Evaluatierapport: Intersectoraal projectteam en het project Noordeindseweg; de uitvoering & resultaten

Transcriptie

1 2014 Evaluatierapport: Intersectoraal projectteam en het project Noordeindseweg; E.R. Leidekker MSc Hoogheemraadschap van Delfland

2 2

3 Inhoud Evaluatierapport: Intersectoraal projectteam en het project Noordeindseweg; 1 Samenvatting Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen Bevindingen Aanbevelingen Inleiding Wat voorafging Programmering & toetsing kade Noordeindseweg Programmaplan Verfijning toetsproces De aanloop naar 14 en 15 juli Situatie kade Noordeindseweg op vrijdag 15 juli Bevindingen op basis van evaluatie van 28 februari De eerste acties op de 15 e juli Opdracht voor onderhoudsbestek Oost Interne overdracht project Noordeindseweg Aanvang en voorbereiding van het project Aanvraag van onderzoekskrediet Voorgestelde aanpak Integrale aanpak Toetsing van de kade Inhoudelijke uitdaging: medegebruik en omgevingsmanagement Procesmatige uitdaging: interne organisatie en processen Inzet verschillende expertises binnen Delfland Planning Voorgenomen opzet Intersectoraal Project Team (IPT) Plan van aanpak De ondertekening Projectomschrijving Projectresultaat Projectstrategie Medegebruik kade Noordeindsevaart Omgevingsmanagement Projectorganisatie Intersectoraal projectteam vs. conventioneel projectteam Nieuwe werkmethodiek vs. conventionele werkmethodiek Planning Investeringsplan & krediet Urgente maatregelen Buitengewoon onderhoud Kadeverbetering

4 8.4 Voorbereidings- en Onderzoekskrediet Realisatie Bevindingen en aanbevelingen Bevindingen: Aanbevelingen Bijlagen Bijlage 1: Locaties knelpunten langs Noordeindseweg en toetsresultaten kade Bijlage 2: Alfabetisch overzicht gebruikte afkortingen Bijlage 3: Opdracht & verantwoording evaluatie Bijlage 4: Overzicht interviews Bijlage 5: Overzicht brondocumenten

5 1 Samenvatting Naar aanleiding van de gevolgen van de forse regenval op 14 juli 2011, werd de binnenboezem van Berkel in een kort tijdsbestek geconfronteerd met veel waterafvoer en hoge waterstanden. Op diverse plekken van de waterkering langs de binnenboezem ontstonden lekkages. Deze dreigende situatie is door het direct treffen van allerlei noodmaatregelen in korte tijd gestabiliseerd. Dit alles vormde de aanleiding tot het versneld uitvoeren van het kadeverbeteringsproject Noordeindseweg (project ). Voor de versnelde uitvoering van het project werd gekozen voor de inzet van een intersectoraal projectteam. Binnen Delfland heeft de inzet van een intersectoraal projectteam voor het eerst plaatsgevonden. Het doel van deze evaluatie is tot inzicht te komen van opgedane ervaringen en leerpunten door het werken met een intersectoraal projectteam in relatie tot een dergelijk complex project. Het project is uitgevoerd vanuit het programma Stevige Dijken, waarvoor A.I.L. Kooiman DMT-verantwoordelijke is. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit programma ligt binnen de portefeuille van hoogheemraad A.W. Bom Lemstra. Zij is tevens de opdrachtgever voor deze evaluatie. De ambtelijk opdrachtnemer voor de evaluatie is T.R.J. Janssen (concerncontroller). De belangrijkste succesfactor voor het project was de voortgang, waarbij het omgaan met de bewoners / perceeleigenaren in relatie tot de aanwezige niet waterkerende objecten, het grootste afbreukrisico was. Door het opstellen van een goede en genuanceerde werkwijze voor medegebruik van de kade en het voeren van adequaat omgevingsmanagement, is de voortgang behouden en de planning gehaald. De oplevering stond gepland voor september 2014, en is al aan het begin van april 2014 behaald. De kosten van het project zijn verdeeld over de exploitatie en een toegekend investeringskrediet. Hierbij zijn de kosten voor de investering gebaseerd op een vooraf ingeschatte kostennorm. De financiële realisatie van het project heeft laten zien dat zowel voor het exploitatiebudget als voor het investeringskrediet, de raming ruimschoots is gehaald. De kosten voor de exploitatie zijn 31% lager uitgevallen en voor de investering ruim 14% lager dan geraamd. Voor de verdere verbetering en inzet van normkosten is een nadere aanbeveling gedaan. De succesvolle voortgang en resultaten van het project zijn niet onopgemerkt gebleven. In de buurtgemeente Bleiswijk zijn vergelijkbare werkzaamheden aan de gang, waarbij enige weerstand is ontstaan en heeft geleid tot het oprichten van burgerinitiatief. Hierbij is het succes van het project Noordeindseweg als voorbeeld aangehaald zoals een complex en ingrijpend project uitgevoerd kan worden. De behaalde resultaten van dit project vormen voldoende aanleiding om de inzet van een intersectoraal projectteam bij vergelijkbare projecten, in overweging te nemen. 5

6 2 Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen 2.1 Bevindingen De opzet en werking van het intersectorale projectteam in combinatie met de nieuwe werkmethodiek heeft geleid tot een goede projectbeheersing en realisatie. Met andere woorden kan gesteld worden dat deze combinatie een belangrijke bijdrage heeft geleverd ten aanzien het behalen van de gewenste doelmatigheid en doeltreffendheid van het project. De inzet en werking van een intersectoraal projectteam bij complexe projecten heeft zich met de uitvoering van dit project succesvol bewezen. De sectoroverstijgende samenwerking wordt door alle geïnterviewde betrokkenen als waardevol beschouwd en zeker voor herhaling geschikt. Dit gevoel en inzicht worden ook door de eerder genoemde harde feiten gestaafd. De intersectorale wijze van werken heeft een impuls gegeven aan een cultuur van samenwerken en gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen en buiten de organisatie op een kernthema van het waterschap. Het project is bijna zes maanden eerder opgeleverd dan gepland. Tevens zijn alle werkzaamheden ruimschoots binnen de beschikbaar gestelde budgetten gerealiseerd. Op deze punten tijd en geld - heeft het project dus succesvol de gewenste projectresultaten behaald. Vooraf werd de voortgang van het project als belangrijkste succesfactor beschouwd. Het grootste risico dat hieraan afbreuk kon doen, was het omgaan met de bewoners / perceeleigenaren in relatie tot de aanwezige niet waterkerende objecten. Door het opstellen van een goede en genuanceerde werkwijze voor medegebruik en het toepassen van dit instrument binnen de kaders van omgevingsmanagement, is de voortgang van het project inderdaad een succes geworden. Het toepassen van omgevingsmanagement heeft zijn meerwaarde bewezen bij dit project. Gebaseerd op een doordacht communicatieplan en het op professionele wijze aanpakken van omgevingsmanagement, is gebleken dat het maatschappelijk draagvlak tijdens dergelijke ingrijpende en complexe projecten op een hoog niveau is te krijgen en te houden. Door het inzetten van de verdere verfijning in het toetsproces, is men in staat gebleken om tijdig een forse afname te realiseren van het aantal op voorhand noodzakelijk geachte strekkende meters aan kadeverbetering. Deze afname heeft gezorgd voor minder complexe procedures en een forse afname van de eerder geraamde kosten. Dit alles zonder dat op enigerlei wijze afgedaan wordt van de veiligheidsnormering. 6

7 2.2 Aanbevelingen Gezien de resultaten van het project door de inzet van het integrale projectteam en de nieuwe werkwijze, wordt aanbevolen de inzet te verbreden en te verdiepen bij vergelijkbare en opvolgende projecten. Bij opvolgende projecten waarbij sprake is van een programmaoverstijgend op te lossen probleem, wordt het aanbevolen direct bij aanvang van de projectvoorbereidingen, de desbetreffende programmamanager(s) in te zetten bij projectoverleggen. Zodoende ontstaat de waarborg dat het overzicht ontstaat van alle lopende en gewenste activiteiten die kunnen bijdragen aan het oplossen van het gezamenlijke probleem. De verfijning van toets op de veiligheid van keringen verder uit te breiden en in te zetten. Voorts in kaart te brengen in hoeverre financiële effecten in relatie tot de afname van de noodzaak tot kadeverbeteringen, op programmaniveau verwerkt zijn in de meerjarenraming. De vooraf toegepaste normkosten omvatten het totaal aan verwachte directe kosten, indirecte kosten en kosten voor objectonvoorzien, per rekeneenheid. Hiermee is alleen de post project onvoorzien een losstaand gegeven. Dit maakt dat het niet voldoende inzichtelijk te maken is op welke onderdelen (direct, indirect of object onvoorzien) in het vervolg nog beter ingezet moet worden. Voor het voeren van een goede nacalculatie is het gewenst meer inzage te hebben in de opbouw van de toegepaste normkosten. De SSK is hierbij een effectief middel. Het wordt aanbevolen voldoende aandacht te hebben voor de overdracht van alle dossiers van de eindopname aan het einde van het project aan Handhaving. Hiermee kan Handhaving deze informatie verwerken in hun informatiesysteem, waarmee de nieuwe informatiebasis wordt gelegd voor toezicht & handhaving van de Keur. 7

8 3 Inleiding Na eerst een lange periode van droogte te hebben ondergaan, kreeg het Delflandse gebied op 14 juli 2011 te maken met forse regenval. Ook de binnenboezem van Berkel werd hierdoor in een kort tijdsbestek geconfronteerd met veel waterafvoer en hoge waterstanden. Op diverse plekken van de waterkering langs de binnenboezem ontstonden lekkages. Deze dreigende situatie is door het direct treffen van allerlei noodmaatregelen in korte tijd gestabiliseerd. Dit alles vormde de aanleiding tot het versneld inzetten en uitvoeren van de al geplande werkzaamheden voor kadeverbetering en buitengewoon onderhoud aan de kade van de Noordeindseweg (project ). Voor de versnelde uitvoering van het project werd gekozen voor de inzet van een intersectoraal projectteam. De inzet van een intersectoraal projectteam vindt voor het eerst plaats binnen Delfland en wordt daarom als pilot ingezet. Het doel van deze evaluatie is tot inzicht te komen van ervaringen en leerpunten zoals opgedaan door het werken met een intersectoraal projectteam in relatie tot een dergelijk complex project. Het project is uitgevoerd vanuit het programma Stevige Dijken. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor dit programma ligt binnen de portefeuille van hoogheemraad A.W. Bom Lemstra. Zij is tevens de opdrachtgever voor deze evaluatie. 4 Wat voorafging Voordat ingegaan kan worden op het eigenlijke project, is het noodzakelijk de aanloop naar 14 en 15 juli 2011 weer te geven. Eerst zal gekeken worden naar de reguliere programmatische behandeling en vastlegging van de kade Noordeindseweg. Vervolgens wordt, op basis van een eerder uitgevoerde evaluatie 1 naar aanleiding van de hevige neerslag op 14 juli 2011, een beeld geschetst van alle in dat korte tijdsbestek voorafgaande gebeurtenissen. 4.1 Programmering & toetsing kade Noordeindseweg In 2008 was 255 kilometer van de regionale kering als evident veilig aangemerkt voor wat betreft stabiliteit van het kadelichaam. De kade van de Noordeindseweg viel hier toen nog niet onder Programmaplan Het programmaplan Stevige Dijken is vastgesteld in de Verenigde Vergadering van 28 april In de opgave van het programma Stevige Dijken bedraagt het totaal aan regionale keringen 420 kilometer. Daarvan is 380 kilometer aan kering langs boezemwater en 40 kilometer langs binnenboezem (polder Berkel). De Noordeindseweg is onderdeel van de 40 kilometer kering langs de binnenboezem in polder Berkel. Deze kering wordt aangeduid als regionale kering en is in het systeem aangemerkt als kadestrekking 12. Voor regionale 1 Evaluatie hevige neerslag 14 juli 2011, (28 februari 2012, G. Bloemberg). 2 Programma Stevige Dijken (dd ) 8

9 keringen is een normering 3 van toepassing, voor overige keringen niet (polderkade, landscheiding en binnenwaterkering). De basis voor de normering is de Leidraad Toets op Veiligheid regionale waterkeringen, uit In mei 2010 is door de provincie Zuid-Holland het addendum op de leidraad Toetsing regionale keringen vastgesteld. Met het addendum is het beoordelingskader van de toetsingsleidraad aangepast (in zijn algemeenheid minder streng). In het programmaplan wordt voor de voorbereiding (ontwerpfase) van buitengewoon onderhoud en kadeverbeteringstrajecten gekozen voor de inzet van een intersectoraal projectteam 4. Voor de activiteiten van 2011 in het kader van kadeverbeteringsprojecten 5 stond de Noordeindseweg nog niet aangegeven. De kade van de Noordeindseweg is aangeduid als onderdeel van de kadestrekking 12 van polder Berkel. De detailtoets van de kade was wel gereed. In het programmaplan werd dit vak aangeduid met veel plaatsen waar de kering 10 centimeter te laag was ten opzichte van de legger 6. De kade zou aan het einde van de programmatermijn in uitvoering genomen worden Verfijning toetsproces Op 17 augustus 2010 vond in het kader van de opgave voor het kadeverbeteringsprogramma een interne bijeenkomst plaats (WS, PIB, B&O) 7 met als doel de noodzaak voor de verbetering van de in het kadeverbeteringsprogramma (KVP) opgenomen kaden. Voorafgaand aan de bijeenkomst was door B&O-WK (team Waterkeringen) een quickscan uitgevoerd. Deze grove scan gaf inzicht in de mogelijkheden tot verfijning van het beschikbare toetsresultaat. Met verfijning wordt gedoeld op het zoeken naar oplossingen waardoor strekkingen niet, of voorlopig niet, hoeven te worden verbeterd en waarop dus ook eventuele voorbereidingen voor kadeverbeteringen op kunnen worden afgestemd. De aanleiding van de mogelijke verfijning lag in het beschikbaar komen van een nieuw (in zijn algemeenheid minder streng) beoordelingskader (Addendum LTVR), in de kwaliteit van de eerdere toetsresultaten en in de mogelijkheden die aanvullende informatievergaring biedt. In het overleg van 23 september 2010 (expertgroep Stevige Dijken) is afgesproken deze verfijningslag ook voor kade 12 uit voeren. Dit betreffen regionale waterkeringen grenzend aan de tussenboezem. In een eerder stadium is in opdracht van B&O WK door PIB kritisch gekeken naar verkeersbelasting (VB) (op zg. groene kaden was met verkeersbelasting gerekend) en hydraulische kortsluiting. Vanwege de grote impact van VB op de sterkte van de waterkeringen en het feit dat veel van de waterkeringen fysiek niet toegankelijk zijn voor vrachtauto s, heeft Delfland besloten om niet meer rekening te houden met (zware) VB op groene kades [D&H besluit: geen verkeersbelasting op groene kaden, regionale Keringen (kenmerk D&H , 3 Provincie Zuid Holland: Leidraad Toets op Veiligheid regionale waterkeringen (2006) 4 Pagina 12 13: Programma Stevige Dijken (dd ) 5 Pagina 18; Programma Stevige Dijken (dd ) 6 Zie bijlage 1 voor overzicht van toetsresultaten per locatie. 7 Zie voor verklaring afkortingen bijlage 2. 9

10 november 2008]. Een algemene definitie van groene kades is: kades zonder verharding op de kruin of op de berm van de waterkering. Dit vervolgonderzoek door PIB leidde tot een forse reductie van het aantal kilometers te onderzoeken kaden. Na hertoetsing met deze aangepaste uitgangspunten bleef circa 1,5 kilometer over. Met deze verfijning zal het aantal kilometers verder afnemen. In eerste instantie was circa 20 miljoen ingeschat voor kadeverbetering 8. Door de verdere verfijning zal hiervan slechts een fractie overblijven. 4.2 De aanloop naar 14 en 15 juli 2011 In 2011 heeft Delfland te maken gehad met een zeer droog voorjaar. Het neerslagtekort was op 15 juni 2011 bijna 175 mm. Ook de kade aan de Noordeindseweg langs de binnenboezem van Berkel had 15 juni een neerslagtekort van bijna 175 mm. Van half juni tot half juli 2011 heeft het redelijk veel geregend. In het gebied van Delfland is deze periode gemiddeld 90 mm gevallen voorafgaand aan de calamiteit van donderdag 14 juli 2011, waarvan in sommige polders ruim 30 mm op 12 juli, twee dagen voor de calamiteit. Normaal valt in deze periode ongeveer mm (bron: KNMI), dus er kan worden gesproken van een relatief natte zomermaand. Per saldo wordt in het rapport gesteld dat er vanuit is gegaan dat de extreme droogte van het voorjaar 2011 nauwelijks meer van invloed was op het watersysteem bij aanvang van 14 juli. De context van deze bevinding ligt in het feit dat deze betrekking heeft op het totale watersysteem van Delfland, en niet specifiek op de omstandigheden rondom de Noordpolder en de Noordeindseweg. Na die periode van ernstige droogte, waarvoor de calamiteiten organisatie nog steeds was opgeschaald, is het op 14 juli 2011 hevig gaan regenen. Dat heeft ertoe geleid dat Delfland toen voor wateroverlast gedurende twee dagen (14 en 15 juli) is opgeschaald naar fase Situatie kade Noordeindseweg op vrijdag 15 juli 2011 In het evaluatierapport van 28 februari 2012 wordt de situatie als volgt beschreven. Ondanks het voormalen (conform neerslagprotocol) en de inzet van de bergboezem Berkel vanuit de binnenboezem Berkel, was de waterstand achterin de binnenboezem van Berkel langs de Noordeindseweg op vrijdag 15 juli 2011 erg hoog (peil tot 10 cm onder kruin). Mede hierdoor zijn op een aantal plaatsen wellen in de kade ontstaan. Er zijn op circa 10 locaties zandzakken geplaatst op de kruin en taluds. Om het risico op een kadebreuk verder te beperken is een deel van de binnenboezem afgedamd /gecomparimenteerd en is een mobiele pomp geplaatst om de waterstand snel omlaag te krijgen (zie figuur 1). Op vrijdagavond circa uur was de binnenboezem weer op peil en de situatie onder controle. Het gemaal van de Noordpolder heeft tot boven het afslagpeil voor de binnenboezem doorgemalen, omdat het rond middernacht (14 op 15 juli) op de handstand is gezet. Hierdoor is de waterstand in de binnenboezem met nog 8 Bron: presentatie Workshop expertteam 17 augustus

11 eens 20 cm gestegen (zie figuur 2). De reden dat men het gemaal op de hand heeft gezet was dat het gemaal steeds afsloeg; men dacht in eerste instantie dat dit werd veroorzaakt door een storing. Bovendien was de waterstand in de Noordpolder hoog dus wilde men doormalen. Figuur 1: Zandzakken op kruin Kade Noordeindse weg (links)en compartimentering met mobiele pomp (rechts) Figuur 2: Waterstandsverloop op diverse locatie in binnenboezem Berkel; Gemaal Noordpolder op de hand gezet in de nacht van 15 juli om 00:00 uur Bevindingen op basis van evaluatie van 28 februari 2012 Naast het handmatig overbruggen van gemaal Noordpolder boven het automatisch afslagpunt als deel van de oorzaak van de overbelasting van de binnenboezem, heeft de onderhoudstoestand van de watergangen ook grote invloed gehad. In de binnenboezem van Berkel en de polders van het Oostland zat veel eco-vuil in de sloten (zogenaamd FLAB, Floating Large Algae Beds). Hierdoor traden zeer grote verhangen in de polder en binnenboezem op, omdat 11

12 het water niet goed naar het gemaal kon stromen. Door deze grote verhangen waren de waterstanden achter in het watersysteem erg hoog. Voorheen werd de schoning van sloten rond 15 juni gedaan. Door de Flora en Faunawet werd de schoning nu pas vanaf 15 juli gedaan. De beheerders beveelden aan watergangen met een belangrijkere afwaterende functie eerder en regelmatiger te schonen. Deze aanbeveling wordt inmiddels ingevoerd en opgevolgd. Bevindingen op basis van evaluatie 28 februari 2012 Op basis van de bevindingen vanuit de evaluatie van 28 februari 2012, kan gesteld worden dat de extreem hoge waterstand in de binnenboezem gelegen is in: Het handmatig overbruggen van het gemaal boven het automatisch afslagpunt. De bovenmatige aanwezigheid van eco-vuil (FLAB) in de binnenboezem De eerste acties op de 15 e juli 2011 In de vroege ochtend van de 15 e juli kreeg de verantwoordelijke gebiedsbeheerder voor keringen omstreeks de melding dat op een aantal locaties in de kade van de Noordeindseweg lekkages ontstaan waren vanwege de zeer hoge waterstand in de binnenboezem 9. De beheerder is direct de situatie ter plekke gaan beoordelen en heeft de eerste acties uitgezet. Het verzoek aan het calamiteitencentrum om het pompen van polderwater op de binnenboezem te stoppen, nam nog een flinke tijd (twee a drie uur) in beslag voordat hier gehoor aan werd gegeven. Daarnaast is direct begonnen met het naar de locatie halen van een aannemer en aan te vangen met de compartimentering van de binnenboezem, het afpompen van overtollig water (om z.s.m. het waterpeil te verlagen en daarmee de druk op de kade te verlagen), en het aanbrengen van zandzakken op de meest urgente plekken van de kade. Met het treffen van deze eerste acties is de kritische situatie in kort tijdsbestek gestabiliseerd. 4.3 Opdracht voor onderhoudsbestek Oost. Net als alle andere kades binnen Delfland, wordt aan de kade van de Noordeindseweg regulier onderhoud gepleegd. De kade valt binnen het oostelijk gedeelte van het Delflandse verzorgingsgebied. Op 12 juli 2011 (twee dagen voor de calamiteit) geeft de teamleider OWW (Onderhoud Waterkeringen en Watergangen) opdracht aan een aannemer voor uitvoering van onderhoudsbestek Oost. In dit bestek staan vier percelen genoemd die gelegen zijn aan de kade van de Noordeindseweg; Noordersingel 60, Noordeindseweg 85, Noordeindseweg 91 en Noordeindseweg 107. De uit te voeren werkzaamheden betreffen maaien, frezen en grondwerk. 9 In bijlage 1 treft u een overzicht aan van locaties. 12

13 Later in deze evaluatie wordt op deze opdrachtverlening teruggekomen. 5 Interne overdracht project Noordeindseweg Kort na de ongewenste situatie met de kade van de Noordeindseweg is door B&O WK 10 een overdrachtsmemo 11 opgesteld aan de programmamanager Stevige Dijken. Het overdrachtmemo betrof de laatste stand van zaken ten aanzien van het toetsproces voor de totale regionale kering (kade 12) van de Noordpolder, waarvan de kade van de Noordeindseweg het noordelijkst gelegen onderdeel is. Op dat moment gold dat er voor 960 meter van de kade van de Noordeindseweg nog geen oordeel was voor MSTBI 12. B&O WK had de afgekeurde strekking in de voorgaande periode uitgebreid doorgenomen in het kader van de zogenaamde verfijning (op MSTBI). De analyse voor mogelijkheden voor verfijning was nagenoeg afgerond. De opdracht om de verfijning uit te zetten (looptijd 5 maanden) werd stopgezet (960 meter). De verdere verfijning van de laatste meters zou in het kader van het project meegenomen met het ontwerp en hiermee voldoen de stukken dan minimaal aan de toetseisen. Daarnaast was er nog geen beheerdersoordeel plus afgegeven op deze kade. Een beheerdersoordeel zijn feitelijk bevindingen vanuit de praktijk die uiteindelijk nog een aanvullend effect kunnen hebben op het totale toetsresultaat. In verband met het ontbreken van een leidraad en verplichting daartoe, heeft nog geen toets plaatsgevonden voor wat betreft NWO s (Niet Waterkerende Objecten). Wel is veel bekend over de ligging van NWO s op kade 12 traject 1. Dit op basis van alles wat zichtbaar is op digitaal beschikbare luchtfotografie binnen de applicaties FLIMAP en INTWIS. 6 Aanvang en voorbereiding van het project Naar aanleiding van de problematiek van de kade aan de Noordeindseweg was de urgentie duidelijk geworden voor het versneld uitvoeren van te nemen maatregelen. Hiertoe is allereerst een aanvraag voor onderzoekskrediet ingediend bij de secretarisdirecteur. 6.1 Aanvraag van onderzoekskrediet Op 16 augustus 2011 is de door programmamanager Stevige Dijken de aanvraag voor onderzoekskrediet 13 ingediend bij de secretarisdirecteur. Het beoogde effect voor het onderzoekskrediet was het verbeteren en op hoogte brengen van risicovolle regionale keringen. Het benodigde onderzoekskrediet bedroeg ,-. Op 30 september 2011 is de aanvraag toegekend door de secretarisdirecteur. Bij de aanvraag voor het onderzoekskrediet zat een memo, waarin de projectaanpak op hoofdlijnen 14 stond beschreven. 10 B&O WK; nu BBC WK (Waterkeringen). 11 B&O WKK; Overdrachtsdocument t.b.v. de toetsing kade 12, polder Berkel (dd. 9 augustus 2011). 12 MSTBI: Macrostabiliteit binnenwaarts. 13 Aanvraag onderzoekskrediet Stevige Dijken (DMS ), dd Memo: Kade 12 Noordeindsevaart / aanpak op hoofdlijnen, dd. 12 augustus

14 6.2 Voorgestelde aanpak In het begeleidende memo van de aanvraag voor onderzoekskrediet is op hoofdlijnen de aanpak van het project aangegeven. Het memo is door B&O opgesteld in samenwerking met een intersectoraal projectteam bestaande uit vertegenwoordigers van PIB, WS en V&H. Het memo begint met een belangrijk beslispunt; In te stemmen met een daadkrachtige aanpak waarbij gebruik wordt gemaakt van de maximale ruimte in de te doorlopen procedures en de interne organisatie om zo snel mogelijk te kunnen handelen. Met dit beslispunt moet, binnen de toegestane kaders, gebruik gemaakt worden van de urgentie die is ontstaan en inmiddels ook leefde bij de bewoners langs dat deel van Noordeindseweg. Hierdoor is de urgentie gebruikt om zowel de externe omgeving als de interne organisatie in dezelfde lijn te zetten en het project daarmee voorspoedig te laten verlopen. Verder zijn in het memo enkele aandachtspunten en aanbevelingen gedaan voor het project en het verdere verloop daarvan. De belangrijkste aandachtspunten en aanbevelingen worden hier aangegeven en behandeld Integrale aanpak Er wordt allereerst een integrale aanpak voorgestaan van de binnenboezem Berkel. De waterkering langs de Noordeindsevaart is onderdeel van de binnenboezem Berkel. Naast maatregelen ter verbetering van de waterkering zijn ook maatregelen ter verbetering van het peilbeheer noodzakelijk om ongewenste hoge waterstanden te voorkomen en de veiligheid tegen overstromen te garanderen. Integrale aanpak Het aan te pakken probleem bestaat uit twee aspecten en is verdeeld over twee verschillende programma s: Stevige Dijken: Verbeteren van de waterkering. Voldoende Water: Uitvoeren van maatregelen waarmee uiteindelijk het peilbeheer wordt verbeterd. Inhoudelijk dienen zaken afgestemd te worden. Het IPT stelt voor om zaken als het opdrachtgeverschap en communicatie integraal op te pakken. Zorg voor één gezicht naar buiten toe (ambtelijk en bestuurlijk). 14

15 Integrale aanpak Twee belangrijke aspecten worden als uitgangspunt vastgesteld: De voorbereiding en uitvoering van het project zal plaatsvinden d.m.v. een IPT (Integraal Project Team) Het IPT krijgt hiermee een meervoudige focus: o Verticale focus gericht op de verbinding van de diverse organieke disciplines. o Horizontale focus gericht op de verbinding van multiprogrammatische aspecten. Communicatie als middel is van groot belang voor het IPT en het project, naar zowel interne partijen als naar de externe partijen in de projectomgeving Toetsing van de kade Voorts wordt aangegeven dat uit de nadere verfijning van de wettelijke toetsing is gebleken dat 1,5 kilometer van de kade langs de binnenboezem nog niet het oordeel Voldoet heeft kunnen krijgen. Hiermee is een forse afname gerealiseerd ten opzichte van de eerdere resultaten waarbij 7 kilometer als onvoldoende werd aangemerkt. Lokaal is het mogelijk de opgave nog nader te verfijnen. Gezien de urgentie wordt voorgesteld de nodige werkzaamheden zoveel als mogelijk op basis van de huidige inzichten uit te werken en nadere verfijning alleen toe te passen indien dit weinig tijd kost. Toetsing Met de term verfijning wordt in praktijk bedoeld het expliciet (in)meten en nader onderzoeken van gesteldheid van de kering op specifieke locaties. Dit verfijnen kost extra tijd en geld, maar geeft een scherper beeld van de te nemen maatregelen en waar mogelijk een verdere afname van het aantal meters kadeverbetering. Het is evident of er sprake is van kadeverbetering of van buitengewoon grootonderhoud. In het eerste geval kunnen maatregelen technisch, financieel en procedureel veel omvangrijker zijn, dan in het geval van buitengewoon grootonderhoud Inhoudelijke uitdaging: medegebruik en omgevingsmanagement De kade langs de binnenboezem wordt intensief (en zeer gevarieerd) gebruikt door de bewoners en bedrijven. Door de steller van de memo wordt gesteld dat Delfland nog niet veel ervaring heeft hoe hiermee om te gaan. Inhoudelijk is dat de grootste uitdaging. Aspecten die daarbij een rol spelen zijn; beleid, handhaving, nadeelcompensatie, duidelijkheid over wat voorafgaand aan de werkzaamheden moet worden verwijderd en wat na de werkzaamheden weer terugkomen mag. Belangrijk is een goede samenwerking met de gemeente zodat ook daar bestuurlijke en ambtelijk draagvlak aanwezig is. 15

16 Medegebruik & omgevingsmanagement Hier krijgt het eerdergenoemde aspect Communicatie een nadere duiding t.a.v. de externe projectomgeving. Door het voeren van omgevingsmanagement moet op een effectieve en efficiënte wijze de verbinding gemaakt worden met de gebruikers/bewoners langs de kade. Hierbij komen onderwerpen aan de orde als NWO aan de orde. Hoe zal hiermee omgegaan worden, binnen welke kaders, en hoe hier draagvlak voor te creëren Procesmatige uitdaging: interne organisatie en processen De interne organisatie en de procesvoering wordt als belangrijk aandachtspunt genoemd in de memo van de aanvraag voor het onderzoekskrediet. Gesteld wordt dat als dit project sneller gerealiseerd moet worden dan een standaard project (doorlooptijd circa 3 jaar), dan vereist dat een andere insteek op het gebied van aansturing, interne procedures en de organisatie. Aansturing dient op voldoende hoog niveau binnen de organisatie plaats te vinden zodat besluiten snel genomen kunnen worden. Daarnaast wordt aanbevolen zoveel als mogelijk gebruik te maken van ervaren mensen binnen de eigen organisatie. Het beschikbaar stellen van deze mensen zal op andere dossiers leiden tot vertraging. Daarnaast zal kritisch gekeken moeten worden naar de te doorlopen interne procedures. De projectleiding geeft aan dat geaccepteerd zal moeten worden dat niet vooraf alles gedegen voorbereid en ingeschat kan worden (ramingen, planning etc.). Snelheid in het proces wordt verkregen door te starten op basis van hoofdlijnen en zaken lopende rit nader uit te werken en bij te sturen. Procesmatige uitdaging Als belangrijkste uitdaging voor het project wordt gezien de factor snelheid. Hiermee moet geaccepteerd worden dat niet alles tot in de puntjes voorbereid en ingeschat kan worden Inzet verschillende expertises binnen Delfland Het projectteam dient intersectoraal te zijn zodat gebruik gemaakt kan worden van de expertise uit de verschillende sectoren. Voorbeeld: bekijk per maatregel wat het meest efficiënt is, uitvoeren als een project (investering) of uitvoeren als regulier werk (exploitatie). Om het overzicht en de afstemming te bewaken dienen alle maatregelen wel vanuit een centraal punt te worden aangestuurd. Gebruik verschillende expertises: efficiency Het project zal gefinancierd worden door middel van een exploitatiebudget en investeringskrediet. Vanuit een integrale behoefte is het belangrijk om centrale coördinatie te voeren. Dit geldt o.a. voor de bepaling of activiteiten via de exploitatie of de investering verlopen. 16

17 6.2.6 Planning Voorgesteld wordt te streven naar uitvoering van de eerste kadevakken (buitengewoon onderhoud ) vanaf begin 2012 en uitvoering kadeverbetering vanaf tweede helft Het projectteam wordt gevraagd de planning nader te concretiseren en de haalbaarheid / mogelijkheden tot versnellen te bezien. Belangrijk is dat zo spoedig mogelijk helder wordt welke mogelijkheden er zijn (mede in het licht van de calamiteit) om zaken procedureel te versnellen. Planning Voor de voortgang van het project wordt t.a.v. de volgende keuze gemaakt: De eerste helft van 2012 wordt buitengewoon onderhoud uitgevoerd. Dit is dan ten laste van de exploitatie. Vanaf de tweede helft 2012 dan is naar verwachting de voorbereiding afgerond wordt gestart met de uitvoering van de kadeverbetering. Dit is ten laste van het investeringskrediet Voorgenomen opzet Intersectoraal Project Team (IPT) Bij de aanvraag voor het onderzoekskrediet wordt uitgegaan van een voorgenomen opzet van het IPT. Het IPT zal ingericht worden op basis van drie sporen: ontwerp, juridische procedures en omgevingsmanagement. Een kernteam bestaande uit de projectleider en drie deelprojectleiders (één voor elk spoor) zal dan zorgdragen voor de dagelijkse aansturing en de afstemming met de OG (opdrachtgever). Uiteraard zal er tussen de sporen continu worden afgestemd. Voorgesteld wordt het projectteam op vaste dagen bij PIB te stationeren. Voorgenomen opzet Intersectoraal Project Team (IPT) De voorgenomen keuze voor het gebruik van een IPT is gebaseerd op de eerder gedane aankondiging in het programmaplan Stevige Dijken. Eerder werd uitgegaan van een intersectoraal team dat zich bezig hield met het ontwerp t.b.v. buitengewoon onderhoud of kadeverbetering. Het huidige IPT bestrijkt het gehele traject van het project: van ontwerp tot en met realisatie. 7 Plan van aanpak Als voorbereiding op het project werd een plan van aanpak 15 opgesteld. Dit plan beschrijft een aantal belangrijke aspecten die de uitgangspunten vormen voor het totale project. Ten aanzien van het plan van aanpak worden de volgende punten behandeld: De ondertekening Projectomschrijving Projectresultaat Projectstrategie Projectorganisatie Planning 15 Plan van aanpak Kadeverbetering Noordeindseweg (701573), dd

18 7.1 De ondertekening In de periode na de aanvraag en toekenning van het onderzoekskrediet wordt voortvarend gewerkt aan de voorbereidingen van het project. Op 17 november 2011 wordt het plan van aanpak voor het project door alle betrokken sleutelspelers 16 ondertekend. De sectorcontroller ondertekende het plan met een kanttekening omdat het plan naar zijn inzicht niet aan alle randvoorwaarden voldeed. In dit project werd voor het eerst gewerkt vanuit een intersectoraal projectteam. Het was op dat moment voor de sectorcontroller onvoldoende duidelijk hoe dit beheersmatig zou moeten werken. Bijvoorbeeld de vraag wie vanuit de organisatie wel of niet op het investeringsbudget konden schrijven, of de inhuur van een omgevingsmanager door B&O kon worden geactiveerd en of PIB een opdracht kon aanvaarden waarin voor wat betreft de inhuur van de omgevingsmanager B&O opdrachtgever was en PIB zou moeten betalen. Ondertekening plan van aanpak De bedenking die vooraf bestond bij de sectorcontroller is goed uitgepakt: Inhuur omgevingsmanager: De kosten voor inhuur van de omgevingsmanager zijn gedeeltelijk doorbelast op het project. Dit ligt ook in lijn met de administratieve voorschriften, omdat de geleverde arbeid volledig ten dienste is van het actief. Later is de omgevingsmanager in loondienst gekomen van Delfland en zijn daarmee de kosten ten laste van de exploitatie gekomen. Ook dit ligt in lijn met de administratieve voorschriften. Beheersmatige aspecten: Ten aanzien van de beheersmatige aspecten van het werken met een IPT waren bedenking omdat dit voor het eerst werd gedaan. Achteraf kan gesteld worden dat de werking van het IPT de verwachtingen heeft overtroffen. 7.2 Projectomschrijving De projectomschrijving geeft aan dat het project het verbeteren omvat van de kade langs de Noordeindseweg aan de binnenboezem van Berkel (kade 12 / traject 1). Binnen het project wordt er, in volgorde van prioriteit, onderscheid gemaakt tussen urgente maatregelen (UM), buitengewoon onderhoud (BGO) en kadeverbetering (KV). Het traject heeft een totale lengte van circa 3 kilometer. De scope loopt vanaf de rotonde in het noorden (N470 nabij Zoetermeer) tot aan het gemaal Noordpolder in het zuiden. De exacte maatregelen worden lopende het project uitgewerkt, en er zal dus gedurende het project steeds meer inzicht komen in kosten, risico s en planning van het project. Gezien de urgentie is er voor gekozen het project reeds te starten met onderzoekskrediet en zoveel mogelijk maatregelen direct uit te voeren. 16 Betrokkenen: Projectleider PIB, programmamanager, teamleider PIB, sectorcontroller PIB. 18

19 Verder wordt aangegeven dat daar waar mogelijk met exploitatiebudget wordt gewerkt om de maatregelen (UM) uit te voeren. Het totale investeringsbudget voor de kadeverbetering zal lopende het project duidelijker worden. Het project eindigt als de gehele kade voldoet aan de veiligheidsnorm en in goede staat van onderhoud is overgedragen aan team OWW. Met dit plan van aanpak, wat een uitwerking is van het plan van aanpak op hoofdlijnen (zoals gebruikt bij de aanvraag voor onderzoekskrediet) geeft de programmamanager (PM) opdracht aan PIB om de uitvoeringsmaatregelen verder uit te werken teneinde te komen tot een ontwerp, IP (investeringsplan) en kredietaanvraag hetzij een exploitatiebudget. Projectomschrijving Het plan van aanpak zal later ook dienen als onderbouwing voor de aanvraag van het investeringsplan en investeringskrediet. Ook hier net als bij de aanvraag voor het onderzoekskrediet - wordt aangegeven dat de te maken kosten voor het project verdeeld zullen gaan lopen over de exploitatie en (nog) aan te vragen investeringskredieten. Tevens wordt herhaald dat vanwege de urgentie van het project nog geen volledig beeld is van de raming en bijbehorende risico s. Er is dus een bepaalde onzekerheid aanwezig. 7.3 Projectresultaat Aangegeven wordt dat wanneer de gehele kade 12 traject 1 (van N470 rotonde tot aan het gemaal Noordpolder) volledig voldoet aan de normen (legger en stabiliteit), het gewenste projectresultaat is behaald. Zo snel mogelijk daar waar het kan, is het doel. Hiervoor is het project gesplitst in drie soorten ingrepen: Urgente maatregelen (UM, 375 m) Buiten gewoon onderhoud (BGO, 2100 m) Kadeverbetering (KV, 450 m) De urgente maatregelen betreffen maatregelen welke dienen om de plekken waar zich in de zomer van 2011 bijna calamiteiten hebben voorgedaan direct aan te pakken. Realisatie van Ontwerp Wanneer uitvoering Budget UM IPT 2011 en 2012 exploitatie BGO IPT 2013 Investering KV IPT 2013 en 2014 Investering Tabel 1: Overzicht van toedeling kosten Het buitengewoon onderhoud betreft het op leggerprofiel (ambitieniveau is NAP-2,16 m) brengen van de kade, en bij een kadeverbetering is de huidige kade niet stabiel en valt deze ook niet binnen het huidige leggerprofiel stabiel te rekenen. Wel wordt getracht (door middel van doortoetsen) de 19

20 kadeverbetering zoveel mogelijk buiten de projectplanprocedure te houden. Dit uiteraard enkel daar waar dit rechtmatig is. Verfijning toetsresultaten Het trachten met behulp van doortoetsen de kadeverbetering zoveel als mogelijk buiten de projectplanprocedure te houden, is in deze een ongelukkig gekozen omschrijving, maar legt tegelijkertijd ook een risico t.a.v. planning bloot. Ingeval van BGO kunnen de maatregelen binnen het leggerprofiel van de kering uitgevoerd worden. Hiertoe hoeft geen aparte planprocedure te worden opgestart. Bij kadeverbetering leiden de maatregelen doorgaans wel tot afwijkingen t.o.v. het leggerprofiel (bijvoorbeeld het aanbrengen van steunbermen om de stabiliteit te borgen). In die gevallen is het voorgeschreven dat er een projectplan wordt opgesteld, ter inzage gelegd en vervolgens wordt vastgesteld. Een dergelijke procedure is tijdrovend en verhoogt de kans dat bewoners een bezwaar indienen. Dit risico zou afbreuk doen aan de belangrijkste succesfactor van het project: sneller klaar zijn dan reguliere kadeprojecten. In werkelijkheid is in een eerder stadium gekozen voor verfijning van de toetsresultaten. Dit betekende dat men dieper inzoomde op de werkelijke omstandigheden van de kering t.a.v. hoogte en omstandigheden. Door deze toepassing nam het aantal meters kadeverbetering af omdat men scherper kon vaststellen dat de nodige maatregelen binnen het bestaande leggerprofiel kon worden uitgevoerd. Dit is rechtmatige werkwijze. Onderhoudsbestek Oost Eerder in paragraaf 4.3 van deze evaluatie kwam de aanbesteding van het onderhoudsbestek Oost aan de orde. In tabel 1 wordt de voorgenomen toedeling van kosten weergegeven. Dit komt overeen met de voorgenomen toedeling zoals aangegeven bij de aanvraag voor het onderzoekskrediet. Echter is gedurende de ontwerpfase en de uitvoeringsfase geen rekening gehouden met de beperkte werkzaamheden die uitgevoerd zouden gaan worden n.a.v. het aanbesteedde onderhoudsbestek Oost. De beperkte werkzaamheden en geldstromen over de exploitatie waren niet in beeld bij de projectleiding. Bij controle is aangetoond dat de werkzaamheden voor het onderhoudsbestek Oost aan de Noordeindseweg uitgevoerd en betaald zijn. Uit verdere controle is niet gebleken dat werkzaamheden dubbel uitgevoerd zijn of betaald in het kader van het investeringsproject. 7.4 Projectstrategie Naar mening van de projectleiding wordt een onconventionele aanpak van het project gerechtvaardigd naar aanleiding van de bijna calamiteit. Het belangrijkste is immers om zo snel mogelijk de urgente maatregelen op te pakken en in de 'slibstream' de overige werkzaamheden uit te voeren. Het is belangrijk om het momentum van nu (bewoners, gemeente en overigen 20

21 belanghebbenden zijn geconfronteerd met een bijna calamiteit) goed te benutten om de kade weer aan de normen te laten voldoen. Momentum Door gebruikmaking van de ontstane urgentie is op effectieve wijze gebruik gemaakt van het momentum om bewoners en belanghebbenden op positieve wijze mee te krijgen voor de projectbelangen. Het voeren van omgevingsmanagement (verbinding leggen tussen externe belanghebbenden, projectorganisatie en projectbelangen) en integrale samenwerking tussen de verschillende disciplines binnen de projectorganisatie, hebben zeker bijdragen aan het welslagen van het project en het behalen van het projectresultaat Medegebruik kade Noordeindsevaart Zoals gezegd is het belangrijk om het momentum van nu goed te benutten om de kade weer aan de normen te laten voldoen. Aandachtspunt hierbij is dat de kade niet van Delfland is en er dus op grond van bewoners / perceeleigenaren gewerkt dient te worden. De grond van de kade is verdeeld over 94 percelen met 72 verschillende eigenaren. Hiernaast zijn er vele NWO's (Niet Waterkerende Objecten) 17 op de kade aanwezig welke mogelijk deels gesaneerd dienen te worden. Juridisch en beleidsmatig vergt dit veel van Delfland. Vandaar dat een jurist, een beleidsmedewerker en een vergunningverlener en een handhaver zitting hebben in het IPT. In praktijk is gebleken dat de medegebruikers (bewoners / perceeleigenaren) niet goed op de hoogte zijn van de verplichtingen die het met zich meebrengt als men medegebruiker is van een kade. In niet alle gevallen is men op de hoogte dat het aanbrengen van NWO s op of aan een kade volgens de Keur onder de vergunningsplicht valt. Hierdoor zijn in de afgelopen decennia allerlei objecten op de kade terecht gekomen, die eigenlijk niet toegestaan zijn. Deze situatie kon mede ontstaan doordat vanuit Delfland ook geen actief beleid was ten aanzien van voorlichting van medegebruik en het handhaven daarop. Voor het medegebruik van de kade en de werkwijze daartoe, is speciaal voor dit project een notitie opgesteld 18. Hierin wordt het volgende gesteld. In de Keur is geregeld hoe medegebruikers (dus ook de bewoners/eigenaren aan de Noordeindseweg) gebruik moeten maken van de kade. In de Keur staat aangegeven dat veiligheid van de kade niet in het geding mag komen. Die veiligheid betreft; het waterkerend vermogen van de kade, de mate waarin de kade is te onderhouden zonder onevenredig hoge kosten; de mate waarin de kade is te inspecteren. Uitgangspunt voor het project "kade Noordeindseweg" is het waterkerend 17 NWO: bomen, bosschages, schuren, vlonders, etc. 18 Werkwijze medegebruik kade Noordeindsevaart (996995), dd. 28 maart

22 vermogen van de kade herstellen (lekkages, hoogte en stabiliteit). Uit berekeningen en metingen blijkt welke delen van de circa 3 kilometer lange kade moeten worden aangepakt. Dat betekent dat sommige trajecten voldoende hoog en stabiel zijn. In principe hoeft het intersectorale team op die trajecten vanuit het project "kade Noordeindsevaart" geen maatregelen uit te voeren. Maar op trajecten waar geen maatregelen nodig zijn, kan het medegebruik het waterkerend vermogen, het toekomstig onderhoud en de inspectie van de kade belemmeren. Denk daarbij aan bomen, struiken en tuinen. Als Delfland zich alleen richt op de op te hogen en te verbeteren trajecten, zal de bereidheid van bewoners om mee te werken afnemen. Het is immers nauwelijks uit te leggen dat bij het ene perceel alle bomen, struiken en schuurtjes op de kruin moeten worden verwijderd, terwijl bij de buren alles mag blijven staan. Hoewel Delfland de werkzaamheden altijd via juridische weg kan afdwingen (gedoogbeschikking en bestuursdwang), is het niet de weg die wenselijk is. Het komt de snelheid van uitvoering niet ten goede. Om tot een genuanceerde werkwijze te komen in het kader van medegebruik, zijn de volgende uitgangspunten voor de werkwijze opgesteld: De kade moet worden opgehoogd en verstevigd waar dat nodig is. Na oplevering van het project hoeft niet het gehele circa 3 kilometer lange traject te voldoen aan de Keur, maar de veiligheid van de kade mag nooit in het geding zijn. Als medegebruik de veiligheid van de kade in het geding brengt, wordt vanuit het intersectorale projectteam maatregelen genomen: o Op die trajecten waar de kade moet worden opgehoogd en verstevigd wordt het medegebruik verwijderd als het de uitvoering in de weg staat of de veiligheid van de kade in het geding is. o Op die trajecten waar de kade voldoet aan de hoogte en stabiliteit wordt het medegebruik verwijderd als de veiligheid van de kade in het geding is. Met andere woorden: wat echt weg moet, gaat weg. Iedere bewoner wordt gelijk behandeld. 22

23 Medegebruik & Handhaving Door het toepassen van de genuanceerde werkwijze medegebruik, is het mogelijk geworden om samen met de medegebruikers op vlotte en constructieve wijze te werk te gaan. Hierdoor is deze werkwijze een belangrijk instrument geworden voor het welslagen van goed omgevingsmanagement. Daarnaast is door dit project een nieuwe 0-situatie gecreëerd ten aanzien van NWO s op de kade. Aan het einde van de werkzaamheden is per vak/perceel door de gebiedsbeheerder een opnamedocument gemaakt aan de hand van een beschrijving en fotomateriaal. Op deze wijze is de nieuwe situatie vastgelegd. Het is van belang dat alle dossiers van de eindopname aan het einde van het project overgedragen worden aan Handhaving. Hiermee kan Handhaving deze informatie verwerken in hun informatiesysteem, waarmee de nieuwe informatiebasis wordt gelegd voor toezicht & handhaving van de Keur Omgevingsmanagement Voor de uitvoering van het project is het IPT afhankelijk van de medewerking van de omgeving, het aanwezige momentum dient optimaal benut te worden. De omgevingsmanager gaat samen met de communicatieadviseur aan de slag om de communicatiestrategie op te zetten, om vervolgens op een eenduidige en doortastende wijze te gaan communiceren met de omgeving. Omgevingsmanagement Als onderdeel van de projectstrategie is het voeren van goed omgevingsmanagement als randvoorwaarde aangegeven. Als onderdeel van het communicatieplan heeft de omgevingsmanager met bijna alle 72 perceeleigenaren een zogenaamd Keukentafelgesprek gevoerd. Bij het eerste gesprek kwam de omgevingsmanager samen met een ontwerpspecialist bij de eigenaar thuis aan de keukentafel. In dat gesprek werden alle eisen en wensen besproken en toegelicht aan de hand van richtlijnen voor medegebruik. Binnen enkele weken vond dan het tweede gesprek met de eigenaar plaats. Bij dat gesprek nam de omgevingsmanager de uitvoeringsspecialist mee met het ontwerp, zodat gelijk uitgelegd kon worden hoe e.e.a. uitgevoerd zou worden. Van het resultaat van beide gesprekken werd vervolgens een afsprakenverslag gemaakt en aan de eigenaar verzonden, zodat hij nog ruimte had om te reageren. Op twee gevallen na, zijn alle gesprekken op positieve wijze verlopen. Voor de twee uitzonderingen is uiteindelijk met beperkte bestuurlijke dwang ook aangevangen met de werkzaamheden. Op het totaal een zeer goed resultaat van omgevingsmanagement dat zeker heeft bijgedragen aan het vergroten van het maatschappelijk draagvlak en het behalen van projectresultaten. 23

24 Burgerinitiatief Geen Kaalslag Bleiswijk Medio 2012 zou een vergelijkbaar kadeverbeteringstraject door Schieland (HHSK) uitgevoerd worden in de gemeente Bleiswijk. De aanpak van het project had echter al in de voorbereiding geen gunstig effect op de belanghebbende bewoners en perceeleigenaren. Dit escaleerde dusdanig dat men zelfs tot een burgerinitiatief kwam en zich daarmee teweer stelde tegen de mogelijke plannen van HHSK. Inmiddels waren bij de bewoners en eigenaren uit Bleiswijk de positieve berichten doorgekomen over de projectaanpak van Delfland met betrekking tot het kadeproject aan de Noordeindseweg. Dat leidde tot het door het burgerinitiatief als voorbeeld stellen van dit project als de wijze waarop het dus wel zou kunnen. De provincie heeft zelfs het verzoek gedaan aan Delfland om eventueel te participeren in het bemiddelingsproces tussen bewoners en HHSK. Bij brief van 8 april jl. is dit verzoek inmiddels aangehouden, omdat bewoners en HHSK op dit moment in constructief overleg terecht zijn gekomen. 7.5 Projectorganisatie De projectleiding geeft aan dat gezien de urgentie en complexiteit van dit project een beroep gedaan wordt op de gehele operationele organisatie van Delfland om het project succesvol af te ronden. Een van de zaken daarbij is het intersectorale team, waardoor alle betrokken sectoren direct zitting hebben in het projectteam. Dit komt de kwaliteit van de producten en de slagvaardigheid van het projectteam ten goede. Daarnaast wordt aangegeven dat een goede afstemming met het programma Voldoende Water onontbeerlijk is, daar de aanleiding van de hoge waterstand van de Noordeindsevaart veroorzaakt is door achterstallig baggeronderhoud en een niet goed functionerende waterhuishouding van deze vaart. Oorzaak Uit deze evaluatie is gebleken dat de in het projectplan genoemde oorzaak niet gelegen is in achterstallig baggeronderhoud, maar in het handmatig overbruggen van het gemaal en de aanwezig van eco-vuil. Ook wordt door de projectleiding als randvoorwaarde gesteld dat de programma manager Stevige Dijken contact onderhoud met de programmamanager Voldoende Water en het IPT op de hoogte houd aangaande ontwikkeling op dit gebied. 24

25 Afstemming Door de projectleiding is bij aanvang van het project aangegeven dat er afstemming dient plaats te vinden met het programma Voldoende Water. Uit de evaluatie is gebleken dat deze afstemming niet heeft plaatsgevonden. Ondanks het niet afstemmen op programmaniveau vanuit dit project heeft intussen wel besluitvorming plaatsgevonden om het watersysteemtechnische probleem voor de Noordeindsevaart op te lossen: In november 2013 heeft de VV besloten om berging Voorafsche Polder te gaan realiseren. Hiermee ontstaat een berging die m3 piekberging vanuit de Noordeindsevaart kan opvangen. Vanaf 2015 zal deze berging gereed zijn. Gemaal Noordpolder is thans voorzien van pompcapaciteit van 80m 3 per minuut, waarbij men alleen de stand aan of uit kent. Dit wordt op korte termijn aangepast door het plaatsen van twee pompen met ieder een capaciteit van 40m 3 per minuut, waarbij de werking van de pompen onafhankelijk en variabel ingesteld kan worden. Hiermee kan men veel nauwkeuriger en gelijkmatiger het gemaal inzetten Intersectoraal projectteam vs. conventioneel projectteam Tot heden werden dergelijke projecten uitgevoerd door conventioneel aangestuurde projectteams. Dit betekent in hoofdlijnen dat binnen de sector BBC de planvorming plaatsvindt. Vervolgens door de programmamanager, in de rol van opdrachtgever, de opdracht wordt opgesteld. PIB accepteert als opdrachtnemer vervolgens na een intern offertetraject de opdracht. Het projectteam van PIB neemt dan de uitvoering van het project ter hand. Het PIB projectteam bestaat dan alleen uit medewerkers van PIB, waarbij specifieke diensten worden afgenomen binnen of buiten de organisatie. De opzet van het intersectorale projectteam wijkt duidelijk af ten opzichte van het conventionele projectteam. Zie onderstaand figuur. Figuur 3 Opzet intersectoraal projectteam 25

26 Aan de voorkant van het project vindt nog steeds hetzelfde opdrachttraject plaats, maar het projectteam is samengesteld uit medewerkers vanuit de verschillende sectoren. Hierdoor ontstaat een integrale samenstelling in het projectteam. Door de disciplines samen te voegen in een intersectoraal team worden veel schakelmomenten snel bereikt. Als daarbij de focus op doorlooptijd wordt gericht, blijft het tempo binnen een project zo hoog mogelijk. Behalve de hiermee toegenomen effectiviteit is er ook kans dat dit uiteindelijk resulteert in een hogere efficiëntie. Naast de integrale samenstelling van het projectteam, werd ook gekozen voor een vaste dag per week, waarbij alle betrokken teamleden op één en dezelfde locatie werkten. Dit heeft zeker bijgedragen aan het verhogen van het gevoel van een gezamenlijke projectverantwoordelijkheid. De opzet en werking van het integrale projectteam draagt ook bij aan de positionering van de programmamanager ten opzichte van het project. Door een verbeterde onderlinge afstemming binnen het project, is de programmamanager meer in staat om het project op resultaatniveau aan te sturen en af te stemmen met de verantwoordelijk portefeuillehouder. Uit de interviews en het documentonderzoek is gebleken dat de integrale samenstelling heeft geleid tot een efficiëntere en effectievere informatieoverdracht en afstemming. Samengevat is er sprake van een betere en snellere samenwerking. De intersectorale wijze van werken geeft tevens een impuls aan een cultuur van samenwerken en gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen en buiten de organisatie op een kernthema van het waterschap. Opzet en werking Intersecotraal Project Team (IPT) Uit deze evaluatie is gebleken dat de opzet en werking van het intersectorale projectteam zeker heeft bijgedragen aan een goede projectbeheersing en realisatie. Met andere woorden kan gesteld worden dat de opzet en werking van het IPT een belangrijke bijdrage heeft geleverd ten aanzien het behalen van de gewenste doelmatigheid en doeltreffendheid van het project Nieuwe werkmethodiek vs. conventionele werkmethodiek Naast nieuwe de opzet en werking van het integrale projectteam, heeft het IPT ook gekozen voor een nieuwe werkmethodiek ten opzichte van het project. Het totale te behandelen traject omvat circa 3 kilometer binnenboezemkade. Ingeval van een conventionele werkwijze zou dit gehele traject eerst het ontwerpproces doorlopen. Naast het feit dat deze aanpak een enorme doorlooptijd vergt voor het ontwerpproces, maakt het ook dat er uiteindelijk een omvangrijk ontwerpdossier ontstaat dat in zijn geheel overgaat naar de uitvoering. Ingeval van ontwerpfouten die tijdens de uitvoering worden ontdekt, ontstaat een tijdelijke afname van de voortgang omdat e.e.a. gecorrigeerd moet worden. Bij de nieuwe methodiek is gekozen voor het opdelen van het gehele traject in tranches, die weer opgedeeld zijn in onderliggende vakken. Door deze opdeling kon men niet alleen gaan ontwerpen en plannen naar behoefte van prioriteit, maar ook naar logische volgorde in afstemming met omgeving en werkzaamheden van de aannemer. In principe ontstond er een aantal treintjes die ieder een vak of tranche vertegenwoordigden, waarmee dus de verschillende activiteiten en werkzaamheden op een logische en beheersbare wijze werden ingezet. Het belangrijkste voordeel van een dergelijke werkwijze is dat eventuele fouten sneller hersteld kunnen worden en dat leerpunten 26

27 sneller meegenomen kunnen worden naar een opvolgende fase binnen het project. Per saldo kan er dus sneller bijgestuurd worden ingeval van afwijking en neemt het lerend vermogen van de projectorganisatie toe. Nieuwe werkwijze door Intersecotraal Project Team (IPT) De nieuw gekozen werkwijze van het IPT, aan de hand van gefaseerde behandeling van een totaal project, heeft geleidt tot een snellere bijsturing ingeval van afwijking en een toename van het lerend vermogen van de projectorganisatie. 7.6 Planning In planning van het project is bij aanvang rekening gehouden met de verschillende werkstromen naar verdeling volgens onderstaande tabel: Realisatie van Ontwerp Wanneer uitvoering UM IPT 2011 en 2012 BGO IPT 2013 KV IPT 2013 en 2014 Tabel 2: Voorgenomen planning op hoofdlijnen Volgens de detailplanning in het plan van aanpak stond de oplevering van alle werkzaamheden gepland voor september De definitieve oplevering van de werkzaamheden is echter gerealiseerd begin april Planning & realisatie Volgens de detailplanning in het projectplan stond de oplevering van alle werkzaamheden gepland voor september De definitieve oplevering van de werkzaamheden is echter gerealiseerd begin april Dit is bijna een halfjaar eerder dan gepland. 8 Investeringsplan & krediet In de Verenigde Vergadering van 19 april wordt uiteindelijk de aanvraag ingediend voor het investeringsplan (IP) en krediet. Het totale traject van de Noordeindseweg bedraagt circa 3 kilometer en is in 25 vakken verdeeld. Bij de verdeling is rekening gehouden met onderliggende urgentie en perceelindeling. Door de gekozen indeling is het mogelijk om de vakken, los van geografische ligging, in de planning te zetten en de voortgang verder te optimaliseren. Met nadruk wordt gewezen op het feit dat de gekozen aanpak voor dit project een pilot is voor Delfland. En dat daarmee deze omstandigheid en de werkwijze ertoe leidt dat in dat stadium minder nauwkeurig was aan te geven wat de totale kosten zouden zijn van de uitvoering van het project. 19 Investeringsplan en Krediet Noordeindseweg polder Berkel, VV (26777). 27

28 Zoals ook eerder aangegeven in deze evaluatie, stond dit kadeproject al opgenomen in het programmaplan (later Kadeverbeteringsprogramma) en zou conform afspraak met provincie Zuid Holland uiterlijk in 2015 aan de normering voldoen. Vanwege de gebeurtenis op en rond 14 juli 2011, is besloten het project naar voren te halen. Binnen het project wordt onderscheid gemaakt in urgente maatregelen (UM), buitengewoon onderhoud (BGO) en kadeverbetering (KV). De kosten voor de urgente maatregelen worden gezien als noodmaatregelen en worden betaald vanuit de exploitatie (onderhoud waterkeringen & watergangen 50850/100050). Binnen de totale lengte van circa 3 kilometer moet bij 375 meter aan kadestrekkingen urgente maatregelen uitgevoerd worden, bij meter buitengewoon onderhoud en bij 450 meter kadeverbetering. Globaal zouden de werkzaamheden ook in die volgorde tot uitvoering. Doordat gewerkt werd op basis van interactieve uitvoering, waarbij gelijktijdig delen worden voorbereid en uitgevoerd, ontstaat er gaande het project meer inzicht in de kosten van de maatregelen. Voor het bepalen van de hoogte van het Investeringsplan en het krediet voor het buitengewoon onderhoud en de kadeverbetering is gebruik gemaakt van ervaringscijfers. 8.1 Urgente maatregelen Wat betreft de urgente maatregelen gaat het om 10 locaties met een lengte van 375 meter waar zich op 15 juli 2011 problemen hebben voorgedaan. De meest urgente locatie (Noordeindseweg 83 en 85) is ten tijde van de aanvraag van IP en krediet uitgevoerd. De kosten voor de maatregelen bij deze 10 locaties worden geraamd op circa ,-. Dit pastte binnen de begroting omdat met het besluit van 24 november 2011 om de kosten voor het levensduurverlengend buitengewoon onderhoud te activeren, ruimte was gekomen binnen de begrotingspost onderhoud waterkeringen & watergangen 50850/ In de eerste Burap van 2012 zou meer inzicht worden gegeven, conform de afspraak die op 24 november 2011 bij de begrotingsbehandeling was gemaakt. Urgente maatregelen Zoals toegezegd bij de aanvraag voor IP en krediet, is bij de Burap I 2012 meer inzicht gegeven ten aanzien van de te verwachten kosten voor de exploitatie. Het totaal uit te geven bedrag lag in lijn met het reguliere jaarbudget. 8.2 Buitengewoon onderhoud Het buitengewoon onderhoud moest over een lengte van circa meter uitgevoerd worden. De kosten van dit buitengewoon onderhoud zijn hoger dan standaard wordt gehanteerd voor groene kades. In dit geval hebben we te maken met een aaneenschakeling van particuliere terreinen met doorgaans een inrichting als tuin in een verschillende staat van onderhoud. In veel gevallen is het nodig om ook de beschoeiing te vervangen. Om die reden wordt 28

29 vooralsnog een kostenkental gehanteerd van 500,- per strekkende meter. Dit kostenkental is gebaseerd op de ervaringscijfers zoals opgedaan bij het uitvoeren van de urgente maatregel bij de Noordeindseweg 83 en 85. In totaal is met het buitengewoon onderhoud van de strekkingen op basis van dit kostenkental een bedrag gemoeid van , Kadeverbetering De kadeverbetering moest over een lengte van circa 450 meter uitgevoerd worden. Als het gaat om kadeverbeteringen zijn er meerdere projecten uitgevoerd en in uitvoering (in verschillende stadia van initiatieffase tot en met uitvoering) op basis waarvan een kostenkental kan worden vastgesteld. Gemiddeld is met kadeverbetering een bedrag gemoeid van 2.500,- per strekkende meter. Uitgaande van de 450 meter aan te verbeteren kadestrekkingen is voor de Noordeindseweg derhalve een bedrag noodzakelijk van circa ,-. Ten tijde van de aanvraag voor IP en krediet werd gewerkt op basis van een onderzoekskrediet ter hoogte van ,-, ter beschikking gesteld door de Secretaris-Directeur. Dit onderzoekskrediet (nr , Kade Noordeindseweg) zal na positieve besluitvorming worden teruggestort. Samenvattend werd aan Investeringsplan een bedrag gevraagd van ,- voor het voorbereiden en het uitvoeren van het buitengewoon onderhoud en de kadeverbetering. 8.4 Voorbereidings- en Onderzoekskrediet Om de maatregelen voor te bereiden en deels uit te kunnen voeren, werd aan krediet een bedrag gevraagd van ,-. Dit bedrag is inclusief het bedrag van het onderzoekskrediet van ,- dat teruggestort moet worden. De kosten zouden gaande het project meer duidelijk worden. 8.5 Realisatie Op basis van de aanvraag voor IP en krediet heeft de VV ingestemd en het IP en krediet toegekend. Tijdens deze evaluatie heeft uitvoerige analyse plaatsgevonden ten aanzien van de financiële realisatie van het project. In de onderstaande tabel wordt het overzicht weergegeven. Categorie M 1 Geplande normkosten / M 1 Geplande Gerealiseerde Noodmaatregelen pm % Gerealiseerde kosten / M 1 Norm Urgente maatregelen ,92-33% BGO (Buitengewoon groot onderhoud) ,82 +47% KV (Kadeverbetering) Totaal M Totaal expl % Totaal IP / KR % Tabel 3: Overzicht gerealiseerde kosten vs. geplande kosten (peildatum april 2014) 29

30 Voor de uitvoering van de noodmaatregelen waren op voorhand geen kosten geraamd en zijn de gerealiseerde kosten uit de lopende begroting van 2011 gedekt op de exploitatie team OWW. De urgente maatregelen waren eerder geraamd op ,-. De realisatie is uiteindelijk uitgekomen op ,-. Dat is 33% lager dan oorspronkelijk geraamd. Voor het bepalen van de gerealiseerde meterprijs zijn de kosten van de noodmaatregelen en urgente maatregelen bij elkaar opgeteld en gedeeld door de 375 strekkende meter. Dit leidt uiteindelijk tot een gerealiseerde meterprijs van 663,92. Voor het BGO was oorspronkelijk uitgegaan strekkende meter. Vanwege de gunstige effecten van de toetsverfijning heeft er geen kadeverbetering plaatsgevonden, maar zijn alle 450 strekkende meter overgeheveld naar BGO. Hiermee kwam het BGO in totaal uit op strekkende meter BGO. De realisatie voor BGO kwam uit op ,-. Deze uitkomst is gedeeld op het totaal aantal gerealiseerde meter BGO (2.100m m1), wat leidt tot een gerealiseerde meterprijs van 733,82. Dit is een overschrijding van +/+ 47% t.o.v. de eerder geraamde meterprijs van 500,-. In eerste aanleg lijkt dat de gerealiseerde BGO-meterprijs een forse overschrijding is. De basis waarop de raming tot stand is gekomen de ervaringscijfers van één vak uit de urgente fase -, is achteraf bekeken te smal geweest en niet representatief voor het geheel van het traject. De gecorrigeerde normering (gemeten over het gehele traject) geeft een realistische waarde aan waarmee in het vervolg van het project verder gerekend kan worden. Op het totaal van het krediet laat de realisatie (op basis van peildatum april 2014) een onderuitputting zien van ,- ten opzichte van het krediet en IP. Dit is een verschil van -/- 14% t.o.v. het krediet. Hierbij wordt nog een voorbehoud gemaakt omdat het project nog volledig moet worden afgesloten. De afsluiting vindt inclusief de kosten van de nazorgfase medio juli 2014 plaats. Op het totaal van het krediet wordt de onderuitputting grotendeels veroorzaakt door het wegvallen van de noodzaak voor het uitvoeren van kadeverbeteringsmaatregelen. Realisatie Het project is zowel ten aanzien van het exploitatiebudget als ten aanzien van het investeringskrediet (en IP), ruimschoots binnen de beschikbaar gestelde budgetten gerealiseerd. 30

31 Normkosten en SSK Voor dit project is in verband met urgentie en grote mate van onzekerheid aangevangen op basis van geschatte normkosten in plaats van een op de SSK-methodiek gebaseerde raming. Het afwijken van de SSK-methodiek is binnen de beleidskaders, mits goed onderbouwd, toegestaan. De toegepaste normkosten omvatten het totaal aan verwachte directe kosten, indirecte kosten en kosten voor objectonvoorzien, per rekeneenheid. Hiermee is alleen de post project onvoorzien een losstaand gegeven. Dit maakt dat het niet voldoende inzichtelijk te maken is op welke onderdelen (direct, indirect of object onvoorzien)in het vervolg nog beter ingezet moet worden. Voor het voeren van een goede nacalculatie is het gewenst meer inzage te hebben in de opbouw van de toegepaste normkosten. De SSK is hierbij een effectief middel. 31

32 9 Bevindingen en aanbevelingen In het kader van deze projectevaluatie en op basis van het documentonderzoek en de ondersteunende interviews zijn de volgende bevindingen en aanbevelingen tot stand gekomen: 9.1 Bevindingen: De opzet en werking van het intersectorale projectteam in combinatie met de nieuwe werkmethodiek heeft geleid tot een goede projectbeheersing en realisatie. Met andere woorden kan gesteld worden dat deze combinatie een belangrijke bijdrage heeft geleverd ten aanzien het behalen van de gewenste doelmatigheid en doeltreffendheid van het project. De inzet en werking van een intersectoraal projectteam bij complexe projecten heeft zich met de uitvoering van dit project succesvol bewezen. De sectoroverstijgende samenwerking wordt door alle geïnterviewde betrokkenen als waardevol beschouwd en zeker voor herhaling geschikt. Dit gevoel en inzicht worden ook door de eerder genoemde harde feiten gestaafd. De intersectorale wijze van werken heeft een impuls gegeven aan een cultuur van samenwerken en gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen en buiten de organisatie op een kernthema van het waterschap. Het project is bijna zes maanden eerder opgeleverd dan gepland. Tevens zijn alle werkzaamheden ruimschoots binnen de beschikbaar gestelde budgetten gerealiseerd. Op deze punten tijd en geld - heeft het project dus succesvol de gewenste projectresultaten behaald. Vooraf werd de voortgang van het project als belangrijkste succesfactor beschouwd. Het grootste risico dat hieraan afbreuk kon doen, was het omgaan met de bewoners / perceeleigenaren in relatie tot de aanwezige niet waterkerende objecten. Door het opstellen van een goede en genuanceerde werkwijze voor medegebruik en het toepassen van dit instrument binnen de kaders van omgevingsmanagement, is de voortgang van het project inderdaad een succes geworden. Het toepassen van omgevingsmanagement heeft zijn meerwaarde bewezen bij dit project. Gebaseerd op een doordacht communicatieplan en het op professionele wijze aanpakken van omgevingsmanagement, is gebleken dat het maatschappelijk draagvlak tijdens dergelijke ingrijpende en complexe projecten op een hoog niveau is te krijgen en te houden. Door het inzetten van de verdere verfijning in het toetsproces, is men in staat gebleken om tijdig een forse afname te realiseren van het aantal op voorhand noodzakelijk geachte strekkende meters aan kadeverbetering. Deze afname heeft gezorgd voor minder complexe procedures en een forse afname van de eerder geraamde kosten. Dit alles zonder dat op enigerlei wijze afgedaan wordt van de veiligheidsnormering. 32

33 9.2 Aanbevelingen Gezien de resultaten van het project door de inzet van het integrale projectteam en de nieuwe werkwijze, wordt aanbevolen de inzet te verbreden en te verdiepen bij vergelijkbare en opvolgende projecten. Bij opvolgende projecten waarbij sprake is van een programmaoverstijgend op te lossen probleem, wordt het aanbevolen direct bij aanvang van de projectvoorbereidingen, de desbetreffende programmamanager(s) in te zetten bij projectoverleggen. Zodoende ontstaat de waarborg dat het overzicht ontstaat van alle lopende en gewenste activiteiten die kunnen bijdragen aan het oplossen van het gezamenlijke probleem. De verfijning van toets op de veiligheid van keringen verder uit te breiden en in te zetten. Voorts in kaart te brengen in hoeverre financiële effecten in relatie tot de afname van de noodzaak tot kadeverbeteringen, op programmaniveau verwerkt zijn in de meerjarenraming. De vooraf toegepaste normkosten omvatten het totaal aan verwachte directe kosten, indirecte kosten en kosten voor objectonvoorzien, per rekeneenheid. Hiermee is alleen de post project onvoorzien een losstaand gegeven. Dit maakt dat het niet voldoende inzichtelijk te maken is op welke onderdelen (direct, indirect of object onvoorzien)in het vervolg nog beter ingezet moet worden. Voor het voeren van een goede nacalculatie is het gewenst meer inzage te hebben in de opbouw van de toegepaste normkosten. De SSK is hierbij een effectief middel. Het wordt aanbevolen voldoende aandacht te hebben voor de overdracht van alle dossiers van de eindopname aan het einde van het project aan Handhaving. Hiermee kan Handhaving deze informatie verwerken in hun informatiesysteem, waarmee de nieuwe informatiebasis wordt gelegd voor toezicht & handhaving van de Keur. 33

34 Bijlagen 34

35 10 Bijlagen 10.1 Bijlage 1: Locaties knelpunten langs Noordeindseweg en toetsresultaten kade. Figuur 4: Locaties knelpunten langs Noordeindse weg en toetsresultaten kade. Bij de rode trajecten op de kaart is de kade meer dan 10 cm te laag. De paarse trajecten worden meegenomen in het onderhoudsplan Tevens zijn de locaties aangegeven waar knelpunten zijn opgetreden op 15 juli. 35