenwerving is meestal te tijdrovend voor een persoon en meerdere personen weten altijd meer dan een persoon. Probleem bij menig vereniging is, dat vele taken worden uitgevoerd door een kleine groep vrijwilligers. Deze groep extra belasten met taken inzake voorbereiden en uitvoeren van het ledenwervingsproces heeft tot gevolg, dat de reguliere taakuitvoering onder druk komt te staan en het ledenwervingsproces langer gaat duren dan gewenst. Het werven van vrijwilligers voor het ledenwervingsproces is feitelijk een deelproject voor het bestuur, dat serieus genomen moet worden. Van belang is hierbij, dat het bestuur inzicht heeft in de achtergronden van haar leden, zoals opleiding, werkervaring, e.d. en/of men bereid is om iets extra voor hun "cluppie" te doen. In stap 3 wordt voorgesteld om uw ledenbestand te analyseren. Uit 8

10 deze analyse kunt u concluderen wie er binnen uw vereniging bereid zou kunnen zijn mee te werken aan het ledenwervingsproces. Afhankelijk van bestaande inzichten kunt u besluiten om bedoelde analyse over te hevelen naar deze stap. Onder de vrijwilligers, die zich gaan bezighouden met het voorbereiden en uitvoeren van het ledenwervingsproces kunnen verschillende taken worden verdeeld. Het voorbereidende werk moet gedaan worden door een vast groepje vrijwilligers en een bestuurslid, zodat er goed kan worden samengewerkt en de communicatie met het bestuur is gewaarborgd. Mogelijkheid is om de werkgroep die het voorbereidende werk gaat uitvoeren een intentieverklaring samen te laten ondertekenen. In de bijlagen vindt u een aantal voorbeelden van functieprofielen voor deze vrijwilligers. De taken tijdens de uitvoeringsfase kunnen verdeeld worden over alle uitvoerende vrijwilligers. Hoe meer uitvoerende vrijwilligers, hoe minder groot de belasting op deze vrijwilligers en hoe makkelijker het werven van vrijwilligers zal zijn. In de bijlagen vindt u ook een voorbeeld intentieverklaring. TIP: Het ledenbestand bestaat voornamelijk uit senioren, meestal met kinderen en wellicht kleinkinderen. De kinderen zitten nog volop in het arbeidsproces en kunnen op basis van hun kennis en ervaring een belangrijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling van uw vereniging. Indien u deze kinderen kunt bereiken via hun ouders (uw leden dus) dan kunt u wellicht beschikken over vrijwilligers, die van de hoed en de rand weten. En vergis u niet: kinderen hebben vaak wat extra's over voor hun ouders opdat hun ouders hun favoriete spel kunnen blijven spelen. TIP: Vraag de vrijwilligers maandelijks om een opgave van de uren die besteed zijn aan het ledenwervingsproces. Is er een 9

11 vrijwilliger, die veel meer tijd besteedt dan gepland, dan kunt u tijdig ingrijpen. Het werven van vrijwilligers wordt gemakkelijker als u het vrijwilligerswerk interessant en aantrekkelijk maakt. Voorbeelden om vrijwilligerswerk interessant te maken: - elke vrijwilliger ontvangt bij de start een uniek en exclusief presentje; - kies maandelijks de "Vrijwilliger van de maand" en publiceer dit op de website, in de nieuwsbrief of het clubblad. - Zorg voor een maandelijks interview met een vrijwilliger en publiceer dit op de website, in de nieuwsbrief of het clubblad; - Als je te weinig vrijwilligers kunt vinden, werk dan samen met andere clubs binnen je gemeente; - Organiseer jaarlijks een special event voor de totale groep vrijwilligers; - Voor elk geworven lid ontvangt het ledenwervingsteam een bepaald bedrag. Het ledenwervingsteam bepaalt wat er met de totale opbrengst gebeurt, bijvoorbeeld donatie aan een goed doel; - Geef de vrijwilligersactiviteiten een "kop" en een "staart". Door het vrijwilligerswerk op te delen in kleinere hoeveelheden, maakt u het voor leden de drempel kleiner om een taak uit te voeren. RESULTAAT Stap 2: U heeft een groep gemotiveerde vrijwilligers die die voorbereidende activiteiten, zoals beschreven in dit handboek, kunnen en gaan uitvoeren! Is het niet gelukt om voldoende vrijwilligers te krijgen, dan is het wellicht verstandig om het handboek nu te sluiten en te stoppen met ledenwervingsactiviteiten! Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 2, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom 10

12 niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden! Wij bieden u de volgende opties aan: Het District brengt u in contact met vrijwilligers van andere clubs; U kunt een financiele bijdrage bij het District aanvragen voor de wijze waarop u uw vrijwilligers wilt belonen, bijv. een vrijwilligersdag; Het District organiseert ieder jaar een vrijwilligersdrive (geen bestuursleden!) waar iedere club 2 paren heen mag laten gaan. Deze drive is een echte feestelijke bijeenkomst; Het district biedt een vrijwilligers tool kit aan; 11

13 Stap 3: Wie bent u? Wie bent u? Een belangrijke vraag die uw vereniging zich moet stellen is: "Wie zijn wij?" Het is belangrijk om uw vereniging goed in kaart te brengen om de goede keuzes te maken tijdens de volgende stappen. Steek daarom voldoende tijd in de analyse van uw vereniging! Bepaal bij elke factor of er sprake is van een sterkte of een zwakte. ledenbestand in kaart en kijk daarbij naar de volgende zaken: - Leeftijd van uw leden - Geslacht van uw leden - Opleidingsniveau van uw leden - Arbeidsverleden van uw leden - Facultatief: leeftijd, geslacht, opleidingsniveau en arbeidsverleden van de kinderen van uw leden (zie stap 2) - Woonplaats van uw leden (dichtbij of ver weg van uw vereniging) 3.1. Uw vereniging Breng de volgende zaken in kaart: - Naam en adres van uw vereniging - Korte geschiedenis van uw vereniging - Korte omschrijving van de organisatiestructuur van uw vereniging - Korte omschrijving van de sfeer binnen uw vereniging - Samenvatting van uw beleidskader (zie stap 1) 3.2. Uw ledenbestand Uw huidige ledenbestand biedt inzicht in uw huidige doelgroep en dus ook over de kenmerken van uw potentiële leden. Breng uw Door het verzamelen van deze informatie kan er bij de juiste doelgroep promotie gemaakt worden. Beschikt uw vereniging niet over alle gegevens van uw leden? Dan kunt u een enquete onder uw leden houden. In de bijlagen vindt u een voorbeeldenquete. TIP: voeg de enquete toe aan het inschrijfformulier. Op deze manier houdt u het ledenbestand up-to-date Accomodatie De accomodatie van uw vereniging en de ligging 12

14 ervan zijn belangrijk tijdens het werven van leden. Breng de volgende zaken in kaart: - de ligging - de bereikbaarheid - parkeergelegenheid en afstand van de parkeergelegenheid tot de accomodatie - bestaat er de mogelijkheid om de beschikbare ruimte uit te breiden? - is de accomodatie in eigen beheer of wordt deze gehuurd? Indien gehuurd, is de verlenging van het huurcontract contractueel gewaarborgd? - kan uw vereniging de accomodatie inzetten voor ledenwervingsactiviteiten? - voldoet de accomodatie aan de visie en kernwaarden zoals is vastgelegd in het beleidskader (zie stap 1) 3.4. Vrijwilligers Vrijwilligers spelen een belangrijke rol tijdens het werven van leden. We benadrukken nogmaals dat het niet verstandig is leden te werven als u onvoldoende vrijwilligers heeft. De vrijwilligers van uw vereniging bestaan uit het bestuur, bridge docent(en), eventuele commissies en andere vrijwilligers (barpersoneel, tafeldekkers, arbiters, etc.) Breng de volgende zaken in kaart: - structuur van het bestuur inclusief taakverdeling - samenwerking binnen het bestuur - commissies/werkgroepen - beschikbaarheid bridge docenten - organisatie bridge onderwijs - samenwerking tussen bestuur, commissies, vrijwilligers, bridge docenten - communicatiestructuur tussen bestuur, commissies, vrijwilligers, bridge docenten TIP: zorg voor inzicht in het vrijwilligersbestand (waarom vrijwilliger, wat zijn de beweegredenen, wat gaat goed en wat niet, etc.) In de bijlagen vindt u een voorbeeldenquete vrijwilligers Financien De financiele status van uw vereniging heeft grote invloed op het ledenwervingsproces. Breng de volgende zaken in kaart: 13

15 - Het beschikbare budget voor ledenwerving - Zijn er extra inkomsten te genereren door bijv. sponsoring, contributieverhoging, etc. - Bestaat er de mogelijkheid subsidie aan te vragen bij uw gemeente - Bestaat er de mogelijkheid subsidie aan te vragen bij de NBB en/of het district - Analyseer of de kosten van ledenwerving de financiele positie van uw vereniging in gevaar brengt TIP: stel een eenvoudige businesscase op voor ledenwervingsactiviteiten en reken deze door met verschillende variabelen. In de bijlagen vindt u een voorbeeld van een dergelijke businesscase Imago van bridge Het imago van bridge heeft duidelijk invloed op het beeld dat de portentiele leden hebben van een bridgevereniging. Het imago van bridgeverenigingen leidt niet echt tot interesse om lid te worden, denk hierbij aan: - er wordt gespeeld met het mes op tafel - spelen volgens onduidelijke reglementen - arbitrage - speeltempo - spelniveau - spelen op avond, wordt te laat - spelen tegen betweters - is een elitaire denksport - schaamte voor het maken van fouten - sfeer - kan geen geschikte partner vinden - elke week bridgen is een te grote belasting. Onderzoek onder de huidige leden welke elementen het imago positief of negatief beinvloeden (kan worden meegenomen in ledenenquete) en stel vast welke elementen binnen uw vereniging verbeterd kunnen worden Sterke en zwakke punten Op basis van de resultaten van 3.1. t/m 3.6 kunt u vast stellen wat de sterke en zwakke punten zijn van uw vereniging. Maak een top 5 van beide. In de bijlagen vindt u een voorbeeld van een sterkte/zwakte 14

16 analyse die u hiervoor kunt gebruiken. RESULTAAT Stap 3: U heeft volledig inzicht in de sterke en zwakke punten van uw vereniging. De sterke punten kunt u uitnutten tijdens de uitvoering van de ledenwervingsactiviteiten en werken aan de verbetering van uw zwakke punten. Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 3, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden! Het District kan u ondersteunen met stap 3. Wij bieden u de volgende opties aan: In de bijlage treft u een checklist aan Wie bent U? ; In de bijlage treft u een voorbeeld ingevulde checklist aan Wie bent U? ; Het district kan uw vrijwilligers ondersteunen met een zogenaamd "sterkte-zwakte gesprek. Dit wordt in principe gecombineerd met kansen en bedreigingen gesprek (zie stap 4). Door er een gestuctureerd gesprek over te voeren blijkt vaak dat de inhoud voor de deelnemers veel concreter wordt. Hierdoor is een ieder beter in staat het door te vertalen in gewenste acties; Het District kan centraal aan een grotere groep vrijwilligers van meerdere clubs een uitleg geven hoe een dergelijk sterkte-zwakte onderzoek moet worden uitgevoerd. Vorm: workshop. 15

17 Stap 4: Omgevingsfactoren en hoge inkomens Een andere belangrijke vraag die uw vereniging zich moet stellen is: "Hoe ziet onze omgeving eruit?". Deze analyse helpt u bij het bepalen van de potentiële doelgroep(en). Bepaal van elke factor of er sprake is van een kans of bedreiging De gemeente De gemeente kunt u in kaart brengen door te kijken naar de bevolkingsopbouw en de economische situatie van de gemeente waarin uw vereniging actief is. Het is zinvol om de omliggende gemeenten mee te nemen in de analyse. Breng de bevolkingsopbouw in kaart door de volgende zaken te beschrijven: - grootte van de bevolking - samenstelling van de bevolking (leeftijdsopbouw, geslacht, geloof, afkomst, opleidingsniveau) - de bevolkingsspreiding over de diverse wijken - werkloosheid - gemiddeld besteedbaar inkomen - verhouding tussen lage-, midden- Statistieken en gegevens kunt u vinden op de website van uw gemeente De maatschappij Inspelen op de ontwikkelingen in de maatschappij en binnen uw gemeente kan het werven van leden makkelijker maken. Denk hierbij aan de volgende ontwikkelingen: - groeiende aandacht voor de geestelijke gezondheid - Toename en herwaardering van vrije tijd - toenemende behoefte aan sociale contacten - individualisering van de maatschappij - verhoging pensioenleeftijd - bezuinigingen binnen de gemeente - toenemende belangstelling voor digitaal bridgen (o.a. stepbridge) - senioren maken steeds meer gebruik van p.c. en/of tablet/smartphone 4.3. Trends en ontwikkelingen 16

18 aanbod bridge Inspelen op de trends en ontwikkelingen op het bridge aanbod kan het binnenhalen van nieuwe leden makkelijker maken. Hierbij kunt u denken aan de trend dat men liever in de middag bij een bridgeclub speelt i.p.v. de avond. TIP: informeer bij de NBB of het district naar de meest actuele gegevens Concurrenten Uw vereniging is waarschijnlijk niet de enige bridgeclub in uw gemeente. Analyseer hoe deze bridgeclubs het doen en wellicht kunt u ideeen opdoen hoe om te gaan met ledenwerving. Het gaat om de volgende informatie: - Welke bridgeclubs zijn er in uw gemeente actief, zowel NBB-leden als niet-nbb-leden; - Hoe hebben deze bridgeclubs hun leden binnengehaald? - Zijn er nog andere vormen van concurrentie die invloed hebben op uw vereniging (denk aan de Volksuniversiteit, zelfstandige bridge docenten, etc.) - Hoeveel bedraagt de contributie bij de andere bridgeclubs? - Welke activiteiten bieden deze bridgeclubs aan hun leden? - Bieden deze bridgeclubs middagen/of avondbridge? - Wat is het niveau van deze bridgeclubs (A-, B-, C-, D-lijn) - Op welke wijze hebben deze clubs het bridgeonderwijs georganiseerd? - Op welke locatie spelen deze bridgeclubs? - Hoeveel leden hebben deze bridgeclubs en wat is de gemiddelde leeftijd? TIP: Het is zinvol om eens per jaar met uw concurrerende bridgeclubs aan tafel te gaan zitten en de problematiek (die is voor elke vereniging praktisch hetzelfde!) te bespreken. Wellicht is er enige vorm van samenwerking mogelijk op bijvoorbeeld het gebied van bridgeonderwijs, contacten met de gemeente, etc Kansen en bedreigingen Vat bovenstaande informatie samen in kansen en bedreigingen. 17

19 Maak een top 5 van zowel de kansen als de bedreigingen. RESULTAAT Stap 4: U bent nu in staat om een zgn. SWOT-analyse te maken en op basis daarvan de volgende stappen te doorlopen. Een voorbeeld van een SWOT-analyse is in de bijlagen opgenomen. Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 4, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden! Het District kan u ondersteunen met stap 4. Wij bieden u de volgende opties aan: In de bijlage treft u een checklist aan Omgevingsfactoren ; In de bijlage treft u een voorbeeld ingevulde checklist aan Omgevingsfactoren ; Het district kan uw vrijwilligers ondersteunen met een zogenaamd "kansen en bedreigingen gesprek. Dit wordt in principe gecombineerd met sterkten en zwakten gesprek (zie stap 3). Door er een gestuctureerd gesprek over te voeren blijkt vaak dat de inhoud voor de deelnemers veel concreter wordt. Hierdoor is een ieder beter in staat het door te vertalen in gewenste acties; Het District kan centraal aan een grotere groep vrijwilligers van meerdere clubs een uitleg geven hoe een dergelijk kansen en bedreigingen onderzoek moet worden uitgevoerd. Vorm: workshop. 18

20 Stap 5: Wie zijn uw potentiële leden? Het in kaart brengen en selecteren van uw potentiële leden bepaalt voor een groot deel het succes tijdens het werven van leden. De benodigde informatie voor deze stap heeft u verzameld in stap 3 en stap Opties Om uw potentiële leden in kaart te brengen worden de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen met elkaar geconfronteerd. In de SWOT-analyse heeft u deze zaken al overzichtelijk bij elkaar gezet. Op basis van de confrontatie-matrix (een voorbeeld is opgenomen in de bijlagen) kunt u een aantal opties bedenken om leden te werven. TIP: organiseer een brainstormsessie met uw vrijwilligers over de verschillende opties. Elk idee is een goed idee! Bij het bedenken van de verschillende opties moet u rekening houden met de volgende vragen: - Welke doelgroep mist uw vereniging op dit moment binnen het huidige ledenbestand? - Welke doelgroep is sterk aanwezig in de omgeving van uw vereniging? - Kunnen de verschillende opties leiden tot verandering van de cultuur en de organisatie binnen uw vereniging? TIP: Indien uw vereniging een nieuwe doelgroep wil benaderen ontwikkel dan ook een nieuw aanbod bridgen dat aansluit bij de behoeften van deze doelgroep! 5.2. Potentiële leden Maak een keuze uit de verschillende opties die nu voor u liggen. Het is aan te raden om u op maximaal 4 opties te richten. Als u de keus heeft gemaakt, kunt u uw potentiële doelgroep(en) bepalen. Hierbij is het belangrijk dat u de kenmerken van deze doelgroep(en) kort beschrijft. 19

21 Deze informatie kunt u terug halen uit de SWOT-analyse en de voorgaande stappen. Verder is het belangrijk om erachter te komen wat de redenen zijn waarom potentiële leden willen gaan bridgen en willen gaan bridgen in verenigingsverband. Het is belangrijk te weten welke behoeften de potentiële leden hebben waar het gaat om bridgen en welke motieven zij hebben om lid te worden van bridgeclub. Probeer ervoor te zorgen dat uw vereniging in staat is om te voldoen aan deze behoeften en motieven. Uit de vorige stappen weet u waar de potentiële doelgroep zich bevindt in uw omgeving. Richt u uitsluitend op deze doelgroep. Het is n.l. zonde om reclame te maken in wijken of gemeente waar de potentiële leden niet aanwezig zijn. Indien de doelgroep zich bevindt op grotere afstand van uw accomodatie onderzoek dan of er bereidheid is om een grotere afstand af te leggen naar de bridgeclub. Mocht die bereidheid er niet zijn dan is het verstandig om leden te werven in de directe omgeving van uw vereniging. Dit zou kunnen leiden tot aanpassing van de opties en doelgroep. RESULTAAT Stap 5: U heeft de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen met elkaar geconfronteerd en op basis daarvan bepaald welke activiteiten u kunt gaan ontplooien met volledige uitnutting van uw sterkten en oplossingen kunt bedenken voor de bedreigingen. Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 5, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden! Het District kan u ondersteunen met stap 5. Wij bieden u de volgende opties aan: In de bijlage treft u handleiding 20

22 aan hoe stel ik een confrontatiematrix op ; In de bijlage treft u een voorbeeld ingevulde confrontatiematrix; Het district kan uw vrijwilligers ondersteunen met een zogenaamd "confrontatiematrix gesprek. Dit wordt in principe gecombineerd met sterkten en zwakten en kansen en bedreigingen gesprek (zie stap 3 en 4). Door er een gestuctureerd gesprek over te voeren blijkt vaak dat de inhoud voor de deelnemers veel concreter wordt. Hierdoor is een ieder beter in staat het door te vertalen in gewenste acties; Het District kan centraal aan een grotere groep vrijwilligers van meerdere clubs een uitleg geven hoe een dergelijke confrontatiematrix moet worden opgesteld. Vorm: workshop. 21

23 Stap 6: Hoe bereikt u de potentiele leden? Allereerst is het belangrijk dat de doelgroep weet dat u bestaat! En niet alleen in week 31 maar het hele jaar door! Kortom, de doelgroep moet periodiek geconfronteerd worden met het bestaan van uw vereniging. Als de doelgroep bekend is met uw vereniging is het makkelijker om interesse te wekken voor een mogelijk lidmaatschap. TIP: vraag uw leden om aan te geven wie binnen hun familie-, vrienden- en kennissenkring geinteresseerd kunnen zijn in bridge in het algemeen en uw vereniging in het bijzonder. Mail deze groep uw nieuwsbrief of zendt hen uw clubblad. Promotie is erg belangrijk om belangstelling voor uw vereniging te kweken. Een belangrijke vraag hierbij is: "Hoe bereikt u de potentiele leden?". Belangrijke basisregel hierbij is dat u de doelgroep opzoekt waar hij/zij vaak aanwezig is. Dit geldt zowel fysiek,digitaal als ook via specifieke nieuwsdragers Onderscheidend vermogen Tijdens de promotie van uw vereniging en uw ledenwervingsactiviteiten is het belangrijk dat uw vereniging opvalt en een concurrerend aanbod doet. De sterke punten van uw vereniging moeten dan ook gecommuniceerd worden tijdens de promotie. Maak uw vereniging aantrekkelijk voor nieuwe leden! Voorbeelden van manieren waarmee uw vereniging op kan vallen tussen andere bridgeclubs: - Bij onze vereniging heerst een echte familiesfeer - Bij onze vereniging is het gezellig bridgen - Bij onze vereniging hebben wij lage barprijzen - Bij onze vereniging spelen wij niet met het mes op tafel - Bij onze vereniging worden sociale contacten versterkt - Bij onze vereniging hebben wij individueel bridge onderwijs georganiseerd - Bij onze vereniging betaalt u 22

24 slechts een klein bedrag voor contributie - Bij onze vereniging organiseren wij periodiek speciale middag/ochtend drives, zoals de Kerstdrive, de Paasdrive, een Sinterklaasavond, etc. - Bij onze vereniging is sprake van een financieel zeer gezonde club - Bij onze vereniging is het mogelijk om namens de club deel te nemen aan externe competities - Bij onze vereniging kunt u kosteloos een half jaar aspirant-lid zijn om onze clubsfeer te proeven, bridgeonderwijs te genieten enz.... Noot: wees wel eerlijk in uw promotie! Alleen die sterke punten noemen die u in de praktijk ook waar maakt Communicatie met de doelgroep Er zijn verschillende manieren waarop uw vereniging potentiele leden kan bereiken. De benadering hangt af van de kenmerken van de potentiele leden. Met sommige doelgroepen communiceert u niet direct. De communicatiedoelgroep is dan een andere dan de doelgroep. Voorbeelden communicatie doelgroepen: - Senioren aangesloten bij een sportvereniging zoals tennis of golf - Eigen ledenbestand om familie-, vrienden- of kennissenkring te bereiken 6.3. Communicatiekanalen: Voordat uw vereniging promotie gaat maken is het belangrijk om te weten met welke communicatiekanalen uw potentiele doelgroep het best bereikt kan worden. De uiteindelijke keuze zal mede bepaald worden door de kosten verbonden aan een communicatiekanaal. Er zijn verschillende communicatiekanalen: - Advertenties in kranten - Advertenties in tijdschriften - De lokale omroep - De lokale kranten en wijkkranten - Internet, facebook, website, Twitter, etc. - De website van uw vereniging - Persoonlijke verkoop (door uw eigen leden) - Verspreiden van folders, flyers, 23

25 brochures, e.d. - Gebruik maken van de communicatiekanalen van uw gemeente - Mond op mond reclame: begin met uw eigen leden, familie van eigen leden, netwerk van de vrijwilligers. Welke kanaal of kanalen uw vereniging ook kiest, zorg dat de boodschap bij de doelgroep aankomt. TIP: De website van uw vereniging is het visitekaartje van uw vereniging. Zorg dat deze altijd up-to-date is. TIP: In menige straat of wijk wordt eens per jaar een bbq georganiseerd. Verspreid tijdens een straat bbq flyers over uw vereniging! Resultaat stap 6: U heeft bepaald hoe u zichzelf kunt onderscheiden en heeft de doelgroep, de boodschap en het communicatiekanaal bepaald. U weet nu wie u met welk communicatiemiddel en met welke boodschap wilt bereiken! Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 6, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden Het District kan u ondersteunen met stap 6. Wij bieden u de volgende opties aan: Het District kan u ondersteunen bij het inkopen van advertentie ruimtes; Het District kan u financieel ondersteunen bij het bereiken van potentiele leden. Afhankelijk van uw plan van aanpak kunt u een bijdrage aanvragen; Het District kan u ondersteunen met tekst/content waarmee u succesvol uw doelgroep kunt aanspreken. 24

26 Stap 7: Ondersteuning en beinvloeding In het gehele proces van ledenwerving kunnen de potentiele leden positief beinvloed worden. Door gebruik te maken van deze beinvloeders wordt het ledenwervingsproces positief ondersteund. Ook uw vereniging kan ondersteund worden bij de voorbereiding en de uitvoering van het ledenwervingsproces Beinvloeders Uw potentiele leden komen dagelijks in contact met verschillende beinvloeders: - de huisarts: vraag aan de huisarts of er flyers in de wachtkamer mogen liggen met als thema: bridgen houdt u geestelijk gezond - de apotheek: vraag aan de apotheek of er flyers in de wachtkamer mogen liggen met als thema: bridgen houdt u geestelijk gezond - de boekwinkel: vraag aan de boekwinkel of er een of meerdere posters opgehangen mogen worden met als thema: in deze boekwinkel zijn boeken over bridge verkrijgbaar, bridgeonderwijs via uw vereniging - sportvereniging: vraag aan de sportvereniging of u posters mag ophangen met als thema: bridge zorgt voor geestelijke gezondheid, uw sport (tennis, golf, voetbal, volleybal, etc.) houdt u lichamelijk gezond - Eigen ledenbestand: benoem uw leden als ambassadeur van uw vereniging - kerken: vraag aan het kerkelijk bestuur of uw vereniging bij de ingang een poster mag ophangen met als thema: bridge haalt u uit uw isolement en versterkt uw sociale contacten Zorg er wel voor dat uit de folder of poster blijkt dat men bij uw vereniging terecht kan voor meer informatie Ondersteuning Zowel de NBB als het district Gooien Ommeland kunnen uw vereniging ondersteunen in het proces van ledenwerving. Het is immers in ieders belang dat er nieuwe leden geworven worden. Schroom niet en maak gebruik van 25

27 de aanwezige kennis en ervaring bij de NBB en het district. RESULTAAT Stap 7: U weet waar u terecht kunt met vragen en waar u om hulp kunt vragen bij het ledenwervingsproces. Ook kunt u besluiten of u gebruik wilt maken van de diverse beinvloeders binnen uw gemeente. Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 7, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden 26

28 Stap 8: De ledenwervings- activiteiten Na het doorlopen van de stappen 1 t/m 7 is het tijd om een unieke en leuke ledenwervingsactiviteit te bedenken en uit te voeren. Tijdens deze stap worden alle ideeen, informatie en keuzes omgezet in een concreet plan van aanpak. In de bijlagen vindt u een schema waarin u het plan van aanpak kunt invullen Startsituatie Beschrijf kort en concreet de genomen besluiten en gemaakte keuzes in de vorige stappen. Beschrijf concreet de doelstelling, de doelgroep, naar wie en wat u wilt communiceren en via welk communicatiekanaal u wellicht wilt gaan werken Evaluatie eerdere activiteiten Uw vereniging heeft ongetwijfeld in het verleden ledenwervingsactiviteiten ondernomen. Evalueer deze activiteiten en stel vast wat wel en wat niet heeft geleid tot resultaat. Kijk tijdens deze evaluatie ook naar het verloop en de continuiteit van de communicatie, de ingezette middelen, de werkelijke kosten en de aanwezigheid van vrijwilligers. Deze informatie helpt u eerder gemaakte fouten te voorkomen in de voor u liggende activiteiten Nieuwe activiteiten Verzin een leuke ledenwervingsactiviteit welke de basis vormt voor alle deelactiviteiten. Zorg ervoor dat de ledenwervingsactiviteit past bij uw vereniging en uw doelgroep. In de bijlagen vindt u een overzicht van verschillende leuke ledenwervingsactiviteiten. Denk ook aan de ontvangst van potentiele leden/deelnemers bij de activiteit. Een goede en goed herkenbare gastheer of -vrouw kan zorgen voor een goede sfeer. Zorg voor de aanwezigheid van vrijwilligers die allerlei vragen kunnen beantwoorden. TIP: organiseer enkele activiteiten kort achter elkaar en stem de deelactiviteiten daarop af. En vergeet niet de 27

29 deelnemers van de eerste activiteit ook uit te nodigen voor de volgende geplande activiteit Planning Als er een leuke ledenwervingsactiviteit is verzonnen en uitgewerkt, kunnen de datum en de tijden bepaald worden. Houdt daarbij rekening met de nog benodigde tijd voor het creeeren van promotiemateriaal, zoals posters, flyers, folders, brochures, advertentieteksten, e.d. Als uw vereniging de activiteit gaat plannen kijk dan of er geen andere grote activiteiten plaatsvinden voor uw potentiele leden. Als er andere grote activiteiten zijn bestaat de kans dat er weinig bezoekers naar uw ledenwervingsactiviteit komen. Ook is het belangrijk dat u rekening houdt met vakantieperiodes en feestdagen. TIP: Haak aan op speciale sportdagen of specifieke gemeentelijke activiteiten, zoals een braderie e.d Budget Ledenwervingsactiviteiten kosten geld. In stap 1 zijn doelstelling en budget al vastgesteld. Vergelijk de kosten van de in deze stap gemaakte keuzes en stel vast of het eerder berekende budget toereikend is. Komt u tekort denk aan het aanvragen van subsidie bij uw gemeente of bij uw district. Zorg in ieder geval voor een sluitend budget en voorkom tijdens de uitvoering van de activiteiten budgetoverschrijding. Neem daarom een post onvoorzien op in uw budget (normaliter 10% van het oorspronkelijke budget) Haalbaarheid U staat op het punt om nu de activiteiten uit te gaan voeren. Het is verstandig om een haalbaarheidsonderzoek op te starten (zie stap 3) en te controleren of de in deze stap genomen besluiten en gemaakte keuzes aansluiten opde in stap 3 verkregen informatie. U voorkomt hiermee latere teleurstellingen. Een voorbeeld van een haalbaarheidsonderzoek is in de bijlagen opgenomen. 28

30 TIP: Stel vast of uw vereniging goed verzekerd is. In de bijlagen vindt u een overzicht van belangrijke verzekeringen voor uw vereniging Draaiboek U bent nu aan het eind van de 8 stappen en in staat om een concreet draaiboek van de ledenwervingsactiviteiten samen te stellen. Een draaiboek is een stapsgewijze opsomming van alle feiten en afspraken van de ledenwervingsactiviteit. Een draaiboek is erg handig voor vrijwilligers die alleen op een specifieke activiteit helpen en weten wanneer hun inzet gewenst is. Mocht een van deze vrijwilligers wegvallen dan kan aan de hand van het draaiboek zijn/haar activiteit direct worden overgenomen door een andere vrijwilliger. Een draaiboek zorgt er voor dat iedereen altijd weet wat er van hem/haar verwacht wordt en dat u geen dingen over het hoofd ziet. In de bijlagen is een voorbeeld opgenomen van een draaiboek. TIP: Zorg voor een fotograaf bij de ledenwervingsactiviteit! 8.8. Nazorg De ledenwervingsactiviteit is begonnen en wordt uitgevoerd conform alle gemaakte afspraken. Maar daarmee houdt de ledenwerving niet op. Denk er aan voldoende promotiemateriaal en inschrijfformulieren beschikbaar te hebben, zodat deelnemers deze mee naar huis kunnen nemen. Laat deelnemers aan de ledenwervingsactiviteit hun contactgegevens opschrijven. Zo kunt u potentiele leden na de activiteit nog een keer benaderen. Ook kan uw vereniging ervoor kiezen de deelnemers aan de activiteit een korte enquete te laten invullen. In de bijlagen vindt u een voorbeeld. TIP: Zorg ervoor dat iemand van uw vereniging het potentiele lid helpt bij het invullen van de enquete. Het is belangrijk om enige tijd na de activiteit deelnemers te 29

31 benaderen die nog geen lid geworden zijn van uw vereniging. Doel: uitzoeken van de redenen, uitnodigen voor een nieuwe activiteit, etc. Laat in ieder geval de deelnemers weten, dat u hun bezoek enorm heeft gewaardeerd en daarvoor bedankt. Indien u in de enquete heeft gevraagd naar de geboortedata dan is het zinvol om de deelnemer een verjaardagskaart te zenden. Laat blijken dat u hem/haar niet vergeten bent. Een andere nazorgactie kan zijn het verzenden van een nieuw persbericht, waarin u meldt, dat uw ledenwervingsactie succesvol is verlopen (tenminste als u het beoogde resultaat heeft bereikt!) Voorts kunnen interessante nieuwsfeiten zijn: hoge opkomst, directe ledenwinst. En zorg er voor dat er een foto van de activiteit is bijgevoegd, dit vergroot de kans op plaatsing van uw bericht Evaluatie Het is belangrijk dat u de ledenwervingsactie samen met de vrijwilligers goed afsluit. Houdt een gemeenschappelijke evaluatie en bespreek de volgende zaken: - is de doelstelling bereikt? - Hoe is de interne communicatie verlopen? - Hoe is de externe communicatie verlopen? - Zijn de kosten binnen budget gebleven? - Was het aantal ingezette vrijwilligers voldoende? - Was het aantal gekomen potentiele leden conform de verwachting? - Hoe is de activiteit verlopen? - Welke wetenswaardigheden zijn bekend geworden uit de enquete gehouden bij de deelnemers? - Heeft dit handboek geholpen? - Hebben de diverse geleverde sjablonen en voorbeelden geholpen? - Welke stappen waren het moeilijkst te doorlopen? - Was de geplande tijd tussen stap 1 en deze stap voldoende? RESULTAAT Stap 8: U heeft een draaiboek voor de ledenwervingsactiviteit, waarin alle werkzaamheden zijn opgenomen: van voorbereiding tot en met nazorg en evaluatie. 30

32 Mogelijke ondersteuning door het District Gooi- en Ommeland: Heeft u ondersteuning nodig bij het doorlopen van stap 8, dan beschikt het District over kennis en ervaring welke voor uw vereniging beschikbaar is. Schroom niet en vraag er om als u dat nodig vindt. Het District vindt niet voor niets, dat we samen sterker zijn in het werven van nieuwe leden. 31

33 Slotwoord Heeft de ledenwervingsactiviteit niet het gewenste resultaat geleverd? Geef dan niet op! Durf te incasseren en te investeren in nieuwe ledenwervingsactiviteiten. Gebruik dan dit handboek om vast te stellen waar het mis is gegaan. De ledenwervingsactiviteit heeft namelijk een positief effect op uw vereniging. Allereerst voor uw huidige ledenbestand: het bestuur heeft aangetoond er alles aan te willen doen om de continuiteit van uw vereniging te waarborgen! Voorts zal het werven van nieuwe leden in de toekomst makkelijker worden. Daarbij komt dat u van elke activiteit kunt leren, juist als die niet helemaal vlekkeloos is verlopen. In de toekomst kan het dus alleen maar beter gaan. Tot slot willen we u meegeven dat het harde werken niet stopt nadat nieuwe leden zijn binnengehaald. Het werven van nieuwe leden is net zo belangrijk als het behouden van de nieuwe en huidige leden. Leden werven heeft weinig zin als de nieuwe leden weer weglopen of huidige leden niet bij uw vereniging blijven. Dan is alle moeite tijdens het ledenwervingsproces voor niets geweest. Een aantal tips om uw leden tevreden te houden: - uw leden moeten zich vanaf het begin en op elke speelavond of -middag welkom voelen; - het is belangrijk dat alle bestuursleden de namen van de nieuwe leden kennen; - Stuur de nieuwe en bestaande leden een verjaardagskaartje - Bel nieuwe leden na 2 maanden op of vereer ze met een persoonlijk bezoek om te vragen hoe het gaat en op welke punten ze wellicht ondersteuning behoeven; - Betrek uw leden zoveel mogelijk bij allerlei activiteiten binnen uw vereniging - Organiseer af en toe nevenactiviteiten die niets met bridge te maken hebben, zoals bijvoorbeeld een jeu de boule toernooi, een wandeltocht, etc. 32

34 Zorg voor gestructureerd bridgeonderwijs binnen uw vereniging voor alle niveau's (dus ook voor de A-lijners) - Probeer sponsoren binnen te halen waar leden diensten en producten tegen een korting af kunnen nemen. Het lidmaatschap van uw vereniging wordt dan waardevoller voor uw leden. Dit zijn slechts een aantal tips om leden te behouden. - Heeft uw vereniging behoefte aan meer informatie over ledenbehoud? Neem dan contact op met de NBB of het district Gooi- en Ommeland. Zijn graag bereid om er met u over te praten. 33

35 DE TURBO EROP! Menig bestuur van een bridgevereniging zal na het lezen/doorbladeren van het Handboek tot de volgende conclusie komen: Een zo groot project is voor ons niet te doen! Het vraagt teveel tijd en energie terwijl de resultaten niet gegarandeerd zijn. Hoewel de commissie Samen Sterker van mening is, dat het beste resultaat behaald wordt door het stap voor stap uitvoeren van het stappenplan is voor de clubs die tegen de hoeveelheid werk aanhikken, een TURBO STAPPENPLAN ontwikkeld. stappen zijn logisch gecombineerd in een drietal fases: Fase 1: Interne voorbereiding Fase 2: Externe voorbereiding Fase 3: Implementatie Campagne In deze bijlage wordt de mogelijkheid van combineren van stappen nader uitgewerkt en per fase worden handvatten aangereikt om tot een zo optimaal mogelijk resultaat te komen. Het Turbo Stappenplan is feitelijk hetzelfde ingericht als het basis Stappenplan, doch een aantal 34

36 De voorbereiding Allereerst zal het bestuur een besluit moeten nemen of het stappenplan wordt uitgevoerd, of men wil samenwerken met andere bridgeclubs in de gemeente en of men gebruik wil maken van de door het district aangeboden ondersteuning. Tijdens de bespreking in een bestuursvergadering zullen pro s en contra s de revue passeren. Geadviseerd wordt de pro s en contra s tegenover elkaar te plaatsen en vaststellen of de contra s een te starten project Ledenwerving in deze omvang teveel ondermijnen. Is dat niet het geval dan kan er een positief besluit volgen. Positief besluit: - Na een positief besluit is het zaak direct de ondersteuning en mogelijke samenwerking met andere bc s in de gemeente te organiseren. De beoogde samenwerking kan geïnitieerd worden door het district. - Vervolgens zullen er teams moeten worden samengesteld om de eerste 4 stappen van het stappenplan uit te voeren. Geadviseerd wordt om in elk team een bestuurslid te laten 35

37 participeren en vrijwilligers te kiezen die vanuit hun verleden bekend zijn met het betreffende onderwerp. Uiteraard is het mogelijk om minder teams in te zetten, bijvoorbeeld 1 team dat stappen 1 en 2 uitvoert en 1 team dat de stappen 3 en 4 uitvoert. KICKOFF SESSIE: Nu de eerste projectvoorbereiding gereed is is het tijd om een kickoff sessie te organiseren met als doel om de teams alle relevante informatie ter beschikking te stellen, te instrueren wat er van elk team wordt verwacht, de documentstandaards toe te lichten, hoe de communicatie en rapportage verloopt welke ondersteuning men kan verwachten en binnen welke tijdsspanne de resultaten moeten worden opgeleverd. De kickoff sessie kan voorbereid worden door een adviseur van het district of men kan gebruik maken van een standaard powerpoint presentatie die door het district is ontwikkeld. Tijdens de kickoff sessie moet een coördinator benoemd worden die gaat toezien op de voortgang en als spiul fungeert indien de teams vragen hebben of tijdens hun werkzaamheden vastlopen. De coördinator zorgt voor inzet van de juiste expertise om de mogelijke problemen op te lossen. Eindresultaten van elk team worden gerapporteerd aan de coördinator. Geadviseerd wordt een bestuurslid te benoemen tot coördinator. 36

38 FASE 1, de interne voorbereiding Tijdens de Kickoff sessie (zie vorig hoofdstuk) zijn de afspraken gemaakt welk team wat doet en wanneer uiterlijk opgeleverd wordt. In principe zijn de volgende activiteiten verdeeld over de verschillende teams: TEAM 1: - voert de activiteiten uit die voortvloeien uit stap 1 (zie handboek) t.a.v. het vaststellen van de beleidskaders. Deze stap is goed te combineren met stap 3. TEAM 2: - voert de activiteiten uit die - voortvloeien uit stap 2 (zie handboek) t.a.v. het zoeken - naar vrijwilligers voor het uitvoeren van de campagne. Deze stap is goed te combineren met stap 4. TEAM 3: - voert de activiteiten uit die voortvloeien uit stap 3 (zie handboek) inzake het vaststellen van de identiteit van de BC. Deze stap is goed te combineren met stap 1. TEAM 4: - voert de activiteiten uit die voortvloeien uit stap 4 (zie handboek) inzake het vaststellen van de omgevingsfactoren. Deze stap is goed te combineren met stap 2. 37