Marktconsultatie. ten behoeve van het

Transcriptie

1 Marktconsultatie ten behoeve van het Universitair Medisch Centrum Utrecht inzake de mogelijke aankoop van een LeerManagement Systeem (LMS) Versie: 1; definitief Datum: 20/10/2016 Pagina 1

2 INHOUDSOPGAVE 1. ALGEMEEN HET UMC UTRECHT DOEL VAN DIT DOCUMENT SCOPE, DOEL EN DOELGROEP MARKTCONSULTATIE DE PROCEDURE AANMELDING EN CONSULTATIE PROCEDUREEL UITGANGSPUNTEN PROCEDURE PLANNING VERWACHTE INSPANNINGEN DEELNEMENDE PARTIJEN HUIDIGE SITUATIE, KNELPUNTEN, VRAAGSTUKKEN EN RANDVOORWAARDEN OMSCHRIJVING VAN DE HUIDIGE SITUATIE KNELPUNTEN EN VRAAGSTUKKEN RANDVOORWAARDEN TOT SLOT... 10

3 1. Algemeen 1.1. Het UMC Utrecht De Aanbestedende dienst is het UMC Utrecht. Het Universitair Medisch Centrum Utrecht is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland. Met ruim mensen wordt voortdurend gebouwd aan goede zorg met als bouwstenen kennis en mensen. Zonder nieuwe kennis over ziekte en gezondheid zal de zorg niet verbeteren en zonder mensen die deze kennis kunnen genereren, toepassen en overdragen, zullen patiënten geen betere zorg krijgen. Daarmee zijn de kernactiviteiten van het UMC Utrecht gegeven: het verrichten van toonaangevend wetenschappelijk onderzoek van bench tot bedside, het bieden van state of the art zorg waar bijzondere kennis en expertise voor nodig is en een uitstekende opleiding bieden aan studenten, (bio)medische onderzoekers, artsen en andere zorgverleners. Dit vertaalt zich in de missie die aan al onze activiteiten ten grondslag ligt: Het UMC Utrecht is een internationaal toonaangevend universitair medisch centrum waarin kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving wordt gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast. De visie van onze nieuwe strategie 3.0 sluit daarbij aan: Het UMC Utrecht is een toonaangevend instituut dat kiest voor profilering op een select aantal speerpunten met landelijke en internationale uitstraling, waarin toponderzoek en topzorg zijn geïntegreerd. Voor de regio staat het UMC Utrecht voor moderne acute zorg, solide specialistische expertise en een breed palet aan topreferente functies. Kennis overdragen en blijven leren zijn wezenlijke onderdelen van het dagelijks werk van alle UMC medewerkers. Het UMC Utrecht heeft een grote aantrekkingskracht op toptalent uit binnen- en buitenland. Gedreven medewerkers inspireren elkaar tot samenwerken en innoveren. Het UMC Utrecht bestaat uit het Academisch Ziekenhuis Utrecht, het Wilhelmina Kinderziekenhuis en de Medische Faculteit Utrecht. De UMC Utrecht organisatie is verdeeld in een gedecentraliseerde structuur van Divisies, Directies en Diensten. Het UMC Utrecht is gehuisvest op de Uithof te Utrecht alwaar het Academisch Ziekenhuis, het Wilhelmina kinderziekenhuis, het Stratenum en het A.A. Hijmans van den Bergh gebouw staan. Enkele cijfers: Aantal bedden Aantal opnamen Aantal verpleegdagen Gemiddelde verpleegduur (dg) 7,0 Aantal polikliniekbezoeken Aantal EHBO-bezoeken Aantal (fulltime) arbeidsplaatsen Aantal medewerkers totaal

4 Nadere informatie over de organisatie is te vinden op: Doel van dit document Dit document is als volgt opgebouwd: Een schets van de marktconsultatieprocedure ten aanzien van de aanpak en planning; Een omschrijving van de inhoud en het kader van de marktconsultatie; De vraagstelling aan de markt/de inhoudelijke consultatie teneinde een oordeel te vormen inzake de vormgeving van de voorgenomen aanbesteding Scope, doel en doelgroep marktconsultatie Deze marktconsultatie vindt plaats in het kader van een vooronderzoek geleid door het Onderwijscentrum (OWC) van het UMC Utrecht. Het Onderwijscentrum wil studenten en professionals in de gezondheidszorg en het biomedische onderzoek opleiden tot topprofessionals die samen met anderen vaardig en veilig werken en bijdragen aan kennisontwikkeling in en voor de gezondheidszorg. UMC Utrecht Academie is een afdeling binnen het Onderwijscentrum. Een belangrijke opdracht voor deze afdeling is het bekwaam maken én houden van zorgprofessionals. De UMC Utrecht Academie stelt de kwaliteit en patiëntveiligheid centraal en levert zo een belangrijke bijdrage aan de strategische speerpunten van de zorgorganisaties. De RvB heeft (via het Onderwijscentrum) de UMC Utrecht Academie opdracht gegeven voor het uitvoeren van een vooronderzoek naar een geïntegreerd LeerManagement Systeem (LMS) voor medewerkers van het UMC Utrecht. In dit document duidt het begrip LMS op een geheel van systemen die bij elkaar het leren van UMC Utrecht medewerkers ondersteunt, waaronder kwaliteitspaspoort, cursusadministratie, portfolio en e-learning. Om de ontwikkeling van professionals in het UMC Utrecht te ondersteunen en verplichte scholingen te monitoren, is een goede digitale leeromgeving inclusief LMS onontbeerlijk. De (inrichting van de) huidige leeromgeving biedt dit onvoldoende. Het doel van dit vooronderzoek is om de haalbaarheid en toepasbaarheid van een integraal LMS in kaart te brengen dat voldoet aan: Het ondersteunen, stimuleren, registreren en monitoren van de leerontwikkeling van medewerkers van het UMC Utrecht door middel van een toekomstbestendige en flexibele digitale leeromgeving. Om zodoende het veilig en vaardig werken te bevorderen en te voldoen aan o.a. wettelijke verplichtingen en het JCI normenkader 1. De doelstelling van deze marktconsultatie is om, voorafgaand aan een formele (Europese) aanbestedingsprocedure - geheel vrijblijvend - met volledige openbaarheid en zonder verplichtingen, de markt te consulteren over een aantal belangrijke aspecten van het hierboven omschreven project en de kenmerken van de markt waarin deze dienstverlening zich bevindt. 1 De Joint Commission International (JCI) is een gerenommeerd internationaal accreditatieorgaan voor veiligheid in de zorg. JCI toetst aan een patiëntgericht normenkader waarbinnen kwaliteit en patiëntveiligheid centraal staan. Het UMC Utrecht heeft nadrukkelijk voor Joint Commission International gekozen, omdat JCI de patiënt centraal stelt en de feitelijke praktijk toetst aan de beleidsafspraken die door de organisatie zelf zijn vastgesteld. Ook de ervaringen van patiënten worden meegenomen in de beoordeling.

5 Dit document is bestemd voor marktpartijen die hun kennis met de betrokken aanbestedende dienst willen delen. U wordt, als expert op dit gebied, gevraagd om een in uw opinie meest geschikte oplossingsrichting aan te geven. De ontvangen informatie zal het UMC, indien opportuun, gebruiken om haar Programma van Eisen voor de Europese aanbesteding vorm te geven.

6 2. De Procedure 2.1. Aanmelding en consultatie Het UMC Utrecht heeft de marktpartijen in dit segment benaderd door het marktconsultatiedocument te publiceren op Tenderned middels een vooraankondiging van aanbesteding. Door dit document zijn alle geïnteresseerde partijen op de hoogte van de doelstellingen en randvoorwaarden van de marktconsultatie en zijn zij uitgenodigd voor het beantwoorden van de vragenlijst. Deze marktconsultatie zal geheel digitaal online plaatsvinden, gebruik makende van het Negometrix platform ( Aan de geconsulteerde wordt gevraagd te reageren en in te gaan op de vraagstellingen. Deze vraagstellingen vindt u op het platform van Negometrix onder het tabblad Vragenlijsten. Een instructie met betrekking tot het gebruik van het platform is te downloaden via het Download center op het Negometrix platform (QuickStartGuide). In geval van technische vragen omtrent de werking van het Negometrix platform kan contact op worden opnemen met de servicedesk: Telefoon: servicedesk@negometrix.com 2.2. Procedureel De procedure ziet er als volgt uit: De marktpartijen krijgen gelegenheid vragen te stellen over dit marktconsultatiedocument gebruikmakend van de vraag & antwoord module op het Negometrix platform; Aan de hand van de beantwoording van de vragen door het UMC Utrecht, formuleren de marktpartijen hun antwoorden op de vraagstellingen; Het UMC Utrecht kan nadere informatie verlangen van (één van) de marktpartijen, wanneer bepaalde antwoorden niet duidelijk zijn; Indien het UMC Utrecht daar aanleiding toe ziet, dan kan zij nadat de uiterlijke datum voor het indienen van het marktconsultatiedocument is verstreken, enkele partijen uitnodigen om zich nader te laten informeren. Welke partijen dit worden is geheel ter beoordeling van het UMC Utrecht; De resultaten van deze marktconsultatie worden geanonimiseerd bij de aanbestedingsdocumenten van de Europese aanbesteding gevoegd, of verwerkt in het Programma van Eisen (PvE) waardoor alle inschrijvers op de Europese aanbesteding kennis kunnen nemen van de resultaten van de marktconsultatie Uitgangspunten procedure Ten aanzien van de marktconsultatie dient voor ogen te worden gehouden dat de marktconsultatie op zich geen onderdeel uitmaakt van de komende aanbestedingsprocedure. Het is voor het UMC Utrecht een hulpmiddel om het Programma van Eisen op een passende wijze te kunnen opstellen met in achtneming van de meest actuele kennis uit de markt.

7 De marktconsultatie dient daarom in het navolgende juridische kader te worden geplaatst: De marktconsultatie is als Vooraankondiging gepubliceerd op Tenderned; De uitkomsten van de marktconsultatie worden verzameld, geanonimiseerd en verstrekt of verwerkt bij de aanbestedingsdocumenten; De marktconsultatie zal vooralsnog schriftelijk plaatsvinden; De marktconsultatie is zowel voor het UMC Utrecht als voor de deelnemende marktpartijen geheel vrijblijvend: de geconsulteerde kan aan de deelname van deze consultatie geen enkel recht ontlenen; Op een later moment kan besloten worden de consultatie een vervolg te geven, waarbij deelname vanzelfsprekend wederom geheel vrijwillig is; Het UMC Utrecht zal de verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen. Indien sprake is van vertrouwelijke informatie, dan kunt u dit vermelden in de beantwoording van de vraag; Correspondentie en verstrekte informatie zullen na afloop niet worden geretourneerd en kunnen deel uitmaken van de aanbestedingsprocedure. Deelnemende partijen verlenen toestemming om de verstrekte informatie in het PvE te mogen verwerken. Het UMC Utrecht kan en mag de informatie die verkregen is uit de marktconsultatie geheel of gedeeltelijk gebruiken bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten en/of het opstellen van het contract; De informatie die wordt verstrekt gedurende de marktconsultatie kan aanzienlijk afwijken van de informatie die in een later stadium wordt verstrekt ten behoeve van de aanbestedingsprocedure; Er wordt geen vergoeding verstrekt voor deelneming aan de marktconsultatie; Commerciële aspecten maken uitdrukkelijk geen deel uit van deze marktconsultatie; Alle communicatie inzake deze consultatie verloopt via het Negometrix platform; De voertaal tijdens deze consultatie is Nederlands. Deze marktconsultatie is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, gelieve het UMC Utrecht op de hoogte stellen door gebruik van de vraag & antwoord module. Mocht het geen betrekking hebben op een vraagstelling, dan kunt u een bericht sturen door middel van de berichtenmodule op het Negometrix platform Planning Op het Negometrix-platform treft u de planning aan. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend Verwachte inspanningen deelnemende partijen Van de deelnemende marktpartijen wordt verwacht dat zij bereid zijn hun specifieke kennis over dit onderwerp te delen met het UMC Utrecht. De inspanning zal bestaan uit het lezen van dit document en het bestuderen en beantwoorden van de vragen in de vragenlijst 1.2 en 1.3 in het Negometrix-platform. U kunt vervolgens uitgenodigd worden om uw consultatiedocument persoonlijk toe te lichten door middel van een demo.

8 3. Huidige situatie, knelpunten, vraagstukken en randvoorwaarden 3.1. Omschrijving van de huidige situatie Op dit moment wordt op diverse plekken en op verschillende wijze resultaten van (verplichte) scholingen geregistreerd bij gebrek aan één integraal LeerManagement Systeem. Decentraal registreert men op papier (bijvoorbeeld klinische lessen). Voor de registratie van de brandveiligheidstrainingen wordt gebruik gemaakt van een maatwerk fire safety systeem. In het huidig LMS wordt een aantal centrale scholingen geregistreerd. Ook dient het huidig LMS als leerportaal voor de e-learning. Er vindt geen uitwisseling plaats tussen de diverse systemen zoals tussen het huidig LMS en het fire safety systeem. Het huidige LMS wordt gevoed met personeelsgegevens vanuit SAP echter zonder organisatie structuur. Onderstaande visualisatie geeft de huidige situatie en de daarbij behorende knelpunten ten aanzien van de registratie van scholingsactiviteiten weer Knelpunten en vraagstukken UMC Utrecht mist een goed digitaal systeem dat de leerontwikkeling van medewerkers stimuleert en ondersteunt en op de achtergrond registreert wat nodig is voor externe verantwoording. Om de ontwikkeling van professionals in het UMC Utrecht te ondersteunen en om verplichte scholingen te monitoren, is een goede digitale leeromgeving inclusief dashboard voor leidinggevenden onontbeerlijk. De (beperkte) inrichting van de huidige leeromgeving biedt dit onvoldoende. Deze leeromgeving nodigt professionals nauwelijks uit om zich te blijven ontwikkelen én biedt leidinggevenden en managers, o.a. door gebrek aan de juiste koppelingen, geen dashboard om zicht te houden op de voortgang m.b.t. verplichte scholingen. Daarnaast biedt het huidige systeem onvoldoende mogelijkheid om leeractiviteiten die decentraal worden georganiseerd, te registreren en te monitoren. Gezien

9 de divisiestructuur in het UMC Utrecht volstaat een uitsluitend centrale inrichting van de leeromgeving niet Randvoorwaarden Voor de bedrijfsvoering van UMC Utrecht wordt gebruik gemaakt van de software van SAP. Voor personeelsgegevens inclusief organisatiestructuur is een koppeling met SAP (van en naar) daarom vereist. Ook moet de oplossing passen binnen de infrastructuur en het beleid rondom informatiebeveiliging van het UMC Utrecht.

10 4. Tot slot Wij beseffen ons terdege dat uw medewerking aan de marktconsultatie u tijd gaat kosten zonder dat u met die tijdsinvestering direct kans maakt op een gunning van een opdracht. Desondanks is het participeren in deze consultatie niet alleen in het belang van het UMC Utrecht. Immers, een aanbesteding waarbij in het Programma van Eisen rekening gehouden is met actuele marktontwikkelingen, duurzaamheid en procesoptimalisatie biedt voordelen voor zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers. Door uw specifieke kennis aan het UMC Utrecht beschikbaar te stellen, maakt u het mede mogelijk dat het UMC Utrecht een gedegen en actueel Programma van Eisen in de markt zet. Namens de projectgroep danken wij u voor uw bijdrage.