Werven van vrijwilligers middels de wervingscirkel.

Transcriptie

1 Werven van vrijwilligers middels de wervingscirkel. 1. Werven van vrijwilligers In deze tijd is het niet altijd even makkelijk om nieuwe mensen te vinden die zich vrijwillig willen inzetten. Veel organisaties geven aan uit dezelfde vijver te vissen en daardoor vaak áchter het net. Of graag willen verjongen maar niet weten hoe deze groep te bereiken. Hoe maak je de organisatie aantrekkelijk voor nieuwe vrijwilligers, wat doe je wel en wat beter niet? Hoe haal je vrijwilligers binnen? Je kunt als organisatie natuurlijk heel voortvarend te werk gaan. Zoveel mogelijk oproepen in huisaan-huisbladen zetten, bijvoorbeeld. En voor iedereen die blijk geeft wel interesse te hebben, de deuren wijd openzetten. Maar werkt het ook? Het antwoord is: soms wel, maar meestal niet. De traditionele manieren om vrijwilligers te werven blijken vaak niet meer te werken. Nieuwe vormen om vrijwilligers te vinden en binden zijn noodzakelijk. Het binnenhalen van vrijwilligers is daarom veel méér dan een simpele actie waar even veel energie in moet worden gestopt. Dus? Wie (meer) vrijwilligers wil, zal vooral ook goed moeten nadenken over het werven van vrijwilligers. Wie wil ik waarvoor binnenhalen? Want: wil je vooral snel vrijwilligers? Of wil je de juiste man/vrouw op de juiste plek in je organisatie? 1.1. De juiste persoon op de juiste plaats Werving gaat om het aantrekken van vrijwilligers die passen bij de organisatie en bij de taken die ze gaan uitvoeren. Kort samengevat: de juiste persoon op de juiste plaats krijgen en behouden. Veel organisaties hebben problemen met het werven van vrijwilligers. Je hebt tenslotte geen baan te bieden met salaris, maar je biedt een vorm van vrijetijdsbesteding. In eerste instantie lijkt het of je meer vraagt dan je te bieden hebt: van potentiële vrijwilligers wordt gevraagd of zij zich voor een aantal uur per week of een aantal taken vast willen leggen. Wat het oplevert, wordt pas later duidelijk. Daarom is het belangrijk om in je werving de nadruk te leggen op de opbrengsten voor de vrijwilligers. Probeer je in te leven in de doelgroep die je voor ogen hebt: wat zijn mogelijke motieven van potentiële vrijwilligers uit deze doelgroep om bij een lokale omroep te gaan werken? Wat spreekt hen aan? Wat vinden zij interessant? Wat zien zij als een uitdaging? Pas als je als organisatie daar goed op in kan spelen, zal het mogelijk zijn nieuwe mensen te werven voor het vrijwilligerswerk Maatschappelijke ontwikkelingen Als organisatie wil je vrijwilligers binnenhalen. Tegelijkertijd heeft je organisatie te maken met allerlei maatschappelijke ontwikkelingen zoals flexibilisering, individualisering, maatwerk economie, internet, groei van het aantal taakcombineerders (werken & zorgen). Deze ontwikkelingen hebben gevolgen voor de beschikbaarheid van mensen voor vrijwilligerswerk. Het kan ook gevolgen hebben voor de doelgroep waaruit tot nu toe vrijwilligers zijn geworven. Bijvoorbeeld studenten hebben door invoering van de tempobeurs veel minder tijd voor vrijwilligerswerk.

2 1.3. Organisatiebeeld/imago Voordat je gaat werven, start je met een analyse. Om effectief te werven moet de organisatie weten wat ze wil, waar ze sterk in is en waar kansen liggen om nieuwe mensen te werven. Vooraf je identiteit en imago analyseren, voorkomt dat je een wervingsverhaal hebt dat niet overeenstemt met de werkelijkheid. De kans is dan groot dat je niet de juiste mensen trekt of dat de goede mensen voortijdig afhaken. Het imago van een organisatie is het beeld dat anderen van de organisatie hebben. Dat beeld kan anders zijn dan de identiteit. Het is een abstractie van de werkelijkheid die mensen maken om snel een totaalbeeld van iets te hebben. Een imago ontstaat niet vanzelf. Het is gebaseerd op een totaal aan indrukken die mensen van een organisatie kunnen hebben, zoals: - eigen ervaringen; - ervaringen van anderen; - de geschiedenis van een organisatie; - de manier waarop de organisatie zich presenteert in huisstijl, gebouw, materiaal; - de manier waarop mensen van de organisatie naar buiten treden; - berichten in de media over de organisatie; - het type activiteiten van de organisatie; - de sector waarin de organisatie actief is. In feite is het imago een afspiegeling van de identiteit van de organisatie, haar geschiedenis en allerlei omgevingsfactoren. Het is belangrijk om te weten of het beeld dat de organisatie van zichzelf heeft (identiteit), klopt met het beeld dat de buitenwereld heeft (imago). Realiseer je daarbij wel dat de buitenwereld natuurlijk ook weer is opgebouwd uit verschillende doelgroepen. Een imago dat voor de ene doelgroep onaantrekkelijk is, hoeft dat voor een andere groep niet te zijn. Wanneer het imago niet overeenkomt met hoe de organisatie gezien wil worden, zal dit de werving bemoeilijken. Je stoot dan immers mensen af die je eigenlijk zou willen interesseren. Het is natuurlijk mogelijk dat het imago gewoon niet klopt met de werkelijkheid; de organisatie is eigenlijk veel leuker, beter, zinvoller, efficiënter dan de mensen denken. Het is dan verstandig om in de werving expliciet aandacht te besteden aan positieve beeldvorming. Het is ook mogelijk dat het imago eigenlijk in grote lijnen klopt met de werkelijkheid. Ben je daar niet tevreden over, dan kun je niet volstaan met een imagocampagne; je zult eerst de organisatie van binnenuit moet veranderen.

3 2. Werven met de wervingscirkel De wervingscirkel is een hulpmiddel dat is ontwikkeld voor het planmatig werven van vrijwilligers. De kracht van het model is dat het aansluit bij de motivatie en passie van mensen zelf. Als je aan werving wilt doen (een wervingscampagne wilt opzetten bijvoorbeeld), wil je mensen overtuigen. Je wilt ze duidelijk maken dat jouw organisatie hen graag als vrijwilliger wil. Werving is dus een vorm van reclame, van communicatie. Voor het opzetten van een wervingscampagne kun je daarom goed gebruik maken van een instrument uit de communicatiekunde: de communicatiecirkel. Deze communicatiecirkel is aangepast voor vrijwilligersorganisaties. Het resultaat is de wervingscirkel. Wat wil je bereiken? Bij de wervingscirkel is het van belang je niet te snel te laten leiden door geldgebrf creatief te zijn. Het principe van de cirkel is dat je van doel naar organisatie de cirkel doorloopt. Met die cirkel kun je stap voor stap een wervingsactie voorbereide Hoe ga je het organiseren? doel doelgroep Wie wil je bereiken? organisatie USP's Welke weg volg je? middel / activiteit Boodschap Wat wil je vertellen, wat heb je te bieden?

4 Gebruik van de wervingscirkel: Je begint met het doel: Wat wil ik bereiken met de werving? Wat stel ik mij ten doel? Vervolgens denk je na over de doelgroep: Wie wil ik bereiken? En je bedenkt: Wat zijn mijn Unique Selling Points? Wat maakt mijn organisatie aantrekkelijk voor juist deze doelgroep? Daarna komt de boodschap: Wat wil ik overbrengen? Wat heb ik hen te bieden? Dan de vraag: hoe ga ik mijn doelgroep benaderen? Welk middel kan ik gebruiken? Ten slotte: Wie doet het, wanneer en hoeveel mag het kosten? Dus: hoe organiseer ik de wervingsactie? Stap 1: Werven met en voor een doel Werven doe je niet zomaar. Je komt mensen tekort, of je denkt meer mensen te kunnen gebruiken. De mensen die je gaat werven wil je voor bepaalde taken inzetten of je wilt dat ze per week op vaste tijden inzetbaar zijn. Voordat je van start gaat met willekeurig advertenties te plaatsen of posters op te hangen, is het goed om goed te bedenken waarvoor en hoelang je mensen nodig hebt. Wanneer ben je tevreden? Formuleer eerst het doel van je wervingscampagne. Zo n doel van een campagne zou bijvoorbeeld als volgt kunnen luiden: Ik wil minstens vijf mensen vinden met bestuurs- en media-ervaring die bereid zijn minimaal twee dagdelen per maand vrij te maken om het huidige bestuur te versterken. Checklist voor het maken van een wervingsdoel Hoeveel mensen zijn er nodig? Welk werk moeten ze gaan doen? Welke functie-eisen zijn er? - Wat moeten ze kunnen? - Hoeveel tijd per week moeten ze beschikbaar zijn? - Gaat het om een tijdelijke functie of is het voor langere tijd? Stap 2: De doelgroep: Wie wil je bereiken? Voordat je op zoek gaat naar de doelgroep buiten je organisatie, is het goed om eerst te onderzoeken welk type vrijwilliger nu in de organisatie werkt en deze vervolgens te waarderen. Vrijwilligersorganisaties die in nood zitten hebben vaak de neiging om blij te zijn met iedereen die zich als vrijwilliger meldt. Hoe kieskeurig kun je zijn? Toch blijkt vaak dat een beetje kieskeuriger zijn in de werving eerder méér resultaat oplevert dan minder. Bij het nadenken over je doelgroep moet je jezelf twee vragen stellen. De eerste vraag is: Wat voor vrijwilligers wil ik hebben? Wie is mijn doelgroep? Daarvoor is het goed om eerst een goed profiel te maken van het type vrijwilliger dat je zoekt. De tweede vraag is: waar zitten die mensen? Waar haal je de informatie over je doelgroep vandaan?

5 Nieuwe vindplaatsen Internet: zet vacatures niet alleen op de eigen website, maar verdiep je ook in het zoekgedrag van je doelgroep en zorg dat je daar te vinden bent. Hobby: deelnemers aan een schrijfcursus van een volksuniversiteit of buurtcentrum als doelgroep voor de uitbreiding van de redactie van een afdelingsblad. Studie: gastcolleges besturen van non-profitorganisaties, gekoppeld aan de mogelijkheid bestuurservaring op te doen in een sociale of culturele instelling; een tienminutenpresentatie tijdens een college, advertenties in bladen van scholen, presentatie voor studievereniging. Werkplek: Young Professionals benaderen door te bellen en mailen naar bedrijven. Evenementen: stands of festivals, verenigingsmarkten of 50+ beurzen; presentatie geven of stayeren (mensen persoonlijk aanspreken en een flyer geven). Kennissenkring: ken je mensen die binnenkort meer tijd krijgen (prepensioen, kinderen het huis uit)? Stap 3: Wat zijn je Unique Selling Points? Je USP s zijn die zaken waarin jullie organisatie aantrekkelijker is dan je concurrenten (andere organisaties, maar ook indirecte concurrenten zoals voetbal op TV). Wat heeft jullie organisatie je relatie te bieden? Wat is er uniek aan je organisatie? Hierbij kan je denken aan: - Het doel van de organisatie; - De mensen die bij de organisatie betrokken zijn en hoe zij met elkaar samenwerken; - De activiteiten die georganiseerd worden; - De betrokkenheid bij een doel of doelgroep die de organisatie uitstraalt; - Het maatschappelijk belang dat gediend wordt; - De mate waarin wordt ingesprongen op de actualiteit. Stap 4: Wat is je boodschap, wat heb je te bieden? Wat is je wervingsboodschap? De boodschap is de vertaling van je doelstelling, via je Unique Selling Points naar de doelgroep. Essentieel bij elke werving is dat je bij het formuleren van de boodschap als het ware op de stoel van de doelgroep gaat zitten: even de wereld vanuit diens ogen bekijken. Probeer te achterhalen welke woordkeus hen aanspreekt, of welke normen en waarden in je doelgroep heersen. Wanneer zou het voor die persoon bijvoorbeeld interessant zijn actief te worden in een landelijk bestuur? Pas dan kun je de juiste invalshoek en overtuigingskracht vinden om de ontvanger aan te zetten tot actie. Je kijkt dus naar de doelgroep en naar de informatie die de doelgroep zal aanspreken. Een voorbeeld: In plaats van Het bestuur vraagt...' kan het veel aansprekender zijn om het perspectief van de doelgroep te nemen: 'U zoekt een...' Dan benadruk je vanzelf al meer de opbrengstenkant.

6 Een voorbeeld: Wij zoeken: bestuursleden voor de lokale omroep Gelderland Het bestuur vergadert drie keer per maand. De programma s worden door de verschillende werkgroepen gemaakt beter Bent U op zoek naar: - een nieuwe uitdaging; - veel contacten met mensen op allerlei plaatsen; - werk dat aansluit bij uw ervaring in de media? Wij bieden u een interessante bestuursfunctie bij de lokale omroep aan! Of misschien zelfs zo: U dacht dat de medezeggenschapsraad saai is? lustrumfeest houden cabaretje zoeken conflict oplossen burgemeester ontvangen subsidie binnenhalen training time-management volgen trouwe vrijwilliger bedanken nieuwe leden werven Wij weten wel beter! Ook interesse? Kortom: het bedenken van een boodschap is een creatief proces waarbij je moet kijken door de ogen van je doelgroep.

7 Stap 5: Kanalen en middelen Een boodschap moet ook nog verzonden worden. En op zo n manier dat het werkelijk binnenkomt bij de doelgroep. Daarvoor heb je een middel nodig en een kanaal. Een middel is dat wat de informatie draagt (bijvoorbeeld een poster, een folder, een sticker, of bijvoorbeeld dat wat je zegt in een gesprek). Een kanaal is de weg waarlangs die informatie gaat. (Die folder kan liggen in een dokterswachtkamer, huis aan huis worden verspreid, op aanvraag verzonden, enz.) Wie leest wat? De plek waar je middelen neerlegt, en ook het middel zelf, bepaalt voor een deel het resultaat. In een wachtkamer vind je andere mensen dan bij een sportclub of school. Door goed te bedenken wat jouw doelgroep ziet, hoort, leest en waar je doelgroep komt, kun je de aantrekkelijke plekken vinden. Hoe weet je nu wat jouw doelgroep bereikt? Een manier om dat te achterhalen is om voor bepaalde doelgroep het volgende schema in te vullen. Nog beter is het iemand van die doelgroep zelf te laten invullen. Dit kun je te weten komen tijdens het interview dat je afneemt met iemand uit je doelgroep. Voorbeeld De doelgroep is mannen in de VUT. De doelgroep Middel geschikt voor Leest: krant, blad, direct mail Huis aan huisblad Regionaal dagblad De kampioen advertentie, artikel, brief luistert/ziet: radio, tv, billboard, posters Doet: vrije tijd, werk, studie, vakantie lid/aanhanger/fan: vereniging, kerk, partij, bekendheid Ontmoet: buurt, vrienden Geïnteresseerd in: politiek, reizen, techniek, kinderen Regionale omroep Kabelkrant Bibliotheek Buurthuis ANBO Hervormde kerk Bridgevereniging Laat andere vrijwilligers weten dat je bezig bent met werven Ouderenissues interview, persbericht, poster poster, lezing, neerleggen van folders lezing, artikel in verenigingsblad, folder, mogelijkheid samenwerking mond-tot-mondreclame stimuleren met materiaal voor huidige vrijwilligers in tekst hierbij aansluiten

8 Stap 6: de concrete organisatie Plannen is vooruitzien. Elke keer dat de wervingscirkel doorlopen wordt, passeer je ook het segment organisatie. Het gaat hier in eerste instantie om de organisatie van de werving zelf: alle praktische randvoorwaarden om de uitvoering soepel te laten verlopen. De planning bijvoorbeeld: - Wanneer moet het materiaal klaar zijn? - Wanneer is het een goede tijd om een mailing de deur uit te doen? - Wie gaat schrijven, voorbeelden zoeken? - Etc. En de kosten: - Hoeveel kan en wil je eraan uitgeven? - Wie gaat je kosten betalen? Bij het doorlopen van de cirkel is dit het moment waarop je expliciet stilstaat bij de praktische haalbaarheid van je plannen en de investeringen die het kost om die ideeën te realiseren. Dit is ook het moment waarop je eventueel je wervingsactie op onderdelen moet bijstellen. Het is handig daarvoor een draaiboek te maken met daarin minimaal de volgende elementen: Wat: Waar: Wie: Wanneer: Hoe: Wat moet er precies gebeuren? De plek waar de werving zal plaatsvinden. Dit kan een fysieke plek zijn (de straten rondom de moskee of kerk), maar ook een digitale (een website). De taakverdeling: Wie gaat de werving uitvoeren: een individu of wordt er een werkgroep ingesteld? Wie is verantwoordelijk voor de werving en wie is het aanspreekpunt voor vragen? Wie gaat schrijven, voorbeelden zoeken? De planning: Wanneer moet het materiaal klaar zijn? Wat is een geschikt moment om een mailing de deur uit te doen? Wanneer loopt de wervingsactie af? Op een datum, of wanneer een bepaald resultaat behaald is? Op welke wijze en tegen welke kosten? Welke middelen en kanalen gebruiken we? Hoeveel kun en wil je eraan uitgeven? Wie gaat de kosten betalen? Tot slot: evalueren, successen delen en bijstellen Wanneer de wervingsactie is beëindigd, is het tijd om te evalueren. Wat ging er goed tijdens deze wervingsactie en op welke punten kan de werkwijze verbeterd worden? Na afloop van de wervingsactie is het ook belangrijk om anderen binnen de organisatie te vertellen over de resultaten. Zo kunnen anderen leren van jouw succes en raken meer mensen enthousiast om te gaan werven. Wellicht is er inmiddels een nieuwe situatie ontstaan, waardoor een andere aanpak nodig is. Bij een nieuwe wervingsactie hoort dan ook weer een ander doel en een andere doelgroep. Kortom, je maakt een nieuwe ronde door de wervingscirkel.