yallei^m WovÓENbERq _ SCHAP WATE^yV^A''LLEIENEEM Samenwerkingsovereenkomst Zuiveringskring Woudenberg f/. 24 november 2011 Gemeente CffMfCwrE

Transcriptie

1 WATE^yV^A''LLEIENEEM Samenwerkingsovereenkomst Zuiveringskring Woudenberg 24 november 2011 f/. Gemeente Scherpenzeel CffMfCwrE WovÓENbERq _ SCHAP yallei^m m Gemeenten: Scherpenzeel Woudenberg Waterschap: Vallei & Eem

2 ONDERGETEKENDEN I. De gemeente Scherpenzeel, vertegenwoordigd door dhr. E. van de Glind, wethouder; II. III. De gemeente Woudenberg, vertegenwoordigd door dhr. J.C. Schreuder, wethouder; Waterschap Vallei & Eem, vertegenwoordigd door mevr. J.M.P. Moons, dijkgraaf. Hierna: Partners akkoordverklaring akkoordverklaring akkoordverklaring ondergetekende ondergetekende ondergetekende Naam Naam Naam Dhr J.C. Schreuder Dhr. E. van de Glind, Mevr. J.M.P. Moons, Functie Functie Functie Wethouder Wethouder Dijkgraaf Gemeente Woudenberg n\a^ Gemeente Scherpenzeel Waterschap Vallei & Eem Verklaart hierbij kennis te hebben genomen Verklaart hierpij kennis te hebben genomen vprkla^rt hipriuf^rf'nni«; TP npnripn genomen van de intentieverklaring en akkoord te van de intentieverklaring en akkoord te van de intentieverklaring en akkoord te gaan met de inhoud. gaan met de inhoud. gaan met de inhoud. Page 2 of 7

3 INLEIDING De personele capaciteit binnen de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel staat onder druk. Samenwerking is een middel om tot een meer doelmatige en efficiënte uitvoering van de (afval)watertaken te komen. Een eerste stap in het groeitraject naar verdergaande samenwerking is geweest de oprichting van een breed afvalwaterteam. Binnen het afvalwaterteam worden alle afvalwatertaken gecoördineerd en afspraken gemaakt over de uitvoering, zowel op strategisch (beleid) als op operationeel (jaarprogramma) niveau. Deze samenwerkingovereenkomst is bedoeld om de werkwijze van het afvalwaterteam vast te leggen. Naast de activiteiten die binnen de zuiveringskring Woudenberg worden ondernomen, werken de partijen ook in het Platform Water Vallei en Eem samen. De onderlinge afstemming en afweging welke onderwerpen op welk niveau (kring of Platform) moeten worden opgepakt is een belangrijk aandachtspunt voor het afvalwaterteam. OVERWEGINGEN A. Samenwerking binnen de (afval)waterketen leidt tot het reduceren van de kwetsbaarheid van de eigen organisatie; B. Samenwerken leidt tot het verhogen van de kwaliteit van de dienstveriening aan burgers en bedrijven; C. Samenwerking levert tijdswinst op doordat met dezelfde formatie meer deeltaken (door het benutten van schaaleffecten) kunnen worden uitgevoerd; D. Samenwerking leidt tot een betere onderbouwing van afwegingen; E. Samenwerking leidt tot afstemming van investeringen en daarmee, op termijn, tot besparing op exploitatie en investeringen; F. Samenwerking brengt de realisatie van duurzame en innovatieve oplossingen eerder in beeld vanwege de mogelijke koppeling van afval- en energiestromen en vanwege de koppeling van (afval)waterketen en watersysteem. UITGANGSPUNTEN A. In de samenwerking zullen Partners de eigen regie en de verantwoordelijkheden behouden, waarbij beleid wordt vastgesteld door de afzonderlijke besturen; B. De samenwerking zoals vastgelegd in deze overeenkomst is van tijdelijke aard en past binnen het groeimodel naar meer samenwerking binnen het Platform Water Vallei en Eem; eventueel richting een Gemeenschappelijke Regeling of richting opschaling naar meerdere deelnemers^ en zuiveringskringen; C. Op het moment dat een nieuw besluit wordt genomen over de juridische vormgeving van de samenwerking in de afvalwaterketen kan de organisatorische inbedding van het (Afval)waterteam nader bezien worden. BEGRIPPEN EN DEFINITIES A. De Stuurgroep (SG) bestaat uit de portefeuillehouders van de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel en een Heemraad van Waterschap Vallei & Eem en is bestuuriijk verantwoordelijk voor het (Afval)waterteam; B. Het Managementteam (MT) bestaat uit de betrokken afdelingshoofden (twee vanuit de gemeenten en één vanuit het waterschap) en is verantwoordelijk voor de (operationele) aansturing van het (Afval)waterteam; ^ Vanuit de doelstellingen, reduceren kwetsbaarheid en verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening, kan niet op voorhand worden vastgesteld of het schaalniveau van de zuiveringskring Woudenberg voldoende is om dat ook op langere termijn te waarborgen. Om die reden wordt aangegeven dat verdere stappen in de samenwerking of uitbreiding van het aantal deelnemers op termijn niet wordt uitgesloten. Page 3 of 7

4 C. Het (Afvallwaterteam (AWT) bestaat uit ambtelijke vertegenwoordigers van de Partners en is als uitvoeringsorganisatie verantwoordelijk voor het uitvoeren van de in deze samenwerkingsovereenkomst benoemde activiteiten; D. De Meeriarenprogrammering is het meerjarenplan (minimaal periode 4-5 jaar) dat het (Afval)waterteam opstelt en als basis geldt voor de werkzaamheden die het (afval)waterteam uitvoert; E. Het Jaarplan is het jaariijks op te stellen jaarplan door het (afval)waterteam en is een afgeleide van de meerjarenprogrammering. STRUCTUUR EN BESTURING 1. Aansturing 1.1 Uitgangspunten aansturing a. Eindverantwoordelijk voor het uitvoeren van de "Samenwerkingsovereenkomst Zuiveringskring Woudenberg" is de Stuurgroep; b. Verantwoordelijk voor de operationele aansturing van de dagelijkse activiteiten is het Managementteam. Het Managementteam controleert de meerjarenprogrammering, het jaarplan, de begroting en de financiële verrekening en legt deze ter besluitvorming voor aan de stuurgroep; c. Voor de samenwerking wordt een (Afval)waterteam als uitvoeringsorganisatie ingericht, dat opereert onder aansturing van het Managementteam; d. De besluitvorming in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst Zuiveringskring Woudenberg ligt (na goedkeuring door het managementteam) bij de Stuurgroep. 2. Stuurgroep 2.1 Taken De Stuurgroep kent de onderstaande taken: Vaststellen van de meerjarenprogrammering en het jaarplan; Vaststellen van de begroting en financiële verrekening. 2.2 Werkwijze en besluitvorming a. De Stuurgroep kiest uit haar midden een voorzitter en bepaalt zelf de zittingsperiode van de voorzitter; b. De Stuurgroep komt naar behoefte bijeen met een minimale frequentie van eenmaal per jaar; c. De besluitvorming in de Stuurgroep over meerjarenprogrammering, jaarplan, begroting en financiële verrekening is onder voorbehoud van goedkeuring door het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Woudenberg en Scherpenzeel en het college van Dijkgraaf en Heemraden van Waterschap Vallei & Eem; d. Voor besluitvorming is het nodig dat alle partijen vertegenwoordigd zijn. 3. Managementteam 3.1 Taken a. Het Managementteam is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de besluitvorming van de Stuurgroep; b. Het managementteam kent de onderstaande taken: Aansturing van het (Afval)waterteam; Bespreken en vaststellen halfjaariijkse managementrapportage; Controleren van meerjarenprogrammering, jaarplan, begroting en financiële verrekening en doorgeleiden naar de Stuurgroep voor besluitvorming; Advies geven over invulling nieuwe activiteiten en taken; Het zichtbaar maken van de opbrengsten van de samenwerking in nauwe samenwerking met het (Aval)waterteam en het hierover adviseren van de Stuurgroep en de verschillende betrokken besturen. Page 4 of 7

5 3.2 Werkwijze a. Het managementteam kiest uit haar midden een voorzitter en bepaalt zelf de zittingsperiode van de voorzitter; b. Het managementteam komt naar behoefte bijeen met een minimale frequentie van tweemaal per jaar. 4. (Afval)waterteam 4.1 Taken a. Het (Afval)waterteam is de uitvoeringsorganisatie voor samenwerking binnen de zuiveringskring Woudenberg b. De taken van het (Afval)waterteam zijn: Opstellen van meeriarenprogrammering, jaarplan, begroting en financiële verrekening; Opstellen van de halfjaariijkse voortgangsrapportage aan het managementteam; Uitvoeren van de taken en activiteiten zoals die in de meerjarenprogrammering zijn opgenomen; Coördineren en afstemmen van de (afval)watertaken binnen de zuiveringskring Woudenberg en bewaken van de kosten en kwaliteit; Programmeren van onderzoek en maatregelen op basis van de meerjarenplanning uit de gemeentelijke rioleringsplannen (GRP) van de betrokken gemeenten en de meerjarenplanning uit het waterbeheersplan van het waterschap; Inzet van ambtenaren van de deelnemende organisaties, uitgaande van kennis, vaardigheid en inzetbaarheid; Coördineren en plannen van inzet van inhuurkrachten; Begeleiden van taken die zijn uitbesteed. 4.2 Werkwijze a. Het (Afval)waterteam wordt samengesteld uit: Vertegenwoordiger per gemeente met een overzicht van alle taken die moeten worden uitgevoerd en benodigde kennis en vaardigheden; Vertegenwoordiger van het waterschap met overzicht van alle taken die moeten worden uitgevoerd en benodigde kennis en vaardigheden; Trekker die de samenhang in de (afval)waterketen en de voortgang van het (Afval)waterteam bewaakt en zorg draagt voor afstemming met de activiteiten van het Platform Water Vallei en Eem. b. Het (Afval)waterteam kiest uit haar midden een voorzitter. Het eerste jaar is de (externe) trekker de voorzitter van het (Afval)waterteam om een goede start van het team te waarborgen. Vanaf het tweede jaar vervult de gekozen voorzitter de rol van trekker; c. Voor het opstellen van de financiële verrekening vragen Partners input van de eigen financiële afdeling. Deze medewerkers maken formeel geen deel uit van het (Afval)waterteam. 4.3 Inzet capaciteit en budget a. Partners conformeren zich aan de vastgestelde inzet per medewerker in het (Afval)waterteam op basis van de daarover gemaakte afspraken in het jaarplan; b. Partners conformeren zich aan het vastgestelde budget voor het (Afval)waterteam op basis van de daarover gemaakte afspraken in het jaarplan. 4.4 Facilitering a. De medewerkers van het (Afval)waterteam blijven in dienst van de eigen organisatie; b. De eigen organisaties faciliteren de medewerkers van het (Afval)waterteam, zodat zij hun bijdrage aan het (Afval)waterteam kunnen leveren. OVEREENKOMST 5. Samenwerkingsovereenkomst 5.1 Naam Partners werken samen onder de naam Samenwerkingsovereenkomst Zuiveringskring Woudenberg (SZW). Page 5 of 7

6 5.2 Doel De overeenkomst heeft tot doel om de werkwijze van het afvalwaterteam op een eenduidige manier vast te leggen. 5.3 Duur Deze overeenkomst gaat in op 24 november 2011 en wordt aangegaan voor de duur van vijfjaar. De intentie is om de overeenkomst na vijfjaar na goedkeuring van alle partners om te zetten in een overeenkomst voor onbepaalde tijd. 5.4 Toetreding a. Na het ondertekenen van deze overeenkomst kunnen andere partijen alleen toetreden na goedkeuring van alle Partners; b. Jaariijks zal bekeken worden (als onderdeel van de evaluatie) of de schaalgrootte waarop deze overeenkomst betrekking heeft voldoende is, of dat deze kan worden uitgebreid tot meerdere zuiveringskringen. 5.5 Uittreding en opheffing Partners verbinden zich bij het ondertekenen van deze samenwerkingsovereenkomst voor de gehele duur van vijfjaar van de overeenkomst. 5.6 Evaluatiemomenten De werking van de overeenkomst is één maal per jaar te evalueren. De evaluatie wordt opgenomen in het jaarplan. Dit gebeurt in de periode waarin het jaarplan voor het volgende jaar wordt opgesteld. De eerste evaluatie vindt plaats uiteriijk 12 maanden na de datum van inwerkingtreding van deze overeenkomst en is vooral gericht op het evalueren van het dooriopen proces om de samenwerking in te vullen. In de jaariijkse evaluatie wordt ook gekeken naar de gewenste schaalgrootte voor de overeenkomst. De evaluatie vindt plaats in het managementteam FINANCIËN 6. Verplichtingen Partners 6.1 Kosten a. De verdeling van de jaariijkse kosten voor Partners zijn vastgelegd in het (jaariijks op te stellen) "Jaarplan - meerjarenprogramma zuiveringskring Woudenberg" van d.d. 8 november 2011; b. Deze meerjarenprogrammering wordt jaariijks door het (Afval)waterteam opnieuw opgesteld en waar nodig aangepast aan de dan geldende situatie. 6.2 Gezamenlijke financiering Partners zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor financiering van de werkzaamheden voortvloeiend uit deze overeenkomst. De meerjarenprogrammering en het jaarplan zijn hiervoor leidend. Partners zijn individueel verantwoordelijk voor de kosten die samenhangen met aanvullende diensten die niet beschreven zijn in deze overeenkomst. 6.3 Verrekening van bestede uren a. In het jaarplan wordt per activiteit vastgesteld hoeveel uren de betrokken organisaties zullen inzetten voor het komende jaar; b. In het jaarplan wordt, op basis van de vastgestelde activiteiten, een gewogen uurtarief vastgesteld voor de (eventuele) verrekening van gemaakte uren aan het einde van het jaar; c. Er wordt zowel voor de buitendienst als voor de binnendienst een apart gewogen uurtarief opgesteld; d. Partners schrijven de gemaakte uren voor de in het jaarplan vastgestelde activiteiten; e. De afrekening geschiedt op basis van nacalculatie uitgaande van het aantal bestede uren voor een vast uurtarief; f. Op basis van de geschreven uren wordt aan het einde van het jaar een financiële verrekening vastgesteld. Partners kunnen er ook voor kiezen om deze verrekening te verwerken in het volgende jaarplan en de aangepaste meerjarenprogrammering. Page 6 of 7

7 6.4 Baten van de samenwerking De eventuele financiële baten (middelen en inzet) van de samenwerking worden door het (Afval)waterteam verrekend in de jaariijkse aanpassing van de meerjarenprogrammering. Overige baten (zoals bijvoorbeeld kwaliteitsverbetering of milieuwinst) zijn voor de betreffende Partner en worden niet verdeeld. 6.5 Niet-nakoming Bij niet-nakoming van de financiële verplichtingen of het niet beschikbaar stellen van de afgesproken inzet kan de stuurgroep beslissen dat de prioritering van activiteiten in de meerjarenprogrammering wordt aangepast ten koste van de Partner die zijn verplichtingen niet is nagekomen. 6.6 Risico's a. Het (Afval)waterteam zal eenmaal per jaar een halfjaariijkse managementrapportage maken voor het Managementteam om inzicht te bieden in de kosten en tijdsbesteding. Aan het eind van een jaar vindt op basis van het jaarplan en de financiële verrekening de formele verantwoording plaats; b. Kostenoverschrijdingen binnen het jaarplan van minder dan 10% worden door het (Afval)waterteam verwerkt in de aangepaste meerjarenprogrammering. Hierover wordt in de financiële verrekening gerapporteerd aan het managementteam. Hiervoor zijn geen aanvullende besluiten van de Stuurgroep nodig, zo wordt voorkomen dat de voortgang van lopende projecten stagneert; c. Indien bedoelde kostenoverschrijdingen meer dan 10% zijn, zal de Stuurgroep hierover een besluit nemen, na consultatie van het Managementteam. ALGEMEEN 7. Algemeen 7.1 Wijzigingen van de overeenkomst Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk door de Partners gezamenlijk worden gewijzigd of aangevuld. 7.2 Onvoorziene omstandigheden Partners treden met elkaar in overieg in het geval zich onvoorziene omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van deze overeenkomst niet mag worden verwacht; 7.3 Geschillen a. Geschillen worden in eerste instantie aan de stuurgroep voorgelegd; b. Geschillen naar aanleiding van deze overeenkomst die niet in der minne blijken te kunnen worden opgelost, worden ter beslechting voorgelegd aan de bevoegde rechter. Page 7 of 7