Nota van B&W. - geef aan hoe de (relevante) inhoud van deze samenwerking beter bestuurlijk

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp Rapport inzake functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' Portefeuillehouder R.J.H. van der Riet Collegevergadering \ CP 0kL0bCr 2-3- Inlichtingen drs D.J.G. Krijger ( ) Registratienummer Inleiding In het voorjaar 2004 was een discussie in het college over het regiobudget AM Zorg en Welzijn en Jeugd en Onderwijs aanleiding tot heroverweging van het 'staande' beleid. Aan de orde was de vraag naar nut en noodzaak om naar rato (van het aantal inwoners) bij te dragen aan de kosten van samenwerking inclusief de secretariële ondersteuning. Besloten werd de afdeling BVK i.o. de volgende opdracht te geven: - maak inzichtelijk waarvoor de AM portefeuillecontacten 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' zich inzetten; - laat zien wat dit voor Haarlemmermeer oplevert en wat het kost (in menskracht en geld); - geef aan hoe de (relevante) inhoud van deze samenwerking beter bestuurlijk aangehecht kan worden. Mede op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zou het college de uiteindelijke beslissing inzake het regiobudget - inclusief ambtelijk secretariaat - nemen. Genoemde - hierbij aangeboden - rapportage was medio februari 2005 gereed. Contexîlproces De 'ruime' tijdspanne, gemoeid met het vervaardigen en aanbieden van deze rapportage is te verklaren uit het volgende. Op het moment dat het college zich kritisch opstelde inzake dit deel van de AM-samenwerking, was ook het moment waarop in Am-kring (opnieuw) aandacht werd gevraagd voor de juiste balans tussen inhoud en structuur in AM-gremia. De daarop gestarte discussie ('AM anno 2004' en 'Strategische agenda AM) heeft nieuw élan gegeven aan de samenwerking en met name de portefeuillecontacten het centrale punt van de inhoudelijke samenwerking gemaakt. Hoezeer ook de bij deze rapportage betrokken portefeuillecontacten feitelijk al functioneerden als bedoeld in de nieuwe opzet, is het toch opportuun geacht de behandeling van deze rapportage zo veel mogelijk synchroon te laten verlopen met de geschetste AM-ontwikkeling. Tenslotte heeft de recente portefeuillewisseling ook bijgedragen aan een latere behandeling in uw college.

2 Rapport inzake functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' Volgvei 2 Onderwerp De rapportage In de rapportage is op basis van feitelijke gegevens, verkregen uit interviews met betrokkenen en verslagen van vergaderingen, gerelateerd aan de taakvelden van deze portefeuillecontacten, in beeld gebracht wat de samenwerking oplevert en kost. Met name is naar voren gekomen als belangrijk gegeven dat deze samenwerking voor een belangrijk deel gericht is op uitvoering van wettelijke taken, waarbij bovenlokale afstemming en samenwerking wenselijk en noodzakelijk zijn. Een consequentie hiervan is dat de ambtelijke ondersteuning (secretariaat) meer substantieel is dan bij andere portefeuillecontacten en ook om continuïteit vraagt: coördinatie van processen, afstemmen van lokaal en regionaal niveau en overleg met externe organisaties, leveren van inhoudelijke bijdragen, monitoren en vooral ook zorgen voor juiste en tijdige bestuurlijke aanhechting. De rapportage mondt dan ook uit in de aanbeveling deelname in het regiobudget voor deze portefeuillecontacten, inclusief het ambtelijk secretariaat, voort te zetten. Vraag van het portefeuillecontact Het AM-portefeuillecontact heeft Haarlemmermeer gevraagd de invulling en uitvoering van de secretariaatsfunctie te willen verzorgen. In het licht van Focus Klant zal in eerste instantie sprake zijn van een tijdelijke invulling, die definitief zal worden ingevuld zodra de nieuwe organisatie zijn beslag heeft gekregen. Middelen Het college heeft voor 2005 besloten naar rato bij te dragen aan de projecten van de portefeuillecontacten, waarvoor dekking is in de programmabegroting van de dienst WOC. Het besluit om bij te (blijven) dragen aan het ambtelijk secretariaat betekent qua middelen de overgang van een (jaarlijks weerkerende) incidentele post naar een structurele ten bedrage van E ,-. Communicatie De door het college op dit stuk genomen beslissing zal met de AM-partners worden gecommuniceerd als antwoord op de bijgevoegde brieven van de portefeuillecontacten. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: - in te stemmen met de conclusies en aanbevelingen van het 'Rapport inzake functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs'. - Gehoor te geven aan het verzoek van het AM-portefeuillecontact Zorg&Welzijn en Jeugd&Onderwijs om de invulling en uitvoering van de secretariaatsfunctie te willen verzorgen; - de financiële gevolgen van deze personele aanpassing te verwerken in de Eindrapportage residium te verzoeken deze nota ter kennisname aan de raad te zenden thouders van Haarlemmermeer,

3 Rapport inzake functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' Volgvei 3 Ondeiwerp Bijiage(n) Notitie 'Het AM anno 2004' en brieven van het AIM-portefeuillecontact 'Zorg&Welzijn' en 'Jeugd&Onderwijs'.

4 Rapport inzake functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs'. Aanleiding De discussie in het college over het regiobudget AM Zorg en Welzijn was aanleiding voor een heroverweging van de tot dan gevolgde koers. Waar Haarlemmermeer gewend was incidenteel bij te dragen in de kosten van de samenwerking, kwamen naar aanleiding van de vraag om naar rato bij te dragen, nut en noodzaak ervan aan de orde. Met andere woorden: is er sprake van synergie en zo ja, wat levert dat op en hoe verhoudt zich dat tot de te maken kosten? Voor de discussie rond het regiobudget houdt dit in dat pas op de plaats wordt gemaakt en de uiteindelijke beslissing over voortzetting van deelname in het regiobudget en de secretariële ondersteuning van het portefeuillecontact wordt aangehouden tot de uitkomsten van dit onderzoek beschikbaar zijn. Opdracht De opdracht aan de afdeling B&v', cluster bestuurszaken, luidde : - Maak inzichtelijk waarvoor de AM-portefeuillecontacten 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' zich inzetten; - Laat zien wat dit voor Haarlemmermeer oplevert en wat het kost (in menskracht en geld); - Geef aan hoe de (relevante) inhoud van deze samenwerking beter bestuurlijk aangehecht kan worden. Opzet rapporfage De eerste paragraaf plaatst als inleiding het AM-samenwerkingsverband in het perspectief van verleden en heden. De tweede paragraaf beschrijft hoe het AM anno 2005 voor inhoud wil gaan waaraan de structuur zich aanpast. De derde paragraaf belicht de functie van de portefeuillecontacten als geheel en die van 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' in het bijzonder. De aandacht gaat daarbij uit naar al dan niet verplichte samenwerking, de 'investeringen' daarin en de resultaten ervan. Paragraaf vier schetst alternatieven qua inzet en kosten, terwijl de paragrafen vijf en zes respectievelijk de conclusies en aanbevelingen laten zien. Rapportage 1. Inleiding Het eind 1966 gestarte 'Meerlanden-overleg' (Aalsmeer, Haarlemmermeer, Uithoorn) werd Amstelland en Meerlandenoverleg (AM) toen in 1973 Amstelveen en Ouder-Amstel toetraden. Het informele AM-overleg (informatie-uitwisseling en afstemming) kreeg in de volgende jaren meer structuur (een lichte gemeenschappelijke regeling in 1982) en behaalde in 1987 de officiële status van Wgr-regio met provinciale goedkeuring en als zesde partner de gemeente Diemen. Qua structuur vond het AM-overleg op de volgende niveau's plaats. - plenair overleg: de voltallige colleges van B&W; - dagelijks bestuur (DB): - de portefeuillecontacten (PC's): ROIEZ, Jeugd en Onderwijs, Zorg en Welzijn, OW/V&V, Bestuurszaken, Milieu, Financiën; - regionale commissies: ingedeeld conform de portefeuillecontacten en samengesteld uit raadsleden; - het secretarissenoverleg (SO): de gemeentesecretarissen van de zes AM-partners. Deze afdeling heet nu 'Bestuurszaken, Veiligheid en Kabinet i.0'

5 Bij heroriëntatie~ in 1999 en 2003 is stapsgewijs gekozen voor een meer pragmatische werkwijze waarbij inhoud voorop stond en structuur daaraan volgend. Concreet betekende dit dat de rol van het dagelijks bestuur werd versterkt terwijl het plenair overleg van karakter veranderde: niet langer 'algemeen bestuur' maar gremium waar aan de hand van thema's werd 'bijgepraat'. De regionale commissies zijn de facto opgeheven. De portefeuillecontacten vielen uiteen in actieve en 'slapende' en gaven qua inhoud een wisselend beeld te zien. De AM-regio fungeert als samenwerkingsverband ex Wgr in diverse beleidssectoren zoals onderwijs, welzijn, zorg en jeugdbeleid, veiligheidsregio, verkeer&vervoer en als subregio van het ROA ('de zuidlob'). Afhankelijk van de actuele bestuurlijk-politieke situatie in de (Amsterdamse) regio varieerde de AM-samenwerking van substantiëel inhoudelijk tot 'mechanisch structureel'. 'The finest hours' (om met Churchill te spreken) van het AM zijn die waarin 'front wordt gemaakt' tegen dreiging van buiten het AM. In ROA-verband is het AM - met Haarlemmermeer als grootste component - een factor waarmee (ook steeds meer door Amsterdam) rekening wordt gehouden. 2. De AM-samenwerking anno 2005 Medio 2004 werd in de kring van het AM-DB (opnieuw) aandacht gevraagd voor een betere balans tussen inhoud en structuur in AM-gremia. Deze gedachten zijn door het S0 opgepikt, uitgewerkt en na tussenkomst van het DB ter goedkeuring voorgelegd aan de colleges van de AM-gemeenten, die daarmee hebben ingestemd. Kort samengevat houdt de nieuwe werkwijze het volgende in: - het AM moet qua inhoud niet meer of minder zijn dan hetgeen de colleges aandragen en de PC's overnemen en uitwerken; - de PC's zijn het hart van de inhoudelijke samenwerking; - optimale informatielterugkoppeling tussen colleges en AM-gremia; - DB-rol wordt overgenomen door het PC Bestuurszaken, dat voor die rol wordt omgedoopt tot 'regiegroep'. Implementatie van deze voorstellen zal borg moeten staan voor bestuurlijke betrokkenheid bij inhoudelijke 'AM-samenwerking op maat' en een daarop afgestemde structuur. 3. De portefeuillecontacten Zorg&Welzijn (Z&W) en Jeugd&Onderwijs (J&O) binnen het AM. Portefeuillecontacten algemeen Voor de (actieve) PC's in het algemeen geldt dat ze fungeren als bestuurlijk functioneel platform waar men informatie uitwisselt, nagaat of er gemeenschappelijke belangen aan de orde zijn en al dan niet besluit een voorzet voor AM-inzet te geven. Sommige kennen op hun beleidsterrein(en) ook meer formele samenwerkingsverbanden als gemeenschappelijke regelingen waarin AMgemeenten samenwerken (zoals AM-groep, GGD, SBD,) of anderszins gestructureerde lichamen zoals het voormalige RIO. De door de AM-partners benoemde besturen hiervan staan voor de uitvoering van de aan de partners op die terreinen opgedragen taken (verlengd lokaal bestuur). De PC's houden zich met name bezig met het in overleg bepalen van de omvang en kwaliteit van het af te nemen product van deze samenwerkingsverbanden, binnen de budgetten die daarvoor door de partners beschikbaar worden gesteld. Vorig jaar heeft de AM-regiegroep- na afstemming van de colleges van B&W - de financiële ruimte voor de samenwerkingsverbanden waarin vier of meer AM-gemeenten deelnemen, te relateren aan die van de partners (&én lijn trekken) en daarmee beheersbaar te houden. Ook dit jaar zal dat weer gebeuren. Twee portefeuillecontacten in het bijzonder De PC's Z&W en J&O behoren al 'van ouds' tot de meest actieve binnen het AM. Het 'werkterrein' van deze PC's bestrijkt enige gemeenschappelijke regelingen, bestuurlijke overeenkomsten (zoals RIO) en grote koepels in de (ieugd)zorg en het onderwijs.

6 Een significant verschil met andere PC's is dat het meeste werk van deze PC's en hun ambtelijke ondersteuning gaat zitten in uitvoeren van wettelijke taken. Daarbij is bovenlokale afstemming en samenwerking niet alleen wenselijk, maar zelfs noodzakelijk. Het betreft openbare (geestelijke) gezondheidszorg, indicatietrajecten AWBZ, jeugdzorg, verslavingszorg en maatschappelijke opvang, maatschappelijke zorg en diverse aspecten van onderwijsbeleid. Niet noodzakelijk, maar tot nu toe als wenselijk aangemerkt door betrokken bestuurders, is de afstemming op beleidsterreinen als wonen, zorg en welzijn van ouderen en gehandicapten. Voor de gedachtevorming kunt u voor de verhouding verplichte en niet-verplichte samenwerking grosso modo uitgaan van 2 : 1. De ratio van de samenwerking is dat men, waar gemeenten eerder werden verplicht tot, dan wel zelf opteerden voor samenwerking, een optimaal product tracht te bewerkstelligen voor de regio als geheel. Een 'ieder voor zich' principe staat hier haaks op. Het werkterrein en de ratio hebben tot gevolg dat gesproken kan worden van een 'pakket' van substantiële omvang. Genoemde PC's laten zich dan ook ambtelijk ondersteunen. Deze ondersteuning bestaat uit drie componenten: specifieke inzet van een ('vrijgestelde') ambtelijk secretaris, die zich op regionaal niveau specifiek richt op 'het proces' (868 uur op jaarbasis); reguliere inzet vanuit de partnergemeenten (in werkgroepen per PC), vooral gericht op de aansluitinglafstemming tussen lokaal en regionaal (voor alle gemeenten samen ca 840 uur); roulerendelad hoc inzet, met name te leveren door de twee grote partners Amstelveen en Haarlemmermeer (ca 440 uur). Tot nu toe draagt ook Haarlemmermeer bij in een regiobudget ter bestrijding van de kosten van het secretariaat en van gezamenlijke uitvoerende en innoverende activiteiten en experimenten op genoemde beleidsterreinen. Over de wenselijkheid van continuering hiervan gaat deze rapportage. Samenwerken en resultaten Voor wat betreft de inhoud en het bereikte resultaat van de samenwerking in deze sectoren van overheidsbeleid geeft het navolgende overzicht (augustus juli 2004) een beeld. Openbare gezondheidszorg In algemene zin: periodieke afstemming van de inhoudelijke aansturing GGD; o Uniforme afspraken met GGD inzake optreden bij ernstige ongevallenlincidenten; Vaststelling preventief gezondheidsbeleid als resultaat van bovenlokale samenwerking; AWBZ - indicering (RIO) o afstemming inzake taakstellende bezuiniging RIO; o afstemming inzake betere aansturing Jeugdgezondheidszorg het maken van afspraken inzake juridische vorm en projectstructuur t.b.v. integratie per 2006 van 0-4 jarigenzorg van Amstelring in de GGD; de totstandkoming van een gemeenschappelijke visie t.a.v. de regie op het punt van opvoedingsondersteuning. Eerste resultaat: afstemming van de reactie op binnengekomen 'subsidieverzoek opvoedcursussen', nl. afwijzen. o Preventie t.a.v. voeding, bewegen, genotmiddelen en sexualiteit.

7 Wonen, zorg, welzijn structurele oplossing voor afstemming gemeentelijk en provinciaal beleid na wegvallen van de regiocommissie: deelname provincie in ambtelijke projectgroep AM; Jeugdzorg op basis van evaluatie projecten (en financiering ervan) en nadere positionering van het Jeugd Interventie Team (JIT) in jeugdveiligheidsplannen, besloten tot financiering coördinatie-functie; het in AM-verband maken van duidelijke samenwerkingsafspraken met Bureau Jeugdzorg (BJZ); Afstemming AM-inbreng in ROA-aansturing van BJZ met als beoogd resultaat: meer invloed. Maatschappelijk Werk afstemming inzake subsidiemethodiek Algemeen Maatschappelijk Werk tot Maatschappelijke Zorg afstemming reactie op voorstellen AWBZ-partijen inzake overdracht WVGverantwoordelijkheid aan het RIO; afspraken t.a.v. daklozenopvang en preventie huiselijk (relationeel) geweld en overige gemeenschappelijke beleidsaspecten. Patiënten-/cliëntenorganisaties evalueren en aanpassen van het beleid ten aanzien van 'derde partij' en aanpassing van de financieringsmethodiek. Onderwijs een gemeenschappelijk streven om in de AM-regio een evenredig spreidingsbeleid tot stand te brengen (kernprocedure, sluitende aanpak schoolvoorzieningen, evenwichtige spreiding onderwijsvoorzieningen etc.; afstemming lokale onderwijsvisies en verkrijgen basis-informatie (leerlingstromen); ontwikkelen kernprocedure afspraken t.a.v. samenwerkingsverband VOISVO; verder vormgeven aan functioneren Regionaal Meld- en Coördinatiepunt (afstemming leerplicht-uitvoering en registratie); bereiken akkoord inzake financiering time-out project; afstemming beleid t.a.v. nieuwe regelgeving (financiering) schoolbegeleiding (SBD); onderzoeken van mogelijkheden voor gemeenschappelijk beleid voor onderwijs aan zieke kinderen. Conclusie: vasthouden aan lokaal beleid; vaststellen jaarprogramma voor overleglafstemming met samenwerkingsverband vo/vso. Het merendeel van deze samenwerkingsresultaten komt tot stand in een proces dat diverse fasen kent en veel overlegsituaties meebrengt. Om zowel grip te houden op die processen, als ook continuïteit te waarborgen hebben de PC's er voor gekozen één ambtelijk secretaris speciaal te belasten met het bewaken van de voortgang van de vele processen. Verplichte en/of niet-verplichte samenwerking Zoals hiervoor al is gesteld bestaat een groot deel van de werkzaamheden van beide PC's uit uitvoering van wettelijke (gemeentelijke) taken. Daar waar sprake is van gestructureerde samenwerking op basis van de Wgr dan wel bestuurlijke overeenkomst, betreft het verplichte samenwerking. Bij provinciale 'bemoeienis' stelt deze overheid samenwerking vaak als eis. Waar externe uitvoerende organisaties in het spel komen is het voor de hand liggend om uit samenwerking voordeel te halen. De te behalen 'winst' zal in voorkomende gevallen voor een grote gemeente in relatie tot de kleine(re) partners geringer zijn en soms zelfs ontbreken of negatief zijn. De vraag is dan of 'het korte termijn

8 gewin' (niet samenwerken) opweegt tegen 'het langere termijn verlies' van bestuurlijke partners, die bij verdergaande regionale samenwerking rond Amsterdam in betekenis zullen toenemen. Anders gezegd: waar Haarlemmermeer (als grootste partner in AM) een belangrijke positie inneemt in het samenwerkingsverband en daarmee in een belangrijke subregio van het ROA, lijkt het niet opportuun om indirect de eigen positie in de regio te verzwakken door de AM-samenwerking op een 'laag pitje' te zetten. Dat de partners niet gerust zijn op de uitkomst van het interne Haarlemmermeerse heroverwegen, moge blijken uit de brief2 die de voorzitters van de PC's Z&W en J&O namens hun collegae aan uw college zonden. Zij vragen op deze rapportage te mogen reageren voordat u tot besluitvorming overgaat. Met name bestaat er ongerustheid op het punt van deelname in de kosten van het ambtelijk secretariaat en de financiering van innovatie en experiment op de diverse beleidsterreinen, waarvoor het zogenaamde regiobudget in het leven is geroepen. Het geheel of gedeeltelijk wegvallen van het regiobudget heeft, zo meent men, direct consequenties voor de continuïteit van processen en de kwaliteit van de uitkomst ervan. 4. Zijn er alternatieven? Uitgaande van voortzetting van de niet verplichte samenwerking - naast uiteraard de verplichte - op genoemde taakvelden, zou de zoektocht naar alternatieven zich (moeten) beperken tot het vinden van een alternatief voor de volgende aspecten: a. een ambtelijk secretaris. Immers, uw college stelt zich op het standpunt dat het terughoudend wil zijn in de bekostiging van personele inzet op regionaal niveau. Uw voorkeur gaat uit naar een regionale projectmatige aanpak - concrete projecten - waarbij de benodigde ambtelijke inzet qua omvang en tijd 'op maat' wordt georganiseerd. b. of en in hoeverre Haarlemmermeer tegemoet kan komen aan de wens van de AM-partners om een budget ter beschikking te stellen voor gezamenlijke regio-aktiviteiten op het terrein van Zorg en Welzijn. Ad a: een ambtelijk secretaris Het ambtelijk secretariaat vormt de spil voor de werkzaamheden van beide PC's en de twee ambtelijke werkgroepen die daarbij als (beleidsmatige) ondersteuning functioneren. De 870 uren (0,7 fte) van de secretaris worden ingezet op: - procesmatige activiteiten voorbereidende, coördinerende, uitvoerende werkzaamheden ten behoeve van de ambtelijke projectgroepen 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' (1 15 uur); - inhoudelijke activiteiten opstellen van notities, voorbereiden besluitvorming, overleg met instellingen van onderwijs en zorg en het (ambtelijk) trekken van integratie-projecten, vertegenwoordiging in externe overleggen (755 uur). De kosten hiervan becijfert de gemeente Amstelveen op E ,- (870 x E 75,-). Overname van deze werkzaamheden door de beleidsmedewerkers die zich op lokaal niveau regulier inzetten voor de projectgroepen en de bestuurlijke advisering, houdt voorspelbaar het volgende in: - naar rato van het aantal inwoners (verdeelsleutel) zal Haarlemmermeer 47% van de uren voor zijn rekening (moeten) nemen; - om continuïteit en onderlinge afstemming te waarborgen zullen de reguliere medewerkers extra tijd moeten investeren in onderlinge communicatie. 2. zie bijlage: brief d.d. 9 september 2004 van de voorzitters van de twee pc's

9 Voor Haarlemmermeer zou dit bij elkaar een extra capaciteitsbeslag van 410 uur betekenen (47% van 870 uur of wel E ,- (410 x E 75,-). Dit bedrag past bij benadering binnen de raming (E ,-) voor het jaar 2005, die daarvoor in de productenraming van de dienst WOC voor 2005 is opgenomen. Het antwoord op de aan het begin van deze paragraaf gestelde vraag kan dan ook geen andere zijn dan: er is een alternatief dat tegen vrijwel gelijkblijvende kosten meer capaciteit van lokale medewerkers vraagt en minder garantie geeft op continuïteit en samenhang van ambtelijke voorbereiding en uitvoering van bestuurlijke besluitvorming binnen het AM-verband. Ad b. een budget voor regioactiviteiten De AM-partners vragen Haarlemmermeer niet alleen om een evenredige bijdrage aan het regiosecretariaat Zorg en Welzijn, maar ook aan het budget voor regioactiviteiten op dit beleidsterrein. Op dit punt heeft Haarlemmermeer zich tot nu toe beperkt tot een tegemoetkoming in de kosten van de voormalige SOAM en nam per regionaal project een besluit om al dan niet bij te dragen. Wat betekent nu een vaste bijdrage aan een regionaal (AM) budget? Naar rato van de bijdragen van de AM-partners zou de Haarlemmermeerse bijdrage aan een dergelijk budget E ,- bedragen. In de praktijk - op basis van separate besluiten enlof gemaakte afspraken - zien de bijdragen voor de hieronder te noemen projecten in 2004 en 2005 (naar raming) er als volgt uit: Proiecten * kosten schuiladres in Amstelveen * GGD-project Preventie Huiselijk Geweld * Alzheimerproject RAPP-S WO * Participatie: Regionaal samenwerkende bonden voor ouderen * Participatie Regionaal patiënten-consumenten platform A M * Desgewenst in te vullen In totaal Voor deze kosten is dekking in de programmabegroting van de dienst WOC. Dit alles overziende is duidelijk dat Haarlemmermeer zich in de praktijk niet onbetuigd laat als het aankomt op daadwerkelijke deelname aan regioprojecten ook al is het niet via een vast regiobudget. Overweging Uit het voorgaande blijkt dat de Haarlemmermeerse gedragsregel - participeren op basis van concrete activiteiten en niet via één ongedifferentieerd budget - in de praktijk een 'besparing' van E 7.000,- oplevert. Gezien de hoogte van de daadwerkelijke bijdrage en het behouden van de mogelijkheid om binnen de beschikbare middelen eigen afwegingen te kunnen maken tussen lokale en regionale activiteiten, is er geen sprake van urgentie om nu aan de wens van de AM-partners -één vast, ongedifferentieerd budget - tegemoet te komen. Daarbij past één niet onbelangrijke kanttekening, namelijk dat dan ook per project vooraf voldoende duidelijk moet zijn of Haarlemmermeer wel of niet meedoet. Voorkomen moet worden dat een met veel energie uitgewerkt project achteraf niet kan doorgaan omdat de financiering niet rondkomt. Hiervoor is in de praktijk een adequate oplossing te vinden.

10 5. CONCLUSIES 1. De AM-portefeuillecontacten 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' zijn de meest actieve, juist omdat ze veel zaken van gemeenschappelijk belang 'in portefeuille' hebben, die verplichten tot enlof voordeel bieden bij samen beleid maken en uitvoeren. 2. Continuïteit, samenhang en kostenbeheersing, die borg staan voor efficiënte samenwerking, vragen om een vast punt in de organisatie: ambtelijk secretariaat; 3. Samenwerking in beleidsvoorbereidirlg, -afstemming en uitvoering op de onderhavige beleidsterreinen leveren qua tijd, beheer en exploitatie, wederzijdse informatie en kennis van elkaars sterkten en zwakten, voordeel op. Dit voordeel is zowel materieel als immaterieel; 4. De bestuurlijke aanhechting van deze werkzaamheden is van groot belang en is de crux van de nieuwe wijze van samenwerking binnen AM-verband, zoals verwoord in 'Het AM anno 2004'. Portefeuillehouders vormen de verbindende schakel tussen hun college en hun pc. Samen met hun ambtelijke adviseurs verzorgen zij de communicatie tussen colleges en pc's. De pc's formuleren AM-inzet, die via de 'regiegroep' aan de colleges ter goedkeuring wordt voorgelegd. 6. Aanbeveling Om twee redenen verdient het voortzetten van deelname aan het regiobudget, inclusief het ambtelij k secretariaat, aanbeveling. e De eerste reden is dat alleen de verplichte en vrijwillige samenwerking in de relatie met tal van instanties - groot en klein - kan leiden tot gezamenlijk optreden waarbij é6n lijn wordt getrokken. Qua efficiëncy (en kostenbeheersing) is dit heel belangrijk. e De tweede, minder principiële reden is het gegeven dat het niet hebben van een ambtelijk secretariaat niet leidt tot significante kostenbesparing, maar wel tot verhoogd risico van verlies aan continuïteit en samenhang, hetgeen van invloed kan zijn op het al dan niet gezamenlijk optrekken. 'Winst' is mogelijk te behalen uit de voorgenomen wijze van bestuurlijke aanhechting, waar colleges over 'nut en noodzaak' kunnen meepraten. Door geen algemeen budget voor regioactiviteiten ter beschikking te stellen maar per project bestaande budgetten te besteden dan wel middelen te genereren, wordt de bestuurlijke aanhechting versterkt. Hoofddorp, 29 september 2005 Directeur Staf Bestuur en Directie i.o., Drs C. van Wissen van Veen

11 Bijlage bij rapport inz. Functioneren AM-samenwerking 'Zorg en Welzijn' en 'Jeugd en Onderwijs' Het AM anno 2004 Inleiding Op 22 maart 2004 heeft het DB-AM de notitie van het secretarissenoverleg (SO) getiteld 'gestructureerde inhoud of structurele ballast' besproken. Die notitie was gericht op een (meer) evenwichtige relatie tussen structuur en inhoud van de AM samenwerking. De conclusie van het DB was dat het AM 'pendelt' tussen inhoud - op het moment dat er sprake is van een duidelijke 'vijand' - en structuur tijdens een 'interbellum'. Het DB constateerde dat het inhoudelijke 'werk' moet plaatsvinden in de portefeuillecontacten (pc's) en dat de uitkomst daarvan tijdig en adequaat bestuurlijke aanhechting moet krijgen in de respectieve colleges van B&W, die op hun beurt weer input voor de pc's kunnen leveren. Het DB hecht eraan dat het proces van (bestuurlijk relevante) informatie halen en brengen wordt geregisseerd, meer dan tot nu toe het geval is geweest. Het S0 is gevraagd deze punten praktische 'handen en voeten' te geven. In het navolgende treft u de reactie van het S0 aan. In de paragraaf 'Inhoud eerst' beschrijft het S0 de totstandkoming van de inhoudelijke agenda. De daarop volgende paragraaf brengt de actoren en het proces in beeld en de benodigde communicatie. De notitie besluit met enige conclusies en beslispunten inzake de AMstructuur en een thema-bijeenkomsten. Inhoud eerst Uit de bespreking kwam naar voren dat het DB tijdig inzicht zou willen hebben in ontwikkelingen die zich aftekenen in de samenleving en sectoren van overheidsbeleid en relevant zijn of worden voor het AM. 'Dicht bij huis' gaat het dan om ambtelijke en bestuurlijke samenwerking zoals bij de sociale diensten en het beheersbaar houden van kosten van samenwerkingsverbanden waarin AMgemeenten participeren. Voor het AM als subregio binnen ROA, (Noordvleugel van de) Randstad etc. betreft dit ontwikkelingen zoals in het kader van de Nota Ruimte, Mobiliteitsnota en de Nota Zorg. Steeds is de vraag: wat betekent deze ontwikkeling voor de AM-gemeenten (afzonderlijk en gezamenlijk) en leidt deze relevantie tot inzet van het AM en zo ja, hoe, waar en wanneer? Zo'n aanpak heeft baat bij een agenda met inhoudelijke opgaven waarvoor het AM staat en die in belangrijke mate bepaald wordt door (inter)nationale en regionale ontwikkelingen op gebied van (schaarste aan) ruimte, mobiliteit, huisvesting, omgevingskwaliteit, sociale vragen en arbeidsmarkt. Daartoe behoeft het AM niet het wiel opnieuw uit te vinden. Naast hetgeen het rijk 'aanreikt' biedt ook de regionale agenda van het ROA aanknopingspunten. Structuur volgt In feite vraagt het DB om een juiste mix van bestuurlijke en ambtelijke regie die er toe leidt dat het AM kan koersen op een 'strategische agenda', die mede gevoed wordt vanuit de samenwerkende partners. Het zijn de colleges van B&W, die, gezien de ontwikkelingen in de maatschappij, met elkaar aangeven wat de punten voor de strategische agenda zijn. De daarbij behorende bestuurlijke regierol komt toe aan het AM-DB (of het daarvoor te kiezen equivalent). Bij daarvoor in aanmerking komende onderwerpen zijn thematische bijeenkomsten van het Plenair AM gericht op het werven van draagvlak voor gerichte samenwerking heel functioneel. Terecht stelt het DB dat binnen het AM de pc's het 'hart' van de samenwerking zijn. Daar overleggen de portefeuillehouders over de punten van de strategische agenda en concluderen op welke dossiers sprake zou moeten zijn van gezamenlijke inzet en benoemen die inzet. Eenmaal besloten tot gezamenlijke inzet - en als zodanig benoemd - is het zaak de daaruit voortkomende voorstellen bestuurlijk aan te hechten in de respectieve colleges van B&W en terug te

12 koppelen met de eigen (gemeentelijke) organisatie. Een logische volgende stap in dit proces is het in kaart brengen van de resultaten van bestuurlijke aanhechting en als AM bepalen wie wanneer welke actie onderneemt. Dit laatste vraagt (weer) om bestuurlijke regie. De wijze waarop, zoals hiervoor is geschetst, inhoudelijke samenwerking vorm en richting kan krijgen, vraagt om een passende structuur met duidelijke rollen voor de actoren. De volgende paragraaf beschrijft die structuur en geeft de consequenties aan voor het AM in huidige gedaante. De actoren en hun rol Binnen het AM kennen we de volgende gremia: colleges van B&W, portefeuillecontacten, dagelijks bestuur en plenair overleg. De colleges van B&W zullen als zodanig meer dan nu betrokken moeten zijn bij de inhoudelijke discussies binnen het AM. Zij zijn mede de 'aangevers' van onderwerpen voor de strategische AMagenda en leveren hun inbreng door tussenkomst van de portefeuillehouders in de pc's. In de portefeuillecontacten krijgt de samenwerking vorm en inhoud. Dit is de plek waar in AMverband onderwerpen worden geagendeerd, besproken en in lijn gezet. Juist nu er van rijkswege zeer belangrijke ontwikkelingen op ons afkomen is het zaak, aldus het DB, om 'slapende' PC's weer te activeren. In ieder geval het pc RO. De PC's dienen zich vooral te richten op: - signaleren van thema's en projecten die relevant zijn voor afzonderlijke AM-gemeenten, voor de subregio en als zodanig in grotere samenwerkingverbanden; - inhoudelijk bespreken en afstemmen van de thema's en projecten; - terugkoppeling naar B&W's, DB-AM (of 'regiegroep'); Het DB-AM is belast met de bestuurlijke regie van het proces dat leidt tot in- en aanvulling van de AMagenda en tot concrete vormgeving van de agendapunten. Het DB dient daarbij ook de samenhang tussen de verschillende punten te bewaken en is uiteindelijk het orgaan waar daadwerkelijke inzet van AM-gemeenten wordt afgeconcludeerd. Het DB concludeerde in de bespreking op 22 maart jl. dat men te vaak vergadert met veel politiek 'gewicht' over onderwerpen met (te) geringe inhoud hetgeen niet bepaald inspireert. Een andere opzet van het DB zou meer evenwicht tussen inhoud en structuur kunnen brengen. Het huidige DB zou qua ledental teruggebracht kunnen worden tot een 'regiegroep'die aanhaakt bij het portefeuillecontact bestuurszaken. Als de burgemeesters de regiegroep zouden vormen, zijn pc bestuurszaken en DB congruent, kan het aantal vergadering worden gehalveerd en levert de agenda meer inspiratie op. In zo'n opzet kan ook de rol van het Plenair AM meer inhoudelijk worden met presentaties en discussies over de belangrijke punten van de strategische agenda. Voor het Secretarissenoverleg (SO) en het secretariaat is in deze opzet een meer pro actieve rol weggelegd. S0 en secretariaat vormen de verbindende schakel tussen genoemde gremia binnen het AM. Het secretariaat faciliteert (en bewaakt) de communicatie door snelle doorstroming van relevante stukken (verslagen e.d.), tijdige agendering van belangrijke zaken op de agenda's van S0 en Regiegroep en voorziet de college's van B&W van informatie hierover. Het S0 : - bereidt de agenda voor van de regiegroep; - draagt zorg voor inhoudelijke voorbereiding van de thema's voor een plenair AM; - doet via de regiegroep voorstellen voor de strategische agenda; - monitoort de voortgang van onderwerpen in de pc's en doet daarvan verslag aan de regiegroep.

13 Conclusies en aanbevelingen Conclusie 1. De portefeuillehouders vormen de verbindende schakel tussen hun college en hun pc en leveren (met hun college) de bouwstenen voor de strategische agenda van het AM. Aanbeveling 1 De portefeuillehouders zorgen samen met hun ambtelijke adviseurs voor de nodige bestuurlijke aanhechting in hun college en terugkoppeling naar de pc's. Het is ook aan de portefeuillehouder dan wel het college om waar nodig de raad/raadscommissie te betrekken. Conclusie 2 De pc's zullen meer dan tot nu moeten anticiperen op voorzienbare ontwikkelingen en die 'omzetten' in AM-inzet, waarover college's en de regiegroep worden geïnformeerd. Aanbeveling 2 De secretarissen van de pc's zullen in samenwerking met de portefeuillehouders, het AM-secretariaat en het S0 voor tijdige adequate informatie zorgdragen. Conclusie 3 Het DB wordt regiegroep. Met betrekking tot de samenstelling ervan stelt het DB voor de burgemeesters hiervan deel te laten uitmaken. Taak van de regiegroep is bestuurlijke regie op het proces en monitoren van voortgang. Aanbeveling 3 De wethouders die nu nog deel uitmaken van het DB - inclusief de AM-vertegenwoordigers in het DB- ROA - zullen hun (inhoudelijke) inbrenglterugkoppeling primair hebben in het daarvoor aangewezen PC. Conclusie 4 Het plenair AM zal meer inhoudelijk worden betrokken bij de belangrijke punten van de strategische agenda. Aanbeveling 4 In overleg met de voorzitter(s) en secretaris(sen) van de pc's zullen voorstellen worden gedaan m.b.t. thematische bijeenkomsten van het AM-plenair. Tenslotte Het DB vraagt de colleges van B&W om instemming met bovenstaande conclusies en aanbevelingen. Hoofddorp, 20 September 2004 Het AM-DB

14 gemeente Amstelveen \I Burger en Samerileving AAN Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Postbus 250, AG Hoofddorp. raadhuis: laan nieuwer-amstel 1 correspondentie-adres: postbus 4, 1180 BA amstelveen gemeente@amstelveen.nl telefoon: (020) telefax: (020) giro: t.g.v. Burger en Samenleving datum : 8 september 2004 uw brief van : uw kenmerk : ons kenmerk : onderwerp : functioneren portefeuillehouderscontacten [=i$ Gemeente Haarlemmermeer I Datum: Geachte College, Tijdens een gezamenlijke vergadering van de portefeuillehouderscontacten Zorg & Welzijn en Jeugd/Onderwijs 30 augustus 1.1. is de verdere gang van zaken rond uw standpunten ten aanzien van het iunciiortereii vaii dere beide reyioriaie besluurlijke overleggen aai-i de oixia geweesi. Wij constateren dat u, op basis van uw nota "regiobudget AM Zorg en Welzijn" van 11 mei 2004 bent overgegaan tot het uitvoeren van een evaluatie als genoemd in deze nota. Naar wij menen te begrijpen, bent u voornemens om op basis van het resultaat van genoemde evaluatie tot besluitvorming ten aanzien van regiobudget en secretariële ondersteuning van onze portefeuillehouderscontacten over te gaan. Omdat de overige vier AM-gemeenten hier toch zeker als bijzonder belanghebbend kunnen worden beschouwd, zou het ons zeer bevreemden als u zou overgaan tot besluitvorming zonder dat u de beide portefeuillehouderscontacten vooraf in staat stelt om op het evaluatie-rapport te reageren. Wij wachten uw initiatief in dezen af. Wij adviseren u tevens met klem, om ook het Dagelijks Bestuur van de AM-regio vooraf de gelegenheid te bieden om zich een opinie over het evaluatie-resultaat te kunnen vormen Met vriendeliike aroet n CP i '5 a j, z 2 W.M. Blok-Melai " M (voorzitter portefeuillehouderscontact.z 5 gzsg Zorg & Welzijn) ~.~.ueemskerk -van den Broek (voorzitter portefeuillehouderscontact Jeugd / Onderwijs) wilt u bij beantwoording ons kenmerk en de datum van deze brief vermelden voor inlichtingen: J. Snelleman doorkiesnummer (020) m 66 halte Raadhuis W 194 halte Dorpsstraat 9 l min. W halte Huis aan de Poel 1 B min

15 AMSTELLA MEERLANDEN OVERLEG Aalsmeer o Amstelveen o Diemen o Haarlemmermeer o Ouder-Amstel o Uithoorn o Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, Postbus 250, 2130 AG Hoofddorp. 28 februari 2005 rapport inzake functioneren AM-samenwerking "Zorg en Welzijnnen "Jeugd en Onderwijs Geacht2 College, Recent ontvingen wij het rapport inzake functioneren AM-samenwerking "Zorg en \Nelzijn" en "Jeugd en Onderwijs", waarvoor onze dank. Het stuk is besproken in een vergadering van beide portefeuillehouderscontacten 24 februari jl. In algemene zin is het door uw ambtenaren opgestelde rapport instemmend ontvangen, wordt de daarin opgenomen analyse gedeeld en onderschreven. Het stuk vormt niet slechts een boeiend inzicht in het functioneren van beide portefeuillehouderscontacten, het is ook een belangrijke stimulans om de praktische bestuurlijke samenwerking in de regio verder gestalte te geven. Hoewel het stuk in eerste instantie ten behoeve van uw eigen besluitvorming is opgesteld, is het ook voor de overige gemeenten een positieve bijdrage tot de gedachtevorming over de wijze waarop in onze regio aan complemenrair bestuur vorm dient te worden gegeven. De instemming met het rapport kan ook de laatste regel ervan gelden, waarin wordt afgezien van het genereren van een algemeen budget voor regioactiviteiten. Het argument, dat het "per onderwerp" besluiteri over de inzet van middelen ten behoeve van bovenlokale doelen de bestuurlijke aanhechting versterkt, wordt door ons gedeeld, mits voldaan wordt aan de op p.6 omschreven voorwaarde dat Uw gemeente vooraf duidelijk maakt of zij wel of niet meedoet. Kortom, wij complimenteren de samenstellers van het rapport en zien uw verdere behandeling ervan met vertrouwen tegemoet. Met vriendelijke groet, W.M. Blok-IVlelai (voorzitter portefeuillehouderscontact Zorg &Welzijn) G.A.M. Heemskerk - van den Broek (voorzitter portefeuiilehouderscontact.jeugd I Onderwijs)