alle ondergetekenden gezamenlijk of onderling onderscheiden ook genoemd Partners ;

Transcriptie

1 De ondergetekenden: de gemeente Asten, gevestigd te Asten, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, de heer Th.M. Martens; de gemeente Deurne, gevestigd te Deurne, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, mevrouw N.G.J. Lemlijn; de gemeente Gemert-Bakel, gevestigd te Gemert, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, de heer R.D. Hoppezak; de gemeente Helmond, gevestigd te Helmond, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, de heer P.G.M. Tielemans; de gemeente Laarbeek, gevestigd te Beek en Donk, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, de heer ; de gemeente Someren, gevestigd te Someren, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door zijn gevolmachtigd wethouder, de heer W.C.P.H. Jaspers; het waterschap Aa en Maas, gevestigd te s-hertogenbosch, ter zake van deze overeenkomst vertegenwoordigd door het gevolmachtigd lid van zijn dagelijks bestuur, de heer E.H.J.M. de Groot; alle ondergetekenden gezamenlijk of onderling onderscheiden ook genoemd Partners ; komen op basis van onderstaande overwegingen en bepalingen overeen onderhavige overeenkomst met elkaar aan te gaan met als doel gezamenlijk een doelmatig waterbeheer in hun grondgebied te bevorderen. Deze overeenkomst kan worden aangehaald als: Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel. OVERWEGINGEN A. Waterschappen hebben op grond van de Waterwet de volgende zorgplichten: a. zorgplicht voor beheer van het regionale watersysteem (art. 3.2 Waterwet); b. zorgplicht voor de zuivering van stedelijk afvalwater (art. 3.4 Waterwet). B. Gemeenten hebben op grond van de Wet Milieubeheer en de Waterwet drie zorgplichten: a. zorgplicht voor inzameling en transport stedelijk afvalwater (art Wet Milieubeheer); b. zorgplicht voor doelmatige inzameling en verwerking van afvloeiend hemelwater (art. 3.5 Waterwet); c. zorgplicht voor grondwatermaatregelen, onder voorwaarden (art. 3.6 Waterwet). C. Waterschappen en gemeenten dragen zorg voor de benodigde afstemming van taken en bevoegdheden met het oog op doelmatig en samenhangend waterbeheer (art. 3.8 Waterwet). D. Partners onderkennen dat zij zich conform het landelijk Bestuursakkoord Water (24 mei 2011) gezamenlijk zullen moeten inzetten voor een mooi, veilig, schoon, gezond en duurzaam beheer van het watersysteem en de waterketen om zo de kwaliteit van het beheer te vergroten tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten. E. Gemeenten en waterschappen staan voor serieuze opgaven ter verbetering van het beheer van de afvalwaterketen, gevormd door riolering en Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.1 van 8

2 afvalwaterzuiveringsinstallaties. Door slim samen te werken zijn er door gemeenten en waterschappen structureel en substantieel voordelen te behalen in het beheer van de afvalwaterketen. Deze samenwerking gaat uit van het bundelen van kennis en capaciteit, het verder professionaliseren en - waar doelmatig - het gezamenlijk uitvoeren van de beheertaken. Er is geen sprake van overheveling van wettelijke taken of verantwoordelijkheden. F. In het genoemde landelijke Bestuursakkoord Water hebben de koepels (Rijk, IPO, VNG, UvW en VEWIN) afgesproken in de afvalwaterketen (riolering en rioolwaterzuivering) een jaarlijkse besparing te realiseren van 380 miljoen in 2020 ten opzichte van peiljaar 2010, bestaande uit 8 % door gemeenten en waterschap afzonderlijk en 5% door de partners samen. G. Partners beschouwen de genoemde landelijke besparingsdoelstellingen als richtlijn en onderzoeken in 2013 of deze ook in regionaal verband haalbaar zijn. H. In verschillende bestuurlijke en ambtelijke overleggen van Partners is gesproken over de manier waarop door samenwerking een doelmatigheidswinst in de afvalwaterketen van de betrokken partijen kan worden bereikt, welke onderwerpen gezamenlijk worden opgepakt en welk samenwerkingsverband wordt opgezet om de beoogde doelmatigheidswinst te behalen. I. Doelmatigheid (en daarmee ook doelmatigheidswinst) wordt niet uitsluitend beschreven aan de hand van het kostenaspect. Bij de beoordeling van doelmatigheid spelen nadrukkelijk ook de aspecten kwetsbaarheid, kwaliteit en kennis bij samenwerking een belangrijke rol. Deze aspecten zijn (zeker op wat langere termijn) van grote invloed op de kosten. Samenwerking levert ook tijdswinst op doordat met dezelfde formatie meer deeltaken (door het benutten van schaaleffecten) kunnen worden uitgevoerd. J. Samenwerken leidt tot het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening. De kwaliteit van de oplossingen neemt toe door een meer integrale benadering van problemen en een betere onderbouwing van afwegingen. K. Er is een meerjarenprogramma opgesteld, dat op veel fronten bijdraagt aan een verhoogd kennisniveau. Kennisontwikkeling vindt plaats via ondermeer gezamenlijke visievorming, onderzoek, interpretatie van praktijkmetingen en onderlinge kennisdeling. Het meerjarenprogramma is een groeidocument. L. Samenwerking brengt de realisatie van duurzame en innovatieve oplossingen eerder in beeld vanwege de mogelijke koppeling van afval- en energiestromen en vanwege de koppeling van (afval)waterketen en watersystemen. De samenwerking leidt ook tot het reduceren van de kwetsbaarheid van de eigen organisatie. M. In zijn algemeenheid kan worden gesteld dat door een gezamenlijke uitvoering van het meerjarenprogramma kosten zijn te besparen door het maken van integrale afwegingen bij investeringen en exploitatie, afstemming van werkzaamheden, benutting van nieuwe technieken, schaalvoordelen in inkoop en beheer, besparing op energie- en onderhoudskosten en minder risico van fouten en desinvesteringen vanwege tijdige bijsturing door meer inzicht en overzicht. N. Deze overeenkomst geeft invulling aan de opzet van een netwerkorganisatie van Partners en vormt samen met het meerjarenprogramma de basis voor de aanpak van de doelmatigheidsopgave in deze regio. Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.2 van 8

3 O. De Peelgemeenten werken tevens in een breder kader aan intensievere samenwerking, waarbij de samenwerking op het gebied de gemeentelijke watertaken als aparte businesscase is benoemd. P. In de samenwerking zullen Partners de eigen regie en de verantwoordelijkheden behouden, waarbij beleid en bijbehorende middelen worden vastgesteld door de afzonderlijke besturen. Q. Voor de operationele uitvoering van de projecten uit het meerjarenprogramma zal voor zover nodig gebruik worden gemaakt van separate uitvoeringsovereenkomsten per project, waarin Partners de randvoorwaarden van hun samenwerking alsmede de verdeling van de kosten van het uitvoeringsproject nader vastleggen. R. Nieuwe ontwikkelingen en opgaven worden zo veel mogelijk gezamenlijk opgepakt. S. Drinkwaterbedrijf Brabant Water maakt (nog) geen direct onderdeel uit van deze netwerkorganisatie, maar zal vanuit zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid en expertise ondersteunend zijn op bij zijn missie en visie passende onderwerpen. 1. Begrippen en Definities 1.1 De Stuurgroep: bestaat uit de bestuurlijke portefeuillehouders van Partners, van elk één, en is bestuurlijk verantwoordelijk voor de Projectgroep. 1.2 De Regiegroep: bestaat uit twee leden op managementniveau, één vanuit de gemeenten en één vanuit de waterschap. De regiegroep is eerste aanspreekpunt voor de stuurgroep en is verantwoordelijk voor de coördinatie en (operationele) aansturing van de Projectgroep. 1.3 De Projectgroep: bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van Partners, van elk ten minste één, en is als uitvoeringsorganisatie verantwoordelijk voor het uitvoeren van de in deze samenwerkingsovereenkomst benoemde activiteiten. 1.4 Het meerjarenprogramma: is het meerjarenplan (periode ) dat de Projectgroep opstelt en periodiek actualiseert, en als basis geldt voor de werkzaamheden die de Projectgroep uitvoert. 1.5 Het jaarplan: is het jaarlijks door de Projectgroep op te stellen jaarplan van geplande gezamenlijke activiteiten met begroting en is een afgeleide van het meerjarenprogramma. 1.6 Een uitvoeringsovereenkomst: is een overeenkomst tussen Partners ter zake van een in een jaarplan genoemde activiteit, waarin nadere afspraken zijn opgenomen over onder andere: het verrichten van (rechts)handelingen, aanbesteding, opdrachtverlening, meerwerk, aansprakelijkheid, verzekering, onderlinge kostenverdeling en projectorganisatie. 1.7 Het jaarverslag: is het jaarlijks door de Projectgroep op te stellen jaarverslag over de gezamenlijk uitgevoerde activiteiten van het jaarplan met de financiële verrekening en verantwoording. 2. Samenwerkingsovereenkomst netwerkorganisatie 2.1 Naam Partners werken samen onder de naam Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel. 2.2 Doel Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.3 van 8

4 De overeenkomst heeft tot doel om doelmatige samenwerking in waterbeheer tussen Partners te bevorderen met als oogmerk het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven tegen de maatschappelijk laagste kosten. 2.3 Duur a. De overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening en eindigt op 1 januari b. Evaluatie van deze overeenkomst vindt jaarlijks plaats en maakt onderdeel uit van het jaarverslag. Op basis van de evaluatie kunnen partijen besluiten de overeenkomst aan te passen. 2.4 Toetreding Na het ondertekenen van deze overeenkomst kunnen andere partijen alleen toetreden na schriftelijke goedkeuring van alle Partners. 2.5 Samenwerking buiten de overeenkomst Elk van de Partners is vrij samenwerkingsovereenkomsten aan te gaan buiten deze overeenkomst, mits zij tevens blijven bijdragen aan onderhavige overeenkomst. 2.6 Uittreding en opheffing a. Partners verbinden zich bij het ondertekenen van deze overeenkomst voor de gehele duur van de overeenkomst. b. Partners kunnen na gezamenlijk overleg besluiten dat de werking van de overeenkomst eerder eindigt dan 1 januari c. Een partner kan om hem moverende redenen besluiten uit te treden mits hij voldoet aan de lopende verplichtingen aangegaan op basis van deze overeenkomst. 2.7 Lopende verplichtingen Partners verplichten zich hierbij om hun aandeel in de tijdens de looptijd van deze samenwerkingsovereenkomst - op basis daarvan - aangegane verplichtingen die doorlopen na beëindiging van de overeenkomst te zullen nakomen. 3. Structuur en Besturing 3.1 Aansturing Uitgangspunten aansturing a. Eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van deze overeenkomst is de Stuurgroep. b. De besluitvorming in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel ligt bij de Stuurgroep binnen de grenzen zoals vastgelegd in deze overeenkomst. De afzonderlijke besturen van de Partners behouden hun autonomie in de definitieve besluitvorming. c. De aansturing van de Projectgroep berust bij de Regiegroep. De Regiegroep controleert het meerjarenprogramma, het jaarplan en het jaarverslag en legt deze ter besluitvorming voor aan de Stuurgroep. d. De uitvoering van de samenwerking geschiedt binnen of onder begeleiding van een of meer leden van de Projectgroep, binnen de geldende verantwoordelijkheden van de organisatie van elk van de Partners. Een en ander zoals zo nodig nader vastgelegd in een uitvoeringsovereenkomst. 3.2 Stuurgroep Taken a. Vaststellen voorzitterschap Stuurgroep. b. Vaststellen samenstelling en zittingsduur Regiegroep. c. Vaststellen van het meerjarenprogramma, het jaarplan en het jaarverslag Werkwijze en besluitvorming a. De Stuurgroep kiest uit haar midden een voorzitter en bepaalt zelf de zittingsperiode van de voorzitter. b. De Stuurgroep stelt de samenstelling en zittingsduur van de Regiegroep vast op voordracht van de Projectgroep. Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.4 van 8

5 c. De Stuurgroep komt naar behoefte bijeen, met een frequentie van ten minste eenmaal per jaar. De Regiegroep draagt zorg voor agendering. d. De besluitvorming in de Stuurgroep geschiedt bij meerderheid van stemmen in een gelijke stemverhouding en geldt als gezamenlijk genomen besluit. In situaties waar geen meerderheid van stemmen is, besluit de voorzitter hoe in deze situatie verder wordt gehandeld. e. De besluitvorming in de Stuurgroep over meerjarenprogramma, jaarplan, en jaarverslag is onder voorbehoud van goedkeuring door de besturen van de Partners. Die goedkeuring wordt geacht te zijn gegeven uiterlijk drie maanden na aanbieding van de stukken aan de besturen van de Partners, tenzij Partners binnen die termijn anders besluiten. Nader overleg zal plaatsvinden over de ontstane situatie indien het voorbehoud zich realiseert. 3.3 Regiegroep Taken a. Agenderen en voorbereiden van de besluitvorming van de Stuurgroep. b. Coördineren van de activiteiten van de Projectgroep. c. Controleren van meerjarenprogramma, jaarplan en jaarverslag en doorgeleiden naar de Stuurgroep voor besluitvorming. d. Advies geven over invulling nieuwe activiteiten en taken. e. Afstemmen en borgen van de uitvoering van de overeenkomst tussen de partners op managementniveau Werkwijze a. Samenstelling en zittingsduur van de Regiegroep wordt vastgesteld door de Stuurgroep op voordracht van de Projectgroep. b. De Regiegroep komt naar behoefte bijeen. 3.4 Projectgroep Taken a. Voordragen van samenstelling en zittingsduur van de Regiegroep aan de Stuurgroep. b. Opstellen van meerjarenprogramma, jaarplan en jaarverslag van gezamenlijke activiteiten, alsmede zorg dragen voor een goede vastlegging van de daarvoor benodigde administratieve gegevens. c. Coördineren en afstemmen van de (afval)watertaken binnen Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel en de interne organisatie en bewaken van de kosten en kwaliteit. d. Programmeren van onderzoek en maatregelen van de gezamenlijke activiteiten van het meerjarenprogramma en de jaarplannen, een en ander in overeenstemming met de meerjarenplanningen uit de gemeentelijke rioleringsplannen van de betrokken gemeenten en de waterbeheersplannen van de waterschappen. e. Zorg dragen voor het uitvoeren van de taken en activiteiten zoals die in het jaarplan zijn opgenomen, waaronder inbegrepen de inzet van ambtenaren van de deelnemende Partners, uitgaande van kennis, vaardigheid en inzetbaarheid of kwetsbaarheid. f. Coördineren en plannen van inzet van externe ondersteuning binnen de financiële kaders van het jaarplan. g. Begeleiden en bewaken van taken die zijn uitbesteed. h. Zichtbaar maken van de opbrengsten van de samenwerking in nauwe samenwerking met de regiegroep en hierover rapporteren en adviseren aan de Stuurgroep Werkwijze Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.5 van 8

6 a. De Projectgroep wordt samengesteld uit ten minste een vertegenwoordiger van elk van de Partners, zodanig dat elke Partner de benodigde kennis en vaardigheden in kan brengen betreffende alle taken die moeten worden uitgevoerd. b. De Projectgroep komt naar behoefte bij elkaar. De mate en wijze wordt in onderling overleg binnen de Projectgroep bepaald Inzet capaciteit en budget a. Partners conformeren zich aan de vastgestelde inzet per medewerker in de Projectgroep op basis van de daarover gemaakte afspraken in het jaarplan waarvoor goedkeuring van alle Partners is verkregen. b. Partners conformeren zich aan het vastgestelde budget voor de Projectgroep op basis van de daarover gemaakte afspraken in het jaarplan waarvoor goedkeuring van alle Partners is verkregen. c. Partners komen overeen om ten aanzien van activiteiten waar in het jaarplan wel kosten zijn geraamd maar nog geen onderlinge verdeling van de lasten (uren en/of kosten) is opgenomen met elkaar een nadere uitvoeringsovereenkomst te zullen sluiten Facilitering a. De leden van de Projectgroep blijven in dienst en daarmee onder verantwoordelijkheid van de organisatie van de Partner welke zij in de Projectgroep vertegenwoordigen. b. De organisatie van elk van de Partners faciliteert de medewerkers van de Projectgroep, zodat zij hun bijdrage aan de Projectgroep kunnen leveren in overeenstemming met de in het jaarplan, dan wel nadere uitvoeringsovereenkomsten, afgesproken ureninzet. 4. Financiën en Verplichtingen Partners 4.1 Gezamenlijke financiering a. Partners zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor financiering van de werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst. Het meerjarenprogramma, het jaarplan evenals een eventueel gesloten uitvoeringsovereenkomst zijn hiervoor leidend. b. Partners zijn individueel verantwoordelijk voor de kosten die samenhangen met overige of aanvullende diensten, buiten de gezamenlijke activiteiten beschreven in het jaarplan of nader gesloten uitvoeringsovereenkomsten. c. Ter dekking van algemene kosten van de samenwerking houden alle Partners rekening met een bijdrage van elk 1.000, Kosten, inzet en verrekening van middelen a. De verdeling van de jaarlijkse kosten voor Partners van gezamenlijk te voeren activiteiten zijn vastgelegd in het jaarlijks op te stellen jaarplan, dan wel in nader te sluiten uitvoeringsovereenkomsten. b. Ter verrekening van de kosten wordt bij voorkeur uitgegaan van een gelijke verdeling van de kosten onder de Partners die belang ondervinden van de gezamenlijke activiteit. Enkel voor activiteiten waar dit uit oogpunt van redelijkheid en billijkheid noodzakelijk is, wordt een voor die activiteit passende andere verdeelsleutel toegepast, die in het jaarplan wordt vastgelegd. 4.3 Inzet en verrekening van personele capaciteit a. In het jaarplan wordt per activiteit vastgesteld hoeveel uren Partners zullen inzetten voor het komende jaar. b. De verdeling van de inzet aan personele capaciteit over de Partners dient zo evenwichtig mogelijk te zijn naar rato van de verwachte belangen die Partners Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.6 van 8

7 van de gezamenlijke activiteiten per saldo ondervinden, zodanig dat naar redelijkheid en billijkheid een verevening plaatsvindt van de geraamde inzet van personele capaciteit van afzonderlijke Partners. c. Ter verrekening van de inzet aan personele capaciteit wordt bij voorkeur uitgegaan van een gelijke verdeling van de uurinzet onder de Partners die belang ondervinden van de gezamenlijke activiteiten. Enkel voor activiteiten waar dit uit oogpunt van redelijkheid en billijkheid noodzakelijk is, wordt een voor die activiteit passende andere verdeelsleutel toegepast, die in het jaarplan wordt vastgelegd. d. Indien uit het saldo van de in te zetten uren blijkt dat geen evenwichtige verdeling van de in te zetten uren bereikt wordt, dan kan een financiële verrekening worden toegepast om dit alsnog te bereiken. Dit wordt in het jaarplan vastgelegd. 4.4 Baten van de samenwerking a. De aan het eind van een jaar resterende ingebrachte positieve dan wel negatieve baten (inzet van middelen en uren) voor gezamenlijke activiteiten worden door de Projectgroep verwerkt in de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenprogramma. b. Overige baten, zoals kwaliteitsverbetering, milieuwinst of voordelen op de uitvoeringslasten van elk van de Partners, zijn voor de betreffende Partner en worden niet verdeeld. 4.5 Risico s a. Dreigende kostenoverschrijdingen worden in principe binnen de begroting opgelost, zonder dat dit leidt tot overschrijding van de totale deelbegroting van een individuele partner. b. In geval van dreigende kostenoverschrijding die niet valt onder lid a. zal de regiegroep de stuurgroep hiervan in kennis stellen. c. Aan het eind van het jaar vindt op basis van het jaarverslag een formele verantwoording plaats van de bestede uren en kosten. d. Over- en onderschrijdingen worden verwerkt in het eerstvolgende jaarplan waardoor tussentijdse besluiten van de Stuurgroep zoveel mogelijk worden voorkomen. 5. Slotbepalingen 5.1 Wijzigingen van de overeenkomst Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk door Partners gezamenlijk worden gewijzigd of aangevuld. 5.2 Samenwerking Peelgemeenten Deze overeenkomst kan schriftelijk door Partners gezamenlijk gewijzigd of aangevuld worden, zodra de samenwerking tussen de Peelgemeenten vorm en inhoud heeft gekregen en duidelijk is geworden welke organisatievorm voor de brede gemeentelijke Peelsamenwerking wordt gekozen. 5.3 Onvoorziene omstandigheden Partners treden met elkaar in overleg in het geval zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze overeenkomst niet mag worden verwacht. 5.4 Geschillen Geschillen ter zake van de uitvoering van deze overeenkomst die niet in de Projectgroep of de Regiegroep kunnen worden opgelost, worden in eerste instantie aan de Stuurgroep ter beslechting in der minne voorgelegd. Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.7 van 8

8 Daartoe krachtens art. 171, tweede lid, van de Gemeentewet door de burgemeester van zijn/haar gemeente gevolmachtigd en mitsdien namens die gemeente handelende en die verbindende, zulks ter uitvoering van het besluit van het college van zijn/haar gemeente: Gemeente Asten, Wethouder, de heer Th.M. Martens Gemeente Deurne, wethouder, mevrouw N.G.J. Lemlijn Gemeente Gemert-Bakel, wethouder, de heer R.D. Hoppezak.... Gemeente Helmond, wethouder, de heer P.G.M. Tielemans Gemeente Laarbeek, wethouder, de heer Gemeente Someren, wethouder, de heer W.C.P.H. Jaspers Daartoe door het dagelijks bestuur (DB) van zijn waterschap gevolmachtigd en mitsdien namens dat waterschap handelende en die verbindende, zulks ter uitvoering van het besluit van het dagelijks bestuur van zijn waterschap: Waterschap Aa en Maas, datum besluit volmacht ( ), datum DB-besluit ( ) lid dagelijks bestuur, de heer E.H.J.M. de Groot Samenwerkingsovereenkomst Doelmatig Waterbeheer Brabantse Peel v2.doc pag.8 van 8